Tài liệu công tác văn thư

- Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quỏ trình hoạt động của các cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu

TÀI LIỆU TẬP HUẤN CÔNG TÁC VĂN THƯ

CÔNG TÁC VĂN THƯ

1 Công tác văn phòng

- Công tác văn phòng: làm công việc hành chính; giải quyết công văn giấy

tờ, văn thư, lưu trữ, tổng hợp; công tác hậu cần cho hoạt động của cơ quan

- Chức năng của văn phòng: tổng hợp và tham mưu cho lãnh đạo; phục vụ

và đảm bảo cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan;

- Nhiệm vụ của văn phòng: xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan; thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin; biên tập văn bản và quản lý văn bản; tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại và duy trì hoạt động hàng ngày của cơ quan; đảm bảo phục vụ hoạt động của cơ quan về cơ sở vật chất, kinh phí, vật tư, tài sản

2 Công tác văn thư

a) Nhiệm vụ công tác văn thư đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ

chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế

và đơn vị vũ trang nhân dân (Nghị đinh số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm

2004 của Chớnh phủ về công tác văn thư)

- Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quỏ trình hoạt động của các cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

- “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, tổ chức; “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền "Bản chính văn bản" là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được cơ quan, tổ chức ban hành Bản chính có thể được làm thành nhiều bản và có giá trị như nhau

- “Bản sao y bản chính” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản

và được trình bày theo thể thức quy định Bản sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính; “Bản trích sao” là bản sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định Bản trích sao phải được thực hiện từ bản chính; “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày theo thể thức quy định

biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam kết, bản thoả thuận, giấy chứng nhận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công); văn bản chuyên ngành; văn bản của tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội.

- Thể thức văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hành chính bao gồm các thành phần sau: quốc hiệu; tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơi nhận; dấu chỉ mức độ khẩn, mật (đối với những văn bản loại khẩn, mật)

- Việc soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật Việc soạn thảo văn bản khác được quy định như sau: người đứng đầu cơ quan giao cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo; đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản; tổ chức tham khảo ý kiến; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo; trinh duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan

- Thể thức bản sao được quy định như sau: sao y bản chính hoặc trích sao, hoặc sao lục; tên cơ quan sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, thỏng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan sao văn bản; nơi nhận Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục được thực hiện theo đúng quy định có giá trị pháp lý như bản chính

- Quản lý và sử dụng con dấu: con dấu của cơ quan phải được giao cho nhân viên văn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan; nhân viên văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau: không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền; phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức; chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; không được đóng dấu khống chỉ

- Những văn bản do cơ quan ban hành phải đóng dấu của cơ quan, những văn bản do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành

- Nội dung quản lý nhà nước về công tác văn thư bao gồm: xây dựng, ban hành và chỉ đạo, hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công

tác văn thư; quản lý thống nhất về nghiệp vụ công tác văn thư; quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác văn thư; quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý công tác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư; thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư; tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư; hợp tác quốc tế trong lĩnh vực văn thư.

- Căn cứ khối lượng công việc, cơ quan bố trí người làm văn thư Người được bố trí làm văn thư phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư theo quy định của pháp luật.Văn thư cơ quan có nhiệm vụ tham mưu giúp lãnh đạo đơn vị thực hiện việc quản lý văn bản đến, đi; lập hồ sơ hiện hành

và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan; tham gia quản lý nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ theo quy định tại Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác Văn thư, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia Cụ thể là:

+ Tiếp nhận, chuyển giao đầy đủ, kịp thời, chính xác công văn, tài liệu đến

để lãnh đạo đơn vị phân công và chuyển ngay cho người có trách nhiệm giải quyết trong thời gian ngắn nhất

+ Gửi công văn, tài liệu của đơn vị cho nơi nhận Công văn trước khi gửi

đi, nhân viên văn thư phải kiểm tra lại thể thức văn bản, nếu không đúng, nhân viên văn thư yêu cầu cá nhân, bộ phận soạn thảo văn bản phải làm lại Mỗi công văn gửi đi, nhân viên văn thư phải lưu giữ 01 bản ("bản gốc văn bản")

+ Tiếp nhận công văn, tài liệu chuyển qua mạng đến đơn vị và chuyển công văn, tài liệu của đơn vị qua mạng đến nơi nhận theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước, của Sở Giáo dục và Đào tạo

+ Giúp Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến; tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, duyệt, ký ban hành; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức

+ Tổ chức, sắp xếp, lưu trữ công văn đi, đến (bản lưu) của đơn vị một cách khoa học, vào sổ, lập danh mục, ghi số thứ tự đúng quy định

dân (Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến)

- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay

- Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

- Văn bản đi là tất cả các loại văn bản do cơ quan phát hành Văn bản đến là tất cả các loại văn bản (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng) và đơn, thư gửi đến cơ quan

- Đăng ký văn bản là việc ghi chép những thông tin cần thiết về văn bản như

số, ký hiệu; ngày, tháng, năm ban hành; tên loại và trích yếu nội dung; nơi nhận v.v vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính

- Tiếp nhận văn bản đến: cán bộ văn thư tiếp nhận; phân loại (loại không bóc

bi, loại do cán bộ văn thư bóc bì); bóc bì; đóng dấu và ghi số và ngày đến (đối với bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”; dấu “Đến” được đóng vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu hoặc dưới trích yếu hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản); đăng ký văn bản đến vào sổ hoặc trên máy vi tính; trình văn bản đến: kịp thời trình cho người đứng đầu cơ quan xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết; văn thư đăng ký

bổ sung; chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết

- Giải quyết văn bản đến: các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời; người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đó được quy định;

- Theo dõi văn bản đến: căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, cán bộ văn thư

có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo cho người được giao trách nhiệm

- Xử lý văn bản đi: kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản đi; ghi số và ngày, tháng văn bản đi; nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định; đóng dấu cơ quan; trình bày bì và viết bì; vào bì và dán bì; chuyển phát văn bản đi; lưu văn bản đi

TRÌNH BÀY VĂN BẢN Của cơ quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức

xã hội-nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân

(Theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính Phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày)

1 Ghi ký hiệu các loại văn bản

a) Ký hiệu của văn bản quy phạm pháp luật

Số: /Năm ban hành văn bản/Tên viết tắt loại văn bản-Tên viết tắt cơ quan ban hành văn bản

- Ví dụ: chỉ thị của Uỷ ban nhân dân tỉnh Nghệ An

Số: 15/2005/CT-UBNDb) Ký hiệu của văn bản hành chính có tên (quyết định (cá biệt), thông báo, báo cáo, tờ trình, giấy mời, giấy chứng nhận, chương trình, kế hoạch, )

Số: /Tên viết tắt loại văn bản-Tên viết tắt cơ quan ban hành văn bản

- Ví dụ 1: quyết định (bổ nhiệm, khen thưởng, thành lập ban chỉ đạo, ) của Hiệu trưởng Trường THPT Huỳnh Thúc Kháng

Số: /Tên viết tắt cơ quan ban hành văn bản-Tên viết tắt đơn vị soạn thảo

- Ví dụ 1: công văn của Trường Mầm non Hoa Sen do Tổ Hành chính soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

Số: 23/MNHS-HC

- Ví dụ 2: công văn của Phòng Giáo dục và Đào tạo Đô Lương do bộ phận tiểu học soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo

Số: 25/PGD&ĐT-TH

2 Trình bày các loại văn bản

(Có các biểu mẫu kèm theo)

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO (Những dòng chưa có quy định viết tắt là mới bổ sung theo NĐ09)

Văn bản quy phạm pháp luật

25 Giấy mời GM

1 4 5a

9a 12

20-25 mm

Ghi chú:

7a, 7b, 7c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

13 : Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

14 : Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website;

số điện thoại, số Telex, số Fax

SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH PHẦN THỂ THỨC

BẢN SAO VĂN BẢN

Ghi chú:

1 : Hình thức sao: “sao y bản chính”, “trích sao” hoặc “sao lục”

5a, 5b, 5c : Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

1 4

2 3

MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ THỂ THỨC BẢN SAO

(Soạn riêng 03 trang giấy ngang)

- Quyết định (văn bản quy phạm pháp luật)

UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TỈNH NGHỆ AN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 66/2007/QĐ-UBND Vinh, ngày 18 tháng 5 năm 2007

QUYẾT ĐỊNH

Về việc ban hành Quy định dạy thêm học thêm

trên địa bàn tỉnh Nghệ An

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH NGHỆ AN

Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003;

Căn cứ Quyết định số 03/2007/QĐ-BGDĐT ngày 31 tháng 01 năm 2007 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc ban hành Quy định về dạy thêm học thêm;

Xét đề nghị của ông Giám đốc Sở Giáo dục và Đào tạo,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định dạy thêm học thêm

trên địa bàn tỉnh Nghệ An

Điều 2 Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký Điều 3 Các ông: Chánh văn phòng UBND tỉnh; Giám đốc Sở Giáo dục và

Đào tạo; Giám đốc Sở Tài chính; Chủ tịch UBND các huyện, thành phố Vinh, thị

xã Cửa Lò; Hiệu trưởng các nhà trường, người đứng đầu cơ sở giáo dục khác và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này

TM UỶ BAN NHÂN DÂN

UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TỈNH NGHỆ AN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY ĐỊNH

Về dạy thêm học thêm trên địa bàn tỉnh Nghệ An

(Ban hành kèm theo Quyết định số 66 /2007/QĐ-UBND ngày 18/5 /2007 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Nghệ An)

Chương 1 TRÁCH NHIỆM QUẢN LÝ DẠY THÊM HỌC THÊM

Điều 1 .

Điều 2

Điều 3

Chương 2 THỦ TỤC, THẨM QUYỀN CẤP VÀ THU HỒI GIẤY PHÉP DẠY THÊM Điều 4

Điều 5

Điều 6

Điều 7

Chương 3 ĐIỀU KIỆN ĐẢM BẢO CHẤT LƯỢNG DẠY THÊM HỌC THÊM Điều 8

Chương

TM UỶ BAN NHÂN DÂN

KT CHỦ TỊCH

PHÓ CHỦ TỊCH

- Quyết định (văn bản hành chính có tên)

UBND TỈNH NGHỆ AN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

bổ túc trung học phổ thông khoá ngày 31/5 đến 02/6/2006

GIÁM ĐỐC SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGHỆ AN

Căn cứ Quyết định số 14/2005/QĐ-UB.NV ngày 07/02/2005 của UBND tỉnh Nghệ An về việc ban hành Quy định về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức

bộ máy của Sở Giáo dục và Đào tạo Nghệ An;

Căn cứ Quyết định số 17/2002/QĐ-BGD&ĐT ngày 05/4/2002 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT về việc ban hành Quy chế thi tốt nghiệp trung học;

Căn cứ Quyết định số 18/2002/QĐ-BGD&ĐT ngày 08/4/2002 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT về việc ban hành Quy chế thi tốt nghiệp bổ túc trung học;

Xét đề nghị của ông Chánh Thanh tra Sở GD&ĐT Nghệ An,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Cử các ông có tên sau đây đi thanh tra, kiểm tra công tác thi tốt

nghiệp THPT, BT.THPT khoá ngày 31/5 đến 02/6/2006 tại Vinh, Hưng Nguyên, Nghi Lộc, Cửa Lò và một số điểm thi khác khi cần thiết:

1 Ông Lê Tiến Hưng, Giám Đốc Sở, Trưởng đoàn

2 Ông Phạm Huy Đức, Phó Chánh Văn phòng, thành viên

Điều 2 Các ông, bà có tên tại Điều 1 có nhiệm vụ trực tiếp làm việc với

Ban Chỉ đạo và Kiểm tra các kỳ thi năm 2006 cấp huyện; thanh tra, kiểm tra công tác thi tốt nghiệp THPT, BT.THPT tại các hội đồng coi thi theo quy chế hiện hành và báo cáo tình hình thi về cho Ban Chỉ đạo thi của tỉnh

Điều 3 Các ông Chánh thanh tra Sở, Thủ trưởng các đơn vị có liên quan,

Chủ tịch các hội đồng coi thi tốt nghiệp THPT, BT.THPT khoá ngày 31/5 đến 02/6/2006 và các ông có tên tại Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này