NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

Khái niệm chung về quản trị nhân sự Quản trị nhân sự hay còn gọi là quản trị nguồn tài nguyên nhân sự là sự phối hợp một cách tổng thể các hoạt động hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn, duy

NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SỰ

Với bất kỳ một vấn đề nào đó trước khi muốn phân tích đánh giá, nhận xét về nó thì chúng ta cần phải hiểu rõ về nó.Trong phạm vi nghiên cứu của đề tài này chúng

ta sẽ đi sâu về mảng quản trị nhân sự vì thế thật cần thiết để chúng ta biết thế nào là quản trị nhân sự? Mục tiêu của quản trị nhân sự là gì? Vai trò, chức năng và nhiệm vụ của quản trị nhân sự trong tổ chức ra sao? Chương 1 của bài viết này sẽ trang bị cho độc giả ít nhiều những khái niệm cơ bản về quản trị nhân sự

1.1 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ NHÂN SƯï

1.1.1 Khái niệm chung về quản trị nhân sự

Quản trị nhân sự hay còn gọi là quản trị nguồn tài nguyên nhân sự là sự phối hợp một cách tổng thể các hoạt động hoạch định, tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho tài nguyên nhân sự thông qua tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu chiến lược và định hướng viễn cảnh của tổ chức

Tài nguyên nhân sự bao gồm tất cả mọi cá nhân tham gia bất cứ hoạt động nào của một tổ chức, bất kể vai trò của họ là gì Cơ quan tổ chức có thể là một hãng sản xuất, một công ty bảo hiểm, một cơ quan nhà nước, một bệnh viện, một liên đoàn lao động, hãng hàng không hay quân đội,…Tổ chức có thể lớn hay nhỏ, đơn giản hay phức tạp

Như vậy, quản trị tài nguyên nhân sự gắn liền với mọi tổ chức bất kể cơ quan đó có tồn tại phòng hay bộ phận quản trị nhân sự hay không Quản trị tài nguyên nhân sự là một thành tố quan trọng của chức năng quản trị , và nó có gốc rễ và các nhánh rộng rãi khắp nơi trong một tổ chức

1.1.2 Mục tiêu của quản trị nhân sự

Nhằm cung cấp cho cơ quan, tổ chức một lực lượng lao động có hiệu quả Để đạt được mục tiêu này, các nhà quản trị phải biết cách thâu dụng, đánh giá phân tích và duy trì nhân viên của mình Để cho công ty được phát triển, có lãi và tồn tại được, nhà quản trị cần nắm vững 4 mục tiêu cơ bản sau đây :

Mục tiêu xã hội : Công ty phải đáp ứng nhu cầu và thách thức của xã hội Công

ty hoạt động vì lợi ích của xã hội chứ không phải của riêng mình

Mục tiêu tổ chức : Quản trị nhân sự là làm cách nào để cơ quan, tổ chức hoạt

động có hiệu quả Quản trị nhân sự tự nó không phải là cứu cánh Nó chỉ là một phương tiện giúp cơ quan, tổ chức, đạt được mục tiêu của mình

Mục tiêu các bộ phận chức năng : Mỗi bộ phận phòng ban đều có chức năng

và nhiệm vụ riêng Vì thế mỗi bộ phận phòng ban phải đóng góp, phục vụ cho nhu cầu của cơ quan tổ chức Mức độ phục vụ này phải phù hợp với mục tiêu của cơ quan tổ chức

Mục tiêu cá nhân : Nhà quản trị phải giúp nhân viên mình đạt được các mục

tiêu của họ Nhà quản trị phải nhận thức rằng nếu lãng quên mục tiêu cá nhân của nhân viên, năng suất lao động sẽ giảm, việc hoàn thành công tác sẽ suy giảm, và nhân viên sẽ rời bỏ cơ quan

CÁC MỤC TIÊU NHÂN SỰ CÁC HOẠT ĐỘNG HỖ TRỢ

1 Mục tiêu xã hội

a.Tuân theo pháp luật

b Các dịch vụ theo yêu cầu

c Mối tương quan giữa công đoàn và cấp quản trị

2 Mục tiêu tổ chức

a Hoạch định tài nguyên nhân sự

g Các hoạt động kiểm tra

3 Mục tiêu các bộ phận chức năng

a Đánh giá

b Sắp xếp

c Các hoạt động kiểm tra

4 Mục tiêu cá nhân

a Đào tạo và phát triển

b Đánh giá

c Sắp xếp

d Lương bổng

e Các hoạt động kiểm tra

Bảng 1.1 : Mối tương quan giữa các hoạt động quản trị tài nguyên nhân sự và mục

tiêu quản trị tài nguyên nhân sự.

1.1.3 Vai trò và chức năng của quản trị nhân sự

Giám đốc nhân sự chỉ có quyền hạn trực tiếp đối với cấp dưới trong tuyến quyền hạn của mình Tuy nhiên đối với các vấn đề liên quan đến nhân sự trong toàn công ty, giám đốc nhân sự nói riêng, và bộ phận nhân sự nói chung chỉ đóng các vai trò làm chính sách, cố vấn, cung cấp các dịch vụ, và kiểm tra

- Cung cấp dịch vụ

Bộ phận nhân sự còn cung cấp các dịch vụ như tuyển dụng, đào tạo và huấn luyện cho các bộ phận khác

- Kiểm tra

Ngoài ra bộ phận nhân sự cũng còn đảm nhận chức năng kiểm tra bằng các giám sát các bộ phận khác có đảm bảo thực hiện các chính sách, các chương trình thuộc về nhân sự đã đề ra hay không

Sơ đồ sau đây sẽ giúp chúng ta có một cái nhìn tổng quát về chức năng và nhiệm vụ của bộ phận nhân sự phổ biến trên thế giới hiện nay

TRƯỞNG BỘ PHẬN NHÂN SỰ HAY PHÒNG NHÂN SỰ

Nghiên cứu tài nguyên nhân sự

Hoạch định tài nguyên nhân sự

Tuyển dụng

Đào tạo và phát triển

Quản trị tiền lương

Quan hệ lao động

Dịch vụ và phúc lợi

Y tế và an toàn

Các chức năng nhiệm vụ nêu trên đây là các chức năng chủ yếu của bộ phận nhân sự phổ biến trên thế giới Một số cơ quan tổ chức thêm chức năng nghiên cứu tài nguyên nhân sự vào sơ đồ này Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của bộ phận nhân sự bao gồm tám chức năng nêu trên đây và có tính cách bao quát trong toàn cơ quan, xí nghiệp – nghĩa là giám đốc Tài nguyên nhân sự (Human Resource Manager) có chức năng nhiệm vụ nghiên cứu, hoạch định tài nguyên nhân sự, tuyển dụng, đào tạo và phát triển, quản trị lương bổng, quan hệ lao động, dịch vụ và quỹ phúc lợi, y tế và an toàn lao động trong toàn cơ quan.

1.2 NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ NHÂN SƯï

1.2.1 Hoạch định nhân sự

Hoạch định tài nguyên nhân sự có thể tạo nên hoặc phá vỡ một tổ chức Hoạch định tài nguyên nhân sự không có hiệu quả giống như một tổ chức có một nhà máy và một văn phòng mà không có người điều hành nó một cách có hiệu năng

Nhờ hoạch định tài nguyên nhân sự mà các cấp chuẩn bị cho mình có một đội ngũ đúng người, đúng việc, và đúng lúc thoả mãn các mục tiêu của cơ quan cũng như của cá nhân

Có nhiều định nghĩa khác nhau về hoạch định tài nguyên nhân sự

Hoạch định tài nguyên nhân sự là một tiến trình triển khai thực hiện các kế hoạch và các chương trình nhằm đảm bảo rằng cơ quan sẽ có đúng số lượng, đúng số người được bố trí đúng lúc, đúng nơi, và đúng chổ

Hay nói một cách khác, hoạch định tài nguyên nhân sự là một tiến trình duyệt xét lại một cách có hệ thống những yêu cầu về tài nguyên nhân sự để đảm bảo rằng

cơ quan sẽ có đúng số người có đầy đủ các kỹ năng theo đúng nhu cầu

• Tiến trình hoạch định nhân sự

Trước khi hoạch định tài nguyên nhân sự, nhà quản trị phải nghiên cứu kỹ các kế hoạch chiến lược của tổ chức mình Dựa theo các kế hoạch chiến lược của toàn công ty, mỗi nhà quản trị sẽ hoạch định tài nguyên nhân sự cho bộ phận mình, và giám đốc (trưởng phòng nhân sự) sẽ từ đó hoạch định chiến lược nhân sự cho toàn cơ quan

Sơ đồ 1.1 Chức năng của Phòng Nhân Sự

Bước 1: Đề ra nhu cầu và dự báo nhu cầu

Khi dự báo nhà quản trị cần phải suy xét nhiều yếu tố khác nhau Theo thực tế suy xét kỹ nhu cầu sản phẩm và dịch vụ của công ty là việc quan trọng nhất và trên hết Trong một cơ quan sản xuất kinh doanh thì doanh thu cần phải dự tính trước tiên Sau đó là khối lượng sản phẩm đáp ứng với khối lượng doanh thu này và sau cùng là ước tính số lao động cần thiết đáp ứng nhu cầu sản xuất Bên cạnh đó, nhà quản trị còn phải tính đến các yếu tố sau :

o Số người thay thế dự kiến

o Chất lượng và nhân cách nhân viên

o Những quyết định nâng cấp chất lượng sản phẩm, dịch vụ, hoặc xâm nhập vào những thị trường mới

o Những thay đổi về khoa học kỹ thuật và quản trị đưa đến gia tăng năng suất

o Nguồn tài chính có sẵn

Bước 2 : Đề ra chính sách

Sau khi các chuyên viên phân tích và đối chiếu giữa nhu cầu và khả năng của công ty nhờ vào hệ thống thông tin, bộ phận nhân sự sẽ đề xuất một số chính sách, thủ tục, và các kế hoạch cụ thể Giám đốc nhân sự cần phải cân nhắc, tính toán sao cho phù hợp với ngân sách của công ty và trình cho Ban Giám Đốc phê chuẩn

Bước 3 : Thực hiện các kế hoạch

Sau khi đã có các chính sách và kế hoạch, nhà quản trị sẽ phối hợp với các trưởng các bộ phận liên quan để thực hiện chương trình và kế hoạch nhân sự theo nhu cầu cụ thể :

Thứ nhất, trong trường hợp khiếm dụng- nghĩa là thiếu nhân viên đúng theo

khả năng, nhà quản trị cần phải thực hiện chương trình thuyên chuyển nhân viên theo đúng khả năng và tiềm năng của họ, hoặc thăng chức và giáng chức theo đúng khả năng và nhu cầu của cộng ty Sau khi sắp xếp lại mà công ty vẫn thấy nguồn tài nguyên nhân sự không đủ theo nhu cầu công ty, công ty sẽ tiến hành chương trình tuyển mộ và tuyển chọn nhân viên

Thứ hai, trong trường hợp thặng dư, nhà quản trị sẽ áp dụng các biện pháp sau

đây :

o Hạn chế tuyển dụng

o Giảm bớt giờ lao động

o Cho nghỉ hưu sớm

o Giãn thợ, cho nghỉ tạm thời

Bước 4: Kiểm tra và đánh giá

Trong mỗi giai đoạn, nhà quản trị phải thường xuyên kiểm soát xem các kế hoạch và chương trình có phù hợp với mục tiêu đã đề ra hay không Cần phải tiến hành đánh giá các kế hoạch để rút kinh nghiệm

Dưới đây là sơ đồ tiến trình hoạch định tài nguyên nhân sự trong toàn công ty

-Thuyên chuyển

-Thăng chức

-Giáng chức

-Đào tạo phát triển

Kiểm soát và đánh giá

MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀI

MÔI TRƯỜNG BÊN TRONG

HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC

HOẠCH ĐỊNH TNNS

So sánh giữa nhu cầu và khả năng sẵn có

Dự báo nhu cầu về TNNS

Khả năng sẵn có về TNNSCung = cầu

Dư thừa nhân viên

Khiếm dụng nhân viên

Đề ra chính sách và kế hoạch

Không hành động

-Hạn chế tuyển dụng

-Giảm giờ lao động

-Về hưu sớm

-Nghỉ tạm thời

Tuyển mộ

Tuyển chọn

Bước 4Bước 3Bước 2Bước 1

1.2.2 Tuyển dụng nhân viên

Tuyển mộ nhân viên là một tiến trình thu hút những ngưới có khả năng từ nhiều nguồn khác nhau đến đăng ký hoặc nộp đơn tìm việc làm Làm tốt được tiến trình này thì nhà quản trị đã thành công một phần

Tuyển mộ nhân viên là cả một quá trình phức tạp mà trước đó nhà quản trị cần phải phân tích công việc và hoạch định tài nguyên nhân sự một cách cụ thể

• Tuyển mộ từ nguồn nội bộ

Tuyển mộ nhân viên trong nội bộ công ty là cả một thủ tục phức tạp Đối với các chức vụ quản trị gia cao cấp, thường các công ty áp dụng hồ sơ thuyên chuyển Đối với các chức vụ hoặc công việc ở cấp thấp hơn, các công ty nước ngoài tại Việt Nam và trên thế giới thường sử dụng phương pháp niêm yết chổ làm hay công việc đang cần tuyển người, được gọi tắt là niêm yết công việc còn trống (job posting) Bảng niêm yết này được dán ở chổ công cộng để mọi người đều biết Thông qua bảng này nhân viên trong công ty có thể biết được là công ty đang cần tuyển người cho công việc và bộ phận nào

Nhà quản trị khuyến khích mọi người đủ điều kiện hãy đăng ký tham gia Lợi điểm của hình thức này là nhân viên nhận thấy được rằng công ty luôn tạo cơ hội để họ được thăng tiến, và vì thế họ có thể gắn bó với công ty và làm việc tích cực hơn Công ty đánh giá khả năng của họ qua quá trình làm việc Ngoài ra việc tuyển mộ từ nguồn nội bộ sẽ đỡ tốn kém hơn là tuyển dụng từ nguồn bên ngoài

• Tuyển mộ từ nguồn bên ngoài

- Nguồn tuyển mộ

Có rất nhiều nguồn tuyển mộ từ bên ngoài Sau đây là một số nguồn chính :

o Bạn bè của nhân viên

o Nhân viên cũ (cựu nhân viên)

o Ứng viên tự nộp đơn xin việc

o Nhân viên của các công ty khác

o Sinh viên tốt nghiệp từ các trường đại học

o Người thất nghiệp

o Người làm nghề tự do

Sơ đồ 1.2 : Tiến trình hoạch định tài nguyên nhân sự

- Phương pháp tuyển mộ

Có rất nhiều phương pháp tuyển mộ nhân viên từ nguồn bên ngoài :

o Quảng cáo

o Cử nhân viên tuyển mộ đến các trường

o Đến các công ty tuyển dụng

o Thuê chuyên gia tuyển mộ

o Sinh viên thực tập

o Ứng viên tự nộp đơn xin việc

o Các công ty săn đầu người

 Tuyển chọn

Ông cha ta thường nói “ thiên thời, địa lợi, nhân hoà” Nhưng thiên thời không bằng địa lợi và địa lợi thì không bằng nhân hoà Muốn cho yếu tố nhân được “hoà’ø thì cần phải biết “ thuật dụng ngườiø” Thuật dụng người được các nước Âu Mỹ tóm gọn trong câu “đúng người, đúng chổ, đúng lúc” (The right man in the right place at the right time)- nghĩa là lựa chọn đúng người, bố trí họ đúng vị trí vào đúng thời điểm cần thiết

Tuyển chọn nhân viên là cả một quá trình không đơn giản như chúng ta thường nghĩ Công việc này không những đòi hỏi phải có nghiệp vụ chuyên môn một cách khoa học mà còn tuỳ thuộc vào chiến lược nhân sự để dịnh hướng viễn cảnh của công ty

Tuyển mộ là tập trung các ứng viên lại, còn tuyển chọn là quyết định xem trong số các ứng viên ấy ai là người hội đủ các tiêu chuẩn để làm việc cho công ty

Tiêu chuẩn tuyển chọn

Việc tuyển chọn nhân viên cần phải dựa trên các tiêu chuẩn sau đây :

o Khả năng nhân cách

o Khả năng chuyên môn

o Khả năng giao tế

o Khả năng lãnh đạo

Xét một cách tổng quát, nếu công ty muốn tuyển ứng viên vào các chức vụ càng cao bao nhiêu càng đòi hỏi ứng viên phải có kỹ năng quản trị rộng và bao quát bấy nhiêu Ngược lại, ứng viên ứng cử vào các chức vụ càng thấp bao nhiêu càng đòi hỏi phải có nhiều kỹ năng kỹ thuật, nghiệp vụ chuyên môn (technical skill), chuyên sâu bấy nhiêu Kỹ năng quản trị (managerial skill) bao gồm : kỹ năng nhận thức (conceptual skill) và kỹ năng giao tế (interpersonal skill)

Sơ đồ 1.3 sẽ giúp chúng ta có cái nhìn tổng quát hơn

Kỹ năng quản trịKỹ năng kỹ thuật

Nghiệp vụ chuyên môn

Sơ đồ 1.3 : các tiêu chuẩn thuộc về kỹ năng.

• Phác hoạ tiến trình tuyển chọn nhân viên

MÔI TRƯỜNG BÊN TRONG

MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀI

Xét hồ sơ xin việc

Trắc nghiệmPhỏng vấn kỹ (sâu)Phỏng vấn sơ bộQuyết định tuyển chọnKhám sức khoẻTuyển dụng bổ nhiệmỨNG

 Khái niệm

Đào tạo bao gồm các hoạt động nhằm mục đích nâng cao tay nghề hay kỹ

năng của một cá nhân đối với công việc hiện hành

Phát triển bao gồm các hoạt động nhằm chuẩn bị cho nhân viên để họ theo

kịp với cơ cấu tổ chức khi nó thay đổi và phát triển

Tiến trình đào tạo và phát triển

Tiến trình này bắt đầu bằng giai đoạn xác định rõ nhu cầu đào tạo và phát triển Giai đoạn kế tiếp của tiến trình là ấn định các mục tiêu cụ thể Sau khi xác định rõ mục tiêu, nhà quản trị cần phải lựa chọn các phương pháp và phương tiện huấn luyện đào tạo thích hợp và sau đó thực hiện chương trình đào tạo huấn luyện Đào tạo và phát triển là cả một tiến trình liên tục không bao giờ dứt Nhà quản trị cần phải thường xuyên kiểm tra và đánh giá xemchương trình đã đáp ứng với mục tiêu, nhu cầu đề ra chưa Xa hơn nữa, nhà quản trị cần phải đánh giá hiệu quả kinh tế của chương trình này Tóm lại, các yếu tố bên trong và bên ngoài liên tục ảnh hưởng đến yêu cầu đào tạo, do đó bất cứ chương trình đào tạo và phát triển nào cũng cần phải năng động và tiếp diễn không ngừng

Dưới đây là sơ đồ tiến trình đào tạo và phát triển

(xin xem ở trang sau)

MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀI

MÔI TRƯỜNG BÊN TRONG

Định rõ nhu cầu ĐT & PT

Ấn định các mục tiêu cụ thể

Lựa chọn các phương tiện thích hợp

Lựa chọn các phương pháp thích hợp

Thực hiện các chương trình ĐT & PT

Đánh giá chương trình ĐT & PT

Sơ đồ 1.5 : Tiến trình đào tạo và phát triển (ĐT&PT)

1.2.4 Đánh giá nhân viên

 Đ ịnh nghĩa

Đánh giá nhân viên là việc đánh giá dựa trên việc hoàn thành công tác hay thành tích công tác (perfomance appraisal) là một hệ thống chính thức duyệt xét và đánh giá một cá nhân nào đó theo định kỳ (có thể là quý, 6 tháng hoặc 12 tháng)

 Mục tiêu và chính sách

Mục tiêu : sau đây là một số lý do mà công ty cần phải đánh giá nhân viên :

o Cải thiện hiệu năng công tác và phản hồi thông tin

o Hoạch định tài nguyên nhân sự

o Tuyển mộ và tuyển chọn

o Phát triển tài nguyên nhân sự

o Hoạch định và phát triển nghề nghiệp

o Lương bổng và đãi ngộ

o Quan hệ nhân sự nội bộ

o Đánh giá tiềm năng của nhân viên

Chính sách : các chính sách đánh giá thành tích công tác của nhân viên nhằm

các mục đích sau :

o Duy trì và khuyến khích cho những thành tích vượt trội

o Duy trì và cải tiến chất lượng lãnh đạo, đồng thời thăng thưởng cho những người được đánh giá tốt

o Đẩy mạnh cơ hội cho nhân viên có khả năng tham gia vào các quyết định quản trị mà họ am hiểu

o Làm cho nhân viên hội nhập và gắn bó với tổ chức cũng như các mục tiêu của tổ chức

o Tăng cường tối đa các cơ hội để nhân viên có khả năng phát triển, khẳng định được tài năng cao nhất của mình, và phát triển tiềm năng

o Cấp quản trị là người thầy, là huấn luyện viên luôn giúp đỡ và kèm cặp lực lượng lao động của mình

Nhà quản trị không vi phạm các luật lệ và quy định của nhà nước cũng như của công ty – nghĩa là không kỳ thị phái tính, không phân biệt chủng tộc, không phân biệt đối xử với người có tật hoặc một thành phần cá nhân nào đó

Tiến trình đánh giá nhân viên

Tiến trình đánh giá nhân viên được thể hiện khái quát ở sơ đồ dưới đây :