Công tác văn thư tại UBND Huyện Văn Chấn tỉnh Yên Bái

MỤC LỤC Phần mở đầu 1 Chương 1. Lý luận về chung về công tác văn thư và khái quát về UBND huyện Văn Chấn 5 1.1. Cơ sở lý luận về công tác văn thư 5 1.1.1.Một số khái niệm 5 1.1.2. Vị trí , chức năng, Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư 5 1.1.3. Yêu cầu đối với công tác văn thư 7 1.2 Khái quát về văn Phòng UBND huyện Văn Chấn 8 1.2.1 Lịch sử hình thành 8 1.2.2 Cơ cấu tổ chức 8 1.2.3 nhiệm vụ và quyền hạn 10 Tiểu kết 11 Chương 2. Thực trạng công tác văn thư tại UBND huyện Văn Chấn 13 2.1 Tình hình công tác văn thư tại UBND huyện Văn Chấn 13 2.1.1. Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của UBND huyện Văn Chấn 13 2.1.2 Tổ chức,biên chế cán bộ văn thư chuyên trách 14 2.1.3 Bố trí nơi làm việc và các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 16 2.2 Soạn thảo văn bản 17 2.3 Quản lý văn bản 22 2.4 .Quản lý , và sử dụng con dấu 24 2.5. Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ 25 Tiểu kết 27 Chương 3. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND huyện Văn Chấn 28 3.1 Một vài nhận xét về công tác văn thư tại UBND huyện Văn Chấn 28 3.1.1 Ưu điểm 28 3.1.2 Hạn Chế 28 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại huyện Văn Chấn 29 3.2.1. Tăng cường chất lượng đội ngũ cán bộ tại UBND huyện Văn chấn. 29 3.2.2 Nâng cao cơ sở vật chất – kĩ thuật. 32 3.2.3 Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại UBND Huyện Văn Chấn: 32 3.2.4 Xây dựng quy chế về công tác văn thư: 33 Tiểu kết 34 KẾT LUẬN 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 PHỤ LỤC

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài “ Công tác văn thư tại UBND Huyện Văn Chấn tỉnh Yên Bái ’’ là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi Mọi thông tin sốliệu thể hiện trong bài này là hoàn toàn trung thực.Nếu phát hiện bất cứ saochép,hay gian lận nào trong bài này,tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

-Sinh Viên

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài nghiên cứu này tôi xin chân thành cảm ơn TS Bùi ThịÁnh Vân, người đã hướng dẫn, chỉ bảo tận tình và đóng góp nhiều ý kiến quýbáu, tạo điều kiện thuận lợi cho tôi hoàn thành bài nghiên cứu khoa học này

Tôi xin chân thành cảm ơn HĐND - UBND và các ban ngành đoàn thểhuyện Văn Chấn – Tỉnh Yên Bái đã cung cấp số liệu và những thông tin cầnthiết về địa phương, giúp tôi hoàn thành bài nghiên cứu này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

Phần mở đầu 1

Chương 1 Lý luận về chung về công tác văn thư và khái quát về UBND huyện Văn Chấn 5

1.1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư 5

1.1.1.Một số khái niệm 5

1.1.2 Vị trí , chức năng, Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư 5

1.1.3 Yêu cầu đối với công tác văn thư 7

1.2 Khái quát về văn Phòng UBND huyện Văn Chấn 8

1.2.1 Lịch sử hình thành 8

1.2.2 Cơ cấu tổ chức 8

1.2.3 nhiệm vụ và quyền hạn 10

*Tiểu kết 11

Chương 2 Thực trạng công tác văn thư tại UBND huyện Văn Chấn 13

2.1 Tình hình công tác văn thư tại UBND huyện Văn Chấn 13

2.1.1 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của UBND huyện Văn Chấn 13

2.1.2 Tổ chức,biên chế cán bộ văn thư chuyên trách 14

2.1.3 Bố trí nơi làm việc và các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư 16

2.2 Soạn thảo văn bản 17

2.3 Quản lý văn bản 22

2.4 Quản lý , và sử dụng con dấu 24

2.5 Lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ 25

*Tiểu kết 27

Chương 3 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND huyện Văn Chấn 28

3.1 Một vài nhận xét về công tác văn thư tại UBND huyện Văn Chấn 28 3.1.1 Ưu điểm 28

3.1.2 Hạn Chế 28

3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại huyện Văn Chấn 29

3.2.1 Tăng cường chất lượng đội ngũ cán bộ tại UBND huyện Văn chấn 29

3.2.2 Nâng cao cơ sở vật chất – kĩ thuật 32

3.2.3 Ứng dụng CNTT trong công tác văn thư tại UBND Huyện Văn Chấn: .32 3.2.4 Xây dựng quy chế về công tác văn thư: 33

*Tiểu kết 34

KẾT LUẬN 35

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 PHỤ LỤC

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngày nay, trong một xã hội ngày càng phát triển và biến đổi không ngừng,với những luồng thông tin cực kỳ lớn đối với mỗi ngành nghề khác nhau, đặcbiệt là trong các cơ quan, đoàn thể Nhà nước thì công tác văn thư được coi làmột công tác quan trọng hàng đầu để đảm bảo hoạt động, góp phần phát huy tốtchức năng, nhiệm vụ của các cơ quan Công tác văn thư là những công việc nhưsoạn thảo, duyệt ký ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ,quản lý văn bản, lập hồ sơ… Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiệnnay, trên mọi lĩnh vực hầu hết các công việc chỉ đạo, điều hành, quyết định, thihành đèu gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nóiriêng, với công tác văn thư nói chung.Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưutrữ đói với việc quản lý hành chính là rất quan trọng nếu quan tâm làm tốt côngtác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hànhchính nhà nước được thông suốt.Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lýhành chính nhà nước và thúc đảy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chínhhiện nay.Bên cạnh đó ,công tác văn thư trong cơ quan hành chính nhà nước làmột vấn đề hết sức được chú trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạtđộng lãnh đạo của cơ quan đó.Qua thời gian nghiên cứu và tìm hiểu,tôi biết VănChấn là một huyện nằm ở vùng Tây Bắc và có diện tích tự nhiên 1.224 km² vàdân số 134.000 người (2004) Trung tâm huyện là xã Sơn Thịnh nằm trên quốc

lộ 32, cách thị xã Nghĩa Lộ khoảng 10 km về hướng Bắc và thành phố YênBái 70 km về hướng Tây

Phía Bắc giáp huyện Văn Yên, phía Tây giáp các huyện Mù CangChải, Trạm Tấu, phía Đông giáp huyện Trấn Yên và huyện Yên Lập, TânSơn (Phú Thọ), phía Nam giáp huyện Phù Yên (Sơn La)

Nhận thức rõ về vai trò quan trọng của công tác văn thư và hiểu được sựcần thiết của việc đổi mới, nâng cao hiệu quả của công tác văn thư trên địa bànhuyện.Hơn nữa, tôi là sinh viên khoa Quản Trị Văn Phòng nên tôi chọn đề tàinày để ứng dụng lý luận được học trên trường đại học để kiểm chứng và vận

dụng trong thực tế.Sở dĩ tôi có thể làm đề tài này một cách thuận lợi vì ngườithân tôi công tác tại UBND huyện Văn Chấn nên tôi đã lấy được thông tin mộtcách nhanh chóng,dễ dàng.Ngoài ra,khi tôi chọn đề tài này thì tôi thật sự mongmuốn rằng sau này tôi có thể công tác tại UBND huyên Văn Chấn để đemnhững kiến thức mình học được vận dụng vào thực tế để giúp ích cho cơ quancũng như tất cả mọi người.

Chính những lí do trên đây nên tôi đã quyết định lựa chọn vấn đề ‘’Côngtác văn thư tại UBND huyện Văn Chấn ‘’ làm đề tài cho bài tiểu luận nghiên cứukhoa học của mình

2 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

* Đối tượng nghiên cứu

Công tác văn thư- Lưu trữ ở UBND huyện Văn Chấn

* Phạm vi nghiên cứu

- Thời gian nghiên cứu: 2016-2017

- Không gian nghiên cứu: Khảo sát công tác văn thư, soạn thảo văn bản,tiếp nhận văn bản đến, văn bản đi…tại UBND huyện Văn Chấn

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác văn thư.

- Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư tại UBND huyện Văn Chấn trongthời gian qua, phân tích nguyên nhân của những ưu điểm cũng như những hạnchế của công tác

- Đánh giá thực trạng Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quảhoạt động quản lý văn thư tại UBND huyện Văn Chấn

4 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Có thể khẳng định rằng công tác văn thư là hoạt động khó khăn và phứctạp đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm hiểu biết sâu rộng về lĩnh vực chuyên môn,cách quản ký, sắp xếp văn bản đi và văn bản đến

Nói đến công tác văn thư, đã có khá nhiều đề tài, công trình nghiên cứukhoa học đề cập vấn đề văn thư không chỉ thu hút các nhà lãnh đạo mà còn làvấn đề quan tâm của cả những nhà khoa học và các nhà quản lý Một số công

trình khoa học tiêu biểu về công tác văn thư có thể nêu như sau:

 Đề tài “Cơ sở khoa học để lập chương trình giảng dạy môn văn thư bậctrung học” Chủ nhiệm đề tài: CN Trương Xuân Hồng; Các thành viên tham gia:ThS Dương Mạnh Hùng, CN Ngô Thiếu Hiệu, CN Vũ Côi, CN Nguyễn HữuThời

 Đề tài “Nghiên cứu ứng dụng tin học trong công tác văn thư” Chủnhiệm đề tài: ThS Tiết Hồng Nga; Các thành viên tham gia : ThS Lê Văn Năng,ThS Nguyễn Trọng Biên, ThS Nguyễn Thị Thúy Bình, KS Phạm Phú Tứ

 Đề tài “Nghiên cứu biên soạn Cẩm nang công tác văn thư” Chủ nhiệm

đề tài: CN Nguyễn Hữu Thời; Các thành viên tham gia: PGS.TS Dương VănKhảm, PGS.TS Nguyễn Minh Phương, CN Hoàng Minh Cường

 Đề tài "Nghiên cứu đổi mới công tác văn thư trong cải cách nền hànhchính nhà nước" (2006); Chủ nhiệm đề tài: ThS Nguyễn Thị Tâm; Các thànhviên tham gia: ThS Nguyễn Trọng Biên, ThS Nguyễn Thị Lan Anh, CN.Nguyễn Thiên Ân, CN Nguyễn Thị Như Thuần

Là một huyện thuộc vùng Tây Bắc và khá là gần thành phố Yên Bái, côngtác quản lý văn thư ở UBND huyện Văn Chấn đã có sự tiến bộ, chuyển biến rõrệt và mang những hiệu quả tích cực Thông qua báo cáo hàng năm về công tácvăn thư trên địa bàn huyện nói riêng và toàn thành phố nói chung

Những tài liệu trên là gợi ý quý báu có giá trị tham khảo, kế thừa giúp tôihoàn thành đề tài nghiển cứu “ Công tác văn thư tại UBND huyện Văn Chấn”

5 Phương pháp nghiên cứu

 Phương pháp thu thập thông tin trực tiếp: quan sát; khảo sát thực tế

 Phương pháp thu thập thông tin gián tiếp: phân tích ,so sánh và tổng hợp

số liệu;

 Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo;

 Nguồn thông tin từ mạng Internet;

 Thông tin từ báo cáo định kỳ của Ủy ban nhân dân huyện Văn Chấn

6 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được

chia làm 03 chương:

Chương 1: Lý luận chung về công tác văn thư và khái quát về Ủy Ban

Nhân Dân huyện Văn Chấn

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại Uỷ Ban Nhân Dân huyện

Văn Chấn

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại UBND

huyện Văn Chấn

Chương 1

LÝ LUẬN VỀ CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ

UBND HUYỆN VĂN CHẤN

1.1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư

1.1.1.Một số khái niệm

Công tác văn thư là khái niệm dung để chỉ toàn bộ công việc liên quan đếnsoạn thảo, ban hành, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ sơ hiện hành nhằmđảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức

Trong từ điển tiếng việt phổ thông có chỉ rõ ’’ Công tác văn thư là tất cảcác công việc có liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn bản(đối với tài liệu đi) hoặc từ khi tiếp nhận (đối với tài liệu đến) đến khi giải quyếtxong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan" ( viện ngônngữ học, từ điển tiếng việt, trung tâm từ điển ngôn ngữ, HN, 1992, tr.1079).Khái niệm đó có có nghĩa là những công việc như soạn thảo,ký duyệt văn bảnchuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ,… được gọichung là công tác văn thư

Công tác văn thư trong các cơ quan Đảng, tổ chức Đảng và các tổ chứcchính trị-xã hội bao gồm toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản,quản lý và sử dụng con dấu, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quátrình hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị-xã hội

Từ khái niệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hếtcác cơ quan, tổ chức đảng, các tổ chức chính trị-xã hội Hoạt động này trở thànhhoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần không nhỏ trong việc nâng caochất lượng lãnh đạo, chỉ đạo và hiệu quả hoạt động của cấp ủy, của các cơ quanĐảng, các tổ chức chính trị-xã hội từ trung ương tới địa phương

1.1.2 Vị trí , chức năng, Vai trò, ý nghĩa công tác văn thư

* Vị trí và chức năng của công tác văn thư

Được thể hiện ở 4 điểm:

 Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung

cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị,kinh tế, văn hoá, xã hội của cơ quan UBND Huyện Văn Chấn

 Giúp cho cán bộ, công chức tại ủy ban nâng cao hiệu suất công việc vàgiải quyết xử lý nhanh chóng và đáp ứng được các yêu cầu của nhà nước Hồ sơtài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống,qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thựchiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng lànhững mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiệnnay

 Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan ủyban nhà nước Phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

 Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan ủyban nhà nước và chính quyền địa phương

* Vai trò công tác văn thư

Công tác văn thư không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơquan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị - xã hội dù lớn haynhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn bản,tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên,trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ratrong hoạt động hàng ngày Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các

tổ chức chính trị - xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chínhtrị - xã hội tổ chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụlãnh đạo, chỉ đạo thì công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếutrong công tác văn phòng

* Ý nghĩa của công tác văn thư

Công tác văn thư giúp cho việc giải quyết công việc của cơ quan đượcnhanh chóng và chính xác, có năng suất và chất lượng, đúng đường lối, chínhsách, nguyên tắc và chế độ , đồng thời đảm bảo quản lý công việc của cơ quanđược hính xác và chặt chẽ, góp phần nâng cao hiệu quả và thành tích của cơquan

Đảm bảo cho việc cung cấp các thông tin cần thiết phục vụ cho hoạt độngcủa cơ quan một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác, đồng thời giữ gìn được bímật của cơ quan, hạn chế bênh quan lieu giấy tờ, góp phần cải cách thủ tục hànhchính phục vụ công cuộc đổi mới.

Góp phần giữ lại các giấy tờ, bằng chứng về hoạt động của các cơ quan,của các cá nhân, tập thể phục vụ cho hoạt động Thanh tra, kiểm tra

1.1.3 Yêu cầu đối với công tác văn thư

Xuất phát từ vai trò, vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư đối với cơ quan,

tổ chức, văn thư giúp cho quản lý công việc nhanh chóng, đảm bảo cho việccung cấp thông tin cho hoạt động của các cơ quan được đầy đủ Từ đó, giúp choVăn phòng làm nhanh chóng công việc của mình, giúp cho quá trình tham mưucho lãnh đạo, quản lý hậu cần được tốt hơn Do đó, công tác văn thư đòi hỏinhững yêu cầu chặt chẽ như sau:

 Nhanh chóng:

Trong bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào thì yêu cầu nhanh chon có ýnghĩa quan trọng trong quyết định sựt thành công của cơ quan, tổ chức Nhưngđối với công tác văn thư thì yêu cầu nhanh chóng được coi như là một nguyêntắc trong hoạt dộng của cơ quan Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụthuộc rất nhiều vào hoạt động của công tác văn thư, nếu quá trình này diễn ranhanh chóng thì thôn tin sẽ đến kịp thời với các đơn vị giải quyết văn bản và nó

sx tạo điều kiện nâng cao hiệu quả giải quyết công việc của cơ quan

Ngày 4-3-1978, thị xã Nghĩa Lộ được sáp nhập vào huyện Văn Chấn vàchuyển thành thị trấn Nghĩa Lộ - thị trấn huyện lị của huyện này, nhưng đếnngày 15-5-1995 thì lại tách ra lập lại thị xã riêng, huyện lị được dời về xã SơnThịnh.

Ngày 23-2-1977, chuyển xã Bản Hẻo thành thị trấn nông trường Bản Hẻonhưng đến tháng 10-1989 thì giải thể và sáp nhập vào thị trấn nông trường LiênSơn

Ngày 24-12-2003, chuyển 3 xã Nghĩa An, Nghĩa Lợi, Nghĩa Phúc về thị

xã Nghĩa Lộ quản lý Từ đó, huyện còn lại 3 thị trấn nông trường và 28 xã nhưhiện nay

1.2.2 Cơ cấu tổ chức

UBND huyện Văn Chấn – tỉnh Yên Bái có trụ sở tại trung tâm xã SơnThịnh- huyện Văn Chấn – tỉnh Yên Bái.bao gồm

 Văn phòng Hội Đồng Nhân Dân và UBND huyện

 Phòng lao động thương binh và xã hội

 Phòng văn hóa thông tin

 Thanh tra quận

 Phòng y tế

 Phòng giáo dục và đào tạo

UBND HUYỆN VĂN CHẤN

THÔNG TIN CHUNG

Địa chỉ Xã Sơn Thịnh - Huyện Văn Chấn - Tỉnh Yên BáiĐiện thoại 0216.3874.047

THƯỜNG TRỰC UBND HUYỆN VĂN CHẤN

2 Đặng Duy Hiển Phó Chủ tịch UBND

4 Nông Ích Chấn Phó Chủ tịch UBND

UỶ VIÊN UBND HUYỆN VĂN CHẤN

1 Hồ Đức Hợp Chủ tich UNBD huyện

2 Đặng Duy Hiển Phó Chủ tịch UBND huyện

3 Hà Khoa Phó Chủ tịch UBND huyện

4 Nông Ích Chấn Phó Chủ tịch UBND huyện

5 Lê Quốc Tuấn Chỉ huy trưởng BCHQS huyện

6 Hà Anh Tuấn Trưởng Công an huyện

7 Hoàng Trọng Thắng Trưởng phòng Nội Vụ

8 Hoàng Trọng Huy Chánh Thanh tra huyện

9

Chánh VP HĐND & UBND huyện

10 Đinh Văn Trường Trưởng phòng Kinh tế - Hạ tầng

11 Lê Quang Minh Trưởng phòng Giáo dục & Đào tạo

12 Nguyễn Văn Toản Trưởng phòng Nông nghiệp &

PTNT

13 Cao Trường Giang Trưởng phòng Tài nguyên & MT

14 Hoàng Khánh Toàn Trưởng phòng Tư pháp

15 Trịnh Khắc Nghĩa Trưởng phòng Văn hóa và Thông

tin

16 Phạm Nguyên Bình Trưởng phòng Dân tộc

17 Lê Châu Mạnh Trưởng phòng Y tế

18 Chu Hoàng Sơn Trưởng phòng Tài chính - Kế

 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

 Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân

 Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết văn bản đến

 Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,duyệt, ký ban hành

 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số vàngày, tháng ban hành; nhân bản; đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật(nếu có)

 Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyểnphát văn bản đi

 Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu

 Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tụccấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức

 Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức và các loại con dấukhác được giao.

* Quyền hạn

Văn phòng UBND giúp Chánh Văn phòng Bộ thực hiện quyền hạn sau:

 Xây dựng trình Bộ ban hành các chế độ, quy định về văn thư

 Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định của Nhà nước

và của Bộ về văn thư

 Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm về văn thư trình Bộ phê duyệt và

tổ chức thực hiện

 Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư

 Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư cho cán bộcông chức, viên chức của Bộ

 Phối hợp với Thanh tra Bộ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạmpháp luật về văn thư

 Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư

 Sơ kết, tổng kết về văn thư

 Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư

*Tiểu kết

Trong chương 1, tôi đã trình bày những lý luận chung nhất về công tácvăn thư đã giúp chúng ta định hình và hiểu khái quát về công tác này.Đồng thờitôi đã tìm hiểu khái quát về văn phòng UBND huyện Văn Chấn trên các phươngdiện Lịch sử hình thành, Cơ cấu tổ chức,nhiệm vụ và quyền hạn của UBNDhuyện Văn Chấn.Tiếp sau đây tôi sẽ tìm hiểu về thực trạng công tác văn thư tạiUBND huyện Văn Chấn để thấy được tầm quan trọng to lớn của công tác nàyđối với UBND huyện ngay trong hiện tại và tương lai

Chương 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI UBND HUYỆN VĂN CHẤN

2.1 Tình hình công tác văn thư tại UBND huyện Văn Chấn

2.1.1 Quản lý, chỉ đạo công tác văn thư của UBND huyện Văn Chấn

Công việc quản lí chỉ đạo công tác văn thư của UBND huyện Văn Chấn

đã đạt được những kết quả như sau:

Thứ nhất: Về công tác tổ chức, bố trí cán bộ

Tại UBND huyện Văn Chấn đã bố trí công chức, viên chức làm văn thư,lưu trữ đúng chuyên môn nghiệp vụ với trình độ từ cao đẳng trở lên

Thứ hai :Về công tác triển khai các văn bản quy phạm pháp luật của cấp

trên về công tác văn thư, lưu trữ

Về cơ bản UBND huyện Văn Chấn đã triển khai Luật Văn thư, các Thông

tư hướng dẫn của Bộ Nội vụ, văn bản chỉ đạo về chuyên môn của Cục Văn thư

và Lưu trữ nhà nước, UBND thành phố, Sở nội vụ như: ban hành Danh mục hồ

sơ cơ quan; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu; quy chế công tác văn thư

Triển khai nhiệm vụ công tác cải cách hành chính năm 2015, UBNDhuyện tiếp tục thực hiện tốt công tác tuyên truyền chủ trương, Nghị quyết củaĐảng, chính sách pháp luật của Nhà nước về cải cách hành chính; thực hiện cácthủ tục hành chính theo hướng công khai, đơn giản và thuận lợi phục vụ tốt nhấtnhu cầu của công dân các các tổ chức xã hội, đảm bảo đúng quy trình, thời giantheo quy định của pháp luật; thực hiện công tác kiểm soát thủ tục hành chính vàtiếp nhận xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tổ chức về quy định hành chínhtheo Nghị định số 63/2010/NĐ-CP và nghị định số 20/2008/NĐ-CP của Chínhphủ; xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có tính chuyên nghiệp,phẩm chất đạo đức tốt, đặc biệt là đội ngũ cán bộ làm việc tại bộ phận “Mộtcửa” hoặc trực tiếp giải quyết các thủ tục hành chính theo nhu cầu của nhân dân,

tổ chức

Công tác văn thư – lưu trữ năm 2015 đã được UBND huyện quan tâm,triển khai thực hiện đồng thời với việc áp dụng quy trình quản lý ban hành vănbản theo tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2008 Công tác văn thư đã được thực

hiện có bài bản, đúng quy định.

Thứ ba: Về Công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ

Việc xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viênchức, cải cách tài chính công tiếp tục được triển khai sâu rộng và đã phát huymột số kết quả tích cực Trong năm 2015 đã cử 30 đồng chí dự lớp bồi dưỡngkiến thức quản lý văn thư của UBND thành phố Hà Nội

Cán bộ, công chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc liênquan đến công tác văn thư đã thực hiện nghiêm túc các quy định về văn thư, lưutrữ, hệ thống quản lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng, có nhiệm vụ hướngdẫn việc quản lý văn bản và lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh lý, thống

kê, bảo quản và phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu văn thư theo quy địnhcủa pháp luật về lưu trữ

Thứ tư : Về công tác kiểm tra, hướng dẫn các văn bản chỉ đạo của cấp trên

Công tác thanh tra, kiểm tra cải cách hành chính được thực hiện tập trung,trọng điểm không dàn trải, qua thanh tra, kiểm tra đã đánh giá những mặt côngtác còn yếu trong công tác cải cách hành chính nói chung của các đơn vị để tậptrung chỉ đạo giải quyết nâng cao chất lượng phục vụ nhân dân của bộ máy côngquyền

Mọi hoạt động trong phạm vi công tác văn thư của cơ quan, tổ chức luôntuân theo các quy định của pháp luật hiện hành về chế độ bảo vệ bí mật nhànước

Thứ năm: Về kho tàng, trang thiết bị bảo quản

UBND huyện văn Chấn đã bố trí được phòng để lưu trữ văn thư, phòng cógiá sắt, máy hút ẩm, hút bụi, điều hòa, thông gió

2.1.2 Tổ chức,biên chế cán bộ văn thư chuyên trách

* Tổ chức văn thư lưu trữ tại cơ quan, tổ chức: Thời gian qua, huyện đãkiện toàn biên chế làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng ngạch, bậc, chuyênngành đào tạo tại UBND Huyện Đối với các cơ quan chuyên môn thuộc UBNDHuyện phân công công chức chuyên môn kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữcủa cơ quan, đơn vị mình Riêng các xã, thị trấn thực hiện theo Quyết định số 16

của UBND Tỉnh về bố trí cán bộ, công chức cấp xã, Uỷ ban nhân dân xã đãphân công 01 cán bộ không chuyên trách thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

* Về đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ: Tổ chứctập huấn, đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộchuyên trách và bán chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan,đơn vị và UBND các xã, thị trấn khi có thông báo chiêu sinh của Tỉnh

* Thực hiện các chế độ phụ cấp cho người làm công tác lưu trữ theo quyđịnh hiện hành

Thời gian qua, huyện Văn Chấn đã tích cực triển khai các chủ trương củaĐảng và Nhà nước về tinh giản biên chế và cơ cấu lại đội ngũ cán bộ, côngchức, viên chức Văn Thư theo tinh thần Nghị quyết số 39-NQ/TW ngày17/4/2015 của

Quá trình thực hiện tinh giản và cơ cấu lại đội ngũ được thực hiện côngkhai, dân chủ, tạo sự đồng thuận của các cấp, các ngành, các địa phương Nhữngcán bộ, công chức, viên chức không đủ tiêu chuẩn, điều kiện về chuyên mônnghiệp vụ, sức khỏe, phẩm chất được đưa ra khỏi bộ máy nhà nước để tuyểnchọn những người có năng lực, trình độ chuyên môn cao hơn bổ sung vào các cơquan, đơn vị Chính vì vậy, chất lượng và cơ cấu của đội ngũ CBCC, viên chức

đã có sự chuyển biến tích cực

Ông Hoàng Trọng Thắng - Trưởng phòng Nội vụ huyện cho biết: “Trongquá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ ở một số cơ quan, đơn vị chưa phù hợp,huyện tiếp tục nghiên cứu, xem xét điều chỉnh, sắp xếp lại cho phù hợp và hiệuquả hơn”

Cụ thể, huyện đề nghị sáp nhập Phòng Dân tộc vào Văn phòng HĐND UBND huyện, bổ sung chức năng nhiệm vụ về công tác dân tộc cho Văn phòngđảm nhiệm

-Đối với người hoạt động không chuyên trách đề nghị tăng cường việckiêm nhiệm và không bố trí một số chức danh không cần thiết để góp phần tinhgọn bộ máy, giảm số lượng đầu mối và tăng hiệu quả công việc Huyện đã xâydựng đề án sắp xếp, kiện toàn tổ chức bộ máy, biên chế các cơ quan chuyên môn

trực thuộc UBND huyện và đội ngũ những người hoạt động không chuyên tráchcấp xã, thôn, bản, tổ dân phố.

Ông Hoàng Ngọc Xanh - Chủ tịch UBND xã Đồng Khê chia sẻ: UBND

xã đã thực hiện tốt các chính sách, pháp luật về cải cách tổ chức bộ máy Đồngthời, tổ chức tuyên truyền đến cán bộ, đảng viên và nhân dân về những chủtrương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, qua đó nângcao nhận thức, ý thức chấp hành pháp luật của đội ngũ CBCC xã và người dân,kịp thời phát hiện những sai sót, bất cập trong quản lý để có giải pháp xử lý phùhợp

Đồng thời, hoàn thiện quy hoạch mạng lưới các đơn vị sự nghiệp công lậptheo ngành, lĩnh vực, bảo đảm việc thực hiện tinh giản biên chế và cơ cấu lại độingũ CBCC, viên chức một cách đồng bộ, có hiệu quả, theo lộ trình phù hợp bảođảm phát huy tốt hiệu quả công việc được giao

2.1.3 Bố trí nơi làm việc và các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư

*Bố trí nơi làm việc

Các bộ phận lãnh đạo, văn phòng đã được bố trí ở nơi dễ giao dịch nhất và

có tư thế nhất Các phòng làm việc được bố trí theo nguyên tắc bảo đảm giải quyếtdây chuyền giải quyết công việc, các phòng ban có quan hệ thường xuyên với nhauđược bố trí gần nhau , các phòng ban tiếp khách được bố trí gần lối ra vào …

Các phòng có phương tiện máy móc, kỹ thuật, lưu trữ nên bố trí ở vị tríbiệt lập, cần trang bị các phương tiện bảo quản giữ gìn máy móc, thiết bị - Diệntích phòng làm việc phải phù hợp với tính chất của từng bộ phận - Các đồ dùngvăn phòng, bàn ghế , tủ hồ sơ, các lọai sổ sách, giấy bút…cần bố trí sắp xếp phùhợp với động tác làm việc, ngăn nắp tạo không khí thoải mái trong làm việc -Phòng làm việc phải bảo đảm phát huy hết tác dụng tích cực của các yếu tố tácđộng đến năng suất lao động như sự thoáng mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng,màu sắc…

- Có hệ thống bảng chỉ dẫn hành chính toàn cơ quan, từng phòng làmviệc, từng chức danh công vụ để dễ tìm, liên hệ công tác

* các trang thiết bị phục vụ công tác văn thư

Tăng cường cơ sở vật chất cho công tác văn thư, trang bị đủ bàn, ghế, tủ,máy tính, quạt điện, máy fax, máy photocopy, máy in, giá kệ, hộp, cặp, bìa hồsơ,… theo đúng tiêu chuẩn của ngành văn thư.

Do tính chất của công tác văn thư, lưu trữ mà trong công tác này tại các

cơ quan, tổ chức sử dụng nhiều biểu mẫu, sổ sách, công cụ tra cứu, các trangthiết bị bảo quản như bìa, hộp, giá…chính vì vậy cần tăng cường các trang thiết

bị kỹ thuật hiện đại như lắp đặt hàng loạt hệ thống máy tính, mạng máy tính để

có thể lưu giữ và quản lý thông tin, số liệu một cách nhanh chóng,an toàn hiệuquả nhất

Kết hợp ứng dụng công nghệ thông tin trong chỉnh lý tài liệu nhằm quản

lý mục lục hồ sơ tài liệu đã chỉnh lý xong, để vừa tra tìm tự động tài liệu lưu trữ

đã chỉnh lý xong trên máy tính, vừa tra tìm theo truyền thống bằng mục lục hồ

sơ phông

Chuyển giao Phần mềm quản lý văn bản đi, văn bản đến; Phần mềm quản

lý tài liệu lưu trữ độc lập của chuyên ngành văn thư, lưu trữ được viết trên côngnghệ web-base;

Thiết kế hệ thống xây dựng cơ sở dữ liệu văn thư, lưu trữ để tìm ra cácgiải pháp thích hợp trong việc ứng dụng công nghệ thông tin cho từng cơ quan,

tổ chức, doanh nghiệp có loại hình tài liệu khác nhau

2.2 Soạn thảo văn bản

* 1 số loại văn bản của văn phòng UBND huyện Văn Chấn