NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

Chức năng tuyển dụng thường có các họat động: dự báo và họach định nguồn nhân lực, phân tích công việc, phỏng vấn, trắc nghiệm, thu thập, lưu trữ và xử lý các thông tin về nguồn nhân lực

NHỮNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

1 CÁC KHÁI NIỆM, VAI TRÒ VÀ NHIỆM VỤ CỦA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

1.1 Khi niệm, vai trị v nhiệm vụ của quản trị nguồn nhn lực

1.1.1 Khi niệm

Quản trị nguồn nhân lực là việc họach định tuyển mộ, tuyển dụng, duy trì, phát triển, sử dụng, động viên và tạo mọi điều kiện thuận lợi cho nguồn nhân lực thông qua

tổ chức nhằm đạt mục tiêu của tổ chức

Quản trị nguồn nhân lực là sự kết hợp hài hòa giữa tính khoa học và tính nghệ thuật lãnh đạo Về phương diện khoa học, quản trị gia thành công phải nắm chắc các kiến thức và kỹ năng quản trị Xét về phương diện nghệ thuật, quản trị gia thành công là người có khả năng lôi cuốn người khác làm theo, có tài thuyết phục và biết cách dùng người

1.1.2 Vai trò

Ngày nay quản trị nguồn nhân lực được xem là yếu tố quan trọng nhất trong doanh nghiệp, với phong cách của nhà quản trị sẽ tạo nên bộ mặt văn hóa tổ chức, ví dụ như tạo bầu không khí thoải mái trong doanh nghiệp sẽ tác động rất lớn đến tâm lý yếu

tố lao động, quyết định đến kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Ngoài ra, công tác quản trị doanh nghiệp luôn ngắn liền với công tác của tất cả các bộ phận trong tổ chức Vì thế để nâng cao hiệu quả lao động sản xuất kinh doanh đòi hỏi nhà quản trị có kiến thức về quản trị nhân sự

1.2 Nhiệm vụ của quản trị nguồn nhân lực

Các họat động liên quan đến quản trị nguồn nhân lực đều rất đa dạng và thay đổi trong các tổ chức khác nhau Tuy nhiên, có thể phân nhiệm vụ của quản trị nguồn nhân lực chủ yếu theo 3 nhóm chức năng sau:

1.2.1 Nhóm chức năng thu hút nhân lực

Nhóm chức năng này chú trọng đến vấn đề đảm bảo có đủ số lượng nhân viên với các phẩm chất phù hợp cho công việc của doanh nghiệp Để có thể tuyển được đúng

người, đúng việc, đòi hỏi doanh nghiệp phải căn cứ vào kế họach sản xuất kinh doanh

và thực trạng sử dụng nhân viên để xác định được công việc nào cần tuyển thêm người Thông qua việc phân tích công việc, xác định số lượng nhân viên cần tuyển với tiêu chuẩn như thế nào Việc áp dụng kỹ năng như trắc nghiệm và phỏng vấn giúp tìm được ứng viên tốt nhất như yêu cầu Chức năng tuyển dụng thường có các họat động: dự báo

và họach định nguồn nhân lực, phân tích công việc, phỏng vấn, trắc nghiệm, thu thập, lưu trữ và xử lý các thông tin về nguồn nhân lực của doanh nghiệp

1.2.2 Nhóm chức năng đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.

Nhóm chức năng này chú trọng việc nâng cao năng lực của nhân viên, đảm bảo cho nhân viên các kỹ năng, trình độ lành nghề cần thiết để hoàn thành tốt công việc và tạo điều kiện cho họ phát huy hết mọi tiềm năng và năng lực cá nhân Đồng thời, các doanh nghiệp cũng thường lập các kế hoạch đào tạo huấn luyện và tái đào tạo nhân viên khi có nhu cầu về thay đổi sản xuất kinh doanh hay quy trình công nghệ huấn luyện đào tạo kỹ năng thực hành cho công nhân, bồi dưỡng nâng cao trình độ lành nghề và cập nhập kiến thức quản lý, kỹ thuật công nghệ cho đội ngũ cán bộ quản lý và cán bộ chuyên môn nghiệp vụ

1.2.3 Nhóm chức năng duy trì nguồn nhân lực

Nhóm chức năng này chú trọng đến duy trì và sử dụng có hiệu quả nguồn nhân lực Chúng bao gồm hai chức năng nhỏ là kích thích động viên nhân viên và duy trì phát huy các mối quan hệ lao động tốt đẹp trong doanh nghiệp

Chức năng kích thích động viên được thực hiện bằng cách xác định và quản lý

hệ thống thang bảng lương, thiết lập và áp dụng các chính sách lương bổng, thăng tiến,

kỹ thuật, tiền thưởng, phúc lợi, trợ cấp, đánh giá năng lực thực hiện của nhân viên Còn chức năng quan hệ lao động liên quan đến các hoạt đông nhằm hoàn thiện môii trường làm việc và các mối quan hệ trong công việc như: ký kết hợp đồng lao động, giải quyết khiếu nại, tranh chấp lao động, giao tế nhân sự, cải thiện môi trường làm việc, bảo hiểm

y tế và an toàn lao động

Tùy vào từng thời điểm và hoàn cảnh cụ thể của mỗi doanh nghiệp mà nhóm chức năng nào sẽ đặc biệt quan trọng hơn Nếu doanh nghiệp mới đưa vào họat động thì nhóm chức năng thu hút nguồn nhân lực quan trọng nhất bởi vì người ta thường nói ”sự

nghiệp thành hay bại đều do con người” một doanh nghiệp được xem là thành công hay thất bại sẽ phụ thuộc vào chiến lược chiêu mộ nhân tài có phù hợp hay không? tuy nhiên, nếu chỉ thực hiện tốt khâu chiêu mộ nhân tài mà không có biện pháp nào để kích thích động viên khi làm việc, không có biện pháp nào giữ họ lại làm việc lâu dài cho doanh nghiệp thì cũng xem như thất bại Do đó trong trường hợp một doanh nghiệp đã

đi vào họat động ổn định thì nhĩm chức năng duy trì nguồn nhân lực nổi lên như một chiến lược tốt nhất mà doanh nghiệp áp dụng

Mặc dù vậy, trong tình hình kinh tế-chính trị nhiều biến động như hiện nay, việc nắm bắt cơ hội là một trong những nhân tố thành công của nhà quản trị giỏi.Vì thế, khi

có sự chuyển dịch cơ cấu nghành nghề, đặt ra một yêu cầu rất lớn với việc tiếp thu kiến thức cho phù hợp với sự biến đổi là cần thiết, khi đó việc tái đào tạo được đặt lên hàng đầu Bên cạnh đó với tốc độ phát triển như vũ bão của khoa học công nghệ đòi hỏi các cán bộ nhân viên không ngừng học hỏi, nâng cao kiến thức nghiệp vụ, tay nghề để thích ứng với điều kiện mới Do đó công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực được chú ý hơn cả

Vậy để thành công công tác quản trị đòi hỏi các quản trị gia phải ứng dụng nhuần nhuyễn cả 3 chức năng

1.2.4 Vai trị của quản trị nguồn nhn lực

 Thiết lập hoặc tham gia thiết lập các chính sách nguồn nhân lực

 Các chính sách về quyền hạn trách nhiệm,qui chế họat động và làm việc chung của phòng ban, nhân viên

 Các chính sách về qui chế tuyển dụng

 Các chính sách và chế độ lương bổng, phụ cấp, khen thưởng, thăng tiến

 Các chính sách về đào tạo

 Các quy chế về kỷ luật lao động và phúc lợi, y tế của công ty

- Thực hiện hoặc phối hợp cùng các lãnh đạo trực tuyến hoặc phòng ban khác để thực hiện các chức năng, họat động quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

- Cố vấn cho các lãnh đạo trực tuyến về các kỹ năng quản trị nguồn nhân lực

- Kiểm tra và đôn đốc thực hiện các chính sách, thủ tục về nguồn nhân lực Để thực hiện tốt chức năng này phòng quản trị nguồn nhân lực cần thiết phải:

+ Thu thập thông tin, phân tích tình hình tuyển dụng, chọn lựa, thay thế và đề bạt nhân viên nhằm đảm bảo mọi vấn đề đều được thực hiện đúng quy định

+ Phân tích kết quả thực hiện công việc của nhân viên nhằm đưa ra các điều chỉnh hoặc kiến nghị cải tiến phù hợp

+ Phân tích các số liệu thống kê về tình hình vắng mặt, đi trễ, thuyên chuyển, kỷ luật

và các yếu tố tranh chấp lao động để tìm ra các vấn đề tồn tại trong doanh nghiệp và các biện pháp khắc phục

2 NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC

2.1 Hoạch định nguồn nhân lực

2.1.1 Khi niệm:

Là hoạt động nghiên cứu, xác định các vấn đề liên quan đến nhân sự trong cơng

ty một cách có hệ thống Giúp cho doanh nghiệp thấy rõ phương hướng và cách thức quản trị nhân lực của mình, đảm bảo cho doanh nghiệp có được đúng người, đúng việc vào thì điểm cần thiết và linh hoạt đối phó với những thay đổi trên thị trường

2.1.2 Quy trình họach định nguồn nhân lực

Quy trình họach định nguồn nhân lực cần được thực hiện trong mối quan hệ mật thiết với quá trình họach định và thực hiện các chiến lược và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp Thông thường quá trình hoạch định qua các bước sau:

- Phân tích môi trường, xác định mục tiêu và chiến lược cho doanh nghiệp

- Phân tích hiện trạng quản trị nguồn nhân lực trong doanh nghiệp

- Dự báo khối lượng công việc (đối với các mục tiêu dài hạn, trung hạn) hay xác định khối lượng công việc và tiến hành phân tích công việc (đối với các mục tiêu, kế hoạch ngắn hạn)

- Dự báo nguồn nhân lực (đối với các mục tiêu dài hạn, trung hạn) hay xác định nhu cầu nguồn nhân lực (đối với các mục tiêu, kế họach ngắn hạn) phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực, khả năng điều chỉnh và đề ra chính sách, kế hoạch, chương trình

Phân tích công việc

Bản mô tả công việc Bản tiêu chuẩn công việc

Hoạch định TNNS Tuyển mộ, tuyển chọn lựa nhân viên Đào tạo và huấn luyện nhân viên Đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên Trả công khen thưởng đối với nhân viênAn toàn Y tếĐịnh giá công việc của nhân viên

thực hiện giúp cho doanh nghiệp thích ứng các nhu cầu mới và nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn nhân lực

- Thực hiện các chính sách kế họach, chương trình quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp trong năm

- Kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện

2.2 Phân tích công việc 2.2.1 Khi niệm:

Là quá trình thực hiện nghin cứu nội dung của công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, các nhiệm vụ, trách nhiệm,quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc

2.2.2 Ý nghĩa của phân tích công việc:

2.3 Nội dung của phân tích công việc :

Nội dung trình tự thực hiện phân tích công việc thường không giống nhau trong các doanh nghiệp Quá trình thực hiện công việc gồm 6 bước sau:

Xác định mục tiêu phân tích công việc, từ đó xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý Những thông tin cần thu thập trong phân tích công việc

• Thông tin về các yếu tố điều kiện làm việc (chế độ lương bổng, vệ sinh lao động, rủi ro, tiêu hao năng lượng )

An toàn

Y tê

Định giá công việc của nhân viên

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆCNhận diện công việc (tên, mã số cấp bậc, cán bộ lãnh đạo giám sát, lương)Tóm tắt CV (thực chất là làm gì)Các mối quan hệ trong thực hiện CV BẢN TIÊU CHUẨN CÔNG VIỆCTrình độ văn hóa, chuyên môn, các kỹ năng liên quan đến CVKinh nghiệm, tuổi đời sức khỏe, hoàn cảnh gia đình, lối sống, quan điểm sống, tính cách tính khí

• Thông tin về các họat động thực tế của nhân viên tiến hành tại nơi làm việc (phương pháp làm việc, mối quan hệ làm việc như: cách thức làm việc với khách hàng - với đồng nghiệp)

• Thông tin về những phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc (trình

độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng, tuổi đời, sở thích cá nhân )

• Thông tin về các loại máy móc, thiết bị kỹ thuật tại nơi làm việc (số lượng, chủng loại, qui trình kỹ thuật tính năng của các trang bị kỹ thuật…)

• Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu (tiêu chuẩn hành vi, tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc)

– Thu thập thông tin cơ bản có trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức,các văn bản về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ phận cơ cấu, hoặc

sơ đồ qui trình công nghệ và bản công việc cũ (nếu có)

– Lựa chọn các công việc đặc trưng các công việc then chốt để thực hiện phân tích công việc nhằm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong việc thực hiện phân tích các công việc trình tự như nhau

– Áp dụng các phương pháp khác để thu thập thông tin về phân tích công việc

Tùy theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu thập, tùy theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin công việc sau đây: phỏng vấn, bảng câu hỏi

và quan sát, thử thách, trắc nghiệm-tâm lý, thực nghiệm

Kiểm tra, xác minh tính chính xác của những thông tin: những thông tin thu thập

để phân tích công việc cần được kiểm tra lại mức độ chính xác và đầy đủ thông tin qua các nhân viên thực hiện công việc hoặc các vị lãnh đạo có trách nhiệm giám sát thực hiện công việc đó

– Xây dựng bản mơ tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc :

Bản mơ tả công việc và tiêu chuẩn công việc:

HOẠCH ĐỊNH TNNS

CÁC GIẢI PHÁP KHÁC

TUYỂN MỘ

NGUỒN NỘI BỘ NGUỒN BÊN NGOÀI

CÁC PHƯƠNG PHÁP NỘI BỘ CÁC GIẢI PHÁP BÊN NGOÀI

CÁ NHÂN ĐƯỢC TUYỂN MỘ

2.4 Quy trình tuyển dụng

2.4.1 Tuyển mộ

 Khi niệm

Tuyển mộ là quá trình tìm kiếm và thu hút những người được coi là có đủ năng lực để họ đăng kí dự tuyển và làm việc cho tổ chức

 Quá trình tuyển mộ

2.4.2 Nguồn ứng viên

 Nguồn ứng viên từ bên trong nội bộ của doanh nghiệp

Có nhiều nguồn cung cấp ứng viên vào các chức vụ trống của doanh nghiệp dưới nhiều hình thức, nhưng hình thức tuyển nhân viên từ trong nội bộ của doanh nghiệp thường được ưu tiên hàng đầu do có các ưu điểm sau: nhân viên của doanh nghiệp đã được thử thách về lòng trung thành, thái độ làm việc, tinh thần trách nhiệm với công việc Hơn nữa họ dễ dàng và thuận lợi hơn trong việc thực hiện cơng việc mới Họ đã làm quen hiểu được mục tiêu doanh nghiệp, do đó mau chóng thích nghi với điều kiện làm việc mới và biết cách làm thế nào để đạt mục tiêu của công ty nhanh nhất Hình thức tuyển này cũng tạo sự thi đua rộng rãi giữa các nhân viên, kích thích họ làm việc tích cực sáng tạo với hiệu suất cao hơn, mà chi phí tuyển dụng thấp

Tuy nhiên, tuyển từ nguồn này cũng gặp phải một số hạn chế, dễ nảy sinh sự bất mãn cho ứng viên không được chọn, dẫn đến mất đoàn kết nội bộ không phục tùng hoặc hình thành nhóm chống đối Có thể gây nên hiện tượng chai lì, thiếu sáng tạo, không tạo được bầu không khí thi đua làm việc do người được hưởng đề bạt thường vận dụng những phương pháp làm việc theo nếp cũ

 Nguồn ứng viên từ bên ngoài doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể vận dụng một số hình thức thu ht ứng vin bn ngồi thơng qua:

 Trung tâm giới thiệu việc làm:

Ưu điểm: nhanh, tiết kiệm thời gian tuyển dụng, giải quyết nhu cầu nhân lực với

số lượng lớn

Nhược điểm: có thể vì doanh thu nên chất lượng ứng viên không đảm bảo, trình

độ chuyên môn các trung tâm giới thiệu việc làm cũng thấp, ảnh hưởng đáng kể đến khả năng cung cấp ứng viên Vì vậy, doanh nghiệp nên chỉ tuyển nhân viên theo phương thức này khi yêu cầu của các ứng viên không cao

 Từ các trường đại học:

Ưu điểm: các ứng viên được đào tạo có hệ thống, họ là những người trẻ, năng động, sáng tạo, nhiệt tình cao, khả năng tiếp thu kiến thức nhạy bén, có thể đào tạo theo mong muốn của nhà tuyển dụng, có thể cung cấp với số lượng lớn Tuy nhiên phần đông các ứng viên từ nguồn này chưa có kinh nghiệm làm việc, kiến thức xa rời thực tế, hơn nữa chất lượng các trường đào tạo không giống nhau

Để khắc phục nhược điểm trên, các doanh nghiệp nên thiết lập quan hệ với các trường thông qua các nghành truyền thông, trao học bổng, cập nhập và nắm bắt thông tin về chất lượng đào tạo của các trường hay đến quảng cáo về doanh nghiệp trong các dịp sinh viên sắp tốt nghiệp, ngày hội việc làm sinh viên…

 Từ các doanh nghiệp cạnh tranh:

Ưu điểm: không tốn phí đào tạo, huấn luyện tay nghề

Nhược điểm: phải thường xuyên thỏa mãn các yếu tố tâm lý xã hội của ứng viên, cũng như cần xem xét khả năng tài chính của công ty vì thường dùng biện pháp này để lôi kéo ứng viên

Ở phương Đông tuyển dụng từ nguồn này có những quan điểm chưa thể chấp nhận, đặc biệt ở Quốc gia Nhật Bản rất kỵ phương pháp này

 Ứng viên tự nộp đơn xin việc:

Ưu điểm: Tiết kiệm chi phí tuyển dụng, vì rất cần việc làm nên họ dễ dàng chấp nhận những công việc có mức lương, điều kiện làm việc thấp hơn người khác, họ sẵn sàng làm những công việc khó khăn Trong trường hợp nếu doanh nghiệp không có nhu cầu thì cũng nên lưu hồ sơ của họ lại khi cần

Nhược điểm: Không phải các ứng viên tự nguyện là người doanh nghiệp cần tuyển

 Nhân viên cũ của công ty:

Theo quan điểm của trường phái Á Đông thì không nên tuyển dụng từ nguồn này, họ cho rằng các ứng viên này có tư tưởng “đứng núi này trông núi nọ” nhưng theo quan điểm của trường phái Phương Tây, họ thích dùng loại ứng viên thông qua việc khai thác những lợi điểm sau: họ cho rằng những người này chuyên môn giỏi thực sự và thường thì những người quay lại sẽ làm việc tốt hơn, trung thành hơn trước

XÉT HỒ SƠ XIN VIỆC

TRẮC NGHIỆM

PHỎNG VẤN SƠ BỘ

PHỎNG VẤN KỸ

THAM KHẢO & SƯU TRA LÝ LỊCH

QUYẾT ĐỊNH TUYỂN

KHÁM SỨC KHỎE

TUYỂN DỤNG BỔ

ỨNG VIÊN BỊ BÁC BỎ (LOẠI BỎ)

Khi dùng ứng viên này: Nên đánh giá cẩn thận nguyên nhân họ ra đi và quay lại

để đưa ra quyết định đúng đắn là nên tuyển hay không, cần thận trọng để tránh tư tưởng của nhân viên khác “có thể rời bỏ công ty bất cứ lúc nào và quay lại không mất mát gì”

 Từ những người quen của nhân viên giới thiệu:

Ưu điểm: chất lượng thường đảm bảo, ứng viên dễ hòa nhập vào tập thể hơn vì người quen làm việc trong công ty

Nhược điểm: dẫn đến sự thiên vị hay người giới thiệu sẽ có cảm tưởng không tốt

về công ty nếu người họ giới thiệu bị từ chối, hạn chế về số lượng

 Thông qua quảng cáo:

Ưu điểm: nhanh chóng cập nhập được yêu cầu của nhà tuyển dụng, số lượng lớn

và đây cũng là dịp để giới thiệu công ty đến người tiêu dùng

Nhược điểm: chi phí đắt

2.4.3 Trình tự của quá trình tuyển dụng :