Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

tháng, xem xét thấy nhu cầu về sử dụng nguyên vật liệu của phân xưởng đó là hợplý, hợp lệ, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho, khi lập phíếu ghi rõ số phiếu,ngày tháng năm lập phiếu,

Kế toán chi tiết nguyên vật liệu

2.1Đặc điểm chung về nguyên, vật liệu sử dụng của công ty

2.1.1 Phân loại nguyên, vật liệu

Với một khối lượng vật liệu lớn, chủng loại rất phong phú và đa dạng,mỗi loại có nội dung kinh tế, tính năng lý hoá khác nhau Vì vậy, để quản

lý và hạch toán được chính xác và thuận tiện, công ty đã phân chia nguyênvật liệu thành 5 loại căn cứ vào nội dung kinh tế của vật liệu:

o Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu của công ty,

là cơ sở vật chất cấu thành nên thực tế của sản phẩm bao gồm: sắt,thép, tôn, thiếc, phôi trục xe máy, khung gầm ô tô, các nguyên vậtliệu để lắp ráp ô tô…

o Vật liệu phụ: Là vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuất khôngcấu thành thực thể chính của sản phẩm mà kết hợp với vật liệuchính làm tăng them chất lượng, mẫu mã của sản phẩm như: sơn,que hàn, dung môi, bột đá, dây emay, dầu mazut, giâý giáp……

o Nhiên liệu: Là những thứ cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sảnxuất sản phẩm gồm các loại: xăng, xăng công nghiệp, dầu…

o Phụ tùng thay thế: Là những loại phụ tùng chi tiết máy móc thiết bịcông ty mua sắm hoặc tự chế tạo phục vụ cho việc thay thế, sửachữa các thiết bị máy móc như: tay rê, đĩa côn, lốp ô tô…

o Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: Là những loại vật liệu và thiết

bị được sử dụng cho công việc xây dựng cơ bản: cát, đá, sỏi,ximăng… đi lắp đặt công trình

Công ty tiến hành tổng hợp kiểm kê vật liệu khi có yêu cầu thường là mộtnăm kiểm kê một lần

2.1.2 Đánh giá nguyên vật liệu

 Giá vốn thực tế của vật liệu nhập kho trong kỳ

Phần lớn nguyên, vật liệu của công ty là do mua ngoài

Trị giá vốn thực tế = Giá mua trên + chi phí thu - Các khoản giảm

vật liệu nhập kho hoá đơn mua trừ

Trong đó:

- Giá mua trên hoá đơn = đơn giá x số lượng

- Chi phí thu mua là chi phí thực tế phát sinh trong quá trình thu muanhư: chi phí vận chuyển, bốc dỡ…

- Các khoản giảm trừ là những mất mát, thiếu hụt… mà chủ hàng phải bồithường hoặc phải chịu

Ví dụ: Theo HĐ số 01975 ngày 9/12/2006, công ty mua của Công ty NamVang 4000kg thép với đơn giá là 9.714 đồng/kg, chủ hàng vận chuyểnđến tận kho của công ty thuế suất GTGT của mặt hàng này là 5 %

Trị giá vốn thực tế = giá mua trên hoá đơn = Đơn giá x số lượng

sau lần xuất trước nhập kho tiếp theo

Ví dụ: Số liệu tồn kho đầu tháng 12 của thép mạ kẽm là 49.541.400 đồng,

đơn giá 9.700 đồng /kg, số lượng là 5100 kg

2.2 Các chứng từ sử dụng kế toán nguyên , vật liệu

2.2.1, Chứng từ tăng nguyên vật liệu

Việc thu mua nguyên vật liệu của công ty do các cán bộ thuộc phòng kinhdoanh phụ trách Khi mua nguyên vật liệu, cán bộ phòng kinh doanh sẽlâp hợp đồng kinh tế đê hai bên mua và bán ký kết vê việc mua bánnguyên vật liệu

Ví dụ: Công ty mua nguyên vật liệu Công ty Nam Vang, có hợp đồngkinh tế như sau:

Căn cứ vào chức năng và nhu cầu của hai bên.

Hôm nay, ngày 2 tháng 12 năm 2006, chúng tôi gồm:

Bên A: Công ty cơ khí Ngô Gia Tự

Địa chỉ: 16-18 Phan Chu Trinh – Hà Nội

Điện thoại: 048240091

Mã số thuế: 0100104637

Tài khoản số: 002150000025412 ngân hàng công thương Hà Nội

Đại diện: Ông Nguyễn Anh Tuấn Chức vụ: Giám đốc

Bên B: Công ty Nam Vang

Địa chỉ: Xuân Phương - Từ Liêm – Hà Nội

Điện thoại: 048502284

Mã số thuế: 0100165241

Tài khoản số: 012012000002135 tại chi nhánh ngân hạng đầu tư và pháttriển Từ Liêm

Đại diện: Bà Phạm Thị Điệp Chức vụ: Giám đốc

Hai bên bàn bạc và đi đến thống nhất ký hợp đồng với những điều khoảnsau:

Điều I: Mặt hàng, số lượng, chất lượng và quy cách, giá cả.

1 Mặt hàng: Bên B cung cấp cho bên A mặt hàng: Thép mạ kẽm

Thành tiền (VNĐ)

Điều II: Địa điểm, thời gian và phương thức giao nhận.

1 Địa điểm: Bên B giao hàng cho bên A tại văn phòng công ty NamVang

2 Thời gian giao hàng: 01 tuần kể từ ngày ký hợp đồng

Điều III: Phương thức và thời gian thanh toán

1 Tiền hàng được thanh toán bằng tiền mặt

2 Thời gian thanh toán:

3 Số tiền: 40.798.800 (Bốn mươi triệu bảy trăm chín mươi tám nghìntám trăm đồng chẵn)

Điều IV: Trách nhiệm mỗi bên.

1 Bên A

Thanh toán đúng theo thời hạn quy định tại điều III

Cung cấp thông tin đầy đủ về quy cách sản phẩm cho bên B

2 Bên B

Giao hàng đúng quy cách, chất lượng, số lượng và thời gian

Không được phép cung cấp mẫu sản phẩm trên cho bất kỳ khách hàng nàokhác

Điều V: Các điều khoản khác.

1 Hai bên cam kết thực hiện nghiêm chỉnh những điều khoản trên đây.Trong quá trình thực hiện nếu nảy sinh những bất đồng ý kiến hai bênphối hợp giải quyết theo tinh thần hợp tác Nếu một bên đơn phươngchấm dứt hoặc vi phạm hợp đồng thì hoàn toàn chịu trách nhiệm bồithường thiệt hại cho bên còn lại

2 Trong quá trình thực hiện hợp đồng, hai bên sẽ thường xuyên thôngbáo cho nhau về những vấn đề liên quan đến hợp đồng Các phụ lụchoặc biên bản bổ sung là bộ phận không tách hợp đồng này

3 Hợp đồng này có hiệu lực kể tù ngày ký kết đến hết ngày 31/12 năm2007

4 Hợp đồng này lập thành 4 bản, có giá trị pháp lý như nhau Mỗi bên

giữ hai bản để theo dõi và thực hiện

Hà Nội, ngày 2 tháng 12 năm 2006

Đại diện bên A Đại diện bên B

Giám đốc Giám đốc

Nguyến Anh Tuấn Phạm Thị Điệp

Sauk hi hợp đồng giữa hai bên đã được ký kết, theo đúng hạn, công ty NamVang vận chuyển hàng đến tận kho cho công ty cơ khí Ngô Gia Tự và lập hoáđơn giá trị gia tăng giao cho công ty

Đơn vị bán hàng: Công ty Nam Vang Số tài khoản:

Địa chỉ : Xuân Phương-Từ Liêm-Hà Nội Mã số:

Họ và tên người mua hàng : Nguyễn Văn Hùng

Đơn vị: Công ty cơ khí Ngô Gia Tự Số tài khoản

Hình thức thanh toán: Tiền mặt Mã số:

tính

Sốlượng

Cộng tiền hàng 38.856.000Thuế suất thuế GTGT: 5 % Tiền thuế GTGT 1.942.000 Tổng cộng tiền thanh toán: 40.798.800

Số tiền viết bằng chữ: Bốn mươi triệu bảy trăm chin mươi tám nghìn tám trămđồng chẵn

Khi nguyên vật liệu về đến kho, cán bộ vật tư mang hoá đơn của lô vật tư

đó đến phòng kinh doanh Tại đây, cán bộ phụ trách của phòng sẽ xét xem

lô vật tư này có nằm trong kế hoạch thu mua vật tư hay không? Số vật tưnày có đúng số lượng, chủng loại, chất lượng yêu cầu hay không? Sau đó,nếu số vật tư này phù hợp, phòng KCS sẽ tiến hành kiểm tra số nguyên vậtliệu này có đúng chất lượng, số lượng, chủng loại theo hoá đơn hay không

và ghi ý kiến vào biên bản kiểm nghiệm Nếu số vật liệu này phù hợp vớihoá đơn về số lượng, quy cách, phẩm chất mới tiến hành làm thủ tục nhậpkho Biên bản kiểm nghiệm vật tư được lập như sau:

Đơn vị:… Mẫu số: 03 - VT

Bộ phận:… Theo QĐ s ố: 15/2006/Q Đ-BTC

Ngày 20 tháng 3 năm 2006

của Bộ trưởng Bộ t ài chính

BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆP VẬT TƯ

Ngày 9 tháng 12 năm 2006

Số: 205

Căn cứ: số 102 VT-CK ngày 9 tháng 12 năm 2006 của công ty cơ khí NgôGia Tự

- Ban kiểm nghiệm gồm:

+ Ông: Vũ Văn Cường: Chức vụ: phó phòng - Đại diện phòng kinh doanh:trưởng ban

+ Bà: Nguyễn Thị Thơm: Chức vụ: nhân viên - Đại diện phòng khoa công nghệ: uỷ viên

học-+ Ông: Nguyễn Hải Nam: Chức vụ: thủ kho: uỷ viên

Đã kiểm nghiệm loại vật tư: Thép mạ kẽm

Phương thức kiểm nghiệm

Đơn vị tính

Số lưọng Theo chứng từ

Kết quả kiểm nghiệm

Ghi chú

SL đúng quy cách, phẩm chất

SL Không đúng quy cách phẩm chất

Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Vật tư đủ tiêu chuẩn nhập kho

Đại diện phòng KH-KT Thủ kho Trưởng ban

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

Sau đó, phiếu nhập kho do phòng kinh doanh tự lập làm 3 liên: 1 liên dophòng kinh doanh giữ, 1 liên giao cho cán bộ vật tư giữ để làm căn cứthanh toán, 1 liên do thủ kho gĩư để vào thẻ kho Khi nhập kho, thủ kho ghi

số lượng thực nhập vào phiếu nhập kho, ghi ngày, tháng, năm nhập kho vàcùng người nhập ký vào phiếu Cuối tháng, thủ kho chuyển phiếu nhập khocho kế toán vật liệu để ghi vào cột “Đơn giá” và cột “Thành tiền” và ghi sổ

kế toán liên quan

Khi nhập nguyên vật liệu, thủ kho có trách nhiệm xin lao động bốc xếp, sắpxếp, bố trí các loại nguyên vật liệu ở kho một cách khoa học, hợp lý, đảmbảo đáp ứng yêu cầu bảo quản của từng loại vật liệu, tiện theo dõi cho côngtác nhập kho

Biểu số 2

Mẫu số: 01-VT Theo QĐ s ố: 15/2006/Q Đ-BTC

ng ày 20 th áng 3 n ăm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính

Công ty cơ khi Ngô Gia Tự

Cộng thành tiền (bằng chữ): Ba mươi tám triệu tám trăm năm mươi sáu nghìn

Đơnvịtính

Khi thanh toán tiền hàng, phiếu chi được lập:

2.2.2 Chứng từ giảm nguyên, vật liệu

Biểu số 3:

Đơn vị: Công ty cơ khí Ngô Gia Tự Mẫu số 01-TT

Địa chỉ: 16-18 Phan Chu Trinh HN Theo QĐ s ố: 15/2006/Q BTC

ng ày 20 th áng 3 n ăm 2006 của Bộ trưởng Bộ tài chính

Mã số thuế: 0100104637

Telefax:048240091

PHIẾU CHI

Ngày: 9/12/2006

Người nhận tiền: Nguyễn Văn Hùng

Đại diện: Phòng kinh doanh

Các phân xưởng khi có nhu cầu sử dụng vật tư sẽ viết vào phiếu lĩnh vật tư và

có xác nhận của quản đốc và kỹ thuật phân xưởng để tổ chức đó được lĩnh vậttư

Phiếu cấp vật tư sẽ được lập như sau:

Biểu số 4:

Số: 512

PHIẾU CẤP VẬT TƯ Nơi gửi:….

Người lĩnh phiếu: Đơn vị: Phân xưởng lắp ráp ô tô

Thực cấp Tại ĐV

3000

Hạch Sản phẩm

Toán vào Hợp đồng

Người nhận( )

Người cấp

Sau đó, quản đốc phân xưởng đưa phiếu lĩnh lên phòng kinh doanh Căn cứ vào cácđịnh mức chi phí nguyên vật liệu, văn cứ vào nhiệm vụ sản xuất kinh doanh hàng

tháng, xem xét thấy nhu cầu về sử dụng nguyên vật liệu của phân xưởng đó là hợp

lý, hợp lệ, phòng kinh doanh sẽ lập phiếu xuất kho, khi lập phíếu ghi rõ số phiếu,ngày tháng năm lập phiếu, lý do sử dụng, tên nhãn hiệu, quy cách, đơn vị tính củavật tư, số lượng vật tư theo yêu cầu xuất kho của bộ phận sử dụng Sauk hi lậpphiếu xong, phụ trách bộ phận sử dụng ( quản đốc) và phụ trách cung ứng (trưởngphòng kinh doanh) ký, giao cho người cầm phiếu xuống kho để lĩnh vật tư Sauk hixuất kho, thủ kho ghi số lượng vật tư xuất vào cột thực xuấtm ghi ngày tháng nămxuất kho và cùng ngưòi nhận hàng ký tên vào phiếu xuất kho Phiếu xuất kho đượclập thành 3 liên:

+ Liên 1: Lưu ở phòng kinh doanh

+ Liên 2: Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán để kếtoán vật liệu ghi vào cột “đơn giá” và cột “thành tiền” của phiếu xuất kho vàghi vào sổ kế toán liên quan

+ Liên 3: Người nhận giữ để nhân viên thống kê phân xưởng ghi vào sổ kếtoán của bộ phận sử dụng

Biểu số 5

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày 23/12/2006

Họ tên người nhận hàng: Phạm Văn Mạnh

Lý do xuất kho: Vật tư sản xuất ô tô

Xuất tại kho: kho xe khách

Đơnvịtính

Số lượng

Đơn giá Thành tiền

Yêu cầu

Thựcxuất

Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Ngư ời nhận Thủ kho

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

2.3 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại kho

Kế toán chi tiết vật liệu ở công ty được thực hiện song song giữa kho vàphòng kế toán nhằm theo dõi tình hình nhập - xuất - tồn kho của từng loại,

từng thứ tự vật liệu cả về mặt số lượng, chủng loại, chất lượng, giá trị.Trong đó thủ kho theo dõi về mặt số lượng của nguyên vật liệu còn kếtoán chủ yếu theo dõi về mặt giá trị của nguyên vật liệu.

Ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để phản ánh sự biến động và tình hình

hiện có của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng Ngoài việc sử dụngthẻ kho, thủ kho còn sử dụng sổ số dư do kế toán chuyển đến để ghi chép

số tồn kho cuối tháng của từng thứ vật liệu theo chỉ tiêu số lượng

Thẻ kho được mở cho từng thứ vật liệu có cùng nhãn hiệu, quy cách dungcho cả năm Mỗi nhãn hiệu, quy cách vật liệu được ghi trên một hay một

số tờ thẻ kho Thẻ kho theo dõi nguyên vật liệu chính được lập thành mộtquỷên, theo dõi vạt liệu phụ độc lập thành một quyển Tại bìa mỗi quyểnthẻ khho đều có doanh muc, các thú nguyên vật liệu được sắp xếp theo thứ

tự như trong quyển sổ để dễ dàng tìm kiếm và ghi chép Thẻ kho do phòng

kế toán lập và ghi các chỉ tiêu: tên, nhãn hiệu , quy cách vật liệu, đơn vịtính sau đó giao cho thủ kho để ghi chép hàng ngày

Hàng ngày, căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất kho vật liệu, thủ khotiến hành ghi thẻ kho phản ánh tình hình nhập xuất và tính ngay ra số tồnkho sau mỗi lần ghi thẻ Tuy nhiên, đối với một số loại nguyên vật liệucủa các phân xưởng nhập xuất hết ngay trong ngày không đuợc theo dõitrên thẻ kho Cuối tháng cộng số phát sinh trong tháng và ghi số tồn khocuối tháng( chính là số tồn kho sau lần ghi cuối cùng trong tháng)

Số phiếu

Ngày

Nhập

Xuất

6.600

2.4 Kế toán chi tiết tại phòng kế toán

Ở phòng kế toán:

Để hạch toán chi tiết vật liệu, kế toán sử dụng 2 loại sổ là:

- Sổ số dư

- Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ

Định kỳ 5 – 10 ngày, kế toán vật liệu xuống kho để kiểm tra việc ghi chéptrên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhận chứng từ nhập xuất kho Sau khikiểm tra, kế toán ký xác nhận vào từng thẻ kho rồi mang chứng từ về phòng

kế toán Tại phòng kế toán, kế toán thực hiện việc kiểm tra và hoàn chỉnhchứng từ, sau đó tập hợp các chứng từ nhập, xuất theo thứ tự thời gian phátsinh và theo thứ tự vật liệu, đối với phiếu xuất kho còn tập hợp theo từngđối tượng hạch toán chi phí để thuận tiện cho việc ghi sổ chi tiết vật liệu,dụng cụ và các sổ có liên quan khác

Sổ chi tiết vật liệu, dụng cụ được mở cho từng tháng theo từng thứ vật liệu

để ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho theo chỉ tiêu số lượng và chỉ tiêuthành tiền Mỗi thứ vật liệu được theo dõi trên một hoặc một số tờ sổ Kếtoán căn cứ vào các phiếu nhập, xuất kho của từng thứ vật liệu để ghi vào

sổ chi tiết của thứ vật liệu tương ứng và tính ran gay số tồn kho sau mỗi lầnghi sổ, mỗi phiếu nhập, xuất được ghi một dòng trên sổ Cuối tháng kế toáncộng số liệu trên sổ chi tiết và tính ra số tồn kho cuối tháng của từng thứ vậtliệu

Ví dụ: Sổ chi tiết vật liệu: thép mạ kẽm

Sổ chi tiết vật liệu dụng cụ: biểu số 7

Sổ số dư được kế toán mở cho cả năm để theo dõi số dư cuối tháng củatừng thứ vật liệu cả về mặt số lượng và giá trị Trên sổ số dư vật liệu đượcsắp xếp theo thứ tự, nhóm, loại Trước ngày cuối tháng kế toán giao sổ chothủ kho để ghi số lượng vật tư tồn kho cuối tháng vào sổ căn cứ vào số liệutrên thẻ kho Ghi xong, thủ kho gửi về phòng tài chính kế toán để kiểm tra

và tính giá thành tiền Cột “Đơn giá” của từng thứ vật liệu của từng thángtrên sổ số dư được ghi căn cứ vào đơn giá vật liệu tồn kho cuối tháng trên

sổ chi tiết vật liệu theo dõi từng thứ vật liệu tuơng ứng của tháng đó

Sau khi hoàn thành việc ghi sổ chi tiết và sổ số dư, kế toán tiến hành kiểmtra đối chiếu số liệu giữa 2 sổ này với nhau và với thẻ kho Số lượng nhập,xuất, tồn kho trên sổ chi tiết vật liệu và trên thẻ kho phải phù hợp với nhau,

số dư cuối tháng trên sổ chi tiết từng thứ vật liệu phải khớp với số dư cuốitháng của từng thứ vật liệu tương ứng trên sổ số dư cả về mặt số lượng vàthành tiền Do sổ chi tiết vật liệu theo dõi tình hình nhập, xuất, tồn kho cả

về mặt số lượng và giá trị nên việc kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ chitiết, sổ số dư, thẻ kho được thực hiện dễ dàng, nếu có sai sót dễ phát hiện do

đó thông tin đảm bảo độ chính xác cao Tuy nhiên do chỉ sử dụng sổ chi tiết

và sổ số dư nên việc đối chiếu số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chitiết tốn nhiều thời gian và công sức do kế toán phải cộng số phát sinh củacác sổ chi tiết lại tuỳ theo yêu cầu đối chiếu số liệu