[Phần 7 - Kỹ năng mềm] Quản lý dự án

[Phần 7 - Kỹ năng mềm] Quản lý dự án

TRUNG TÂM PH BI N KI N TH C

D ÁN PT T H

7 Qu n lý d án

Tháng 11 n m 2003

QU N LÝ D ÁN

T t c chúng ta đ u ph i qu n lý d án Vi c l a ch n đ mua m t chi c xe máy ho c xây d ng m t c n nhà riêng… đ u là nh ng ví

d v d án ng nhiên, trong l nh v c chuyên môn c a b n, có nhi u d án ph c t p h n liên quan đ n nh ng thay đ i, xây d ng

c s h t ng ho c đào t o

Trong tài li u này, b n s tìm hi u v chuyên đ : Th nào là m t d

án, làm th nào đ qu n lý các lo i d án khác nhau và làm sao đ

qu n lý thành công các d án

1 D án là gì?

Có th đ nh ngh a D án nh sau: "D án là m t quá trình mang đ c thù riêng bao g m m t lo t các ho t đ ng đ c

ph i h p và ki m soát, có đ nh ngày kh i đ u và k t thúc,

đ c th c hi n v i nh ng h n ch v th i gian, chi phí và ngu n l c nh m đ t đ c m c tiêu phù h p v i nh ng yêu

c u c th "

nh ngh a này th hi n hai đ c đi m ch y u:

• Nhi m v có tính đ c thù riêng

• Ph i đáp ng nh ng yêu c u c th

Do v y:

• D án mang nh ng y u t không ch c ch n và r i ro

• D án ch t n t i trong m t th i gian nh t đ nh

• D án yêu c u có s k t h p nhi u ngu n l c đa d ng

D án còn có nh ng đ c đi m khác nh :

• M t d án cá bi t có th là m t ph n c a m t d án l n

• Trong quá trình tri n khai th c hi n, các m c tiêu và đ c

đi m k t qu m t s d án s đ c xác đ nh l i

• K t qu c a d án có th là m t s n ph m ho c m t s

đ n v c a s n ph m

• B máy t ch c ch là t m th i và đ c thành l p trong

th i gian th c hi n d án

• S t ng tác gi a các ho t đ ng d án có th ph c t p

D án Phát tri n ô th ng H i giai đo n 3 b t đ u t ngày

1 tháng 7 n m 2003 và s k t thúc vào ngày 30 tháng 6 n m

2006 v i quy mô và ngu n l c đã đ c xác đ nh

2 Các lo i D án

D án đ c phân lo i nh sau:

• D án lo i 1: m c tiêu và ph ng pháp th c hi n đ đ t

đ c nh ng m c tiêu đó đã đ c xác đ nh rõ ràng

• D án lo i 2: m c tiêu đ c xác đ nh rõ, nh ng ph ng pháp đ đ t đ c m c tiêu ch a đ c xác đ nh c th

• D án lo i 3: m c tiêu ch a xác đ nh rõ, nh ng ph ng pháp đ đ t đ c m c tiêu thì c th , rõ ràng

• D án lo i 4: c m c tiêu l n ph ng pháp đ đ t đ c

m c tiêu đ u không đ c xác đ nh rõ ràng

Các lo i “ti u-d án” c a D án PT T H giai đo n 3:

g Lo i 2: Thu • Qu n lý Rác th i r n

• H tr khu v c t nhân

Lo i 4: Khí

• C i cách Hành chính công

• Chi n l c Phát tri n thành ph

Type 1: Th

• Xây bãi rác

• Quy ho ch ô th

• B o trì h th ng thoát n c

Type 3: Ho

• Phát tri n C ng đ ng

• ào t o

Nhi u kh n ng

th t b i

M c tiêu D án xác đ nh rõ

Nhi u kh n ng thành công

3 Vòng đ i c a D án

Vì có th i gian kh i đ u và k t thúc nên d án có m t vòng

đ i Vòng đ i c a D án bao g m nhi u giai đo n phát tri n

t ý t ng đ n vi c tri n khai nh m đ t đ c k t qu c a D

án Trong vòng đ i này, công tác qu n lý chú tr ng vào

ph ng th c ki m soát nh m gi m thi u nh ng ngu n l c và

ti n c a dành cho nh ng m c tiêu không ch c ch n

Khái ni m vòng đ i xu t phát t ba quan đi m sau:

• D án có th i gian kh i đ u và k t thúc

• D án gi i quy t m t v n đ ho c nh m đ t t i m t nhu

c u v t ch c

• Quá trình qu n lý đ c th c hi n song song v i vòng đ i

H u h t các d án phát tri n s d ng vòng đ i b n giai đo n:

Hình thành án và • Quy mô và m c tiêu

kh i x ng • Tính kh thi

• c tính ban đ u +/- 30%

• ánh giá các kh n ng

• Quy t đ nh tri n khai hay không

Phát tri n Thi t k và

đánh giá • Xây d ng D án • K ho ch th c hi n và

phân b ngu n l c

• D toán +/- 10%

• K ho ch ban đ u

• Phê duy t

qu n lý

• Giáo d c và thông tin

k

• Kh ng ch m c +/- 5%

• B trí công vi c

• Theo dõi ti n trình

• Qu n lý và ph c h i

K t thúc Hoàn công và

k t thúc

• Hoàn thành công vi c

• S d ng k t qu

• t đ c các m c đích

• Gi i th nhân viên

• Ki m toán và xem xét

Ngân Hàng Th gi i s d ng vòng đ i m t cách c th h n:

1 Xác đ nh các n i dung c a d án

2 Chu n b d li u

3 ánh giá d li u và l a ch n gi i pháp cho d án

4 àm phán và huy đ ng thành l p t ch c d án

5 Tri n khai bao g m thi t k chi ti t và xây d ng d án

6 Th c hi n D án

7 ánh giá t ng k t sau d án

4 N i dung qu n lý D án

B y y u t nh h ng đ n qu n lý d án:

Hai y u t do tác đ ng bên ngoài:

1 Ngu n tài tr và ch ng trình: ngu n tài chính do nhà tài

tr và ch d án cung c p, k t qu mong đ i và th i gian

"hoàn " v n

2 nh h ng bên ngoài nh tác đ ng v chính tr , kinh t ,

xã h i, pháp lý, môi tr ng

Hai y u t phát sinh t chi n l c c a d án:

3 Thái đ : th hi n t m quan tr ng c a d án và s h tr

c a các bên liên quan

4 Xác đ nh: d án c n xác đ nh rõ ph i làm gì, ph ng pháp

ti p c n thi t k d án và chi n l c th c hi n

Ba y u t xu t phát t bên trong t ch c d án

5 Con ng i: s qu n lý và lãnh đ o

6 H th ng: k ho ch, ch đ báo cáo và ki m soát đ đo

l ng ti n đ c a d án

7 T ch c: vai trò, trách nhi m và quan h gi a các bên

tham gia

5 Nh ng tr ng i trong Qu n lý D án

M t s d án th ng g p ph i nh ng tr ng i sau:

Tr ng i khi hình thành D án:

• K ho ch c a d án không kh p v i k ho ch c a ch đ u

t

• Th t c qu n lý không đ c xác l p

• Th t u tiên không đ c thông báo đ n các bên liên quan

• Không có t m nhìn chung

Tr ng i khi l p k ho ch:

• S d ng các công c quá ph c t p, nh ph n m m, chi n

l c và k ho ch ph c t p

• Không khuy n khích sáng t o

• D tính v ngu n l c không th c t

Tr ng i trong t ch c và th c hi n:

• Thi u h p tác trong n i b d án

• Thi u phù h p v n hoá và kém chia s thông tin

• Ngu n l c không có s n khi c n thi t

• Không th ki m tra đ bi t kh n ng đ a ph ng có đ đáp

ng yêu c u c a vi c th c thi d án hay không

• Trách nhi m qu n lý không xác đ nh ho c không rõ ràng

Tr ng i trong ki m soát:

• Không hi u m c đích c a ki m soát

• Không theo dõi ti n đ theo k ho ch

• Các cu c h p đánh giá không hi u qu

• Trách nhi m không đi kèm v i quy n h n

6 Nh ng nguyên t c đ Qu n lý D án hi u qu

v n d ng t t b y y u t và tránh tr ng i, ph ng pháp

qu n lý d án c n d a theo các nguyên t c sau đây:

• Qu n lý thông qua chia tách c u trúc nh m xác đ nh và

ki m soát quy mô, tránh nh ng thay đ i và r i ro C u trúc chia tách là tr ng tâm c a qu n lý d án vì cách này cho phép vi c s p x p, b trí m t ng i ho c m t nhóm công tác ch u trách nhi m th c hi n m t công đo n c a công

vi c m t trình đ nh t đ nh Vi c l p k ho ch và h

th ng ki m soát d a trên nguyên t c này

• Chú tr ng vào k t qu quan tr ng h n chú tr ng vào

công vi c Chúng ta l p k ho ch d án đ đ t nh ng k t

qu mà chúng ta mong mu n h n là lên k ho ch nh ng công vi c s ti n hành th c hi n Nó giúp cho vi c ki m soát quy mô đ c t t h n vì chúng ta ch ti n hành nh ng công vi c s mang l i nh ng k t qu mà chúng ta c n đ t

đ c

• Cân b ng các k t qu ph i đ t đ c thông qua k ho ch

chi n l c đ đ m b o r ng k t qu thu đ c phù h p v i

m c tiêu c a d án Thông th ng, đ i ng cán b d án

ch có th chú tr ng vào m t l nh v c c a k t qu , ví nh

ch chú ý đ n khía c nh k thu t mà không chú ý đ n

nh ng l nh v c quan tr ng h n nh phát tri n t ch c và đào t o

• S d ng c u trúc báo cáo đ n gi n và rõ ràng: K

ho ch c ng ph i rõ ràng và đ n gi n đ m i ng i có th

bi t đ c h s đóng góp nh ng gì K ho ch ph c t p s gây ra r i ren B n c n s d ng m t c u trúc báo cáo đ n

gi n và không c n đ n ph n m m ph c t p

7 Các ch c n ng qu n lý D án

Qu n lý d án bao g m n m ch c n ng: quy mô, t ch c,

ch t l ng, chi phí và th i gian

Qu n lý Quy mô

Qu n lý quy mô g m 4 b c c n thi t sau:

• Phát tri n n i dung thông qua m c tiêu d án và c c u

phân nh

• Xác đ nh quy mô công vi c thông qua c c u phân nh

công vi c

• U quy n và th c hi n công vi c, theo dõi và ki m soát

ti n đ

• Nghi m thu và đánh giá công vi c đã hoàn thành

Phân nh

Phân nh là m t k thu t chia d án thành nhi u ph n nh đ

qu n lý và ki m soát ây là m t ph ng pháp t p trung vào

k t qu Ví d , d án PT T ng H i đ c chia thành nhi u

h p ph n, ti u h p ph n và ti p đ n là các ho t đ ng, nhi m

v và các b c đi C c u phân nh ph i bao g m các m c

s ki n

nh ngh a

Ch y u là đ mô t :

• M c đích: trình bày nhu c u phát tri n mà d án c n đ t

đ c

• Quy mô: mô t ban đ u ph ng pháp s áp d ng đ tho mãn m c đích

• K t qu : đánh giá k t qu vi c th c hi n d án b ng s đo

l ng đ i v i đ nh tính và đ nh l ng

Qu n lý T ch c D án

M c đích c a t ch c d án là t p trung các ngu n l c đ y đ

và thích h p (con ng i, v t li u và tài chính) đ th c hi n các ho t đ ng c a d án nh m đ t đ c các m c tiêu m t cách thành công

Qu n lý t ch c D án bao g m:

• Th ng l ng nh ng h p đ ng chính th c và không

chính th c gi a các bên liên quan

• T o d ng và phát tri n các m i quan h

• Xây d ng và duy trì h th ng thông tin

• Phân b ch c n ng và trách nhi m cho m i c p đ c a công vi c đã đ c chia nh

• Áp d ng c u trúc báo cáo đ n gi n và rõ ràng

Qu n lý Ch t l ng

D án s đ c coi là đ t ch t l ng n u k t qu c a d án:

• áp ng các yêu c u k thu t

• Phù h p m c đích

• áp ng yêu c u c a nh ng bên đ c h ng l i

• Tho mãn nh ng bên h ng l i

Qu n lý ch t l ng d án d a trên mô hình n m y u t :

• Ch t l ng k t qu là m c đích cu i cùng

• Ch t l ng c a quá trình qu n lý là m t đóng góp quan

tr ng cho ch t l ng c a k t qu

• m b o ch t l ng đ c xem nh là thu c phòng ng a

• Qu n lý ch t l ng đ c xem nh là thu c ch a tr

• Thái đ th c hi n t t r t c n thi t đ qu n lý thành công d

án và các c p c a t ch c ph i cam k t v ch t l ng s

đ t đ c

Mu n có thêm thông tin v Qu n lý ch t l ng, xin tham kh o tài li u bài s 8 " Tìm ki m s Tuy t h o"

Qu n lý Chi phí

Qu n lý chi phí nh m đ m b o k t qu c a d án t ng x ng

v i ngu n tài chính Qu n lý tài chính d a vào d trù chi phí

đã đ c l p ra và đ c coi nh là m t bi n pháp đ ki m soát các kho n chi tiêu c a d án

Quá trình ki m soát c đi n có b n b c:

• D tính các kho n chi tiêu s p t i

• Theo dõi các kho n chi th c t

• Tính toán s chênh l ch

• Có bi n pháp x lý tu theo m c đ chênh l ch

Qu n lý Th i gian

L ch th c hi n li t kê ngày tháng t ng ng v i công vi c trong b ng phân tích chi ti t công vi c, nh m ghi l i:

• Th i đi m chúng ta d báo công vi c b t đ u

• Th i gian công vi c th c s b t đ u

M c đích c a vi c ghi l i l ch th c hi n (ngày, gi ) là đ :

• m b o l i ích đ t đ c t i m t th i đi m h p lý v i chi tiêu

• Ph i h p các ngu n l c

• m b o huy đ ng đ ngu n l c khi c n thi t

• D ki n đ c s ti n và ngu n l c c n có trong nh ng

th i gian khác nhau đ các nhóm công tác có th phân b

u tiên cho các Nhóm công tác khác nhau

• m b o c đ nh ngày k t thúc

Cách th hi n L ch th c hi n thu n ti n và ph bi n nh t là dùng bi u đ

8 Xác đ nh r i ro

R i ro có th phân lo i theo các d ng sau đây:

• R i ro n i t i không thu c l nh v c k thu t là nh ng

r i ro trong t m ki m soát c a qu n lý d án, v b n ch t không ph i là v n đ k thu t Nh ng r i ro này phát sinh

t m t th t b i c a khâu t ch c d án (con ng i, v t li u

ho c tài chính) c g ng đ t m c tiêu đ t ra H u qu có

th là s ch m tr ho c b i chi

• R i ro n i t i thu c l nh v c k thu t là nh ng r i ro

phát sinh tr c ti p t l nh v c k thu t c a công vi c, ho c

là do thi t k , xây d ng ho c v n hành các trang thi t b

• R i ro bên ngoài có th d đoán nh ng không ch c

ch n là nh ng r i ro ngoài s ki m soát c a qu n lý

Chúng ta có th d đoán nh ng không bi t ch c ch n m c

đ c a r i ro Ví d , th t c phê duy t kéo dài h n th i gian d ki n hay tham nh ng c ng là lo i r i ro trong di n này

• R i ro bên ngoài không th d đoán là nh ng r i ro

ngoài t m ki m soát c a qu n lý, hoàn toàn không th đoán tr c Nó có th phát sinh do m t ho t đ ng c a chính ph , ho c m t thành ph n th ba ho c do không đ t

đ c m c tiêu vì m t tác đ ng bên ngoài Có th là thiên tai, ho c do m t thành ph n th ba không th cung c p ngu n tài chính h tr , ho c do thi t k d án hoàn toàn không phù h p

Mu n bi t thêm thông tin và tài li u:

ELECTROWATT-INFRA VIETNAM

D án Phát tri n ô th ông H i

19 Quang Trung – ng H i, Qu ng Bình

T: 052 821 378; Fax: 052 821 374

Email: ewedh@dng.vnn.vn

D án Phát Tri n ô th ng H i do

C quan H p tác và Phát tri n Thu S tài tr