Hành chính quản trị

 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và nguyên tắc hoạt động của Văn phòng/ hoặc Phòng Hành chính ?...  Hiểu đơn giản nhất, Hành chính là việc Tổ chức, Quản lý và Điều hành hoạt động

Chúng ta hãy bát đầu từ những câu hỏi

 Hành chính là gì ?

 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và

nguyên tắc hoạt động của Văn phòng/ hoặc Phòng Hành chính ?

Phần một Hành chính và nghiệp vụ hành

chính

 Có nhiều cách định nghĩa về hành chính

 Hiểu đơn giản nhất, Hành chính là việc Tổ chức, Quản lý và

Điều hành hoạt động của :

> Một quốc gia, một nhà nước ( HC Quốc gia)

> Một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp (HC cơ quan)

> Một đơn vị , một tập thể người lao động

 ở bất cứ đâu có hoạt động của con người, ở đó cần đến

Hành chính HC là khoa học về tổ chức và kiểm soát hoạt

động của một tập thể và từng cá nhân

 HC hướng các hoạt động của từng cá nhân đến mục tiêu

chung, thống nhất và nhằm đạt được những hiệu quả cao cho cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Nội dung và nhiệm vụ cụ thể của

hoạt động hành chính

 Định ra nguyên tắc ( kỷ cương) để tạo sự thống nhất

trong nhận thức và hành động của những người lao động

 Hoạch định, xây dựng chương trình, mục tiêu, kế hoạch hoạt động cho từng giai đoạn, từng bộ phận

 Tổ chức triển khai thực hiện : Phân công, giao nhiệm vụ, hướng dẫn, động viên, khuyến khích (Tổ chức công việc)

 Theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình & kết qủa của

từng công việc, từng nhiệm vụ và toàn bộ chương trình,

kế hoạch > áp dụng các biện pháp xử lý (khen thưởng, xử phạt )

 Rút kinh nghiệm > Chỉnh sửa nguyên tắc, chương trình,

Hành chính văn phòng (quản trị văn phòng)

 Quản trị : cũng có nghĩa tương tự như hành chính, nhưng thường dùng cho các lĩnh vực, các bộ phận

có tính chất chuyên môn : QT doanh nghiệp, QT tài chính, QT kinh doanh, QT Văn phòng…

trong bộ phận văn phòng/ lĩnh vực văn phòng.

chức, quản lý, điều hành hoạt động của bộ phận Văn phòng hoặc bộ phận hành chính

nghệ thuật.

Phần thứ hai Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức

của Văn phòng (Phòng HC) các CQ, TC, DN

 Chức năng

 Nhiệm vụ

 Cơ cấu tổ chức

 Nguyên tắc hoạt động

Chức năng của văn phòng các

cơ quan, tổ chức

 CN Tham mưu tổng hợp : Tổng hợp, xử lý và cung cấp thông tin mọi mặt về tình hình hoạt động của cơ quan và tham mưu cho lãnh đạo về các biện pháp giải quyết và xử

lý

 CN Giúp việc (cho bộ máy lãnh đạo và quản lý)

- Xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch làm việc

- Theo dõi, đôn đốc các đơn vị thực hiện kế hoạch

- Tổ chức, điều phối các hoạt động chung của cơ quan

- Đảm bảo cơ sở vật chất và phương tiện, điều kiện làm việc cho cơ quan ( CN Hậu cần)…

 CN Đại diện : Là trung tâm, đầu mối giao tiếp của CQ

Nhiệm vụ của văn phòng (1)

 Tổ chức và thực hiện công tác thu thập, xử lý và

cung cấp thông tin để tham mưu cho lãnh đạo:

> Tổ chức và triển khai thực hiện công tác Văn thư - Lư

u trữ (nguồn thông tin văn bản)

> Tổ chức hệ thống thông tin, liên lạc qua điện thoại,

tiếp dân, khách hàng ( thông tin bằng lời)

> Tổ chức thư viện, mua sách, báo, tạp chí ; ứng dụng

công nghệ thông tin…( thông tin đại chúng)

> Tổ chức và thực hiện việc tổng hợp và xử lý thông tin

(theo từng vấn đề, từng lĩnh vực hoạt động)

Nhiệm vụ của văn phòng (1)

 Tham mưu cho lãnh đạo và các bộ phận quản lý:

> Tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của các đơn vị

và toàn cơ quan ( giao ban)

> Phân tích nguyên nhân, đề xuất với lãnh đạo về các

biện pháp tổ chức, điều hành và giải quyết các vấn đề > Soạn thảo các văn bản để trình lãnh đạo xét duyệt, phê

chuẩn, ban hành.

> Theo dõi, tham mưu về đánh giá kết quả hoạt động và

xét thi đua, khen thưởng

Nhiệm vụ của văn phòng (2)

 Giúp lãnh đạo tổ chức, điều phối hoạt động của cơ quan và các đơn vị :

> Xây dựng kế hoạch, lịch làm việc (tuần,

quý, tháng, năm)

> Đôn đốc các đơn vị về việc thực hiện KH > Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo,

lễ hội và các hoạt động giao lưu.

> Tổ chức các chuyến công tác cho lãnh đạo

và cán bộ của cơ quan.

Nhiệm vụ của văn phòng (3)

 Đảm bảo cơ sở vật chất, phương tiện làm việc cho cơ quan (Hậu cần).

> Tổ chức và theo dõi việc xây dựng, tu sửa,

nâng cấp cơ sở hạ tầng (trụ sở làm việc, phòng làm việc…)

> Mua sắm, bảo dưỡng, tu sửa, thanh lý các

trang thiết bị cho cơ quan.

> Quản lý tài sản, điều hành phương tiện đi lại phục vụ lãnh đạo và cán bộ trong CQ.

> Quản lý thu - chi tài chính cho hoạt động VP

Nhiệm vụ của văn phòng(4)

 Tổ chức và thực hiện các hoạt động giao tiếp:

xuyên phải giao tiếp với khách.

tiếp.

trong phạm vi cho phép

C¬ cÊu tæ chøc cña v¨n phßng c¸c c¬ quan, tæ chøc, doanh nghiÖp

- Bé phËn qu¶n lý c¬ së vËt chÊt ( Qu¶n trÞ )

- Bé phËn tµi vô ( tuú tõng c¬ quan )

- Bé phËn b¶o vÖ, lÔ t©n, t¹p vô …

Nguyên tắc hoat động của văn phòng các cơ quan, tổ chức

1. Hoạt động theo nguyên tắc hành chính ( thủ

trưởng lãnh đạo )

hướng dẫn, kiểm tra các nghiệp vụ chuyên

môn của công tác văn phòng đối với văn

phòng cơ quan cấp dưới

quy định của pháp luật và theo quy định của cơ quan

Kỹ năng tổ chức thực hiện một số nhiệm vụ cụ thể của

bộ phận HC- VP

1 Tổ chức thu thập, xử lý thông tin

và tham mưu cho LĐ.

2 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị,

hội thảo quốc tế.

3 Tổ chức soạn thảo văn bản, lưu

trữ hồ sơ.

4 Tổ chức các hoạt động lễ tân,

giao tiếp hành chính.

1 Tổ chức thu thập, xử lý và

cung cấp thông tin

 Tìm hiểu, nắm vững nhu cầu thông tin của cơ quan và lãnh đạo

thập thông tin

 Xử lý thông tin.

 Cung cấp thông tin

Ph©n tÝch nhu cÇu vÒ th«ng tin

cña CQ & L§

C¸n bé VP cÇn t×m hiÓu vµ ph©n lo¹i

nhu cÇu vÒ th«ng tin cña CQ vµ L§ qua c¸c tiªu chÝ sau :

* Néi dung th«ng tin.

* Thêi gian cña th«ng tin.

* Lo¹i h×nh th«ng tin.

Thu thập thông tin

1 Xác định loại thông tin cần thu thập

2 Xác định nguồn ( nơi chứa) thông tin:

* Nơi sinh ra thông tin (CQ, TC, cá nhân)

* Kênh truyền thông tin ( công báo, báo chí, truyền hình, phát thanh, mạng, con người…)

* Nơi lưu trữ thông tin

3 Phương pháp thu thập thông tin

* Tiếp nhận từ bưu điện hoặc sưu tầm

* Nghe, đọc, ghi chép, tính toán

* Sao chụp, tra tìm qua mạng…

- Nhận xét và lý giải các vấn đề rút ra sau khi tách, hợp thông tin.

- Khi lý giải, cần nhìn nhận, đánh giá các

 Kiểm tra độ tin cậy (chính xác) của thông tin.

Cung cấp thông tin

1 Xác định nội dung và loại TT

* Cung cấp TT trực tiếp bằng lời.

3 Lưu trữ thông tin đã cung cấp

Kỹ năng tham mưu

1. Phát hiện và lựa chọn vấn đề cần tham mưu (đúng chức trách).

2 Cân nhắc và quyết định thời gian, địa

điểm để tham mưu.

3 Lựa chọn hình thức tham mưu (Bằng lời hoặc bằng văn bản)

4 Sử dụng các phương pháp tham mưu hiệu quả : Cách nói, cách thuyết phục, cách viết văn bản, dự kiến thái độ của thủ trưởng và chuẩn bị ý kiến trả lời.

đề, các nhiệm vụ cụ thể: phải xác định thời gian, nhân sự, kinh phí, tiến độ…)

> TM cách giải quyết tình huống : nêu rõ mục

đích ; góp ý và tư vấn cho LĐ cách nói, cách trả lời, cách xử trí trong một số tình huống cụ thể.

2 Nghiệp vụ tổ chức, điều phối hoạt động của CQ & người LĐ

 Xây dựng, sắp xếp chương trình, kế hoạch và lịch làm việc của cơ quan và lãnh đạo

 Tổ chức các cuộc họp, hội thảo, các cuộc đàm phán, lễ hội …

Năng lực tổ chức công việc

 Nắm vững (bao quát) toàn bộ các công việc cần phải tiến hành để thực hiện một nhiệm vụ

 Nắm vững trình tự và mối quan hệ giữa các công việc.

 Có khả năng lựa chọn và phân công công việc cho từng

Xây dựng, sắp xếp kế hoạch, lịch làm việc cho CQ & LĐ

 Nắm vững và phân loại các hoạt

động của CQ & LĐ (Thời gian, địa

điểm, nhân sự, tính cấp thiết)

Tổ chức các hoạt động hội họp, đàm phán (1).

 Giai đoạn chuẩn bị :

> Tìm hiểu mục đích, tính chất của cuộc họp

> Xây dựng kế hoạch tổ chức và chuẩn bị các vấn đề cần thiết :

* Xác định thành phần tham dự

* Lập chương trình nghị sự

* Chuẩn bị địa điểm và trang thiết bị

* Chuẩn bị các văn bản, tài liệu

Tổ chức hội họp, đàm phán (2 )

 Nhiệm vụ của NVVP trong giai đoạn

diễn ra cuộc họp :

> Kiểm tra lại công việc chuẩn bị

(địa điểm, tài liệu, trang bị)

> Tham gia đón tiếp đại biểu

> Tham gia điều hành cuộc họp

( Dẫn chương trình ).

> Ghi biên bản cuộc họp

Tổ chức hội họp, đàm phán (3)

 Công việc của cán bộ văn phòng sau

khi cuộc họp kết thúc :

> Thu thập các tài liệu có liên quan

để đưa vào hồ sơ lưu trữ

> Kiểm tra và bàn giao các trang

thiết bị

> Thu thập các hoá đơn, chứng từ về

chi phí để thanh toán

> Biên tập hoặc soạn thảo các văn

bản theo yêu cầu của lãnh đạo

Thảo luận, thực hành

1. Kinh nghiệm của anh/ chị trong việc tổ

chức các cuộc họp ở cơ quan

2. Dự kiến các tình huống không mong

muốn có thể xảy ra trong cuộc họp.

3. Biện pháp chuẩn bị ứng phó hoặc giải

quyết nếu các tình huống đó xảy ra?

Tổ chức các chuyến công tác cho lãnh đạo và cán bộ của cơ quan

 Chuẩn bị các điều kiện cần thiết :

> Giải quyết các thủ tục hành chính

> Chuẩn bị phương tiện đi lại

> Liên hệ với nơi đến

> Chuẩn bị tài liệu chuyên môn.

> Chuẩn bị kinh phí và các trang bị khác.

LËp kh cho c¸c chuyÕn c«ng t¸c

®oµn)

chuÈn bÞ c¸c biÖn ph¸p øng phã.

Công việc của cán bộ văn phòng

trong chuyến công tác

- Liên hệ và giải quyết nơi ăn, nghỉ cho đoàn.

- Nếu được tham dự một số buổi làm việc : Ghi Biên bản, Chuẩn bị

đầy đủ và thu thập các tài liệu cần thiết có liên quan

- Thu thập hoá đơn, chứng từ cần thiết về chi phí của đoàn

- Nhanh chóng tìm P/á để giải quyết các tình huống đột xuất

- Chuyển cho LĐ hoặc trưởng đoàn tất cả các tài liệu cần thiết

- Xin ý kiến LĐ về việc uỷ quyền giải quyết công việc ở nhà

- Ghi sổ những cuộc điện thoại, những người cần gặp LĐ và kịp thời thông báo cho LĐ để xin ý kiến

- Sắp xếp cẩn thận các công văn tài liệu nhận được khi LĐ đi CT

Công việc của cán bộ văn phòng

sau chuyến công tác

 Báo cáo với LĐ những công việc ở nhà (CV đã / chưa giải quyết) và bàn giao giấy tờ, tài liệu

 Thông báo lịch làm việc và tiếp khách của LĐ

 Đề nghị Tr đoàn CT chuyển các tài liệu hình thành trong chuyến CT để lập Hồ sơ

 Kiểm tra, hệ thống các hoá đơn, chứng từ để thanh toán kinh phí tạm ứng

 Biên tập, soạn thảo các văn bản liên quan đến chuyến

CT (Báo cáo, Hợp đồng, Thư cảm ơn…)

3 Nghiệp vụ soạn thảo, biên tập văn bản và lưu trữ hồ sơ, tài liệu (1)

 Các loại văn bản CBVP thường soạn thảo :

> Các loại Quyết định, Quy chế, Nội quy, Quy định > Công văn đề nghị, yêu cầu hoặc đôn đốc, nhắc nhở các đơn vị, bộ phận thực hiện nhiệm vụ

 Thông báo nội dung các cuộc họp, kế hoạch, lịch làm việc của cơ quan và lịch của lãnh đạo

 Soạn thảo chương trình, kế hoạch, dự án …

 Báo cáo ngắn, báo cáo sơ kết, tổng kết

 Thư từ giao dịch (trong và ngoài nước ).

NghiÖp vô so¹n th¶o v¨n b¶n vµ

l­u tr÷ hå s¬, tµi liÖu (2)

 C¸c yªu cÇu cña viÖc ST vµ BH v¨n b¶n

NghiÖp vô so¹n th¶o v¨n b¶n

vµ l­u tr÷ hå s¬, tµi liÖu (2)

4 NghiÖp vô lÔ t©n vµ giao tiÕp hµnh chÝnh

Nắm vững và vận dụng các

quy định về lễ tân

 Nghi lễ nhà nước về tổ chức mít tinh, kỷ niệm,

đón nhận các danh hiệu cao quý

 Quy định của nhà nước về treo Quốc kỳ, chào

cờ, hát quốc ca…

 Quy định về tổ chức hội thảo, hội nghị quốc

tế, đón và tiếp khách nước ngoài

 Hiểu biết một số nghi thức giao tiếp thông thư ờng : Giới thiệu, đưa danh thiếp, bắt tay, dự

Xác định hoàn cảnh và

hình thức giao tiếp

1 Hoàn cảnh giao tiếp :

* GT trực tiếp / gián tiếp (Tiếp xúc)

Các nguyên tắc giao tiếp

 Hài hoà lợi ích của các bên.

 Tìm nhiều giải pháp (nhiều phương

án) để giải quyết vấn đề.

 Coi trọng các quy tắc đạo đức và

quy phạm pháp luật

 Coi trọng tầm quan trọng và ảnh

hưởng của các mối quan hệ.

 Các nguyên tắc khác

Giao tiÕp qua ®iÖn tho¹i

1 Giao tiÕp qua ®iÖn tho¹i cã nh÷ng ­u

®iÓm vµ h¹n chÕ g× ?

2 Nguyªn t¾c giao tiÕp qua ®iÖn tho¹i ?

3 Nh÷ng l­u ý trong giao tiÕp qua §T ?

Giao tiếp qua điện thoại

 Lưu ý : không để máy chờ lâu, đặt máy

nhẹ nhàng, ghi chép thông tin đầy đủ, chính xác.

 Bảo vệ uy tín của lãnh đạo

.

Quan hệ với đồng nghiệp

 Hiểu biết lẫn nhau.

 Tương trợ, hợp tác.

 Chân thành, trung

thực

N¨ng lùc vµ phÈm chÊt cÇn cã cña c¸c c¸n bé v¨n phßng