Giáo trình microsoft power point

MICROSOFT POWER POINT 1 GIỚI THIỆU • Microsoft Powerpoint là một phần mềm để trình bày các thông tin một cách rõ ràng, dể hiểu và thuyết phục ; • Sử dụng Powerpoint, ta có thể tạo và h

MICROSOFT POWER POINT

1 GIỚI THIỆU

• Microsoft Powerpoint là một phần mềm để trình bày các thông tin một cách rõ ràng, dể

hiểu và thuyết phục ;

• Sử dụng Powerpoint, ta có thể tạo và hiển thị các bộ Slide (khung trượt), chúng sẽ kết hợp

nội dung văn bản với các hình vẽ, bức ảnh, âm thanh khiến cho sự trình bày trở nên hấp dẫn và đầy thuyết phục

2 TÌM HIỂU VỀ CỬA SỔ POWERPOINT

Ở chế độ mặc định, Powerpoint sẽ được khởi tạo bằng việc hiển thị một hộp hội thoại bao

gồm các tuỳ chọn, cho phép tạo một kiểu trình bày mới

Sau đây là những thành phần thiết yếu của giao diện người sử dụng :

• Dòng đầu tiên gọi là Application Title Bar (Thanh tiêu đề ứng dụng), ở đó có tên của ứng dụng là Microsoft Powerpoint, kèm theo là Presentation Title Bar (Thanh tiêu đề trình bày) ở đó có tên của trình bày đang thực hiện (chẳng hạn là Presentation1 - là tên nguyên của trình bày khi mới khởi động Powerpoint) ; Góc trái có biểu tượng là Application

Control Box , khi nhắp chuột vào sẽ bày ra Control Menu, nếu Double Click vào bạn đã kết thúc Powerpoint ;

• Dòng thứ hai gọi là Menu Bar (Thanh trình đơn) gồm 9 mục từ File đến Help, gồm tất cả

nội dung chương trình ứng dụng, cho phép truy cập các lệnh quan trọng ;

• Dòng thứ ba gọi là Standard Tool Bar (Thanh công cụ chuẩn) chứa biểu tượng của các

lệnh thường dùng ; có thể di chuyển vị trí hiển thị của các thanh công cụ bằng cách click vào và drag (rê) để đưa đến vị trí khác trong màn hình ;

• Dòng thứ tư gọi là Formating Tool Bar (Thanh công cụ định dạng) chứa biểu tượng của

các lệnh thường dùng vào mục đích trình bày ;

3 CÁC CHẾ ĐỘ HIỂN THỊ

• Slide : cho phép xử lý các Slide riêng lẻ như điều chỉnh cân đối toàn bộ Slide cùng với việc sắp xếp văn bản và các phần tử khác của Slide đó ;

• Outline : để trình bày các tiêu đề và văn bản trên các Slide theo kiểu định dạng phác thảo, rất cần thiết khi tổ chức các ý tưởng và sắp xếp lại trật tự các điểm quan trọng ;

• Slide Shorter : sắp xếp các Slide theo chiều dọc và ngang trên màn hình ; được sử dụng

khi muốn xem toàn bộ trình bày của mình như một tổng thể và sắp xếp lại thứ tự xuất hiện

của các Slide

• Notes Page : cho phép bổ sung thêm các chú thích và âm thanh vào Slide ;

• Slide Show : là chế độ hiển thị mới nhất ; được sử dụng khi muốn xem trước nội dung

công việc của mình và chạy toàn bộ phần trình diễn xem đã hoàn chỉnh chưa

4 KHỞI TẠO

Sau khi khởi động Powerpoint ⇒ hộp hội thoại đưa ra các dạng lựa chọn về cách tạo các

Slide :

• Auto Content Wizard : là cách dễ nhất cho phép tạo các Slide với các bước cần thiết về

chủ đề được chọn ;

• Design Template : cho thêm diện tích và cho phép áp dụng các phác thảo được thiết kế sẳn, các dạng màu sắc và nền để tạo ra các bộ Slide dạng chuẩn ;

• Blank Presentation : xuất hiện một khung trống để tạo một Slide đơn

• Open An Existing Presentation : cho phép chọn một Slide đã được tạo và lưu trong máy trước đó : 4 Slide được xử lý mới nhất sẽ được liệt kê ra, cho phép chỉnh sửa

5 SỬ DỤNG AUTOCONTENT WIZARD

• AutoContent wizard sẽ hướng dẫn thực hiện các bước cần thiết trong quá trình tạo một

trình diễn

• Các bước thực hiện :

1- Chọn AutoContent wizard và nhắp OK

2- Xuất hiện hộp hội thoại thứ nhất : AutoContent wizard sẽ đề nghị một số ý tưởng và một

sơ đồ cho trình diễn ;

3- Nhắp nút Next ⇒ Xuất hiện hộp hội thoại thứ hai : yêu cầu chọn một kiểu trình diễn bằng

cách nhắp chọn một trong các chủ đề được liệt kê ;

4- Nhắp nút Next ⇒ Xuất hiện hộp hội thoại thứ ba : yêu cầu chọn mục đích sử dụng các

trình diễn này, hoặc để trình bày, làm tài liệu, báo cáo hội nghị hoặc để sử dụng trên mạng internet ;

5- Nhắp nút Next ⇒ Xuất hiện hộp hội thoại thứ tư : yêu cầu chọn một kiểu ấn định cho trình

diễn : trình bày trên màn hình, hoặc trình bày bằng đèn chiếu qua giấy trong thể hiện trắng

đen, màu hoặc chọn kiểu Slide 35mm ;

6- Nhắp nút Next ⇒ Xuất hiện hộp hội thoại Xuất hiện hộp hội thoại thứ năm : yêu cầu nhập

tên hoặc chủ đề của trình diễn và đưa vào các thông tin bổ sung trong phần chú giải của

mỗi Slide Theo mặc định sẽ bao gồm cả tên của bạn

7- Nhắp nút Finish ⇒ AutoContent wizard sẽ tạo ra một bộ cơ bản các Slide được xây dựng thông qua các lựa chọn và AutoContent wizard sẽ kết thúc bằng cách hiển thị trình diễn ở

chế độ Normal

Bây giờ, chúng ta có thể bổ sung văn bản, đồ hoạ, thay đổi định dạng để tạo ra một trình diễn của riêng mình

6 SỬ DỤNG DESIGN TEMPLATE

♦ Design Template cung cấp hai dạng mẫu có sẳn :

1- Presentation Template - Mẫu trình diễn (trong Powerpoint 2000 gọi tắt là

Presentation) : là các khung cho phép chọn các kiểu trình diễn chuẩn có các tên gọi

khác nhau như : Business Plan, Company Meeting, Corporate Home Page,

2- Design - Mẫu thiết kế : cho phép áp dụng một mẫu thiết kế phù hợp về kiểu và màu cho toàn bộ tập hợp các Slide

• Các bước thực hiện :

1- Chọn Design Template và nhắp OK ;

2- Nhắp chọn Presentation Template để chọn mẫu trình diễn và (hoặc) nhắp chọn

Design Template để chọn mẫu thiết kế

3- Có thể chọn một AutoLayout trong hộp hội thoại New Slide Lúc này một Slide dựa trên mẫu thiết kế và AutoLayout được chọn sẽ xuất hiện trong cửa sổ Powerpoint và

đã có thể bắt đầu nhập dữ liệu

7 SỬ DỤNG CÁC THANH CÔNG CỤ

♦ Theo mặc định, Powerpoint sẽ hiển thị các thanh công cụ :

• Chuẩn (Standard Tool Bar) ;

• Định dạng (Formatting Tool Bar) ;

• Vẽ (Drawing)

♦ Ngoài ra, Powerpoint còn có một thanh công cụ tiện ích khác là Animation Effects, gồm các công cụ để tạo chuyển động và âm thanh cho văn bản hoặc đồ họa trong Slide Để hiển thị thanh này, hãy nhấn vào nút Animation Effects trên thanh công cụ Formatting

♦ Thanh công cụ Animation Effects

Biểu tượng Công dụng

Animate Title Tạo một tiêu đề của Slide xuất hiện từ đỉnh

Animate Slide Text Tạo phần thân văn bản xuất hiện liên tục

Drive-In Effect Tạo một đối tượng bay vào từ bên phải và tạo tiếng ô tô

Flying Effect Tạo một đối tượng bay vào từ bên trái và tạo tiếng reo

Camera Effect Hiển thị một đối tượng mà sẽ tạo ra âm thanh camera

Flash Once Làm một đối tượng nhấp nháy khi nó xuất hiện

Laser Text Effect Hiển thị từng ký tự văn bản và tạo âm thanh Laser

Typewriter Text Effect Hiển thị từng ký tự văn bản và tạo âm thanh máy chữ

Revers Text Order Effect hiển thị văn bản trong trật tự đảo

Drop-In Text Effect Làm văn bản xuất hiện từng từ một từ phía trên Slide

Animation Order Thứ tự các chuyển động trên một Slide

Custom Animation Hiển thị hộp hội thoại Custom Animation

8 NHẬP VÀ HIỆU CHỈNH VĂN BẢN

8.1 Nhập một phác thảo từ đầu

♦ Chọn một Design - Mẫu thiết kế phù hợp về kiểu và màu cho toàn bộ tập hợp các Slide

♦ Chọn một AutoLayout phù hợp trong hộp hội thoại New Slide ;

♦ Nhập nội dung vào các Slide : Nếu muốn tạo một phác thảo có nhiều cấp tiêu đề ⇒ hãy sử dụng nút Promote hoặc Demote trên thanh công cụ Formatting

♦ Để tạo một Slide khác, gọi Insert - New Slide hoặc ở đoạn văn bản cuối cùng, nhấn

Ctrl+Enter ;

8.2 Nhập nội dung từ một văn bản Word

Để sử dụng một tài liệu Word làm cơ sở cho một trình diễn, hãy :

- Nhắp New trên thanh công cụ Standard của Powerpoint ;

- Chọn một AutoLayout ⇒ OK ;

- Dùng chức năng Copy từ Word sang Powerpoint cho từng Slide Phải dự đoán hoặc hiệu chỉnh nội dung của từng đoạn trong Word muốn Copy để tránh trường hợp

Slide có quá nhiều thông tin, khó đọc

9 CHÈN BẢNG, ĐỒ HỌA VÀ HÌNH ẢNH

9.1 Chèn bảng

♦ Tạo bảng trong Powerpoint càng đơn giản càng tốt, vì vậy mỗi bảng không nên có quá 3

cột và quá 4 hàng (trừ trường hợp bắt buộc)

♦ Có thể tạo một bảng cho các ký tự số, ký tự chữ hoặc cả hai trong một Slide của

Powerpoint

♦ Trình tự các bước :

- Cho hiển thị Slide sẽ tạo bảng

- Nhấn nút Insert Table trên thanh công cụ Standard hoặc nhấn Table trong Menu

Insert

- Khi xuất hiện lưới bảng, hãy rê chuột sang phải và xuống dưới để chọn số cột và số

hàng theo ý muốn Khi nhả chuột ra, một bảng rỗng sẽ được chèn vào Slide hiện

hành

- Trong bảng rỗng, hãy nhấn vào các ô để nhập dữ liệu Khi muốn chuyển từ ô này sang ô khác ⇒ dùng phím Tab hoặc các phím mũi tên

- Lập bảng xong, nhấn chuột vào vùng nền của Slide để đóng bảng

♦ Hoặc vào Insert ⇒ new Slide ⇒ hãy chọn một Slide bảng Double click vào khung bảng

ở giữa Slide, xác định số cột, số hàng trong hộp hội thoại Insert Table

♦ Hoặc vào Insert ⇒ Object ⇒ Document Microsoft Word ⇒ chèn bảng bình thường

♦ Muốn kẻ khung ⇒ vào Format ⇒ Border and Shading hoặc nhắp biểu tượng Border trên thanh công cụ Formatting

9.2 Chèn biểu đồ

♦ Vào Insert ⇒ new Slide ⇒ hãy chọn một Slide biểu đồ Double click vào biểu đồ ở giữa

Slide Biểu đồ được mặc định ở dạng cột và sẽ có kèm theo một bảng số liệu

♦ Có thể chỉnh sửa số liệu theo yêu cầu và biểu đồ sẽ tự động chỉnh sửa theo cho phù hợp

♦ Có thể chọn kiểu biểu đồ khác bằng cách vào biểu tượng Chart Type trên thanh công cụ

chuẩn

9.3 Chèn Clip Art

♦ Tiến hành tương tự như trên : Vào Insert ⇒ new Slide ⇒ hãy chọn một Slide có Clip Art

Double click vào biểu tượng ở giữa Clip Art và chúng ta có thể chèn bất cứ hình nào có

trong các file hình lưu trữ

10 CHẠY VÀ ĐÓNG SLIDE SHOW

♦ Từ Windows Explorer, nhắp chuột phải vào file Powerpoint và chọn Show từ Menu

Shorcut ; Khi kết thúc Show, màn hình sẽ quay về với Windows Explorer ;

♦ Khi gần kết thúc Show, nên hiển thị một Slide màu đen để báo rằng trình diễn đã kết thúc : Muốn vậy, trước khi chạy Slide Show, hãy chọn Options từ Menu Tools ⇒ View ⇒

End with Black Slide

♦ Nếu là một trình diễn để giới thiệu về một sản phẩm chẳng hạn, nên chạy Show trong một vòng lặp liên tục : Hãy chọn Set Up Show từ Menu Slide Show và chọn Loop

Continuously Until «Esc » trong hộp hội thoại Set Up Show Khi muốn dừng Slide Show

⇒ Escape