XÂY DỰNG TỔ HÀNH CHÍNH-QUẢN TRỊ HOẠT ĐỘNG CÓ HIỆU QUẢ Ở TRƯỜNG TIỂU HỌC docx

Bởi vậy, việc xây dựng tổ HCQT hoạt động có hiệu quả, nâng cao năng lực của từng thành viên theo chức danh hợp đồng, công tác có kỷ luật, am hiểu công việc, thông thạo nghịêp vụ, có tinh

XÂY DỰNG TỔ HÀNH CHÍNH-QUẢN TRỊ

HOẠT ĐỘNG CÓ HIỆU QUẢ Ở TRƯỜNG TIỂU HỌC

- -

I ĐẶT VẤN ĐỀ:

Bộ Giáo dục-Đào tạo ban hành Điều lệ trường Tiểu học theo Quyết định số:22/2000/QĐ-BGD-ĐT ngày 11/7/2000 của Bộ trưởng Bộ GD-ĐT

Tại điều 17: Tổ Hành chính –Quản trị(HCQT)gồm các nhân viên hành chính ,quản

trị :Tài vụ,thư viện,y tế ,bảo vệ và nhân viên khác(được tổ chức thành tổ HCQT),giúp Hiệu trưởng thực hiện các công tác phục vụ hoạt động giảng dạy, giáo dục và các hoạt động khác của trường Tiểu học Tổ có tổ trưởng và một hoặc hai tổ phó do Hiệu trưởng

cử

Đồng thời, pháp lệnh Cán bộ công chức được Chủ tịch nước ký lệnh công bố, Ủy ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 26/2/1998 Tại chương II ( Điều 6) quy định những nghĩa vụ của Cán bộ công chức, trong đó qui định về ý thức tổ chức kỷ luật và trách nhiệm trong công tác, thực hiện nghiêm chỉnh nội quy của cơ quan, tổ chức, giữ gìn

và bảo vệ của công, bảo vệ bí mật nhà nước theo qui định của pháp luật Thường xuyên học tập nâng cao trình độ, chủ động, sáng tạo, phối hợp trong công tác nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ, công vụ được giao

Từ những qui định trên, trong hoạt động GDĐT đội ngũ giáo viên là nhân tố quan trọng, quyết định đến chất lượng dạy- học Tuy nhiên, công tác phục vụ hoạt động giảng dạy, giáo dục và các hoạt động khác của trường Tiểu học cũng hết sức cần thiết, không thể thiếu được trong tình hình phát triển giáo dục hiện nay, nhất là chúng ta đang vươn tới chất lượng giáo dục toàn diện cho học sinh Để đảm nhận được công việc này không ai khác là tổ chức hoạt động của từng thành viên trong tổ HCQT

Đối với các chức danh trong tổ HCQT ở các trường Tiểu học, đa số là hợp đồng lao động như: Văn thư, Kế toán, Cán bộ Thư viện, CTXMC, Bảo vệ phục vụ Chưa qua trường lớp đào tạo về chuyên môn, nghiệp vụ để đảm nhận khi vào làm việc tại trường, đồng thời không ổn định công tác lâu dài, thậm chí một chức danh phải đảm nhận nhiều công việc khác nhau Từ đó việc huấn luyện nghiệp vụ, tiếp cận công việc, phục vụ có hiệu quả khi được phân công, hụt hẫng về số lượng theo biên chế, hạng trường, chất lượng hiệu quả thấp do phải hợp đồng mới liên tục là điều khó tránh khỏi

Riêng đối với đơn vị có 5/8 thành viên tổ HCQT là HĐLĐ, chưa đồng chí nào được đào tạo nghiệp vụ về Văn thư, Kế toán, Thư viện và CTXMC chưa có bằng chuyên nghiệp Từ năm 1992 đến nay có 3 nhân viên hợp đồng Văn thư, 2 nhân viên phụ trách Thư viện (Cán bộ Thư viện trong một thời gian dài không có người đảm nhận ), Bảo vệ cũng tương tự như thế Dẫn đến công việc thường xuyên gián đoạn (do phải chờ HĐLĐ mới), việc bồi dưỡng nghiệp vụ khó khăn, kinh nghiệm tích luỹ để vận dụng vào công tác còn rất nhiều yếu kém Điều kiện CSVC, thiết bị thiếu trầm trọng ảnh hưởng đến phân công, bố trí đúng người, đúng việc, đúng sở trường theo yêu cầu chung của ngành

Bởi vậy, việc xây dựng tổ HCQT hoạt động có hiệu quả, nâng cao năng lực của từng thành viên theo chức danh hợp đồng, công tác có kỷ luật, am hiểu công việc, thông thạo nghịêp vụ, có tinh thần trách nhiệm, an tâm công tác lâu dài cho nhà trường là công việc khá bức xúc, đòi hỏi sự quan tâm sâu sắc của Hiệu trưởng trường Tiểu học trong giai đoạn phát triển sự nghiệp GDĐT như hiện nay

Từ thực trạng nêu trên, là Hiệu trưởng trường Tiểu học, tôi đã xây dựng kế hoạch công tác cho tổ HCQT khá cụ thể, chi tiết, đáp ứng yêu cầu công việc, đề ra những giải pháp tình thế trước mắt cũnh như lâu dài Vừa hướng dẫn công việc để thực hiện, chỉ ra cách làm theo từng thời gian cụ thể cho từng cá nhân riêng, nhằm giải quyết những công việc trước mắt, vừa quy hoạch ĐTBD để sử dụng, bố trí công việc lâu dài theo hướng chuyên môn hoá, nâng hiệu quả theo đặc thù từng mãng công việc HCQT Nhà trường xem đây là bước đi cơ bản, thực tiễn, phù hợp với yêu cầu phát triển, là nhiệm vụ trọng tâm trong suốt quá trình quản lý, chỉ đạo các mặt hoạt động của đơn vị Chỉ khi mỗi thành viên của tổ HCQT làm việc có hiệu quả mới đưa hoạt động phục vụ, các hoạt động khác

đi lên đồng nghĩa với việc quản lý của Hiệu trưởng sẽ nhẹ nhàng, chủ động và phát huy hết tiềm năng sẵn có ở trường học

Đội ngũ nhân viên HCQT thật sự tận tuỵ với công việc, tìm tòi suy nghĩ cho công việc được phân công, chẳng những giúp cho công tác phục vụ giảng dạy, giáo dục, các hoạt động khác ở trường Tiểu học đạt hiệu quả cao mà còn có tác dụng, ảnh hưởng tốt trong tập thể CB-GV và cộng đồng Tạo sự công bằng trong nội bộ nhà trường về nghĩa

vụ, quyền lợi, Tạo ra sự đồng thuận cao nhất trong quan hệ phối hợp, giải quyết công việc chung dễ dàng, thuận lợi hơn Phát huy tính chủ động sáng tạo, dám nghĩ, dám làm, dám chịu trách nhiệm, yêu thích công việc với phương châm “ Làm được hơn được làm”

Tóm lại: Việc xây dựng tổ HCQT hoạt động có hiệu quả ở trường Tiểu học, không

đơn thuần là để giải quyết các hoạt động hành chính, hoạt động NGLL, phục vụ giảng dạy, nó sẽ tạo ra động lực mạnh mẽ thúc đẩy chất lượng dạy học của giáo viên, nâng chất lượng các phong trào, các kỳ thi hội thi với thành quả ngày càng rõ nét hơn, có chiều sâu, đậm nét tính quần chúng, cộng tác trách nhiệm: đồng đều, tin cậy, tương trợ giúp đỡ nhau, đây là những biểu hiện cần được chú ý ở phạm vi trường học

Những vấn đề nhà trường đã thực hiện trong quá trình xây dựng trên cơ sở chỉ đạo, hướng dẫn của ngành, biên chế được duyệt, chức danh cho phép Từ dó trường đã mạnh dạn cải tiến quản lý, tìm ra các giải pháp phù hợp với đội ngũ hiện có Áp dụng nhiều cách làm mới, chặt chẽ, khoa học, tạo sự phấn đấu đối với các thành viên, từ đó đã mạnh dạn đề xuất đối với đơn vị, CBQL, hiến kế cho mọi hoạt động đi đến thành công

II NỘI DUNG, BIỆN PHÁP GIẢI QUYẾT:

1 Quá trình phát triển:

Trong quá trình quản lý, kiểm tra, chỉ đạo công tác HCQT, tiếp cận với thực tiễn từng công việc cụ thể, đánh giá đúng năng lực của từng thành viên trong tổ, chú ý đến sở trường, những tồn tại hạn chế trong suốt thời gian thực hiện Nhà trường đã áp dụng các biện pháp để nâng cao hiệu quả hoạt động toàn diện của tổ HCQT

-Bồi dưỡng nghiệp vụ:

Đây là công việc được xem là khó nhất, không mang tính khả thi do đối tượng nhân viên đa số là HĐLĐ, không qua đào tạo bối dưỡng về chuyên môn, không hình dung được công việc, hạn chế về ý thức trách nhiệm, tính tổ chức kỷ luật, phong cách làm việc

của CBCC Trước đây chỉ dám mơ ước có đủ biên chế đảm nhận công việc và giải quyết công việc khi ngành có yêu cầu là đã đảm bảo, từng cá nhân làm theo ý kiến của Hiệu trưởng là xong nhiệm vụ Từ đó dẫn đến cách xử lý thụ động, không hiểu hết nội dung cần làm để mạnh dạn đề xuất, có ý kiến cụ thể hoặc đề ra chương trình công tác riêng cho bản thân một cách chủ động, thuyết minh trình bài ý kiến khi được hỏi, yêu cầu đặt ra Điều đáng lưu ý là thời gian này, công việc mang tính thời vụ, phong cách làm việc chểnh mảng ( người chờ việc), việc chấp hành giờ giấc phong cách lề lối còn rất nhiều hạn chế,

có lúc đáng chê trách Nhận thức được tính hiệu quả, xã hội đòi hỏi, nhà trường đã tiến hành đúc rút kinh nghiệm thực tiễn Tiến hành bồi dưỡng phần chung, cơ bản nhất, đặc biệt là liệt kê công việc cần làm của Văn thư, Thư viện, Kế toán, XMC, Bảo vệ Song, điều đáng lưu ý là người quản lý phải đo được trình độ văn hoá, kiến thức, năng lực, phong cách trong làm việc và cả ý thức phục vụ ra sao cho cơ quan, đơn vị Để có cách bồi dưỡng hiệu quả nhất(Nói dễ nghe, nghe dễ hiểu, vận dụng thực hành được ) Có được nghiệp vụ chuyên môn ban đầu, công việc được hình dung trước, cá nhân mới chủ động thực hiện, đề xuất thực hiện, hướng giải quyết xử lý cho nhà trường, CBQL Mặt khác, xoá đi mặc cảm tự ti của công chức là chờ nhận việc, thụ động, làm theo mệnh lệnh, thiếu gắn bó lâu dài với nghề, tính tự học, tự bồi dưỡng bị mai một

Cách làm như vậy, nhân viên mới thấy bản thân mình được tôn trọng, nhận rõ trách nhiệm riêng trước cái chung, dám đầu tư suy nghĩ để bổ sung những điều mình còn thiếu, những kinh nghiệm trong công việc cần tích luỹ, bộc lộ những vấn đề chưa rõ, bức thiết

mà cá nhân chưa biết, cần người quản lý nhà trường cung cấp thêm, hướng dẫn tỉ mỹ, cụ thể giúp cho cá nhân ngày càng thạo việc, tự chủ, không trông chờ ỷ lại

Trong quá trình thực hiện mỗi cá nhân trong tổ HCQT đều đã có sự chuyển biến rất

rõ nét: gắn bó với công việc, tự suy nghĩ cách làm, góp ý bổ sung cho nhau khi cần thiết,

có trường hợp đã mạnh dạn đề xuất những ý tưởng mới phù hợp để nhà trường vận dụng vào quản lý, điều hành công tác

- Quản lý kế hoạch, chương trình công tác:

Nếu CBQL, nhà trường không nắm được kế hoạch, chương trình hoạt động tuần, tháng của các thành viên thì chắc chắn hiệu quả chất lượng công việc không thể đòi hỏi gì hơn Tạo nên một sức ì, lục cản rất lớn, dồn nén công việc chung không hiệu quả ,có khi dẫn đến tình trạng lộn xộn,không thấy được vấn đề nào cần xử lý trước,vấn đề chưa cần thiết, Để nhà trường quản lý,chỉ đạo đúng hướng ,đi vào trọng tâm.Trước đây ,thường các thành viên tổ HCQT không xây dựng nổi kế hoạch(dù rất đơn giản),công tác hàng tháng không đếm được,thực hiện không kịp thời,không nhận diện được thời gian nào dành cho công việc gì?Từ đó thực hiện nhiệm vụ,phối hợp giải quyết còn chồng chéo(đá lộn sân),có khi vừa đá bóng vừa thổi còi

Nắm được tình hình đó,trong nhiều năm qua,từng bước nhà trường đã yêu cầu rất chặt chẽ,sát sao việc xây dựng kế hoạch và chương trình công tác tháng ,tuần cụ thể chi tiết(có mẫu công tác tháng ,tuần cho từng cá nhân thực hiện),ghi rõ công việc trong tháng tới,tuần tới với thời gian quy định trước,Hiệu trưởng nhà trường duyệt nội dung và ký cho phép thực hiện,vấn đề này giao cho văn thư tổng hợp,cấp phát biểu mẫu,trình HT duyệt hàng tuần,đồng thời ghi rõ trên bảng công tác cụ thể của tổ được niêm yết ở phòng HCQT.Qua đó ,trường chỉ kiểm tra,theo dõi,đôn đốc,uốn nắn điều chỉnh khi cần thiết,bổ sung công việc kịp thời khi ngành chỉ đạo ,yêu cầu

Làm được những vấn đề trên thường xuyên,liên tục sẽ xây dựng một thói quen tốt trong mỗi cá nhân,không thể không đầu tư,nghiên cứu,rút kinh nghiệm,cả việc đề xuất giải quyết những việc khó khăn.Không than phiền về công việc mình đảm trách,có lúc cường độ làm việc căng thẳng ,ảnh hưởng đến sinh hoạt,đời sống,nhưng tất cả đều mong muốn :Làm tốt ,tròn trách nhiệm của mình trước nhà trường ,trước tập thể

-Sinh hoạt tổ HCQT:

Có xây dựng kế hoạch,chương trình công tác nhưng không họp kiểm điểm,đề ra nhiệm vụ ,phương hướng mới,thì chỉ mới đếm chứ chưa đo được hiệu quả đạt được một cách cụ thể(bằng những con số biết nói),đây là thước đo phẩm chất,năng lực của từng thành viên thông qua kiểm tra,xử lý,kiểm điểm,đánh giá chính xác,khách quan ,trên cơ sở yêu cầu đặt ra,ngành chỉ đạo,xã hội đòi hỏi,cộng đồng quan tâm.Tình trạng này những năm l990 chưa làm tốt.Mỗi lần họp chuyên môn,HĐNT,thường thì nhân viên HCQT xin nghỉ họp,do không có nội dung liên quan đến công việc,thậm chí xem nhẹ đến việc họp,chỉ có hình thức,chưa quan tâm chú ý gì,đồng nghĩa với việc nhận thức ,tư tưởng không tốt,chủ trương chỉ đạo mới của ngành không thông suốt,vận dụng thực hiện có lúc,có nơi trái quy định ,kém hiệu quả

Nhận thức được họp đi đôi với hành ,phải có nội dung công việc cụ thể,chỉ đạo giải quyết căn cơ các hoạt động (nếu không chuẩn bị được nội dung không tiến hành họp).Nhà trường đã thực hiện việc họp tổ HCQT như đối với tổ khối(mỗi tuần l lần),do

HT chủ toạ và tổ trưởng sẽ nắm bắt,báo cáo công việc chung của tổ.Từng thành viên nêu công việc đã làm ,định hướng công việc tuần sau,đánh giá kết quả được,chưa được,nguyên nhân,nhà trường cho ý kiến thực hiện,giải quyết,bổ sung những nội dung

cần thiết cho từng cá nhân phụ trách.Từ đó mỗi cá nhân xây dựng hoàn chỉnh lịch công tác tuần ,tháng ,các chỉ tiêu ,biện pháp cụ thể,bắt tay vào việc,phối hợp chặt chẽ cùng hoàn thành công việc đúng nội dung ,thời gian quy định

Song,để tăng cường các biện pháp tác động ,hiệu quả cao hơn ,với tư thế chủ động không để bị động Nhà trường quy định rõ,chi tiết từng loại thông tin ,báo cáo,thời gian,người thực hiện(niêm yết công khai).Từ đó HT nhà trường tổng hợp,kiểm tra số liệu thuận lợi,dễ dàng ,đảm bảo thông tin báo cáo cho ngành đúng quy định Bảng nhắc việc cũng có tác dụng tích cực,không tốn nhiều công sức ,thời gian cũng đẩy mạnh được hiệu quả ,tuân thủ nghiêm túc các quy định của nhà trường ,tự thân từng cá nhân nắm bắt và xử

lý nhanh nhạy,nhẹ nhàng

Kết quả của việc họp tổ định kỳ đã thể hiện khá rõ,không một cá nhân nào vắng mặt,thể hiện được trách nhiệm khi trao đổi,tranh luận ,lắng nghe đóng góp ý kiến ,hoàn thành công việc đúng thời hạn,những công việc phức tạp đã đề xuất với BGH trường chỉ đạo,giải quyết kịp thời,đáp ứng được các yêu cầu,quy định của nhà trường

-Tham khảo ý kiến của đội ngũ:

Muốn biết chức năng phục vụ hoạt động giảng dạyvà giáo dục,các hoạt động khác tốt hay không ,quy định nghĩa vụ của CBCC,phong cách lề lối làm việc,ý thức kỷ luật, CBQT nhà trường cần tìm hiểu ,tham khảo đội ngũ CB,GV(Nhất là GVDL) Ở đây, chúng ta bắt gặp sự đồng thuận ,nhưng cũng phát hiện được vấn đề cần bổ sung ,góp ý đối với CB,NV hành chính ,quản trị,bằng những việc làm cụ thể,kết quả thực hiện,sự phối hợp công tác , Từ đó khắc phục dần những thói quen,biểu hiện trong phong cách làm việc,tính nhàn rỗi,thảnh thơi của nhân viên thuộc quyền Thời gian trước đây hai bộ phận

này chưa mang tính thống nhất cao,giải quyết công việc theo cách riêng hoặc trông chờ sự can thiệp của BGH nhà trường Bằng những chỉ đạo của nhà trường trong các phiên họp chung ,đã thông được tư tưởng độc lập(việc ai nấy biết),nhưng đây là công việc khá nhạy cảm,nên phía nhà trường cần xem xét,quyết đoán với phương châm:Hướng dẫn,chỉ ra cách làm ,làm rõ trách nhiệm chính của mỗi người để nâng cao ý thức trách nhiệm.Tất cả

vì công việc chung của đơn vị

Ví dụ: Các hoạt động chủ điểm ,NGLL,giáo dục đạo đức cho học sinh ,tạo điều

kiện vui chơi ,giải trí lành mạnh ,rèn luyện kỹ năng cho Đội viên, Có liên quan hàng ngày đến GVDL nên cần phải kiểm tra theo dõi,tập hợp ý kiến để TPT Đội điều chỉnh ,uốn nắn nhằm phát huy hiệu quả

.Việc thông tin,chỉ đạo(thông qua công văn),nếu văn thư không chuyển đúng người ,đúng chuyên môn theo ý kiến của HT kịp thời,thì công việc xử lý hạn chế ,không đạt được,

CBTV có trách nhiệm trong hướng dẫn,tham gia vào phong trào tự làm ĐDDH của giáo viên(Kể cả dự thi),cũng cần được trường quan tâm có ý kiến

Kế toán: Nếu không giải quyết đúng ,đủ, kịp thời về chế độ ,chính sách cho đội ngũ sẽ tạo ra sự mất đoàn kết,không an tâm,khiếu kiện trong tập thể ,mất kỷ cương nền nếp

CT XMC-PC: Cập nhật số liệu,tham gia PCGD/TH ở cộng đồng cũng thực hiện vai trò phối hợp chặt chẽ,thường xuyên với GVDL

Có hiểu được thấu đáo quan hệ công việc giữa nhân viên tổ HCQT với CB,GVDL(Và ngược lại),mới đem lại một kết quả thật sự,xây dựng mối đoàn kết ,nhất trí,tạo sự công bằng về nghĩa vụ,quyền lợi của tất cả mọi thành viên trong nhà trường ,là động lực thúc đẩy sự phấn đấu vươn lên,tự trao dồi,bồi dưỡng để ngày càng hoàn thiện

-Tăng cường các điều kiện phục vụ:

Từ những năm trước đây điều kiện CSVC,trang thiết bị không đủ đáp ứng yêu cầu công tác,làm việc cho các thành viên trong tổ,dẫn đến giải quyết chậm trễ công việc,quản

lý giờ giấc,quỹ thời gian làm việc rất khó khăn,quản lý lưu trữ hồ sơ chưa khoa học ,ngăn nắp, Hằng năm nhà trường quan tâm đầu tư đúng mức về điều kiện làm việc cho tổ,nên

đã khắc phục dần những tồn tại như nêu trên.Hiện nay các điều kiện phục vụ cơ bản đáp ứng nhu cầu công việc,giúp cho mỗi thành viên trong tổ tự tin,không trông chờ ỷ lại,chịu trách nhiệm toàn bộ hồ sơ,tài liệu có liên quan đến cá nhân phụ trách,tiến hành xử lý thông tin,việc nâng cao khả năng nghiên cứu,vận dụng một cách thường xuyên,liên tục đáp ứng được yêu cầu đặt ra,thời gian hoàn thành

Lề lối,phong cách làm việc chuyển biến rất rõ nét,tạo được sự tin tưởng trong đội ngũ CB,GV,học sinh của nhà trường

-Công tác kiểm tra đột xuất:

Kiểm tra chuyên đề,kiểm tra toàn diện(như GVDL) ,từ phân công nhiệm vụ rất cụ thể qua từng năm học,đối với từng thành viên trong nhà trường Trước đây việc phân công chưa rõ,còn chồng chéo do thiếu biên chế,thiếu điều kiện phục vụ.Nhà trường tiến hành kiểm tra thường xuyên về chuyên đề khi thấy cần thiết và kiểm tra toàn diện các