Hoàn thiện công tác quản lý dự án công nghệ thông tin tại cục công nghệ thông tin tổng cục thuế

Bao gồm các hành động: ƒ Lập kế hoạch: quá trình thiết lập các mục tiêu và những phương thức hành động để đạt mục tiêu ƒ Tổ chức: quá trình xây dựng và bảo đảm những điều kiện để đạt mục

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

VŨ THỊ THU HÀ

Hoàn thiện công tác quản lý dự án công nghệ thông tin tại cục công nghệ

thông tin - Tổng cục thuế

LUẬN VĂN THAC SỸ KHOA HỌC CHUYÊN NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS NGHIÊM SỸ THƯƠNG

HÀ NỘI - 2010

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT 3

DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU, HÌNH VẼ 5

LỜI CAM ĐOAN 3

LỜI MỞ ĐẦU 6

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN 10

1.1 Khái niệm và phân loại dự án 10

1.1.1 Khái niệm dự án 10

1.1.2 Phân loại dự án 11

1.2 Quản lý dự án 12

1.2.1 Một số khái niệm cơ bản của quản lý dự án 12

1.2.2 Tác dụng của quản lý dự án 15

1.2.3 Quản lý theo vòng đời dự án CNTT 16

1.2.4 Các quy trình quản lý dự án CNTT 19

1.3 Quản lý dự án nhìn từ góc độ của các chủ thể tham gia 29

1.3.1 Quản lý thực hiện dự án của chủ đầu tư 30

1.3.2 Quản lý dự án của tư vấn 31

1.3.3 Quản lý dự án của nhà thầu 32

1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý dự án 32

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - TỔNG CỤC THUẾ 33

2.1 Giới thiệu chung về Cục CNTT trực thuộc Tổng cục thuế 33

2.1.1 Khái quát về ngành thuế 33

2.1.2 Giới thiệu về Cục CNTT - Tổng cục Thuế 36

2.2 Hiện trạng công tác quản lý dự án CNTT tại cục CNTT - TCT 41

2.2.1 Khái quát về các dự án CNTT tại cục CNTT 41

2.2.2 Hiện trạng công tác quản lý dự án thực hiện bằng nguồn vốn ngân sách (cục CNTT là đại diện của chủ đầu tư) 45

2.2.3 Hiện trạng công tác quản lý dự án CNTT thực hiện cho các cục thuế và chi cục thuế với tư cách là một công ty tin học 58

2.2.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới ứng dụng CNTT ngành thuế 68

2.3 Đánh giá về công tác quản lý dự án CNTT tại Cục CNTT - Tổng cục thuế 77

2.3.1 Kết quả đạt được 77

2.3.2 Những tồn tại, hạn chế và vấn đề đặt ra 78

CHƯƠNG 3: HỆ THỐNG CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN CNTT TẠI CỤC CNTT - TỔNG

CỤC THUẾ 82

3.1 Định hướng cải cách công tác phát triển CNTT đến 2015 82

3.1.1 Mục tiêu tổng quát 82

3.1.2 Mục tiêu cụ thể 82

3.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án CNTT 85

3.2.1 Giải pháp 1: Xây dựng quy trình quản lý dự án CNTT 85

3.2.2 Giải pháp 2: Nâng cao chất lượng của đội ngũ cán bộ quản lý dự án 90

3.2.3 Giải pháp 3: Tăng cường đội ngũ cán bộ thực hiện các dự án 91

3.2.4 Giải pháp 4: Đẩy mạnh hoạt động của trung tâm dịch vụ 93

3.2.5 Giải pháp 5: Giải pháp tăng cường giám sát, đánh giá sau khi triển khai dự án 94

3.3 Một số kiến nghị: 95

3.3.1 Kiến nghị với Bộ Tài Chính 95

3.3.2 Kiến nghị với Tổng Cục thuế 96

KẾT LUẬN 97

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 100

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài: “Hoàn thiện công tác quản lý dự án CNTT tại

Cục CNTT - Tổng cục Thuế” là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các dữ liệu

đưa ra trong bài viết là chính xác, trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của Cục công nghệ thông tin - Tổng cục thuế

Nếu sai tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm

Tác giả

VŨ THỊ THU HÀ

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

CHỮ TẮT CHỮ ĐẦY ĐỦ

ITAIS (Integrated Tax Administration

Information System)

Hệ thống thông tin Quản lý Thuế tích hợp

Hình 2.7 Kế hoạch khung của dự án “Xây dựng ứng dụng quản lý ấn

LỜI CẢM ƠN

Tôi xin bày tỏ sự kính trọng và lòng biết ơn sâu sắc tới sự hướng dẫn tận tình và chu đáo của giáo viên hướng dẫn TS Nghiêm Sỹ Thương – Khoa kinh tế và quản lý trường đại học Bách Khoa Hà Nội

Xin chân thành cảm ơn các anh chị lãnh đạo cục công nghệ thông tin, các anh chị phụ trách cùng toàn bộ anh chị các phòng kế hoạch tổng hợp và trung tâm dịch vụ công nghệ thông tin đã cung cấp số liệu và tạo điều kiện thuận lợi nhất giúp tôi hoàn thành luận văn này

Do những hạn chế về kiến thức, thời gian, kinh nghiệm và tài liệu tham khảo nên thiếu sót và khuyết điểm là điều không thể tránh khỏi Vì vậy, tôi rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các thầy cô và đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn và có thể áp dụng các giải pháp của tôi vào công tác quản lý dự án tại cục công nghệ thông tin một cách có hiệu quả

Xin trân trọng cảm ơn!

Học viên

Vũ Thị Thu Hà

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong xu thế phát triển của xã hội ngày nay, Công nghệ thông tin (CNTT) đang đóng một vai trò quyết định trong xu thế phát triển của xã hội hiện đại Ngành thuế với phương châm đồng hành cùng doanh nghiệp thì yêu cầu ứng dụng CNTT vào công tác quản lý thuế là một đòi hỏi tất yếu Ngành thuế hiện nay là một trong những đơn vị hành chính nhà nước đi tiên phong trong việc ứng dụng CNTT vào công tác quản lý thuế và đang từng bước hiện đại hoá ngành thuế Với hàng chục ứng dụng CNTT được nâng cấp liên tục đáp ứng sự thay đổi của chính sách thuế phục vụ cán bộ thuế cũng như phục vụ người nộp thuế, số lượng các dự án CNTT của cục CNTT đã quản lý là một con số rất lớn

Với lịch sử hình thành và phát triển 20 năm tin học ngành thuế từ chỗ còn là

tổ tin học thuộc phòng hành chính, tới nay Cục CNTT ngành thuế đã có tới 120 cán

bộ tại tổng cục và quản lý trên 500 cán bộ tin học tại các cục thuế và chi cục thuế Việc quản lý các dự án CNTT trước đây được thực hiện dựa vào kinh nghiệm quản

lý của các lãnh đạo cục với một số ít dự án

Quản lý dự án là quá trình thực thi các nhiệm vụ để dự án hoàn thành với chất lượng tốt, đúng thời gian và chi phí hợp lý nhất Quản lý dự án CNTT tại cục CNTT gồm hai giai đoạn:

- Giai đoạn xây dựng dự án: Lập đề án, xin ý kiến lãnh đạo, lập hồ sơ thầu và

tổ chức đấu thầu

- Giai đoạn quản lý thực hiện dự án: Quản lý thực hiện các hợp đồng đã ký Hiện nay Cục CNTT đã quản lý một số lượng lớn các dự án CNTT với nguồn vốn dải ngân hàng năm tới mấy trăm tỷ đồng nhưng lại chưa có một đội ngũ quản lý dự án chuyên nghiệp, bài bản do vậy tăng cường công tác quản lý dự án CNTT là nhu cầu thiết yếu Tăng cường công tác quản lý dự án CNTT nhằm làm cho các dự án CNTT thực hiện đúng tiến độ, sử dụng có hiệu quả nguồn vốn đầu tư của ngân sách nhà nước cho lĩnh vực CNTT

Từ những nhận thức lý luận và đòi hỏi của thực tiễn hiện nay, tác giả lựa

chọn đề tài: “Hoàn thiện công tác quản lý dự án CNTT tại Cục CNTT - Tổng

cục Thuế” làm đề tài luận văn nghiên cứu của mình

2 Mục đích nghiên cứu của luận văn

Trên cơ sở nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn về công tác quản lý

dự án CNTT tại Cục CNTT - Tổng cục thuế, luận văn đề xuất phương hướng, giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án xây dựng và nâng cấp phần mềm tại Cục CNTT - Tổng cục thuế

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu trong luận văn

Đối tượng nghiên cứu: Luận văn tập trung nghiên cứu lý luận về công tác

quản lý dự án CNTT, quy trình và nội dung công tác quản lý dự án phần mềm tại Cục CNTT - Tổng cục Thuế

Phạm vi nghiên cứu: Dự án CNTT bao gồm nhiều loại dự án như dự án xây

dựng phần mềm, dự án mua sắm thiết bị, dự án mua sắm bản quyền phần mềm Tuy vậy, trong khuôn khổ của luận văn tác giả tập trung nghiên cứu các dự án xây dựng và nâng cấp phần mềm đang được quản lý tại Cục CNTT - Tổng cục Thuế

4 Phương pháp nghiên cứu trong luận văn

Để có cơ sở cho việc phân tích và đưa ra các giải pháp hoàn thiện công tác quản lý dự án CNTT tại cục CNTT - Tổng cục thuế, luận văn đã sử dụng các phương pháp sau:

- Phương pháp nghiên cứu, thu thập thông tin qua những số liệu thu thập từ thực tế các dự án đang được quản lý tại cục CNTT

- Phương pháp phân tích tổng hợp, so sánh trên cơ sở điều tra, quan sát thực

tế và các số liệu thống kê thu thập thông tin từ sách, tài liệu nghiên cứu chuyên ngành có liên quan để đánh giá tình hình một cách sát thực, làm cơ

sở vững vàng để đưa ra những nhận xét đánh giá và đề xuất các giải pháp thực hiện

- Phương pháp phân tích thống kê để đánh giá số liệu thống kê thu thập được

từ các nguồn thông tin

5 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, Luận văn được chia thành 3 chương:

Chương 1: Tổng quan về quản lý dự án CNTT

Chương 2: Thực trạng công tác quản lý dự án CNTT của Cục CNTT - Tổng cục Thuế

Chương 3: Hệ thống các giải pháp, kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản

lý dự án CNTT tại Cục CNTT - Tổng cục Thuế

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG

TIN 1.1 Khái niệm và phân loại dự án

1.1.1 Khái niệm dự án

Theo “Cẩm nang các kiến thức cơ bản về quản lý dự án” của Viện nghiên

cứu Quản lý dự án Quốc tế (PMI) thì: “dự án là một nỗ lực tạm thời được thực hiện

để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất”

Theo định nghĩa này, dự án có 2 đặc tính:

a Tạm thời (hay có thời hạn) – nghĩa là mọi dự án đều có điểm bắt đầu và

kết thúc xác định Dự án kết thúc khi mục tiêu dự án đã đạt được hoặc khi đã xác định rõ ràng là mục tiêu không thể đạt được và dự án bị chấm dứt Trong mọi trường hợp, độ dài của một dự án là xác định, dự án không phải là một cố gắng liên tục, tiếp diễn;

b Duy nhất – nghĩa là sản phẩm hoặc dịch vụ duy nhất đó khác biệt so với

những sản phẩm đã có hoặc dự án khác Dự án liên quan đến việc gì đó chưa từng làm trước đây và do vậy là duy nhất

Theo định nghĩa của tổ chức quốc tế về tiêu chuẩn hoá ISO, trong tiêu chuẩn ISO 9000: 2000 và theo tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN ISO 9000: 2000) thì dự án

được định nghĩa như sau: “Dự án là một quá trình đơn nhất, gồm một tập hợp các hoạt động có phối hợp và được kiểm soát, có thời hạn bắt đầu và kết thúc, được tiến hành để đạt được một mục tiêu phù hợp với các yêu cầu quy định, bao gồm cả các ràng buộc về thời gian, chi phí và nguồn lực”

Một cách chung nhất có thể hiểu dự án là một lĩnh vực hoạt động đặc thù, một nhiệm vụ cụ thể cần phải được thực hiện với phương pháp riêng, nguồn lực riêng và theo một kế hoạch tiến độ xác định

Khái niệm dự án CNTT: là một dự án được thực hiện trong lĩnh vực CNTT, tuân thủ các nguyên tắc của quản lí dự án nói chung, tuân thủ các nguyên tắc của CNTT: theo qui trình sản xuất chế tạo ra sản phẩm CNTT

Quy trình sản xuất chế tạo ra sản phầm CNTT:

1.1.2 Phân loại dự án

Dự án có thể phân loại theo nhiều tiêu chí khác nhau Bảng 1.2 phân loại các

dự án thông thường theo một số tiêu chí cơ bản

STT Tiêu chí phân loại Các loại dự án

A, nhóm B, nhóm C

đầu tư

dài hạn (trên 5 năm)

Sản phẩm phần mềm

Thiết kế chi tiết

Quy trình

quản lý

Yêu cầu sản phẩm

Xây dựng sản phẩm

Tích hợp, kiểm thử

Tài liệu HDSD

Tài liệu tập huấn

Phân tích thiết kế

Tài liệu phân tích

Tài liệu thiết kê

Lập trình

Tài liệu ứng dụng

Tài liệu test

Ứng dụng

Tài liệu chấp nhận

Tài liệu bảo trì

Hình 1.1 - Quy trình tạo ra sản phẩm phần mềm

7 Theo chủ đầu tư Là nhà nước, là doanh nghiệp, là cá thể

1.2.1 Một số khái niệm cơ bản của quản lý dự án

a Khái niệm và nội dung của quản lý dự án

Khái niệm quản lý là tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý

nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong điều kiện biến động của môi trường Bao gồm các hành động:

ƒ Lập kế hoạch: quá trình thiết lập các mục tiêu và những phương thức hành động để đạt mục tiêu

ƒ Tổ chức: quá trình xây dựng và bảo đảm những điều kiện để đạt mục tiêu

ƒ Thực hiện: quá trình chỉ đạo, thúc đẩy các thành viên làm việc một cách tốt nhất, vì lợi ích của tổ chức

ƒ Kiểm tra: quá trình giám sát và chấn chỉnh, uốn nắn các hoạt động để đảm bảo công việc thực hiện theo đúng kế hoạch

Khái niệm quản lý dự án là việc áp dụng các công cụ, kiến thức và kỹ thuật

nhằm định nghĩa, lập kế hoạch, tiến hành triển khai, tổ chức, kiểm soát và kết thúc

dự án

b Các giai đoạn của quá trình quản lý dự án

Quản lý dự án gồm 4 nội dung chủ yếu là xây dựng dự án (lập hồ sơ mời thầu), lập kế hoạch, tổ chức thực hiện mà chủ yếu là quản lý tiến độ thời gian, chi phí thực hiện và giám sát các công việc dự án nhằm đạt được mục tiêu đã định

Các nội dung của quản lý dự án hình thành một chu trình năng động từ việc xây dựng dự án, lập kế hoạch, đến tổ chức thực hiện và kiểm soát, sau đó cung cấp các thông tin phản hồi cho việc tái lập kế hoạch của dự án Chu trình quản lý dự án được thể hiện trên hình 1.3

Hình 1.3 Chu trình quản lý dự án

Xây dựng dự án: Đây là việc hiện thực hoá các ý tưởng hình thành dự án để

có được quyền thực hiện các ý tưởng

Lập kế hoạch: Đây là việc xây dựng mục tiêu chi tiết, xác định những công việc cần được hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển kế hoạch hành động theo một trình tự logic mà có thể biểu diễn dưới dạng

sơ đồ hệ thống

Tổ chức thực hiện dự án: Đây là quá trình phân phối các nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động, máy móc thiết bị và đặc biệt là điều phối và quản lý tiến độ Nội dung này chi tiết hoá thời hạn thực hiện cho từng công việc và toàn bộ dự án

Kiểm soát: Là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình hoàn thành, giải quyết những vấn đề liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng và đề xuất biện pháp giải quyết những vướng mắc trong quá trình thực hiện Cùng với hoạt động kiểm soát công tác đánh giá dự án định kỳ cũng được thực hiện nhằm tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị các pha sau của dự án

Kết thúc: Đưa dự án tới kết thúc đúng trình tự

c.Các hình thức quản lý dự án

Tuỳ theo quy mô, tính chất của dự án và năng lực của mình, chủ đầu tư lựa chọn một trong các hình thức quản lý thực hiện dự án như sau:

- Hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý thực hiện dự án: Đây là hình thức quản lý dự án không do cán bộ chuyên trách quản lý dự án thuê ngoài trực tiếp tham gia điều hành dự án Hình thức này thường được áp dụng cho các dự án quy mô nhỏ, đơn giản về kỹ thuật và gần với chuyên môn của chủ dự án, đồng thời chủ dự

án có đủ năng lực chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm quản lý dự án Để quản lý, chủ đầu tư được lập và sử dụng bộ máy có năng lực chuyên môn của mình mà không cần lập ban quản lý dự án

- Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án: Đây là mô hình tổ chức dự án trong

đó chủ đầu tư giao cho ban quản lý điều hành dự án chuyên ngành làm chủ nhiệm điều hành hoặc thuê tổ chức có năng lực chuyên môn để điều hành dự án và họ được đại diện toàn quyền trong mọi hoạt động thực hiện dự án Chủ nhiệm điều hành dự án là một pháp nhân độc lập, có năng lực, sẽ là người quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm về kết quả đối với toàn bộ quá trình thực hiện dự án, Mọi quyết định của chủ đầu tư về dự án mà liên quan đến các đơn vị thực hiện sẽ được triển khai thông qua chủ nhiệm điều hành dự án Hình thức này áp dụng cho những dự án quy mô lớn, tính chất phức tạp

1.2.2 Tác dụng của quản lý dự án

Mặc dù quản lý dự án đòi hỏi sự nỗ lực, tính tập thể và yêu cầu hợp tác giữa các thành viên … nhưng tác dụng của nó rất lớn Các tác dụng chủ yếu đó là:

- Liên kết tất cả các hoạt động, công việc của dự án;

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa các nhóm quản lý dự án với khách hàng/ chủ đầu tư và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án;

- Tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các thành viên tham gia dự án;

- Tạo điều kiện phát hiện sớm những khó khăn vướng mắc nảy sinh và điều chỉnh kịp thời trước khi những thay đổi hoặc điều kiện không dự đoán được Tạo

điều kiện cho sự đàm phán trực tiếp giữa các bên liên quan để giải quyết những bất đồng;

- Tạo ra các sản phẩm, dịch vụ có chất lượng cao hơn

Tuy nhiên quản lý dự án cũng có mặt hạn chế của nó Đó là:

- Các dự án cùng chia nhau một nguồn lực của tổ chức;

- Quyền lực và trách nhiệm của nhà quản lý dự án trong một số trường hợp không được thể hiện đầy đủ;

- Phải giải quyết các vấn đề “hậu dự án”

1.2.3 Quản lý theo vòng đời dự án CNTT

Mỗi giai đoạn của dự án được đánh dấu bằng việc hoàn thành một hoặc nhiều nhiệm vụ nhất định, thể hiện thông qua một hoặc một nhóm sản phẩm có tính hữu hình có thể kiểm nghiệm được, ví dụ tài liệu phân tích yêu cầu người sử dụng, tài liệu phân tích thiết kế hệ thống… Sự kết thúc mỗi giai đoạn của dự án thường được đánh dấu bằng việc đánh giá lại những nhiệm vụ cơ bản và hoạt động của dự

án nhằm xác định xem có nên tiến hành giai đoạn tiếp theo của dự án hay không, đồng thời phát hiện, điều chỉnh các sai sót để nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực Thông thường, đầu ra của giai đoạn trước là đầu vào của giai đoạn sau Tập hợp các giai đoạn ta có vòng đời của dự án

Vòng đời của dự án là khoảng thời gian giữa thời điểm xuất hiện ý tưởng, hình thành dự án và thời điểm kết thúc, thanh lý dự án

Hình 1.5 Vòng đời dự án

Có thể chia vòng đời của dự án thành 3 giai đoạn: giai đoạn xây dựng dự án, giai đoạn thực hiện dự án, giai đoạn kết thúc dự án Cũng có thể chia vòng đời của

dự án thành 4 giai đoạn theo vòng đời của sản phẩm phần mềm: giai đoạn xây dựng

ý tưởng, giai đoạn phát triển, giai đoạn triển khai và giai đoạn kết thúc

Thông qua vòng đời của dự án có thể nhận thấy một số đặc điểm là:

- Mức chi phí và yêu cầu nhân lực thường thấp khi bắt đầu dự án, tăng cao hơn vào thời kỳ phát triển nhưng giảm nhanh chóng khi dự án bước vào giai đoạn kết thúc;

- Xác suất hoàn thành dự án thành công thấp nhất và do đó rủi ro là cao nhất khi bắt đầu thực hiện dự án Xác suất thành công sẽ cao hơn khi dự án bước sang các giai đoạn sau;

- Khả năng ảnh hưởng của chủ đầu tư tới đặc tính cuối cùng của sản phẩm dự

án dẫn tới chi phí là cao nhất với thời kỳ đầu và giảm mạnh khi dự án tiếp tục phát triển sang các giai đoạn sau

a Giai đoạn xây dựng ý tưởng

Xây dựng ý tưởng dự án là việc xác định bức tranh toàn cảnh về mục tiêu, kết quả cuối cùng và phương pháp thực hiện kết quả đó Xây dựng ý tưởng dự án được bắt đầu ngay khi nhận được đề nghị làm dự án, do đó quản lý dự án cần được

chú trọng ngay từ khi dự án bắt đầu hình thành Những công việc được triển khai và cần được quản lý trong giai đoạn này là tập hợp số liệu, xác định nhu cầu, đánh giá

độ rủi ro, dự tính nguồn lực, so sánh lựa chọn dự án…

Quyết định lựa chọn dự án là những quyết định chiến lược dựa trên mục đích, nhu cầu và các mục tiêu lâu dài của tổ chức, doanh nghiệp Trong giai đoạn này những nội dung được xem xét là mục đích, yêu cầu của dự án, tính khả thi, lợi nhuận tiềm năng, mức độ chi phí, mức độ rủi ro và ước tính các nguồn lực cần thiết đồng thời cũng làm rõ hơn nữa ý tưởng dự án bằng cách phác thảo những kết quả và phương pháp thực hiện trong điều kiện hạn chế về nguồn lực Phát triển ý tưởng dự

án không cần thiết phải lượng hoá hết bằng các chỉ tiêu nhưng nó phải ngắn gọn, được diễn đạt trên cơ sở thực tế

b Giai đoạn phát triển

Giai đoạn phát triển là giai đoạn chi tiết xem dự án cần được thực hiện như thế nào Nội dung chủ yếu của nó tập trung vào công tác thiết kế và lập kế hoạch, xây dựng phần mềm, kiểm thử và bàn giao sản phẩm Đây là giai đoạn chứa đựng những công việc phức tạp nhất của dự án, mang tính quyết định đến sự thành bại của các giai đoạn sau Nội dung của giai đoạn này bao gồm các công việc sau:

- Thành lập nhóm dự án, xác định cơ cấu tổ chức dự án

- Lập kế hoạch tổng quan

- Phân tách công việc của dự án

- Lập kế hoạch chi tiết

- Phân tích yêu cầu người sử dụng

c Giai đoạn triển khai

Giai đoạn triển khai bao gồm các công việc như lập giải pháp triển khai, lập

kế hoạch triển khai, triển khai thí điểm, thực hiện hỗ trợ triển khai và khắc phục các lỗi ứng dụng trong giai đoạn phát triển Những vấn đề cần xem xét trong giai đoạn này là những yêu cầu người sử dụng thực hiện không đúng trong giai đoạn trước nay có phản hồi của người sử dụng

d Giai đoạn kết thúc

Trong giai đoạn kết thúc của vòng đời dự án, cần thực hiện những công việc còn lại như hoàn thành các biên bản bàn giao, biên bản nghiệm thu, đánh giá dự án, giải phóng nguồn lực… Các công việc cần thực hiện để kết thúc dự án là:

- Hoàn thiện biên bản bàn giao

- Hoàn thiện các biên bản nghiệm thu

1.2.4.2 Quy trình lập kế hoạch

Để lập được kế hoạch thực hiện dự án CNTT một cách khoa học và phù hợp với thực tế phải thực hiện đầy đủ các bước sau

- Xây dựng kế hoạch phạm vi: Phạm vi của dự án là nhu cầu nghiệp vụ của

dự án và giá trị đích của dự án Khi đã xác định được phạm vi của dự án cần phải thoả thuận với các bên liên quan về phạm vi này để thống nhất cách tôn trọng phạm

vi và quản lý các thay đổi của phạm vi cũng như cách phản ứng với thay đổi phạm

vi

- Lập nguyên tắc phát triển hệ thống: là lập ra mô hình vòng đời của hệ thống, kỹ thuật phát triển hệ thống, xây dựng chuẩn phát triển, lập các đặc trưng và chi phí cho việc phát triển hệ thống

- Xác định phạm vi dự án: Dựa trên các ràng buộc và giả định được xác định trong mô tả phạm vi của dự án, phân chia công việc xây dựng các kết quả của

dự án thành những đơn vị kiểm soát được

- Lập kế hoạch khung thực hiện dự án: Làm mịn nhiệm vụ mức đại cương thành các nhiệm vụ mức chi tiết Xác định nội dung công việc, tải việc và nguồn lực cần thiết cho từng nhiệm vụ mức chi tiết

- Lập kế hoạch nguồn lực dự án: xác định thời gian và khối lượng nguồn lực yêu cầu để hoàn thành dự án

- Lập kế hoạch tổ chức nhân sự của dự án: xây dựng bảng vai trò của thành viên dự án và xây dựng kế hoạch bổ nhiệm nhân sự cho dự án

- Lập kế hoạch mua sắm: xác định khi nào và sản phẩm hay dịch vụ gì cần mua từ bên ngoài

- Lập kế hoạch chi phí: dựa trên nhân sự, nguồn lực cần thiết và đơn giá cần cho từng nhiệm vụ mức chi tiết, cộng thêm chi phí cho quản lí dự án và kế hoạch dự phòng rủi ro; chia tổng ngân sách ra dựa trên các ước lượng thành các lớp dự án con cho việc kiểm soát ngân sách

- Lập kế hoạch đảm bảo chất lượng: chất lượng là sự thoả mãn của người dùng Chất lượng không đạt được bằng kiểm thử mà đạt được bằng việc thực hiện

kế hoạch đảm bảo chất lượng khi thực hiện dự án

- Lập kế hoạch quản lý rủi ro: rủi ro là các biến cố tương lai có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng tới mục đích dự án Kế hoạch quản lý rủi ro là nhận diện và định lượng rủi ro, dành sẵn ngân sách cho chi phí rủi ro

- Lập tài liệu kế hoạch dự án: bằng cách phối hợp các tài liệu kế hoạch tương ứng trong một tài liệu đại cương

Quy trình lập kế hoạch được mô tả là mối liên hệ hữu cơ giữa các công việc chi tiết được mô tả như hình vẽ sau:

Hình 1.6 Quy trình lập kế hoạch

1.2.4.3 Quy trình theo dõi và kiểm soát dự án

Phần lớn thời gian dự án là giai đoạn thực hiện và phần lớn ngân sách được dùng cho giai đoạn này Quy trình theo dõi và kiểm soát dự án là quy trình mà sứ mệnh của người quản lý dự án được trông đợi nhất Ý tưởng cơ bản của quản lý dự

án là xây dựng kế hoạch kĩ lưỡng và cố gắng thực hiện dự án như đã lập kế hoạch Nếu không tiến hành được như kế hoạch thì phải điều tra nguyên nhân, tìm biện pháp khắc phục và thay đổi kế hoạch

Quy trình kiểm soát dự án

Hình 1.7 Quy trình kiểm soát sự án

a Quản lý yêu cầu và sự thay đổi

Việc quản lý yêu cầu nhằm:

- Đảm bảo rằng các yêu cầu cho sản phẩm phần mềm đều được xác định và hiểu đúng

- Thiết lập và quản lý các thỏa thuận liên quan đến yêu cầu với những người đặt ra yêu cầu và các nhóm bị ảnh hưởng (khách hàng bên ngoài, kinh doanh,

và các tổ chức trong nội bộ khác)

- Đảm bảo các yêu cầu đều được đáp ứng

- Các yêu cầu được ghi lại thành văn bản và kiểm soát để làm căn cứ sử dụng cho việc phát triển phần mềm và quản lý dự án

- Các thay đổi yêu cầu được ghi lại và kiểm soát để đảm bảo rằng kế hoạch, các sản phẩm bàn giao và các hoạt động đều nhất quán với các yêu cầu Các hoạt động chính trong quản lý yêu cầu gồm:

- Ghi nhận và lập danh sách các yêu cầu

- Xác nhận yêu cầu

- Quản lý bảng truy vết các yêu cầu

- Quản lý yêu cầu thay đổi

Các yêu cầu thay đổi là lý do chính làm kéo dài thời gian thực hiện dự án, làm tăng chí phí thực hiện dự án, ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm Việc kiểm soát tốt các yêu cầu thay đổi sẽ giúp quản trị dự án kiểm soát tốt phạm vi dự án đồng thời hạn chế xu hướng đưa yêu cầu mọi nơi, mọi lúc của khách hàng, dần dần hướng khách hàng tập trung đưa yêu cầu tối đa trong giai đoạn khảo sát và phân tích Các yêu cầu thay đổi cần được phân tích và đánh giá ảnh hưởng một cách toàn diện về thời gian, nguồn lực, chi phí cần để thực hiện, đặc biệt là tác động đến các sản phẩm đã có của

dự án Các đánh giá này cần được trình bày cho khách hàng để họ ý thức được tác động của việc thay đổi yêu cầu đối với dự án một cách tổng thể Các bước cần thực hiện khi có phát sinh yêu cầu thay đổi:

- Ghi nhận yêu cầu thay đổi: Ghi nhận đầy đủ các yêu cầu thay đổi (cả từ bên ngoài và nội bộ dự án), đảm bảo hiểu đúng các yêu cầu được đưa ra

- Phân tích đánh giá các tác động, ảnh hưởng của yêu cầu thay đổi: Phân tích phạm vi ảnh hưởng của yêu cầu tới các yêu cầu khác, tới sản phẩm, lịch trình, chất lượng dự án

- Ước tính thời gian, nguồn lực cần thiết để thực hiện yêu cầu thay đổi: Quản lý

dự án ước tính thời gian và nguồn lực để thực hiện toàn bộ các yếu tố bị ảnh hưởng đã phân tích ở bước trên

- Phê duyệt yêu cầu thay đổi: Trình bày lại toàn bộ phần phân tích và ước tính ở trên cho đội dự án và khách hàng, nếu cần thương lượng lại với khách hàng về các điều kiện thời gian, chi phí, chất lượng sản phẩm liên quan

- Lập kế hoạch thực hiện yêu cầu thay đổi: Sau khi yêu cầu thay đổi được phê duyệt quản lý dự án lập kế hoạch cho toàn bộ các công việc cần thực hiện đối với các yếu tố bị ảnh hưởng

- Thực hiện yêu cầu thay đổi: Các thành viên dự án được phân công thực hiện các công việc theo kế hoạch

- Kiểm tra và phát hành sản phẩm dự án đáp ứng yêu cầu thay đổi: Các yêu cầu thay đổi sau khi được thực hiện cần được kiểm tra lại trước khi tích hợp vào các sản phẩm đang có và bàn giao cho khách hàng

b Quản lý tiến độ

Quản lý tiến độ là việc đảm bảo các hoạt động trong dự án được thực hiện theo đúng kế hoạch đã định

Lập kế hoạch chi tiết các giai đoạn

Dựa trên nguồn lực dự kiến cho từng giai đoạn, cân đối với các yếu tố khác như nguồn lực hiện có của dự án, thời gian kết thúc dự kiến của giai đoạn, quản lý

dự án sẽ lập ra “kế hoạch chi tiết” của các giai đoạn Thông thường quản trị dự án

có thể sử dụng “bảng phân rã công việc” làm cơ sở để xây dựng kế hoạch chi tiết các giai đoạn của dự án Kế hoạch chi tiết các giai đoạn của dự án giúp hiện thực hóa các công việc để đạt được mục tiêu dự án trong từng giai đoạn, bao gồm:

- Các sản phẩm cần có của giai đoạn

- Thời hạn hoàn thành

Kế hoạch chi tiết của một giai đoạn dự án cần được lập trước khi giai đoạn đó bắt đầu và thể hiện được các vấn đề sau:

- Các hoạt động sẽ thực hiện trong giai đoạn

- Các ràng buộc giữa các hoạt động

- Nguồn lực cho các hoạt động

- Thời gian thực hiện các hoạt động

Các hoạt động trong từng giai đoạn ngoài các công việc kỹ thuật (khảo sát, phân tích, thiết kế, lập trình, kiểm thử, triển khai) còn cần bao gồm đầy đủ các công việc quản lý trong dự án:

- Các hoạt động xem xét, kiểm thử

- Các hoạt động đánh giá chất lượng

- Các hoạt động quản lý cấu hình, đánh giá cấu hình

- Các hoạt động lập/cập nhật kế hoạch, họp dự án, đào tạo, bàn giao sản phẩm, …

Các hoạt động trong kế hoạch chi tiết giai đoạn cần đủ ngắn để có thể kiểm soát kết quả công việc định kỳ Kế hoạch chi tiết giai đoạn được cập nhật định kỳ theo chu kỳ theo dõi/kiểm soát dự án của quản trị dự án, tối thiểu là hàng tuần Việc cập nhật kế hoạch chi tiết được làm theo nguyên tắc mịn dần, đầy đủ hơn, chi tiết hơn Kế hoạch khung của cả dự án cần được cập nhật mỗi khi kết thúc một giai đoạn hoặc khi độ lệch giữa thực tế và dự kiến là lớn hơn hoặc bằng 20% kế hoạch

dự án và lịch trình thực hiện phải được thông báo tới toàn bộ đội dự án cũng như là các nhóm và các cá nhân liên quan, bao gồm cả khách hàng Đặc biệt, các phần của

kế hoạch có liên quan đến khách hàng phải được khách hàng xem xét và phê duyệt

Kiểm soát kế hoạch chi tiết

Quản lý dự án cần kiểm soát kế hoạch chi tiết của dự án hàng tuần để đánh giá tiến độ các đầu việc so với kế hoạch đã định và đưa ra các điều chỉnh kịp thời nhằm đạt được tiến độ chung của cả giai đoạn Tần suất xem xét tiến độ càng dày thì việc điều chỉnh kế hoạch càng hiệu quả Để kiểm soát tốt kế hoạch cả giai đoạn quản lý dự án cần kiểm soát tốt kế hoạch từng tuần/2 tuần bằng cách:

- Giao việc cho thành viên dự án từng tuần, mỗi đầu việc đều có yêu cầu kết quả

cụ thể để có thể đánh giá được mức độ hoàn thành vào cuối tuần

- Xem xét kết quả thực tế của các đầu việc dựa trên thời gian biểu của các thành viên

- Phân tích nguyên nhân sai lệch (nếu có) giữa kết quả thực tế và kế hoạch dự kiến, việc họp đội dự án hàng tuần sẽ giúp phân tích toàn diện nhất về các vấn

đề làm chậm tiến độ

- Trong trường hợp có những vấn đề đặc biệt nghiêm trọng có thể ảnh hưởng đến thời hạn hoàn thành của dự án, quản lý dự án phải tổ chức buổi họp phân tích nguyên nhân để xác định các nguyên nhân và các hành động phòng ngừa Các vấn đề cần ghi nhận lại trong bảng ghi nhận vấn đề để theo dõi

- Đưa ra các hành động khắc phục vào kế hoạch tuần tiếp theo

- Các sai lệch lớn về tiến độ và các vấn đề không xử lý được trong nội bộ dự án cần phải đưa lên cấp quản lý cao hơn để có biện pháp xử lý

Kế hoạch nhân công của toàn dự án cần được cập nhật tối thiểu khi độ lệch giữa thực tế và dự kiến là lớn hơn hoặc bằng 20%

c Quản lý chi phí

Quản lý chi phí nhân công

Chi phí nhân công chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí của các dự án phần mềm, vì thế khi quản lý nhân công tốt sẽ giúp tối ưu chi phí thực hiện dự án Để quản lý chi phí nhân công của toàn dự án quản lý dự án cần kiểm soát được nguồn nhân công trong từng giai đoạn, từng kỳ xem xét dự án, tối thiểu là hàng tuần

Quản lý dự án căn cứ trên kế hoạch chi tiết giai đoạn của dự án để kiểm soát nguồn nhân lực thực hiện của dự án Hàng tuần quản lý dự án tính toán nguồn lực thực tế của dự án, so sánh với nguồn lực dự kiến theo kế hoạch chi tiết và đưa ra các điều chỉnh cần thiết để vào kế hoạch tuần tiếp theo Các công việc cụ thể gồm:

- Giao việc cho thành viên dự án từng tuần, mỗi đầu việc đều có yêu cầu về nguồn lực dự kiến để hoàn thành

- Xem xét và phê duyệt nguồn lực thực tế của các đầu việc dựa trên thời gian biểu của các thành viên

- Phân tích nguyên nhân sai lệch (nếu có) giữa kết quả thực tế và kế hoạch dự kiến

- Điều chỉnh kế hoạch nguồn lực vào tuần kế tiếp, trao đổi trực tiếp với thành viên

dự án là cách tốt nhất để có thể ước tính lại nguồn lực (nếu cần)

- Các sai lệch lớn về nguồn lực và các vấn đề không xử lý được trong nội bộ dự

án cần phải đưa lên cấp quản lý cao hơn để có biện pháp xử lý

Quản lý chi phí triển khai

Trong quá trình thực hiện dự án, quản lý dự án phải đảm bảo toàn bộ các khoản chi phí bằng tiền của dự án đều phải có đầy đủ chứng từ, hóa đơn hợp lệ theo qui định của kế toán Việc quản lý chi phí triển khai dự án căn cứ trên kế hoạch chi phí triển khai Quản lý dự án chịu trách nhiệm theo dõi các khoản chi phát sinh thực

tế, so sánh với kế hoạch dự kiến và điều chỉnh các chênh lệch để đảm bảo phát sinh thực tế không vượt quá tổng chi phí dự kiến đã được duyệt Việc theo dõi và kiểm

soát chi phí triển khai cũng cần được thực hiện thường xuyên, tối thiểu là tại các mốc giai đoạn của dự án hoặc tại các thời điểm có mua sắm lớn

d Quản lý chất lượng

Quản lý dự án chịu trách nhiệm cuối cùng về chất lượng dự án nhưng toàn bộ các thành viên tham gia dự án và các đối tượng liên quan đều có trách nhiệm trong từng hoạt động chất lượng của dự án Các hoạt động chất lượng trong dự án diễn ra hàng ngày, song hành cùng các tất cả các hoạt động trong dự án Việc quản lý tốt các hoạt động chất lượng sẽ giúp giảm thiểu chi phí để khắc phục sai lỗi, giảm thiểu thời gian thực hiện sản phẩm Trong thời gian tiến hành dự án, quản lý dự án cần tiến hành theo dõi việc hoàn thành các đầu việc của các hoạt động chất lượng nêu trong kế hoạch dự án Cần đặc biệt quan tâm đến việc thu thập các dữ liệu phục vụ cho việc tính toán các chỉ tiêu đánh giá dự án nói riêng và đánh giá chất lượng nói chung Cán bộ chất lượng dự án sẽ hỗ trợ quản lý dự án trong việc theo dõi các hoạt động chất lượng, kiểm tra tính chân thực của các dữ liệu thu thập được Cùng với việc theo dõi các nội dung khác của dự án, việc theo dõi và kiểm soát các yếu tố chất lượng cũng cần phải được thực hiện hàng tuần

Quản lý hoạt động xem xét

Quản lý dự án phải đảm bảo các hoạt động xem xét trong dự án được thực hiện theo đúng kế hoạch đã định

Quản lý hoạt động kiểm thử

Quản lý dự án phải đảm bảo các hoạt động kiểm thử được thực hiện đầy đủ trước khi bàn giao sản phẩm cho khách hàng, bao gồm:

- Các lỗi được cập nhật đầy đủ

- Các lỗi được khắc phục đầy đủ trước khi bàn giao sản phẩm

e Quản lý nguồn nhân lực

Việc quản lý đội dự án chiếm phần lớn thời gian của quản lý dự án Các công việc chính bao gồm:

- Chuẩn bị nhân lực cho từng giai đoạn: tìm kiếm nhân lực mới, đào tạo, huấn luyện các thành viên

- Giao nhiệm vụ cho các nhóm/thành viên dự án

- Xem xét kết quả công việc của các nhóm/thành viên

- Xử lý các vấn đề phát sinh: thay đổi thành viên, thay đổi nhiệm vụ của các nhóm/thành viên

- Xem xét việc sử dụng nhân lực và báo cáo cho lãnh đạo, nếu cần

- So sánh việc sử dụng nhân lực trên thực tế và kế hoạch, thực hiện các điều chỉnh, nếu cần

Trong trường hợp đội dự án chia thành nhiều nhóm nhỏ, quản lý dự án có thể

ủy quyền việc quản lý các thành viên cho các trưởng nhóm nhưng phải có phương pháp quản lý thống nhất đối với toàn bộ các nhóm Quản lý dự án phải đảm bảo nắm rõ kết quả sử dụng nhân lực của mỗi nhóm và tổng hợp thành kết quả chung của toàn dự án, hỗ trợ các trưởng nhóm khi có khó khăn về quản lý nhân lực Quản

lý dự án phải đảm bảo các vấn đề hoặc mâu thuẫn giữa các nhóm/thành viên dự án phải được giải quyết thỏa đáng để không ảnh hưởng tới việc thực hiện các mục tiêu của dự án

f Quản lý rủi ro

Trong quá trình theo dõi dự án hàng tuần, quản lý dự án đồng thời thực hiện việc giám sát các rủi ro, bao gồm:

- Xem xét việc thực hiện các hành động đối phó với rủi ro đã được lập kế hoạch

- Xem xét trạng thái của các rủi ro

- Lập kế hoạch đối phó với các rủi ro có độ nguy hiểm vượt ngưỡng rủi ro

- Cập nhật lại thông tin các rủi ro

Khi một rủi ro xảy ra trong dự án, quản lý dự án cần ghi nhận một vấn đề tương ứng với các khó khăn mà dự án phải đối mặt và tiến hành thực hiện ngay các hoạt động khắc phục như kế hoạch đã định

g Quản lý mua sắm và thầu phụ

Quản lý việc mua sắm thiết bị

Quản lý dự án quản lý việc thực hiện mua sắm, lưu ý theo dõi tiến độ và chất lượng của các hạng mục mua sắm để đảm bảo không ảnh hưởng tới tiến độ và chất lượng dự án

- Chuẩn bị báo cáo hoàn thành dự án

- Chuyển tài liệu liên quan tới dự án cho người dùng để người dùng kiểm chứng lại

- Họp báo cáo dự án: Họp các bên liên quan để báo cáo việc hoàn thành dự án

- Đánh giá dự án sau khi hoàn thành: Các mục tiêu đã đặt ra và trạng thái đạt được của chúng, bài học rút ra từ dự án này làm kinh nghiệm cho dự án tới

1.3 Quản lý dự án nhìn từ góc độ của các chủ thể tham gia

và nhà thầu Các chủ thể này có những mục tiêu và lợi ích khác nhau nhưng lại có mối quan hệ tác động qua lại, ràng buộc và phụ thuộc lẫn nhau khi thực thi trách nhiệm, nghĩa vụ hợp đồng của mình đối với dự án Mọi nỗ lực của chủ thể này đều hướng tới việc biến quyết định đầu tư thành hiện thực theo mục tiêu của dự án Nội dung hoạt động của các chủ thể cũng khác nhau và cũng phụ thuộc nhau rất chặt chẽ Các hoạt động này đều bị ràng buộc bởi sự hạn chế của các nguồn lực, thời gian, chi phí, chất lượng Các ràng buộc này liên quan đến nhau, khó quản lý và dễ

bị phá vỡ Ví dụ, nếu tiến độ có nguy cơ bị phá vỡ, phải “tăng tốc” dẫn đến chi phí tăng và chất lượng có thể bị ảnh hưởng nếu không được bổ sung thêm vốn Vì vậy

để dự án thành công, mỗi chủ thể phải thực hiện đầy đủ trách nhiệm của mình đối

với dự án Ngược lại, sự chậm trễ hoặc thực hiện không đầy đủ trách nhiệm của một bên bất kỳ đều dẫn đến hậu quả xấu và ảnh hưởng đến mọi phía

1.3.1 Quản lý thực hiện dự án của chủ đầu tư

Chủ đầu tư là người nhận biết được nhu cầu hoặc cơ hội của dự án và muốn biến ý tưởng đó thành hiện thực Chủ đầu tư có thể là người trực tiếp cung cấp vốn, cũng có thể là người được uỷ quyền cấp vốn cho dự án Trong trường hợp chủ đầu

tư là người được uỷ quyền cấp vốn thì người thực sự cấp vốn gọi là nhà tài trợ Nhiều trường hợp, người tài trợ là một tổ chức độc lập như Quỹ tiền tệ quốc tế (IMF), ngân hàng thế giới (WB)… Là người tài trợ nên họ có quyền bổ sung các yêu cầu riêng của mình đối với dự án mà chính những điều này có thể làm cho chủ đầu tư phải đánh giá lại dự án

Quản lý dự án là nhiệm vụ cơ bản của chủ đầu tư, là trung tâm các mối quan

hệ tác động Thực chất quản lý dự án của chủ đầu tư bao gồm những hoạt động quản lý của chủ đầu tư (hoặc của một tổ chức được chủ đầu tư uỷ quyền như ban quản lý dự án) Đó là quá trình lập kế hoạch, tổ chức, quản lý các nhiệm vụ, các nguồn lực để đạt được các mục tiêu đề ra trong phạm vi ràng buộc về thời gian, nguồn lực và chi phí Những chức năng, nhiệm vụ cơ bản của chủ đầu tư là:

a Tổ chức đấu thầu

Để triển khai thực hiện dự án, chủ đầu tư phải chọn được tư vấn (thiết kế, giám sát, quản lý dự án) và nhà thầu trên cơ sở tuân thủ các thủ tục, quy định của đấu thầu và ký hợp đồng với họ Chọn được tư vấn và nhà thầu đủ năng lực là cơ sở ban đầu đảm bảo thuận lợi cho việc thực hiện dự án Chủ đầu tư quyết định các vấn

đề kỹ thuật, cung cấp đủ các thông tin số liệu đầu vào của dự án cho các kỹ sư tư vấn; cung cấp thông tin và nói rõ các điều kiện, quy định để nhà thầu có thể tham gia dự thầu một cách công bằng Sau khi trúng thầu, chủ đầu tư phải thoả thuận và

ký hợp đồng với nhà thầu Chủ đầu tư phải chỉ rõ các nội dung mà nhà thầu phải tuân thủ như các quy định về nghiệp vụ, quy định kỹ thuật, tiến độ và chi phí

b Quản lý thực hiện hợp đồng

Sau khi ký hợp đồng, quản lý thực hiện hợp đồng là nhiệm vụ tiếp theo của chủ đầu tư Các công việc chủ yếu là: lập kế hoạch thực hiện, tổ chức thực hiện, bố trí vốn cho dự án, kiểm soát các tài liệu phân tích thiết kế hệ thống, giám sát việc xây dựng phần mềm, kiểm thử hệ thống… Trong quá trình thực hiện dự án, chủ đầu

tư phải kịp thời giải quyết các vướng mắc của các bên liên quan để có hướng xử lý thoả đáng

Để thực hiện được trách nhiệm, nghĩa vụ của mình trong quản lý dự án chủ đầu tư có quyền chấp nhận hoặc không chấp nhận ý kiến của nhà thầu đối với các phần việc được giao; đòi hỏi nhà thầu phải cung cấp các tài liệu theo quy định Trong các dự án lớn, ban quản lý dự án phải được tăng cường bộ phận kỹ thuật bằng các kỹ sư giỏi hoặc thuê công ty tư vấn nước ngoài

c Nghiệm thu sản phẩm

Khi kết thúc dự án, sau khi nhận được sản phẩm từ các nhà thầu, chủ đầu tư phải hoàn thành biên bản nghiệm thu sản phẩm Cuối cùng là báo cáo hoàn thành và đánh giá hiệu quả dự án của chủ đầu tư

Trong suốt quá trình quản lý dự án chủ đầu tư là chủ thể cộng tác chặt chẽ với các cơ quan quản lý Nhà nước

1.3.2 Quản lý dự án của tư vấn

Tư vấn là loại lao động đặc biệt, đó là kinh nghiệm, kiến thức và sự phán xét Lao động của tư vấn khó đánh giá, đo đếm và thử được nhưng sản phẩm, dịch vụ họ tạo ra có ý nghĩa quan trọng Đó là các bản thiết kế, hoạt động giám sát, lời khuyên,

sự chỉ dẫn và phán xét… Bằng kiến thức của mình tư vấn có thể trực tiếp giúp chủ đầu tư và nhà thầu thực hiện các nhiệm vụ trong các khâu của dự án Khả năng tiết kiệm vốn đầu tư từ hoạt động của tư vấn là rất lớn Vì vậy quản lý dự án cần hiểu biết vai trò của tư vấn, phải chọn được tư vấn có năng lực, trình độ cao, cần có biện pháp để tư vấn đóng góp hiệu quả nhất vào dự án

Đối với các dự án lớn, đặc biệt có sử dụng vốn vay nước ngoài phải có tư vấn quản lý Đây là một chủ thể thay mặt chủ đầu tư tác động tới tất cả các bên trong việc thực hiện dự án, buộc họ phải làm tròn trách nhiệm của mình theo đúng

hợp đồng đã ký kết Tư vấn quản lý có vai trò xuyên suốt toàn bộ quá trình thực hiện dự án, tư vấn quản lý được xem là hoành thành nhiệm vụ khi các mục tiêu cụ thể của dự án đã đạt được

1.3.3 Quản lý dự án của nhà thầu

Sau khi trúng thầu và ký kết hợp đồng với chủ đầu tư, nhà thầu phải tiến hành xây dựng sản phẩm, phải chịu trách nhiệm toàn diện về quá trình xây dựng phần mềm theo đúng yêu cầu nghiệp vụ, dự đoán và tiến độ được duyệt và chịu sự giám sát của các nhà tư vấn đại diện cho chủ đầu tư

1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý dự án

Có nhiều yếu tố ảnh hưởng đến công tác quản lý dự án, bao gồm các yếu tố bên ngoài và yếu tố bên trong:

a Các yếu tố bên ngoài

- Môi trường vĩ mô: Nhà nước XHCN Việt Nam thực hiện chức năng quản lý kinh tế của mình trong đó có việc quản lý dự án Vai trò quản lý của nhà nước dựa trên nguyên tắc “thống nhất giữa chính trị và kinh tế, kết hợp hài hoà giữa hai mặt kinh tế và xã hội” thể hiện trong cơ chế quản lý đầu tư, cơ cấu đầu tư, các chính sách đối với người lao động,… thể hiện thông qua giải quyết quan hệ giữa tăng trưởng kinh tế và công bằng xã hội, giữa quan hệ kinh tế và đảm bảo

an ninh quốc phòng và giữa yêu cầu phát huy nội lực và tăng cường hợp tác quốc tế trong đầu tư

- Môi trường vi mô: Quản lý đầu tư của cơ sở chịu sự quản lý kinh tế và chiến lược về công nghệ của cả cơ quan chủ quản và địa phương, đồng thời phụ thuộc vào nhu cầu của thị trường và áp lực của các đối thủ cạnh tranh

b Các yếu tố bên trong

Các yếu tố bên trong bao gồm nguồn lực của doanh nghiệp, khả năng về kinh tế

và yếu tố quan trọng nhất là khả năng quản lý của cán bộ lãnh đạo doanh nghiệp Các doanh nghiệp hoạt động trên nguyên tác đảm bảo doanh thu, quyền lợi cho người lao động, đặc biệt thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ đối với nhà nước và xã hội

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TẠI CỤC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN - TỔNG CỤC THUẾ 2.1 Giới thiệu chung về Cục CNTT trực thuộc Tổng cục thuế

2.1.1 Khái quát về ngành thuế

b Cơ cấu tổ chức của ngành thuế

Mô hình tổ chức của ngành thuế nhà nước

Hình 2.1 – Mô hình tổ chức của ngành thuế

Tổng cục Thuế được tổ chức thành hệ thống dọc từ Trung ương đến địa phương theo đơn vị hành chính, bảo đảm nguyên tắc tập trung thống nhất

a Cơ quan Tổng cục Thuế ở Trung ương:

b Cơ quan Thuế ở địa phương:

Cục Thuế cấp tỉnh) trực thuộc Tổng cục Thuế;

chung là Chi cục Thuế cấp huyện) trực thuộc Cục Thuế cấp tỉnh

Hình 2.2 - Sơ đồ tổ chức của cơ quan Tổng cục Thuế

2.1.2 Giới thiệu về Cục CNTT - Tổng cục Thuế

a Vị trí và chức năng

Cục CNTT là tổ chức thuộc Tổng cục Thuế, thực hiện chức năng giúp Tổng cục Trưởng Tổng cục Thuế nghiên cứu, xây dựng và tổ chức triển khai ứng dụng CNTT, hiện đại hoá công tác quản lý thuế

Cục CNTT là đơn vị sự nghiệp có thu, có tư cách pháp nhân, con dấu riêng, được mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và ngân hàng theo quy định của pháp luật

Do điều kiện Tổng cục thuế không đủ chỗ cho các đơn vị thành viên nên cục CNTT có trụ sở tại tầng 4, toà nhà HITC, 239 Xuân Thuỷ, Cầu Giấy, Hà Nội

b Nhiệm vụ, quyền hạn

Cục CNTT giúp Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế xây dựng chiến lược, chương trình, kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn và hàng năm về ứng dụng CNTT của ngành thuế và ra các văn bản quy phạm pháp luật về ứng dụng CNTT trong công tác quản lý thuế Đồng thời cục CNTT còn xây dựng các văn bản hướng dẫn quy trình, quy chế quản lý nội bộ về ứng dụng CNTT trong ngành thuế; hướng dẫn, chỉ đạo và kiểm tra cơ quan thuế các cấp trong việc thực hiện ứng dụng CNTT trong công tác quản lý thuế; xây dựng, phát triển, bảo trì, quản lý và tổ chức triển khai các phần mềm ứng dụng thống nhất trong công tác quản lý thuế; xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu thông tin phục vụ cho yêu cầu quản lý thuế; trực tiếp quản trị

cơ sở dữ liệu tập trung của ngành; xây dựng, thực hiện các cơ chế và giải pháp kỹ thuật bảo mật, an toàn dữ liệu cho toàn ngành thuế; thiết kế, xây dựng và quản trị hệ thống mạng, truyền thông toàn ngành thuế Xây dựng cơ chế, giải pháp về an ninh mạng, kết nối mạng với các ngành liên quan và kết nối mạng Internet; phối hợp với

Vụ Tài vụ - Quản trị của Tổng cục Thuế và các đơn vị có liên quan tổ chức thực hiện đầu tư mua sắm, cài đặt, triển khai và quản lý thiết bị tin học cho ngành thuế theo quy định của pháp luật; biên soạn tài liệu đào tạo cán bộ về ứng dụng CNTT trong công tác quản lý thuế; tổng kết, đánh giá kết quả triển khai và nghiên cứu đề xuất các biện pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong công tác quản lý thuế

c Cơ cấu tổ chức của Cục CNTT

Cục CNTT gồm có 1 cục trưởng và 4 phó cục trưởng giúp cục trưởng quản

lý các vấn để liên quan tới xây dựng ứng dụng, quản lý cơ sở dữ liệu, quản lý hệ thống…

Các phòng chức năng của Cục CNTT gồm có 5 phòng và 1 trung tâm với

120 cán bộ công chức

- Phòng Kế hoạch - Tổng hợp: giúp Cục trưởng quản lý chương trình công

tác, nguồn lực, tài chính, hợp đồng, tài sản và các hoạt động nội bộ của Cục ứng dụng CNTT; xây dựng kế hoạch, chương trình công tác tháng, quý năm của Cục ứng dụng CNTT; tổ chức quản lý, tổng hợp, đánh giá tiến độ, kết quả thực hiện các

dự án, chương trình ứng dụng CNTT Quản lý và lưu giữ hồ sơ các dự án tin học;

xây dựng các quy chế, quy định, quy trình, nội quy làm việc nội bộ và quản lý nhân

sự của Cục ứng dụng CNTT; kiểm tra, giám sát, đôn đốc việc tuân thủ các quy định, quy chế làm việc; quản lý về tài chính, quản lý tài sản: tiếp nhận và quản lý các tài sản Tổng cục bàn giao để sử dụng cho hoạt động của nội bộ Cục ứng dụng CNTT Thực hiện công tác kiểm kê tài sản của Cục ứng dụng CNTT theo quy định; quản lý hành chính: quản lý công văn, tờ trình theo quy định; thực hiện các công tác hành chính của Cục ứng dụng CNTT (tổ chức hội nghị, họp, hội thảo, đối ngoại, ); nghiên cứu, đề xuất chương trình, kế hoạch đào tạo tin học cho toàn ngành Thuế; tham gia biên soạn tài liệu đào tạo tin học và tổ chức kiểm tra, tổng hợp, đánh giá công tác đào tạo tin học tại các Cục thuế

- Phòng Phát triển ứng dụng: giúp Cục trưởng quản lý công tác phát triển,

triển khai, duy trì và nâng cấp các phần mềm ứng dụng quản lý thuế; phân tích định hướng quản lý thuế để lập kế hoạch phát triển phần mềm ứng dụng; quản lý các yêu cầu, nhu cầu nghiệp vụ cần ứng dụng CNTT; quản lý việc phát triển phần mềm ứng dụng; xây dựng các quy chế, quy trình quản lý phần mềm ứng dụng, giải pháp kỹ thuật liên quan đến ứng dụng CNTT; chỉ đạo, kiểm tra, đánh giá cơ quan Thuế các cấp về việc triển khai, vận hành, khai thác các phần mềm ứng dụng quản lý thuế Tổng kết, đánh giá kết quả và đề xuất về công tác phát triển ứng dụng quản lý thuế;

tổ chức triển khai các phần mềm ứng dụng quản lý thuế

- Phòng Quản lý cơ sở dữ liệu: giúp Cục trưởng quản lý công tác thiết lập,

quản trị và khai thác các cơ sở dữ liệu và kho cơ sở dữ liệu phục vụ cho nhu cầu của công tác quản lý thuế; phân tích, thiết kế và quản lý mô hình cơ sở dữ liệu, kho cơ

sở dữ liệu ngành Thuế; thực hiện quản trị kho cơ sở dữ liệu (CSDL) tập trung ngành Thuế và quản lý hệ thống phân quyền người dùng khai thác CSDL; chỉ đạo, kiểm tra, đánh giá cơ quan Thuế các cấp về quản trị, khai thác CSDL Tổng kết, đánh giá kết quả và đề xuất về công tác quản lý CSDL;

- Phòng Quản lý hệ thống: giúp Cục trưởng quản lý vận hành hệ thống hạ

tầng cơ sở kỹ thuật CNTT bao gồm: hệ thống mạng, trang thiết bị tin học, hạ tầng truyền thông; đề xuất thiết kế mô hình mạng máy tính và truyền thông ngành Thuế;

tổ chức việc triển khai, quản lý, vận hành hệ thống hạ tầng kỹ thuật ngành Thuế; chỉ đạo, kiểm tra, đánh giá cơ quan Thuế các cấp về quản trị mạng, quản lý thiết bị tin học Tổng kết, đánh giá kết quả và đề xuất về công tác quản lý hệ thống hạ tầng kỹ thuật ngành thuế;

- Phòng Đảm bảo kỹ thuật: giúp Cục trưởng quản lý công tác kiểm soát hệ

thống tin học các cấp, đảm bảo tuân thủ các quy định về CNTT; tham mưu về định hướng chiến lược ứng dụng CNTT trong ngành thuế; tổ chức nghiên cứu khoa học

về CNTT và các giải pháp ứng dụng CNTT để đề xuất ứng dụng vào ngành Thuế; nghiên cứu, xây dựng quy trình, cơ chế quản lý CNTT; tổ chức việc kiểm tra, kiểm soát sự tuân thủ các quy định về quy trình, tiêu chuẩn kỹ thuật CNTT trong toàn hệ thống CNTT ngành Thuế; thực hiện kiểm tra hoạt động, vận hành của hệ thống CNTT ngành Thuế để cảnh báo các vi phạm và yêu cầu xử lý; tổng hợp báo cáo tình hình, kết quả xử lý; quản lý phiên bản phần mềm hệ thống

- Đơn vị sự nghiệp trực thuộc (Trung tâm Dịch vụ CNTT): Trung tâm dịch vụ

CNTT có chức năng phát triển hoặc nâng cấp các chương trình phần mềm quản lý thuế Xây dựng các phần mềm công cụ tiện ích khai thác, trao đổi dữ liệu; triển khai phần mềm ứng dụng vào hoạt động quản lý thuế Đồng thời có nhiệm vụ thiết lập mạng máy tính, xây dựng giải pháp cài đặt, nâng cấp mạng, cấu hình, thiết bị tin học, truyền thông; thực hiện triển khai hạ tầng kỹ thuật, hạ tầng truyền thông; hỗ trợ

sử dụng phần mềm ứng dụng, kỹ thuật, dịch vụ mạng, duy trì thường xuyên hệ thống người dùng cho cơ quan Tổng cục Thuế và các đơn vị Thuế địa phương Quản lý các yêu cầu hỗ trợ, giải pháp hỗ trợ, hỏi đáp nghiệp vụ để xây dựng cơ sở

dữ liệu về hỗ trợ

Trung tâm dịch vụ CNTT là một đơn vị sự nghiệp và hoạt động như một công ty tin học