Bài giảng: Tin học quản lý

Nhóm tác gi... Cách trình bày này giúp cho... Trong menu th xu ng, ch n General Options... ó là hàm IF mà chúng ta s xem xét ngay sau đây... Khi đó, chúng ta có th s d ng hàm MAX.

- - - ( - - -

BÀI GI NG TIN H C QU N LÝ

Biên so n : Ths D NG TR N C

Ks PH M HÙNG TH

L u hành n i b

HÀ N I - 2006

L I NÓI U

Ngày nay, tin h c đang đ c ng d ng vào h u h t các l nh v c c a cu c s ng, trong

đó công tác qu n lý là m t trong nh ng l nh v c đ c th a h ng thành qu c a s phát tri n CNTT nhi u nh t H u h t các công vi c tr c đây đ c th c hi n b ng tay, th c hi n trên gi y, đ c tính toán th công, thì nay đã có th đ c th c hi n d dàng, ti n l i và chính xác h n nh các ng d ng tin h c i v i các h th ng qu n lý ph c t p thì c n ph i

có các ch ng trình ng d ng riêng bi t, đ c xây d ng dành riêng cho các h th ng này,

ví d nh các ch ng trình k toán, h th ng qu n lý đào t o c a 1 tr ng đ i h c, qu n lý ngân hàng, kho b c v.v i v i các h th ng không quá ph c t p (ví d b ng l ng, ch m công v.v), ng i ta th ng s d ng các ch ng trình ng d ng đ c xây d ng s n đ qu n

lý, nh Word, Excel, Foxpro, Access, v.v

Cu n giáo trình “Tin h c qu n lý” gi i thi u v i b n đ c các ch c n ng nâng cao c a hai ng d ng tin h c đ c dùng ph bi n và hi u qu nh t hi n nay cho công tác qu n lý,

đó là ng d ng b ng tính Microsoft Excel và h qu n tr c s d li u Microsoft Access

ây là hai ng d ng c t lõi và đ c u chu ng c a b ch ng trình ng d ng tin h c v n phòng (Office) do Microsoft phát tri n Tr i quan nhi u phiên b n (hi n nay là phiên b n

ch y trên Windows XP), Excel và Access đã có r t nhi u c i ti n, đ c t ng c ng thêm các ch c n ng, và ngày càng ti n l i, hi u qu , đ c cài đ t trên h u h t các máy s d ng

h đi u hành Windows

Ph n 1 trình bày v Excel nâng cao, bao g m vi c s d ng các ch c n ng nâng cao, các hàm nâng cao, các công c phân tích d li u v.v Excel t ng đ i d s d ng, các ng

d ng c a Excel c ng r t r ng rãi, t đ n gi n đ n ph c t p, tuy nhiên không đáp ng đ c

đ i v i các bài toán c n ph i qu n lý nhi u d li u và c n các tính toán linh ho t

Trong khi l p các ng d ng c a Excel r ng và không qu n lý nhi u d li u thì Access

có t m ng d ng h p h n, nh ng có th đáp ng cho các ng d ng ph c t p h n, qu n lý d

li u nhi u h n và tính toán linh ho t h n Th c ch t, Access là m t h qu n tr CSDL quy

mô v a, vì v y vi c s d ng Access thiên v l p trình và yêu c u ng i s d ng ph i có

m t s k n ng c b n c ng nh các khái ni m v l p trình và CSDL Ph n 2 nh c l i các khái ni m c b n c a Access và trình bày v ph ng pháp xây d ng m t s ng đi n hình trên Access Cu i m i ph n là các bài t p và g i ý ho c h ng d n gi i

M c dù đã r t c g ng trong quá trình biên so n, song không tránh kh i các thi u sót, nhóm tác gi r t mong nh n đ c ý ki n đóng góp c a b n đ c đ tài li u đ c hoàn thi n

h n Cu i cùng xin g i l i c m n t i các đ ng nghi p đã giúp đ nhóm biên so n hoàn thành cu n tài li u này

Nhóm tác gi

PH N 1

S D NG EXCEL TRONG QU N LÝ

GI I THI U

Nh đã bi t, Excel là ng d ng b ng tính r t thông d ng ch y trên môi tr ng Windows

R t nhi u ng i đang s d ng Excel, nh ng h u h t ch s d ng các tính n ng c b n nh t o các

b ng tính đ n gi n có trình bày theo hàng, c t, v i các phép tính c s nh c ng t ng, tính tr , nhân, chia, trung bình v.v Tuy nhiên, Excel là m t ng d ng r t đa n ng, không nh ng d dàng cho phép ng i dùng th hi n các bài toán đ n gi n 1 cách nhanh chóng mà còn cho phép ng i dùng s d ng các ch c n ng tính toán và phân tích r t m nh nh m qu n lý các h th ng tính toán

t ng đ i ph c t p

Ph n này gi i thi u cho b n đ c nh ng ch c n ng nâng cao c a Excel nh t o t p m u, macro, b o m t v.v., các hàm nâng cao dùng trong các bài toán ph c t p nh hàm if, hàm countif, lookup v.v., các hàm l ng nhau, và cách s d ng các công c phân tích d li u trong Excel nh Goal seek, Solver v.v Vi c s d ng các hàm nâng cao cho phép th c hi n các phép tính ph c t p,

t o các l nh đi u ki n, r nhánh, tham chi u d li u v.v., t o ra các k t qu d i các đ nh d ng mong mu n c bi t, vi c cho phép s d ng các hàm l ng nhau (k t qu c a hàm này là tham s cho hàm kia) t o cho Excel m t kh n ng l p trình khá m nh và ti n l i Tuy nhiên, dù đ c h

K t thúc ph n này, sinh viên c n:

- N m đ c cách s d ng các ch c n ng nâng cao c a Excel nh t o t p m u, t o và s

d ng macro, t o chú thích, b o m t v.v Áp d ng các ch c n ng này trong các công vi c thích h p

- Hi u và s d ng đ c các hàm nâng cao trong Excel, s d ng đ c các hàm thao tác trên các ki u d li u đ c bi t, có nhi u tham s , các ki u tham s đ c bi t, các hàm l ng nhau v.v đ gi i quy t các bài toán qu n lý ph c t p

- Có th s d ng các công c phân tích d li u nh Data tables, Solver, Pivot tables v.v đ

ph c v cho các công vi c nh l a ch n ph ng án, rút trích d li u có ích t các d li u ban đ u v.v

Cách trình bày

Ph n này đ c trình bày theo d ng phân tích cú pháp, cách s d ng các ch c n ng, các hàm, các công c , kèm theo là các ví d đ c tr ng đ c di n gi i c th Cách trình bày này giúp cho

b n đ c có th nhanh chóng n m b t đ c các ki n th c trong ph n này và có th áp d ng cho các bài t p t ng t

Cu i ph n có các bài t p t ng h p cùng h ng d n gi i, nh m h th ng l i các ki n th c trong ph n, và t o các ví d minh h a cho ph n trình bày trên Các bài t p đ c ch n l c sát v i

n i dung ki n th c c a ph n, đ ng th i c ng giúp sinh viên m r ng thêm ki n th c

Ph n cu i là tóm t t n i dung và các bài t p ôn t p d i d ng câu h i tr c nghi m ho c bài

Yêu c u ki n th c tr c khi h c ph n này

hi u đ c các ki n th c trong ph n này, b n đ c c n có các ki n th c c s v tin h c,

n m đ c cách s d ng Excel và các hàm c b n trong Excel Ngoài ra, c n có các ki n th c c

s v l p trình và qu n lý d li u, có k n ng phân tích bài toán

CH NG 1: S D NG CÁC CH C N NG NÂNG CAO

1.1 T O VÀ S D NG CÁC T P M U (TEMPLATE)

Trong công vi c hàng ngày, nhi u khi ng i dùng có nhu c u s d ng m t đ nh d ng file Excel theo m t “m u” nào đó có đ nh d ng và các cách trình bày d li u bi t tr c, ví d nh các hóa đ n g i khách hàng, các báo cáo tài chính v.v N u m i l n ng i dùng t o m t b ng tính m i,

h l i ph i làm l i m i thao tác đ nh d ng và trình bày l i d li u thì s m t r t nhi u th i gian và

ch a ch c đ nh d ng đó đã gi ng nh đ nh d ng mà h mong mu n ho c đ nh d ng c a file đã làm l n tr c Chính vì v y, đ ti t ki m th i gian và công s c cho ng i s d ng, Microsoft đã cung c p cho ng i dùng Excel m t công c g i là “t p m u”

T p m u trong Excel là m t file có ph n m r ng là “.xlt” ây là m t file ch a các thông tin v đ nh d ng, các cách trình bày, b trí d li u trong m t b ng tính theo m t khuôn d ng mà

ng i s d ng mong mu n Các thông tin trên th ng bao g m, ki u ch , c ch , màu ch , các header, footer, các công th c v.v và các tham s đ nh d ng khác

1.1.1 T o 1 t p m u

t o m t t p m u, th c hi n các b c nh sau:

- T o m t file Excel m i Th c hi n các thao tác đ nh d ng và trình bày d li u mà ta mong

mu n t p m u s l u gi

- Sau khi đã th c hi n xong toàn b các thao tác đ nh d ng, ghi l i t p m u này b ng cách

ch n Menu File > Save As

- Trong h p tho i Save As, đ t tên cho t p m u vào ô “File Name” Trong ô “Save as type”, click chu t vào h p ch n và ch n ki u file mu n ghi là “Template”

- T menu c a ch ng trình, ch n Format > Style

- Khi đó Excel s m ra m t c a s , cho phép đ nh ngh a l i đ nh d ng cho t ng ki u d

li u mà Excel h tr :

- Click chu t vào nút l nh Modify đ s a đ i đ nh d ng cho ki u d li u mong mu n:

- ví d này, chúng ta mong mu n thi t l p đ nh d ng cho Font ch và ki u s Vì v y

h p ch n “Category”, l a ch n l n l t các m c là General và Number đ thi t l p các

đ nh d ng mong mu n cho t ng m c này Sau khi đã th c hi n xong m i thao tác, b m nút l nh OK đ ghi l i các thi t l p và thoát kh i h p tho i này

- c a s style, b m OK đ k t thúc vi c thi t l p đ nh d ng cho t p m u

Nh v y, đ n đây chúng ta đã t o đ c các đ nh d ng mong mu n Vi c cu i cùng và r t quan tr ng là ph i “nh ” Excel ghi l i các đ nh d ng đó thành 1 t p m u đ l n sau có th s d ng

l i chúng làm đ c vi c này, t menu File, ch n Save As Khi đó, Excel s m m t c a s

“Save as” đ chúng ta đ t tên và ghi l i t p m u v a t o

- Trong m c “File name”, đ t tên tùy ý cho t p m u Trong m c “Save as type”, click chu t vào h p ch n đ ch n ki u file mu n ghi l i là Template Sau đó, click chu t vào nút l nh

“Save” đ ghi l i t p m u

L u ý: M t cách ng m đ nh, Excel s ghi t p m u vào th m c “Templates” trong th m c

mà Excel đ c kh i đ ng Ta có th tùy ý l a ch n th m c mong mu n l u b ng cách click chu t vào m c “Save in” phía trên cùng c a c a s “Save as” Sau đó có th ch n th m c mong mu n thay vì th m c ng m đ nh c a Excel

Nh v y ta đã có m t t p m u ch a t t c các đ nh d ng và cách trình bày, b trí d li u v.v., và có th s d ng t p này cho l n sau

1.1.2 S d ng t p m u

Bây gi chúng ta s tìm hi u cách t o m t file Excel m i áp d ng m u đã đ nh ngh a tr c làm đ c đi u này, sau khi đã kh i đ ng Excel, t menu chính c a ch ng trình, ch n File > New ho c b m vào bi u t ng “New” phía d i menu “File” Khi đó, Excel s m m t c a s có tên “New workbook” nh sau:

C a s “New workbook” có hai vùng cho ta l a ch n Vùng th nh t là “New” Vùng này cho phép ta có th t o m t trang tính m i hoàn toàn v i l a ch n “Blank workbook” ho c có th

l a ch n “From existing workbook” đ t o b ng tính m i t m t file Excel đã có tr c

Vùng l a ch n th 2 chính là vùng mà chúng ta đang mu n s d ng, đó là “Templates” Nh

đã nói trên, chúng ta đã có s n m t m u đ c đ nh ngh a và đ c l u tr đâu đó trong máy tính

c a mình và chúng ta mu n áp d ng nh ng gì đã làm trong t p m u vào t p m i mà chúng ta đang

mu n t o ra Do đó, ch n l a ch n “On my computer” đ Excel giúp ta tìm đ n t p m u đã có s n

N u ta s d ng l a ch n này, Excel s m c a s “Templates” đ ta tìm đ n t p m u đã t o:

Nh đã trình bày trên, khi l u tr t p m u thì Excel ng m đ nh s l u tr nó trong th

m c “Templates” mà b MS Office đ c cài đ t Do đó, khi c a s “Templates” hi n ra, ta có th

d dàng ch n đ c m u mu n áp d ng cho b ng tính m i c a mình

Sau khi ch n xong t p m u b ng cách click chu t lên tên t p c a mình (gi s chúng ta có

t p m u tên “My Template”), b m OK đ Excel m ra m t trang làm vi c m i Khi đó trang làm

vi c này s đ c áp d ng các đ nh ngh a v d li u, cách trình bày d li u c ng nh khuôn d ng

d li u đã đ c th c hi n trên t p m u “My Template” Khi hoàn thành vi c xây d ng t p m i và ghi l i t p này lên đ a c a máy tính, Excel s t đ ng b t ch đ “Save as” cho phép ghi ra m t file m i đ m i thay đ i không nh h ng t i t p m u ban đ u

L a ch n tên mong mu n cho t p v a đ c t o ra và ch n Save đ ghi l i

1.2 MACRO

1.2.1 Khái ni m macro

M t Macro trong Excel là m t t p h p các l nh cho phép ng i dùng yêu c u Excel th c

hi n m t s l nh hay m t s hành đ ng theo nhu c u Macro th c s là m t công c h u ích cho

ng i dùng m i khi ph i th c hi n l p đi l p l i m t vài thao tác ph c t p nh kh n ng ghi l i các thao tác và l n sau, m i khi c n làm l i nh ng thao tác đó ch c n g i đ n Macro Xây d ng Macro có nhi u m c, t đ n gi n đ n ph c t p Các Macro ph c t p cho phép th c hi n các tác

v khó, yêu c u ng i dùng ph i có ki n th c l p trình nh t đ nh (Visual Basic Macro) Các Macro đ n gi n có th đ c thi t l p khá d dàng nh công c đ c Excel cung c p, và không

c n đ n ki n th c v l p trình V i các Macro lo i này, có m t cách đ n gi n nh t đ t o m t Macro m i là yêu c u Excel ghi l i nh ng hành đ ng mà ng i dùng th c hi n và l u tr nó d i

d ng m t Macro Nh ng hành đ ng mà ng i dùng c n ghi l i có th là 1 ho c nhi u l nh ho c là

b c đ th c hi n công vi c này nh sau:

- Ch n menu Tools > Macro > Record New Macro đ hi n th h p tho i t o Macro nh sau:

- Trên vùng “Macro name”, đ t tên cho Macro mong mu n t o ra

- Trong vùng “Description”, Excel cung c p m t mô t ng m đ nh cho m i Macro N u

mu n thay đ i, ta có th thay đ i mô t cho Macro c a mình

- b t đ u ghi, click chu t vào nút l nh OK và b t đ u th c hi n các l nh mong mu n (Ví d th c hi n thay đ i đ nh d ng d li u, ghi file, m file m i v.v.) Excel s t đ ng ghi l i các l nh đó cho đ n khi k t thúc ghi b ng cách ch n menu Tools > Macro > Stop Recording ho c click chu t vào “Stop Recording” trên thanh công c “Stop Recording”

b ng cách gán cho m i Macro m t “phím nóng” (shortcut key) hay t o m t nút l nh đ m i khi

c n th c thi Macro, ng i dùng ch vi c b m vào nút l nh đó

1.2.3.1 Th c thi Macro v i phím nóng

Các b c đ gán 1 phím nóng cho m t Macro đ c th c hi n nh sau:

- Ch n menu Tools > Macro > Macros

- Trên h p tho i Macro, l a ch n Macro mong mu n gán phím nóng và click chu t vào nút l nh “Options” Khi đó c a s tùy ch n c a Macro s xu t hi n

- L a ch n phím mu n s d ng đ g i nhanh Macro c a mình Gi s ta ch n phím “m” Khi đó trong b ng tính Excel đang s d ng, m i khi ta c n g i Macro thì thay vì ch n t Menu, ta ch c n b m t h p phím “Ctrl + m”

- Click OK đ xác nh n s thay đ i và đóng c a s tùy ch n c a Macro

1.2.3.2 Th c thi Macro v i nút l nh

th c thi m t Macro b ng cách b m m t nút l nh, tr c h t chúng ta c n ph i t o ra m t nút l nh và g n cho nó v i Macro Các b c đ th c hi n công vi c này nh sau:

- T menu chính c a Excel, ch n menu View > Toolbars > Forms đ hi n th thanh công c Forms

- Click chu t vào bi u t ng c a nút l nh “Button” sau đó click ti p chu t vào n i mu n

đ t nút l nh trên trang Excel

- Khi nh chu t ra, h p tho i “Assign Macro” s xu t hi n cho phép g n nút l nh v a t o

v i m t Macro đ c t o ra t tr c

- Click chu t đ ch n Macro mu n g i (ví d Macro1) khi nút l nh đ c b m r i ch n

“OK” đ k t thúc

L u ý: Ta c ng có th t o m i 1 Macro và g n cho nút l nh thay vì ch n m t Macro có s n

b ng cách ch n nút “Record” đ Excel ghi t o m t Macro m i Vi c th c hi n t o m i m t Macro

đã trình bày trên

Nh v y, m i khi c n g i Macro, ta ch vi c click chu t vào nút l nh v a t o ra và Macro s

đ c g i th c thi

giúp ng i dùng t o ra m t nút l nh thân thi n, Excel cho phép ng i dùng thay đ i tên

c a nút l nh i u này đ c bi t h u ích vì m i khi nhìn vào tên c a nút l nh chúng ta có th bi t

n i dung mà nó s th c hi n Các b c ti n hành thay đ i tên c a nút l nh nh sau:

- Click chu t ph i lên nút l nh mu n đ i tên, ch n “Text Edit” t menu đ y xu ng

- Thay đ i tên nút l nh thành tên mong mu n

- Click chu t ra kh i ph m vi c a nút l nh đ thoát kh i ch đ thay đ i tên cho nút l nh Ngoài ra, Excel còn cho phép chúng ta thi t l p đ nh d ng cho nút l nh thi t l p đ nh

d ng cho nút l nh, ti n hành các b c sau:

- Click chu t ph i lên nút l nh mu n thi t l p đ nh d ng, ch n menu “Format Control” t menu đ y xu ng đ m h p tho i “Format Control”:

- L a ch n tab t ng ng v i mong mu n thi t l p đ nh d ng và thi t l p các giá tr mong

mu n r i b m OK đ ghi l i các thay đ i (ví d có th thi t l p phông ch , kích th c, màu, v.v cho nút l nh)

1.3 CÁC CH C N NG B O M T VÀ KI M SOÁT

1.3.1 S d ng chú thích cho d li u trong Excel

Ch c n ng t o chú thích (comments) c a Excel cho phép ng i dùng đ a vào các chú thích cho d li u trong b ng tính Các chú thích đ c s d ng khi ng i dùng mu n đ a vào nh ng gi i thích thêm cho 1 ô d li u mà không mu n đ a tr c ti p vào b ng tính d i d ng d li u Vi c s

d ng chú thích c ng làm cho b ng d li u “g n gh ” h n, vì thông th ng các chú thích này s

đ c n đi và ch khi ng i dùng ch n thì các chú thích m i hi n ra

Các chú thích này r t h u ích trong tr ng h p b ng tính có nhi u ng i s d ng Khi đó,

ng i t o d li u có th thêm các chú thích đ gi i thích thêm cho nh ng ng i đ c khác Chú thích c ng r t c n thi t khi ng i dùng mu n t mình l u l i các gi i thích cho các d li u c a mình tránh tr ng h p b quên khi làm vi c v i quá nhi u d li u

1.3.1.1 T o các chú thích

t o chú thích cho 1 ô d li u, th c hi n các b c sau:

- Ch n ô c n thêm chú thích sau đó click chu t ph i đ hi n ra menu đ y xu ng Ch n Insert Comment t menu đ y xu ng (ho c ch n menu Insert > Comments)

- C a s thêm chú thích hi n ra, cho phép ng i dùng đ a vào chú thích b ng cách gõ tr c

xem chú thích, di chu t vào vùng tam giác màu đ góc trên ph i c a ô D ng chu t

đó vài giây, chú thích s hi n ra

Ch c n ng th m đ nh d li u nh p r t h u ích trong tr ng h p ng i dùng ph i làm vi c

v i s l ng nhi u d li u, khó có th ki m tra d li u m t cách th công b ng m t th ng, ho c

v i d li u quan tr ng, c n có đ chính xác cao, mà s nh m l n có th gây ra nh ng h u qu đáng ti c, ví d nh b ng d li u bán hàng, b ng l ng, b ng ch m công v.v

1.3.2.1 Thi t l p các phép th m đ nh d li u cho 1 ô

thi t l p quy t c th m đ nh d li u cho 1 ô, click ch n ô đó, sau đó ch n menu Data > Validation C a s Data Validation hi n ra cho phép ng i dùng đ a vào các quy t c th m đ nh

d li u

Trong c a s này, trên tab Settings, h p ch n th xu ng Allow cho phép ta thi t l p lo i quy t c th m đ nh Có các lo i quy t c sau:

- Any value: Là giá tr m c đ nh c a ô, cho phép đ a vào giá tr b t k

- Whole number và Decimal: Ch cho phép nh p các giá tr s Khi ch n l a ch n này, Excel hi n thêm các ràng bu c cho giá tr s nh sau:

H p l a ch n th xu ng Data cho phép ta l a ch n ràng bu c cho d li u Ví d ta có th l a

ch n các toán t between (n m gi a 2 giá tr max và min), not between (không n m gi a), equal to (b ng), not equal to (không b ng), greater than (l n h n), less than (nh h n), greater than or equal

to (l n h n ho c b ng), less than or equal to (nh h n ho c b ng) đ a vào các ràng bu c mong

mu n, ch n toán t t ng ng và đ a tham s t ng ng vào các ô trên c a s này

- List: D li u nh p ph i n m trong m t danh sách các d li u cho tr c nào đó Khi ch n l a

ch n này, Excel hi n thêm ra ô v n b n cho phép ng i dùng đ a vào danh sách d li u

- Date: D li u nh p ph i là ki u ngày Khi ch n l a ch n này, Excel hi n thêm các ràng

1.3.2.2 Thi t l p thông báo gi i h n d li u nh p

Thông báo gi i h n nh p d li u là thông báo s đ c hi n th khi ng i dùng click ch n vào ô có thi t l p gi i h n nh p M c đích c a vi c thi t l p thông báo này là giúp cho ng i dùng

có th bi t đ c các quy t c th m đ nh d li u đã đ c thi t l p cho Excel, giúp cho ng i dùng

có th nh p d li u chính xác ngay t đ u

thi t l p thông báo này, ch n tab Input Message trên c a s Data Validation Trong ô Title đ a vào tiêu đ c a thông báo và trong ô Input Message đ a vào n i dung thông báo

Sau khi thi t l p xong, click OK Nh v y, khi ng i dùng click ch n ô, thông báo nh sau

s đ c hi n th :

1.3.2.3 T đ nh ngh a thông báo l i khi nh p sai d li u

Thông th ng, khi ng i dùng nh p d li u sai so v i các quy t c đã đ c thi t l p, Excel

s hi n th thông báo l i m c đ nh Tuy nhiên, ng i dùng có th t đ nh ngh a thông báo l i

nh m hi n th rõ h n thông tin v l i cho ng i nh p d li u, ho c thay các thông báo l i b ng

ti ng Vi t thay vì ti ng Anh nh m c đ nh

làm vi c này, trên c a s Data Validation, ch n tab Error Alert Trong ô Title đ a vào tiêu

đ c a thông báo và trong ô Error Message đ a vào n i dung thông báo l i Ngoài ra, Excel còn cho phép thi t l p ph ng án x lý tình hu ng khi x y ra l i trong h p ch n Style Có 3 cách x lý, đó là Stop (d ng), Warning (c nh báo), và Information (thông tin) Ch n cách x lý thích h p

Sau khi thi t l p xong, click OK Nh v y, khi ng i dùng nh p sai d li u, thông báo l i

có n i dung nh sau s đ c hi n th :

1.3.3 B o m t trong Excel

Ch c n ng b o m t trong Excel cho phép b o v các d li u trong b ng tính, ch ng các truy

nh p trái phép, đ ng th i cho phép ng i dùng truy c p d li u theo các m c b o m t khác nhau

Ngoài ra các ch c n ng b o m t đa d ng c a Excel còn cho phép b o v các ph n khác nhau c a

đ c b ng tính M t kh u s a b ng tính là m t kh u s đ c yêu c u khi ng i dùng s a d li u trong b ng tính và ghi l i b ng tính Khác v i m t kh u m b ng tính, n u không có m t kh u này,

ng i dùng v n có th m b ng tính, xem d li u, tuy nhiên không đ c ch nh s a và ghi l i d

li u (ng i dùng có th ch nh s a và ghi l i v i 1 tên khác)

Các b c thi t l p m t kh u cho file Excel:

- Ch n menu File > Save As C a s Save As hi n ra cho phép ghi l i file v i 1 tên khác

- Trên c a s này, click vào bi u t ng Tools góc trên bên ph i Trong menu th xu ng,

ch n General Options C a s thi t l p m t kh u hi n ra

- Trong ô Password to open, đ a vào m t kh u đ c b ng tính Ô Password to modify là ô

thi t l p ch c n ng này, ch n menu Tools > Protection > Protect Workbook C a s b o

v b ng tính hi n ra

b o v c u trúc ho c c a s , click ch n l a ch n Structure ho c Windows t ng ng

a vào m t kh u ô Password, sau đó b m OK Excel s yêu c u gõ xác nh n m t kh u

b ch c n ng b o v b ng tính, ch n menu Tools > Protection > Unprotect Workbook Excel s yêu c u cung c p m t kh u đã thi t l p tr c đó N u m t kh u đ c cung c p là đúng, Excel s m khóa b o m t b ng tính

1.3.3.3 B o v các sheet

Ch c n ng b o v sheet cho phép thi t l p các b o v cho t ng sheet trong b ng tính cùng

v i n i dung c a t t c các ô trong sheet này thi t l p ch c n ng này, ch n menu Tools > Protection > Protect Sheet C a s b o v sheet hi n ra

Trên c a s này, Excel cho phép ng i dùng đ a vào m t kh u đ m khóa b o v sheet

Ti p theo, ng i dùng có th ch n các n i dung c n b o v danh sách l a ch n bên d i M c

đ nh Excel ch cho phép ch n (bôi đen) ô d li u, ngoài ra các ch c n ng khác nh đ nh d ng ô d

li u, đ nh d ng hàng, c t, thêm c t, hàng v.v đ u b c m cho phép các ch c n ng này, click

ch n các l a ch n t ng ng

1.3.3.4 B o v các ô d li u

Ch c n ng b o v ô d li u cho phép khóa các ô d li u ho c n đi, không cho phép hi n

th trên b ng tính th c hi n b o v ô d li u, click chu t ph i vào ô d li u t ng ng và ch n Format cells … Ti p theo, trên c a s hi n ra ch n Protection

L a ch n Locked cho phép khóa n i dung c a ô d li u, trong khi l a ch n Hidden s cho

n n i dung c a ô Chú ý r ng các l a ch n này ch có tác d ng khi ta th c hi n vi c b o v Sheet (nh đã trình bày trên) Do v y, ta th y các ô d li u c a Excel đ u có l a ch n m c đ nh là Locked, tuy nhiên n i dung c a ô v n có th thay đ i vì các sheet ch a đ c b o v

n m t hàng, m t c t, ho c 1 sheet trong b ng tính

n 1 hàng, 1 c t, ho c 1 sheet trong b ng tính, l a ch n hàng, c t, ho c sheet t ng ng

r i ch n menu Format > Row (Column, ho c Sheet) r i ch n Hide cho hi n ra các hàng, c t,

ho c sheet đã n tr c đó, ch n Unhide t menu t ng ng

CH NG 2: S D NG CÁC HÀM NÂNG CAO

2.1 CÁC HÀM LOGIC VÀ TH NG KÊ THÔNG D NG

2.1.1 S d ng hàm IF

Trong th c t , khi tính toán s li u c ng nh x lý các bài toán trong công vi c, ng i dùng

c n gi i quy t m t v n đ có d ng: “N u d li u đ u vào nh th này, thì tôi mu n đ u ra nh th kia Ng c l i, tôi mu n có m t đ u ra khác.”

V i nh ng bài toán có d ng nh trên, Excel cung c p m t hàm r t h u ích giúp ng i dùng

x lý m t cách chính xác và hi u qu ó là hàm IF mà chúng ta s xem xét ngay sau đây

ti n cho b n đ c n m đ c cách s d ng hàm, chúng ta xem xét m t ví d nh sau:

Ví d : Ta có m t b ng d li u cu c g i (đi n tho i) c a khách hàng Công vi c c n th c

hi n là tính c c cho các cu c g i d a vào đ dài (tính theo giây) và đ n giá c c c a cu c g i (tính theo h ng g i) Yêu c u nghi p v c a bài toán là: nh ng cu c g i đ c coi là bình th ng

n u nó dài h n 6 giây, khi đó c c s là đ dài cu c g i nhân v i giá Ng c l i, n u cu c g i nh

h n 6 giây thì đ c coi là cu c g i “l i” và khách hàng ch b tính c c b ng ½ c c bình th ng Khi đó ta có m t b ng tính nh sau:

V i bài toán nh trên, có th s d ng hàm IF c a Excel đ tính toán giá tr c a c t “Thành

ti n” Cú pháp c a hàm IF nh sau:

IF(<Bi u th c logic>, <Giá tr tr v n u đúng>, <Giá tr tr v n u sai>)

L u ý: Khi áp d ng vào Excel, không s d ng các d u >, < đây chúng tôi đ a vào đ

b n đ c có th d dàng nh n ra s cách bi t gi a các tham s c a hàm

Trong đó, ý ngh a c a các bi u th c (tham s ) trong hàm IF nh sau:

- Bi u th c logic: Th ng là các phép toán so sánh và k t qu c a nó cho ta 1 trong 2 kh

n ng: đúng ho c sai Bi u th c này th ng s d ng các toán t so sánh nh =, > , <, >= (l n h n ho c b ng), <= (nh h n ho c b ng)

- Giá tr tr v n u đúng: Là giá tr mà ng i l p bi u th c mu n hàm IF tính toán và tr v

n u bi u th c logic trên là đúng

- Giá tr tr v n u sai: Là giá tr mà hàm IF s tr v n u bi u th c logic trên cho k t qu sai

Quay tr l i v i bài toán trên Ti n hành áp d ng hàm IF theo cú pháp trên cho t ng ô trong c t

“Thành ti n”, ta s có cách tính nh sau:

IF Th i gian liên l c >= 6, Thành ti n = Th i gian liên l c * Giá c c , Thành ti n = Th i gian liên l c * Giá c c/2

i u này đ c hi u nh sau: N u th i gian liên l c l n h n hay b ng 6s thì “Thành ti n”

đ c tính b ng th i gian liên l c nhân v i giá c c Ng c l i, ngh a là th i gian liên l c nh h n 6s, thì “Thành ti n” đ c tính b ng th i gian liên l c nhân v i c c và chia đôi

T đó, ta có công th c cho các ô c t “Thành ti n” s d ng hàm IF nh sau:

Sau khi vi t hàm IF cho ô đ u tiên c a c t thành ti n ( đây là ô F:2), áp d ng công th c

t ng t cho toàn b các ô khác t F:3 đ n F:6 b ng cách sau:

- Ch n ô F:2 (click chu t vào ô này) và di chuy n chu t đ n góc d i bên ph i c a ô F:2 cho đ n khi con tr chu t chuy n thành d u hình ch th p thì nh p đúp chu t Khi đó toàn

b các ô trong c t “Thành ti n” s đ c áp d ng công th c gi ng nh ô đ u tiên:

Nh v y, Excel đã giúp chúng ta tính toán m t cách chính xác theo đúng yêu c u nghi p v

c a bài toán đ c đ t ra Nhìn vào b ng trên, ta có th th y, cu c g i đ n Vinaphone (cu c g i

th 2), m c dù giá c c cho m i giây là 50 và th i gian là 4s nh ng thành ti n ch có 100 vì

cu c g i này ch b tính m t n a so v i giá bình th ng

2.1.2 Hàm IF l ng nhau

Nh đã nói trên, hàm IF là m t công c r t h u ích khi ph i x lý các bài toán mà d li u

đ u vào đ c “r nhánh” làm 2 nhánh (ngh a là d li u ch có th m t trong hai tr ng thái, c

th ví d trên là l n h n 6s hay nh h n 6s) Tuy nhiên, trong th c t nhi u khi chúng ta l i g p

ph i các bài toán mà d li u đ u vào có th đ c “r nhánh” làm nhi u nhánh khác nhau M t ví

d đ n gi n và ph thông nh t là bài toán v x p h ng h c sinh Gi s có các m c x p h ng h c sinh d a vào đi m trung bình chung các môn h c nh sau:

- N u đi m trung bình nh h n 4 thì h c sinh b x p h ng Y u

- N u đi m trung trình t 4.0 đ n 5.0 thì x p h ng Kém

- N u đi m trung bình t 5.0 đ n nh h n 6.5 thì x p h ng Trung bình

đ n giá c c theo s b g i Khi đó có th áp d ng vi c s d ng hàm IF l ng nhau nh sau:

“N u th i gian liên l c nh h n 6s, c c s là Th i gian liên l c*Giá c c/2 Ng c l i, n u

th i gian liên l c nh h n 1800s (và t t nhiên l n h n ho c b ng 6s) thì c c s là Th i gian liên

l c * giá c c Cu i cùng, n u th i gian liên l c l n h n 1800s thì c c s là Th i gian liên l c * giá c c * 95% (Gi m giá 5%).”

Nh v y công th c đ tính c c s nh sau:

IF(Th i gian liên l c <6, Thành ti n = Th i gian liên l c * C c/2, IF(Th i gian liên l c

<1800,Thành ti n = Th i gian liên l c* Giá c c,Thành ti n = Th i gian liên l c* Giá c c * 95%) )

Áp d ng vào b ng d li u nh sau:

Công th c cho ô đ u tiên c a c t thành ti n s là:

đây, chúng ta đ ý đ n cú pháp c a câu l nh IF Thay vì đ a vào m t công th c tính c

th khi giá tr ki m tra là sai (đ i s th 3 c a hàm IF), chúng ta đ a thêm vào m t hàm IF n a Hàm này s ki m tra giá tr c a ô th i gian liên l c đ quy t đ nh s áp dung cách tính nào (tính bình th ng cho cu c l n h n 6s và nh h n 1800s hay tính theo cách khuy n m i cho cu c dài

h n 1800s)

Excel cho phép chúng ta có th đ a vào s l ng tùy ý các l nh IF l ng nhau Nh là m t bài t p, các b n hãy l p m t b ng x p h ng h c sinh theo qui c v x p h ng d a trên đi m trung bình nh đã trình bày trên

2.1.3 Hàm COUNTIF

Trong th c t công vi c, ng i dùng r t hay g p ph i nh ng bài toán c n s th ng kê đ n

gi n ki u nh : Có bao nhiêu b d li u trong b ng tính phù h p v i m t yêu c u đ t ra? gi i bài toán này, Excel cung c p cho ng i dùng m t hàm g i là hàm COUNTIF Hàm này có cú pháp nh sau:

COUNTIF(<Vùng tìm ki m>,< i u ki n>)

Ý ngh a c a hàm COUNTIF có th đ c di n t nh sau: Hãy đ m s l ng các ô trong

“Vùng tìm ki m” mà có giá tr gi ng v i “ i u ki n” đ c đ a ra

đây, “Vùng tìm ki m” có th là m t dòng, m t c t, m t vùng d li u g m nhi u dòng, nhi u c t hay m t vùng d li u đ c đ t tên

“ i u ki n” có th là giá tr s , ch hay b t k m t ki u giá tr nào mà Excel hi u đ c

Ví d : Gi s có m t b ng đi m c a m t l p nh hình d i đây

- Yêu c u 1: Tìm s l ng ng i đ t đi m 10 môn Toán, Lý và Hóa h c

- Yêu c u 2: Tìm t ng s đi m 9 trong c 3 môn h c mà các h c sinh đ t đ c

gi i đ c bài toán này, chúng ta thêm vào các dòng d li u nh sau:

- Dòng s đi m 10 môn Toán

- Dòng s đi m 10 môn V t lý

- Dòng s đi m 10 môn Hóa h c

- Dòng s đi m 9 c a c 3 môn h c

Khi đó ta s có b ng d li u m i nh sau:

Nh đã trình bày trên, ta có th s d ng hàm COUNTIF đ tính toán các giá tr nh sau:

- V i s đi m 10 môn Toán, hàm s th c hi n tìm ki m trên c t “Toán” (t c là các ô t C2

đ n C9) i u ki n so sánh là đi m 10 t c là giá tr 10 Khi đó hàm COUNTIF đ tính s

đi m 10 môn toán s nh sau: COUNTIF(C2:C9,10) a hàm này vào ô C11 c a b ng tính đ tính s đi m 10 cho môn Toán

- T ng t nh v y, v i môn V t lý và Hóa h c, chúng ta ch vi c thay giá tr vùng tìm

ki m vào (T D2 đ n D9 và t E2 đ n E9) Giá tr đi u ki n v n gi nh c là 10 (đi m)

- V i phép tính t ng s đi m 9, vùng tìm ki m s là c 3 c t Toán, V t lý và Hóa h c Do

Trong đó Number_1, Number_2, …Number_n là các giá tr s mà chúng ta mu n tìm giá tr

l n nh t trong n s Khi s d ng trong Excel, các giá tr s này có th đ c thay b i m t vùng các ô

Ví d :

Ta có m t b ng tính ch a đi m các môn h c và đi m trung bình c a các h c sinh nh sau:

Yêu c u c a bài toán là tìm ra đi m Trung bình cao nh t Th c t , ta c ng có th dùng

ph ng pháp th công đ làm vi c này Tuy nhiên, n u danh sách có s l ng h c sinh l n thì cách th công là không phù h p Khi đó, chúng ta có th s d ng hàm MAX u tiên, ta thêm vào 1 ô ghi l i đi m cao nh t trong s các đi m trung bình trên nh sau:

đây chúng ta th y, vùng c n tìm ki m giá tr đi m trung bình l n nh t là c t F (Trung bình), t hàng th 2 đ n hàng th 8 Do đó vùng tìm ki m s là: F2:F8

Ngoài ra, m t cách t ng t , chúng ta c ng có th s d ng hàm MAX đ tìm đi m cao nhât

c a t ng h c sinh theo hàng Ví d , h c sinh Nguy n V n ông mu n tìm xem đi m cao nh t c a mình là bao nhiêu, khi đó anh ta có th s d ng hàm MAX đ tính toán

Các đi m c a Nguy n V n ông đ c đ t trên các ô t C4 đ n E4, do đó thay vùng tìm

ki m C4:E4 vào hàm MAX ta đ c:

2.1.5 Hàm MIN

Hàm MIN có ý ngh a và cách s d ng t ng t nh hàm MAX Tuy nhiên giá tr tr v c a hàm MIN là giá tr nh nh t trong vùng tìm ki m Cách s d ng và cú pháp c a hàm MIN hoàn toàn gi ng v i hàm MAX

Tr l i ví d trên, có m t danh sách h c sinh và đi m c a 3 môn h c Chúng ta c n tính

đi m trung bình cho t ng h c sinh Công th c tính s là: Trung bình = (Toán + Lý + Hóa)/3 Nh

v y, thay vì dùng công th c c ng r i chia, chúng ta có th s d ng hàm AVARAGE nh sau:

Sau khi đã tính đ c đi m trung bình c a t ng h c sinh theo hàng, chúng ta có th áp d ng hàm AVARAGE theo c t đ tính đi m trung bình c a t ng môn h c và trung bình c a các đi m trung bình C th ta có th tính đi m trung bình c a môn Toán nh sau:

2.2 CÁC HÀM TÌM KI M VÀ THAM CHI U D LI U THÔNG D NG

2.2.1 Hàm VLOOKUP

VLOOKUP là m t hàm tìm ki m và tham chi u d li u r t quan tr ng trong Excel và đ c s

d ng trong tính toán nhi u tr ng h p cho b n đ c có th d dàng n m b t đ c ý ngh a và tình hu ng s d ng c a hàm này, chúng ta xem xét ví d sau tr c khi xem gi i thích chi ti t v hàm

Ví d :

Gi s cu i h c k , chúng ta có m t danh sách đi m t ng k t c a toàn b h c sinh c a l p

h c và công vi c c a chúng ta là c n tính xem nh ng h c sinh đ c h c b ng s nh n đ c m c

h c b ng nh th nào

Trong b ng d li u này, v i m i h c sinh, ta có th tính ra đ c xem h c sinh đó đ c x p

lo i gì, d a vào đi m trung bình c a h c sinh đó T x p lo i c a h c sinh, d a vào b ng quy đ nh

m c h c b ng (c ng đ c trình bày trong b ng tính), ta có th tính ra đ c h c sinh đó đ c h c

b ng bao nhiêu ho c có đ c h c b ng hay không

Các đ n gi n nh t đ tính ra m c h c b ng cho t ng h c sinh là xem x p lo i, sau đó nhìn

xu ng b ng m c h c b ng, và gõ m c h c b ng t ng ng v i x p lo i vào ô h c b ng Tuy nhiên, cách làm này có th g i là cách làm th công, không hi u qu , đ c bi t là đ i v i 1 danh sách dài các h c sinh, đ ng th i d gây ra nh m l n

gi i quy t tình hu ng này, Excel cung c p cho chúng ta 1 hàm tham chi u d li u r t

hi u qu , đó là hàm VLOOKUP Nhi m v c a hàm này là v i m i giá tr c a ô x p lo i, tham chi u xu ng b ng các m c h c b ng đ tìm xem m c h c b ng t ng ng v i x p lo i đó là bao nhiêu Ví d , ô x p lo i là Gi i, hàm VLOOKUP s tham chi u xu ng b ng Các m c h c b ng đ tìm xem v i x p lo i là Gi i, thì m c h c b ng s là bao nhiêu K t qu tr v chính là k t qu c a hàm VLOOKUP

Cú pháp c a hàm VLOOKUP nh sau:

VLOOKUP(<giá tr >,<b ng tìm ki m>,<c t tìm ki m>,<cách tìm ki m>

Trong đó, ý ngh a c a các tham s nh sau:

- <giá tr >: Là giá tr mà chúng ta dùng đ tìm ki m trong <b ng tìm ki m> ây có th là

m t giá tr c th , m t công th c, v.v, nh ng thông th ng nó là m t ô trong b ng tính Giá tr này s đ c so sánh v i c t đ u tiên trong <b ng tìm ki m> Trong ví d trên, <giá

tr > chính là giá tr c a 1 ô trong c t “X p h ng” mà chúng ta dùng đ tìm ki m trong

L u ý: Khi đ nh ngh a b ng tìm ki m, chúng ta c n ch ra t a đ tuy t đ i c a các ô làm

đ c đi u này, chúng ta có th th c hi n nh sau:

+) Gõ tr c ti p vào đ a ch c a ô: ví d nh $B$12 là đ a ch tuy t đ i c a ô B12 +) Dùng chu t l a ch n vùng mà b n đ nh ngh a b ng, ví d trên là vùng B12:C14 Sau đó b m phím F4 Excel s giúp ta đ nh ngh a đ a ch tuy t đ i c a B12:C14 thành

$B$12:$C$14

- <c t>: Là m t s xác đ nh v trí c a c t trong <b ng tìm ki m> mà chúng ta c n l y ra V trí này đ c tính là th t c a c t c n l y so v i th t c a c t so sánh giá tr (th ng là

c t đ u tiên) Hàm VLOOKUP s so sánh <giá tr > v i các giá tr trong c t đ u tiên c a

b ng tìm ki m N u kh p v trí nào, giá tr c a c t th <c t> trong b ng tìm ki m t i v trí đó s đ c l y ra ví d trên, chúng ta th y c t so sánh giá tr trong b ng “Các m c

h c b ng là c t s 1 C t c n l y giá tr là c t m c h c b ng (s 2), do đó <c t> = 2

- <cách tìm>: Excel đ nh ngh a 2 cách tìm ki m Ng m đ nh (n u ng i dùng không đ a vào) thì cách tìm s là 1 Giá tr c a <cách tìm> có th là 0 ho c 1 Trong đó ý ngh a c a

t ng giá tr nh sau:

+) N u cách tìm là 1: Các giá tr trong <b ng tìm ki m> ph i đ c s p x p theo th

t t ng d n c a c t so sánh (th ng là c t đ u tiên) N u giá tr tìm ki m nh h n ph n t

đ u tiên trong <b ng tìm ki m> thì giá tr tr v s là #N/A N u giá tr tìm ki m l n h n

ph n t cu i cùng thì giá tr tr v coi nh là giá tr cu i cùng trong danh sách Ng c l i,

n u giá tr tìm ki m đ c tìm th y m t ph n t trong danh sách thì giá tr tr v s là giá

tr c a ô tìm ki m n m cùng hàng v i ph n t tìm ki m

+) N u cách tìm là 0: Các giá tr trong <b ng tìm ki m> s không c n ph i s p x p Khi đó, n u giá tr tìm ki m không đúng v i b t k giá tr nào trong b ng thì Excel s tr v giá tr l i là #N/A

L u ý: C ng gi ng nh các hàm khác, hàm này không phân bi t ch hoa, ch th ng khi so sánh các giá tr có ki u ch Ví d “Gi i” c ng đ c coi là b ng v i “gi i” và “GI I”

Quay l i ví d trên, đ tính đ c h c b ng cho t ng h c sinh, c t “H c b ng”, chúng ta

ti n hành l p công th c cho t ng ô nh sau:

Xét ô đ u tiên c a c t h c b ng (E2) L p công th c cho ô này nh sau:

=VLOOKUP(D2,$B$12:$C$14,2,0)

Ý ngh a c a công th c nh sau: V i giá tr ô D2, hãy tìm ki m trong b ng tìm ki m đ c

gi i h n b i vùng t ô B12 đ n ô C14 (kí hi u b ng $B$12:$C$14), và so sánh giá tr ô D2 v i các giá tr trong c t th nh t c a b ng tìm ki m, và l y ra giá tr c a c t th 2 (c t m c h c b ng)

c a b ng hàng tìm đ c

Sau khi l p đ c công th c này cho ô E1, chúng ta s nh n đ c giá tr 180,000 B i vì giá

tr ô D2 là “Khá”, Excel s tìm ki m trong c t th nh t c a b ng m c h c b ng, th y hàng th

nh t có giá tr là “Khá”, b ng v i giá tr ô D2 Khi đó, giá tr c a c t th 2 trong hàng th nh t s

đ c l y làm giá tr tr v cho hàm VLOOKUP, và đó là giá tr 180,000 đ

Sao chép công th c này cho các ô còn l i t E3 đ n E8, chúng ta đ c b ng k t qu nh sau:

Trong b ng d li u này, chúng ta th y k t qu h c b ng c a nh ng h c sinh có x p h ng không n m trong các m c h c b ng đ nh ngh a b ng phía d i s là: #N/A

tránh g p ph i nh ng giá tr này, chúng ta có th k t h p v i hàm IF đ làm cho k t qu

“đ p” h n b ng cách tr v giá tr 0 (không đ ng) cho nh ng h c sinh không đ t đ c h c b ng

mà không ph i đ a thêm vào danh sách các m c h c b ng giá tr 0 cho các h c sinh không đ t

h c b ng C th chúng ta s a l i công th c nh sau:

=IF(ISERROR((VLOOKUP(D2,$B$12:$C$14,2,0))),0,(VLOOKUP(D2,$B$12:$C$14,2,0))) đây chúng ta đ ý m t hàm là ISERROR(<bi u th c>) Hàm này s tr v giá tr “đúng”

n u <bi u th c> là “l i” và ng c l i Nh v y, công th c trên có th đ c hi u nh sau:

“N u vi c th c hi n hàm VLOOKUP mà l i (tr v giá tr #N/A) thì tôi thay b ng giá tr 0

Ng c l i, t c là VLOOKUP th c hi n đúng thì tôi l y đúng giá tr VLOOKUP.”

Khi đó, chúng ta có m t b ng d li u m i “đ p” h n b ng ban đ u mà không c n ph i thêm

d li u vào b ng tìm ki m “Các m c h c b ng” nh sau:

Trên đây là m t ví d đ n gi n v hàm VLOOKUP Trong th c t , có r t nhi u bài toán

qu n lý liên quan đ n vi c ph i tham chi u, tìm ki m d u li u trên nhi u b ng khác nhau, ví d

nh các bài toán v tính c c đi n tho i theo t nh, bài toán tính giá ti n c a m t hàng bán ra v.v

Ng i dùng hoàn toàn có th s d ng hàm VLOOKUP đ gi i đ c các bài toán này Các ví d này chúng ta s xem xét ph n bài t p t ng h p

Tr l i ví d tính h c b ng cho h c sinh trên, chúng ta c ng có m t b ng qui đ nh v m c

h c b ng, tuy nhiên chúng ta b trí d li u theo hàng nh sau:

Rõ ràng, chúng ta không th s d ng VLOOKUP đ tìm ki m giá tr m c h c b ng d a vào cách b trí d li u nh th này Do v y, hàm HLOOKUP đ c s d ng đ tính toán nh sau: Tính cho ô đ u tiên c a c t “H c b ng”, ô này đ c l p công th c nh sau:

= HLOOKUP(D2,$B$12:$D$13,2,0)

Khi đó giá tr c a ô E2 s là 120000 vì m c h c b ng dành cho h c sinh “Khá” là 120000 Sao chép công th c trên cho t t c các ô còn l i, chúng ta có b ng k t qu c n tính nh sau:

K t qu c a hàm LEFT là m t chu i ký t đ c l y ra t <bi u th c ký t > và có đ dài là

<s l ng ký t c n l y> tính t bên trái sang Trong tr ng h p <s l ng ký t c n l y> l n

h n đ dài c a <bi u th c ký t > thì toàn b <bi u th c ký t > s đ c l y ra

Ví d :

LEFT("Nguy n V n Nam",10) s cho giá tr tr v là “Nguy n V n”

LEFT(“Nguy n V n Nam”, 20) s cho giá tr tr v là “Nguy n V n Nam”

2.3.2 Hàm RIGHT

Cú pháp:

RIGHT(<bi u th c ký t >, <s l ng ký t c n l y>)

Ng c l i v i hàm LEFT, hàm RIGHT c ng tr v 1 bi u th c ký t là “con” c a <bi u

th c ký t > đ u vào, đ c l y ra <s l ng ký t c n l y> nh ng tính t bên ph i sang C ng

t ng t , n u <s l ng ký t c n l y> l n h n đ dài c a <bi u th c ký t > thì toàn b <bi u

th c ký t > đ c l y ra

Ví d :

RIGHT("Nguy n V n Nam",10) s cho giá tr tr v là “ n V n Nam”

RIGHT(“Nguy n V n Nam”, 20) s cho giá tr tr v là “Nguy n V n Nam”

2.3.3 Hàm MID

Cú pháp:

MID(<bi u th c ký t >,<v trí b t đ u l y>,<s l ng ký t l y>)

Hàm MID s tr v m t bi u th c ký t đ c l y ra t <bi u th c ký t >, tính t v trí <v trí b t đ u l y> và l y ra <s l ng ký t l y>

L u ý: Trong 3 hàm LEFT, RIGHT và MID, t t c các đ i s có giá tr là s nh <s l ng

ký t l y>, <v trí b t đ u> đ u ph i là các s nguyên l n h n 0

Hàm LOWER s th c hi n vi c chuy n đ i <bi u th c ký t > thành m t chu i ký t mà t t

c các ch cái trong <bi u th c ký t > đ u d ng ch th ng

Ví d : LOWER(“Nguy n V n Nam”) = “nguy n v n nam”

LOWER(“NGUY N V N NAM”) = “nguy n v n nam”

2.3.6 Hàm UPPER

Cú pháp:

UPPER(<bi u th c ký t >)

Hàm UPPER có ý ngh a ng c l i v i hàm LOWER Hàm này s tr v m t xâu ký t mà

t t c các ch cái trong <bi u th c ký t > đ u d ng ch hoa

Ví d : UPPER(“nguy n v n nam”) = “NGUY N V N NAM”

L u ý: V i hai hàm UPPER và LOWER, có th có m t s tr ng h p ký t tr v không

ph i là ch hoa th c s do s không đ ng b c a b font ti ng Vi t

SEARCH(<bi u th c ký t c n tìm>,<bi u th c ký t s tìm>,[<v trí b t đ u>])

Hàm SEARCH có m t đ i s tùy ch n là [<v trí b t đ u>] N u ng i dùng không đ a vào tham s này, hàm SEARCH s th c hi n tìm <bi u th c ký t c n tìm> trong <bi u th c ký t s tìm> tính t v trí đ u tiên c a <bi u th c ký t s tìm> (t trái sang) và tr v v trí mà <bi u th c

ký t c n tìm> xu t hi n trong <bi u th c ký t s tìm> n u th y Ng c l i, hàm SEARCH s tr

v giá tr l i (#VALUE)

N u ng i dùng đ a vào <v trí b t đ u>, khi đó Excel s th c hi n tìm ki m t v trí đó

đ n h t xâu và tr v v trí xu t hi n c a <bi u th c ký t c n tìm> trong <bi u th c ký t s tìm>

SEARCH(“bi u th c”, “ ây là m t bi u th c ký t Bi u th c này đ c t o đ th hàm Search”,20) thì giá tr tr v s là 29 vì Excel ti n hành tìm t v trí th 20 c a xâu tr đi Khi đó

nó s g p t “Bi u th c” v trí 29

L u ý: Trong khi tìm ki m, Excel không quan tâm đ n ký t ch th ng hay ch hoa Do

đó “bi u th c” và “Bi u th c” đ c hi u là gi ng nhau

2.3.10 Hàm SUBSTITUTE

Cú pháp:

SUBSTITUE (<bi u th c ký t >,<xâu ký t c n thay th >,<xâu ký t s thay th >)

Hàm SUBSTITUTE có ý ngh a g n gi ng hàm REPLACE Hàm này th c hi n vi c thay

th 1 xâu ký t trong <bi u th c ký t > b ng m t xâu khác C th , <xâu ký t c n thay th > n u

xu t hi n trong <bi u th c ký t > thì s đ c thay th b ng <xâu ký t s thay th > Ng c l i (t c là <xâu c n thay th > không xu t hi n trong <bi u th c ký t >) thì <bi u th c ký t > s v n

2.3.11 Hàm TRIM

Cú pháp:

TRIM(<bi u th c ký t )>

Hàm này tr v m t bi u th c ký t có n i dung “g n” gi ng v i <bi u th c ký t ban đ u>

nh ng đ c chu n hóa theo cách sau:

- Xóa toàn b các ký t tr ng (d u cách) đ u và cu i c a <bi u th c ký t > n u có

- N u trong <bi u th c ký t > có t n t i hai ký t tr ng thì hàm TRIM s xóa b t đi m t và

CONCATENATE(<bi u th c ký t 1>,<bi u th c ký t 2>,…,<bi u th c ký t n>)

Hàm CONCATENATE th c hi n vi c ghép các <bi u th c ký t > l i v i nhau thành 1 bi u

th c ký t duy nh t sau khi đã b đi các d u cách c a bi u th c ký t đ ng tr c

Khi đó: CONCATENATE(“Nguy n ”, “V n”, “Nam”) s tr v xâu là “Nguy nV nNam”

Cú pháp: <bi u th c ký t 1> & <bi u th c ký t 2>

Toán t & ho t đ ng gi ng v i hàm CONCATENATE Tuy nhiên toán t & ch cho phép chúng ta n i hai bi u th c ký t thành m t bi u th c ký t duy nh t sau khi b đi d u cách cu i

bi u th c ký t th nh t N u chúng ta mu n có m t d u cách gi a 2 bi u th c ký t thì chúng ta

ph i đ a d u cách vào trong toán t &

Ví d :

”Nguy n” & “V n” s cho ta bi u th c: “Nguy nV n”

“Nguy n” & “ ” & “V n” = “Nguy n V n”

2.4 CÁC HÀM TÀI CHÍNH (FINANCIAL)

Ngoài các lo i hàm thông d ng trên, Excel còn cung c p m t lo t các hàm đ th c hi n các thao tác liên quan đ n tài chính Nh ng hàm này s d ng các nhân t chung, tùy thu c vào các giá tr s đ c tính toán H u h t các hàm này làm vi c v i các thao tác vay ho c đ u t tài chính hi u đ c cách làm vi c c a các hàm tài chính, tr c h t ta xét các khái ni m sau:

Giá tr hi n t i (Present Value) là giá tr c a kho n vay ho c đ u t th i đi m ban đ u Tham s này còn đ c g i là v n

Giá tr t ng lai (Future Value) là giá tr c a kho n đ u t ho c vay t i th i đi m nào đó trong t ng lai (th ng là th i đi m th ng v đ u t k t thúc ho c kho n vay đ c tr )

Lãi su t (Interest Rate) là giá tr ph n tr m t ng ho c gi m c a kho n vay ho c đ u t

ây là giá tr c đ nh áp d ng trong vòng đ i c a 1 th ng v đ u t ho c cho vay

K h n (Number Of Periods) là s l n thanh toán trong vòng đ i c a 1 th ng v đ u t

ho c cho vay

K h n có th đ c tính theo tháng ho c n m Chú ý r ng tham s này ph i kh p v i tham

s lãi su t (ví d k h n tính theo tháng thì lái su t ph i là theo tháng, k h n tính theo n m thì lãi

su t ph i là theo n m)

Ti n tr (Payment) là s l ng ti n đóng góp cho th ng v đ u t ho c vay ây th ng

là kho n ti n góp t i cùng th i đi m v i lãi su t đ c tính

Lo i tr (Payment Type) n đ nh th i đi m thanh toán t i đ u ho c cu i k Thông th ng,

th i đi m thanh toán là cu i m i tháng

Ngoài các khái ni m trên, m t đi u quan tr ng n a là phân bi t khi nào tham s mang d u

âm và khi nào mang d u d ng

Hàm FV dùng đ tính giá tr t ng lai c a 1 th ng v đ u t , v i 1 lãi su t c đ nh

hi u đ c cách s d ng hàm này, chúng ta xem xét ví d sau:

Gi s ta có 1 kho n ti n g i ti t ki m là 10 tri u, m i n m có lãi su t 8% Chúng ta mu n tính xem đ n cu i n m, s ti n s là bao nhiêu Lúc này phép tính r t đ n gi n:

= 10.000.00 + 10.000.000 x 8% = 10.000.000 x 108 % = 10.800.000 VN

ây chính là giá tr t ng lai c a kho n ti n đ u t g i ti t ki m

Ti p theo, ta mu n bi t sau 2 n m đ c bao nhiêu, ta có th tính nh sau:

= 10.000.000 x 108% x 108% = 11.664.000 VN

C nh v y, ta có th tính giá tr t ng lai sau nhi u n m

Tuy nhiên, trên th c t , bài toán l i không đ n gi n nh v y B i vì:

- Thông th ng, kho n đ u t ti t ki m th ng đ c tính lãi theo tháng M c dù lãi su t theo n m v n nh th , nh ng khi lãi tháng đ c tr s c ng vào kho n v n trong tài kho n và t o nên lãi ch ng

- Ng i g i ti t ki m th ng đóng góp 1 kho n nào đó theo đ nh k vào tài kho n ti t ki m

c a mình, qua đó t ng lãi su t ti t ki m

Tr ng h p này không th tính theo cách đ n gi n trên, khi đó ta có th s d ng hàm FV

c a Excel đ tính giá tr t ng lai c a kho n đ u t

Ti p theo, áp d ng công th c FV cho các tham s :

Trong công th c trên, ta th y lãi su t n m đ c chia cho 12 thành lãi su t tính theo tháng Các tham s Payment và Present Value mang d u âm vì là các kho n ta ph i đóng vào Khi đó, ta

s có giá tr t ng lai c a kho n ti t ki m là 19.508.836 VN

2.4.2 S d ng hàm PV

Có th nói, hàm PV là 1 hàm trái ng c v i FV, dùng đ tính giá tr ban đ u c a kho n đ u

t ho c vay

Cú pháp hàm PV nh sau:

FV(Rate, Periods, Payment, FutureValue,[ PaymentType])

S khác bi t trong tham s gi a hàm FV và PV là tham s Present Value đ c thay b ng tham s Future Value

Gi s c ng bài toán hàm FV, nh ng yêu c u m i là c n tính xem kho n đ u t ban đ u là bao nhiêu đ sau 10 n m, có đ c kho n ti n là 50 tri u Ta có b ng tính:

Áp d ng công th c PV đ tính giá tr ban đ u nh sau:

V n nh trên, tham s lãi su t chia cho 12 đ tính lãi su t tháng, k h n nhân v i 12 đ ra

Ta có th s d ng hàm PMT trong tr ng h p này Chú ý là t ng giá tr ph i tr là 30 triêu,

do đó có th coi là giá tr hi n t i (Present Value), Khi đó, giá tr t ng lai (Future Value) s là 10 tri u, là khi ng i mua tr h t n (vì h đã n p tr c 10 tri u) C ng có th có cách tính khác là giá tr hi n t i là 20 tri u (s ti n còn n ), và giá tr t ng lai là 0 (h t n )

Ta có b ng tính:

Áp d ng công th c PMT:

đây, ta l y t ng giá ti n xe nh giá tr ban đ u, và s ti n đã tr nh giá tr t ng lai Giá

tr ban đ u mang d u âm vì là s ti n ta ph i tr

K t qu ta đ c s ti n ph i tr hàng tháng là 971,212 VN