MBA trong tầm tay - Quản lí dự án (Phần 2)

SỰ CẦN THIẾT CÓ MỘT NGUYÊN TẮC KHÁC BIỆT Định nghĩa của một dự án cho ta thấy tại sao các vấn đề về các dự án là khá rắc rối – nếu chúng ta chỉ có một con đường để thực hiện chúng một c

MBA trong tầm tay - Quản lí dự án

(Phần 2)

Bình minh của thế kỷ 21 chính là sự thay đổi rộng khắp của nền kinh tế toàn cầu Khả năng nhanh chóng thích nghi được với sự thay đổi và quan trọng hơn, lèo lái sự thay đổi đó, đã trở thành yếu tố sống còn cho các công ty xuyên suốt nền kinh tế Chương này mô tả cách thức làm thế nào để nguyên tắc quản lý

dự án phát triển và trở thành năng lực chiến lược trong các công ty ở mọi quy mô khi tất cả chúng ta thích nghi với tốc độ thay đổi ngày càng nhanh chóng Nội dung của nó được tách ra thành hai phần: Phần thứ nhất cung cấp một cái nhìn tổng thể về nguyên tắc quản lý dự án; Phần thư hai minh họa tại sao quản lý dự

án là một tiềm năng chiến lược và các công ty đang làm gì để tận dụng các công

cụ kỹ thuật quản lý dự án

NGUYÊN TẮC CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN

Cơ sở để hiểu về quản lý dự án là hiểu biết về dự án Một dự án được định nghĩa là “Công việc mang tính chất tạm thời và tạo ra một sản phẩm hay dịch vụ độc nhất” Công việc tạm thời sẽ có điểm bắt đầu và kết thúc Mỗi khi công việc được hoàn thành thì nhóm dự án sẽ giải tán hoặc là di chuyển sang những dự án mới

Cách dễ dàng nhất để hiểu dự án là gì chính là xác định những gì không phải là dự án Nếu một dự án mang tính độc nhất và tạm thời, thì những hoạt động đang diễn ra lại không mang tính chất như thế; ví dụ như:

v Phát triển một phần mềm dự báo thời tiết có độ chính xác cao hơn là một dự án; Sử dụng mô hình dự báo thời tiết hàng tuần là một quá trình hoạt động

v Triển khai một gói phần mềm để xử lý các đơn xin vay tại một tổ hợp tín dụng là một dự án; Xử lý các đơn xin vay tiền trở thành một hoạt động mang tính chất liên tục

v Việc lắp đặt các robot để sơn phần vỏ của các xe ô tô tại một nhà máy lắp ráp là một dự án; trong khi đó quá trình sơn xe chính là một quá trình hoạt động

v Việc soạn thảo một loại tài liệu chuyên môn về quản lý các rủi ro

là một dự án; Trong khi đó việc thuyết trình tài liệu đó cho khách hàng một cách thường xuyên lại chính là một hoạt động mang tính tiếp diễn

SỰ CẦN THIẾT CÓ MỘT NGUYÊN TẮC KHÁC BIỆT

Định nghĩa của một dự án cho ta thấy tại sao các vấn đề về các dự án là khá rắc rối – nếu chúng ta chỉ có một con đường để thực hiện chúng một cách đúng đắn thì làm sao chúng ta có thể hi vọng được vào khả năng thành công? Xem minh họa 1.1

Về nhân sự: Vì một dự án luôn có điểm bắt đầu và điểm kết thúc, nên đội

ngũ nhân sự của dự án cũng thế Dự án của công ty bạn càng mang tính độc nhất thì khó khăn trong việc thiết lập một nhóm có những kỹ năng hỗn hợp càng lớn Vấn đề này có thể được giải quyết bằng cách thực thi đồng thời nhiều dự án, với lượng thời gian khác nhau và những yêu cầu khác nhau về đội ngũ nhân sự Bạn

có thể cần một nhóm nhân sự khoảng 500 người để thực hiện một dự án trong quý này nhưng chỉ cần một nửa số lượng người như thế trong quý tiếp theo Những người đó sẽ đến từ đâu? Và rồi họ sẽ đi đâu? Việc cân đối giữa các dự án đang đảm trách với số lượng nhân sự và các nguồn lực là một năng lực tổ chức then chốt

Về ngân sách: Phần lớn các chu kỳ ngân sách được thiết lập để phản ảnh

các chu kỳ về kế toán tuân thủ theo các quy định của sở thuế vụ - Internal

Revenue Service và các cơ quan nhà nước khác Tuy nhiên, các dự án được dẫn dắt bởi các yếu tố khác và thông thường không đợi đến chu kỳ kế toán tiếp theo Nếu bạn đang bắt đầu một năm tài khóa và nhận thấy rằng đối thủ gần bạn nhất đang tăng tốc trong việc tung ra một sản phẩm được cải tiến, bạn sẽ không muốn chờ đến năm tới để có ngân sách nhằm thực hiện các nỗ lực phát triển sản phẩm

Về thẩm quyền: Khi vấn đề “chính trị” liên quan đến con đường phát triển

của dự án, chúng ta thường cho rằng cấu trúc quyền lực được thiết lập nhằm quản

lý những hoạt động đang diễn ra không phục vụ cho dự án Điều đó không có gì là ngạc nhiên, vì các dự án thông thường đòi hỏi sự hợp tác và tham gia trong phạm

vi ranh giới chức năng thông thường trong công ty Bản chất độc nhất của dự án muốn nói lên một điều rằng một đường thẳng đơn về thẩm quyền đúng ra là một ngoại lệ hơn là một quy tắc cho các dự án

Đánh giá, ước lượng: Khi một dự án mới được xem xét, thời gian hoàn tất

và ngân sách được dự đoán để thiết lập các mục tiêu về mặt tài chính như tỷ lệ lợi nhuận trên đầu tư Tuy nhiên, căn cứ vào việc đánh giá, ước lượng đòi hỏi sự dự đoán trong tương lai, các chi phí và các mục tiêu thông thường được xây dựng dựa trên những giả định hơn là thực tiễn Nhóm dự án được yêu cầu phải tạo ra được một điều gì đó mang tính độc nhất; có nghĩa rằng họ sẽ giải quyết các vấn đề mới phát sinh đối mặt với các trở ngại không thể lường trước được Thậm chí những dự án có những điểm giống với các dự án trước đây cũng khó có thể được

dự đoán bởi hầu hết các dự án thường chứa đựng quá nhiều những yếu tố khác nhau

Việc giao tiếp: Nếu con người là động cơ cho việc hoàn thành công việc,

việc giao tiếp sẽ là yếu tố trọng tâm đem lại hiệu năng sản xuất Chúng ta có thể dễ dàng hiểu được tại sao “Giao tiếp liên tục một cách có hiệu quả giữa các thành viên có liên quan đến dự án” được xem như là một yếu tố dẫn đến sự thành công

án đa chức năng và mang tính tạm thời phải tái lập các kênh giao tiếp cơ bản cho mỗi dự án

Vì mỗi dự án đều phải đối mặt với những thách thức, nên vấn đề sẽ khó khăn hơn khi một công ty hay một phòng ban có hàng chục hay hàng trăm dự án Mỗi một dự án sẽ có những rủi ro riêng của nó, có các bên tham gia, các kênh thông tin, và các yêu cầu về nguồn lực Nguyên tắc quản lý dự án có liên quan đến việc xác định những thách thức của từng dự án riêng lẻ và liên tục gắn liền với việc xác định các vấn đề phải đối mặt của các tổ chức hoạt động theo dự án

SƠ LƯỢC LỊCH SỬ CỦA QUẢN LÍ DỰ ÁN

Mặc dù lịch sử của loài người được đánh dấu bằng các dự án – từ hệ thống cống dẫn nước thời Roman cho đến hệ thống đường ray xuyên lục địa châu Mỹ – thì quản lý dự án vẫn chưa được phát triển thành một nguyên tắc độc lập cho đến giữa thế kỷ thứ 20 Bắt đầu với các chương trình vũ khí hạt nhân sau chiến tranh thế giới thứ hai, một số kỹ thuật chuyên môn đã được phát triển để hoạch định và quản lý một khối lượng khổng lồ ngân sách và lực lượng lao động Được biết đến nhiều nhất là kỹ thuật ước lượng và kiểm tra dự án PERT (Program Evaluation and Review Technique) và phương pháp đường tới hạn CPM (Critical Path Method), chúng đã trở thành các kỹ thuật tương đương trong việc hoạch định dự

án (Cả PERT và CPM chứa dựng nhiều hơn các kỹ thuật hoạch định, nhưng với

các đồ thị hoạch định mà nó tạo ra, được gọi là biểu đồ PERT và biểu đồ đường

tới hạn CPM, có sự khác biệt nhau rất nhiều mà một số người vẫn lầm tưởng và đánh đồng quản lý dự án với biểu đồ PERT và CPM.)

PERT và CPM được phát triển trong thập niên từ 1950 đến 1960 để trở thành một công cụ thường dùng trong các chương trình không gian và chương trình phòng thủ, nhưng người ta đã thấy sự hạn chế trong việc sử dụng chúng cho các ngành công nghiệp này Từ giữa thập niên 1960 đến giữa thập niên 1980, các phương pháp quản lý dự án đã được phát triển và hoàn thiện nhưng vẫn chỉ được hưởng ứng bởi một lượng người hạn chế Ngay cả tại các trường đại học, quản lý

dự án cũng thường được giảng dạy trên nền tảng giới hạn tại một số trường đào tạo

kỹ sư Tuy nhiên, trong thập niên 1990, sự quan tâm vào quản lý dự án đã tăng lên bởi sự hội tụ của nhiều yếu tố Công nghệ máy tính đã tạo nên một sự khác biệt đáng kể trong cách làm việc của chúng ta Có rất nhiều máy tính và phần mềm mạnh cho phép dễ dàng sử dụng các kỹ thuật quản lý dự án Ngày nay, các phương pháp quản lý dự án không có sự thay đổi nhiều so với một thế hệ trước đó, nhưng

nó đã được chấp nhận trên hầu hết các lĩnh vực công nghiệp

CÁC CHỨC NĂNG CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN

Nguyên lý quản lý dự án bao trùm một phạm vi rộng lớn các khái niệm, công cụ, và các kỹ thuật được xây dựng nhằm tạo ra sự hiệu quả trong việc chọn lựa và thực thi các dự án Hình minh họa 1.2 phân tách nguyên lý quản lý dự án thành các chức năng chính mà một tổ chức phải tiến hành để triển khai dự án từ ý tưởng trở thành hiện thực

Minh họa 1.2 Các chức năng của quản lý dự án (Xem sách)

Chọn lựa dự án

Việc theo đuổi một dự án phù hợp vũng quan trọng như tính hiệu quả trong cách thức thực thi dự án Việc chọn lựa dự án bao gồm các hoạt động chủ yếu sau đây:

Tạo ra một tình huống doanh nghiệp cho dự án: Tình huống doanh nghiệp

mô tả mục tiêu của dự án và các lợi ích có liên quan đến mục tiêu của công ty; xác định các mục tiêu về tài chính cho dự án, ví dụ như tỷ lệ lợi nhuận trên vốn đầu tư,

tỷ suất thu nhập nội bộ, thời kỳ hoàn vốn, cũng như các ước lượng về nguồn lực,

về chi phí và nhân sự Đó được xem như là những tài liệu cơ bản liên quan đến dự

án

Điều chỉnh mục tiêu của dự án trong tổ chức: Việc điều chỉnh dự án, kiểm tra các mục tiêu của dự án theo các mục tiêu chiến lược cho công ty và cho các bên tham gia dự án Ví du, nếu nhiều bộ phận phải cùng hợp tác với nhau trong một dự án, thì nên hiểu làm thế nào để các dự án giúp những bộ phận đó hoàn thành các mục tiêu của họ

Thực hiện ưu tiên hóa dự án trong nhóm nhiều dự án và các hoạt động đang được triển khai: Mỗi một công ty đều có những giới hạn về thời gian, nhân

sự và ngân sách cho các dự án Vì vậy, mỗi một dự án phải được đánh trọng số trên các nguồn lực sẵn có được cam kết cho các dự án

Điều quan trọng phải nhận biết là người quản lý dự án phải chịu trách nhiệm trong việc thực hiện dự án ít khi có liên quan đến các hoạt động chọn lựa Các nhà quản lý điều hành thông thường xây dựng các tình huống doanh nghiệp

và cách thức kiểm tra nhằm mục đích điều chỉnh mục tiêu dự án Các nhà quản lý điều hành sẽ thực hiện sắp mức ưu tiên cho các dự án, trong đó bao gồm các rủi ro,

người quản lý dự án, và tổ chức-những yếu tố giải thích tại sao chức năng quản lý rủi ro bao hàm việc chọn lựa dự án

Định nghĩa

Sau khi một dự án được chọn, một người quản lý dự án được chỉ định và tiến hành các công việc làm nền tảng cho sự thành công của dự án Các hoạt động phân định dự án bao gồm:

Xác định tất cả các bên tham gia vào dự án và thực hiện tài liệu hóa các mục tiêu và các vấn đề có liên quan: Các bên tham gia bao gồm các khách hàng,

các nhà cung cấp, các thành viên chính của nhóm dự án và các nhà quản lý hỗ trợ trong công ty

Xây dựng một mối quan hệ với nhà bảo trợ cho dự án: Nhà bảo trợ là một

nhà quản lý điều hành trong tổ chức và chịu trách nhiệm cho sự thành công của dự

án Trong khi người quản lý dự án thực hiện các công việc giám sát hàng ngày,nhà bảo trơ lại tạo ra quyền lực điều hành cần thiết để có thể vượt qua các cản trở trong

tổ chức

Ghi nhận các mục tiêu và ràng buộc của dự án được sử dụng các bản tường trình công việc hoặc các tài liệu tương đương: Các mục tiêu và ràng buộc

của dự án có thể bao gồm phạm vi, ngân sách, các điểm mốc chính, cấu trúc phân quyền cho dự án, sự đo lường mức độ thành công, các chuẩn mực giao tiếp, và các

cơ sở hay giả định có thể ảnh hưởng đến dự án Tài liệu này sau đó được ký bởi các bên tham gia dự án, cho phép thiết lập một thỏa thuận mang tính cơ sở Việc định nghĩa dự án là một nền tảng cho sự thành công của dự án bởi vì nó thiết lập một sự thấu hiểu tổng quát về các mục tiêu và phạm vi ràng buộc của dự án

Không có nó, nhóm dự án sẽ mất đi định hướng

Việc hoạch định

Với một mục tiêu rõ ràng, được tài liệu hóa bằng các bản báo cáo công việc

và tình huống doanh nghiệp, nhà quản lý dự án sẽ xây dựng kế hoạch thực hiện, trong đó mô tả ai, cái gì, khi nào, ở đâu, và làm thế nào để hoàn tất dự án Việc hoạch định thông thường bao gồm các hoạt động sau đây:

Xây dựng một bản mô tả chi tiết các công việc trong dự án sử dụng một cấu trúc phân tách công việc - work breakdown structure (WBS) Cấu trúc WBS phân

tách công việc của dự án thành các công việc nhỏ, riêng lẻ, giống như một sơ đồ tổ chức phân bố thẩm quyền trong một công ty

Phân tích thứ tự của các công việc: Đối với tất cả các công việc trong

WBS, phải hiểu được công việc nào cần đươc hoàn thành trước công việc nào

Một sơ đồ cổ điển cho việc phân tích này gọi là lược đồ mạng dự án (Cả PERT và

CPM là một dạng của lược đồ mạng dự án)

Dự đoán các công việc để xác định các yêu cầu về: kỹ năng, thiết bị, nỗ

lực, và các loại vật liệu cần thiết Ngay cả khi tình huống doanh nghiệp cung cấp một sự ước lượng chi phí ở cấp độ cao, cũng cần phải đánh giá một cách chi tiết

để phân bổ các nguồn lực nhằm hoàn tất các tác vụ

Sử dụng các thông tin chi tiết từ cấu trúc phân tích công việc, lược đồ mạng

dự án, và các ước lượng về tác vụ để tạo nên các ước lượng “từ dưới lên” cho dự

án Nói một cách khác, cần phải cộng thêm các chi phí, ước lượng thêm về kế hoạch thực thi nhằm xác định chi phí và thời gian của toàn thể dự án

Thiết lập tài liệu hoạch định chi tiết về dự án, xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc, các trách nhiệm, cũng như các tiêu chí hoàn thành cho mỗi tác vụ

Xác định số lượng nhân sự trong nhóm và các kỹ năng cần thiết: Đối với

các thành viên làm việc bán thời gian, xác định thời điểm đòi hỏi các kỹ năng và

nỗ lực của họ Việc chuẩn bị nhân lực cho nhóm dự án thông thường đòi hỏi thương lượng với các nhà quản lý dự án khác hoặc các nhà quản lý chức năng

Chuẩn bị các bảng hợp đồng cho các nhà cung cấp có tham gia vào dự

án

Kiểm soát dự án

Chức năng kiểm soát có thể được ví như việc lái một chiếc xe Người lái xe quan sát xe cộ và các điều kiện môi trường xung quanh, lái xe hướng về nơi cần

đến, thực hiện các hành động đúng đắn để giải quyết các tình huống khi các trở ngại và sự việc bất ngờ xảy ra Đối với một nhà quản lý dự án thì việc dẫn dắt một

dự án bao gồm các tác vụ sau đây:

Theo dõi tiến trình của dự án theo kế hoạch: Các dự án thông thường quá

lớn để có thể được đánh giá một cách chủ quan cho tiến trình đã đạt được Mà thay vào đó, chúng ta phải có những sự đo lường xác định, ví dụ như tỉ lệ phần trăm của ngân sách đã được sử dụng tại thời điểm hiện tại Sự chi tiết của của kế hoạch

dự án cho phép các đo lường chi tiết về chi phí và quy trình thực hiện Chúng ta có thể thấy được tác vụ nào trễ, tác vụ nào được thực hiện sớm, và cái nào phải sử dụng nhiều sự nỗ lực hơn hay ít hơn so với dự đoán

Liên lạc với các thành viên trong nhóm và các bên tham gia dự án: Bởi vì thực tế và các dự án hiếm khi đi theo đúng như kế hoạch, sự liên lạc liên tục, có mục đích là cần thiết để giữ tất cả các bên tham gia dự án hiểu nhau và cùng nhau hợp tác trong công việc Sự liên lạc giữa các bên tham gia dự án bao gồm việc thông báo cho các khách hàng cũng như báo cáo lên các cấp quản lý

Thành lập nhóm dự án và quan tâm đến tình trạng của nhóm: Thành lập một nhóm có nghĩa là tập hợp một nhóm người khác nhau vào một nhóm cùng chia sẻ một mục tiêu chung Hãy có ý thức xây dựng và duy trì những mối quan

hệ tin tưởng lẫn nhau Hãy theo dõi chất lượng của việc ra các quyết định trong nhóm để bảo đảm sự phù hợp về tính cộng tác và năng suất

Duy trì cân đối chất giữa chi phí, kế hoạch và chất lượng: Trong quá trình chọn lựa và định nghĩa dự án, các bên đã thống nhất về những gì sẽ làm, chi tiêu bao nhiêu, và khi nào thì chúng sẽ được thực hiện Mối đe dọa lớn nhất đối với sự cân đối đó là việc thêm vào các công việc và tác vụ trong suốt quá trình thực hiện

dự án Tất cả các thay đổi trong dự án có ảnh hưởng đến chi phí, kế hoạch hay sản