chuyên đề về Mail Merge-One Drive

- Xuất phát từ thực tiễn giảng dạy tại trường THPT Phước Bửu tôi thấy rằng kĩ năng thực hành của học sinh còn hạn chế của hạn chế, do điều kiện cơ sở vật chất còn hạn chế các em chưa đượ

A MỞ ĐẦU

I Lí do chọn đề tài

- Sự phát triển mạnh mẽ như vũ bão của tin học làm cho xã hội có nhiều nhận thức mới về cách tổ chức các hoạt động Nhiều quốc gia trên thế giới ý thức được tầm quan trọng của tin học và có những đầu tư lớn cho lĩnh vực này, đặc biệt trong giáo dục nâng cao dân trí

về tin học và đào tạo nguồn nhân lực có chất lượng cao Người Việt Nam có nhiều tố chất thích hợp với ngành khoa học này, vì thế chúng ta hi vọng có thể sớm hoà nhập với khu vực và trên thế giới

- Xuất phát từ thực tiễn giảng dạy tại trường THPT Phước Bửu tôi thấy rằng kĩ năng thực hành của học sinh còn hạn chế của hạn chế, do điều kiện cơ sở vật chất còn hạn chế các em chưa được tiếp cận những kiến thức mới, một phần tiết học lí thuyết và thực hành tách biệt nhau nhất là các môn học phần lớn là thực hành như MS Word, Excel

- Thông qua môn học, học sinh có thể phát hiện và phát triển năng khiếu của bản thân, từ đó giúp định hướng tương lai, góp phần hình thành kĩ năng, kĩ xảo cho học sinh Chính vì vậy, việc giảng dạy giúp học sinh nắm vững các nội dung bài học và vận dụng tốt vào thực tế cuộc sống để tiếp cận và ứng công nghệ thông tin là điều rất cần

thiết Đó là lí do tôi chọn mở chuyên đề: “Phương pháp dạy học ly thuyết kết hợp thực hành môn tin học ở học sinh THPT”.

II Mục đích nghiên cứu

- Đề tài “Phương pháp dạy học ly thuyết kết hợp thực hành môn tin học ở học sinh THPT” nhằm giúp học sinh rèn luyện

những kĩ năng thực hành các quy trình công nghệ cơ bản trong môn tin học ở cấp học THPT, kích thích hứng thú học tập ở các em đối với

bộ môn này nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả dạy học của bộ môn

III Cơ sớ ly luận

- Trong giảng dạy môn tin học cần phải đổi mới cách dạy, cách học sao cho học sinh tăng hứng thú, học tập thoải mái hơn, tiếp thu dễ đồng thời các em nắm chắc được kiến thức trọng tâm ngay tại lớp,

vận dụng tốt vào thực tế Do đó, để phát huy tính tích cực, sáng tạo của học sinh trong học tập rèn luyện các kĩ năng thực hành theo quy trình công nghệ thì vai trò phương pháp dạy học là rất quan trọng Trong đó hai phương pháp được xem là có hiệu quả trong rèn luyện

kĩ năng thực hành cho học sinh là phương pháp trực quan và phương pháp thực hành

V Đối tượng nghiên cứu.

- Học sinh khối 11 tại trường THPT PHƯỚC BỬU

- Sử dụng máy tính để soạn thảo văn bản

VI Phương pháp nghiên cứu

- Kết hợp thực tiễn giáo dục ở trường THPT Phước Bửu

- Có tham khảo các tài liệu về Microsort Word trên mạng Internet và sách tham khảo

IV Giới hạn của chuyên đề:

- Một số chức năng thực hiện nhanh chóng trong MS Word

V Phương pháp nghiên cứu.

- Sử dụng phối hợp các phương pháp nghiên cứu sau:

+ Phương pháp trực quan

+ Phương pháp lý thuyết kết hợp thực hành

NỘI DUNG

1 Phương pháp trực quan

1.1 Định nghĩa

- Phương pháp trực quan là phương pháp mà trong đó giáo viên trình bày những thao tác mẫu trên máy chủ hoặc trên máy chiếu để học sinh trực tiếp quan sát nhằm rõ ràng và thực tế hoặc các thao tác thuộc kĩ năng, kĩ xảo nghề nghiệp

1.2 Ưu và nhược điểm:

- Phương pháp dạy học trực quan có nhiều ưu điểm như:

+ Rèn luyện cho học sinh óc quan sát, học sinh tiếp thu một cách chính xác

+ Phát triển năng lực quan sát, tăng cường sự chú ý từ đó giúp học sinh phát triển trí nhớ và kích thích học tập

+ Làm cơ sở để rèn luyện tay nghề, kĩ năng, kĩ xảo

- Một số nhược điểm:

+ Đòi hỏi phải có đầy đủ đồ dùng dạy học phù hợp với nội dung bài học

+ Đòi hỏi giáo viên phải quản lí tốt để ồn định lớp

2 Phương pháp dạy ly thuyết kết hợp thực hành

2.1 Định nghĩa:

- Phương pháp dạy lý thuyết kết hợp thực hành là phương pháp dạy học mà trong đó học sinh vừa được tiếp thu lý thuyết vừa quan sát

và thực hiện lại các nội dung dưới sự hướng dẫn của giáo viên nhằm giúp học sinh rèn luyện kĩ năng, kĩ xảo

2.2 Ưu và nhược điểm:

- Một số ưu điểm nổi bật của phương pháp dạy thực hành:

+ Rèn luyện kĩ năng, kĩ xảo và hình thành thói quen lao động + Phát huy được năng lực quan sát

+ Giúp học sinh nắm vững được nội dung bài học tạo hứng thú cho việc học

3 Các biện pháp đã tiến hành để giải quyết vấn đề ra trong giờ học.

a Định hướng tổ chức dạy học:

- Xác định mục tiêu bài học theo chuẩn kiến thức kĩ năng của bài học,

từ đó làm cơ sở định hướng cho việc soạn giảng đạt mục tiêu đề ra + Cách viết mục tiêu này dựa vào chuẩn kiến thức kĩ năng của từng bài học, ngoài ra phải định rõ mức độ tiếp thu kiến thức và hoàn thành công việc của học sinh làm căn cứ để đánh giá chất lượng, hiệu quả bài học vì vậy mội một yêu cầu “đầu ra” của bài học nên được diễn tả bằng động từ hành động, có thể quan sát, đánh giá được

b Chuẩn bị dạy học:

+ Lựa chọn phương án lý thuyết kết hợp thực hành (thực hành cá nhân hay thực hành nhóm), từ đó giáo viên chuẩn bị kĩ và thao tác chuẩn

+ Chuẩn bị phòng máy và phương tiện dạy học chu đáo thu hút hứng thú học tập của các em, tạo điều kiện tốt để các em nắm vững nội dung bài học ngay tại lớp

+ Nghiên cứu kĩ quy trình thực hiện, thực hiện trước các thao tác

để lường trước những khó khăn hay những tình huống có thể xảy ra

+ Kiểm tra dụng cụ, máy móc để tổ chức dạy lý thuyết và thực hành (phòng học, phòng thực hành)

c Tiến hành hoạt động

- Nêu mục đích yêu cầu bài thực hành và cấu trúc bài dạy

+ Nêu quy trình thực hành, yêu cầu học sinh nắm vững các bước thực hành, biết cách sử dụng máy tính

+ Giáo viên phân nhóm cụ thể và giao công việc cho từng nhóm + Giới thiệu sản phẩm hoàn chỉnh để học sinh có định hướng khi thực hành

+ Giáo viên mời các nhóm đã được phân việc lên báo báo

+ Mời các nhóm có chung nội dung lên nhận xét

+ Yêu cầu học sinh làm thực hành trong khoảng thời gian quy định + Giáo viên theo dõi uốn nắn kịp thời các thao tác sai của học sinh, hình thành cho học sinh tác phong công nghiệp, làm việc theo đúng quy trình kĩ thuật

• Lưu ý các lỗi thường gặp phải khi thực hiện quy trình kĩ thuật, nhắc nhở học sinh về an toàn lao động, giữ vệ sinh khi làm thực hành

- Giáo viên phải bao quát lớp, nắm được năng lực của từng học sinh

- Đối với học sinh trung bình, yếu, không có năng khiếu, thiếu kiên nhẫn: kịp thời giúp đỡ các em, tạo niềm học tập ở các em Với đối tượng học sinh này chỉ cần hướng dẫn các em hoàn thành sản phẩm đạt yêu cầu Để làm được điều đó đòi hỏi giáo viên phải nhiệt tình, tận tâm với nghề Nếu thời gian lên lớp không đủ để hướng dẫn các

em hoàn thành sản phẩm giáo viên có thể phụ đạo thêm Khi học sinh làm được sản phẩm sẽ có niềm tin vào năng lực của mình kèm theo lời động viên của giáo viên các em sẽ có thái độ học tập tốt hơn đối với bộ môn này

- Đối với học sinh khá, giỏi: nhóm học sinh này tiếp thu bài nhanh chóng, chỉ cần quan sát thao tác mẫu của giáo viên có thể làm được sản phẩm Giáo viên cần động viên, khuyến khích các em làm tốt hơn nữa để phát triển năng khiếu, yêu cầu sản phẩm đúng kĩ thuật, đẹp mắt Qua đây các em có thể định hướng được nghề nghiệp trong tương lai

- Thu dọn các dụng cụ, máy móc

- Yêu cầu học sinh nhận xét chéo các sản phẩm

+ GV nhận xét các sản phẩm của học sinh, hướng dẫn thêm học sinh chưa hoàn thiện sản phẩm cần cố gắng, tuyên dương học sinh thực hành tốt

4 Kiến thức xây dựng chuyên đề

IV.1 Chức năng Merge Mail

a Khái niệm:

- Mail Merge (Trộn thư) là một trong những chức năng có sẵn hữu dụng nhất của Word 20 Mail Merge thường được dùng để trộn một nội dung soạn thảo với một cơ sở dữ liệu các thông tin thay đổi bằng việc kết hợp giữa Word và Excel

− Để có thể thực hiện quá trình trộn thư chúng ta cần phải có 02 file tài liệu sau:

+ Văn bản gốc (File Word): Nội dung văn bản đã được soạn thảo

sẵn và bỏ trống các thông tin cần điền khác biệt giữa các cá nhân, đơn vị được gửi Ví dụ: Giấy khen, thư mời, thư cảm ơn, giấy báo trúng tuyển, không trúng tuyển, thư mời phỏng vấn, thư báo thầu….bỏ trống tên người nhận, đơn vị nhận, địa chỉ, điện thoại, ngày tháng năm sinh…

+ Dữ liệu gốc (File Excel): Bộ cơ sở thông tin dữ liệu cho mỗi cá

nhân, mỗi đơn vị để điền vào các ô trống trong văn bản đã được soạn sẵn

b Quy trình trộn thư (mail merge) bao gồm 4 bước cơ bản sau:

Bước 1:

 Mở file word gốc

 Chọn Mailings→Start Mail Merge →Start Mail Merge → Letters

Bước 2: Lựa chọn dữ liệu kết nối

− Lựa chọn nút Select Recipients Sau đó chọn 1 trong các lựa chọn sau:

 Type a new list: Lựa chọn này cho phép người sử dụng nhập thông tin bằng tay

 Use Existing List (Gợi ý nên dùng nút này): Lựa chọn này cho phép người sử dụng lựa chọn 1 tệp file dữ liệu sẵn có các thông tin cần sử dụng

 Lựa chọn nút Edit Recipients

 Cửa sổ Mail Merge Recipients xuất hiện

Hình danh sách thưởng

− Tùy chỉnh danh sách người nhận nếu cần thiết

 Checkboxs: Những cá nhân được tích ở trong hộp checkboxs là những người sẽ được gửi ở trong trộn thư (mail merge) Nếu bạn không muốn gửi cho một cá nhân nào trong danh sách bỏ nút tích ở trong checkboxs

 Sort (Sắp xếp): Nhấp chuột vào tùy chọn sắp xếp để sắp xếp người nhận theo thứ tự như mong muốn ví dụ theo thứ tự A,B,C của tên hoặc ngày tháng năm sinh…

 Filter (Lọc): Nhấp chuột vào Filter để truy cập vào hộp thoại bộ lọc và lựa chọn cột lọc theo mong muốn

 Find Duplicates (Tìm trùng lắp): Nhấp chuột vào Find Duplicates,

một hộp thoại sẽ mở ra với danh sách cá nhân xuất hiện nhiều hơn 1 lần Bạn có thể bỏ cá nhân bị trùng để tránh gửi lặp thông tin

 Find Recipient: Tùy chọn này cho phép bạn tìm thông tin của một

cá nhân cụ thể một cách dễ dàng

 Validate Addressees (Xác nhận địa chỉ): Tùy chọn này chỉ áp dụng cho các máy tính có cài đặt phần mềm xác nhận địa chỉ tồn tại (Các máy tính của Việt Nam hiện chưa cài đặt phần mềm này)

Bước 3: Chèn dữ liệu vào văn bản

− Chọn Mailings→Insert Merge Fields sau đó chọn dữ liệu cần chèn vào văn bản

Bước 4: Hoàn thiện quá trình trộn thư (mail merge)

− Sau khi xem lại văn bản được hợp nhất, nếu dữ liệu được chèn vào văn bản chính xác thì quá trình trộn thư được xem là đã hoàn tất

− Click vào nút Finish and Merge chọn:

 Edit Individual Documents: Lựa chọn này sẽ tạo ra một văn bản mới với đầy đủ thông tin của văn bản vửa được hợp nhất hay nói đơn giản hơn là tạo ra 1 bản copy của văn bản vừa được tạo

 Print Documents: Hộp thoại in được mở ra cho phép bạn lựa chọn in tất cả, từ trang nào đến trang nào hoặc trang hiện tại

 Send E-mail Messages: Hộp thoại trộn email được mở ra cho phép bạn gửi email merge tới các địa chỉ email bạn muốn Lưu ý: Chỉ áp dụng chức năng này cho việc gửi email

4.2 Cách lưu trữ và truy cập dữ liệu trên OneDrive

a Khái niệm

OneDrive là một dịch vụ lưu trữ đám mây của Microsoft, các bạn có thể sử dụng OneDrive để lưu trữ các file, folders, ảnh, video… trực tuyến thay vì lưu trữ trên máy tính Các bạn có thể

dễ dàng truy cập và chia sẻ dữ liệu được lưu trữ trên OneDrive

ở thiết bị bất kỳ nào như điện thoại, máy tính bảng, máy tính

b Lợi ích của việc sử dụng OneDrive

− Miễn phí và dung lượng lớn

 Đây là một trong những lí do quan trọng đối với những người đang băn khoăn chọn dịch vụ lưu trữ đám mây ở hiện tại Google Drive, DropBox, iCloud,… đều miễn phí cho tất cả mọi người ở một mức dung lượng lưu trữ nhất định Đối với OneDrive bạn sẽ có 15GB miễn phí mặc định ban đầu và thông qua các chương trình khuyến mãi bạn có thể nhận thêm từ 5 đến 15GB miễn phí mà không cần tốn thêm chi phí nào

 Tuy nhiên nếu bạn cần nhiều hơn thế nữa, thì OneDrive vẫn có nhiều ưu đãi dành cho bạn với những gói nhỏ và lớn khác nhau cùng đó là hổ trợ phần mềm

để bạn có thể sử dụng OneDrive một cách thuận tiện dễ dàng nhất

− Sử dụng trên mọi thiết bị

 Đây là một trong những ưu điểm tuyệt vời nhất của các dịch vụ đám mây nói chung và OneDrive nói riêng, bạn có thể mang tất cả các file của mình đi đến mọi nơi mà không cần phải đắn

đo điều gì trừ việc không có kết nối Internet Mặt khác, ngay khi bạn đồng bộ lên Drive từ máy tính thì đã có thể tải về trên điện thoại hoặc máy tính bản, không cần thông qua các ổ cắm hay các thiết bị gắn ngoài nào cả.

− Tính bảo mật cao

Khi truy cập vào bất kỳ dữ liệu nào trên máy tính chúng ta cần phải có tài khoản Microsoft

4 3 Dịch văn bản

1 Cách bước thực hiện

Bước 1: Chọn phần văn bản cần dịch

Bước 2: Chọn Tab Review  Translate Translate Select Text

Bước 3: Trong hộp thoại Reseach chọn ngôn ngữ cần dịch trong ô From và chọn ngôn ngữ muốn dịch sang trong ô To

Bước 4: Nhấn nút Insert đề chèn vào văn bản

2 Đọc văn bản

Chọn nút Speak trên Access Toolbar

4 Những bài học kinh nghiệm

Chuẩn bị đầy đủ đồ dùng dạy học sẵn có hoặc tự làm phục vụ cho tiết dạy Thao tác mẫu phải đảm bảo thành công tạo niềm tin nơi học sinh, kích thích hứng thú học tập ở các em Thao tác phải chính xác, thời gian diễn trình phải phù hợp với kế hoạch, hạn chế thời gian chết, dành nhiều thời gian cho học sinh thực hành

- Quan tâm các đối tượng học sinh để có thể phát hiện phát triển năng khiếu đối với học sinh giỏi hoặc phụ đạo học sinh yếu trong giờ học

IV Kết luận:

Qua thời gian áp dụng các giải pháp rèn luyện kĩ năng vào giảng dạy

đã đem lại hiệu quả tích cực, giúp giáo viên thể hiện tốt hơn vai trò tổ chức lớp học để tin học không còn là môn học lí thuyết từu tượng nhàm chán đối với học sinh, giảm được tỉ lệ học sinh yếu

Trong thời gian sắp tới, tôi tiếp tục vận dụng và phát huy hơn nữa hiệu quả của các giải pháp rèn luyện kĩ năng cho học sinh trong các giờ thực hành để nâng cao chất lượng bộ môn nói riêng và chất lượng giáo dục nói chung

Chuyên đề: Một số chức năng trong Microsoft Word 2013

I Mục đích, yêu cầu:

1 Kiến thức:

 Học sinh hiểu được khái niệm của Merge Mail và Style

 Nắm được thao tác Merge Mail và cách lưu và truy cập dữ liệu trên Onedrive

 Biết cách thực hành để áp dụng vào bài tâp cụ thể

2 Kỹ năng:

 Hình thành kỹ năng thực hiện đúng các thao tác chuẩn, mang tính chuyên nghiệp cao, định dạng văn bản nhanh, rõ, hợp lý

3 Thái độ:

 Rèn luyện đức tính cẩn thận, ham học hỏi

II Chuẩn bị:

1 Giáo viên: máy tính, máy chiếu, giáo án

2 Học sinh: máy tính, bài thuyết trình

III Phương pháp - phương tiện dạy học:

 Phương pháp: thuyết trình – vấn đáp

 Phương tiện: máy chiếu, máy tính

IV

Nội dung dạy – học:

1 Ổn định lớp: Một số nhắc nhở

2 Vào bài:

- GV: MS là phần mềm chuyên soạn thảo văn bản, nó cung cấp cho chúng ta các ứng

dụng các công cụ để hỗ trợ cho chúng ta trong quá trình soạn thảo văn bản,định dạng văn bản và một số công việc khác Trong thực tế có một số công việc nếu chúng ta không sử dụng các tính năng của Ms Word mà chúng ta thực hiện bằng thủ công thì công viêc đó giải quyết rất mất thời gian và dễ dẫn đến sai sót

- Gv: Đưa ra ví dụ về công việc in ra giấy khen thưởng cuối học kì với số lượng lớn nếu thực hiện thủ công công việc này thì rất mất thời gian

- Gv: giới thiệu tính năng Mail Merge

I Chức năng Mail Merge

1 Mail Merge là gì?

Mail Merge (Trộn thư) là một trong

những chức năng có sẵn hữu dụng

nhất của Word Mail Merge thường

được dùng để trộn một nội dung soạn

thảo với một cơ sở dữ liệu các thông

tin thay đổi bằng việc kết hợp giữa

Word và Excel

2 Để thực hiện trộn thư ta cần có

điều gì?

Văn bản gốc (File Word): Nội dung

văn bản đã được soạn thảo sẵn và bỏ

trống các thông tin cần điền Ví dụ: Giấy

khen, thư mời, thư cảm ơn, giấy báo

trúng tuyển, không trúng tuyển, thư mời

phỏng vấn, thư báo thầu….bỏ trống tên

người nhận, đơn vị nhận, địa chỉ, điện

thoại, ngày tháng năm sinh…

Dữ liệu gốc (File Excel) : Bộ cơ sở

thông tin dữ liệu cho mỗi cá nhân, mỗi

đơn vị để điền vào các ô trống trong văn

bản đã được soạn sẵn

3 Các bước thực hiện

Bước 1: Mở tệp văn bản dùng đề trộn thư

đã soạn thào sẳn

Bước 2: Chọn nội dung đề trộn

chọn Tab Mailing  Start Mail Merge 

Letters

Bước 3: chọn Select Recipients  Use an

Existing List

Bước 4: Chèn từng Field vào văn bản

Chọn Insert Merge Field  chọn têp excel

Gv: Mail Merge là gi? (Mời nhóm 1) Hs: Trả lời

Gv: Mời nhóm khác nhận xét Gv: Giải thích

Gv: Đề thực hiện trộn thư chúng ta cần có những điều gì? (Mời nhóm 2)

Hs: Trả lời Gv: Giải thích

Gv: cho hs giải quyết yêu cầu tạo

ra số lượng giấy khen tương ứng với số hs trong tệp

danhsachhocsinh Gv: Giáo viên mời nhóm 3 lên thực hiện

Hs: Quan sát Gv: Mời nhóm khác nhận xét