Báo cáo tổ chức công tác kế toán

Báo cáo tổ chức công tác kế toán

I.Đặc điểm hoạt động của doanh nghiệp:

1.1: Đặc điểm tổ chức sản xuất:

1.1.1: Loại hình kinh doanh:

-Thương mại dịch vụ tổng hợp , chỉ yếu là kinh doanh máy tính , máy in lắp ráp sẵn

1.1.2: Đặc điểm kinh doanh:

-Cách thức mua hàng: hàng hóa mua vào tư nhà sản xuất do bộ phận mua hàng của công ty thực hiện tùy theo khoảng cách giữa địa điểm của nhà cung cấp với các kho hàng mà hàng mua được giao nhận trực tiếp tại kho gần nhất

-Cách thức bán hàng: bán hàng thông qua phân phối các siêu thị , đại lý

-Cách thức thanh toán : Thanh toan tiền ngay hoặc qua ngân hàng với thời hạn thanh toán 60 ngày kể từ ngày nhận hóa đơn Chiết khấu thanh toán là 2% tổng số tiền thanh toán nếu thanh toán trong vòng 10 ngày mối khách hàng và nhà phân phối đều có hạn mức tín dụng và công ty

sẽ không bán hàng nếu dư nợ phải thu lớn hơn hạn mức tín dụng của khách hàng đó

-Các quy định về hoa hồng và tiền thưởng:

+Đối với các khách hàng là nhà phân phối , siêu thị : thưởng 2% trên tổng số doanh số hàng tháng – tính trên trị giá thanh toán trên hóa đơn

+Khách hàng là đại lý: Hoa hồng cho đại lý được tính là 5% trên giá bán đại lý Tính và thành toán cho đại lý dựa trên doanh số bán thực tế hàng tháng

-Vận chuyển hàng hóa: hàng hóa được giao trực tiếp cho khách hàng tại kho gần nhất công ty

có bộ phận vận chuyển hàng hóa từ kho này qua kho kia khi cần thiết

-Thị trường tiêu thụ : Công ty chia thị trường toàn quốc thành 4 khu vực lớn : Tp HCM , miền bắc ( từ quảng nam trở ra) , miền trung – tây nguyên ( từ đã nẵng đến ninh thuận và các tỉnh tây nguyên ), nam bộ ( từ bình thuận trở vào , trừ khu vực thành phố hồ chí minh ) các khu vực được chia thành nhiều phân vùng khác nhau , nhà phân phố , đại lý các khách hàng , nhà phân phối, đại lý của công ty sẽ do trưởng phân vùng bán hàng theo dõi

-Kho bãi :Công ty có kho tại tp.hcm và các khu vực khác khách hàng ở khu vực nào yêu cầu thì

sẽ xuất kho của khu vực đó ngoài ra, bộ phận điều phối kho vận có thể thực hiện đều phối giữa các kho với nha tùy theo tình hình tồn của từng kho

1.1.3: Đặc điểm hàng hóa kinh doanh :

-Máy tính : bao gồm các loại máy tính để bàn ( desktop) và máy tính xách tay của nhiều nhãn hiệu từ các nhà sản xuất khác nhau mỗi nhãn hiệu có hơn 10 dòng sản phẩm

-Máy in: cung cấp các loai máy in từ nhiều nhà sản xuất với trung bình hơn 10 loại máy khác nhau từ một nhà sản xuất

1.1.4: Tổ chức bộ máy kinh doanh:

+Bộ phận điều phối _ kho vận

+Ban kiểm soát

-Mỗi phòng ban , bộ phận đều có trưởng phòng ban – bộ phận trưởng phòng ban bộ phận sẽ trực tiếp báo cáo cho ban giám đốc của công ty

-Sơ đồ cơ cấu:

Phòng mua hàng

Phòng bán hàng

Phòng marketin

g

Phòng điều phối kho vận

Ban kiểm soát

-Sơ đồ nhân sự:

1.1.5: Mục tiêu – chiến lược :

-Mở rộng thị trường trên cơ sở chất lượng sản phẩm , đa dạng mặt hàng , tăng cường chế độ ưu đãi cho khách hàng cũng như cải thiện chính sách lương và thưởng cho nhân viên

-Bán hàng theo phương thức thu tiền ngay

-Sử dụng phần mềm kế toán

-Các hoạt động chính :

-Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

-Lập lệnh bán hàng

-Xuất hàng và lập hóa đơn

-Thu tiền của khách hàng và ghi sổ kế toán nghiệp vụ khách hàng thanh toán

-Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu và các khoản giảm trừ nợ phải thu ( nếu có )

1.2: Đặc điểm của hệ thống kế toán:

Trưởng phòng mua hàng

Trưởng phòng bán hàng

Trưởng phòng marketing

Trưởng phòng điều phối kho vận

Trưởng ban kiểm soát Tổng giám đốc

: Ghi hàng ngày : Ghi cuối tháng hoặc định kì : Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

1.2.2: Kỳ kế toan:

2:Chính sách kế toán:

2.1: Yêu cầu thông tin kế toán:

-Bảng mô tả nhu cầu thông tin kế toán;

Sổ cái

Bảng cân đối số phát sinh Báo cáo tài chính

Người sử dụng

thông tin

Kế toán trưởng - Đảm bảo báo cáo

tài chính, báo cáo thuế cung cấp kịp thời, trung thực, hợp lý

lý doanh nghiệp, doanh thu khác, chi phí khác… các số liệu trên báo cáo tài chính, báo cáo thuế…

Kế toán công nợ và TSCĐ, kế toán bán hàng, kế toán mua hàng

và hàng tồn kho,kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán

Kế toán tổng hợp

- Xác định tiền lương, chính sách khen thưởng, phụ cấp, các khoản bồi thường thiệt hại

- Xác định hợp lý giá trị hàng mua

- Xác định doanh thu

tiêu thụ

- Ghi nhận chi phí quảng cáo khuyến mãi

- Thông tin về bảng chấm công, chính sách lương thưởng, phụ cấp, các khoản trích theo lương, bồi thường thiệt hại

- Thông tin về giá mua, số lượng, quy cách phẩm chất hàng mua, khoản chiết khấu

- Thông tin về giá bán, số lượng hàng bán, các khoản giảm trừ hàng bán

- Thông tin về chi phí quảng cáo khuyến mãi

- Phó giám đốc phòng nhân sự hành chính

- Lập dự phòng các khoản nợ phải thu

- Doanh số bán chịu theo từng khách hàng, các khoản đã thanh toán, các khoản ứng trước của khách

Kế toán thanh toán

khó đòi

- Quản lý và sử dụng hiệu quả TSCĐ

hàng, các khoản doanh nghiệp được nhà cung cấp chiết khấu

- Các khoản tạm ứng, ứng trước cho nhà cung cấp

- Tiền, tài sản ký quỹ ký cược

- Các khoản thuế giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ

và thuế giá trị gia tăng đầu

ra (khoản thuế Giá trị gia tăng đầu vào được khấu trừ lớn hơn thuế giá trị gia tăng đầu ra)

- Các khoản tiền thiếu, tài sản thiếu, hàng hóa thiếu, khoản thu khách hàng vi phạm hợp đồng

Thông tin về nguyên giá, hao mòn lũy kế

Chính sách khấu hao của công ty

Các chi phí nâng cấp, cải thiện tuổi thọ của tài sản cố định

Kế toán mua

hàng và hàng tồn

kho

Quản lý hàng nhập kho, đối chiếu số liệu với thủ kho

Thông tin về hàng tồn kho

và số lượng hàng mà doanh nghiệp cần mua vào, hàng

Bộ phận điều phối kho vận, kế toán thanh toán

gửi đại lý, hàng đang đi đường

Kế toán bán hàng Quản lý và xem xét

hàng mua vào,

Thông tin về hàng tồn kho

và số lượng hàng còn trong kho

Bộ phận điều phối kho vận, phòng bán hàng

Kế toán thanh

toán

Quản lý tình hình thu chi

Thông tin về các khoản đã thu, đã trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng Thông tin về tỷ giá xuất ngoại tệ, tỷ giá bình quân liên ngân hàng

Kế toán mua hàng

-Đối tượng kế toán và đối tương quản lý chi tiết

DANH MỤC ĐỐI TƯỢNG KẾ TOÁN

tiết

Mặt hàng, kênh phân phối, khách hàng, nhân viên,khu vực

1.1.2 Doanh thu cung cấp dịch vụ Kho bãi

Mặt hàng, kênh phân phối, khách hàng, nhân viên,khu vực

Hóa đơn,hợp đồng, nhà cung cấp

Tài khoản ngân hàng, loại tiền

Tài khoản ngân hàng, loại tiền

định

Mặt hàng, khách hàng, kênh phân phối, nhân viên, khu vực

Mặt hàng, khách hàng, kênh phân phối, nhân viên, khu vực

3 Nợ phải thu

Khách hàng, hóa đơn, hợp đồng,phân vùng, kênh phân phối, nhân viên phụ trách

3.3 Phải thu của người lao động Nhân viên

Nhà cung cấp, hóa đơn, hợp đồng, nước,nv phụ trách

4.4.3 Thuế thu nhập doanh nghiệp

tay, máy in, máy để bàn)

Hàng hóa, kho hàng

in, máy để bàn)

Hàng hóa, kho hàng

máy để bàn)

Hàng hóa, kho hàng

máy để bàn)

Hàng hóa, kho hàng

phòng

7 Tài sản cố định

7.1 Tài sản cố định hữu hình Loại tài sản

8 Giá vốn hàng bán Giá vốn hàng bán

Mặt hàng, khách hàng, kênh phân phối, nhân viên, khu vực

9 Chi phí kinh doanh

9.1.4 Khấu hao Tài sản cố định bán hàng Tài sản cố

định

đồng

trích chi phí

10.2.1 Chi phí công cụ dụng cụ Công cụ,

dụng cụ

12 Vốn chủ sở hữu

DANH MỤC ĐỐI TƯỢNG QUẢN LÝ CHI TIẾT

XX-XXX-X XX: Nhóm hàng XXX: Tên hàng X: Đơn vị tính VD:

MI001C: Máy in laser 001(Cái) XT002C: Máy xách tay IBM thinkpad R1(Cái)

hàng, nhà

cung cấp

Mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ,

mã số thuế, người đại diện, kênh phân phối, nhân viên quản lí

Quản lí theo từng chứng từ, theo thời hạn nợ

XXXXX-XX-XXXXX-XXXXX XXXXX:Tên khách hàng hay nhà cung cấp

XX: Kênh phân phối XXXXX:phân vùng, khu vực XXXXX: Nhân viên quản lí VD:

KH001-PP-HCM01-KD001: Khách hàng là công ty phân phối Chase Mahattan ở Quận 1-HCM

do nhân viên 001 phòng kinh doanh phụ trách

3 Kho bãi

Mã kho hàng, tên kho, địa chỉ,bộ phận quản lí, thủ kho, số điện thoại

Quản lí theo từng khu vực, phân vùng,

KO-XXXXX-XXX XXXXX: Vị trí kho XXX: Tên kho

VD :

- KOHCM12001: Kho số 1 của công ty tại quận 12 thành phố HCM

4 Nhân viên

Mã nhân viên, họ tên nhân viên, địa chỉ, chức vụ, phòng ban

…

Quản lí nhân viên theo từng phòng ban, từng phân vùng bán hàng, chi tiết từng nhân viên

XXXXX XX:Phòng ban(kinh doanh, mua hàng…)

XXX: Chi tiết từng nhân viên VD: KD_008: nhân viên phòng kinh doanh

5 Tài sản cố

định

Mã tài sản, tên tài sản, phân nhóm, bộ phận sử dụng, tài khoản nguyên giá, tài khoản khấu hao, ngày bắt đầu sử dụng

Theo dõi nguyên giá, thể hiện giá trị hao mòn lũy kế

Quản lí TSCĐ theo từng bộ phận, khu vực

6 Tài khoản

ngân hàng

Số hiệu tài khoản, tên ngân hàng, loại tài khoản, số trương mục,…

Tổ chức quản li chi tiết theo từng trương mục tài khoản của từng ngân hàng

XXXXXXXXXXXXXXXXXX VD:NH004-1234.40.80.18.0012 Tài khoản VNĐ ngân hàng Sài Gòn Thương Tín

NHXXX-7 Khế ước

vay

Mã khế ước, tên khế ước, loại kế ước, ngày khế ước, lãi suất, thời gian vay, số tiền…

Quản lí theo từng loại hình vay, loại tiền, thời hạn vay, theo dõi theo từng đối tượng vay

VXX-XXXXX-XXX VXX: Hợp đồng vay ngắn hạn hay dài hạn

XXXXX: Ngân hàng cho vay XXX: Chi tiết hợp đồng vay VD:

V01NH001001: Hợp đồng vay ngắn hạn 001 ngân hàng ANZ

Theo dõi chi tiết theo từng nhóm đối tượng đầu tư, kiểm tra giám sát

cụ thể từng giai đoạn tiến trình của công trình, xác định đúng giá trị đầu tư để tính đúng nguyên giá

TS hoàn thành

XXX-XX-XX-XXX XXX: Hình thức đầu tư (SCL, SCN, đầu tư XDCB)

XX: Loại TS(10: HH – 20:VH) XX: Nhóm TS

XXX: Chi tiết TS VD:

SCL1011001: Sữa chữa lớn TSCĐHH máy vi tính công ty,

thuộc nhóm máy móc thiết bị

9 Chi phí trả

trước

Mã đối tượng, tên đối tượng,

bộ phận quản

lý, tài khoản, loại thẻ, ngày phân bổ

Quản lí theo từng đối tượng trích chi phí, tiến hành trích chi phí định kì, theo dõi theo ngắn hạn, dài hạn

TT-XX-XXX XX: Ngắn hạn, dài hạn XXX: Loại chi phí trích trước VD:

TT01001: Trích trước chi phí sư dụng công cụ dụng cụ ngắn hạn

2.2: Hệ thống chứng từ:

2.2.1: Chu trình doanh thu:

Bước 1: Các hoạt động trong chu trình doanh thu

-Các hoạt động:

+ nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

+ phê chuẩn phương thức tín dụng ( bán chịu )

+ vận chuyển hàng hóa

+ gửi hóa đơn cho khách hàng và ghi sổ nghiệp vụ

+Ghi nhận nghiệp vụ thanh toán của khách hàng

+ xử lý và vào sổ các khoản phải thu

+ xử lý và vào sổ doanh số các khoản giảm trừ doanh thu

+ xóa sổ các khoản phải thu không thu hồi được

+ dự phòng nợ phải thu khó đòi

+Bộ phận điều phối kho vận

+Bộ kế toán bán hàng,kế toán công nợ, kế toán tồn kho mặt hàng…

+Bộ phận thủ quỹ

-Đối tượng kế toán:

+Hàng hóa

+Doanh thu , các khoản giảm trừ doanh thu

+Khoản phải thu

+Khoản dự phòng phải thu khó đòi

1 Đơn đặt hàng của

khách hàng

Người mua lập

Bộ phận

xử lý đơn đặt hàng

- Để xác định được khả năng cung ứng của đơn vị ( mặt hàng , chủng loại số lượng …)

- Làm căn cứ để lập lệnh bán hàng

Kế toán Trưởng

- Xác định hàng hóa đã xuất khỏi kho

- Căn cứ để tính giá thực

tế xuất kho

- Căn cứ ghi thẻ kho Căn cứ để nhập liệu vào phần mềm để xác định giá trị của hàng tồn kho

- Căn cứ để thực hiện nghiệp vụ mua hàng

4 Phiếu giao hàng

(Phiếu vận chuyển)

Bộ phận điều phối kho vận

- Cơ sở xác nhận số hàng thực tế giao cho khách hàng

- Cơ sở để xác nhận khách hàng đã chấp nhận thanh toán

- Làm căn cứ để lập hóa đơn GTGT và ghi nhận doanh thu

- Xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi

sổ

5 Hóa đơn bán hàng Phòng kế

toán

Kế toán trưởng

-Căn cứ để ghi sổ và xác định doanh thu , các khoản thuế được khấu trừ

- Xác định quyền sở hữu được chuyển giao cho người mua , và xác định nghĩa vụ thanh toán của

người mua cho doanh nghiệp

tiền

Kế toán trưởng

-Ghi nhận nghiệp vụ thanh toán của khách hàng bao gồm trả ngay hay thanh toán chậm

-Căn cứ để thủ quỹ lập biên lai thu tiền

thanh toán

Kế toán trưởng

Tương tự phiếu thu

8 Biên lai thu tiền Thủ quỹ Thủ quỹ - Làm căn cử để ghi sổ

- Xác định nghĩa vụ thanh toán của hai bên đã được xác nhận

9 Biên bản giảm giá

hàng bán

Bộ phận bán hàng lập

Trưởng bộ phận bán hàng

-Ghi nhận số tiền giảm cho khách hàng

-Căn cứ để lập hóa đơn giảm giá hàng bán

10 Biên bản chiết

khấu thanh toán

Bộ phận tín dung

Trưởng bộ phận tín dung

-Xác nhận việc khách hàng được giảm một khoản tiền nhờ thanh toán đúng hạn

-Căn cứ để ghi nhận chi phí chiết khấu thanh toán

11 Hóa đơn giảm giá

hàng bán, hóa đơn

CKTM, hóa đơn

trả lại hàng bán

Kế toán bán hàng

Kế toán trưởng

- Làm căn cứ để ghi chép các khoản điều chỉnh giảm tài khoản phải thu khách hàng trong các nghiệp vụ như hàng bán bị trả lại , giảm giá hàng bán

- được lập làm cơ sở cho các nghiệp vụ điều chỉnh

do ghi sổ sai

12 Phiếu nhập kho

hàng bán trả lại

Kế toán bán hàng

Kế toán trưởng

- Làm căn cứ ghi sổ

- Làm căn cứ để ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu , và giảm các khoản thuế phải nộp cho nhà nước

thanh toán

Kế toán tổng hợp,

kế toán trưởng

-Trả lại khoản được hưởng giảm giá của người mua -Trả lại tiền khi người mua trả hàng

14 Giấy báo có Kế toán

thanh toán

Kế toán tổng hợp,

kế toán trưởng

-tương tự mục đích thiết lập phiếu chi

Bước 4: Xác định nội dung và mẫu biểu chứng từ:

-Phiếu yêu cầu mua hàng

Tên chứng từ : Phiếu yêu cầu mua hàng

Ngày lập chứng từ : xxxxxx

Số chứng từ: xxxxxx

Thông tin về khách hàng , thông tin về hàng hóa/ dịch vụ yêu cầu : Mã số hàng hóa , tên hàng , quy cách số lượng , chủng loại , đơn giá có thể chấp nhận được, thời hạn giao hàng , địa điểm giao hàng , cũng như yêu cầu khác về bảo hiểm , điều kiện giao nhận có liên quan…

Mục đích sử dụng : để xét duyệt khả năng cung ứng của đơn vị , làm căn cứ để lập lệnh bán hàng

Nơi lập : do khách hàng có yêu cầu lập và gửi cho doanh nghiệp

Nơi nhận : Bộ phận xét duyệt và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng

Lưu trữ và trình bày : in ra giấy hoặc có thể để dạng màn hình , có thể bằng file

excel…và lưu trữ dưới dạng số liệu

Mẫu chứng từ :

Công ty TNHH XXX

PHIẾU YÊU CẦU MUA HÀNG

Thời hạn có nhu cầu:xxx

Địa điểm giao hàng: xxx…

Lưu trữ và trình bày : In ra giấy hoặc có thể để dạng màn hình, có thể bằng file excel…

và được trình bày dưới dạng kiểu số liệu

Nguồn số liệu : đơn dặt hàng của khách hàng

Thời điểm lập : khi xét duyệt đơn đặt hàng của khách , khi doanh có đủ khả năng cung ứng ngay cho khách hàng

Mẫu chứng từ :

Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ ABC

LỆNH BÁN HÀNG

Ngày…… Tháng …… Năm Số: XXXXXXXXXXX

-Phiếu xuất kho:

Tên chứng từ: phiếu xuất kho

Số: XXXXXXXX

Nội dung thông tin: bao gồm những thông tin cần thiết ở lệnh bán hàng đã được phê duyệt , phiếu xuất kho phải ghi thêm số của lệnh bán hàng đã được phê duyệt

Mục đích sử dụng: Phiếu xuất kho là căn cứ Xác định hàng hóa đã xuất khỏi kho,căn cứ

để tính giá thực tế xuất kho ,căn cứ ghi thẻ kho,căn cứ để nhập liệu vào phần mềm để xác định giá trị của hàng tồn kho, căn cứ để thực hiện nghiệp vụ mua hàng để xét duỵệt việc mua hàng cho bộ phận có nhu cầu, làm căn cứ lập đơn đặt hàng

Nơi lập: kế toán tồn kho và mua hàng

Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ ABC

PHIẾU XUẤT KHO

Mục đích sử dụng : Cơ sở xác nhận số hàng thực tế giao cho khách hàng, cơ sở để xác nhận khách hàng đã chấp nhận thanh toán, làm căn cứ để lập hóa đơn GTGT và ghi nhận doanh thu ,xác định trách nhiệm với người có liên quan và ghi sổ

Nơi lập : bộ phận điều phối kho vận

Nơi nhận: Khách hàng , và các bộ phận phòng ban có liên quan

Lưu trữ và trình bày : In ra giấy hoặc có thể để dạng màn hình, có thể bằng file excel…

và được trình bày dưới dạng kiểu số liệu

Nguồn số liệu : các chứng từ liên quan : phiếu xuất kho, đơn đặt hàng

Phương pháp lập : góc bên trái của phiếu giao hàng ghi rõ tên đơn vị, bộ phận điều phối Khi lập phiếu giao hàng phải ghi rõ số phiếu giao hàng và ngày tháng năm giao hàng , họ tên người giao hàng, địa điểm giao hàng

Thời điểm lập : khi giao hàng

Mẫu chứng từ :

Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ ABC

PHIẾU GIAO HÀNG

Mã số

Đơn

vị tính

giá

Thành tiền

Theo chứng từ

Thực giao Tổng cộng

Nơi lập: Kế toán bán hàng

Nơi nhận: Kế toán trưởng , Kế toán công nợ, kế toán thanh toán

Lưu trữ và trình bày: In ra giấy hoặc có thể để dạng màn hình, có thể bằng file excel… và được trình bày dưới dạng kiểu số liệu

Nguồn số liệu: Đơn đặt hàng của khách hàng , lệnh bán hàng , phiếu xuất kho , phiếu giao hàng …

Thời điểm lập: sau khi nghiệp vụ kinh tế xảy ra, hàng hóa được xuất kho , giao cho khách hàng

-Biên bản điều chỉnh giảm giá hàng bán

Tên chứng từ: Biên bản điều chỉnh giảm giá hàng bán

Số :xxxxxxxxxxxxxxxx

Nội dung thông tin : thông tin về số tiền giảm cho khách hàng

Mục đích sử dụng : quản lý số tiền giảm cho khách hàng,căn cứ để thu tiền khách hàng Nơi lập: bộ phận bán hàng

Nơi nhận: Kế toán bán hàng

Lưu trữ và trình bày : In ra giấy hoặc có thể để dạng màn hình, có thể bằng file excel…

và được trình bày dưới dạng kiểu số liệu

Nguồn số liệu : sự tính toán của bộ phận bán hàng

Phương pháp lập: kiểm tra và xuất từ phần mềm ra

Thời điểm lập : khi có yêu cầu

Mẫu báo cáo :

Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ ABC

Bộ phận :

BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH GIẢM GIÁ HÀNG BÁN Ngày……tháng…….năm… Số: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Tên chứng từ: Hóa đơn giảm giá hàng bán

Số :xxxxxxxxxxxxxxxx

Nội dung thông tin : thông tin về số tiền giảm cho khách hàng

Mục đích sử dụng : Ghi nhận khoản làm giảm doanh thu

Nơi lập: Kế toán bán hàng

Nơi nhận: Kế toán tồn kho và mua hàng, khách hàng

Lưu trữ và trình bày : In ra giấy hoặc có thể để dạng màn hình, có thể bằng file excel… và

được trình bày dưới dạng kiểu số liệu

Nguồn số liệu : sự tính toán của bộ phận bán hàng

Phương pháp lập: kiểm tra và xuất từ phần mềm ra

Thời điểm lập : khi có yêu cầu

Mẫu hóa đơn :

Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ ABC:…………

Thuế GTTT:

Tổng cộng:

Người lập Trưởng bộ phận lập Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)

-Biên bản trả lại hàng bán:

Tên chứng từ: Biên bản trả lại hàng bán

Số :xxxxxxxxxxxxxxxx

Nội dung thông tin : thông tin về số hàng bị khách hàng trả lại

Mục đích sử dụng : quản lý số hàng kém chất lượng, làm căn cứ lập hóa đơn trả lại hàng bán

Nơi lập: bộ phận bán hàng

Nơi nhận: Kế toán bán hàng

Lưu trữ và trình bày : In ra giấy hoặc có thể để dạng màn hình, có thể bằng file excel… và được trình bày dưới dạng kiểu số liệu

Nguồn số liệu : sự tính toán của bộ phận bán hàng

Phương pháp lập: kiểm tra và xuất từ phần mềm ra

Thời điểm lập : khi có yêu cầu

Mẫu báo cáo :

Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ ABC

Bộ phận :

BIÊN BẢN TRẢ LẠI HÀNG BÁN HÀNG BÁN Ngày……tháng…….năm… Số: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Số hóa đơn liên

Tổng cộng:

Người lập Trưởng bộ phận bán hàng (Ký , họ tên) ( Ký , Họ tên) -Hóa đơn trả lại hàng bán

Tên chứng từ: Hóa đơn trả lại hàng bán

Số :xxxxxxxxxxxxxxxx

Nội dung thông tin : thông tin về số lượng, giá trị lô hàng bị trả lại

Mục đích sử dụng : Ghi nhận khoản làm giảm doanh thu và xác nhận nghiệp vụ diễn ra Nơi lập: Kế toán bán hàng

Nơi nhận: Kế toán tồn kho và mua hàng, khách hàng

Lưu trữ và trình bày : In ra giấy hoặc có thể để dạng màn hình, có thể bằng file excel… và được trình bày dưới dạng kiểu số liệu

Nguồn số liệu : sự tính toán của bộ phận bán hàng

Phương pháp lập: kiểm tra và xuất từ phần mềm ra

Thời điểm lập : khi có yêu cầu

Mẫu hóa đơn :

Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ ABC

Bộ phận :

HÓA ĐƠN TRẢ LẠI HÀNG BÁN Ngày……tháng…….năm… Số: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Số hóa đơn

trả lại hàng

tiền

-Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại:

Tên báo cáo: Phiếu nhập kho hàng bán bị trả lại

Số :xxxxxxxxxxxxxxxx

Nội dung thông tin : thông tin về số hàng bị trã lại

Mục đích sử dụng : Quản lý lượng hàng trong kho và căn cứ xác định kết quả kinh doanh Nơi lập: Kế toán bán hàng

Nơi nhận: Thủ kho,kế toán tồn kho và mua hàng

Lưu trữ và trình bày : In ra giấy hoặc có thể để dạng màn hình, có thể bằng file excel… và được trình bày dưới dạng kiểu số liệu

Nguồn số liệu : sự tính toán của bộ phận bán hàng

Phương pháp lập: kiểm tra và xuất từ phần mềm ra

Thời điểm lập : khi có yêu cầu

Ngày……tháng…….năm… Số: xxxxxxxxxxxxxxxxxxx

-Biên bản chiết khấu thanh toán:

Tên báo cáo: Biên bản CKTT

Số:xxxxxxx

Nội dung thông tin: Thông tin về số tiền chiết khấu cho khách hàng

Mục đích sử dụng: quản lý số tiền chiết khấu cho khách hàng, căn cứ để thu tiền khách hàng

Nơi lập: Bộ phận tín dụng

Nơi nhận: Bộ phận bán hàng,bộ phận kế toán

Lưu trữ và trình bày: In ra giấy hoặc để dưới dạng màn hình, có thể truy xuất theo excel…

và dữ liệu ở dạng số

Nguồn số liệu: Hóa đơn bán hàng

Phương pháp lập: Kiểm tra và xuất từ phần mềm

Thời điểm lập: Khi có yêu cầu

Công ty TNHH Thương mại dịch vụ ABC

Bộ phận:……

BIÊN BẢN CHIẾT KHẤU THANH TOÁN

Ngày…tháng…năm… Số:………

Thuế GTGT Tổng cộng chiết khấu:

-Hóa đơn chiết khấu thương mại:

Tên chứng từ: Hóa đơn chiết khấu thương mại

Nơi nhận: Kế toán tồn kho và mua hàng, khách hàng

Lưu trữ và trình bày : In ra giấy hoặc có thể để dạng màn hình, có thể bằng file excel… và được trình bày dưới dạng kiểu số liệu

Nguồn số liệu : sự tính toán của bộ phận bán hàng

Phương pháp lập: kiểm tra và xuất từ phần mềm ra

Thời điểm lập : khi có yêu cầu

Mẫu hóa đơn :

Công ty TNHH Thương mại Dịch vụ ABC:…………

Thuế GTTT:

Tổng cộng:

Người lập Trưởng bộ phận lập Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên)

Bước 5: Quá trình lập và luân chuyển chứng từ

Người viết quy trình ngày

Phạm vi áp dụng:

Quy trình này được áp dụng cho nghiệp vụ bán trả ngay, giao nhận hàng trực tiếp tại kho công ty theo phương thức nhận hàng, với đối tượng khách hàng là các nhà phân phối đã ký hợp đồng với công ty Không áp dụng cho các đối tượng khác hay các phương thức bán hàng khác

Danh mục chứng từ sử dụng:

 Hợp đồng nhà phân phối mẫu số

 Đơn đặt hàng của khách hàng mẫu số

 Lệnh bán hàng mẫu số

 Phiếu xuất kho mẫu số

 Phiếu giao hàng mẫu số

 Hóa đơn GTGT mẫu số

Quy trình chung:

Khi nhận được đơn đặt hàng của khách hàng, bộ phận xử lý đơn hàng thuộc phòng bán hàng kiểm tra đối chiếu với hợp đồng nhà phân phối, lập Lệnh bán hàng gồm 4 liên Cả 4 liên của Lệnh bán hàng này được chuyển cho trưởng bộ phận bán hàng kiểm tra và ký duyệt (Đối với các đơn đặt hàng có giá trị lớn phải có sự xét duyệt của phó tổng giám đốc phụ trách kinh doanh)

Liên 1 của Lệnh bán hàng đã duyệt được lưu theo thứ tự số chứng từ, đính kèm Đơn đặt hàng của khách hàng, liên 2 chuyển cho bộ phận lập hóa đơn thuộc phòng bán hàng, liên

3 được chuyển sang bộ phận điều phối kho vận và liên 4 chuyển cho khách hàng Bộ phận điều phối kho vận căn cứ vào Lệnh bán hàng để lập Phiếu giao hàng làm 3 liên và phiếu xuất kho làm 2 liên, chuẩn bị các thủ tục giao hàng

Khi khách hàng đến nhận hàng, bộ phận điều phối kho vận thực hiện việc giao hàng, thủ kho ký xác nhận trên các liên của phiếu giao hàng và phiếu xuất kho Liên 2 của phiếu xuất kho được giữ lại kho để ghi thẻ kho, sau đó chuyến về bộ phận lập hóa đơn

Liên 1 của phiếu xuất kho được lưu theo thứ tự số chứng từ tại bộ phận điều phối kho vận Liên 1 của phiếu giao hàng được lưu kèm với liên 3 Lệnh bán hàng, lưu theo thứ tự

số chứng từ Liên 2 giao cho khách hàng và liên 3 sau khi có chữ ký của khách hàng sẽ chuyển về bộ phận lập hóa đơn Sau khi kiểm tra đối chiếu giữa Lệnh bán hàng, Phiếu xuất kho và Phiếu giao hàng, bộ phận lập hóa đơn sẽ lập hóa đơn GTGT làm 3 liên Liên

1 lưu tại bộ phận lập hóa đơn đính kèm với Lệnh bán hàng Liên 2 giao cho khách hàng

và liên 3 kèm với Phiều giao hàng, Phiếu xuất kho chuyển về phòng kế toán

Sau khi khách hàng thanh toán qua ngân hàng, kế toán thanh toán nhận được giấy báo có của ngân hàng cùng với các chứng từ liên quan sẽ tiến hành nhập liệu vào phần mềm, đồng thời lưu lại các chứng từ này ở bộ phận

Quy trình này được áp dụng trong điều kiện kế toán máy theo hình thức nhật ký chung

Quy định về thời gian luân chuyển chứng từ:

 Thời gian luân chuyển của chứng từ được tính trên số ngày làm việc, không bao gồm các ngày nghỉ cuối tuần hay nghỉ lễ theo quy định

 Xử lý đơn đặt hàng, lập lệnh bán hàng và chuyển lệnh bán hàng về bộ phận lập hóa đơn trong thời gian không quá 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đặt hàng của khách hàng

 Trưởng phòng bán hàng phải xét duyệt lệnh bán hàng ngay khi nhận được và chuyển sang bộ phận bán hàng không quá một ngày kể từ ngày nhận chứng từ

 Tùy theo thời gian giao hàng được quy định trong lệnh bán hàng mà bộ phận điều phối kho vận sẽ lập phiếu xuất kho và giao hàng cho bộ phận gửi hàng ngay trong ngày làm việc

 Hóa đơn được lập ngay sau khi nhận đầy đủ các chứng từ liên quan ngay trong ngày làm việc

 Các chứng từ : phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, hóa đơn GTGT sẽ được lập và chuyển về cho phòng kế toán để nhập liệu vào phần mềm không được quá 1 ngày làm việc kể từ ngày lập chứng từ

Quy định khác:

Phòng kế toán có quyền yêu cầu điều chỉnh hay yêu cầu hủy các chứng từ không được lập chính xác, không đầy đủ nội dung hay không được lập theo quy trình trên

Tất cả các ý kiến thắc mắc, đề nghị chỉnh sửa quy trình này cần được thông báo về phòng tài chính kế toán ít nhất là 5 ngày trước khi được áp dụng

và Phiếu xuất kho

kho vận

Lấy chữ

ký khách hàng và thủ kho

N

Phiếu xuất kho 2

N

N

Phiếu giao hàng 2

Lập hóa đơn GTGT N

N

Khách hàng

Hóa đơn GTGT3

Giấy báo có

Kế tóan thanh tóan

BÁN HÀNG THANH TOÁN NGAY

6

Phiếu giao hàng 3

Kiểm soát quá trình nhập liệu:

- Nghiệp vụ: Bán hàng thanh toán ngay

- Bộ phận nhập lieu: Kế toán bán hàng

- Chứng từ tham chiếu: Hợp đồng bán hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, lệnh bán hàng

- Cơ sở nhập liệu: hóa đơn bán hàng, xuất kho hàng bán theo hóa đơn và phiếu thu

tự nhập liệu

Kiểm tra hợp

lý

Kiểm tra dấu

dữ liệu

Kiểm tra truy suất

từ danh mục có sẵn

Kiểm tra kiểu

dữ liệu

Kiểm tra giới hạn dữ liệu

Dữ liệu

tự động

Kiểm tra mặc định

Không trùng lắp