Hệ thống thông tin phục vụ nghiên cứu bằng phân phối thông tin có chọn lọc với các phân hệ như mô tả ở trên có thể là một phân hệ trong hệ thống phục vụ thông tin- thư viện [r]
Trang 1Trần Thị Hồng Nhiên*
Tóm tắt: Nhằm nghiên círu sâu hơn về dịch vụ thông tin - thir viện, góp phần phát p-iên ngành thông tin - thư viện tại Việt Nam, bài viết xây dựng dây chuyên mô phỏng hoạt động của hệ thong phân p hoi thông tin có chọn lọc; đưa ra nguyên tắc về hoạt động của hệ thong phân phoi thông tin có chọn lọc; xây dựng 4 phân hệ của hệ thống phân phối thông tin có chọn lọc: phân hệ lựa chọn và xác lập diện nhu cầu thông tin, phân hệ nguôn tin, phân hệ xử lý thông tin và phân hệ bao gói và dịch vụ thông tin.
M Ở Đ Ầ U
Phân phối thông tin có chọn lọc viết tắt tiếng Anh là SDI (Selective Dissemination o f Iníormation) do L p Luhn (Mỹ) đưa ra vào năm 1952 Đây là phương thức chủ động cung cấp định kỳ cho người dùng tin nhất định những thông tin tín hiệu về các nguồn tin mới nhất được thu thập về cơ quan thông tin- thư viện, phù hợp với yêu cầu tin ổn định lâu dài đã được xác định và đăng ký trước với việc duy trì kênh liên hệ ngược giữa người dùng tin với cơ quan thông tin- thư viện
Để thực hiện loại dịch vụ này người ta thường xây dựng thành một hệ thổng thông tin, gọi là hệ thống phân phối thông tin có chọn lọc
1 DÂY CHUYÊN MÔ PHỎNG HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG PHÂN PHỐI THÔNG TIN CÓ CHỌN LỌC
Phân phối thông tin có chọn lọc có một số điểm đáng chú ý:
- Là một hình thức phục vụ thông tin tiến bộ, hiệu quả cao, dành cho đối tượng dùng tin là cá nhân các nhà khoa học, chuyên gia, các nhà quản lý, lãnh đạo, có khi
là một tập thể, nhóm đang nghiên cứu một vấn đề;
- Thông báo nhanh tới người dùng tin thông tin tín hiệu về các nguồn tin thích hợp mới bổ sung giúp họ cập nhật thông tin;
- Thường xuyên điều chỉnh kế hoạch bổ sung vốn tài liệu - thông tin cho phù hợp;
- Khả năng đáp ứng cao nhu cầu thông tin của người dùng tin và tiết kiệm thời gian cho việc tìm kiếm thông tin;
- Có kênh phản hồi (hay còn gọi là liên hệ ngược) được duy trì chặt chẽ;
DỊCH VỤ PHÂN PHỐI THÔNG TIN CÓ CHỌN LỌC
Trang 2N guồn tin
r
cung câp dịch vụ thông tin khác (vòng 2)
Trang 32 NGUYÊN TẮC VÊ HOẠ T Đ Ộ N G CỦA HỆ T H Ố N G PHÂN PHỐI THÔNG TIN c ó CHỌN LỌC
Diện nhu cầu về thực chất được biểu thị tương tự như một biểu thức tìm và được sử dụng để xác định những điều kiện về nội dung và hình thức loại thông tin mà người dùng mong muốn nhận được từ nhà phân phối thông tin một cách định kỳ, đồng thời nó phản ánh nhu cầu ổn định của người dùng tin trong một khoảng thời gian dài Mỗi khi người dùng tin có sự thay đổi các vấn đề mà họ quan tâm (do thay đổi vị trí công tác, thay đổi đề tài nghiên cứu khoa học ) thì diện nhu cầu cũng thay đổi theo
Diện nhu cầu được thể hiện bằng ngôn ngữ tư liệu - ngôn ngữ được sử dụng trong quá trình xử lý thông tin nhằm hệ thống hoá và tạo ra các điểm truy nhập thích hợp tới đối tượng Cơ sở để thực hiện phân phối thông tin có chọn lọc chính là điểm tương đồng của việc sử dụng ngôn ngữ tư liệu
Nói chung, người dùng tin (cá nhân - tương ứng là diện nhu cầu cá nhân) tự xây dựng diện nhu cầu của mình Đôi khi, họ cần có sự trợ giúp, hướng dẫn của nhà phân phối thông tin, thông qua các tài liệu công cụ, tài liệu hướng dẫn, hoặc chuyên gia thông tin Còn đối với nhóm người dùng tin, diện nhu cầu do chuyên gia thông tin xây dựng trên cơ sở xử lý, phân tích các kết quả phỏng vấn, điều tra, trao đổi trực tiếp với người dùng tin Trong cả hai trường hợp trên, một diện nhu
Trang 4câu sẽ được hoàn thiện trên cơ sở có những điêu chỉnh cân thiêt thông qua đánh giá kết quả cụ thể của một số lần triển khai phân phối Ngoài ra, trong chu kỳ thời gian
từ 1 đến 2 năm các diện nhu cầu của người dùng tin cũng cần được chỉnh lý, bổ sung lại cho thực sự phù hợp
Diên nhu câu cá nhân• Diên nhu cầu nhóm•
Khả năng phù họp Cao, có tính đặc trưng Không có khả năng thoả
mãn nhu cầu cho mọi cá nhân
Việc xây dựng biêu thức
phản ánh diện nhu cầu
Bản thân người dùng tin
là chính
Chuyên gia thông tin: phỏng vấn, điều tra, trao đổi trực tiếp với người dùng tin
Bảng so sánh một số khác biệt giữa phân phối thông tin có chọn lọc cho cá nhân và cho nhóm
3 CÁC PHÂN HỆ CỦA HỆ THỐNG PHÂN PHỐI THÔNG TIN c ó CHỌN LỌC
Hệ thống phân phối thông tin có chọn lọc có thể gồm bốn phân hệ quan trọng sau: phân hệ lựa chọn và xác lập diện nhu cầu thông tin (sau đây gọi là phân hệ phân tích diện nhu cầu thông tin), phân hệ nguồn tin, phân hệ xử lý thông tin và phân hệ bao gói và dịch vụ thông tin
Các nguồn tin
- N iu cầu thông tin Phân hệ phân tích Y<ju cầu thông tin
diện nhu cầu thông
tin
Phân hệ nguồn tin
vlguồn tin
N hu cẩu thông tin
Y êu cầu thông tin
Phân hệ xử lý thông tin
Nhu cầu, yêu cầu thông tin Cung cấp thông tin
Phân hệ bao gói và dịch
vụ thông tin
3.1 Phân hệ phân tích diện nhu cầu thông tin
Khi nghiên cứu nhu cầu tin của phải đảm bảo các nguyên tắc sau:
- Nghiên cứu nhu cầu tin phải gắn liền với hoạt động nghiên cứu khoa học
Trang 5- Nghiên cứu nhu cầu tin phải đảm bảo tính khách quan, khoa học.
- Nghiên cứu nhu cầu tin phải tiến hành thường xuyên có hệ thống
- Nghiên cứu nhu cầu tin phải chủ động
- Nghiên cứu nhu cầu tin phải kết hợp giữa nghiên cứu có tính chất phân tích với nghiên cứu có tính chất tổng hợp
Phân hệ phân tích diện nhu cầu thông tin trong hệ thống phân phổi thông tin có chọn lọc diễn ra theo hai vòng: Vòng 1: Tiếp xúc với người dùng tin tiềm năng - người nghiên cứu chủ chốt, giới thiệu về cơ chế hoạt động và phục vụ thông tin của
hệ thống, tìm hiểu và tập hợp diện nhu cầu thông tin của họ, phân tích những diện nhu cầu này và đối chiếu với khung đề mục thông tin của cơ quan thông tin, lựa chọn những diện nhu cầu của những người nghiên cứu chủ chốt trong phạm vi khả năng đảm bảo thông tin hiện tại của cơ quan thông tin, rồi tuyên truyền đối với những người nghiên cứu chủ chốt này để họ đăng ký tham gia hệ thống với tư cách là người đặt hàng thông tin theo diện nhu cầu thông tin của họ Ket thúc vòng 1, phân hệ chọn lọc được tập danh mục diện nhu cầu ứng với những người đặt hàng- những người nghiên cứu chọn lọc tham gia hệ thống Vòng 2: Thu thập, phân tích phiếu liên hệ ngược của người đặt hàng sau khi họ nhận được thông tin tín hiệu mà hệ thống cung cấp, rồi chỉnh lý, hoàn thiện tập danh mục diện nhu cầu
Phiêu liên hệ ngược được thiêt kê như sau:
Hệ thống
phân phối
thông tin
có chọn
lọc
Phiếu liên hệ ngưọc
1 Họ và tên người nghiên cứu:
Mã hiệu: ( )
2 Địa chỉ:
Diện nhu câu:
Đánh giá Ký hiệu (Sô thứ tự) thư mục tài liệu gửi đi
- Phù họp
sử dụng ngay
- Thuộc diện quan tâm
- Không phù hợp Yêu câu mới:
Trang 6Phân hệ thường xuyên theo dõi người nghiên cứu thông qua phiếu theo dõi hàng tháng Phiếu theo dõi hàng tháng thiết kế như sau:
Phiêu theo dõi hàng tháng
Hệ thống
phân phổi
thông tin có
chon loc
1 Họ và tên người nghiên cứu:
2 Địa chỉ:
Mã hiệu ( )
Diện nhu Số lượng
thư mục gửi đi
Đánh giá
dụng ngay
Thuộc diện quan tâm
Không phù hợp
1
2
3
3.2 Phân hệ nguồn tin
Sau khi xác lập danh mục diện nhu cầu tin, căn cứ vào đó tiến hành xác định các nguồn tin cấp 1 Nguồn tin cấp 1 này đảm bảo có chứa với tỷ lệ cao các thông tin- tư liệu mới nhất, phù hợp với các vấn đề/ chủ đề thuộc diện nhu cầu của người nghiên cứu- người đặt hàng Nguồn tin cấp 1 là nguồn tin gốc, bao gồm:
- Nguồn tin trên giấy: Sách, bài báo, bài tạp chí, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ,
- Nguồn tin cấp 1 điện tử- CSDL toàn văn
Sau khi xác lập danh mục các nguồn tin cấp 1 hạt nhân, phải lập kế hoạch bổ sung và cập nhật kịp thời các nguồn tin này, đồng thời thiết lập kho tài liệu cơ động của hệ thống phân phối thông tin có chọn lọc
3.3 Phân hệ xử lý thông tin
Xử lý thông tin là một quá trình biến đổi thông tin dưới các dạng khác nhau nhằm giúp người dùng tin nhanh chóng tiếp cận nguồn tin gốc hoặc có thể tiếp nhận những thông tin cần thiết mà không cần đọc nguồn tin gốc
Phân hệ xử lý thông tin sẽ tiến hành xử lý các tài liệu cấp 1 và lựa chọn những tài liệu cấp 2 có đảm bảo nguồn tin cấp 1 phù hợp diện nhu cầu thông tin của người nghiên cứu - người đặt hàng nhằm cung cấp thông tin tín hiệu cho họ về tài liệu Khi
xử lý thông tin có 3 đáng chú ý:
- Sử dụng phương pháp phân tích thông tin
- Sử dụng phương pháp tổng hợp thông tin
- Hệ thống hóa thông tin
Trang 7Xử lý các tài liệu câp 1 bao gôm mô tả thư mục, làm tóm tăt hoặc làm chú giải, hoặc định từ khóa từ đó sẽ cung cấp các sản phâm tương ứng là thư mục, hoặc, thư mục có tóm tắt, hoặc thư mục có chú giải, hoặc thư mục có từ khóa
Từ các tài liệu cấp 2 có đảm bảo nguồn tin cấp 1, thông thường đó là các CSDL toàn văn, ta tiến hành chọn lọc và xử lý lại cho phù hợp với diện nhu cầu thông tin, đặc biệt đối với các CSDL toàn văn bằng ngôn ngữ nước ngoài cần xử lý sang ngôn ngữ tiếng Việt
Phân hệ xử lý thông tin cần kết họp hợp lý giữa các yếu tố định lượng thông tin (độ đầy đủ thông tin) và yếu tố định tính thông tin (chính xác, thông tin không trùng lặp, ngắn gọn, súc tích)
3.4 Phân hệ bao gói thông tin và dịch vụ
Phân hệ bao gói thông tin và dịch vụ là phân hệ thu nhận kết quả xử lý từ phân
hệ xử lý thông tin và cung cấp các sản phẩm, dịch vụ căn cứ vào diện nhu cầu thông tin của từng người đặt hàng
Phân hệ bao gói thông tin và dịch vụ là phân hệ bao gồm hai vòng: Vòng 1: cung cấp thông tin tín hiệu về tài liệu cấp 1 theo diện nhu cầu của người đặt hàng Đó
là các thư mục, thư mục có tóm tắt, thư mục có chú giải, thư mục có từ khóa Vòng 2: cung cấp các dịch vụ thông tin mà người đặt hàng yêu cầu thông qua phiếu liên hệ ngược Các dịch vụ này bao gồm:
Một là, cung cấp bản sao tài liệu gốc nhưng phải đảm bảo đúng quy định của Luật sở hữu trí tuệ về bản quyền tác giả
Hai là, cung cấp tài liệu gốc: cung cấp tài liệu gốc có lưu giữ tại kho tài liệu
cơ động hoặc tại cơ quan thông tin- thư viện, hoặc thông qua hệ thống cho mượn giữa các thư viện; có thể cung cấp dưới các dạng tài liệu scan/pdf/word và có thể nhận trực tiếp/mail/bưu điện
Ba là, dịch tài liệu: có thể dịch toàn văn hay lược dịch nội dung tài liệu
Ngoài ra, vòng 2 của phân hệ bao gói thông tin và địch vụ còn căn cứ vào các yêu cầu khác trên phiếu liên hệ ngược để tiếp tục phục vụ người đặt hàng
KẾT LUẬN
Hệ thống thông tin phục vụ nghiên cứu bằng phân phối thông tin có chọn lọc với các phân hệ như mô tả ở trên có thể là một phân hệ trong hệ thống phục vụ thông tin- thư viện hiện có của các trung tâm thông tin - thư viện Đe thực hiện phân hệ này
có thể tiến hành theo 2 cách:
Một là, xây dựng hệ thống phân phối thông tin có chọn lọc phục vụ nghiên cứu tương đối độc lập với các chức năng thông tin như mô tả theo mô hình ở trên
Hai là, các chức năng của hệ thống này được đưa vào thuộc ở các bộ phận của trung tâm thông tin - thư viện, còn lại trung tâm thông tin - thư viện chỉ lập ra một nhóm nhỏ cán bộ chuyên trách theo dõi, tiếp xúc với người đặt hàng và phân tích các
Trang 8phiếu liên hệ ngược để đưa ra các điều chỉnh diện nhu cầu và thực hiện các dịch vụ tiếp theo
Bài viết đề xuất mô hình hệ thống phân phối thông tin có chọn lọc phục vụ nghiên cứu như một hệ thống dịch vụ thông tin với mong muốn góp phần nâng cao chất lượng đảm bảo thông tin của các trung tâm thông tin - thư viện để đáp ứng những nhu cầu thông tin ngày càng đa dạng và phức tạp của người dùng
TÀI LIỆU THAM KHẢO
Tài liệu chỉ đạo
1 Nghị định số 159/2004/NĐ-CP ngày 31/8/2004 của Hội đồng Chính phủ về hoạt động thông tin Khoa học và Công nghệ
2 Nghị quyết 37- NQ/ TW ngày 20/4/1981 của Bộ Chính trị về chính sách khoa học và kỹ thuật
3 Quyết định 178 ngày 16/9/1970 của Hội đồng Chính phủ về công tác thư viện
4 Quyết định số 668 ngày 14/7/1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp về tổ chức, hoạt động của thư viện các trường Đại học
5 Quyết định số 19/2005/ỌĐ-BGD & ĐT ngày 15/6/2005 của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo về hoạt động nghiên cứu khoa học
Sách
6 Bùi Loan Thuỳ, Lê Văn Viết (2001), Thư viện học đại cương, TP.HCM,
ĐHQGTP.HCM, 302 tr
7 Đoàn Phan Tân (2001), Thông tin học, H., ĐHQGHN, 337 tr.
8 Lê Văn Viết (2000), cẩm nang rìghề thư viện, H., Văn hoá thông tin, 630tr.
9 Nguyễn Hữu Hùng (2005), Thông tin: Từ lý luận tới thực tiễn, H., Văn hóa
thông tin, 830tr
10 Phan Văn (2001), Thông tin học, H„ ĐHQGHN, 139 tr.
V T n n Mạnh Tu án (1998), sỏ.v phẩrt' \à địch '.’ự thông ílr, ihit Viện, K.,
TTTTLKH&CNQG, 24 tr
Tạp chí
12 Nguyễn Văn Hành (1997), Một vài suy nghĩ về xây dựng mô hình trung tâm
thông tin- thư viện trong các trường Đại học, Thông tin và Tư liệu, số 1, Tr 7-9.
13 Trần Mạnh Tuấn (2004), Các biện pháp đổi mới hoạt động thông tin- thư viện
Đại học, Thông tin khoa học xã hội, số 1, tr 29-35.
14 Trần Mạnh Tuấn (2003), Dịch vụ cung cấp thông tin theo chuyên đề: Nội dung
và một số kiến nghị, Thông tin và Tư liệu, số 1, tr 9-14.
15 Trần Mạnh Tuấn (2003), Một số vấn đề về sự phát triển các sản phẩm và dịch vụ
thông tin, Thông tin và Tư liệu, số 4, tr 15-21.