GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP

ân đến những khách hàng thân thiết mà White Palace tôn vinh và mong muốn cùng đồng hành trong mọi khoảnh khắc, sự kiện như một lời cam kết gắn bó.Thẻ “Wedding Certificate” là tên gọi thẻ

Chương 1 : GIỚI THIỆU TỔNG QUAN VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển

1.1.1 Lịch sử hình thành:

Ngày 01/12 tại TPHCM, trung tâm hội nghị và tiệc cưới White Palace sang trọng tiêu chuẩn 5 sao của tập đoàn Phú Quý ( do hai anh em sinh đôi Nguyễn Hữu Phú và Nguyễn Hữu Qúy là chủ đầu tư, đồng thời cũng là chủ sỡ hữu của Nhà hàng tiệc cưới Sinh Đôi)

đã được chính thức khai trương tại số 149 Hoàng Văn Thụ, P.9, Q Phú Nhuận, TPHCM White Palace tọa lạc trên diện tích 8.000 m2 với tổng diện tích sử dụng trên 24.000 m2

và được xem là tòa nhà tổ chức tiệc có không gian lớn nhất Việt Nam hiện nay, bởi sảnh Grand Crystal (2.000 m2) có sức chứa đến hơn 1.600 khách, sảnh Grand Platinum cũng

có sức chứa trên 1.000 người Ngoài ra tại tầng trệt, hai sảnh Paradise và Eden được thiết

kế độc đáo, đậm chất thiên nhiên cũng có thể tổ chức những buổi tiệc cho trên 600 thực khách Toàn bộ khu hội nghị, nhà hàng đều được toát lên một phong cách tinh tế của lối kiến trúc mang âm hưởng của văn hoá Việt Nam, kết hợp với sự hiện đại của phương Tây

1.1.2 Vị trí:

Trung tâm hội nghị White Palace tọa lạc

tại : 94 Hoàng Văn Thụ - Phường 9 – Quận

1.1.3 Sự phong cấp :

Được nhận định là một khu tổ chức tiệc đạt chuẩn 5 sao, tiêu biểu là công nghệ tiệc cưới với những chương trình đặc sắc, mang đậm bản sắc văn hóa Việt Nam như kiệu rước dâu, múa lân, kết hợp phong cách hiện đại như truyền hình trực tiếp hình ảnh

cô dâu, chú rể đi từ cổng vào sảnh tiệc với dàn lể tân sinh đẹp trong trang phục truyền thống.Tiêu biểu về cơ sở vật chất, trang thiết bị âm thanh, ánh sáng hiện đại bậc nhất trong các cơ sở tổ chức tiệc

Đặc biệt được Guinness Việt Nam công nhận là trung tâm tiệc lớn nhất Việt Nam

1.2 Tổng quan về lĩnh vực hoạt động của Công ty

1.2.1 Sản phẩm và dịch vụ của Công ty:

Phú Qúy Group trên cơ sở thành công trong việc kinh doanh dịch vụ tiệc cưới của Nhà hàng Sinh Đôi đã mở rộng thêm loại hình tiệc hội nghị.Chính vì thế trung tâm hội nghị White Palace là cơ sở chuyên kinh doanh các loại hình tiệc, bao gồm :

 Tiệc sang trọng (Fine-Dining)

Trung tâm hội nghị White Palace thuộc tập đoàn Phú Quý được xây dưng trên diện tích 8 ngàn mét vuông có thể chia thành 5 sảnh lớn riêng biệt và Lobby hoành tráng,

hệ thống nghe nhìn hiện đại Hai sảnh chính là không gian lý tưởng cho tất cả những loại hình hội nghị và các sự kiện văn hoá, giải trí Bên cạnh mục tiêu cung cấp dịch vụ hội nghị cao cấp, White Palace cũng cung cấp dịch vụ tiệc cưới trọn gói bao gồm đầy đủ những hạng mục như đặt tiệc, sân khấu, người dẫn chương trình, quay phim, chụp ảnh đến những dịch vụ nâng cao như tạo trang web lưu ảnh, thuê xe Limousin cao cấp …

Tiện ích bao gồm: nền trải thảm, internet không dây, hệ thống vách ngăn và sân khấu di động, hệ thống chiếu sáng tự điều chỉnh và sàn gỗ cho khiêu vũ

 Bãi đậu xe bên trong(dưới tầng hầm)

 Mô hình yến tiệc cao cấp (Fine-dining) lần đầu tiên được giới thiệu tại Việt Nam: bàn dành cho 16 người và phục vụ theo kiểu Âu và Mỹ

 Sảnh Eden và Paradise : diện tích 1.800m2, sức chứa 700 khách

 Sử dụng hệ thống âm thanh ánh sáng hiện đại, đặc biệt hệ thống đèn Moving head ngoại nhập; trang thiết bị nội ngoại thất cao cấp

1.2.2 Chiến lược phát triển kinh doanh của Công ty trong thời gian qua và trong tương lai :

Chiến lược trong thời gian qua như chúng ta cảm nhận, White Palace không ngừng nâng tầm vị thế của mình qua các hoạt động :

Tham gia hội chợ triển lảm ngành nghề trong nước và quốc tế, thúc đẩy mạnh trong lĩnh vực tiếp thị, quảng cáo trên báo đài và Internet

Tham gia tài trợ cho các chương trình, đem lại tiếng vang lớn trong giới truyền thông như : cuộc thi chung kết siêu mẫu Việt Nam năm 2009

Tổ chức các hoạt động xã hội như xây nhà tình thương, tổ chức ngày hội thiếu nhi nhân ngày quốc tế thiếu nhi 1-6

Tổ chức sự kiện cho các cặp vợ chồng đã từng tổ chức tiệc cưới tại nhà hàng.Đồng thời, xây dựng chương trình “White Palace Rewards” và “Wedding Certificate” là tên gọi chương trình “Thẻ thành viên” của trung tâm hội nghị White Palace, thông qua chương trình này White Palace muốn mang đến nhiều hơn nữa những ưu đãi đặc biệt như lời tri

ân đến những khách hàng thân thiết mà White Palace tôn vinh và mong muốn cùng đồng hành trong mọi khoảnh khắc, sự kiện như một lời cam kết gắn bó.Thẻ “Wedding Certificate” là tên gọi thẻ dành riêng cho các cô dâu, chú rể tổ chức tiệc cưới tại White Palace, ngày trọng đại và những khoảnh khắc đẹp, thiêng liêng của đôi bạn trẻ sẽ luôn được gợi nhớ đến khi thẻ được sử dụng.Ngoài ra các chủ thẻ sẽ có những ưu đãi đặc biệt

từ phía hệ thống các đối tác của Nhà hàng với dịch vụ chất lượng cao và hoàn hảo.Một điểm thật đặc biệt của thẻ thành viên là khi chủ thẻ đến tham dự bất kỳ buổi tiệc nào tại White Palace cũng sẽ nhận được một phần quà khi ra về.Hơn thế nữa là các gói khuyến mãi hấp dẫn:

 20% chi phí khi tổ chức các loại hình sự kiện tại White Palace đối với khách tổ chức tiệc lần đầu tại White Palace và 30% cho khách hàng đã từng tổ chức tiệc tại White Palace

 100% chi phí thuê sảnh để dàn dựng trước chương trình cho toàn bộ khách hàng

 Voucher ưu đãi 30% trên menu đối với khách hàng tổ chức tiệc lần đầu tại White Palace và 40% cho khách hàng đã từng tổ chức tiệc tại White Palace khi tổ chức tiệc vào buổi trưa dịp cuối năm

Đặc biệt, tham gia tổ chức tiệc chiêu đãi mang tính chất ngoại giao quan trọng như tiệc Quốc khánh Mỹ với tác phẩm nổi tiếng là bức tượng Nữ thần tự do nặng khoảng 320kg, cao 2.5m, ngang 0.6m, sử dụng đến 420kg sôcôla sữa, nặng 240kg, cao 1.2m, ngang 1.1m ; đêm Gala “Tuần lễ Pháp” ngày 09/04/2008

Bên cạnh đó, việc tổ chức các sự kiện lớn, những lễ kỷ niệm của các thương hiệu lớn thể hiện mối quan hệ to lớn của White Palace như : lễ kỷ niệm 40 năm thành lập và đón nhận huân chương lao động hạng 2 của thương hiệu Gạch Đồng Tâm Long An, ngoài ra trung tâm Hội nghị White Palace hiện đã trở thành địa điểm đáng tin cậy để tổ chức những hội nghị, sự kiện lớn cho các khách hàng là những công ty lớn như AIA, Toyota, CLB Doanh Nhân Sài Gòn, Vinastar Motor, Ngân hàng Đông Á, Ngân hàng ACB,

Trong xu thế phát triển mạnh mẽ của ngành nghề dịch vụ, ngoài việc tiếp tục tăng cường, cũng cố phát triển hơn nữa để chiếm lĩnh thị trường kinh doanh loại hình tiệc cưới

và hội nghị, tăng cường hợp tác với các nhà đầu tư, củng cồ thêm về chất lượng phục vụ cũng như chất lượng món ăn, Ban giám đốc công ty đang có định hướng phát triển thêm

về lĩnh vực kinh doanh khách sạn với một tổ hợp bao gồm Nhà hàng- Khách sạn đạt chuẩn 5 sao ngay tại trung tâm thành phố

1.3 Nhiệm vụ và chức năng của các bộ phận

1.3.1 Sơ đồ, cơ cấu tổ chức:

1.3.2 Nhiệm vụ và chức năng các bộ phận, phòng ban:

 Nhà đầu tư: là người đứng đầu trong việc sáng lập và hoạt động của Nhà hàng,

trực tiếp hoạch định và chỉ đạo các phương hướng hoạt động, chiến lược, sách lược của Nhà hàng nhằm mục tiêu không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động kinh tế và hướng phát triển của cơ sở.Đồng thời, nghiêm túc chấp hành phương châm, chính sách và tuân theo những quy định của pháp luật, tiến hành các kế hoạch kinh doanh những ngành nghề nhà nước không cấm

NHÀ ĐẦU TƯ

BP

LỄ TÂN

BAN GĐ NHÀ HÀNG

VỆ

BP NHÀ HÀNG

BP CHƯƠNG TRÌNH

BP HOUSE-KEEPING

VÀ CẮM HOA

BP

KỸ

THUẬT

 Tổng quản lý : đây là người với chức năng và nhiệm vụ quan trọng trong Nhà

hàng, là người giám sát, chỉ đạo các phương thức mà Ban giám đốc xây dựng, chịu trách nhiệm trước nhà đầu tư về các nghiệp vụ quản lý và các phương thức kinh doanh đúng đắn, bên cạnh đó đây là người trực tiếp kiểm tra và đánh giá công việc chuyên môn của các phòng ban, đảm bảo việc hoàn đúng theo các tiêu chí bộ phận đề ra

 Ban giám đốc Nhà hàng : là sự liên kết then chốt trong quá trình thông tin giữa

văn phòng công ty với các bộ phận Ban Giám đốc cần phải phối hợp chỉ đạo với các trưởng bộ phận để đạt được mục tiêu tài chính của Nhà hàng

 Tổng giám đốc : tham gia vào việc xây dựng và thực hiện các chính sách và chiến lược của Nhà hàng.Tổng giám đốc chịu trách nhiệm về các công việc chung của nhà hàng và điều phối công việc các bộ phận.Chịu trách nhiệm trước ban lãnh đạo công ty và hội đồng quản trị

 Phó Tổng giám đốc: có trách nhiệm quản lý trực tiếp các hoạt động của Nhà hàng, xử lý các tình huống khẩn cấp, các lời phàn nàn của khách, các sự kiện đặc biệt và chịu trách nhiệm về phúc lợi, an toàn của nhân viên, Nhà hàng và khách hàng

 Giám đốc các khối phòng ban: những người ở cấp bậc này là nhưng người đứng đầu các bộ phận, họ trực tiếp báo cáo cho Tổng giám đốc và chịu trách nhiệm về các kế hoạch ngắn và dài hạn về tài chính, tiếp thị cũng như phát triển nhân sự trong lĩnh vực chuyên môn cụ thể của mình

 Các trưởng bộ phận: để quản lý một Nhà hàng một cách hiệu quả cần phải có sự

xác định rõ ràng về chức năng và quyền hạn, đặc biệt là cho các trưởng bộ phận,Vai trò của các trưởng bộ phận thường được miêu tả theo chức danh, chỉ rõ trách nhiệm chính của họ, đồng thời phối hợp chặt chẽ với các bộ phận khác để hoàn thành công việc chung của nhà hàng:

 Bộ phận Nhà hàng (F&B) : cung cấp nhiều dịch vụ cho khách nhưng tập trung chủ yếu vào việc cung cấp đồ ăn, đồ uống.Các dịch vụ này co thể được cung cấp tại các quầy Bar và các sảnh lớn.Cụ thể tại trung tâm hội nghị White Paclace

là các dịch vụ về hội nghị, tiệc cưới, sinh nhật, đại tiệc…

 Bộ phận kinh doanh và tiếp thị : trách nhiệm khai thác, tìm nguồn khách hàng mới cho Nhà hàng.Bộ phận này đóng góp một vai trò quan trọng, thiết yếu trong tất cả các bộ phận khác của Nhà hàng.Mục tiêu của bộ phận này là thu hút các khách hàng đến Nhà hàng ( khách từ cơ quan, tiệc cưới, hội nghị và hội thảo ) Đồng thời, quảng bá các dịch vụ của Nhà hàng đối với mọi đối tượng khách bên trong và bên ngoài Nhà hàng.Ở trung tâm White Palace bộ phận này mang hai chức năng chính là bán, giới thiệu các sản phẩm về tiệc cưới và hội nghị.Bên cạnh

đó, kết hợp với Ban giám đốc, bộ phận bếp để quyết định giá bán sản phẩm về đồ

ăn, thức uống

 Bộ phận kế toán : có trách nhiệm theo dõi toàn bộ các hoạt động tài chính của Nhà hàng bao gồm nhận tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, chi tiền trả lương, lưu trữ các số liệu kinh doanh, chuẩn bị cho các báo cáo nội bộ, kiểm toán và các báo cáo về tài chính.Vì tầm quan trọng của dữ liệu tài chính và thống kê, bộ phận

kế toán phải kết hợp chặt chẽ với bộ phận tiếp tân.Trong các nhà hàng và khách sạn lớn, giám đốc tài chính chịu trách nhiệm về các hoạt động của bộ phận kế toán

 Bộ phận nhân sự :

 Xác định mô hình tổ chức bộ máy của Nhà hàng và định biên lao động trong Nhà hàng

 Lập kế hoạch tuyển dụng lao động

 Phối hợp với các bộ phận khác, xây dựng chức trách cho từng chức danh, các mối quan hệ của từng bộ phận

 Quy chế đánh giá công việc từng chức danh, người đảm nhiệm công

 Chịu trách nhiệm tuyển dụng nhân viên(bao gồm việc tuyển dụng và lựa chọn nhân sự bên trong và bên ngoài) cũng như các chương trình đào tạo định hướng, đào tạo quan hệ với nhân viên, bồi dưỡng quan hệ lao động và phát triển nguồn nhân lực

 Đề ra và chấp hành các chế độ quản lý người lao động

 Tham gia biên soạn và sữa chữa quy chế, điều lệ cho Nhà hàng

 Phòng ban này cũng là bộ phận chịu trách nhiệm về các vấn đề bồi thường vì họ có khả năng về tư vấn luật, chính vì thế đây là bộ phận mang chức năng bồi thường

 Bộ phận kỹ thuật : có trách nhiệm sữa chữa, bảo quản các trang thiết bị bên trong Nhà hàng cũng như thực hiện định kỳ chương trình bảo dưỡng, chương trình này dự báo trước các vấn đề có thể phát sinh đối với trang thiết bị và phương tiện

để đảm bảo chúng không bị hỏng hóc bằng cách duy trì chúng ở tình trạng hoạt động tốt.Điều đặc biệt ở White Palace có một xưởng cơ khí và xưởng mộc riêng biệt nên các vật dụng sử dụng trong các chương trình tiệc được tu bổ thường xuyên, ngoài ra bộ phận này có thể đảm trách các công việc sửa chữa xây dựng…và đặc biệt khi cần bổ sung nhân lực, họ cũng có khà năng chạy bàn và đứng quầy bar

 Bộ phận chương trình : là bộ phận hoạt động riêng lẻ, với chức năng chính

là phục vụ các chương trình phụ họa cho chương trình tiệc cưới thêm sinh động và chuyên nghiệp, bộ phận này bao gồm các thành viên trực tiếp tham gia dàn dựng, xây dựng và sáng tạo cho các chương trình.Tổ chức huấn luyện, bồi dưỡng nhân viên về các động tác kỹ thuật như múa lân, nghệ thuật vỗ tay, dàn chào, dàn kèn

và khui Champane…, có nhiệm vụ phối hợp chặt chẽ với bộ phận kỹ thuật thực hiện chương trình trực tiếp trong mỗi lễ cưới

 Bộ phận lễ tân : là trung tâm cầu nối giữa khách hàng và nhà hàng, tham mưu, trợ giúp cho Nhà hàng, thể hiện bộ mặt tích cực.Ngoài công tác tư vấn, hỗ

trợ, hướng dẫn khách hàng, đây còn là trung tâm để Marketing các sản phẩm dịch

vụ, tiện ích của cơ sở kinh doanh, là một kênh thông tin di động, vô cùng năng động và tiện ích đem lại những cảm nhận tốt đẹp từ ấn tượng ban đầu

 Bộ phận bảo vệ : có trách nhiệm chính trong việc bảo vệ an toàn cho khách

từ giai đoạn đến và tham dự trong Nhà hàng, bao gồm sự an toàn của toàn thể nhân viên và tài sản.Bộ phận này có thể bao gồm cả việc tuần tra các khu vực xung quanh và điều khiển các thiết bị giám sát.Bên cạnh đó, bộ phận này tham gia giám sát về quá trình chấm công nhân viên trong ca làm việc, kiểm soát việc thực hiện nội quy nhân viên về đồng phục, tác phong và giờ giấc ca làm việc, bảo quản nhà xe nhân viên và của quan khách

 Bộ phận Housekeeping: chức năng và nhiệm vụ chuyên trách về các vấn

đề vệ sinh, tạp vụ, đảm bảo vệ sinh khu vực nhà hàng, các sảnh tiệc, phòng ban, phòng nhân viên cũng như phụ trách vấn đề vệ sinh sạch sẽ khu vực toilet của khách và nội bộ, giữ gìn vệ sinh các mặt kính và các vật dụng trang trí

 Bộ phận cắm hoa: chuẩn bị hoa trang trí theo chủ đề của tiệc cưới, phụ trách sáng tạo thêm nhiều kiểu mẫu sinh động , tươi tắn, tạo không gian tươi mát toàn khu vực.Bên cạnh đó, xây dựng kế hoạch tiết kiệm, tận dụng nguồn hoa để phục vụ cho công tác tổ chức tiệc

1.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị của Công ty

Tại Nhà hàng, cơ sở vật chất kỹ thuật tương đối hiện đại, được trang bị đầy đủ trong các sảnh tiệc cũng như văn phòng làm việc

Nhìn chung đây là một trung tâm hội nghị và tổ chức tiệc cưới sang trọng bậc nhất thành phố với quy mô lớn, diện tích sử dụng là 8000m2 trên tổng thể 24000m2.Do đó, được xem là tòa nhà tổ chức tiệc có không gian lớn nhất Việt Nam hiện nay, bởi sảnh Grand Crystal (2.000 m2) có sức chứa đến hơn 1.600 khách, sảnh Grand Platinum cũng

có sức chứa trên 1.000 người

Ngoài các sảnh tiệc phục vụ cho công tác tổ chức tiệc, nhà hàng còn bao gồm nhiều phòng ban với nhiều chức năng như : FO( Front office), HK(Housekeeping), Sales office, Flower shop, Mantenance room, Changing room…

Trang thiết bị âm thanh ánh sáng hiện đại với dàn loa và dàn đèn Moving head ngoại nhập với chi phí cao.Với mỗi sảnh, một line đèn là một kết cấu riêng với sự trang trí tạo nên một phong cách sáng tạo riêng biệt : sang trọng, lộng lẫy với sãnh Lobby, sảnh Platinum mang vẻ quý phái của phong cách Châu âu, lộng lẫy trang hoàng theo phong cách Hoàng gia của sảnh Crytal, Eden và Paradise với hồ nước lung linh sắc màu, Hy’s Lounge với các buổi tiệc gia đình ấm cúng, là nơi gặp gỡ của các doanh nhân

Trang bị nhà ăn tập thể cho toàn thể nhân viên ( nhà hàng 198) với vật dụng sạch sẽ, thoáng mát, xây dựng phòng nghỉ và nơi thay đồ cho nhân viên đảm bảo phục vụ tốt cho nhân viên trong giờ giải lao

1.5 Tình hình nhân sự của Công ty

Trung tâm Hội Nghị White Palace được quản lý, điều hành bởi đội ngũ dày dạn kinh nghiệm và chuyên nghiệp, tiếp bước thành công từ hoạt động quản lý từ Nhà hàng tiệc cưới Sinh Đôi làm nền tảng để phát triển hơn nữa.Song song đó, White Palace không ngừng tuyển dụng thêm nhân viên cấp quản lý để đảm bảo mức độ thõa mãn khách hàng

về cung cách phục vụ và quản lý chuyên nghiệp, không ngừng các hoạt động tuyển dụng nhân viên cơ hữu, cũng như kết hợp với nhân viên thời vụ nhằm đảm bào số lượng cũng

như chất lượng của đội ngũ phục vụ tiệc

Chương 2: PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG BỘ PHẬN NHÀ HÀNG TẠI TRUNG TÂM WHITE PALACE

2.1 Giới thiệu về bộ phận Nhà hàng White Palace

White palace là một trung tâm hội nghị với loại hình kinh doanh chủ yếu là các loại tiệc.Chính vì thế bộ phận Nhà hàng là bộ phận vô cùng quan trọng trong cơ cấu tổ chức của White Palace với chức năng cung cấp nhiều dịch vụ cho khách nhưng tập trung chủ yếu vào việc cung cấp đồ ăn, đồ uống.Các dịch vụ này co thể được cung cấp tại các quầy Bar và các sảnh lớn.Cụ thể tại Nhà hàng White Paclace là các dịch vụ về hội nghị, tiệc cưới, sinh nhật, đại tiệc…

Bộ phận Nhà hàng bao gồm các bộ phận liên quan như :

2.2 Chức năng các bộ phận

 Bộ phận quản lý : đặc điểm quản lý của Nhà hàng là hình thức trực tiếp bỏ tiền ra

rồi làm quản lý, khác với hai hình thức khác là có tiền nhưng không có trình độ chuyên môn nên thuê người quản lý hoặc giao khoán cho quản lý Ở đây, nhiệm vụ của bộ phận

quản lý :

 Quản lý tất cả các hoạt động của nhà hàng

 Ký kết các hợp đồng liên quan đến nhà hàng

 Lên kế hoạch hoạt động cho nhà hàng

 Điều động nhân sự cho nhà hàng

 Giải quyết các vấn đề liên quan đến khách

 Giải quyết các vấn đề nội bộ của nhân viên

 Soạn thảo các nội quy áp dụng trong nhà hàng về giờ giấc, đồng phục,

 Kiểm tra về tiêu chuẩn hàng

 Kiểm tra hóa đơn

 Ký phiếu giao nhận hàng

 Tiến hành nhập kho : vì thời gian bảo quản các loại hàng hóa là khác nhau nên khi nhập phải sắp xếp theo thứ tự ưu tiên theo thứ tự ngày nhập và ưu tiên sử dụng.Điều chỉnh nhiệt độ trong kho cho phù hợp (thịt cá thì -18độC, các thực phẩm mau hỏng thì 0 – 4 0C, rau quả thì 4 – 10 0C, các loại đồ khô thì 15 – 20 0C

 Xử lý hàng tồn kho : cất trữ hàng đúng quy cách, phân biệt rõ hàng mới nhập và hàng tồn, ghi sổ tồn kho chính xác, có kế hoạch tái nhập kho hoặc

hủy đúng lúc

 Bộ phận phục vụ : là bộ phận phục vụ ăn uống nên đây là một bộ phận lớn trong

nhà hàng.Để kinh doanh dịch vụ ăn uống trong nhà hàng cần có sự hoạt động tổng hợp

của 3 bộ phận sau :

 Bộ phận phục vụ bàn : đáp ứng nhu cầu ăn uống của khách, đảm bảo vệ sinh và chất lượng phục vụ, tham gia trực tiếp quá trình chào đón khách từ lúc ban đầu, quá trình tiệc và những vấn đề phát sinh cũng như khi kết thúc

buổi tiệc

 Bộ phận Bar : phục vụ nhu cầu về các loại đồ uống cho khách

 Bộ phận bếp : chế biến các món ăn cho khách

Ba bộ phận trên hoạt động riêng lẽ nhưng lại có sự phối hợp nhịp nhàng, thống nhất với nhau với mục đích đáp ứng nhu cấu về ăn uống của khách hàng.Trong quá trình phục vụ, nhân viên phục vụ phải khéo léo giới thiệu cho khách những món ăn của nhà hàng cho khách biết và thưởng thức và phải nắm bắt tâm lý, thị hiếu ăn uống của khách,

từ đó tư vấn cho bộ phận bếp bar thay đổi thực đơn và cách chế biến thức ăn đồ uống hợp khẩu vị

 Bộ phận bếp :

 Chế biến thức ăn theo yêu cầu của khách và theo thực đơn

 Kết hợp với bộ phận quản lý thiết kế thực đơn

 Đưa ra yêu cầu đặt hàng cho bộ phận thu mua

 Theo dõi, quan sát thành công của các loại thực đơn, qua đó đánh giá mức

độ hiệu quả làm hài lòng khách hàng

 Không ngừng chế tạo món mới, cải tiến thực đơn, đem lại hiệu quả về việc

phục vụ món ăn cũng như tạo sức bật cạnh tranh với các cơ sở khác

 Bộ phận nhập hàng :

 Nhập, xuất hàng theo yêu cầu

 Theo dõi nguồn hàng

 Đảm bảo về số lƣợng hàng hóa

 Lên kế hoạch cho những biến động mang tính mùa vụ

 Tính toán về chi phí hợp lý để tiết kiệm cho nhà hàng

 Lên kế hoạch tài chính dài hạn

 Nắm bắt các kết quả kinh doanh theo từng thời điểm, từng tháng, từng quý

 Bộ phận Marketing :

 Cùng với ban quản lý lên kế hoạch bán hàng(các công ty du lịch, công ty tổ

chức sự kiện, công ty lớn dự hội thảo

 Lên kế hoạch và các sự kiện nhằm thu hút khách hàng

 Tham gia hoạt động cổ vũ, tuyên truyền trong các sự kiện xã hội

 Nắm bắt kịp thời thông tin của các đối thủ cạnh tranh, đƣa ra các chiến

2.3 Phân tích tình hình bộ phận

2.3.1 Sơ đồ tổ chức của bộ phận bộ phận Operation: chủ thể của Nhà hàng:

DUTY MANAGER

ASSISTANT CORPORATE BANQUET MANAGER

F&B MANAGER

F&B MANAGER

ASSISTANT MANAGER

STAFF

BANQUET MANAGER

BANQUET MANAGER

BANQUET

MANAGER

GENERAL MANAGER

2.3.2 Các loại tiệc và hình thức tiệc:

Có rất nhiều loại tiệc được phân chia theo nhiều hình thức tổ chức khác nhau như tiệc cưới, gia đình, bạn bè, các nguyên thủ quốc gia, hội họp… và được tổ chức theo các phương thức khác nhau như tiệc đứng và tiệc ngồi

Tiệc cưới là loại tiệc với hình thức là thông báo sự kết hôn của một đôi nam nữ, thường được tổ chức ở nhà hàng, tuỳ vào số lượng và quy mô của buổi tiệc mà có các hình thức tổ chức khác nhau, loại hình tiệc này thường diễn ra vào các ngày cuối tuần và số lượng khách là tương đối lớn, tiệc cưới được khách hàng đặt trước trong thời gian khá lâu

và thực đơn thường từ 5 đến 7 món bao gồm món khai vị và tráng miệng, thời gian phục vụ được giới hạn cụ thể trong hợp đồng với nhà hàng cũng như cở sở tổ chức tiệc.Đây là loại tiệc đãi theo phương thức tiệc ngồi là chủ đạo

Tiệc chiêu đãi, hội họp, gia đình … là hình thức tiệc nhỏ hơn, số lượng tham dự rất giới hạn, các loại tiệc này thì thời gian tổ chức là tuỳ thuộc vào khách hàng, đòi hỏi nhân viên phải có sự tập trung cao, luôn trong tư thế sẵn sàng phục vụ.Món ăn và đồ uống sử dụng trong loại hình tiệc này cũng cực kỳ đa dạng

Đối với tiệc chiêu đãi dành cho chính khách nước ngoài thì số lượng món ăn là trên 70 món, chất lượng món ăn cực kỳ sang trọng và có các món ăn đặc trưng của quốc gia

Yến tiệc là là loại hình tổ chức tiệc cho đối tượng khách cực kỳ sang trọng nhằm vào các sự kiện lớn của quốc gia đòi hỏi số lượng món ăn phải trên 70 món với chất lượng cao, đặc biệt là chất lượng phục vụ phải đạt tiêu chuẩn cao

Các tiệc liên hoan, hội nghị là hình thức kết hợp tổ chức các sự kiện :liên hoan cuối năm, kỷ niệm thành lập, đón nhận huy chương, liên hoan nhân các sự kiện mang tầm cở cấp thành và cấp quốc gia…Hình thức tiệc này thường đòi hỏi thời gian tịêc giới hạn.Tuỳ vào tính chất của buổi tiệc mà tổ chức tiệc đứng hoặc ngồi.Thời gian chuẩn bị các loại tiệc này là không nhiều vì đây là hình thức kết hợp giữa hội họp và chiêu đãi.Ngoài ra còn có các buổi tiệc nhỏ diễn ra trong thời gian giải lao như tiệc trà, tiệc bánh, trái cây…

Tóm lại các hình thức tiệc được phân chia làm hai loại :TIỆC ĐỨNG và TIỆC NGỒI.Tuỳ theo tính chất của buổi tiệc mà phân ra thành nhiều hình thức khác nhau.Từ đó thể hiện rõ qua đối tượng khách, số lượng cũng như chất lượng món ăn.Đối với tiệc đứng:những tiệc cho đối tượng khách có khả năng chi trả cao và khách quan trọng thì số lượng món ăn là từ 50- trên 70, còn khách bình dân và truung lưu là <40 món.Đối với tiệc ngồi thì số lượng món ăn tương đối hạn chế hơn, số lượng món ăn tối đa là 15(yến tiệc), còn lại trung bình từ 6-7 món bao gồm món tráng miệng với chất lượng món ăn và sự phục

vụ cũng khác nhau.Đặc biệt tuỳ theo yêu cầu của chủ tiệc mà tiệc được tổ chức bên trong nhà hàng (INSIDE) và ngoài nhà hàng(OUTSIDE or CARTERING)

NHÂN VIÊN BÁN THỜI GIAN

TT

BÀN

TT BẾP

TT HẬU CẦN

TT BAR

TT PHỤC VỤ QUẢN LÝ

SẢNH

tư

 Quản lý cấp 2 :

Thay mặt giám đốc giám sát nhân viên, đôn đốc, kiểm tra công việc nhằm giúp họ hoàn thành tốt công việc.Trực tiếp giám sát các quản lý sảnh để đảm bảo công tác chuẩn bị cũng như khi diễn ra và kết thúc tiệc.Thay mặt giám đốc đưa ra chế độ khen thưởng phù hợp nhằm khuyến khích nhân viên nỗ lực trong công việc

 Quản lý sảnh :

Điều hành toàn bộ công việc trong sảnh quản lý, nhận nhiệm vụ trực tiếp từ các quản lý cấp cao hơn, tiến hành công việc trên cơ sở sắp xếp bố trí nhân viên hoàn

QUẢN LÝ CẤP 2 QUẢN LÝ CẤP 1

TRỢ LÝ SẢNH QUẢN LÝ SẢNH

NHÂN VIÊN PHỤC VỤ

thành công việc được giao.Làm nhiệm vụ truyền tải mọi thông tin từ ban giám đốc cũng như lấy ý kiến đóng góp từ phía nhân viên.Là cầu nối những tâm tư, nguyện vọng của nhân viên lên cấp trên cũng như truyền tải những kế hoạch một cách chi tiết

từ ban giám đốc

 Trợ lý sảnh :

Chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ quản lý sảnh, sau đó điều hành, phổ biến trực tiếp xuống nhân viên

Kết hợp với các bộ phận khác để hoàn thành công việc

Luôn giám sát chặt chẽ quá trình làm việc của nhân viên, theo dõi kết quả và khả năng hoàn thành công việc để kịp thời đôn đốc, sửa chữa

Báo cáo kịp thời và thường xuyên tiến độ công việc cho cấp trên để kịp thời có hướng xử lý khi xảy ra sự cố

 Nhân viên phục vụ:

Hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao, đi làm đúng theo giờ giấc và ca quy định

Báo cáo mọi tình huống phát sinh trong quá trình triển khai công việc

Tham gia phục vụ trong suốt quá trình tiệc, làm đúng theo nhiệm vụ được phân công : nữ đứng bàn, phục vụ tiếp món, giới thiệu món và share đồ ăn ; nam chạy bàn, rót bia và đứng quầy bar

Khi kết thúc tiệc tất cả tham gia dọn dẹp vệ sinh, dọn đồ dơ ra phía sau cho nhân viên tạp vụ phân loại và chuyển xuống nhà chén

Trả vỏ bia và đổ nước các thùng ướp bia

Tham gia chỉnh nơ ghế, chỉnh hàng và quét bụi khu vực sảnh tiệc

Phân công dãy hút bụi, dọn dẹp vệ sinh khu vực kho hàng vải và kho quần áo nhân viên

2.3.3.3 Sơ đồ tổ chức bộ phận Chương trình :

Bộ phận chương trình là bộ phận có quan hệ sâu sắc với bộ phận nhà hàng trong một một quá trình tiệc.Bộ phận này không nhiều nhân sự như các bộ phận khác, chủ yếu là nhân viên chính thức, phối hợp họat động cùng nhân viên gián tiếp và nhân viên thời vụ, bên cạnh đó là hoạt động của nhóm múa dưới sự biên đạo của anh chị quản lý theo ý tưởng của Ban giám đốc

5 BƯỚC QUY TRÌNH CHUẨN CỦA BỘ PHẬN CHƯƠNG TRÌNH:

 Cô dâu- Chú rể vào sảnh tiệc

 Cô dâu- Chú rể cắt bánh kem, rót rượu trên tháp ly Champane

 Mời bố mẹ lên sân khấu

 Mời đại diện hai gia đình phát biểu

 Mời quan khách nâng ly chúc mừng và bắt đầu buổi tiệc

Bên cạnh quy trình chuẩn này, thì có thể thay đổi bổ sung theo ý kiến của khách hàng.Có thể sẽ có nhóm múa trước khi Cô dâu- Chú rể bước vào sảnh, nếu gia đình yêu cầu sau khi Cô dâu Chú rể vào sảnh tiệc và lên sân khấu thì mời bố mẹ lên tiếp theo sau

đó, khi ấy sẽ để đại diện hai bên gia đình phát biểu chào mừng, cảm ơn trước rồi mới tiến hành mời Cô dâu- Chú rể cắt bánh kem, rót rượu và cuối cùng là mời quan khách nâng ly chúc mừng.Ngoài ra, trong quá trình tiệc, theo yêu cầu của chủ tiệc mà có thể có thêm các tiết mục văn nghệ, hài kịch, xiếc, …

TRƯỞNG BP

PHÓ BP

QL NHÂN VIÊN NAM

QL NHÂN VIÊN NỮ

NHÂN VIÊN THỜI VỤ

NHÂN VIÊN HẬU CẦN NHÂN VIÊN

CHÍNH THỨC

MỘT SỐ CHƯƠNG TRÌNH TRONG TIỆC CƯỚI Ở TRUNG TÂM HỘI NGHỊ

MỘT SỐ CHI TIẾT VỀ CHƯƠNG TRÌNH TONIGHT

 MC mời quý quan khách ổn định chổ ngồi để tiến hành làm lễ, tuyên bố chương trình được bắt đầu, vì đây là chương trình trực tiếp nên có 2 MC tham gia dẫn chương trình :

+ Nữ đứng trên sân khấu ở bên trong

+ Nam đứng cùng Cô dâu- Chú rể và đội ngũ nhân viên chương trình ngoài phòng Lobby

 Nhóm múa biểu diễn theo bài hát chủ đề của chương trình (bài hát Tonight I

celebrate my love for you_Peobo Bryson)

 Bảo vệ với trang phục trắng sang trọng mở cửa đón Cô dâu- Chú rể sau khi hai MC cùng toàn thể quan khách đếm ngược từ 9 đến 0

 Cô dâu- Chú rể cùng dàn tiếp tân bước lên cầu thang Hạnh phúc và sân khấu

 Khi Cô dâu- Chú rể đứng trên khán đài Hạnh phúc thì bắn pháo kim tuyến

 Chương trình tiếp theo như quy trình chuẩn của bộ phận

MỘT SỐ CHI TIẾT VỀ CHƯƠNG TRÌNH VẦNG TRĂNG

MC mời quý quan khách ổn định chổ ngồi để tiến hành làm lễ, tuyên bố chương trình được bắt đầu, vì đây là chương trình trực tiếp nên có 2 MC tham gia dẫn chương trình :

+ Nữ đứng trên sân khấu ở bên trong

+ Nam đứng cùng Cô dâu- Chú rể và đội ngũ nhân viên chương trình ngoài phòng Lobby

 Đội lân vào đầu tiên với nhạc nền múa lân sôi động

 Ca sỹ hát với sự phụ đạo của nhóm múa theo bài hát chủ đề (Vầng trăng duyên quê)

 MC bắt đầu giới thiệu về chương trình

 Kết hợp trong và ngoài sảnh với chương trình trực tiếp, lúc này ngoài sảnh tiệc bao gồm các nhân viên bộ phận chương trình trong trang phục quân lính, nhóm múa với trang phục truyền thống và ca sỹ

 Sau khi hát hết nửa bài còn lại thì Cô dâu- Chú rể xuất hiện trước cổng sảnh tiệc

 Biểu diễn với đội kèn đi trước gầm 4 người

 Hai MC giới thiệu, đếm ngược từ 9 đến 0 và mời Cô dâu- Chú rể bước vào, đi theo sau có người cầm đèn lồng và dàn chào từ 7 đến 8 cặp trong trang phục trắng sang trọng

 Có quân lính và các nhân viên mang mâm quả (từ 6-8 người)

 Khi Cô dâu- Chú rể lên khán đài Hạnh phúc thì bắn pháo kim tuyến để chào mừng

 Mời Cô dâu- Chú rể về tháp bánh cắt bánh kem

 Dàn chào nam với các chai Champane trên tay, có thể 2, 4,5 người tùy theo sự sắp xếp của chủ tiệc đi hàng dọc nghiêm trang, đồng loạt khui chai và trao tay cho Cô dâu- Chú rể rót vào tháp rượu (nhân viên quầy bar bỏ đá khói vào trong ly trước khi rót rượu để tạo hiệu ứng sinh động)

 Mời bố mẹ hai bên gia đình lên sân khấu

 Đại diện hai bên gia đình phát biểu

 Ly rượu giao bôi mời hai gia đình, quan khách nâng ly chúc mừng và bắt đầu buổi tiệc

2.3.3.4 Mô tả công việc dùng chung cho chức danh quản lý:

BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Họ và tên nhân viên:

Quản lý trực tiếp:

Mô tả nhiệm vụ:

Hổ trợ cấp quản lý trực tiếp điều hành, giám sát nhân sự phục vụ

Tổ chức tiệc phục vụ một buổi tiệc thật hoàn hảo

Bảo quản trang thiết bị và đồ dùng phục vụ

1 Quản lý nhân sự phục vụ Nhân viên kỷ luât, chấp hành nội quy, quy

định do ban quản lý đề ra Nhân viên đoàn kết, vui vẻ, hăng say làm việc

Công bằng, đúng người, đúng việc Nhận được sự tôn trọng của số đông nhân viên

2 Quản lý nghiệp vụ phục vụ Nhân viên làm đúng nghiệp vụ phục vụ

3 Tổ chức điều hành buổi tiệc Tổ chức buổi tiệc diễn ra thông suốt

Chủ tiệc và khách dự tiệc hài lòng

4 Quản lý cơ sở vật chất Sạch sẽ, vệ sinh, ngăn nắp

Không mất mát hay hư hại tài sản nhà hàng

Quyền hạn trách nhiệm QUAN HỆ BÊN TRONG Liên hệ với bộ phận văn phòng:

 Nhận thông tin từ văn phòng để biết số lượng bàn, thực đơn hay những yêu cầu đặc biệt từ chủ tiệc Liên hệ bộ phận nhà bếp

 Tổ chức việc ra món ăn từ nhà bếp lên bàn tiệc

Liên hệ bộ phận lao công

 Liên hệ bộ phận lao công để đảm bảo vệ sinh sảnh

Liên hệ bộ phận kỹ thuật

 Bảo quản thiết bị cơ sở vật chất

 Thực hiện chương trình Liên hệ bộ phận biễu diễn

 Thực hiện chương trình khai mạc Liên hệ bộ phận bảo vệ

 Quản lý nhân viên

 An ninh trật tự trong sảnh Liên hệ bộ phận nhân sự

 Tuyển dụng, huấn luyện nhân viên QUAN HỆ BÊN NGOÀI

nhân sự tuyển dụng những nhân viên không đảm trách được công việc

 Là người đánh giá trực tiếp nhân viên thông quan bảng đánh giá nhân viên

 Được quyền tổ chức, chỉ đạo, phân công, kiểm tra toàn bộ hoạt động của nhân viên

 Được quyền tự xử lý những vi phạm của nhân viên theo những hình thức sau: viết biên bản kiểm điểm, phạt tăng ca

 Được quyền đề nghị với cấp quản

lý trực tiếp bổ nhiệm và bãi nhiệm cấp phó

quản lý trực tiếp về mọi hoạt động trong ngày

 Đảm bảo thực hiện tốt 4 nhiệm vụ được giao

 Chịu trách nhiệm về kết quả công việc

 Chịu trách nhiệm liên đới về vi phạm do nhân viên cấp dưới gây ra

Hệ thống sổ sách

1 Bảng mô tả công việc

2 Danh mục công việc hằng ngày

3 Sổ tay công việc

4 Sổ điểm danh – chấm công

5 Sổ quản lý tài sản

6 Giấy bàn giao

7 Phiếu thông tin taxi

8 Quy chế nghiệp vụ

Yêu cầu chuyên môn

HỌC VẤN

vụ KIẾN THỨC CHUYÊN MÔN Am hiểu về hoạt động nhà hàng

KỸ NĂNG CHUYÊN MÔN Thành thạo các kỹ năng liên quan đến

nghiệp vụ phục vụ Khả năng giải quyết vấn đề, xử lý tình huống tốt

Sử dụng thành thạo bản liệt kê công việc hàng ngày

Có tinh thần tập thể và đồng đội, hết mình

vì mục tiêu và lợi ích chung

Có khả năng làm việc theo nhóm và hợp tác trong mọi tình huống

Vui vẻ, lịch thiệp, có khả năng giao tiếp Năng động, sáng tạo

Kiên nhẫn, trung thực, có tinh thần trách nhiệm cao

Lịch làm việc

Hàng ngày từ 8h30 – 11h30 Chuẩn bị tiệc

Hàng ngày 11h45 – 14h00 Ăn cơm, nghỉ trƣa

Hàng ngày 14h00 – 17h30 Chuẩn bị vào tiệc

Hàng ngày sau khi khách về Đánh giá sau buổi tiệc

8h30 – 9h00 Ghi nhận thông tin

từ sổ tiệc

Ghi chép cẩn thận và chính xác các thông tin từ sổ tiệc vào sổ tay cá nhân

9h10 – 11h30 Phân công việc

chuẩn bị cho nhân viên

Phân chia công việc công bằng, hợp lý

9h10 – 11h30 Giám sát mọi công

việc chuẩn bị của nhân viên

Sử dụng danh mục công việc hàng ngày

14h00 – 16h30 Điểm danh nhân

viên ca chiều

Điểm danh Ghi nhận thông tin nhân viên vào sổ chấm công