Kỷ năng trình bày

TRUNG TÂM PH BI N KI N TH C

D ÁN PT T H

5 K n ng trình bày

Tháng 11, 2003

D a trên tài li u c a tr ng i h c Qu n lý Henley và

Vi n Công ngh Massachusetts

K THU T VÀ K N NG TRÌNH BÀY

nhóm

1 Lý thuy t giao ti p

Quá trình giao ti p bao g m các y u t sau đây:

• Ng i g i: là ng i g i đi m t thông đi p (ai)

• Ng i nh n: là (nh ng) ng i nh n thông đi p (nh ng

ng i nh n)

• Thông đi p: n i dung ho c m c đích chính (cái gì)

• Mã tín hi u: ngôn ng mà thông đi p đ c g i đi: t

ng , hình nh…

• Kênh: Ph ng ti n mà b n ch n l a đ g i thông

đi p (b ng cách nào): di n thuy t, bài vi t, chi u phim v.v

• “Ti ng n”: Các c n tr trong kênh giao ti p (t ng sai,

ti ng lóng, nghe không rõ v.v.)

2 Chu n b Trình bày

Chu n b tài li u trình bày:

• Tài li u c n ph i đ c chu n b tr c m t vài ngày đ có

th oi gian ki m tra l i các tài li u c ng nh các công c

tr c quan tr c khi trình bày

• Chi n l c trình bày ph i phù h p v i đ i t ng d ki n: các chính tr gia mu n nghe v nh ng con s , các nhà khoa h c mu n nghe v nh ng l p lu n đã đ c ch ng minh, các thành viên c a m t c ng đ ng mu n nghe v vai trò và trách nhi m và m c đ tham gia c a h vào m t d

án v.v

• L p dàn bài m t cách có lô-gíc và ghi nh ng đi m chính

c a ph n trình bày c a b n

• Ph i h p v i các d ng c tr c quan, ch ng h n nh phim đèn chi u, các b c nh l n, b ng tr ng v.v

• N u b n c m th y c n thi t, hay ch đ trình bày mang

m t s đi m quan tr ng có tính chi n l c, c n chu n b

m t ít tài li u tham kh o đ phân phát

Xây d ng chi n l c trình bày

N i dung:

• giáo d c, thông tin, thuy t ph c, hay … gi i trí?

• Có bao nhiêu chi ti t (h u ích) c n trình bày?

Phong cách:

• M c đ thu t ng k thu t?

• Lôi cu n khán gi đ i trà hay gi i chuyên môn?

C u trúc :

Tr c ti p

(D th c hi n

h n)

Gián ti p

(Thông d ng

h n)

Thông tin

Các k t qu chính, kèm theo

d n ch ng

D n ch ng, đi

đ n k t qu

Thuy t ph c

Tranh lu n , kèm theo d n

ch ng

D n ch ng d n

đ n tranh lu n

Ch n l a c u trúc phù h p

M t ph ng pháp h u ích đ c s d ng đ xây d ng tài li u trình bày c a b n là phân tích t theo c p đ Nói đ n gi n,

b n c n xác đ nh nh ng yêu c u t ng th m c cao nh t, sau đó phân lo i các yêu c u này thành t ng ph n nh h n, cho đ n khi b n có th đ t tiêu đ cho các t chi u i u này

đ m b o tính liên t c c a ch đ và là ph ng ti n quan tr ng giúp b n đi u ch nh th i gian trình bày B n c ng có th phân

lo i các n i dung trình bày thành các ch đ đ n gi n, trung bình và ph c t p, và b trí th i gian trình bày kho ng 1,3,6 phút cho t ng lo i, do đó, b n c n chu n b kho ng 15 t chi u trong kho ng 1 gi trình bày

Ph n gi i thi :

• Lôi cu n s quan tâm và trình bày s liên quan

c a ch đ đ i v i ng i nghe

• Xây d ng m i quan h và s tín nhi m đ i v i

ng i nghe

• Trình bày ch đ chính và gi i thi u n i dung

ch ng trình

Thân bài:

• H n ch trong vòng 5 ph n ho c đi m chính

• i u ch nh các n i dung d a theo kh n ng và nhu c u c a ng i nghe

• B trí th i gian d a trên ch ng trình

K t lu n:

• Tóm t t các đi m chính

• L u ý các h n ch

• a ra các ho t đ ng ti p theo

T o d ng c tr c quan đ nâng cao hi u qu ph n trình bày c a b n

S d ng phim đèn chi u:

Các t m phim đèn chi u th ng d làm và không t n kém

B n có th thay đ i tr t t ho c đi u ch nh nhanh b ng cách

vi t tay Ph ng pháp này có đ tin c y cao do s d ng công ngh đ n gi n

Chi u b ng máy vi tính:

Chi u b ng máy vi tính th ng có s c lôi cu n h n vì trông

hi n đ i h n Tuy nhiên, s d ng ph ng pháp này th ng hay g p v n đ n u có nhi u ng i cùng s d ng m t máy vi tính do cách đ nh d ng khác nhau, ch ng trình ph n m n khác nhau v.v Trong tr ng h p này, ph i luôn chu n b phim đèn chi u d phòng Ngoài ra, đèn chi u máy vi tính

th ng c n phòng t i, và không ph i b t c m t phòng h p nào c ng có rèm c a s Ph ng pháp này ph i s d ng các thi t b c ng k nh

Các g i ý khi s d ng phim đèn chi u ho c slide (t

chi u cho máy vi tính):

• S d ng các d u ch m đ u câu thay vì các đo n v n dài

• a vào các hình nh, các bi u đ ho c các b n v

• i u ch nh c ch tu theo đ l n c a phòng Phòng r ng

c n phông ch l n h n

• Không s d ng nh ng phông ch khó đ c

• Không đ nh d ng v n b n theo chi u d c

• S d ng nh ng màu nh đ tránh vi c ng i nghe ch chú

ý đ n hình th c h n n i dung

• S d ng các đ th thay cho các b ng th ng kê s li

• S d ng cùng m t ki u khuôn m u

• S d ng t i đa 60 t trong m t t chi u (ho c 30 t ti ng Anh)

• Chú ý đ t t chi u đúng v trí và đúng tr t t

Tài li u tham kh o:

Vi c chu n b các tài li u đ tham kh o r t quan tr ng khi b n không có đ th i gian đ đi sâu vào các v n đ và b n mu n

ng i nghe có các tài li u v nh ng gì mà b n đã trình bày,

ho c giúp ng i nghe t ghi chú trong lúc trình bày giúp cho

vi c đi u ch nh ho c s d ng sau này Ngoài ra, vi c phát tài

li u tham kh o còn th hi n tính chuyên nghi p và giúp c ng

c thêm ph n trình bày c a b n Tài li u tham kh o c n ph i

đ c phát tr c khi trình bày, đ ng i nghe có th b sung các ghi chép c a h Các tài li u này c ng có th c u nguy trong tr ng h p m t đi n ho c thi t b b h ng

Áp phích:

Áp phích th ng có tác d ng minh ho và giúp c ng c ph n trình bày c a b n Không nên đ t áp phích trong phòng h p

đ tránh vi c ng i nghe b phân tán mà nên đ t bên ngoài

đ ng i nghe có th xem trong gi gi i lao, tr c ho c sau

ph n trình bày Áp phích th ng bao g m các bi u đ , tranh

nh v i câu chú thích ng n và c n cung c p nhi u chi ti t h n

ph n trình bày c a b n i v i các câu chú thích, c n l u ý không nên quá màu mè

Ki m tra phòng h p:

• Ki m tra phòng h p ít nh t hai gi tr c khi trình bày

• a đi m có đ l n đ có th s d ng các d ng c tr c quan nh đèn chi u hay không?

• Màn hình có đ l n đ nh ng ng i ng i sau v n có th

đ c?

• V trí c a b n trong lúc trình bày nh th nào: trên b đ ng, sau bàn? ng i hay đ ng?

• H th ng âm thanh ho t đ ng t t không?

• Tài li u trình bày c a b n đã s n sàng và đ y đ ch a?

• Các v n phòng ph m khác (bút, bút vi t b ng) đã đ y đ

ch a?

C n ki m tra vi c l p đ t và th tr c các thi t b đ c s

d ng trình bày tr c cu c h p R t là khó ch u n u nh m i nói câu đ u tiên c a ph n trình bày b n đã ph i d ng l i đ

s a l i màn hình hay đi u ch nh đèn chi u Chu n b bóng đèn chi u d phòng trong tr ng h p bóng b cháy, và áp phích

c ng s c n thi t đúng lúc b n mu n s d ng?

3 Thuy t trình

• C n nh r ng ng i nghe đ ng v phía b n Khi tham d

h đã cho b n th y h r t quan tâm đ n đ tài b n trình bày

• Khi nói, c n chú ý t c đ B n c n đánh giá hi u qu c a thông đi p mà b n trình bày S d ng phim đèn chi u/slide

đ xác đinh t c đ

• Ng i nghe ch ti p thu m t s ý t ng m i Ch n l a và tách riêng nh ng đi m quan tr ng và ti p t c c ng c các

đi m đó

• Không gì chán h n đ i v i khán gi khi b n c cúi đ u và

đ c t ng t m t bài vi t đã đ c chu n b t tr c

• Phát huy t i đa các k n ng truy n thông c a b n:

- Nhìn vào khán gi trong lúc trình bày

- Trình bày m t cách sinh đ ng, nh ng không thái quá

- S d ng đ ng tác phù h p đ nâng cao kh n ng truy n đ t c a b n

• Tránh s d ng đ i t “tôi”

• Khi u hóm h nh r t quan tr ng, tuy có y u t r i ro Có th

s d ng m t s tài li u vui, nh ng tránh gây xúc ph m khán gi

• S d ng m t s ho t đ ng, m t s trò ch i và t o c h i

đ xây d ng m i quan h t t v i khán gi

• i u quan tr ng nh t là b n c n trình bày m t cách tho i mái, và luôn t i c i Ng i nghe s c m th y g n g i

v i b n h n

G i ý trong tr ng h p g p ph i v n đ :

• Làm gì trong tr ng h p b m t đi n?

- Thay đ i tr t t trình bày, t ch c m t vài ho t đ ng nhóm cho đ n khi có đi n tr l i

- Xem đây nh m t th thách và chia s chuy n vui v i khán gi , ví d nh yêu c u Giám đ c Nhà máy đi n trình bày v i khán gi cách gi i quy t v n đ nh th nào, trong tr ng h p ông ta có m t

• Làm gì trong tr ng h p đèn chi u hay máy vi tính b

h ng?

- Cho ngh gi i lao s m

- C g ng gi i quy t tr c tr c trong gi gi i lao

- Chuy n qua s d ng các d ng c tr c quan khác (b ng

k p gi y, tài li u tham kh o, b ng vi t)

4 Tr l i các câu h i

L ng nghe c n th n toàn b câu h i

Tìm th i gian đ suy ngh b ng cách nói r ng b n s tr l i sau gi gi i lao vì đây là m t câu h i quan tr ng, c n đ c

tr l i đ y đ

Trung th c v nh ng v n đ b n ch a bi t, đ ng bao gi nói d i

Tránh ch h i tho i v i m t ng i

Mu n bi t thêm thông tin và tài li u:

ELECTROWATT-INFRA VIETNAM

D án Phát tri n ô th ông H i

19 Quang Trung – ng H i, Qu ng Bình

T: 052 821 378; Fax: 052 821 374

Email: ewedh@dng.vnn.vn

D án Phát Tri n ô th ng H i do

C quan H p tác và Phát tri n Thu S tài tr