mẫu bài giảng tham khảo

Microsoft Excel 2003 8Click chuột phải vào Sheet Tab, xuất hiện menu nhanh:  Insert : Chèn thêm 1 Sheet vào trước Sheet hiện hành  Delete : Xóa Sheet hiện hành  Rename : Đổi tên Shee

Trang 1

Chương 4

Microsoft Excel 2003

Lê Thị Thu Nga Khoa Tin Học Trường Đại Học Quy Nhơn

Trang 2

Chương 4 Microsoft Excel 2003 2

Bài 1.Giới thiệu về Excel

 Là một chương trình trong bộ Microsoft Office do hãng Microsoft sản xuất

 Là một chương trình bảng tính quản lý dữ liệu được tổ chức dưới dạng bảng, giúp người sử dụng quản lý, tính toán, tổng hợp dữ liệu trên bảng thuận tiện, nhanh chóng và

dễ dàng, được dùng rất thông dụng hiện nay

Trang 3

 Khởi động và thoát khỏi Excel

Khởi động:

Cách 1: Double click vào biểu tượng trên desktop

Cách 2: Menu Start  Programs  Microsoft office  Microsoft office Excel 2003

Trang 4

 Khởi động và thoát khỏi Excel

Trang 5

 Màn hình làm việc của Excel

Title bar Menu bar

Formula bar

Sheet Tabs

Trang 6

Cell:

Là sự giao nhau của cột và hàng, để phân biệt giữa các ô người ta dùng địa chỉ Ví dụ: A5 (cột A hàng 5)

Ô hiện hành là ô đang nhập và chỉnh sửa dữ liệu trên nó

WorkSheet (trang tính): được tạo thành từ:

256 cột (column): Ký hiệu A,B, Z,AA,AB AZ, BA ,IV

65536 dòng (Row): Ký hiệu 1,2 65536

 Để phân biệt giữa các Sheet người ta đặt tên cho Sheet là

Sheet1, Sheet2… Ta có thể đặt tên lại cho Sheet

Workbook (bảng tính):

Tập hợp của nhiều Sheet tạo thành 1 workbook

1 workbook được lưu trên 1 file có phần mở rộng *.xls

Bài 2.Các khái niệm cơ bản

Trang 7

Tạo mới 1 workbook: menu File/New (Ctrl+N) hoặc click nút New trên thanh công cụ

Mở 1 workbook đã có: menu File/Open (Ctrl+O) hoặc click nút Open trên thanh công cụ

Lưu lần đầu hoặc lưu sự thay đổi cho 1 workbook:

menu File/Save (Ctrl+S) hoặc

click nút Save trên thanh công cụ

Lưu và đặt tên khác cho 1 workbook:

menu File/Save As

Đóng 1 workbook: menu File/Close

Trang 8

Click chuột phải vào Sheet Tab, xuất hiện menu nhanh:

 Insert : Chèn thêm 1 Sheet vào trước Sheet hiện hành

 Delete : Xóa Sheet hiện hành

 Rename : Đổi tên Sheet hiện hành

 Move or Copy : Di chuyển/sao chép Sheet

 Select All Sheets : Chọn tất cả các Sheet

 Tab Color : Đặt màu nền cho Sheet tab

 View Code : Xem mã Sheet dưới dạng

ngôn ngữ Visual Basic

Trang 9

 Chức năng Copy công thức : Công thức chỉ cần lập 1 lần, sau đó sao chép cho các ô còn lại

 Ví dụ:

 Cách Copy công thức : đặt chuột tại mốc điền (Fill handle) của

ô chứa công thức, sau đó rê chuột để sao chép công thức cho các ô còn lại.

Trang 10

 Các loại địa chỉ

Địa chỉ tương đối:

Dạng thức: <Column><Row>

Ví dụ: A1, B2, C5

Tính chất: thay đổi tương ứng khi Copy công thức

Địa chỉ tuyệt đối:

Dạng thức: $<Column>$<Row>

Ví dụ: $A$1, $B$2, $C$5

Tính chất: không thay đổi khi Copy công thức

Trang 11

Trang 12

Bài 3.Các thao tác soạn thảo

Di chuyển trong bảng tính

Đánh dấu khối

Sửa, xóa dữ liệu

Phục hồi trạng thái trước đó

Trang 13

Dùng chuột: click chuột tại thanh cuộn

Trang 14

Đánh dấu vùng:

 Dùng chuột : rê chuột từ ô đầu vùng đến ô cuối vùng

 Dùng phím: ấn đồng thời phím Shift + <phím mũi tên>

Đánh dòng/cột:

 Dùng chuột : Click tại đầu dòng/cột cần đánh dấu Có thể rê chuột để chọn nhiều dòng/cột liên tục.

Đánh dấu tất cả các ô trên 1 sheet:

 Dùng chuột : click chuột tại ô là giao của dòng, cột tiêu đề

 Dùng menu: menu Edit/Sellect All hoặc ấn đồng thời phím Ctrl +A

Chú ý:

 Để chọn nhiều vùng/dòng/cột rời rạc, ấn phím Ctrl trong khi chọn.

 Để bỏ chọn, click chuột tại vị trí bất kỳ trên bảng tính.

Trang 15

Trang 16

Khi có một thao tác sai lầm, ta có thể phục hồi lại trạng thái trước đó bằng các cách sau:

 Click vào nút Undo trên thanh công cụ

 Từ menu Edit/Undo (Ctrl+Z)

Trang 17

 Chọn các dòng/ cột để xác định vị trí và số lượng dòng/cột cần chèn

 Từ menu Insert, chọn Columns/Rows

hoặc ấn phím phải chuột, chọn Insert

Trang 18

 Chọn các ô để xác định vị trí và số lượng ô cần chèn

 Từ menu Insert, chọn Cell

hoặc ấn phím phải chuột, chọn Insert…

 Xuất hiện hộp thoại sau,

chọn 1 trong các tùy chọn:

Trang 19

 Chọn các dòng/ cột cần xóa

 Từ menu Edit, chọn Delete

hoặc ấn phím phải chuột, chọn Delete

Trang 20

Chọn các ô cần xóa

Từ menu Edit chọn Delete…

hoặc ấn phím phải chuột, chọn Delete…

Xuất hiện hộp thoại sau,

chọn 1 trong các tùy chọn:

Trang 21

 Trỏ chuột tại biên giữa các dòng/cột rồi rê chuột để thay đổi

 Chú ý: để điều chỉnh kích thước vừa khít với dữ liệu trong ô, Double click tại biên dòng/cột

Trang 22

Chọn các dòng/cột cần cho ẩn/hiện

Từ menu Format→Column/Row →Hide/Unhide

Trang 23

khi sử dụng thanh cuộn

Trang 24

 Chọn miền cần chuyển

 Nhấn Ctrl+X hoặc chọn menu EditCut

 Miền sẽ được bao bởi HCN nhấp nháy

 Di chuyển tới nơi cần chép tới

 Nhấn Ctrl+V hoặc chọn menu EditPaste

Trang 25

 Chọn miền cần sao chép

 Nhấn Ctrl+C hoặc chọn menu EditCopy

 Miền được bao bởi HCN nhấp nháy

 Di chuyển tới nơi cần chép tới

 Nhấn Ctrl+V hoặc chọn menu EditPaste

Cách khác:

 Nhấn Ctrl, di con trỏ tới biên vùng đến khi xuất

hiện dấu + ở cạnh chuột

 Rê chuột để kéo vùng cần sao chép sang vị trí khác

Trang 26

Chọn phạm vi dữ liệu cần sao chép

Ấn nút Copy trên thanh công cụ

(hoặc nhấn Ctrl+C hoặc Từ menu Edit,

Trang 27

Khung Paste: kiểu sao chép

Khung Operation: phép toán

thao tác tương ứng trên dữ liệu

nguồn với dữ liệu đích

Transpose: sao chép và chuyển

vị cột thành hàng

Skip Blanks: không sao chép

các ô trống trong phạm vi nguồn

Nút Paste Link: để liên kết dữ

liệu nguồn với dữ liệu đích

Trang 28

Nhắc lại…

Sử dụng Regional Setting trong Control Panel

 Trong Excel, do bị ảnh hưởng bởi định dạng Regional trong Control Panel, các dạng thức của dữ liệu thường bị sai khi nhập hoặc khi hiển thị.

 Menu Start  Setting Control Panel

chọn Regional and Language Option  Customize

Trang 29

Trang 30

Trang 31

Trang 32

Trang 33

Bài 4 Các kiểu dữ liệu

Trang 34

• Nếu độ dài <= độ rộng ô : hiển thị bình thường

• Nếu độ dài > độ rộng ô: có 2 khả năng xảy ra:

+ ô kế tiếp rỗng: dữ liệu có vẻ sẽ tràn qua

+ ô kế tiếp không rỗng: dữ liệu sẽ che khuất

Cách giải quyết: nới rộng độ rộng ô để dữ liệu hiển thị

bình thường

Trang 35

 Toán tử: Nối chuỗi

 Ký hiệu: &

 Ví dụ: “Happy” & “ birthday”→ “Happy birthday”

A1 & B2 → nối nội dung 2 ô A1 và B2 lại với nhau

 Mặc định, dữ liệu kiểu Text được canh trái

 Chú ý: Trong công thức, dữ liệu kiểu Text bắt buộc phải

được đặt trong cạp dấu nháy kép “…“

Trang 36

 Ví dụ: số lượng, đơn giá, hệ số, lương…

 Khi hiển thị, nếu độ dài số >= độ rộng cột thì sẽ hiển thị dạng ####

Cách giải quyết: nới rộng độ rộng ô để dữ liệu hiển thị bình

thường

Trang 37

 Toán tử: + , - , * , / , ^ , %

 Mặc định, dữ liệu kiểu Numeric được canh phải

 Chú ý: Dạng thức hiển thị của một số phụ thuộc vào quy định

trong Control Panel.

 Khi nhập, ta chỉ cần nhập giá trị đại số của nó mà không cần phải nhập theo dạng thức, sau này có thể định dạng lại theo ý muốn

 Ví dụ: Nếu là $100,000 thì chỉ nhập 100000

Nếu là $100,000.123 thì chỉ nhập 100000.123

Trang 38

 Kiểu Date & Time

 Là dạng dữ liệu thể hiện giá trị ngày, giờ trong bảng tính.

 Khi hiển thị, nếu độ dài >= độ rộng cột thì sẽ hiển thị dạng ####

 Toán tử: { ngày } - { ngày } ; { giờ } - { giờ }

{ ngày } ± { số } ; { giờ } ± { số }

 Mặc định, dữ liệu kiểu Date & Time được canh phải

Control Panel:

DD/MM/YY, MM/DD/YY ….

Trang 39

 Là dạng dữ liệu thể hiện 1 trong 2 giá trị:

True hoặc False.

Trang 40

 Công thức là sự phối hợp của các toán hạng (hằng, hàm…), toán tử một cách hợp lệ

 Công thức được bắt đầu bởi dấu: =, +

 Bảng ưu tiên các toán tử:

Trang 41

Bài 5.Định dạng dữ liệu

chuột, chọn Format Cells)

Xuất hiện hộp thoại Format Cells:

Trang 42

Trang 43

Ta có thể định dạng số bằng cách sử dụng các nút lệnh:

Current Style: định dạng tiền tệ

Percent Style: định dạng phần trăm

Comma Style: định dạng dấu phân cách ngàn triệu

Increase Decimal: thêm vào mô t vị trí dành cho số lẻ

Decrease Decimal: bớt đi một vị trí dành cho số lẻ

Trang 44

Trang 45

Tab Alignment:

o Horizonal:kiếu sắp xếp dữ liệu theo chiều ngang

•General: dạng chung (chuỗi: sxếp về bên trái, số: sxếp về bên phải)

•Left: thẳng bên trái ô (tương đương nút Align Left )

•Right: thẳng bên phải ô (tương đương nút Align Right )

•Center: vào giữa ô (tương đương nút Center )

•Fill: lấp đầy ô

•Justify: thẳng cả 2 bên trái phải ô (tương đương nút )

•Center Across Selection: sxếp dliệu vào giữa các ô đã chọn (tđương nút )

o Vertical: kiếu sắp xếp dữ liệu theo chiều dọc

•Top: dữ liệu dồn lên trên các ô

•Center: dữ liệu dồn vào giữa các ô

•Bottom: dữ liệu dồn xuống dưới các ô

•Justify: dữ liệu trải đều cả trên lẫn dưới ô

o Orientation: hướng trình bày dữ liệu.

oText Control:

•Wrap text: cuốn văn bản xuống dòng khi đụng lề

•Shrink to fit: canh dữ liệu vừa khít ô

•Merge cell: gộp nhiều ô thành 1 ô

Trang 46

Tab Font:

Trang 47

Tab Border:

Trang 48

Tab Patterns:

Trang 49

Bài 6 Sử dụng hàm

 Hàm là một đoạn chương trình có sẵn nhằm thực hiện một yêu cầu nào đó

về tính toán mà thường thì toán tử không xử lý được.

 Hàm luôn trả về một giá trị thuộc kiểu dữ liệu nào đó.

Ví dụ: Hàm sqrt(x): tính căn bậc hai của một số dương x

 Dạng tổng quát của 1 hàm:

TênHàm( [đối số 1, đối số 2,…., đối số n] )

Ví dụ: IF (biểu thức logic, giá trị 1, giá trị 2)

 Hàm có thể không có đối số nhưng bắt buộc phải có cặp dấu ngoặc đơn () sau tên hàm Ví dụ: Now()

 Tên hàm không phân biệt chữ hoa hay thường

 Đối số có thể là một hằng, địa chỉ ô, địa chỉ vùng, tên vùng, 1 hàm khác…., nếu hàm đứng đầu 1 công thức phải được bắt đầu bằng dấu bằng (=)

Trang 50

Trang 51

Nhập hàm từ bàn phím:

•Đưa con nháy đến vị trí cần nhập

•Nhập dấu “=“, sau đó nhập tên hàm và giá trị các tham số

Sử dụng hộp thoại Paste Function:

Trang 52

Khi nhập xong tên hàm trên thanh công thức, nếu nhấn

Ctrl+Shift+A thì Excel sẽ tự điền thêm cặp dấu ngoặc và dạng thức của các đối số vào ngay sau tên hàm

Khi muốn tham khảo kết quả tính ra của hàm đang được sử dụng là đối số cho hàm khác hoặc đang là thành phần của một công thức thì ta đánh dấu toàn bộ dạng thức của hàm đó trên thanh công thức rồi nhấn F9 Để trở về trạng thái cũ nhấn

Ctrl+Z

Để hiệu chỉnh hàm, ta định vị tại ô chứa hàm đó và nhấn F2

hoặc kích chuột trên thanh công thức, sau đó tiến hành sửa

Trang 53

Trang 54

True: nếu tất cả các logical đều có giá trị True

False:nếu ít nhất 1 logical nào đó có giá trị False

Ví dụ: And( 1<2 , 2+3>4 , ”a”=“b”) → False

Trang 55

True: nếu ít nhất có1 logical nào đó có giá trị True

False:nếu tất cả các logical đều có giá trị False

Ví dụ: Or ( 1>2 , 2+3>4 , ”a”=“b”) → True

Trang 56

IF ( logical_test, value_if_true, value_if_false)

value_if_true : nếu logical_test có giá trị True

value_if_false : nếu logical_test có giá trị False

Ví dụ: IF( 1< 2 , “hello”, “goodbye”) → hello

Trang 57

Trang 58

Trang 59

SUM(A2:A4, 15)=55SUM(A5,A6, 2)=2

Trang 60

Trang 61

Tối đa 30 đối số

Trang 62

Hàm ROUND()

Ý nghĩa: Làm tròn number với num_digits chữ số

+ num_digits>0 , làm tròn phần thập phân với num_digits chữ số

+ num_digits=0 , làm tròn number đến số nguyên gần nhất

+ num_digits< 0, làm tròn number tính từ bên trái dấu chấm thập phân

Ví dụ: ROUND(2.15, 1)=2.2

ROUND(2.149, 1)=2.1ROUND(-1.475, 2)=-1.48ROUND(21.5, -1)=20

Trang 63

+ order = 0, thứ hạng tính theo giá trị số giảm dần

+ order =1, thứ hạng tính theo giá trị số tăng dần

Ví dụ:

RANK(A3,A2:A6,1)= 3RANK(A2,A2:A6,1)=5

Trang 64

Trang 65

Trang 66

Trang 67

Trang 68

Trang 69

Hàm LEFT()

Cú pháp: LEFT (text, num_chars )

Ý nghĩa: Trả về num_chars ký tự được lấy ra từ bên trái chuỗi text

Hàm RIGHT()

Cú pháp: RIGHT (text, num_chars )

Ý nghĩa: Trả về num_chars ký tự được lấy ra từ bên phải chuỗi text

Trang 70

MID(“Fluid Flow” ,1,5)=“Fluid”

MID(“Fluid Flow” ,7,20)=“Flow”

MID(“Fluid Flow“,20,5)=“”

Trang 71

Trang 72

Trang 73

format_text là định dạng trong menu Format/Cell/

Number tab /Category.

Ví dụ:

TEXT(1200,"0.0")=“1200.0”

TEXT(1200,"$0.00") =“$1200.00”

TEXT(1234567,"#,##0.00")=“1,234,567.00”

Trang 74

Trang 75

Trang 76

Trang 77

Trang 78

Trang 79

Hàm TIME( )

Cú pháp: TIME (hour, minute, second)

Ý nghĩa: Trả về dữ liệu kiểu giờ ứng với hour, minute, second

Trang 80

Trang 81

 Nhóm hàm Tìm kiếm và tham chiếu

 Cú pháp:

VLOOKUP(lookup_value, table_array, col_index_num, range_lookup)

Trong đó: - lookup_value : giá trị cần tìm.

• 1 (True): tìm tương đối.

 Ý nghĩa: Tìm lookup_value trong cột đầu tiên của table_array , nếu thấy thì hàm trả về giá trị của ô là giao của dòng chứa lookup_value tìm thấy và cột thứ col_index_num trong table_array

Trang 82

Trang 83

 Cú pháp:

HLOOKUP(lookup_value, table_array, row_index_num, range_lookup)

Trong đó: - lookup_value : giá trị cần tìm.

• 1 (True): tìm tương đối.

 Ý nghĩa: Tìm lookup_value trong dòng đầu tiên của table_array , nếu thấy thì hàm trả về giá trị của ô là giao của cột chứa lookup_value tìm thấy và dòng thứ row_index_num trong table_array

Tiêu đề	Chương 4 Microsoft Excel 2003
Tác giả	Lê Thị Thu Nga
Trường học	Trường Đại Học Quy Nhơn
Chuyên ngành	Khoa Tin Học
Thể loại	Bài giảng tham khảo
Thành phố	Quy Nhơn

Định dạng
Số trang	119
Dung lượng	2,95 MB

mẫu bài giảng tham khảo

→Xuất hiện hộp thoại Format Cells:

Ch c năng Filter ứ