Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ Than Điện Nông Sơn

Hệ thống kiểm soát nội bộ là một quy trình không thể thiếu trong tổ chức doanh nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu về hiệu lực và hiệu quả của hoạt động, bao gồm cả việc đảm bảo các nguồn

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ THÙY DUNG

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN ĐIỆN NÔNG SƠN

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Đà Nẵng – Năm 2014

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG

NGUYỄN THỊ THÙY DUNG

HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ

CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN ĐIỆN NÔNG SƠN

Chuyên ngành: Kế toán

Mã số: 60 34 30

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học: PGS TS NGUYỄN MẠNH TOÀN

Đà Nẵng – Năm 2014

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Thùy Dung

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Mục tiêu nghiên cứu 2

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Phương pháp nghiên cứu 3

5 Ý nghĩa khoa học của đề tài 3

6 Bố cục đề tài 3

7 Tổng quan tài liệu 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP 6

1.1 KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP 6

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ 6

1.1.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ 9

1.2 NỘI DUNG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 17

1.2.1 Nội dung và đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền 17

1.2.2 Các sai phạm có thể xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền 19

1.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN.20 1.3.1 Mục tiêu kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng và thu tiền 20

1.3.2 Quy trình kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 26

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 30

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN -

ĐIỆN NÔNG SƠN 31

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CP THAN - ĐIỆN NÔNG SƠN 31

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 31 2.1.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh của Công ty 32

2.2 MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN LIÊN QUAN ĐẾN CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG

TY CỔ PHẦN THAN – ĐIỆN NÔNG SƠN – QUẢNG NAM 33

2.2.1 Môi trường kiểm soát 33 2.2.2 Hệ thống thông tin kế toán liên quan đến chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Than – Điện Nông Sơn 40

2.3 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN – ĐIỆN NÔNG SƠN – QUẢNG NAM 46

2.3.1 Đặc điểm chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty 46 2.3.2 Thủ tục kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công

ty 47 2.3.3 Đánh giá thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty 64

3.1 SỰ CẦN THIẾT PHẢI HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN – ĐIỆN NÔNG SƠN – QUẢNG NAM 69 3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THAN – ĐIỆN NÔNG SƠN – QUẢNG NAM 70

3.2.1 Hoàn thiện môi trường kiểm soát ở Công ty 70 3.2.2 Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền ở Công ty 73 3.2.3 Hoàn thiện thông tin kế toán phục vụ kiểm soát chu trình bán hàng

và thu tiền tại Công ty 79

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 82

KẾT LUẬN 83 TÀI LIỆU THAM KHẢO

QUYẾT ĐỊNH GIAO ĐỀ TÀI LUẬN VĂN (BẢN SAO)

PHỤ LỤC

: Tài chính – kế toán

2.2 Bảng giá các loại than được phân loại theo nhóm khách

2.3

Bảng chính sách chiết khấu thanh toán sớm áp dụng cho

từng nhóm khách hàng tại Công ty CP Than điện Nông

DANH MỤC CÁC HÌNH

Số hiệu

2.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức “Nhật ký chứng từ” 43

2.5 Sơ đồ kiểm soát đơn đặt hàng tại công ty 522.6 Sơ đồ kiểm soát doanh thu tại phòng KT-TC 562.7 Lưu đồ kiểm soát nợ phải thu khách hàng tại Công ty 612.8 Lưu đồ kiểm soát nghiệp vụ thu tiền tại Công ty 63

1

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Hiện nay, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt và gay gắt trên thị trường Để thành công trong lĩnh vực kinh doanh, các doanh nghiệp không chỉ nâng cao chất lượng sản phẩm, đa dạng hóa các mặt hàng, hạ thấp giá bán sản phẩm, đội ngũ quản lý tốt mà các doanh nghiệp còn phải hoàn thành tốt công tác kiểm tra, kiểm soát Bởi vì chức năng kiểm tra, kiểm soát luôn giữ vai trò quan trọng trong quá trình quản lý và được thực hiện chủ yếu bởi hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Hệ thống kiểm soát nội bộ là một quy trình không thể thiếu trong tổ chức doanh nghiệp nhằm đạt được các mục tiêu về hiệu lực và hiệu quả của hoạt động, bao gồm cả việc đảm bảo các nguồn lực được sử dụng tối ưu, bảo

vệ tài sản không bị thất thoát, hư hỏng, sử dụng sai mục đích, đảm bảo báo cáo tài chính tin cậy và chính xác, đảm bảo mọi thành viên tuân thủ các quy định của Công ty và pháp luật, bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư, cổ đông và mọi đối tượng quan tâm của doanh nghiệp Việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ chính là việc xác lập một cơ chế giám sát bằng những công cụ rõ ràng, cụ thể để đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra

Trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại đơn vị thì hoạt động bán hàng thu tiền là một hoạt động quan trọng, nó quyết định đến kết quả của cả quá trình sản xuất kinh doanh tại đơn vị Vì vậy, việc có một hệ thống kiểm soát nội bộ thật sự hiệu quả để kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền là một công việc cần thiết

Công ty Cổ phần Than - Điện Nông Sơn – Quảng Nam là Công ty cổ phần trực thuộc Tổng Công ty Điện lực Vinacomin - Tổng công ty Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam Hoạt động chủ yếu của Công ty là hoạt động bán

2

sĩ và lẻ các loại than Chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty diễn ra thường xuyên và liên tục, hoạt động phân phối hàng hóa ngày càng mở rộng Do đó, công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền đặc biệt có ý nghĩa quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Công ty, vì nó ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, nhằm đạt được sự tuân thủ các nguyên tắc, chính sách và quy trình

đã thiêt lập để nâng cao hiệu quả kinh doanh của Công ty

Hiện nay, tại Công ty đã thiết lập ban kiểm soát nội bộ Tuy nhiên, công tác kiểm soát quá trình bán hàng và thu tiền tại công ty còn khá nhiều vấn đề chưa hợp lý, tồn tại nhiều thiếu sót Vì vậy, hoàn thiện kiểm soát nội

bộ chu trình bán hàng và thu tiền là một yêu cầu cấp thiết nhằm hỗ trợ doanh nghiệp hạn chế những rủi ro, sai sót và gian lận làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của mình

Xuất phát từ những yêu cầu trên, tôi chọn đề tài “Hoàn thiện Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Than – Điện Nông Sơn – Quảng Nam” làm đề tài nghiên cứu luận văn Thạc sỹ của mình

2 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài nghiên cứu thực trạng tình hình kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Than – Điện Nông Sơn – Quảng Nam và nêu ra những mặt còn yếu kém, thiếu sót trong kiểm soát nội

bộ về hoạt động này tại Công ty Từ đó, đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Than – Điện Nông Sơn – Quảng Nam

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Về đối tượng nghiên cứu: Công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Than điện Nông Sơn – Quảng Nam

- Phạm vi nghiên cứu: Công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền trong lĩnh vực kinh doanh than tại Công ty CP Than điện Nông Sơn – Quảng Nam

3

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu như phương pháp phỏng vấn ban kiểm soát, kế toán trưởng, kế toán công nợ, kế toán tiêu thụ, thủ kho; phương pháp đối chiếu, phân tích, quan sát, so sánh đối chiếu; phương pháp thu thập tài liệu để làm rõ thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty

5 Ý nghĩa khoa học của đề tài

Ý nghĩa khoa học: Luận văn hệ thống hóa lý luận cơ bản về công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, đồng thời ứng dụng vào công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty CP Than điện Nông Sơn

Qua phân tích và đánh giá thực trạng luận văn đã nêu lên những bất cập, tồn tại đối với các thủ tục KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty, từ đó đưa ra các biện pháp thích hợp nhằm hoàn thiện các thủ tục kiểm soát này Các giải pháp đưa ra giúp đơn vị tham khảo và có tính ứng dụng cao trong thực tiễn Công ty Than điện Nông Sơn có thể vận dụng một cách linh hoạt nhằm tăng cường hoạt động KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị

7 Tổng quan tài liệu

Hiện nay đã có nhiều Đề tài nghiên cứu về Kiểm soát nội bộ trong các

4

doanh nghiệp trong đó tác giả đã tham khảo, tìm hiểu các đề tài nghiên cứu trong cùng lĩnh vực Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền Cụ thể như đề tài:

Đề tài của tác giả Vũ Ngọc Nam (2007) “Tăng cường kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty thông tin di động (VMS)” Luận văn Thạc sỹ Kinh tế, Đại học Đà Nẵng Trong nghiên cứu này, tác giả

đã nêu ra được đặc thù của ngành bưu chính viễn thông và đặc điểm sản phẩm của Công ty là sản phẩm đặc biệt vô hình – thông tin di động cho khách hàng Tác giả đã dựa trên sự phân cấp quản lý của Công ty, phân tích làm rõ thực trạng kiểm soát nội bộ đối với doanh thu và tiền thu bán hàng tại Công ty thông tin di động (VMS) từ đó chỉ ra được những ưu nhược điểm của hệ thống kiểm soát nôi bộ và doanh thu và tiền bán hàng tại Công ty VMS và các giải pháp để kiểm soát doanh thu tại các bộ phận có liên quan đến việc bán hàng như tại các cửa hàng, các đội bán trực tiếp,…

Còn trong lĩnh vực dệt may, đề tài nghiên cứu của tác giả Hồ Tuấn Vũ (2005) “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng tại Công ty cổ phần dệt may Hòa Thọ” đã phân tích được thực trạng của chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty theo hướng hoàn thiện môi trường kiểm soát, hoàn thiện

hệ thống kế toán và xây dựng các thủ tục kiểm soát

Đề tài của tác giả Nguyễn Thị Phương Thảo (2010) “Tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Viễn thông Quãng Ngãi”

Mục đích nghiên cứu: Trong luận văn này, tác giả đã nghiên cứu và tổng hợp những vấn đề lý luận chung về Kiểm soát nội bộ đối với doanh thu bán hàng và kinh doanh sản phẩm đặc thù trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp viễn thông có ảnh hưởng đến công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền

5

Từ đó, tác giả đã phân tích làm rõ thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Viễn thông Quảng Ngãi nhằm tìm ra những hạn chế còn tồn tại trong việc chưa hệ thống hóa thông tin cho công tác kiểm soát, nhận viên kiêm nhiệm quá nhiều việc, không có sự kiểm tra chéo các bộ phận… Trên cơ sở đó, luận văn đề ra các giải pháp thích hợp để tăng cường kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại đơn vị

Đề tài của tác giả Đinh Thị Ngân Trang (2007) “Hoàn thiện hệ thống kiếm soát nội bộ tại Công ty Nuplex Resins Việt Nam” – Luận văn thạc sỹ kinh tế, Đại học Kinh tế TP Hồ Chí Minh

Mục đích nghiên cứu: Luận văn tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Nuplex Resins Việt Nam để tìm ra các nhân tố đe dọa

sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ và các nguyên nhân của các nhân

tố đó Thông qua kết quả tìm hiểu, đề ra các biện pháp để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ

Các tài liệu, giáo trình tham khảo có liên quan đến việc kiểm soát doanh thu và thu tiền bán hàng trong các loại hình doanh nghiệp

Từ những nội dung nghiên cứu các đề tài và tài liệu trên, đề tài của tôi cũng kế thừa những lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền của doanh nghiệp, tác giả đã tập hợp và hệ thống hóa những nội dung cơ bản về kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền; kết hợp với việc tìm hiểu thực trạng về công tác bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Than điện Nông Sơn – Quảng Nam, đề tài đã tiến hành phân tích làm rõ thực trạng của Công ty, tìm ra những hạn chế để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền được tốt hơn nhằm đem lại hiệu quả cho Công ty

1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ

Kiểm soát luôn là khâu quan trọng trong mọi quy trình quản trị, do đó các nhà quản lý thường chú tâm đến việc hình thành và duy trì các hoạt động kiểm soát để đạt mục tiêu của doanh nghiệp Do đó, khái niệm kiểm soát nội

bộ (KSNB) đã hình thành và phát triển dần trở thành một hệ thống lý luận về vấn đề kiểm soát trong tổ chức và có liên quan đến vấn đề quản trị của doanh nghiệp

Quá trình nhận thức và nghiên cứu về kiểm soát nội bộ đã dẫn đến các định nghĩa khác nhau từ đơn giản đến phức tạp về hệ thống này:

* Theo liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC) thì: “KSNB là một hệ thống chính sách và tuân thủ nhằm 4 mục tiêu:

- Đảm bảo độ tin cậy của các thông tin báo cáo

- Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý và những quy định

- Đảm bảo hiệu quả và hiệu lực của các hoạt động

- Bảo vệ các tài sản của đơn vị

Theo đó KSNB là một chức năng thường xuyên của các đơn vị, tổ chức trên cơ sở xác định rủi ro có thể xảy ra trong từng khâu công việc để tìm ra biện pháp ngăn ngừa nhằm thực hiện có hiệu quả tất cả các mục tiêu đề ra của đơn vị

* Theo quan điểm của chuẩn mực kiểm toán Việt Nam (VAS 400), hệ thống KSNB là các quy định và các thủ tục kiểm soát do đơn vị được kiểm

7

toán xây dựng và áp dụng nhằm đảm bảo cho đơn vị tuân thủ pháp luật và các quy định, để kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; để lập BCTC trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và sử dụng có hiệu quả tài sản của đơn vị [3, tr 2]

* Theo quan điểm của Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về việc chống gian lận về báo cáo tài chính (COSO), hệ thống KSNB là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, được thiết

kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu:

- Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động

- Sự tin cậy của báo cáo tài chính

- Sự tuân thủ pháp luật và các quy định [4, tr.2]

Hiện nay, định nghĩa được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO Trong định nghĩa này có bốn khái niệm cần lưu ý đó là quá trình, con người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu

* KSNB là một quá trình:

Các hoạt động của đơn vị được thực hiện thông qua quá trình lập kế hoạch, thực hiện và giám sát Để đạt được mục tiêu mong muốn, đơn vị cần KSNB không phải là một sự kiện hay tình huống mà là một chuỗi các hoạt động hiện diện trong mọi bộ phận, quyện chặt vào hoạt động của tổ chức và là một nội dung cơ bản trong các hoạt động của tổ chức KSNB sẽ hữu hiệu khi

nó là một bộ phận không tách rời chứ không phải chức năng bổ sung cho các hoạt động của tổ chức

* Con người:

KSNB được thiết kế và vận hành bởi con người, đó là hội đồng quản trị, ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị KSNB là một công cụ được nhà quản lý sử dụng chứ không thay thế được cho nhà quản lý Nói cách khác, nó được thực hiện với những con người trong tổ chức, bởi suy

có thể vượt khỏi KSNB Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vượt quá lợi ích được mong đợi từ quá trình kiểm soát đó

* Các mục tiêu:

Mỗi đơn vị thường có các mục tiêu kiểm soát cần đạt được để từ đó xác định chiến lược cần thực hiện Đó có thể là các mục tiêu chung cho toàn đơn

vị Có thể chia các mục tiêu kiểm soát đơn vị thành ba nhóm:

- Nhóm mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động: KSNB giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị

- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính: Hệ thống KSNB phải đảm bảo về tính trung thực và đáng tin cậy, bởi vì chính nhà quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài chính phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

- Nhóm mục tiêu về tính tuân thủ: KSNB trước hết phải đảm bảo về tính hợp lý việc chấp hành luật pháp và các quy định Bên cạnh đó, KSNB còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn vị, qua đó bảo đảm đạt được mục tiêu của đơn vị

Một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu có thể cung cấp sự đảm bảo hợp

lý được các mục tiêu liên quan như tính đáng tin cậy của báo cáo tài chính, sự

9

tuân thủ pháp luật và các quy định Để đạt được các mục tiêu này, cần dựa trên cơ sở của những chuẩn mực đã được thiết lập Kết quả đạt được phụ thuộc vào môi trường kiểm soát của đơn vị, hệ thống thông tin truyền thông

và vấn đề giám sát

1.1.2 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ

Mặc dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống KSNB giữa các đơn vị vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu nhưng theo tổ chức COSO, hệ thống KSNB của một tổ chức được cấu

thành bởi 5 yếu tố cơ bản đó là: môi trường kiểm soát (Control Environment),

đánh giá rủi ro (Risk Assessment), hoạt động kiểm soát (Control Activities), hệ

thống thông tin và truyền thông (Information and Communication), giám sát

thống KSNB mà chúng có mối quan hệ đan xen, tác động qua lại tạo nên tính hữu hiệu của hệ thống KSNB

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một tổ chức, tác động đến ý thức của mọi người trong đơn vị, là nền tảng cho các bộ phận khác trong hệ thống kiểm soát nội bộ

Môi trường kiểm soát chịu ảnh hưởng của văn hóa, lịch sử của tổ chức và ngược lại nó ảnh hưởng đến ý thức của nhân viên của tổ chức đó Các đơn vị có

hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu thường có các nhân viên đủ năng lực, được huấn luyện quan điểm về tính trung thực và ý thức về việc kiểm soát

Các nhân tố của môi trường kiểm soát bao gồm: Đặc thù về quản lý; cơ cấu tổ chức; chính sách nhân sự; ban giám đốc và ủy ban kiểm toán; công tác

kế hoạch; bộ phận kiểm toán nội bộ và các nhân tố bên ngoài

Môi trường kiểm soát có ảnh hưởng rất quan trọng đến quá trình thực hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát có thể sẽ

10

không đạt được mục tiêu của mình hoặc chỉ còn là hình thức trong một môi trường kiểm soát yếu kém Ngược lại, môi trường kiểm soát tốt có thể hạn chế được phần nào sự thiếu sót của các thủ tục kiểm soát Môi trường kiểm soát bao gồm:

- Đặc thù về quản lý

Sự hữu hiệu của hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc trực tiếp vào tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đức của những người liên quan đến các quá trình kiểm soát Đáp ứng yêu cầu này, những nhà quản lý phải xây dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn để có thể ngăn cản mọi nhân viên trong đơn vị không tham gia vào các hoạt động được xem

là thiếu đạo đức hoặc phạm pháp Muốn hiệu quả hơn, nhà quản lý phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các chuẩn mực và cần phải phổ biến đến mọi nhân viên bằng những cách thức thích hợp Một cách khác để nâng cao tính chính trực và sự tôn trọng các giá trị đạo đức là phải loại trừ hoặc giảm thiểu những sức ép hay các điều kiện có thể dẫn đến nhân viên có những hành

vi thiếu trung thực

- Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức thực chất là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu Nói cách khác, cơ cấu phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Vì thế khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp Một cơ cấu tổ chức hợp lý còn phải thiết lập sự điều hành và kiểm soát toàn bộ hoạt động của đơn vị sao cho không bị chồng chéo, thực hiện sự phân chia tách bạch giữa các chức năng, đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận, tạo khả năng kiểm tra kiểm soát giữa các bộ phận

11

- Chính sách nhân sự

Khía cạnh quan trọng nhất của bất kỳ một hệ thống kiểm soát nào cũng

là con người Sự phát triển của các doanh nghiệp đều luôn gắn liền với đội ngũ cán bộ nhân viên, họ luôn là một nhân tố quan trọng trong KSNB cũng như là chủ thể trực tiếp thực hiện mọi thủ tục kiểm soát trong hoạt động của doanh nghiệp Chính sách nhân sự là các chính sách và thủ tục của nhà quản

lý về việc tuyển dụng , huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt và khen thưởng cho các nhân viên Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát Có thể xem đây là nhân tố bổ sung cho nhân tố đảm bảo về năng lực đã nói trên Một chính sách nhân sự đúng đắn sẽ

bù đắp cho những yếu kém của môi trường kiểm soát

- Ban Giám đốc và ủy ban kiểm toán:

Thành viên của ban Giám đốc là những người đại diện của các cổ đông được bầu và có trách nhiệm chính là giám sát quản trị, bao gồm cả đánh giá

và phê chuẩn chiến lược cơ bản của tổ chức

Ủy ban kiểm toán là những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị như thành viên của hội đồng quản trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về lĩnh vực kiểm toán Sự độc lập và tính hữu hiệu của Ủy ban kiểm toán là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát

- Công tác kế hoạch:

Hệ thống kế hoạch bao gồm các kế hoạch về sản xuất, tiêu thụ, thu chi,

dự toán đầu tư….đặc biệt là kế hoạch tài chính Nếu việc lập và thực hiện kế hoạch được tiến hành nghiêm túc, thì nó sẽ trở thành một công cụ kiểm soát rất hữu hiệu Chính vì thế các nhà quản lý phải quan tâm xem xét về tiến độ thực hiện kế hoạch, định kỳ so sánh giữa số liệu thực hiện và số liệu kế hoạch

để phát hiện những vấn đề bất thường và xử lý kịp thời

12

- Bộ phận kiểm toán nội bộ:

Bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện sự giám sát và đánh giá thường xuyên về toàn bộ hoạt động của đơn vị trong đó có cả hệ thống KSNB Vì vậy, kiểm toán nội bộ là một nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm soát

Một đơn vị có bộ phận kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ có được những thông tin kịp thời về tình hình hoạt động nói chung, chất lượng công tác kiểm soát nói riêng để đối chiếu bổ sung các thủ tục cho phù hợp và hữu hiệu hơn

- Các nhân tố bên ngoài:

Môi trường kiểm soát chung của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài Các nhân tố này vượt ra ngoài sự kiểm soát của nhà quản

lý nhưng nó có ảnh hưởng rất lớn đến thái độ của nhà quản lý và các quy chế, thủ tục kiểm soát cụ thể như: Sự kiểm soát của các cơ quan chức năng nhà nước có thẩm quyền, ảnh hưởng của chủ nợ, môi trường pháp lý …

Môi trường kiểm soát bao gồm những nhân tố có ảnh hưởng đến quá trình thiết kế, vận hành và xử lý dữ liệu của hệ thống KSNB doanh nghiệp, trong đó nhân tố chủ yếu và quan trọng là nhận thức về hành động kiểm tra, kiểm soát và điều hành hoạt động quản lý của doanh nghiệp

Đánh giá rủi ro là bộ phận thứ hai của hệ thống kiểm soát nội bộ.Rủi ro

là những nguy cơ làm cho mục tiêu của tổ chức không thực hiện được Các nhà quản lý phải đánh giá, phân tích những nhân tố ảnh hưởng tạo nên rủi ro làm cho những mục tiêu, kể cả mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động của đơn vị

Quá trình đánh giá rủi ro bao gồm:

Xác định rủi ro:

Đánh giá rủi ro trước hết là xác định những rủi ro đối với từng nghiệp

vụ hay đối với cả đơn vị thông qua việc đánh giá những nhân tố bên trong và

13

bên ngoài có thể ảnh hưởng đến quá trình thực hiện mục tiêu của đơn vị Công việc này không chỉ là xác định những rủi ro hiện hữu mà còn xác định những rủi ro tiềm ẩn có thể gây thiệt hại cho đơn vị

Phân tích rủi ro

Sau khi đã xác định được rủi ro thì đơn vị cần phải phân tích rủi ro Đó

là việc phân tích khả năng xảy ra rủi ro và thiệt hại của nó, từ đó đánh giá mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến các mục tiêu của đơn vị Việc phân tích rủi

ro sẽ là cơ sở cho việc đề ra các biện pháp quản lý rủi ro

“Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục giúp cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện” Nó bảo đảm các hoạt động cần thiết để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện các mục tiêu của đơn vị “Chính sách kiểm soát là những nguyên tắc cần làm, là cơ sở

để thực hiện các thủ tục kiểm soát Còn các thủ tục kiểm soát là những quy định cụ thể để thực hiện các thủ tục kiểm soát.”

Các nguyên tắc (chính sách) kiểm soát

Nguyên tắc phân công phân nhiệm: Theo nguyên tắc, trách nhiệm

và công việc được phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong một bộ phận Việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng tạo sự chuyên môn hóa trong công việc, sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện, thuận lợi cho công tác kiểm tra Đảm bảo được nguyên tắc này doanh nghiệp sẽ tránh được việc một cá nhân, bộ phận toàn quyền thực hiện một công việc từ đầu

14

đến cuối Vì vậy, sẽ có sự giám sát lẫn nhau giữa các bộ phận và các cá nhân, ngăn ngừa được các tiêu cực có thể phát sinh, đồng thời nâng cao năng suất

làm việc

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm: Nguyên tắc này quy định sự cách ly

thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng quyền hạn Không được bố trí kiêm nhiệm giữa các công việc có liên quan với nhau cho cùng một cá nhân thực hiện như tách biệt chức năng phê chuẩn, hạch toán với bảo quản tài sản hoặc giữa chức

năng thực hiện và chức năng kiểm soát

Nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: Theo sự ủy quyền của người

quản lý, các cấp dưới được giao cho quyết định và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất định Sự phân quyền cho các cấp và xác định rõ thẩm quyền phê chuẩn cho từng người sẽ giúp cho các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh tiến triển tốt đẹp, đồng thời giúp cho nhà quản lý kiểm soát hạn

chế được sự tùy tiện khi giải quyết công việc

Hệ thống thông tin và truyền thông được ví như thành phần liên kết các yếu tố của hệ thống KSNB Hệ thống thông tin bao gồm việc thu thập thông tin, xử lý thông tin là một phần của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra nhằm nhấn mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin

Một hệ thống thông tin truyền thông hữu hiệu phải bảo đảm mục tiêu kiểm soát chi tiết sau:

- Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn vị để có thể hoàn thành trách nhiệm của mình Truyền thông là sự cung cấp thông tin trong đơn vị (từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên và giữa các bộ phận quan hệ ngang hàng) và với bên ngoài Sự kiểm soát chỉ có thể thực hiện nếu các thông tin trung thực và đáng tin cậy, đồng thời

15

quá trình truyền thông được thực hiện chính xác và kịp thời Hệ thống thông tin trong đơn vị bao gồm nhiều phân hệ, trong đó hệ thống thông tin kế toán là một bộ phận quan trọng

- Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị, nó bao gồm:

hệ thống chứng từ, hệ thống sổ sách, hệ thống tài khoản kế toán, hệ thống bảng tổng hợp, cân đối… trong đó quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng đối với công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Trong hệ thống thông tin truyền thông có nhiều phân hệ thì hệ thống thông tin kế toán là một phân hệ quan trọng, cung cấp các thông tin tài chính cho nhà quản lý ra quyết định Hệ thống thông tin kế toán chủ yếu là hệ thống

kế toán của đơn vị bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống sổ kế toán,

hệ thống bảng tổng hợp cân đối kế toán Trong đó, quá trình lập và luân chuyển chứng từ đóng vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Mục đích của hệ thống kế toán của một tổ chức là phải đảm bảo được chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán Một hoạt động kế toán hữu hiệu phải đảm bảo được các mục tiêu kiểm soát chi tiết như sau:

- Tính có thực: Nghiệp vụ phải thực tế phát sinh

- Sự phê chuẩn: Bảo đảm mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải có sự phê chuẩn của cấp liên quan

- Tính đầy đủ: đảm bảo sự trọn vẹn khi phản ánh nghiệp vụ

- Sự đánh giá: đảm bảo sự chính xác, không có sai phạm trong việc tính toán các khoản giá và phí

- Sự phân loại: đảm bảo nghiệp vụ kinh tế được phản ánh đúng theo trình tự ghi sổ và ghi đúng vào các sổ sách kế toán liên quan

- Tính đúng kỳ: Bảo đảm việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thực hiện kịp thời theo đúng quy định

sẽ hạn chế được khả năng xảy ra sai phạm

- Hệ thống sổ sách kế toán: sổ sách đóng vai trò trung gian giữa chứng từ

và báo cáo tài chính Bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp, … số liệu kế toán trên sổ sách kế toán nhằm cung cấp thông tin tổng hợp trên báo cáo, ngoài ra nó có tác dụng lưu trữ thông tin một cách hệ thống, khoa học

- Báo cáo kế toán: Báo cáo kế toán là giai đoạn cuối cùng của quá trình

xử lý số liệu kế toán nhằm tổng hợp các số liệu trên sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo tài chính Các thông tin trên báo cáo tài chính không chỉ đơn thuần là phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà còn thể hiện tính hợp lý và trung thực của thông tin cũng như việc chấp hành các quy định, chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành

- Hệ thống thông tin chủ yếu là hệ thống kế toán của đơn vị Bao gồm

hệ thống chứng từ; hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo kế toán

Giám sát là một bộ phận cuối cùng của kiểm soát nội bộ, là một quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong suốt thời kỳ hoạt động để có các điều chỉnh và cải tiến thích hợp

Giám sát bao gồm việc đánh giá thường xuyên và định kỳ của người quản lý đối với hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xem xét hoạt động của nó có đúng như thiết kế và cần phải điểu chỉnh gì cho phù hợp với tình hình của từng giai đoạn

ra biện pháp cải thiện

Nhà quản lý có thể thực hiện việc giám sát thường xuyên và định kỳ thông qua việc giám sát của chính các nhân viên thực hiện quy trình hoặc qua việc tiếp nhận ý kiến khách hàng hoặc xem xét các báo cáo hoạt động hàng ngày, hàng tháng, hàng quý, qua các cuộc kiểm toán của kiểm toán viên nội

bộ hay kiểm toán viên độc lập

Giám sát có một vai trò quan trọng trong kiểm soát nội bộ vì nó giúp cho kiểm soát nội bộ luôn duy trì được sự hữu hiệu của mình qua những thời kỳ khác nhau

1.2 NỘI DUNG CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Nội dung và đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền

Chu trình bán hàng và thu tiền gồm các quyết định và các quá trình cần thiết cho sự chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hoá và dịch vụ cho khách hàng sau khi chúng đã sẵn sàng chờ bán Chu trình bắt đầu bằng một đơn đặt hàng của KH và chấm dứt bằng sự chuyển đổi sản phẩm, hàng hóa hoặc dịch

vụ thành một khoản phải thu và cuối cùng thành tiền Như vậy, chu trình bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa, dịch

vụ cho KH để đổi lấy tiền hoặc quyền thu tiền từ khách hàng

* Đặc điểm

Chu trình có những đặc điểm sau đây:

18

- Chu trình trải qua nhiều khâu, có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hoá, tiền … nên thường là đối tượng bị tham ô chiếm dụng

- Trong chu trình bán hàng và thu tiền khoản mục Nợ phải thu KH có thể chiếm tỷ trọng cao hay thấp tùy vào đặc điểm tại doanh nghiệp Tuy nhiên

do nhiều yếu tố tác động (sự cạnh gay gắt để tranh giữ khách hàng bằng cách tăng hạn mức bán chịu, khả năng quản lý khoản phải thu kém…) tỷ trọng loại tài sản này trong tổng tài sản có thể rất cao kéo theo sự gia tăng rủi ro sai phạm lớn

Trong quá trình bán hàng và thu tiền thường trải qua các bước sau:

Đơn đặt hàng có thể được chấp nhận nhưng không được phê duyệt

Đồng ý bán hàng nhưng không có khả năng cung ứng

Ghi sai trên hợp đồng bán hàng về chủng loại, số lượng, đơn giá hay một

số điều khoản bán hàng, hoặc nhầm lẫn giữa đơn đặt hàng của khách hàng này với khách hàng khác Sai phạm này sẽ ảnh hưởng đến các bước tiếp theo chu trình bán hàng-thu tiền, gây ấn tượng không tốt cho khách hàng và tác động xấu tới hình ảnh của đơn vị

Giao hàng khi chưa được xét duyệt

Giao hàng không đúng chủng loại, số lượng hoặc không đúng khách hàng

Hàng hóa có thể bị thất thoát trong quá trình giao hàng mà không xác định được người chịu trách nhiệm

Phát sinh thêm chi phí ngoài dự kiến trong quá trình giao hàng

Lập hóa

đơn

Bán hàng nhưng không lập hóa đơn

Lập hóa đơn sai về giá trị, tên, mã số thuế, địa chỉ của khách hàng

Không bán hàng nhưng vẫn lập hóa đơn

Ghi nhận sai tên khách hàng, thời hạn thanh toán

Ghi sai niên độ về doanh thu và nợ phải thu khách hàng

Ghi sai số tiền, ghi trùng hay ghi sót hóa đơn

Quản lý nợ phải thu khách hàng kém như thu hồi nợ chậm trễ, không đòi được nợ

Khoản tiền thanh toán của khách hàng bị chiếm đoạt

Xóa sổ nợ phải thu khách hàng nhưng được xét duyệt

Nợ phải thu bị thất thoát do không theo dõi chặt chẽ

Không lập hoặc lập dự phòng phải thu khó đòi không đúng

Không đánh giá lại nợ phải thu khách hàng có gốc ngoại tệ vào cuối kỳ

Không khai báo về các khoản nợ phải thu khách hàng bị thế chấp

20

1.3 KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN

1.3.1 Mục tiêu kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng và thu tiền

KSNB là một chức năng của quản lý nhằm phát hiện các sai phạm có thể xảy ra trong từng giai đoạn công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn, thực hiện có hiệu quả các mục tiêu đặt ra của đơn vị Mục tiêu không phải là yếu tố của KSNB nhưng nó là điều kiện tiên quyết để KSNB có thể thực hiện được Mục tiêu của hệ thống KSNB có nhiều cấp độ, nhưng nhìn chung ta có thể phân ra thành cách loại như sau:

và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực Các quá trình kiểm soát trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại không cần thiết các tác nghiệp, gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong đơn vị, giúp bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực hiện các chiến lược kinh doanh của đơn vị… Bên cạnh đó, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong đơn vị, được thực hiện với cơ chế giám sát của hệ thống KSNB đơn vị nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý đơn vị Đơn vị cần cân nhắc sự hiệu quả giữa chi phí sử dụng các nguồn lực và kết quả của hệ thống KSNB mang

lại

phải bảo đảm tuân thủ pháp luât và các quy định liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị Bên cạnh đó, KSNB còn phải hướng mọi thành viên trong đơn vị vào việc tuân thủ các chính sách, quy định nội bộ của đơn

vị, qua đó đảm bảo đạt được mục tiêu của đơn vị

và trung thực của báo cáo tài chính Bất kỳ đơn vị nào cũng phải lập báo cáo tài chính theo đúng quy định của chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành

Mục tiêu kiểm soát nghiệp vụ bán hàng là ngăn ngừa các sai phạm, gian lận có thể xảy ra như: ghi sổ thiếu các nghiệp vụ bán hàng; xuất hàng hóa khi chưa có lệnh xuất hàng; số lượng của hàng xuất không đúng với yêu cầu số lượng ở trên hợp đồng kinh tế…

Mục tiêu kiểm soát đối với nghiệp vụ bán hàng như sau:

Sổ sách chứng từ đầy đủ: Nhằm kiểm soát tối đa các nghiệp vụ doanh thu, thể hiện các nghiệp vụ doanh thu được ghi sổ kịp thời, đầy đủ trên các chứng từ hợp lý

Các chứng từ được đánh số thứ tự trước: Việc sử dụng các chứng từ được đánh số thứ tự trước nhằm ngăn ngừa việc bỏ sót, quên ghi sổ, tránh ghi trùng lắp các nghiệp vụ vào sổ sách

Gửi các báo cáo bán hàng: Hàng tháng, doanh nghiệp lập các báo cáo bán hàng, trên đó thể hiện số tiền đã thu và số tiền còn phải thu khách hàng nhằm theo dõi các khoản nợ Để đảm bảo tính khách quan, công việc này được giao cho một người thích hợp không có trách nhiệm với việc quản lý tiền và ghi nhận doanh thu

Xét duyệt phê chuẩn các nghiệp vụ bán hàng: Cần quan tâm đến ba điểm chủ yếu sau:

 Việc bán chịu, trả chậm và các chính sách bán hàng phải được phê chuẩn đúng đắn trước khi thực hiện nghiệp vụ bán hàng

Mục tiêu và công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu đối với nghiệp vụ bán hàng được thể hiện trong bảng sau:

Bảng 1.1 Mục tiêu và công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu

2 Mọi nghiệp vụ bán

hàng đã được ghi sổ

Các chứng từ vận chuyển và hóa đơn bán hàng được đánh số trước liên tục và định rõ mục đích sử dụng

- Xét duyệt bán chịu trước khi vận chuyển hàng bán;

- Chuẩn y việc vận chuyển hàng bán;

- Phê duyệt giá bán bao gồm cả cước phí vận chuyển và chiết khấu

được ghi đúng thời gian

phát sinh (sát với ngày

xảy ra các nghiêp vụ)

Xây dựng trình tự cần có để lập chứng từ và ghi sổ nghiệp vụ bán hàng đúng thời gian

Tổ chức kiểm tra đối chiếu nội bộ về lập chứng

từ và ghi sổ theo thời gian

7 Các nghiệp vụ bán hàng

được đưa vào sổ thu

tiền và cộng lại đúng

Tách biệt trách nhiệm ghi sổ bán hàng với ghi

sổ chi tiết các khoản phải thu ở người mua Lập cân đối thu tiền hàng, tháng và gửi cho người mua

Tổ chức đối chiếu nội bộ các khoản bán hàng thu tiền

24

Để đạt được mục tiêu các khoản thu tiền mặt là số tiền doanh nghiệp thực tế nhận được (tính có căn cứ hợp lý), kiểm soát nội bộ cần có cách ly trách nhiệm giữa quản lý tiền mặt với ghi sổ sách, đồng thời thường xuyên đối chiếu giữa sổ sách với sổ dư trên tài khoản tiền gửi

Đảm bảo tiền mặt thu được đã được ghi đầy đủ vào sổ quỹ và nhật ký thu tiền, kiểm soát nội bộ cần phân trách nhiệm giữa người thu tiền và người giữ sổ, sử dụng giấy báo tiền gửi hoặc bảng kê tiền mặt có đánh số trước

Đối với các khoản chiết khấu tiền mặt đã được phê chuẩn (sự phê chuẩn), kiểm soát nội bộ cần xem xét sự tồn tại của chính sách chiết khấu tiền mặt và sự phê chuẩn các chính sách đó trong thực tế

Các khoản thu tiền đã được ghi sổ và nộp đều đúng với giá bán hàng Theo dõi chi tiết các khoản thu và đối chiếu với chứng từ bán hàng thu tiền, đối chiếu với ngân hàng các khoản tiền bán hàng

Mục tiêu và công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu đối với nghiệp vụ thu tiền được thể hiện qua bảng sau:

Bảng 1.2 Mục tiêu và công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu

nghiệp vụ thu tiền

Stt Mục tiêu KSNB Công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu của

nghiệp vụ thu tiền

25

Stt Mục tiêu KSNB Công việc kiểm soát nội bộ chủ yếu của

nghiệp vụ thu tiền

2

Khoản tiền chiết khấu đã

được xét duyệt đúng đắn;

Phiếu thu tiền được đối

chiếu, ký duyệt (Sự phê

chuẩn)

Có chính sách cụ thể cho việc thanh toán trước hạn; Duyệt các khoản chiết khấu; Đối chiếu chứng từ gốc và ký duyệt phiếu thu tiền

3

Tiền mặt thu đã được ghi

đầy đủ vào sổ quỹ và các

nhật ký thu tiền (Sự đầy đủ)

- Tách biệt nhiệm vụ giữa người giữ tiền với người ghi sổ

- Sử dụng giấy báo nhận tiền hoặc bảng kê tiền mặt đánh số trước kèm quy định cụ thể

về chế độ báo cáo nhận tiền kịp thời

- Định kỳ đối chiếu công nợ khách hàng và

số dư ngân hàng

4

Các khoản tiền thu đã ghi sổ

và đã nộp đều đúng với giá

bán hàng (Sự đánh giá)

- Theo dõi chi tiết các khoản thu theo thương vụ và đối chiếu với chứng từ bán hàng, thu tiền

- Đối chiếu đều đặn với ngân hàng về các khoản tiền bán hàng

5

Khoản nợ phải thu khách

hàng phải được ghi vào sổ

Các khoản thu tiền ghi đúng

vào sổ quỹ, sổ cái và tổng

ra quyết định bán Những đơn đặt hàng của khách hàng có thể được nhận theo nhiều phương thức khác nhau như: đơn đặt hàng, phiếu yêu cầu mua hàng, yêu cầu qua thư, điện thoại, fax…Về pháp lý, đơn đặt hàng là việc bày tỏ sự sẵn sàng mua hàng hóa theo những điều kiện xác định Từ đơn đặt hàng bộ phận có trách nhiệm sẽ tiếp nhận, xử lý đơn đặt hàng và thông qua đó đưa ra quyết định bán hàng trong khả năng cung ứng của đơn vị Tất cả các chứng từ đặt hàng đều phải kiểm tra chữ ký, con dấu hợp pháp của người đặt hàng Đơn đặt hàng phải được người có thẩm quyền phê chuẩn về chủng loại, số lượng, thời gian giao hàng dự kiến… và được đánh số trước theo thứ tự liên tục Đối chiếu đơn giá trên đơn đặt hàng với bảng giá chính thức của đơn vị Nhân viên bán hàng kiểm tra xác nhận khả năng cung ứng cho khách hàng Sau khi chấp thuận đơn đặt hàng phải báo cho khách hàng biết để tránh các tranh chấp có thể xảy ra trong tương lai

Sau khi tiếp nhận và xử lý đơn đặt hàng, nhân viên bán hàng phải ghi các thông tin trên đơn đặt hàng của khách hàng vào lệnh bán hàng Cần có một nhân viên độc lập kiểm tra sự phù hợp các thông tin giữa hai chứng từ, nhất là đối với Đơn đặt hàng có giá trị lớn Nếu đơn vị sử dụng máy tính, phần mềm cần được thiết kế để các thông tin trên Đơn đặt hàng được tự động chuyển vào lệnh bán hàng, điều này sẽ góp phần hạn chế sai sót so với lập lệnh bán hàng thủ công

27

Bán chịu hàng hóa có ý nghĩa lớn trong việc gia tăng doanh thu bán hàng nhưng cũng dẫn đến rủi ro là bán hàng nhưng không thu được tiền hàng

Do vậy khi quyết định bán chịu các doanh nghiệp thường quy định cụ thể như

là một điều khoản trong hợp đồng kinh tế

Các nghiệp vụ bán chịu phải được phê chuẩn chính xác tránh gây tổn thất cho đơn vị, phải có quy định rõ người được phê chuẩn bán chịu Nội dung của phê chuẩn bán chịu thường bao gồm: phương thức trả chậm, thời hạn và mức tín dụng trả chậm Đơn vị cần xây dựng chính sách bán chịu thích hợp, rõ ràng, nhân viên của bộ phận xét duyệt bán chịu phải có năng lực, trình độ về phân tích tài chính, đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng

và đặc biệt là phải am hiểu về tình hình kinh doanh của khách hàng, cũng như chính sách khen thưởng hoặc xử phạt phù hợp giúp quản lý chặt chẽ khâu xét duyệt bán chịu, bảo vệ tài sản cho đơn vị

Đối với khách hàng lần đầu giao dịch nên quy định phải thế chấp tài sản hay ký quỹ hoặc có bảo lãnh của tổ chức tín dụng mới cấp hạn mức tín dụng bán chịu

Khi nhận được các chứng từ từ những bộ phận khác gởi đến (ĐĐH, hợp đồng nếu có, lệnh bán hàng được phê chuẩn, chứng từ gởi hàng, chứng từ vận

28

chuyển) bộ phận lập hóa đơn sẽ kiểm tra bộ chứng từ, nếu thấy hợp lý sẽ tiến hành lập hóa đơn bán hàng Một số thủ tục kiểm soát quá trình lập hoá đơn như: lập hoá đơn chính xác về tên, số lượng, giá trị và các yếu tố khác theo luật thuế GTGT; hóa đơn trước khi được giao phải được kiểm tra và được ký duyệt của người có thẩm quyền; ứng dụng phần mềm kế toán cho phép tự động cập nhật đơn giá, tỷ lệ chiết khấu khi lập hoá đơn; định kỳ đối chiếu giữa chứng từ vận chuyển với hóa đơn bán hàng liên quan; để đảm bảo giảm sai sót khi lập hóa đơn, cần có một nhân viên khác kiểm tra lại tính chính xác các thông tin trên hóa đơn; xây dựng bảng giá bán hàng nhất quán thuận lợi cho việc lập và kiểm tra hóa đơn bán hàng

Ngay thời điểm hóa đơn phát hành thì kế toán ghi nhận doanh thu và các khoản liên quan đến việc bán hàng Khi khách hàng thanh toán thì kế toán ghi chính xác số tiền thực thu Công ty phải tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc bất kiêm nhiệm người ghi sổ doanh thu và người ghi sổ thu tiền

* Đối với nghiệp vụ bán hàng thu tiền ngay: Bất kỳ một đơn vị nào

cũng phải có những thủ tục KSNB liên quan đến khoản tiền thu được từ hoạt động bán hàng, đặc biệt trong trường hợp đơn vị thu được từ hoạt động bán hàng khi KH thanh toán ngay Bởi vì, tiền rất quan trọng đối với đơn vị nên việc quản lý tiền sao cho tốt, không bị thất thoát, gian lận biển thủ là yêu cầu đối với một đơn vị Thủ tục kiểm soát nghiệp vụ bán hàng bán hàng thu tiền ngay gồm có: tách biệt chức năng giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt; bố trí nhân viên trực tiếp giám sát hoặc lắp đặt hệ thống theo dõi camera 24/24 tại những địa điểm thu tiền của KH; không để luợng tiền mặt tồn quỹ quá cao; khuyến khích KH thanh toán qua ngân hàng; sử dụng hóa đơn mỗi khi bán hàng và khuyến khích KH nhận hóa đơn; cuối mỗi ngày, tiến hành đối chiếu tiền mặt tại quỹ với tổng số tiền mà thủ quỹ ghi chép hoặc tổng số tiền in ra từ

29

máy tính tiền hoặc máy phát hành hóa đơn; định kỳ tiến hành kiểm kê kho, đối chiếu số liệu giữa sổ sách và thực tế nhằm phát hiện chênh lệch hàng bán nhưng không ghi vào sổ

* Đối với nghiệp vụ bán chịu: Khi xảy ra nghiệp vụ bán chịu ở đơn vị

sẽ hình thành nên khoản nợ phải thu KH, đơn vị theo dõi thanh toán ở nghiệp

vụ này tức là theo dõi và quản lý các khoản nợ phải thu và doanh thu vì doanh thu phát sinh cùng với khoản nợ phải thu Các khoản nợ phải thu thể hiện trên bảng cân đối là tài sản của đơn vị do đó doanh nghiệp phải có biện pháp quản

lý để tránh thất thoát Việc quản lý và theo dõi các khoản phải thu hình thành khi phát sinh các khoản phải thu và cho đến khi nó được KH thanh toán Vì các khoản phải thu rất quan trọng đối với doanh nghiệp, nên các thủ tục kiểm soát được áp dụng trong việc quản lý các khoản phải thu này cũng cần được chú ý Một số thủ tục KSNB đối với nghiệp vụ bán chịu như: định kỳ cần kiểm tra tính chính xác của doanh thu bằng cách đối chiếu số liệu kế toán và các chứng từ có liên quan hay giữa số liệu kế toán và số liệu của các bộ phận khác như bộ phận bán hàng, gửi hàng; sử dụng hệ thống sổ sách chi tiết cho khoản nợ phải thu đảm bảo quản lý chính xác công nợ từng KH, cung cấp dữ liệu khoản nợ phải thu để xây dựng chính sách bán chịu thích hợp; xem xét các khoản phải thu KH đến hạn, thuờng xuyên nhắc nhở KH thanh toán; phát hiện các KH đã quá thời hạn thanh toán; theo dõi và phân tích các khoản nợ theo tuổi nợ và tỷ trọng nợ; định kỳ đối chiếu công nợ KH và đối chiếu số dư ngân hàng để đảm bảo sự phản ánh kịp thời những thay đổi về nợ phải thu và khắc phục sai sót cũng như ngăn chặn gian lận; đối chiếu số liệu giữa kế toán tổng hợp và kế toán chi tiết, đối chiếu số liệu giữa các bộ phận liên quan

khoản nợ phải thu đã quá hạn thanh toán mà chưa thu được tiền thì cần phải lập dự phòng Phân loại nợ quá hạn theo độ tuổi và trích lập dự phòng theo tỷ

30

lệ quy định, trước khi trích lập cần phải có sự thẩm định của bộ phận theo dõi

nợ và tình hình tài chính của khách hàng và phải được sự phê duyệt của người

có thẩm quyền

Các khoản nợ phải thu khó đòi xảy ra trong trường hợp đơn vị bán chịu cho khách hàng nhưng khách hàng không chịu thanh toán hoặc mất khả năng thanh toán Bộ phận quản lý công nợ phải lập danh sách những khách hàng mất khả năng thanh toán gửi bộ phận tín dụng thẩm định Sau khi thẩm định, nếu xác định chắc chắn khách hàng không có khả năng thanh toán thì bộ phận tín dụng phải làm văn bản kèm các chứng từ điều tra có liên quan theo đúng quy định pháp luật trình lãnh đạo phê duyệt việc xóa sổ các khoản nợ này

Các khoản nợ phải thu khó đòi chỉ được xóa sổ khi chắc chắn khách hàng mất khả năng thanh toán Tuy nhiên trong thực tế vẫn xảy ra trường hợp nhân viên bán hàng biển thủ số tiền đã thu và không xóa nợ cho khách hàng, sau đó làm thủ tục xin xóa nợ Việc xóa nợ phải thu sẽ làm tổn thất tài sản của đơn vị, do vậy bộ phận kiểm soát cần thẩm tra lại việc xóa sổ các khoản nợ phải thu

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Trong chương 1, tác giả đã giới thiệu hệ thống kiểm soát nội bộ và kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp nói chung Trước hết , trình bày những vấn đề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ, khái niệm, đặc điểm và nội dung của chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp và sau cùng là nội dung của kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng

và thu tiền trong doanh nghiệp

Những vấn đề lý luận trong chương 1 là cơ sở quan trọng để đối chiếu với thực trạng kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cổ phần Than - Điện Nông Sơn – Quảng Nam Từ đó tác giả đưa ra các giải pháp

để hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty

31

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH

BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN

THAN - ĐIỆN NÔNG SƠN

2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CP THAN - ĐIỆN NÔNG SƠN

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Sau khi miền Nam hoàn toàn giải phóng (30/4/1975), nhu cầu chất đốt phục vụ cho các ngành sản xuất vật liệu xây dựng, phát triển công nghiệp, nông nghiệp và các ngành kinh tế khác ở miền Trung rất cao Để đáp ứng nhu cầu đó, ngày 06/04/1977, tại QĐ số 648/QĐ-TCCB3 ngày 06/04/1977 Bộ Điện và Than đã quyết định thành lập Xí nghiệp Mỏ Than Nông Sơn trực thuộc Công ty xây dựng mỏ than, trải qua nhiều lần chuyển đổi cơ quan quản

lý cấp trên, vào ngày 23/05/2007, Công ty chính thức được cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đánh dấu sự ra đời của Công ty Cổ phần Than-Điện Nông Sơn trực thuộc Tổng Công ty Điện lực Vinacomin - Tổng công ty Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam Công ty hoạt động theo loại hình Công

ty cổ phần, với số vốn điều lệ là 140 tỷ đồng Các cổ đông chủ yếu là các doanh nghiệp trong ngành than và hiện nay Tổng Công ty Điện lực- Vinacomin chiếm gần 90% vốn điều lệ của Công ty

Giới thiệu sơ lược về Công ty Cổ phần Than-Điện Nông Sơn:

- Tên Công ty : Công ty Cổ phần Than-Điện Nông Sơn

- Tên giao dịch : Công ty Cổ phần Than-Điện Nông Sơn

- Địa chỉ : Xã Quế Trung - Nông Sơn- Quảng Nam

- Điện thoại : (0510).3.656.900 Fax: (0510).3.656.901

- Mã số thuế : 4000 463 735