cong tac van thu

1 Khái niệm Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan nhà nước, tổ chức

CÔNG TÁC

VĂN THƯ

NỘI DUNG BÀI HỌC

I Tổng quan về công tác văn thư

II Một số khâu nghiệp vụ của công tác văn thư

Văn bản pháp luật

• Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

• Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 2 năm 2010 của Chính phủ về Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm

2004 của Chính phủ về công tác văn thư

• Nghị định Số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu

• Nghị định 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm

2001 về quản lý và sử dụng con dấu.

I/ Tổng quan về công tác văn thư

1) Khái niệm 2) Nội dung 3) Yêu cầu 4) Ý nghĩa

1) Khái niệm

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng, cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức kinh tế, đơn

vị vũ trang nhân dân (gọi chung là cơ quan).

2) Nội dung

Soạn thảo và ban hành văn bản

Quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong hoạt động của cơ quan,

tổ chức.

Quản lý và sử dụng con dấu.

4) Ý nghĩa (tiếp)

• Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan.

• Đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.

quan hÖ gi÷a

v¨n th­ vµ l­u tr÷

Giai ®o¹n v¨n th­

l­u tr÷ hiÖn hµnh ( L­u tr÷ c¬ quan )

L­u tr÷ lÞch sö

1) Quản lý văn bản đến

2) Quản lý văn bản đi

3) Quản lý và sử dụng con dấu

4) Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào

lưu trữ hiện hành

II/ Một số khâu nghiệp vụ của

công tác văn thư

1) Quản lý văn bản đến

Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến

Bước 2: Đăng ký văn bản đến

Bước 3: Trình xin ý kiến phân phối VB đến

Bước 4: Chuyển giao văn bản đến

Bước 5: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến

Đăng ký văn bản đến

Đăng ký văn bản bằng sổ

Đăng ký

VB trên máy vi tính

Bước 2: Đăng ký văn bản đến

Đăng ký văn bản đến bằng sổ

• Lập sổ

• Đăng ký

.… (1) … (2) …

(2): Tên cơ quan hoặc đơn vị

(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đi;

(4): Ngày, tháng bắt đầu

và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;

(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đi đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;

(6): Số thứ tự của quyển sổ.

Phần đăng ký bên trong

Ngày

đến đến Số Tác giả ký Số,

hiệu

Ngày tháng Tên loại

và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9)

Ngày

đến đếnSố Tác giả Số, ký

hiệu

Ngày tháng Tên loại

và trích yếu nội dung

Mức

độ mật

Đơn

vị hoặc người nhận

Ký nhận Ghi chú

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10)

Phần đăng ký bên trong VB mật đến

Đăng ký VB đến bằng máy vi tính

Thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

Bước 3: Trình xin ý kiến phân phối

văn bản đến

• Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người có thẩm quyền xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết

Bước 4: Chuyển giao văn bản đến

Yêu cầu:

• Nhanh chóng

• Đúng đối tượng

• Chặt chẽ

Bước 5: Giải quyết và theo dõi, đôn

đốc việc giải quyết VB đến

Giải quyết văn bản đến:

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị,

cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức

Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết VB đến

dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết VB đến theo thời hạn đã được quy định

VB đến để báo cáo cho người được giao trách nhiệm

2) Quản lý văn bản đi

Bước 1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ

thuật trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng của văn bản;

Bước 2 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ

khẩn, mật (nếu có); @

Bước 3 Đăng ký văn bản đi;

Bước 4 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi

việc chuyển phát văn bản đi; # $ & *

@

3) Quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu là thành phần thể hiện vị trí pháp

lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức

và các chức danh nhà nước

a) Khái niệm

Dấu cơ quan

• Dấu có hình Quốc huy

• Dấu không có hình Quốc huy

b) Các loại con dấu

Con dấu có hình Quốc huy trong các trường hợp đặc biệt quy định tại khoản

12 Điều 3 Nghị định số 58/2001.

Mẫu dấu không có hình Quốc huy

Các loại dấu khác

• Dấu chỉ mức độ mật: MẬT, TỐI MẬT, TUYỆT MẬT

• Dấu chỉ mức độ khẩn: KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HOẢ TỐC

• Dấu “THU HỒI”

• Dấu “XONG HỘI NGHỊ XIN TRẢ LẠI”

• Dấu “LƯU HÀNH NỘI BỘ”

• Dấu chức danh, dấu họ và tên…

Thủ tục xin làm con dấu

Xin phép khắc dấu tại CQCA

Cơ

sở Khắc dấu CQ,TC

Đăng

ký mẫu dấu tại CQ CA

Doanh

nghiệp

2 ngày

2 ngày

• Các cơ quan, tổ chức, chức danh nhà

nước, cơ quan, tổ chức sự nghiệp…

Hồ sơ xin làm con dấu

Hồ sơ xin làm con dấu (tiếp)

• Trường hợp khắc lại con dấu bị mất phải

có thêm xác nhận của cơ quan Công an phường, xã nơi xảy ra mất dấu.

• Hồ sơ làm thủ tục khắc dấu của các cơ quan, tổ chức phải xuất trình bản chính và nộp bản sao hợp lệ.

• Người được cử đi làm thủ tục khắc dấu phải có Giấy giới thiệu và Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu.

Hồ sơ xin làm con dấu (tiếp)

d) Trách nhiệm của cơ quan, tổ chức

được sử dụng con dấu

• Mỗi cơ quan, tổ chức và các chức danh NN chỉ được sử dụng một con dấu

• Con dấu làm xong phải được đăng ký mẫu tại CQCA và chỉ được sử dụng sau khi đã được cấp Giấy chứng nhận đã đăng ký mẫu dấu CQ, TC khi bắt đầu sử dụng con dấu mới phải thông báo giới thiệu mẫu con dấu mới.

• Việc đóng dấu vào các loại văn bản

giấy tờ phải theo đúng quy định của pháp luật.

• Người đứng đầu các cơ quan, tổ chức

có trách nhiệm quản lý, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức mình.

d) Trách nhiệm của CQ, TC … (t)

• Mực in dấu thống nhất dùng

d) Trách nhiệm của CQ, TC … (t)

• Trong trường hợp bị mất con dấu, cơ

quan, tổ chức phải báo ngay cho cơ quan công an gần nhất và cơ quan công an đã cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu đồng thời phải thông báo huỷ bỏ con dấu

d) Trách nhiệm của CQ, TC … (t)

• Con dấu đang sử dụng bị mòn, hỏng hoặc

có sự chuyển đổi về tổ chức hay đổi tên tổ chức thì phải làm thủ tục khắc lại con dấu mới và nộp lại con dấu cũ.

d) Trách nhiệm của CQ, TC … (t)

• Chỉ được đóng dấu vào những VB, giấy

tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền; Không được đóng dấu khống chỉ.

• Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng

chiều và dùng đúng mực dấu quy định.

• Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng

phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

e) Nguyên tắc đóng dấu

• Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo VB chính do người ký VB quyết định…

• Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên VB, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành…

e) Nguyên tắc đóng dấu (tiếp)

• Những VB do CQ, TC ban hành phải đóng dấu của CQ, TC.

• Những VB do văn phòng hay đơn vị ban hành trong phạm vi quyền hạn được giao phải đóng dấu của văn phòng hay dấu của đơn vị đó.

• Người giữ dấu phải tự tay đóng dấu vào các VB, giấy tờ của CQ, TC.

e) Nguyên tắc đóng dấu (tiếp)

4) Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào

lưu trữ hiện hành

a) Lập hồ sơ:

Khái niệm: Lập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định

Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành

Mở hồ sơ

Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ

 Kết thúc và biên mục hồ sơ *

b) Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện

hành của cơ quan, tổ chức

• Trách nhiệm: Các đơn vị và cá nhân trong

cơ quan, tổ chức

• Trường hợp cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu

đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không quá 2 năm

Xin c¶m ¬n!

 Dấu độ mật được đóng vào ô số 10a

 Dấu độ khẩn được đóng vào ô số10b

 Dấu thu hồi và chỉ dẫn về phạm vi lưu hành được đóng vào ô số 11

• Đóng dấu độ khẩn, mật

XEM XONG TRẢ LẠI

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)

ĐC: Số … phố …., quận ………… (2)

ĐT: ……… Fax:………….… (3)

E-Mail: Website: …… …….…… (4)

Số: ………(5)

Kính gửi: ……… ………(6)

……… ….………… (7)

(8)

KHẨN

Mẫu bì có dấu “Khẩn”

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)

ĐC: Số … phố …., quận ………… (2)

ĐT: ……… Fax:………….… (3)

E-Mail: Website: …… …….…… (4)

Số: ………(5)

Kính gửi: ……… ………(6)

……… ….………… (7)

(8)

Mẫu bì có dấu “mật”

C

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)

ĐC: Số … phố …., quận ………… (2)

ĐT: ……… Fax:………….… (3)

E-Mail: Website: …… …….…… (4)

Số: ………(5)

Kính gửi: ……… ………(6)

……… ….………… (7)

(8)

Mẫu bì có dấu độ “tối mật”

B

• Tài liệu mang bí mật nhà nước độ

"Tuyệt mật" gửi bằng 2 bì:

Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu:

TUYỆT MẬT

Nếu là tài liệu gửi đích danh người có

trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu:

Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường, đóng dấu ký hiệu chữ A.

A

Mẫu con dấu thu hồi tài liệu bí mật NN

TÀI LIỆU THU HỒI Thời hạn:………

Bước 5 Lưu văn bản đi

• Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản:

• Bản gốc lưu tại văn thư cơ quan, tổ chức phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

Kết thúc và biên mục hồ sơ

• Sắp xếp thứ tự văn bản trong hồ sơ

• Phân chia đơn vị bảo quản

• Đánh số tờ văn bản

• Lập mục lục văn bản

• Viết chứng từ kết thúc