Tin học căn bản của Microsoft(tt)

Nháy Microsoft Word để bắt đầu Word.Sau khi Word được khởi động, chương trình xuất hiện trong cửa sổ riêng của nó với một văn bản mới, trống.. Vì cửa sổ Wordthường chỉ hiển thị được một

Mục lục

381-2006/CXB/6-748/GD Mã số: PTK65B6 ii

Làm quen với Word 8

Khởi động Word 8

Cửa sổ Word 10

Nhập nội dung văn bản 13

Lưu văn bản 14

Đóng văn bản và thoát khỏi Word 16

Tổng kết bài học 17

Câu hỏi kiểm tra 17

Thực hành 18

Biên tập văn bản 19

Mở tập tin văn bản hiện có 19

Di chuyển trong văn bản 21

Hiển thị các phần văn bản 22

Chèn nội dung vào văn bản 23

Chọn văn bản 23

Xóa và khôi phục nội dung đã xóa 24

Tạo thư mục 27

Lưu văn bản với tên khác 27

Tổng kết bài học 28

Câu hỏi kiểm tra 28

Thực hành 29

Mẫu và sử dụng mẫu 31

Sử dụng mẫu trong Word 31

Tạo mẫu cho riêng bạn 35

Tạo mẫu từ một mẫu 37

Tổng kết bài học 38

Câu hỏi kiểm tra 38

Thực hành 38

Định dạng văn bản 39

Dùng thanh công cụ để định dạng văn bản 39

Áp dụng các định dạng ký tự khác 42

Căn thẳng hàng đoạn văn bản 43

Sao, cắt và dán văn bản 45

Dùng tính năng kéo và thả để di chuyển và sao 46

Sử dụng Office Clipboard 47

Áp dụng kiểu 50

Xem trước văn bản 52

In văn bản 53

Tổng kết bài học 55

Câu hỏi kiểm tra 55

Thực hành 55

Định dạng đoạn văn 57

Định dạng đoạn văn 57

Sử dụng thước để đặt mức thụt lề 61

Thiết đặt điểm dừng 62

Thiết lập và xóa các điểm dừng cụ thể 65

Sử dụng thước đo để thiết lập và xóa các điểm dừng 66

Tạo danh sách liệt kê dạng ký hiệu và số thứ tự 67

Định dạng văn bản theo cột 70

Xác định độ rộng của cột 74

Điều chỉnh khoảng cách giữa các cột 75

Chèn dấu ngắt cột 77

Tổng kết bài học 78

Câu hỏi kiểm tra 79

Thực hành 79

Thiết kế trang 81

Đặt lề trang 82

Sử dụng thước đo để thay đổi lề trang 83

Chèn số trang 84

Chèn đầu trang và chân trang 85

Thay đổi hướng của trang 86

Tổng kết bài học 88

Câu hỏi kiểm tra 88

Thực hành 89

Các công cụ hỗ trợ biên tập 90

Kiểm tra chính tả 90

Sử dụng bảng chọn tắt để sửa lỗi 93

Kiểm tra lỗi ngữ pháp 93

Tìm kiếm trong văn bản 95

Thay thế 97

Chèn ngày và giờ 99

Chèn ký tự đặc biệt 101

Thêm chú thích 102

v

Tổng kết bài học 105

Câu hỏi kiểm tra 105

Thực hành 105

Đồ họa trong văn bản 106

Sau khi hoàn thành bài học này, bạn có thể: 106

Chèn ảnh từ tập tin 106

Chèn ảnh từ Clip Gallery 108

Chỉnh sửa kích thước ảnh 109

Điều chỉnh vị trí ảnh 112

Tổng kết bài học 113

Câu hỏi kiểm tra 113

Thực hành 113

Tạo và làm việc với bảng 114

Tạo bảng 115

Di chuyển và chọn trong bảng 119

Gộp các ô trong bảng 121

Chèn và xóa các cột và hàng 124

Tổng kết bài học 126

Câu hỏi kiểm tra 126

Thực hành 126

Word và web 127

Gửi văn bản dưới dạng đính kèm thư điện tử 127

Xem văn bản trong chế độ Web Page Preview 130

Lưu văn bản Word dưới dạng trang web 131

Tổng kết bài học 133

Câu hỏi kiểm tra 133

vii

Làm quen với Word

Sau khi hoàn thành bài học này, bạn có thể:

 Khởi động Word và quen thuộc với cửa sổ của Word.

 Nhập nội dung văn bản.

 Lưu tài liệu.

 Đóng tài liệu và ra khỏi Word.

Ngày nay hầu hết các thư từ giao dịch cá nhân và văn bản chuyênmôn được tạo bằng máy tính với việc sử dụng chương trình xử lývăn bản Chương trình xử lý văn bản giúp việc tạo ra tài liệu dễ dàng

và chính xác hơn

Microsoft® Word là một chương trình xử lý văn bản như vậy VớiMicrosoft Word, ngoài việc dễ dàng tạo ra mọi loại văn bản, bạncũng có thể thêm đồ họa vào văn bản và dùng các chương trìnhMicrosoft Office khác để đưa dữ liệu vào văn bản Word Wordkhông chỉ là công cụ thuận tiện giúp tiết kiệm thời gian, mà còn chophép kiểm tra chính tả và xem văn bản trước khi in Không còn phải

gõ lại văn bản chỉ vì một hay hai lỗi Word cho phép chỉnh sửanhanh chóng văn bản và cho kết quả một cách chuyên nghiệp

Bài này sẽ giới thiệu cách khởi động và nhận diện các thành phầntrong cửa sổ Word, như thanh bảng chọn và các thanh công cụ

Khởi động Word

Cũng như với các chương trình khác, có nhiều cách bắt đầu Word

Một cách đơn giản là bạn bắt đầu bằng việc nháy nút Start bên trái

thanh công việc

Các bước thực hiện

Trong bài tập này, bạn khởi động Word

1 Nháy Start trên thanh công việc Bảng chọn Start xuất hiện.

2 Trên bảng chọn Start, trỏ vào All Programs Bảng chọn

Programs xuất hiện, hiển thị tất cả các chương trình trên máytính, kể cả Word

3 Nháy Microsoft Word để bắt đầu Word.

Sau khi Word được khởi động, chương trình xuất hiện trong cửa sổ riêng của nó với một văn bản mới, trống Cửa sổ là một miền của

màn hình được dùng để hiển thị chương trình hay văn bản Mọi cửa

sổ đều có các thành phần chung, bao gồm các thanh cuốn và thanhcông cụ Văn bản là một phần công việc độc lập được tạo ra bằngchương trình

Nói cách khác, cửa sổ Word và từng văn bản đều được hiển thị trongcác cửa sổ tách biệt Có thể dùng Word để mở nhiều tài liệu (do đónhiều cửa sổ tài liệu) một lúc Như với mọi chương trình chạy trênMicrosoft Windows, bạn có thể điều chỉnh kích thước của cửa sổWord và cửa sổ văn bản bằng các nút Minimize và RestoreDown/Maximize và đóng cửa sổ Word hay cửa sổ văn bản bằngnút Close

Khi tối thiểu hóa cửa sổ tài liệu bằng nút Minimize , cửa sổ tàiliệu thu lại thành một nút trên thanh công việc Tài liệu này vẫn mở,bạn chỉ không thấy nó

Cửa sổ Word chứa các thành phần đồ họa giúp cho việc sử dụngchương trình, kể cả bảng chọn, thanh công cụ và các nút lệnh Làmquen với các thành phần trong cửa sổ Word sẽ tiết kiệm nhiều thờigian khi làm việc.

Lưu ý

Bạn cũng có thể bắt đầu Word bằng cách nháy đúp vào biểu tượngtắt Word trên màn hình Để tạo biểu tượng tắt, nháy nút Start, trỏvào All Programs, nháy chuột phải vào Microsoft Word, trỏ vàoSend To và nháy Desktop Biểu tượng tắt là một biểu tượng với mũitên cong ở góc trái

Cửa sổ Word

Nhiều thành phần trong cửa sổ Word giống như các thành phầntrong cửa sổ của chương trình Windows khác Hình sau đây minhhọa các yếu tố trong cửa sổ Word

 Thanh tiêu đề: Dòng trên cùng của cửa sổ là thanh tiêu đề.

Nó được đặt ở đỉnh của cửa sổ, hiển thị tên của ứng dụng và têncủa tài liệu hiện thời (Đối với hộp thoại là tên hộp thoại)

 Thanh bảng chọn: Dòng liệt kê tên các bảng chọn sẵn có

trong Word Bảng chọn là danh sách các lệnh hay tùy chọn sẵn

có Thanh bảng chọn được đặt ngay dưới thanh tiêu đề

 Thanh công cụ chuẩn: Thanh công cụ cung cấp việc truy

nhập nhanh chóng vào các chức năng soạn thảo thường dùng.Chẳng hạn, trên thanh công cụ chuẩn, nút cần nháy khi muốn

lưu văn bản có biểu tượng đĩa mềm Thanh công cụ chuẩn

được đặt ngay dưới thanh bảng chọn

 Thanh công cụ định dạng: Đây là thanh công cụ cung cấp

các nút lệnh để truy nhập nhanh chóng vào các chức năng địnhdạng thường dùng Tên của các nút lệnh được hiển thị khi contrỏ chuột được đặt trên chúng

 Điểm chèn: Một vệt thẳng đứng nhấp nháy trong cửa sổ văn

bản chỉ ra nơi ký tự tiếp theo sẽ xuất hiện khi được gõ từ bàn phím.

 Miền chọn: Miền giữa cạnh bên trái của cửa sổ và cạnh bên

trái của văn bản Bạn đưa con trỏ chuột vào miền chọn và nháychuột để chọn toàn bộ dòng văn bản Con trỏ đổi thành mũi têntrỏ sang phải khi nó được đưa vào miền chọn

 Thước: Thước được hiển thị dưới thanh công cụ dùng để

thay đổi mức thụt lề của các đoạn văn, đặt lại lề trang (vùng đểtrống giữa cạnh của giấy và văn bản) và điều chỉnh chiều rộngcủa cột Thước được chia theo đơn vị thường là cm

 Thanh cuốn: Các thanh cuốn được dùng để hiển thị các

vùng khác nhau của văn bản Thanh cuốn đứng được đặt dọctheo cạnh bên phải của cửa sổ và thanh cuốn ngang được đặtdưới cửa sổ, ngay ở trên thanh trạng thái

 Nút di chuyển: Các nút , , , , trên thanh cuốn

đứng được dùng để di chuyển các vùng văn bản theo nhữngcách khác nhau

 Thanh trạng thái: Thanh trạng thái đáy cửa sổ hiển thị

thông tin về văn bản hiện thời và trạng thái thực hiện lệnh củachương trình

 Nút cực tiểu hóa: Nút ở góc trên bên phải cửa sổ thu cửa

sổ thành một nút trên thanh công việc Windows

 Nút Maximize/Restore Down: Nút ở góc trên bên phải

cửa sổ chuyển đổi giữa việc hiển thị cửa sổ theo kích cỡ cực đại

và phục hổi cửa sổ về kích thước trước đó

 Nút Close: Nút cũng ở góc trên bên phải cửa sổ và đóng

cửa sổ hay ứng dụng hiện thời

 ScreenTip: Thông tin mục trợ giúp hiển thị tên nút lệnh khi

để con trỏ chuột nằm trên nút lệnh hay đối tượng trên màn hình

 Ngăn công việc: Word tổ chức các lệnh có liên quan tới một

công việc chung trong các ngăn công việc Đó là cửa sổ nhỏngay bên phải vùng hiển thị văn bản Chẳng hạn, khi bắt đầuWord, ngăn New Document, chứa các lệnh liên quan đến việc

mở và tạo văn bản được hiển thị Bạn có thể cho hiện hay ẩn bất

kỳ ngăn công việc nào khi bạn muốn bằng cách mở bảng chọnView, nháy Task Pane và nháy lệnh hiển thị hay ẩn ngăn côngviệc

Lưu ý

Ngăn công việc được mở mỗi lần bắt đầu Word và tự động đóng lạikhi bạn mở văn bản Nếu không muốn ngăn công việc xuất hiện mỗilần bắt đầu Word, hãy xóa đánh dấu trong ô Show at Startup trongngăn đó

Các bước thực hiện

Trong bài tập này, bạn hiển thị thông tin (ScreenTips) về vài nútlệnh và đối tượng màn hình để làm quen với Word

1 Đặt con trỏ chuột lên trên nút New Blank Document trong vài

giây, nhưng không nháy Một ScreenTip màu vàng nhỏ xuất

hiện, hiển thị các từ New Blank Document.

2 Đặt con trỏ chuột lên trên nút Save trên thanh công cụ chuẩn.

Một ScreenTip màu vàng nhỏ xuất hiện, hiển thị từ Save.

3 Đặt con trỏ chuột lên trên nút Previous Page trên thanh cuốn

đứng ScreenTip xuất hiện

4 Đặt con trỏ chuột lên trên nút Next Page ScreenTip xuất hiện.

5 Trên thanh trạng thái, đặt con trỏ chuột lên trên nút Overtype

Một ScreenTip màu vàng nhỏ được hiện ra, hiển thị từ

Overtype Trong chế độ Overtype, các ký tự hiện có lần lượt bị

xóa và thay bằng các ký tự gõ mới

Nhập nội dung văn bản

Văn bản được tạo ra bằng việc gõ từ bàn phím Khi gõ các ký tự vào

văn bản, bạn không phải nhấn Enter ở cuối mỗi dòng Word tự động xuống dòng sang dòng tiếp khi điểm chèn đạt tới lề phải Bạn nhấn

Enter chỉ khi bạn muốn bắt đầu một đoạn mới hay chèn thêm dòngtrống Ngầm định, Word dùng các lề trang trái và phải cỡ 1,25 inch,

lề đỉnh và đáy cỡ 1 inch theo mặc định, tuy nhiên, các khoảng cách

lề trang có thể đặt lại

Công nghệ thông tin và giao tiếp được coi là công cụ để giúp sự phát triển của con người

Khi gõ văn bản, điểm chèn chuyển sang phải − vị trí của ký tự tiếptheo Nếu bạn muốn, nhấn Backspace để xóa các ký tự ở bên trái củađiểm chèn hay nhấn Delete để xóa ký tự ở bên phải điểm chèn.

Các bước thực hiện

Trong bài tập này, bạn đưa nội dung vào văn bản

1 Gõ Công nghệ thông tin và giao tiếp (ICT) được coi là công

cụ để giúp sự phát triển của con người vào văn bản trống đang

được hiển thị trong cửa sổ (văn bản trống được hiển thị khi bắtđầu Word)

2 Gõ dấu chấm và nhấn Enter Tiếp tục gõ câu sau: Sự phát triển của xã hội tri thức tùy thuộc vào sự hình thành các kiến thức mới và được truyền bá qua giáo dục và đào tạo nhờ công cụ ICT truyền tải Văn bản này được hiển thị trong cửa sổ văn

bản, điểm chèn tự động chuyển sang dòng tiếp khi đạt tới lềphải

Giữ nguyên tập tin này mở cho bài học tiếp theo

Lưu văn bản

Nội dung vừa được đưa vào văn bản được cất giữ tạm thời trong bộnhớ máy tính Muốn lưu giữ văn bản này để sử dụng trong tương lai,cần phải cất giữ vào đĩa cứng dưới dạng tập tin Tập tin là tập hợpcác dữ liệu hay thông tin liên quan được gán tên riêng và được lưugiữ trên đĩa Nếu không, khi kết thúc Word, văn bản sẽ bị xóa Talưu giữ văn bản bằng việc nháy nút Save trên thanh công cụchuẩn Khi lưu văn bản, cần đặt tên duy nhất cho tập tin để có thểtruy xuất về sau

Khi một văn bản được lưu lần đầu, hộp thoại Save As xuất hiện để

cho tên văn bản và chọn thư mục lưu Thư mục là một “ngăn” chứa

để cất giữ các tập tin (văn bản, chương trình, đồ họa, …) Nếu thựchiện bất kỳ thay đổi nào đối với một văn bản đã có tên và cần lưucác thay đổi đó, nháy nút Save sẽ lưu phiên bản mới nhất của vănbản, nhưng hộp thoại Save As không xuất hiện

Lưu ý

Tên tập tin có thể chứa tới 255 ký tự Word dùng các từ đầu tiên củavăn bản, cho tới dấu ngắt đầu tiên hay dấu ngắt dòng, làm tên tập tinkhi bạn lưu tập tin lần đầu tiên Bạn nên xóa tên tập tin được Wordgán mặc định và tự mình gán tên cho tập tin Vì có thể sử dụng tới

255 ký tự để đặt tên, nên cố gắng làm cho tên tập tin diễn đạt nhiềunhất nội dung có thể được Tên tập tin không được chứa bất kỳ ký tựnào trong những ký tự sau đây: * \ / < > ? : ; “

Mặc dù có thể, nhưng tránh sử dụng các chữ cái có dấu của tiếngViệt trong tên tập tin, vì có thể gây xung đột với những ký tự điềukhiển của hệ thống

3 Nháy mũi tên trong ô Save In và nháy biểu tượng ổ đĩa cứng

(cũng có thể chọn ổ đĩa mềm, hay ổ đĩa mạng hoặc các thư mụcsẵn có)

4 Nháy đúp vào thư mục PiL, nháy đúp tiếp vào thư mục Word

Practice Hộp Save in hiển thị Word Practice và nội dung của thư

mục Word Practice

5 Nháy đúp thư mục Lesson01 và nháy Save trên hộp thoại Tập

tin được lưu lên đĩa cứng với tên mới, tên mới được hiển thịtrong thanh tiêu đề

6 Nháy vào cuối của đoạn thứ nhất để đặt điểm chèn ở đó

7 Nhấn Spacebar và gõ câu sau: Sức mạnh của ICT có thể đóng góp hữu hiệu vào việc thực hiện các mục đích phát triển của thiên niên kỷ

8 Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn Word lưu văn bản

này Giữ tập tin này mở cho bài tập tiếp

Lưu ý

Word tự động lưu giữ văn bản để phục hồi trong trường hợp chươngtrình ngừng phản hồi hay mất điện nguồn Ngăn Document Recoveryliệt kê tất cả các văn bản được phục hồi và cho phép mở các văn bảnnày, xem nội dung sửa và so sánh với phiên bản gốc Quãng thời gianWord lưu giữ phục hồi được thiết đặt trong tùy chọn AutoRecover Đểbật tùy chọn AutoRecover và đặt khoảng thời gian này, trên bảng chọnTools, nháy Options Trên trang Save đánh dấu ô Save AutoRecoverinfo, đặt khoảng thời gian và nháy OK

Đóng văn bản và thoát khỏi Word

Có thể đóng cửa sổ văn bản hay ra khỏi Word sau khi tập tin đượclưu trên đĩa cứng Nếu những thay đổi trong văn bản còn chưa đượclưu, Word sẽ nhắc lưu tập tin này trước khi đóng cửa sổ

Khi có một văn bản mở trong Word, có hai nút Close được hiểnthị ở góc trên bên phải cửa sổ Nút Close bên dưới được dùng đểđóng cửa sổ văn bản, còn nút Close trên được dùng để đóng vănbản, đồng thời thoát khỏi Word

Để đóng cửa sổ văn bản, nháy Close trên bảng chọn File, hay nútClose ở góc trên bên phải cửa sổ văn bản Word vẫn chạy sau khiđóng cửa sổ văn bản Chương trình Word chỉ thoát hẳn khi nháyExit trên bảng chọn File, hay nút Close ở góc trên bên phải cửa

sổ chương trình

Các bước thực hiện

Trong bài tập này, bạn đóng văn bản hiện thời, ra khỏi Word và khởiđộng lại Word

1 Nháy Close trên bảng chọn File Văn bản đóng lại, Word vẫn mở

nhưng không có văn bản được mở

2 Nháy Exit trên bảng chọn File Word đóng lại

3 Để khởi động lại Word, nháy vào nút Start trên thanh công việc, trỏ

vào All Programs và nháy Microsoft Word Word khởi động

4 Nháy nút Close trên ngăn New Document

Tổng kết bài học

Trong bài học này, bạn đã học cách bắt đầu và ra khỏi Word, cáchdùng thanh công cụ, cách đưa nội dung vào văn bản và lưu giữ vănbản, đóng và mở văn bản

Câu hỏi kiểm tra

1 Làm thế nào để lưu một bản sao của văn bản hiện thời màkhông thay đổi bản gốc?

2 Nêu hai cách đóng một văn bản

3 Điều gì xảy ra khi nháy nút ở góc trên bên phải của cửa

sổ Word?

4 Làm thế nào để hiển thị các thanh công cụ chuẩn và địnhdạng trên hai dòng khác biệt?

5 Bảng chọn Start được dùng để làm gì?

Thực hành

Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word Mở Word bằng cách dùng

bảng chọn Start Trong văn bản trống, nháy đúp chuột tại một phần

tư chiều trang từ trên xuống và chèn tiêu đề sau (tính năng này được

gọi là Click And Type): Lời nhắc Báo cáo Chi tiêu

Sử dụng Click And Type lần nữa để định vị đoạn căn lề trái dướitiêu đề Gõ thông tin sau:

Gõ nội dung báo cáo chi tiêu, kèm theo hóa đơn gốc, ghi số tiền phụcấp đi đường và ghi riêng ra các chi tiêu phân theo mục về hóa đơnkhách sạn, Lưu văn bản trong thư mục Lesson01 nằm ở thư mục

Word Practice với tên Nhac_bao_cao_chi 01 và sau đó đóng văn bản

này

Bài tập 2: Dùng Office Assistant để tìm thông tin trợ giúp về các

cách hiển thị văn bản khác nhau Tìm hiểu các cách hiển thị

Bài tập 3: Sử dụng tính năng Click And Type của Word để tạo ra

trang bìa cho báo cáo chi tiêu Gõ từ Báo cáo Chi tiêu tại đỉnh trung tâm của trang Gõ từ Báo cáo năm 2006 ở giữa trang Sau đó gõ tên bạn tại trung tâm phần dưới của trang Lưu văn bản với tên Bao cao

Chi tieu nam 2006 trong thư mục Lesson01 nằm trong thư mục Word

Practice

Bài tập 4: Mở văn bản trống mới trong Word và thực hành cách sử

dụng dùng các tùy chọn khác nhau để cá nhân hóa các bảng chọntheo các tính năng đang dùng Đóng văn bản mà không lưu bất kỳthay đổi nào

 Lựa chọn văn bản và chèn nội dung vào văn bản.

 Biên tập văn bản bằng việc xóa và khôi phục văn bản.

 Tạo thư mục và lưu tập tin bằng tên khác.

Bài học này sẽ trình bày cách mở tập tin đã tạo ra Vì cửa sổ Wordthường chỉ hiển thị được một phần văn bản, bạn sẽ biết cách sử dụngthanh cuốn để xem các phần khác nhau của văn bản, dùng con trỏchuột và các phím trên bàn phím để di chuyển điểm chèn trong vănbản

Sau đó bạn sẽ bắt đầu soạn thảo Để soạn thảo, trước hết cần nhậndiện văn bản muốn thay đổi Word cung cấp nhiều cách để có thểchọn văn bản theo từ, dòng, câu, đoạn, hay toàn bộ văn bản Sau khichọn văn bản mong muốn, bạn có thể xóa phần văn bản đó Khi kếtthúc soạn thảo văn bản, bạn sẽ lưu giữ tập tin

Trong bài học này, bạn cũng sẽ học cách tạo ra thư mục để lưu giữtập tin và cách lưu giữ tập tin với tên khác

Mở tập tin văn bản hiện có

Sau khi lưu văn bản Word, ta có thể mở lại để xem nội dung của nóhay thực hiện những thay đổi Bạn cần biết thư mục chứa văn bản

đó và sau đó mở bản thân văn bản

Ngầm định Word lưu tên của bốn văn bản được mở gần đây nhất ởphía dưới bảng chọn File và chỉ cần nháy chuột để mở chúng Muốn

mở một tập tin khác, cần sử dụng hộp thoại Open Word còn liệt kêcác tập tin nói trên ở đầu ngăn New Document khi lần đầu tiên mởWord hay mở một văn bản

Các bước thực hiện

Trong bài tập này, bạn mở một tập tin đang có

1 Nếu cần, khởi động Word

2 Trên ngăn New Document, tại đáy của phần Open a document,

nháy More documents Hộp thoại Open xuất hiện

3 Nháy mũi tên trong ô Look in, nháy biểu tượng đĩa cứng, nháy

đúp thư mục PiL, tiếp đó nháy đúp vào thư mục Word Practice

và cuối cùng nháy đúp thư mục Lesson02 Nội dung của thư mụcLesson02 xuất hiện trong hộp thoại Open

4 Nháy tập tin PiL 02 và nháy Open trên hộp thoại Tập tin PiL 02

xuất hiện trong Word và hộp thoại Open đóng lại

Di chuyển trong văn bản

Để thay đổi nội dung hiện có trong văn bản (soạn thảo), trước hếtcần chuyển điểm chèn về vị trí cần thay đổi Con trỏ chuột và cácphím mũi tên trên bàn phím và các thanh cuốn đều là các công cụgiúp bạn di chuyển điểm chèn trong văn bản

Để di chuyển điểm chèn bằng việc dùng chuột, chỉ cần di chuyểncon trỏ (con trỏ trông như chữ I hoa) tới vị trí muốn điểm chèn xuấthiện và nháy chuột

Bảng sau liệt kê các phím hay tổ hợp phím có thể dùng để di chuyển

nhanh chóng điểm chèn (Tổ hợp phím là các phím được nhấn đồngthời để thực hiện một chức năng)

Nhấn Để di chuyển điểm chèn

Phím mũi tên trái Sang trái một ký tự.

Phím mũi tên phải Sang phải một ký tự.

Phím mũi tên xuống Xuống một dòng.

Phím mũi tên lên Lên một dòng.

Ctrl+Mũi tên trái Sang trái một từ.

Ctrl+Mũi tên phải Sang phải một từ.

Home Về đầu dòng hiện thời.

End Về cuối dòng hiện thời.

Ctrl+Home Về đầu văn bản.

Ctrl+End Về cuối văn bản.

Page Up Lên một màn hình đầy.

Page Down Xuống một màn hình đầy.

Ctrl+Page Up Về đầu trang trước.

Ctrl+Page Down Về đầu trang tiếp.

Hiển thị các phần văn bản

Thông thường cửa sổ chỉ hiển thị được một phần văn bản Nếu vănbản có nhiều trang, ta có thể sử dụng thanh cuốn để xem các phầnkhác của văn bản Thanh cuốn đứng dùng để di chuyển văn bản lên

và xuống Thanh cuốn ngang dùng để di chuyển văn bản sang trái vàphải

Bảng sau liệt kê các công cụ cuốn sẵn có và chức năng của chúng

Nháy mũi tên cuốn lên Lên một dòng.

Nháy mũi tên cuốn xuống Xuống một dòng.

Nháy mũi tên cuốn trái Sang trái một khoảng.Nháy mũi tên cuốn phải Sang phải một khoảng.Nháy trên hộp cuốn ở thanh cuốn đứng Lên một màn hình.

Nháy dưới hộp cuốn ở thanh cuốn đứng Xuống một màn hình.

Nháy bên trái hộp cuốn ở thanh cuốn ngang. Sang trái một màn hình.Nháy bên phải hộp cuốn ở thanh cuốn

ngang.

Sang phải một màn hình Kéo hộp cuốn đứng Liên tục lên hay xuống Kéo hộp cuốn ngang Liên tục sang trái hay phải Nháy nút Previous Page Về đầu trang trước.

Nháy nút Next Page Về đầu trang tiếp.

Chèn nội dung vào văn bản

Một trong những bước đầu tiên để soạn thảo văn bản là học chèn nộidung vào văn bản Word cung cấp hai chế độ chèn thêm văn bản

Chế độ chèn được đặt ngầm định Trong chế độ chèn, khi gõ văn bản mới, văn bản hiện có chuyển sang bên phải Trong chế độ thay thế (Overtype), văn bản hiện có bị xóa và được thay bằng văn bản

gõ vào, kể cả khoảng trống

Nháy đúp nút Overtype trên thanh trạng thái để chuyển đổigiữa chế độ chèn và chế độ thay thế

Các bước thực hiện

Trong bài tập này, bạn chèn nội dung vào văn bản

1 Trên dòng đầu của đoạn thứ ba, nháy ngay trước cụm từ các

hoạt động để đặt điểm chèn ở đó

2 Gõ văn bản cần chèn và nhấn dấu cách Văn bản tiếp được thêm

vào tại điểm chèn, chuyển văn bản hiện có sang bên phải Giữtập tin này mở cho bài tập tiếp

Chọn văn bản

Để thực hiện các thao tác với phần nội dung của văn bản, trước hếtcần phải chọn phần văn bản đó Một cách để chọn văn bản là nhấngiữ nút chuột và kéo thả điểm chèn qua phần văn bản muốn chọn.Khi đã chọn, nếu muốn bỏ chọn, bạn nháy chuột vào bất kỳ đâungoài vùng chọn trong cửa sổ văn bản Văn bản đã chọn được hiển

thị dưới dạng chữ trắng trên nền đen Bất kỳ mọi thay đổi đều ảnhhưởng tới văn bản được chọn.

Nên dùng miền chọn để chọn các khối văn bản nhanh chóng Miềnchọn là miền ở lề trái của văn bản Đưa con trỏ chuột lên miền chọn,con trỏ chuột có dạng I đổi thành mũi tên trỏ sang phải

Để chọn các khối văn bản không liền kề trong văn bản, bạn chọnkhối văn bản đầu tiên, nhấn giữ phím Ctrl và chọn khối văn bản tiếp.Cũng có thể dùng phím Shift và phím mũi tên để chọn các từ, dònghay đoạn kề nhau Bạn đặt điểm chèn vào một đầu vùng cần chọn,giữ phím Shift và nhấn phím mũi tên hay nháy chuột ở cuối vùngmuốn chọn

Bảng sau tóm tắt các phương pháp để chọn các khối văn bản

Để chọn Thực hiện

Một từ Nháy đúp từ đó.

Một dòng Nháy miền chọn bên trái dòng

Một câu Nhấn phím Ctrl và nháy vị trí bất kỳ trong câu.

Một đoạn Nháy đúp bên trái miền chọn của bất kỳ dòng nào trong

đoạn, hay nháy ba lần bất kỳ đâu trong đoạn này.

Toàn bộ văn bản Nhấn phím Ctrl và nháy tại vị trí bất kỳ trong miền lựa chọn,hay nháy chuột ba lần trong miền lựa chọn.

Lưu ý

Bạn cũng có thể chọn văn bản bằng việc dùng bàn phím Đặt điểnchèn trước văn bản muốn chọn và nhấn Shift+mũi tên phải để chọn

một từ bên phải, hay Shift+mũi tên xuống để chọn một dòng Chú ý

rằng nếu nhấn Shift+mũi tên xuống khi điểm chèn ở giữa dòng, vănbản được chọn sẽ bao gồm một phần của dòng tiếp Bạn cũng có thểnháy vào chỗ bắt đầu của văn bản muốn chọn, nhấn giữ phím Shift

và nháy vào cuối của văn bản để chọn một khối văn bản

Xóa và khôi phục nội dung đã xóa

Để xóa một ký tự, đặt điểm chèn vào bên trái của ký tự đó và nhấnDelete, hay vào bên phải của ký tự đó và nhấn Backspace Để xóa

một từ bằng bàn phím, hãy đặt vị điểm chèn vào bên trái của từ đó

và nhấn Ctrl+Delete, hay vào bên phải của từ đó và nhấnCtrl+Backspace

Bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng việc chọn miền văn bản lớn cầnxóa, thay vì xóa từng ký tự một Để xóa một phần văn bản, chọnphần văn bản đó và nhấn phím Delete hay phím Backspace

cố ý), ta có thể khôi phục lại trạng thái trước đó một cách nhanh

chóng và hoàn hảo bằng cách sử dụng hai nút lệnh Undo (Khôi phục) và Redo (Tái khôi phục) trên thanh công cụ chuẩn

Mỗi khi cần khôi phục lại trạng thái trước đó của văn bản, hãy nháy

chuột ở nút Undo Nút Redo dùng để khôi phục lại trạng thái trước khi sử dụng nút Undo Như vậy, giả sử như cần xóa phần bị “bôi

đen”, ta nhấn phím Delete, nếu sau đó thấy đã xóa nhầm, nháy chuột

ở nút Undo, phần bị xóa sẽ trở lại như cũ Muốn xóa trở lại, nháy chuột ở nút Redo.

Một cách tương tự, chúng ta có thể chọn Edit→Undo hay Edit→Redo để được cùng một kết quả Nháy vào các mũi tên bên

phải các nút Undo và Redo, một danh sách các thao tác trước đó

được hiển thị Nội dung được hiển thị tùy thuộc vào các thao tác đãđược thực hiện trước đó Di chuột từ trên xuống để chọn số thao táccần khôi phục lại và nháy chuột sẽ tương đương với việc nháy chuột

ngần ấy lần ở nút Undo hay Redo.

2 Nhấn phím Delete Chữ ô bị xóa và văn bản còn lại được dịch

sang bên trái Sau đó gõ ộ

3 Trong đoạn thứ hai, định vị điểm chèn vào bên phải của chữ d

trong từ dào tạo Nhấn Backspace Chữ d bị xóa đi

4 Trong đoạn thứ hai, định vị điểm chèn ở trước chữ a trong từ sai

chính tả giang Trên thanh trạng thái, nháy đúp nút Overtype

của văn bản chuyển sang phải khi gõ

7 Nháy đúp miền chọn ở bên trái của đoạn đầu tiên Đoạn này

được chọn Nhấn Delete Đoạn này được xóa

8 Trên thanh công cụ chuẩn, nháy nút Undo (ScreenTip Undo Clear được hiển thị) Đoạn bị xóa được phục hồi và cũng

11 Nhấn phím mũi tên xuống Đoạn này được bỏ chọn

12 Nháy vào từ nghiệp trong dòng cuối cùng và nhấn

Ctrl+Backspace Từ nghiệp bị xóa

13 Nhấn Ctrl+mũi tên phải hai lần để chuyển điểm chèn vào từ

trường

14 Nhấn Ctrl+Delete Từ trường bị xóa

15 Nháy nút Undo để khôi phục lại từ trường Giữ tập tin này

mở cho bài tập tiếp

Tạo thư mục

Sau khi tạo văn bản, bạn cần lưu văn bản vào thư mục Thư mục là

một phần trên đĩa cứng máy tính hay ổ đĩa mạng Mạng là hệ thống

các máy tính được kết nối Khi máy tính được nối qua mạng, có thểdùng máy tính để truy nhập vào đĩa cứng của máy tính khác trênmạng Bạn có thể tạo ra các thư mục để cất giữ các tập tin theo dự

án, theo chủ đề,

Hộp thoại Save As của Word cũng cho phép tạo thư mục một cách

dễ dàng Với các tính năng quản lý tập tin của Word, bạn có thể dễdàng tổ chức, tạo ra các thư mục để cất giữ văn bản hoặc lưu giữ tậptin với tên khác Bạn cũng có thể xóa các tập tin và thư mục ngaybên trong hộp thoại Open và Save As Để xóa tập tin và thư mục,chọn tệp muốn xóa và nhấn phím Delete

Các bước thực hiện

Trong bài tập này, bạn tạo thư mục mới

1 Nháy Save As trên bảng chọn File Hộp thoại Save As xuất hiện

và hiển thị nội dung của thư mục Lesson02, là thư mục cuốicùng đã dùng

2 Nháy nút Create New Folder Hộp thoại New Folder xuất hiện

3 Gõ My Exercises vào ô Name và nháy OK Hộp thoại New

Folder đóng lại và hộp thoại Save As xuất hiện trở lại và hiển thịthư mục My Exercises Tên tập tin đang mở được hiển thị trong

ô File

4 Nháy nút Cancel Hộp thoại Save As đóng lại và tập tin không

được lưu giữ

Lưu văn bản với tên khác

Nhiều trường hợp bạn cần lưu văn bản gốc để an toàn hay để sosánh và thực hiện các thay đổi với bản sao

Các bước thực hiện

Trong bài tập này, bạn lưu văn bản hiện thời với tên khác trong thưmục My Exercises

1 Nháy Save As trên bảng chọn File, xuất hiện hộp thoại Save As

và toàn bộ nội dung của thư mục Lesson02

2 Nháy đúp thư mục My Exercises Thư mục My Exercises mở ra

3 Nháy vào sau PiL 02 trong ô File Name

4 Nhấn dấu cách và gõ Da sua

5 Nháy nút Save Hộp thoại Save As đóng lại và văn bản được lưu

với tên PiL 02 Da sua Tên mới của tệp xuất hiện ở thanh tiêu

đề

Lưu ýBạn nên tạo bản sao lưu của các tập tin quan trọng để bảo vệ khỏi bị

mất do hỏng máy tính, vi rút, thay đổi ngẫu nhiên, hay xóa Có thểlưu các bản sao của tập tin lên đĩa mềm hay vào đĩa mạng (đĩa đượcđặt về mặt vật lý trên máy tính khác, nhưng chia sẻ cho người dùng

trên cùng mạng) Cách tốt nhất để bảo vệ các tập tin là sao lưu vào đĩa CD.

Tổng kết bài học

Trong bài học này, bạn đã học cách mở tập tin đã có và di chuyểnđiểm chèn trong văn bản bằng việc dùng các thanh cuốn, các phímmũi tên Bạn cũng biết cách soạn thảo văn bản bằng việc chèn, chọn

và xóa văn bản và cách quản lý các tập tin bằng việc tạo thư mục vàlưu tập tin bằng tên khác

Câu hỏi kiểm tra

1 Làm thế nào để xóa một phần văn bản trong Word?

2 Ba cách có thể sử dụng thanh cuốn để hiển thị các phần vănbản là gì?

3 Gặp lỗi khi soạn thảo văn bản, bạn có thể làm gì để khắcphục?

4 Nhấn phím nào để chọn văn bản ở bên phải của điểm chèn?

5 Cho biết ba cách mở văn bản mới mở gần đây?

6 Lệnh nào trên bảng chọn, nút nào trên thanh công cụ dùng

Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word Mở tập tin Sua loi 02 trong

thư mục Lesson02 có đường dẫn PiL\Word Practice và thực hiện cácthao tác soạn thảo sau đây

Gõ từ provides trước từ sai chính tả comprejensive trong câu

Thay thế tên tại cuối thư bằng tên riêng của bạn

Chọn và xóa câu cuối trong đoạn thứ ba, bắt đầu bằng We believe Thêm ba dòng trống sau Sincerely để có chỗ cho chữ ký.

Đổi ngày tháng thành 01/01/2006

Thực hiện sửa chính tả nếu cần

Bài tập 2: Tạo ra thư mục con có tên My Letters trong thư mục

Lesson02 và rồi cất giữ tập tin đã soạn thảo từ Bài tập 1 trong thư

mục mới là Sua loi 02 Edited.

Bài tập 3: Tiếp tục biên tập văn bản Sua loi 02 Edited.

Chọn và xóa toàn bộ đoạn bắt đầu With a philosophy.

Chọn từ Sincerely và thay thế bằng Regards.

Bạn nhận ra rằng cả hai lần sửa cuối cùng đều bị lỗi Khôi phục lạivăn bản như trước khi chỉnh sửa

Đóng tập tin mà không lưu những thay đổi vừa rồi

Bài tập 4: Nếu có văn bản dài hơn một trang, cách nhanh nhất để

chuyển lên đầu văn bản là gì? Cách nhanh nhất để chuyển xuống

cuối văn bản là gì? Tại sao đây lại là tính năng có ích trong vănbản dài?

Bài tập 5: Khi dùng thanh cuốn di chuyển văn bản thì có di chuyển

điểm chèn không? Thực hành với thanh cuốn nếu không chắc chắn Tạisao đây lại là tính năng có ích?

Mẫu và sử dụng mẫu

Sau khi hoàn thành bài học này, bạn có thể:

 Sử dụng mẫu có sẵn trong Word.

 Tạo mẫu mới.

Sử dụng các mẫu có sẵn của Microsoft® Word sẽ giúp tiết kiệmnhiều thời gian khi soạn thảo văn bản Ví dụ bạn có trách nhiệm quản

lý thư từ trong nội bộ cơ quan Công việc của bạn gồm việc gửi bảnthông báo hàng tuần (nhiệm vụ, nhắc nhở,…) tới các nhân viên, gửifax cập nhật thông tin tới các bộ phận phòng ban khác nhau và viếtcác thông báo mỗi tháng Thay vì phải thiết kế mới các mẫu cho mỗibản ghi nhớ hay các thông báo, bạn chỉ cần điền thông tin mới vào

các mẫu có sẵn Mẫu có sẵn là một văn bản bao gồm các định dạng

về phông chữ, kiểu chữ, cũng như là các định dạng khác được sửdụng để tạo ra các văn bản khác có chung các định dạng cơ bản

Đồng thời bạn cũng có thể sử dụng các văn bản có sẵn để tạo ra cácmẫu theo ý mình Việc tạo các mẫu có định dạng đúng ý người sửdụng thực sự hữu ích nếu bạn đã bỏ nhiều công sức và thời gian đểtạo ra các định dạng vừa ý về phông, kiểu chữ, định dạng về đoạnvăn, hình ảnh để sử dụng lại cho các văn bản sau này Việc tạo mẫulưu từ các văn bản có sẵn giúp tránh phải thực hiện các thao tác địnhdạng lặp lại Bạn có thể lưu lại văn bản dưới dạng một mẫu theo ýmình, chỉnh sửa lại mẫu đó để sử dụng

Bài này trình bày cách sử dụng mẫu có sẵn để tạo một văn bản và cáchtạo một mẫu mới

Sử dụng mẫu trong Word

Mẫu (template) là tập hợp các tham số về trang in, các kiểu và cả nội

dung tạo, định dạng sẵn để soạn văn bản phục vụ một mục đích nào

đó Mẫu là một dạng văn bản được thiết kế để sử dụng (nhiều lần)trong tương lai Chúng được lưu với đuôi dot Mẫu xác định cáctính chất định dạng cơ bản của văn bản, ví dụ như lề hay bố cục (vănbản được thể hiện trên giấy như thế nào) Mẫu đồng thời cũng xácđịnh tính chất của ký tự bao gồm kiểu chữ, cỡ chữ và phông chữ

Một văn bản phải được tạo trên cơ sở một mẫu nào đó Khi mở một

văn bản trống bằng cách nháy nút lệnh New , văn bản này được tạo trên một mẫu có sẵn trong Word với tên Blank Document (văn bản trống) và cơ sở của nó là tệp Normal.dot Mẫu này chỉ chứa các

thông số về thiết kế trang cùng một số kiểu nhất định mà không

chứa bất kỳ nội dung nào Đây là mẫu mặc định trong Word

Khi mở một văn bản mới dựa trên một mẫu nào đó, các kiểu, cáctham số về trang in và các phần nội dung trên đó được sao đầy đủvào văn bản mới Sửa đổi chúng không làm thay đổi mẫu cũng nhưsửa đổi trên mẫu cũng không ảnh hưởng tới văn bản

Word được thiết kế với rất nhiều mẫu định dạng đi kèm và các mẫunày được phân loại theo từng nhóm, cho phép tạo các văn bản vớicác mục đích sử dụng khác nhau như bản fax, bản ghi nhớ, bản tóm

tắt hay thư từ Mẫu bao gồm hai phần: phần văn bản được định dạng trước và vùng nội dung văn bản sẽ được chèn vào sau đó gọi là vùng văn bản giữ chỗ Phần văn bản được định dạng trước bao gồm

tiêu đề và các thông số khác bạn không cần phải thay đổi Ví dụ,

mẫu cho bản ghi nhớ sẽ có tiêu đề là Memorandum được thể hiện

với phông chữ, cỡ chữ, dạng chữ riêng Vùng diện tích thông tin mới

sẽ được điền vào chỉ là tạm thời vì có thể xóa đi và điền thông tinmới vào Vùng này thường có một hướng dẫn ngắn gọn về nhữngthông tin có thể điền vào thay cho phần làm mẫu có sẵn Ví dụ, mộtmẫu bản ghi nhớ có thể gồm một vùng để điền thông tin được ghi là[Tên của bạn]

Các bước thực hiện

Trong bài tập sau, bạn sẽ sử dụng một mẫu có sẵn của Word để tạomột bản fax, điền nội dung và sau đó lưu văn bản mới này

1 Trên bảng chọn File, nháy New Ngăn New Document xuất hiện.

2 Nháy General Templates trong khung Create new from template.

Hộp thoại Templates xuất hiện

3 Nháy chọn trang Letters and Faxes.

4 Nháy đúp lên biểu tượng Contemporary Fax Mẫu Contemporary

Fax xuất hiện

5 Tại góc trên bên trái của văn bản, nhập vào vùng điền thông tin

của mục địa chỉ Vùng điền thông tin được chọn và có thể điềnthông tin vào

6 Gõ Trường THPT Ba Đình và nhấn Enter

7 Gõ 45 Trần Hưng Đạo và nhấn Enter

8 Nháy vào vùng để điền bên cạnh từ To: Vùng điền thông tin

được chọn và sẵn sàng để bạn điền thông tin

9 Gõ Lê Thanh Phong

10 Điền phần thông tin còn lại vào vùng được chọn như sau:

From: Nguyễn Mai Hoa Re: Mời họp Hội đồng thi học sinh giỏi Trang: 2

CC:Hoàng Mai Vân

11 Đánh dấu chọn trong ô Please Reply

12 Nếu cần, cuốn thanh trượt xuống và chọn vùng văn bản từ phía

bên trái từ Notes:

13 Gõ Vui lòng xem bức thư đính kèm để biết trước thông tin tóm tắt về nội dung cuộc họp

14 Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn Hộp thoại Save As

xuất hiện

15 Trong ô File name, gõ BaDinh Fax 03.

16 Nếu cần, nháy mũi tên trong ô Save in, chọn thư mục Lesson03

theo đường dẫn PiL\Word Practice trên ổ cứng

17 Nháy Save Word đã lưu văn bản của bạn.

18 Nháy Close trên bảng chọn File để đóng văn bản Nếu như được

yêu cầu lưu những thay đổi, chọn No

Tạo mẫu cho riêng bạn

Một mẫu được tạo ra từ một văn bản sẽ có tính chất, định dạng, nộidung giống hệt văn bản gốc Bạn tạo ra một mẫu mới bằng cách lưumột văn bản dưới dạng một mẫu, chỉnh sửa các đặc điểm định dạngcủa mẫu và lưu các thay đổi này Lần sau, khi mở mẫu này, mẫu sẽsẵn sàng để soạn thảo

Lưu ý

Nếu lưu mẫu trong thư mục Templates thì mẫu đó sẽ xuất hiện trênthanh General của hộp thoại Templates Để tạo những thanh theo ýmuốn cho các mẫu trên hộp thoại Templates, hãy tạo một thư mục controng thư mục Templates và lưu các mẫu vào trong thư mục này

2 Nháy mũi tên bên cạnh ô Look in, chọn ổ cứng, nháy đúp vào

thư mục PiL, nháy đúp tiếp vào thư mục Word Practice và cuốicùng nháy đúp vào thư mục Lesson03 Nội dung thư mụcLesson03 xuất hiện trong hộp thoại Open

3 Nháy tập tin Giay_moi_03 và nháy Open Hộp thoại Open đóng

lại và tập tin Giay_moi_03 xuất hiện trong cửa sổ Word

4 Chọn Save As trên bảng chọn File, hộp thoại Save As xuất hiện

5 Trong ô File name gõ Giay_moi_Template, nháy mũi tên ở ô

Save As và chọn Document Template Lưu ý: khi lưu mẫu, Word

tự động chọn thư mục Templates để lưu, vì vậy hãy chọn thưmục thích hợp để lưu

6 Nháy nút Save Mẫu đã được tạo

7 Chọn từ Tháng 1 trên dòng thứ 3 của tiêu đề chính và gõ Tháng.

Sau đó chọn ngày 23 tháng Một và gõ Ngày Ngày tháng đã

được thay thế với dạng văn bản cùng loại

8 Chọn tiêu đề Ứng dụng Công nghệ thông tin trong giảng dạy

phổ thông, rồi gõ Tiêu đề

9 Trên thanh công cụ chuẩn, nháy nút Show/Hide ¶ để nhìn thấy

những dấu hiệu định dạng trên văn bản

10 Chọn vùng văn bản sau đây, nhưng nhớ không chọn cả ký tự ¶ ở

cuối câu, GS Lê Minh Hoàng sẽ thuyết trình các vấn đề ứng dụng công nghệ thông tin trong giảng dạy phổ thông, sau đó

nhấn Delete

11 Chọn vùng văn bản dạng danh sách dấu chấm đầu câu, nhưng

không chọn ký tự ¶ ở cuối câu, sau đó nhấn nút Delete

12 Nháy nút Show/Hide ¶ để dấu đi các dấu hiệu định dạng Văn

bản sẽ giống như trong hình dưới đây

13 Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn và đóng văn bản.

14 Nháy lệnh New trên bảng chọn File Ngăn Create a New

Document xuất hiện

15 Nháy General Templates, sau đó nếu cần nháy trang General trên

hộp thoại

16 Nháy đúp biểu tượng mẫu Giay_moi_Template Một văn bản

mới được hình thành trên định dạng của mẫu này

17 Nháy đúp vào từ Tháng và gõ Tháng Hai

18 Nháy đúp vào từ ngày và gõ Ngày 20 Tháng Hai

19 Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn Trong ô File name

gõ Giay_moi Thang_2 Nháy mũi tên trong ô Save in và chọn

thư mục Lesson03 theo đường dẫn PiL\Word Practice trên ổcứng Nháy Save

20 Đóng tập tin Giay_moi Thang_2 Nếu như được hỏi có lưu thay

đổi không, nháy No

Tạo mẫu từ một mẫu

Để tạo một mẫu từ một mẫu sẵn có, trên bảng chọn File, chọn Save

As, gõ tên của mẫu vào trong hộp thoại Save As, nháy hình mũi tênbên cạnh ô Save as type, chọn Document Template, sau đó nháySave Mẫu bạn mới lưu sẽ xuất hiện trên trang General trong hộpthoại Templates

Tổng kết bài học

Trong bài học này, bạn đã học cách sử dụng mẫu có sẵn để tạo mộtvăn bản và cách tạo một mẫu

Câu hỏi kiểm tra

1 Bạn mở một mẫu bằng hộp thoại nào?

2 Nêu sự khác biệt giữa mẫu có sẵn và văn bản?

3 Bạn cần tạo một mẫu cho riêng mình trong trường hợp nào?

4 Nêu tên ba mẫu có sẵn trong Word

5 Khi tạo một văn bản mới từ một mẫu, làm thế nào để đảmbảo lưu văn bản hiện hành chứ không phải lưu mẫu được dùng

để tạo ra văn bản đó?

Thực hành

Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word Dùng Fax Wizard và các

thông tin sau để tạo một bản fax sẽ được in ra với nội dung gồm một

tờ bìa với một ghi nhớ và có thể gửi tới các máy fax khác nhau Địachỉ gửi fax tới Ông Lê Thanh Phong, số fax 303-555-0188 Chọn

dạng Contemporary Fax bao gồm tên và địa chỉ sau: Trường Đại

học Quốc gia, 67 Lê Lợi, 80227, 404-555-0100.

Lưu bản fax dưới tên DHQG trong thư mục Lesson03 trong thư

mục Word Processing Practice

Bài tập 2: Tạo một mẫu từ bản fax kết quả của bài tập trước Mở

văn bản DHQG, xóa thông tin trong dòng To: và dòng Fax: Lưu văn bản dưới dạng mẫu với tên DHQG Template và đóng lại.

Bài tập 3: Bạn quyết định sau khi fax sẽ gửi lại nội dung bản fax

nhưng theo đường bưu điện Tạo một phong bì với Envelop Wizard

Sử dụng các địa chỉ tùy ý làm địa chỉ gửi đến và địa chỉ TrườngTHPT Ba Đình ở bài tập 1 một làm địa chỉ gửi đi In phong bì, sau

đó đóng văn bản mà không lưu các thay đổi

Bài tập 4: Khám phá hộp thoại Templates hay sử dụng công cụ trợ

giúp của Word để khám phá cách tạo một trang web

Định dạng văn bản

Sau khi hoàn thành bài học này, bạn có thể:

 Dùng thanh công cụ định dạng để định dạng văn bản.

 Áp dụng định dạng ký tự cho văn bản và căn hàng đoạn văn bản.

 Cắt và dán văn bản.

 Dùng tính năng kéo và thả để sao chép văn bản.

 Sử dụng Office Clipboard.

 Áp dụng kiểu.

 Xem trước văn bản và in văn bản.

Trong bài này, bạn sẽ học cách áp dụng định dạng để làm cho vănbản đậm, gạch dưới và nghiêng, bạn sẽ học cách đổi kích cỡ, kiểudáng phông chữ và căn thẳng hàng đoạn văn Khi soạn thảo một vănbản, bạn thường cần chuyển hay sao văn bản hoặc các đối tượngkhác từ một vị trí sang vị trí khác Trong bài này, bạn cũng sẽ biếtcác phương pháp khác nhau để cắt và dán văn bản và đối tượng

Dùng thanh công cụ để định dạng văn bản

Mặc dầu trong Word ta có thể thay đổi dáng vẻ của văn bản theonhiều cách khác nhau, sử dụng thanh công cụ định dạng là cáchnhanh nhất và dễ nhất Thanh công cụ định dạng có nhiều nút lệnh

có thể dùng để thay đổi thuộc tính văn bản Thuộc tính là những đặc

trưng như như đậm, nghiêng, chữ thường, gạch dưới, phông chữ(kiểu dáng của ký tự), cỡ phông chữ và thậm chí cả màu văn bản

Trên thanh công cụ định dạng, từ trái sang phải, là ô Style, ô Font và

ô Font Size, như được nêu trong minh họa sau Các ô này cho biếttên của kiểu, tên của phông chữ và cỡ của phông chữ hiện đangdùng (kiểu sẽ được trình bày sau trong mục này)

Khi văn bản có định dạng được chọn, phông chữ và cỡ phông chữcủa văn bản được chọn xuất hiện trong các ô Font và Font Size - nếu

phông chữ và cỡ phông chữ của văn bản được chọn là như nhau.Nếu phông chữ, kiểu dáng phông chữ, hay cỡ phông chữ trong vănbản được chọn khác nhau, các ô Font, Font Size và Font Style sẽ làcác ô trống Nếu văn bản được chọn có kiểu đậm, nghiêng, hay gạchdưới, các nút liên quan trên thanh công cụ định dạng xuất hiện dạnglõm xuống hoặc có biên bao quanh.

Bạn cũng có thể dùng thanh công cụ định dạng để loại bỏ định dạng.Chẳng hạn, nếu muốn loại bỏ định dạng đậm khỏi tiêu đề, chỉ cầnchọn văn bản tiêu đề và nháy nút Bold

Khi định dạng văn bản, bạn có thể mở ngăn Reveal Formatting (từbảng chọn Format) để hiển thị định dạng của văn bản được chọn,như phông chữ và hiệu ứng phông chữ Ngăn Reveal Formatting chophép hiển thị, thay đổi hay xóa định dạng của văn bản được chọn.Cũng có thể dùng ngăn Reveal Formatting để chọn văn bản dựa trênđịnh dạng để so sánh định dạng đã dùng trong văn bản được chọnvới định dạng được dùng ở các phần khác của văn bản

Các bước thực hiện

Trong bài tập này, bạn dùng các nút trên thanh công cụ định dạng đểlàm cho văn bản đậm, nghiêng và gạch dưới và thay đổi phông và cỡchữ của tiêu đề

1 Nháy nút Open trên thanh công cụ chuẩn, hộp thoại Open

xuất hiện

2 Trong ô Look in, chọn thư mục PiL, nháy đúp vào thư mục

Word Practice, tiếp đó nháy đúp thư mục Lesson04 Nội dungcủa thư mục Lesson04 xuất hiện trong hộp thoại Open

3 Chọn tập tin CNTT va giang day và nháy Open Hộp thoại Open

đóng lại và tập tin CNTT va giang day xuất hiện trong Word.

4 Chọn dòng đầu đề, Kế hoạch đưa công nghệ thông tin vào giảng

dạy.

5 Nháy các nút Bold và Italic trên thanh công cụ định dạng.

Tiêu đề xuất hiện kiểu đậm và nghiêng

6 Chon các từ Kế hoạch Nháy nút Underline trên thanh công cụ

định dạng

7 Nháy vào bất kỳ đâu ngoài vùng chọn Văn bản không còn được

chọn và từ Kế hoạch được gạch dưới