Giáo trình MS powerpoint lê thị nguyên an

Các tính năng chung Tạo thêm các màn trình diễn  Các cách hiển thị của PowerPoint  Xóa Slide  Di chuyển slide  Áp dụng các mẫu thiết kế sẵn Design Template  Thiết kế phông nền Back

Lê Thị Nguyên An Khoa Toán Tin

Nội dung

 Bài 1 Tổng quan về MS PowerPoint

 Bài 2 Bắt đầu phiên trình diễn (Presentation)

 Bài 3 Các tính năng chung

 Bài 4 Làm việc với văn bản

 Bài 5 Làm việc với đồ họa

 Bài 6 Các thao tác với phiên trình diễn

1 Tổng quan về MS PowerPoint

 Giới thiệu

 Qui trình để tạo và sử dụng một tập tin trình diễn

 Khởi động PowerPoint

 Tập tin MS PowerPoint thường được lưu trữ với phần

mở rộng là *.PPT

Qui trình để tạo và sử dụng một tập tin trình diễn

 Xác định rõ các nội dung sẽ trình bày;

 Định ra cấu trúc tập tin trình diễn gồm các yếu tố:

 bố cục của các slide,

 màu nền (Background),

 font chữ, ;

 xây dựng slide chủ master;

 Thiết kế nội dung trình bày cho mỗi Slide;

 Trình chiếu phiên trình diễn và hiệu chỉnh.

 Ngoài ra còn có vùng soạn thảo slide:

 nơi tiến hành thiết kế nội dung cho màn diễn hiện hành,

 view hiển thị danh sách các slide để quản lý các slide,

 vùng ghi chú: nơi để nhập vào những dòng chú thích cho slide

2 Bắt đầu phiên trình diễn (Presentation)

 Tạo phiên trình diễn từ bố cục trống rỗng (Scratch)

 Mở các tập tin trình diễn đang tồn tại trên đĩa

 Tạo phiên trình diễn từ một mẫu thiết kế có sẵn

(Design Template)

Tạo phiên trình diễn từ bố cục trống rỗng (Scratch)

Để bắt đầu một phiên trình diễn từ bố cục trống rỗng theo các bước sau:

 - Khởi động PowerPoint

 - Xuất hiện hộp thoại PowerPoint

 - Click chọn nút Blank presentation.

 - Click OK.

Phiên trình diễn mới hiện ra Chọn bố cục trình bày (Layout) cho slide rồi click OK.

Mở các tập tin trình diễn đang tồn tại trên đĩa

Để mở một tập tin trình diễn đang có trên đĩa, bạn theo các bước sau:

 - Khởi động PowerPoint

 - Hộp thoại PowerPoint xuất hiện

 - Click chọn nút Open an existing presentation

Nếu tập tin trình diễn được liệt kê trong hộp danh sách thì D-Click tập tin đó để mở Nếu không thấy thì có thể chọn More Files… rồi click OK

 - Hộp thoại Open xuất hiện, chọn tập tin cần mở rồi click Open

Tạo phiên trình diễn từ một mẫu

thiết kế có sẵn (Design Template)

Để bắt đầu phiên trình diễn sử dụng mẫu thiết kế sẵn, theo các bước sau:

 - Mở trình PowerPoint.

 - Hộp thoại PowerPoint xuất hiện.

 - Click nút Design Template

 - Click OK.

 - Hộp thoại New presentation xuất hiện.

Bạn click lên tên các tập tin để xem trước mẫu thiết kế hiển thị dáng vẻ

ra sao trong cửa sổ Preview Bạn có thể xem dưới mục Presentations, Presentation Designs cũng như mục Design Templates.

D-Click tên tập tin mẫu cần dùng, và phiên trình diễn sẽ mở ra đúng theo mẫu bạn đã chọn.

3 Các tính năng chung

 Tạo thêm các màn trình diễn

 Các cách hiển thị của PowerPoint

 Xóa Slide

 Di chuyển slide

 Áp dụng các mẫu thiết kế sẵn (Design Template)

 Thiết kế phông nền (Background)

 Màu sắc cho các thành phần trên Slide (Color

Scheme)

 Thiết lập các Master cho phiên trình diễn

 Tạo Design Template

Tạo thêm các màn trình diễn

 Trong khi làm việc với phiên trình diễn, thường cần phải thêm vào các slide mới, để thêm một slide mới tiến hành như sau:

 Khi đang ở chế độ hiển thị Normal hay Slide, click biểu tượng New Slide trên thanh công cụ chuẩn (Standard Toolbar), hoặc

 Vào menu Insert chọn mục New Slide (hoặc nhấn phím Ctrl + M) Cũng có thể click lên nút mũi tên xổ xuống trong trong biểu tượng Common Task trên thanh công cụ định dạng (Formatting toolbar) và chọn New Slide.vv

 - Hộp thoại Slide Layout (bố cục màn diễn) xuất hiện.

 - Chọn bố cục (Layout) thích hợp nhất với slide bạn đang thêm.

 - Click OK.

 - Slide mới của bạn (có bố cục đã chọn) sẽ được thêm vào phiên trình diễn.

Các cách hiển thị của PowerPoint

Xóa Slide

 Có nhiều cách để xóa slide Nếu muốn xóa một slide đang trong chế độ hiển thị Normal hoặc Slide, hãy theo các

bước sau đây:

 - Với slide đang mở, hãy vào menu Edit chọn Delete Slide.

 - Nếu bạn có vài slide cần xóa, thì tốt hơn là nên xóa trong

chế độ hiển thị Slide Sorter View hãy chuyển sang làm việc trong chế độ hiển thị Slide Sorter View và theo các bước

sau:

 + Click slide muốn xóa, nhấn giữ phím Shift đồng thời

click slide cuối (nếu cần chọn các slide không liên tục nhau thì cần nhấn giữ phím Ctrl đồng thời click slide đó).

 + Nhấn phím Delete hoặc phím Backspace để xóa các

slide đã chọn

Di chuyển slide

 Để thực hiện tốt việc này, nên chuyển sang chế độ

hiển thị Slide Sorter View và theo cách sau:

 Click slide muốn di chuyển,

 Nhấn giữ phím chuột trong khi kéo slide đến vị trí đã định

 Sẽ thấy một thanh dọc(Vertical bar) khi đang Drag (kéo) slide

 Khi thanh dọc ở trước vị trí slide nơi mà muốn slide đang di chuyển đến đó thì thả nút chuột ra

Áp dụng các mẫu thiết kế sẵn

(Design Template)

 Nếu đang làm việc trên phiên trình diễn, bất kỳ lúc nào có

ý định áp dụng một mẫu thiết kế sẵn hoặc thay đổi mẫu hiện đang dùng thì theo các bước sau đây:

 - Trong chế độ hiển thị Normal View hoặc Slide View,

Right click Slide cần làm việc

 - Click chọn Apply Design Template (Cũng có thể

click lên mũi tên xổ xuống common tasks và chọn

Apply Design Template), hoặc Slide Design.

 - Click tên tập tin mẫu thiết kế sẵn muốn sử dụng rồi

click nút Apply.

 - Thiết kế mới sẽ được áp dụng

Thiết kế phông nền (Background)

 Để thiết kế phông nền riêng, hãy theo các bước sau đây:

 - Mở trình PowerPoint và chọn mục Blank

Presentation - Right click slide và chọn Background

hoặc vào menu Format chọn Background.

 - Hộp thoại Background xuất hiện.

 - Theo tập các hướng dẫn để gắn cho kiểu phông nền muốn thêm:

Màu sắc (Color)

 - Click mũi tên xổ xuống trong khung Background fill rồi

chọn một trong các màu trong danh sách liệt kê, hoặc

click mục More color và chọn màu ưa thích.

 - Click OK.

 - Click nút Apply để áp dụng cho màu nền màn diễn hiện hành, hoặc nút Apply to All để áp dụng màu nền đã chọn

cho tất cả các màn diễn trong phiên trình diễn.

 - Màu sắc mới sẽ được thêm vào.

Hiệu ứng màu (Gradient)

 - Click lên mũi tên xổ xuống trong khung Background fill rồi chọn mục Fill Effects (Các hiệu ứng tô màu)

 - Chọn ngăn Gradient

 - Có thể chọn mục One color, Two colors hoặc Preset Preset

ở đây mang nghĩa là các hiệu ứng màu đã được tạo sẵn trước

để có thể chọn từ tập hợp đó Nếu chọn Two Colors, click lên

các nút mũi tên xổ xuống để chọn lựa màu.

 - Click chọn một trong các nút đài trong khung Shading Styles.

 - Dưới khung Variants (các biến thể), click chọn mẫu thiết kế

tùy thích.

 - Click OK.

 - Click nút Apply để áp dụng cho màn diễn hiện hành, hoặc nút

Apply to All để áp dụng cho tất cả các màn diễn có trong phiên

trình diễn.

 - Hiệu ứng màu mới sẽ được thêm vào.

Kết cấu (Texture)

 - Click nút có mũi tên xổ xuống trong khung Background

fill rồi chọn mục Fill Effects.

 - Click chọn ngăn Texture

 - Click một trong các kết cấu thiết kế sẵn được liệt kê

trong danh sách Texture Nếu muốn dùng một kết cấu riêng của từ một tập tin có trên đĩa thì click nút Other

Texture và tìm kiếm tập tin cần dùng.

 - Click nút OK.

 - Click nút Apply để áp dụng cho màn diễn hiện hành, hoặc nút Aplly to All để áp dụng cho tất cả các màn diễn

trong phiên trình diễn

 - Kết cấu mới sẽ được thêm vào

Hình ảnh

 - Click nút mũi tên xổ xuống Trong khung

Background fill rồi chọn Fill Effects.

 - Click chọn ngăn Picture.

 - Click nút Select Picture rồi tìm chọn tập tin hình

ảnh muốn sử dụng.

 - Click nút OK.

 - Click nút Apply để áp dụng cho màn diễn hiện hành, hoặc nút Apply to All để áp dụng cho tất cả các màn

diễn trong phiên trình diễn.

 - Hình ảnh sẽ được thêm vào nền mới

Màu sắc cho các thành phần trên Slide (Color Scheme)

 Tính năng này cho phép thay đổi gam màu hiển thị thông tin

 Accent and hyperlink,

 Accent and followed hyperlink

trên (các) Slide của phiên trình diễn một cách đồng bộ Có thể chọn những gam màu sẵn có, hoặc thay đổi, hoặc tạo thêm các gam màu mới.

 Để làm việc này, hãy theo các bước sau:

Bước 1:

 Mở Slide cần thiết lập trên cửa sổ thiết kế

 Vào menu Format  Slide Color Schemes…(hoặc

Format  Slide Design… Color Schemes  Edit Color Schemes…),

 Hộp thoại Edit Corlor Scheme xuất hiện.

Bước 2:

 Trang Standard hiển thị danh sách các gam màu có thể

chọn cho các Slide bằng cách click chuột

 Click Nút Preview nếu muốn xem trước gam màu sẽ áp

dụng cho các đối tượng thành phần trên (các) Slide ra sao

 Click nút Delete Scheme có nghĩa là muốn xóa đi gam màu

Change Color…), chọn màu tromg hộp màu tương ứng,

click OK để chập nhận.

Bước 3:

 Click nút Preview để xem trước hoặc Apply để thiết lập gam màu vừa chọn cho các Slide.

 Click nút Add As Standard Scheme nếu muốn thêm

gam màu vào bộ các gam màu chuẩn để có thể chọn sau (trong phiên trình diễn chỉ có tối đa 16 gam màu chuẩn).

Thiết lập các Master cho phiên trình diễn

từ đó tác động đến mỗi Slide hoặc Page trong phiên trình diễn Có các Master là:

 Nên thiết lập Master trước khi tiến hành thiết kế bất

kỳ slide nào

 Khi tạo Master trước nhất, tất cả các slide thêm vào phiên trình diễn sẽ dựa trên (kế thừa các thuộc tính) Master đó

 Tuy nhiên, nếu, thiết kế các slide trước khi thiết lập Master, một số đối tượng thành phần trên các slide có thể không thay đổi cho phù hợp Bất kỳ văn bản hoặc đối tượng nào bạn đặt trên Master sẽ hiển thị trên mọi slide trong phiên trình diễn tại ví trí đã đặt trên

 Slide Master là slide chủ cho một số slide trong phiên trình diễn

 Phiên trình diễn có một hoặc nhiều Slide Master

 Slide thông thường kế thừa các thuộc tính của Slide Master

thay đổi đồng bộ trên các slide được tạo ra dựa trên Slide Master đó

 Mỗi Template Slide chính là Slide Master

Thiết lập Slide Master

 Vào menu View, chọn Master  Slide Master, màn hình làm việc với

Slide Master xuất hiện với các thành phần như.

 Title Area For AutoLayouts: Ở đây bạn có thể thiết lập định dạng phông chữ (Font), màu sắc (Color), kích cỡ (Size),vv… cho tiêu đề của Slide.

 Object Area For AutoLayouts: Nơi có thể chứa phần lớn nội dung văn bản hiển thị trên mỗi slide Bạn có thể thiết lập định dạng cho từng cấp dấu chỉ đầu dòng (bullet).

 Date Area: Nơi bạn có thể chèn thông tin ngày giờ cho slide.

 Footer Area: Nơi bạn có thể chèn thông tin tiêu đề cuối cho slide.

 Number Area: Nơi bạn có thể chèn số thứ tự của mỗi slide

 Các mục Date, Footer, Number Area (nếu có) sẽ hiển thị trên phông nền (Background) của mỗi slide.

 Ngoài ra, cũng có thể chèn thêm các đối tượng khác vào Slide Master Khi đó, các thông tin này sẽ được hiển thị làm nền cho mỗi slide (không thể hiệu chỉnh được khi thiết kế các slide, chỉ hiệu chỉnh được trên Slide Master).

 Sau khi tạo xong Slide Master, click nút “Close Master View” trên thanh

Tạo Design Template

Để tạo một Design Template:

 Mở một phiên trình diễn trắng có một slide Sử dụng AutoLayout, Title Slide.

 Chọn View  Master  Slide Master.

 Thiết kế slide Master theo ý muốn.

 Vào menu File  Save As.

 Trong hộp “Save As Type”, chọn Design Template ( *.pot ).

 Trong hộp “File Name”, nhập tên cho Template mới.

4 Làm việc với văn bản

 Hộp văn bản (Textboxes)

 Sử dụng Slide Layout

 Định dạng văn bản

Hộp văn bản (Textboxes)

 Một cách để thêm văn bản vào màn diễn là thêm hộp chứa văn bản (Textbox), soạn thảo và định dạng văn bản theo ý định thiết kế Để thêm một Textbox, hãy theo các bước sau:

 - Click biểu tượng Textbox trên thanh công cụ vẽ

(Drawing Toolbar), hoặc vào menu Insert  Text Box.

 - Click và drag trong vùng thiết kế để tạo hộp văn bản.

 - Nhập văn bản vào textbox.

 - Click bên ngoài textbox.

 Để hiệu chỉnh văn bản click vào bên trong textbox và hiệu chỉnh

Sử dụng Slide Layout

 Sử dụng slide layout nhằm tạo sự bố trí thống nhất trên nhiều slide.

 - Click mũi tên xổ xuống từ mục Common Tasks (hoặc

Task pane trong office 2003), rồi chọn Slide layout Cũng có thể right click màn diễn và chọn Slide

layout.

 - Chọn một mẫu bố trí và áp dụng.

Định dạng văn bản

 Có 2 cách khác nhau để định dạng văn bản khi nhập vào

 Có thể sử dụng thanh trình đơn (Menu bar) hoặc

 Thanh công cụ định dạng (Formating toolbar)

Định dạng văn bản nhằm thay đổi phông chữ (Font), màu chữ (color), kiểu chữ (style), kích cỡ (zise) vv…Hãy theo các bước sau đây:

 Chọn văn bản bằng cách chọn một phần hoặc click đường viền chứa văn bản để chọn toàn bộ văn bản chứa trong đó

 Sử dụng thanh công cụ định dạng (Formatting toolbar), chọn

 Phông chữ (font),

 Kích cỡ chữ (zise), và

 Các nút biểu tượng chỉ kiểu chữ (style), căn chỉnh văn bản (alignment).

 Cũng có thể bạn vào menu Format trên thanh trình đơn và chọn

Font Hộp thoại Font xuất hiện Tiến hành định dạng dựa vào các

mục trong hộp thoại này.



5 Làm việc với đồ họa

 Hình ảnh từ thư viện hình Clipart

 Hình ảnh từ tập tin hình có trên đĩa

Hình ảnh từ thư viện hình Clipart

 Một tác vụ thường tiến hành là thêm các hình ảnh.

 Để sử dụng thư viện ảnh, hãy theo các bước sau:

 - Vào menu Insert, chọn Picture  Clipart hoặc có thể click biểu tượng Clip Art trên thanh công cụ vẽ Drawing.

 - Hộp thoại thư viện ảnh Insert ClipArt xuất hiện.

 - Click chọn danh mục muốn xem hoặc nhập từ khóa tìm kiếm

rồi nhấn phím Enter.

 - Các hình ảnh sẽ xuất hiện Khi tìm được hình ảnh ưng ý thì

chọn rồi click nút biểu tượng Insert

 - Lúc này có thể chèn thêm các hình vào đến khi xong thì đóng

cửa sổ Insert ClipArt Các hình sẽ được thêm vào màn diễn.

Hình ảnh từ tập tin hình có trên đĩa

 Có thể thêm hình ảnh đã lưu trữ hoặc tìm thấy trên đĩa.

 Để thêm các tập tin hình ảnh, theo các bước sau:

 - Trong các chế độ hiển thị (trừ chế độ trình chiếu các

slide_Slide Show), vào menu Insert chọn Picture  From

Hình ảnh động

 Cách để tăng thêm phần sinh động cho các phiên trình diễn là thêm các hình ảnh động (animated gifs)

 Vào menu Insert chọn Picture  Clipart nếu muốn tìm

hình ảnh động trong thư viện ảnh Các hình này được liệt

kê trong danh mục Motion Clips Cũng có thể chọn hình

ảnh động do bạn tạo ra hoặc có trên đĩa từ mục menu

From File thay vì Clipart.

 Chuyển sang chế độ trình chiếu (Slide Show) sẽ thấy hoạt hình (hoạt ảnh_ảnh động).

Hiệu ứng chuyển cảnh (Transition)

 Bạn có thể thêm các hiệu ứng chuyển cảnh xẩy ra giữa các màn diễn (Slide)

 Để thêm các hiệu ứng chuyển cảnh, hãy theo các bước sau:

 Chuyển sang chế độ hiển thị Slide Sorter View.

 Bạn click nút Slide Transition trên thanh công cụ Slide Sorter.

 Hộp thoại Slide Transition xuất hiện (Hình 14).

 Click vào mũi tên xổ xuống trong khung Effect để chọn kiểu hiệu ứng muốn dùng Sẽ thấy trước hiệu ứng trong khung Effect.

 Click chọn một trong các nút đài Slow, Medium, Fast nếu muốn hiệu ứng

chuyển cảnh xẩy ra chậm, vừa hoặc nhanh Nếu bạn muốn kèm theo âm thanh trong hiệu ứng chuyển cảnh thì click nút mũi tên xổ xuống trong khung

Sound để chọn âm thanh muốn kèm theo.

 Nếu muốn hiệu ứng chuyển cảnh xẩy ra khi bạn click nút chuột thì click chọn

cho hộp Checkbox “ On mouse click “ Nếu muốn hiệu ứng chuyển cảnh tự động xẩy ra thì click chọn cho hộp Checkbox “ Automatically after” và nhập

khoảng thời gian tính bằng giây muốn chờ cho đến khi xẩy ra hiệu ứng.

 Click nút Apply to All nếu muốn dùng cùng một hiệu ứng xẩy ra cho tất cả màn diễn, hoặc nút Apply nếu chỉ muốn hiệu ứng đó xẩy ra đối với màn diễn

hiện hành.