quản lý rủi ro trong kinh doanh tại công ty cổ phần giao nhận tiếp vận quốc tế ( interlog)

Ngoài hoạt động phát triển các dịch vụ cốt lõi như giao nhậnvận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ;gom hàng lẻ chuyên tuyến quốc tế N.V.O.C.C và n

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CÔNG TY1.1 Thông tin công ty

Tên công ty: Công ty Cổ phần Giao Nhận Tiếp Vận Quốc Tế ( INTERLOG)

Tên giao dịch quốc tế: International Logistics Joint Stock Company

Tên viết tắt: INTERLOGISTICS JSC

Lĩnh vực hoạt động: thực hiện tất cả các dịch vụ liên quan đến lĩnh vực giao nhận xuất

nhập khẩu hàng hóa trong và ngoài nước như: logistics, dịch vụ hải quan, chứng từ, gomhàng LCL, bán cước tàu biển; cước hàng không; đóng kiện, vận chuyển hàng hóa, khobãi

1.2 Qúa trình hình thành và phát triển

Công ty CP Giao nhận Tiếp vận Quốc tế (InterLOG) được thành lập khi tách ra từ hệthống Interlink Group chuyên kinh doanh về các lĩnh vực vận chuyển hàng hóa đa quốcgia Trong bối cảnh tình hình kinh doanh thuận lợi và thương mại quốc tế phát triển, nhucầu vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu và nội địa ở Việt Nam trong những năm gần đâygia tăng; để hoạt động kinh doanh được chủ động hơn, năm 2005, Công ty CP Giao nhậnTiếp vận Quốc tế (InterLOG) ra đời Công ty có nguồn vốn kinh doanh là 100% vốn trongnước với các quyền hạn như:

+ Là một đơn vị hạch toán độc lập

+ Có tư cách pháp nhân đầy đủ

+ Được sử dụng con dấu riêng

+ Chủ động thực hiện các hoạt động kinh doanh, tài chính, tổ chức nhân sự độc lập

Thành lập từ năm 2005 đến nay, InterLOG xây dựng tầm nhìn và phấn đấu trở thànhcông ty cung cấp dịch vụ logistics tích hợp theo tiêu chuẩn quốc tế, trở thành đơn vị sởhữu chuỗi cung ứng hoàn hảo tại Việt Nam và khu vực Đông Nam Á Trong hơn một thập

kỷ qua, InterLOG luôn theo đuổi sứ mệnh tạo ra chuỗi giá trị tối ưu nhất cho khách hàng,cộng đồng và doanh nghiệp Ngoài hoạt động phát triển các dịch vụ cốt lõi như giao nhậnvận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường biển, đường hàng không, đường bộ;gom hàng lẻ chuyên tuyến quốc tế (N.V.O.C.C) và nội địa (LTL); đại lý hải quan…InterLOG luôn quyết tâm tạo ra giá trị thực sự cho khách hàng bằng việc tập trung cungcấp các giải pháp logistics gắn liền với nhu cầu và lợi ích của đối tác, khách hàng

Các mốc thời gian quan trọng:

thương và thời báo kinh tế Việt Nam tổ chức2007-2008 + Trở thành đối tác của PIC ( Pacific Concord INTL)

+ Đạt chứng nhận là một trong các đơn vị Đại lý hải quan đầutiên ở Việt Nam

+ Mở rộng mạng lưới đại lý khắp thế giới+ Chuyển đổi đối tượng khách hàng

2011 Xây dựng giải pháp vận tải xà lan ( Cát Lái- Nhơn Trạch)

+ Tham gia tổ chức WCA ( tổ chức lớn nhất kết nối các công tyFreight Forwader trên thế giới

+ Trở thành đối tác của AWS (Asian Worldwide Services)

2013 Khai trương dịch vụ mang tên Hanoi Hub ( tại ICD Tiên Sơn –

Bắc Ninh)

2017 + Trở thành đối tác chiến lược với công ty cổ phần Daiichi

Kamosu - Nhật Bản ( có trên 70 năm kinh nghiệm hoạt độngtrong lĩnh vực Logistics

+ Tiếp nhận 5 xe đầu kéo Hino tại công ty Ô tô Trường Longcho đợt 1 của kế hoạch phát triển liên minh vận tải

biểu từ 50 quốc gia

Bảng 1.1 Các cột mốc thời gian quan trọng trong quá trình hoạt động của InterLOG

Quá trình phát triển của INTERLOG trong suốt 13 năm qua đã cho thấy nỗ lực không ngừng của công ty để trở thành đối tác tin cậy cho khách hàng

1.3 Kim chỉ nam của công ty

1.3.1 Tầm nhìn

Tầm nhìn của INTERLOG là trở thành một công ty chuẩn quốc tế về cung cấp cácdịch vụ Logistics tích hợp và là đơn vị tạo dựng nên chuỗi cung ứng ở Việt Nam và khuvực Đông Dương

Cụ thể: Trở thành 3PL được khách hàng quốc tế chấp nhận và lựa chọn hợp tác bởi cácgiải pháp cung ứng của INTERLOG

WIN-WIN: chia sẻ lợi ích công bằng

KNOWLEDGE: kiến thức trong ngành dịch vụ tạo ra giá trị của dịch vụ, vì thếINTERLOG luôn chú trọng công tác đào tạo chuyên sâu cho nhân viên

1.3.4 Dịch vụ cốt lõi

Giải pháp - INTERLOG là một start up đi lên từ phát triển giải pháp cho những vấn đềđang tồn tại , gây cản trở cho sự phát triển của ngành logistics Từ việc phát triển các giảipháp logistics tối ưu cho khách hàng, INTERLOG đã và đang tạo ra điểm khác biệt có thểcạnh tranh với các đối thủ trong ngành

+ Làm việc nhóm: là một kĩ năng quan trọng được công ty chú trọng

+ Năng suất làm việc: công ty luôn tìm ra các giải pháp tối ưu cải thiện năng suất làm việccủa nhân viên

1.4 Dịch vụ của InterLOG

Với nỗ lực trở thành công ty chuẩn quốc tế về cung cấp dịch vụ Logistics tích hợp và

sở hữu chuỗi cung ứng hoàn hảo ở Đông Nam Á, INTERLOG hiện tại đang cung cấp đầy

đủ các dịch vụ logistics và ngày càng mở rộng phạm vi hoạt động động của mình khôngchỉ trong nước mà còn trên quốc tế

Các dịch vụ hiện tại INTERLOG cung cấp:

Vậnchuyểnquốc tế

chuyển

Hảiquan

Hình 1 Các dịch vụ của InterLOG

1.4.1 Vận chuyển quốc tế

Vận chuyển đường biển: Việc sử dụng thường xuyên và có mối quan hệ thân thiết với cáchãng tàu cũng như hệ thống đại lý mạnh và rộng khắp trên hầu hết các nước, Interlogcung cấp các dịch vụ vận tải đường biển với mức giá cạnh tranh

Các dịch vụ cung cấp:

Dịch vụ gửi hàng hóa Xuất khẩu và Nhập khẩu từ Việt Nam đi các nước trên thế giới vàngược lại

Dịch vụ hàng nguyên Container với các mức giá cạnh tranh

Dịch vụ giao nhận hàng tận nơi (door to door delivery)

Dịch vụ bảo hiểm hàng hóa

Dịch vụ giao nhận hàng hóa với điều kiện EXW/DDU

Vận chuyển hàng không: luôn có lợi thế nhanh và an toàn

Các dịch vụ cung cấp:

Đại lý bán cước và ký kết hợp đồng vận chuyển với các hãng hàng không

Dịch vụ vận chuyển đa phương thức kết hợp đường biển và hàng không, giúp khách hàngvừa giảm chi phí, vừa tiết kiệm thời gian

Dịch vụ đa dạng từ kho chủ hàng cho đến sân bay hoặc kho của người nhận airport, door-airport, airport-door, door-door)

(airport-1.4.2 Vận chuyển nội địa

Lần đầu tiên, INTERLOG cung cấp dịch vụ:

Gom hàng LCL nội địa bằng container đường biển

Phát hành vận đơn HB/L hàng nội địa

Mua bảo hiểm cho hàng nội địa

Cung cấp dịch vụ vận tải nội địa theo hình thức đa phương thức (xe – tàu thủy – xe)

Gom hàng LCL nội địa bằng container đường biển kết hợp với các dịch vụ giá trị gia tăng(đóng pallet, kiện gỗ, kiểm đếm hàng hóa khi giao hàng)

Ưu điểm

Tàu chạy hàng tuần

Thời gian vận chuyển nhanh, đảm bảo đúng lịch trình vận chuyển

Mức giá cạnh tranh và ưu đãi

Bảo đảm an toàn hàng hóa, không hư hỏng, mất mát

Cam kết trách nhiệm về bảo hiểm hàng hóa

1.4.3 Dịch vụ hải quan

Hoạt động khai thuê hải quan là một trong những hoạt động nằm trong chuỗi dịch vụđược cung ứng cho hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa Sự phức tạp và khác biệt nhau vềthủ tục hải quan của các nước khiến cho việc lưu thông hàng hóa khó khăn

Interlog chính thức được công nhận là một trong những Đại lý hải quan đầu tiên Công tyđược phép thay mặt chủ hàng ký tên, đóng dấu trên tờ khai xuất, nhập khẩu để khai báohải quan Điều này giảm được thời gian đi lại để lấy chữ ký của chủ hàng đồng thời khẳngđịnh được trách nhiệm và chất lượng khai thuê hải quan của Interlog

Khai quan điện tử, khai hải quan từ xa

Sử dụng phần mềm khai báo hải quan chuyên nghiệp

Đáp ứng nhu cầu khai quan của khách hàng

1.4.4 Dịch vụ kho bãi

Interlog hiện đang vận hành 2 kho hàng với diện tích hơn 4000m2, vị trí thuận lợi chogiao thông và gần khu vực trung tâm thành phố Hệ thống quản lý chyên nghiệp, côngnhân lành nghề, cẩn thận, đảm bảo hàng hóa của khách hàng được chăm sóc chuđáo.Hàng hóa được bảo hiểm an toàn, phòng cháy chữa cháy

1.5.1 Danh mục từ tiếng Anh

Danh mục từ tiếng Anh chuyên sử dụng trong làm hàng của InterLOG nói riêng và củangành dịch vụ logistics nói chung:

ETD ( Estimated Time of Departure) Thời gian khởi hành dự kiến của lô hàng

VGM (Verified Gross Mass) Phiếu xác nhận khối lượng toàn bộ của cont vận

chuyển quốc tế

Bảng 1.2 Danh mục từ Tiếng Anh 1.5.2 Quy trình làm hàng xuất khẩu

Trong thời gian thực tập, nhóm có cơ hội được tìm hiểu về quy trình làm hàng của công tyInterLOG, dưới đây là quy trình làm hàng cho hàng xuất khẩu có yêu cầu hun trùng:

Consignee

Agent

shipper

làm bill

ETD -1 days Sau ETDConsignee

Agent

khách đồng thờihỏi khách xácnhận thông tin

debit note, finalbill và địa chỉtrả chứng từ gốc

xuất hóa đơn

Bảng 1.3 Quy trình làm hàng xuất khẩu

Quy trình làm hàng nhập khẩu:

Công ty InterLOG có 2 phòng kinh doanh riêng: 1 phòng chuyên về làm hàng xuất, mộtphòng chuyên về làm hàng nhập Trong đó, phòng hàng nhập có thế mạnh về các mặthàng may mặc, giày dép, café,

Dưới đây là quy trình làm hàng cho lô hàng nhập khẩu với điều kiện FOB:

để đại lýlàm bill

tin đại lý với đại lý kiểm tra với sur hay

SI

trạng lô hàng và và hỏi thông tin thủ tục xuất hóa

DO, thanh toán tiềnmặt

Bảng 1.4 Quy trình làm hàng nhập khẩu theo điều kiện FOB

CHƯƠNG 2: RỦI RO THỊ TRƯỜNG2.1 Nhận diện rủi ro

Rủi ro thị trường: nguy cơ dẫn tới một khoản lỗ tiềm năng phát sinh từ việc giảm doanhthu hoặc lợi nhuận do thay đổi của thị trường nằm ngoài tầm kiểm soát của doanh nghiệp.Mức độ và nguyên nhân của rủi ro khác nhau tùy ngành nghề kinh doanh Cũng giốngnhư mọi doanh nghiệp khác, InterLOG cũng phải gánh chịu những rủi ro từ việc thay đổithị trường Những rủi ro mà InterLOG gánh chịu như sau:

R1A Rủi ro cấu trúc quy R1A1 Rủi ro thị trường theo chu kì kinh

R1A2 Rủi ro thị trường theo cung – cầuR1B Rủi ro đối thủ cạnh R1B1 Rủi ro thị trường về cạnh tranh giáR1 Rủi ro chính tranh và sản phẩm thay cả

thủ cạnh tranhR1B3 Rủi ro về hoạt động cạnh tranhkhông lành mạnh

Bảng 2.1 Nhận diện rủi ro thị trường

tế Khi thị trường biến đổi, nền kinh tế đi xuống , thu nhập bình quân trên đầu

người giảm, chi tiêu cho một số hàng hóa như quần áo, giày dép bị thuhẹp, điều này dẫn đến nhu cầu mua hàng hóa về kinh doanh hoặc sản xuất

của các doanh nghiệp sẽ giảm theo Như vậy, nhu cầu thuê ngoài dịch vụlogistics bao gồm vận chuyển hoặc kho bãi cũng sẽ giảm, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu của InterLOG.

Ngoài ra, khi nền kinh tế đi lên, nhu cầu tiêu dùng của người dân tăng lên, thuhút nhiều doanh nghiệp bước vào thị trường nhằm cung cấp sản phẩm và dịch

vụ Trong đó bao gồm cả những doanh nghiệp nước ngoài có nhiều lợi thế về vốn, nguồn lực, công nghệ, tràn vào Việt Nam và chiếm lấy thị phần vốn dĩ

là của doanh nghiệp trong nước Như vậy, doanh nghiệp trong nước bị cạnh tranh cũng sẽ giảm nguồn cung và nhu cầu về dịch vụ logistics cũng giảm theo Điều này ảnh hưởng tiêu cực đến InterLOG vì đa phần khách hàng của InterLOG là các doanh nghiệp trong nước

Về mùa vụ, những mặt hàng nào có tính chất mùa vụ thì đúng vào thời gian đó (ví dụ những dịp lễ, tết, ) số lượng hàng giao nhận vận chuyển nhiều hơn, số lượng đơn đặt hàng gia tăng , nên nhu cầu vận chuyển, khobãi hay làm dịch vụ hải quan cũng tăng theo Doanh thu và lợi nhuận củacông ty cũng tăng

Mùa vụ Tuy nhiên, vào các mùa thấp điểm, cầu của người tiêu dùng giảm, thậm

chí tiến về mức 0 ( ví dụ không ai muôn mua quần áo Giáng sinh sau ngàyGiáng sinh cả), cung theo đó sẽ giảm và ảnh hưởng trực tiếp đến số lượng đơn hàng vận chuyển của InterLOG

Nhu cầu thuê các dịch vụ logistics còn tùy thuộc vào thời gian mùa vụ nêncũng khó cho doanh nghiệp trong việc lường trước được mọi thay đổi Khicung - cầu thị trường biến động , cầu thị trường thấp sẽ làm giảm cungCung-cầu suy ra nhu cầu làm hàng , số lượng đơn hàng ít đi

và ngược lại khi cầu tăng sẽ nguồn cung số lượng đơn hàng tăng lên

Bảng 2.2 Bảng phân tích về rủi ro cấu trúc thị trường

2.2.2 Rủi ro về đối thủ cạnh tranh và sản phẩm thay thế

Cạnh tranh giá cả Thực trạng ngành logistics của Việt Nam hiện nay là chi phí cao do

nhiều yếu tố cấu thành ( vận tải, lưu kho, xếp dỡ, đóng gói, càng phí,…)

Công ty InterLOG là công ty cung cấp dịch vụ logistics tích hợp cho khách hàng nên các giá cả liên quan trực tiếp đến doanh thu và lợi nhuận của công ty

Hiện nay các doanh nghiệp logistic đa quốc gia chiếm phần lớn thị phần của ngành logistics ở Việt Nam Theo thống kê của Hiệp hội doanh nghiệp Dịch vụ logistics Việt Nam, cả nước hiện có hơn 1.300doanh nghiệp logistics đang hoạt động; trong đó, 80% là các doanh nghiệp logistics nội địa nhưng chỉ chiếm 20% thị phần logistics tại Việt Nam, 80% thị phần còn lại thuộc về các doanh nghiệp logistics

có vốn đầu tư nước ngoài

Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài có vốn đầu tư cao, và

có nhiều lợi thế cạnh tranh cả về nguồn lực và quy trình Chính vì vậy, họ luôn đưa ra mức giá dành cho khách hàng tốt hơn cộng với nhiều dịch vụ giảm giá cùng dịch vụ hậu mãi ưu đãi so với doanh nghiệp logistics trong nước, trong đó có InterLOG Như vậy, yếu tố cạnh tranh giá cả là nguyên nhân của lượng khách hàng còn nhỏ lẻ của InterLOG hiện nay

Gia tăng đối thủ Số lượng doanh nghiệp logistics gia nhập ngành vẫn đang tăng vì nhu

cạnh tranh cầu vận chuyển hiện đang rất cao

Các ông lớn như Gemadept, Vietrans, Vietfracht,… đã chiếm đến80% thị phần

Tốc độ tăng trưởng bình quân của ngành dịch vụ logistics cao (khoảng 16-20%/ năm) nên việc các doanh nghiệp lớn nhảy vào thị

trường này cũng là điều dễ hiểu.

Các công ty, chi nhánh nước ngoài đầu tư vào Việt Nam, họ cónguồn đầu tư lớn và mối quan hệ rộng rãi hơn các công ty vừa và nhỏnên có thể tham gia vào các lĩnh vực mang lại giá trị gia tăng cao.Ngược lại, với khoảng 20% thị phần nhỏ hẹp còn lại, các doanhnghiệp nộ phải tự trồi sụt , giành giật từng cơ hội

Ngành dịch vụ logistics đã khó khăn nay còn khắc nghiệt hơn chocông ty InterLOG

Hoạt động cạnh Gián điệp;

tranh không lành Nhân viên cung cấp thông tin tiêu cực về công ty;

mạnh Đối thủ nói xấu, cung cấp thông tin tiêu cực trên mạng hoặc website;

Tạo thông tin giả và gây những vụ bê bối về công ty nhằm làm mất

uy tín khách hàng;

Khách hàng nhận xét không đúng về doanh nghiệp

Bảng 2.3 Bảng phân tích rủi ro về đối thủ cạnh tranh và sản phẩm thay thế

2.3 Đo lường rủi ro

2.3.1 Gán giá trị đo lường tính nghiêm trọng và xác suất xảy ra

Bảng 2.4 Bảng gán giá trị tính nghiêm trọng của rủi ro

Bảng 2.5 Bảng gán giá trị xác suất xảy ra rủi ro

kinh tế => InterLOG nên tránh đầu tư quá lớn vào việc mở rộng thị phần,

đầu tư xe/ kho bãi, tuyển dụng nguồn nhân lực hoặc đầu tư quánhiều vào hoạt động marketing,

Nền kinh tế đi lên:Interlog nên mở rộng thị trường hoạt động sangthị trường các nước trong khu vực và các nước tiềm năng để tìmkiếm thêm nguồn khách hàng ổn định

Đầu tư vào xây dựng hình ảnh công ty để thu hút khách hàng, cácchương trình khuyến mãi ( ưu đãi cước tàu 0Đ là ưu đãi hiện naycủa InterLOG), nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng để tạo hìnhảnh ấn tượng tốt đối với khách hàng

R1A1 Rủi ro thị Công ty phải phân tích kỹ và phán đoán chính xác về nhu cầu vậntrường theo mùa vụ chuyển theo mùa vụ để có các chính sách về sử dụng nhân lực cho

hợp lý, tránh lúc thì thừa lúc thì thiếu nhân lực’

Phải có bảng lập theo dõi chi tiết mùa vụ báo cáo kết quả tài chínhcủa từng năm để đưa ra biện pháp kịp thời, điều chỉnh nhân lực vàchính sách hco phù hợp;

Vào mùa cao điểm thì công ty phải điều chỉnh nhân lực kịp thời

để cung cấp dịch vụ cho khách hàng kịp thời và tốt nhất để tạodựng hình ảnh, uy tín trong lòng khách hàng

R1A2 Rủi ro về cầu Khi nhu cầu thị trường giảm , dẫn đến số lượng đơn hàng giảm thì

công ty nên tập trung vào đầu tư máy móc thiết bị,củng cố nguồn nhân lực, phát triển hình ảnh công ty, dịch vụ uuđãi nhằm thu hút khách hàng ;

Bên cạnh đó cần có những chiến lược phù hợp và chuẩn bị để khicần thiết, khi nhu cầu tăng còn xoay sở kịp thời khi nhu cầu tăng,

để đáp ưng snhu cầu khách hàng kịp thời và không làm mất uytín công ty

R1A2 Rủi ro về Đầu tư vào sở hạ tầng, thiết bị để nhằm phục vụ tối đa cho khách

cung hàng Tránh sử dụng máy móc trong quá trình xếp dỡ, phân phối

hàng hóa quá thô sơ, cũ kĩ, không đủ tiêu chuẩn làm ảnh hưởng đến hàng hóa

Interlog nên đầu tư thêm cơ sở vật chất trong kho hàng cũng như trong văn phòng để tối đa hóa năng suất và hiệu quả hoạt động của nhân viên, tránh sai sót và thất lạc, mất hàng;

Về nhân lực, InterLOG là công ty cung cấp dịch vụ, nên nguồn lực con người là nguồn lực quan trọng nhất và là yếu tố quyết định, nên phải nhanh chóng tập trung giải quyết rủi ro về con người, phải thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo và phổ biến cách thức làm việc 1 cách thống nhất và chính xác cho nhân viên, nhất là các nhân viên quản lý kho tránh làm sai

R1B1 Rủi ro về Hợp tác, mở rộng mối quan hệ với các công ty dịch vụ, các khâu

cạnh tranh giá cả có liên quan ( gom hàng, vận chuyển, lưu kho, cảng phí,… ) nhằm

giảm chi phí tối đa ;Nghiên cứu thực hiện các dịch vụ tích hợp có thể tận dụng để tối

đa hóa lợi ích;

Tận dụng tối đa mạng lưới giao hàng trong nước có sẵn để tiết kiệm chi phí;

Nghiên cứu và tìm những đối tác vận chuyển tốt và uy tín;

Kết hợp, hợp tác với các công ty lâu năm trong khâu vận chuyển , gom hàng để hưởng giá ưu đãi

R1B2 Rủi ro về giaĐầu tư vào chiến dịch marketing , tạo lập hình ảnh công ty để tạo tăng đối thủ cạnh ấn tượng với khách hàng;

tranh Tập trung vào thị trường riêng đã xác định, xây dựng hình ảnh gắn

với những dịch vụ đã trở thành thế mạnh của công ty để gia tăng khả năng cạnh tranh;

Nâng cấp dịch vụ để khách hàng đã dùng dịch vụ rồi có mong muốn quay lại dùng và giới thiệu cho người khác;

Thực hiện hoạt động quảng bá mạnh trên mạng xã hội , phương tiện truyền thông , báo chí …

R1B3 Rủi ro về Quản lý chặt chẽ các bình luận, đánh giá trên fanpage và website,hoạt động cạnh lọc và ẩn những hành động nghi ngờ là giả mạo, có mục đích xấutranh không lành của đối thủ;

mạnh Đính chính lại những thông tin sai lệch ngay khi có để bảo vệ uy

tín của công ty;

Khuyến khích khách hàng hãy vào liên hệ trực tiếp qua hotlinehoặc vào website chính của công ty, tránh bị tác động bởi nhữngthông tin tiêu cực;

Có đội ngũ quản lí các nguồn thông tin trong các nhóm để khi cóthông tin sai lệch thì kịp thời sửa chữa, đính chính

Bảng 2.7 Bảng phân tích các giải pháp đối phó rủi ro

2.5 Đối chiếu kết quả

Mỗi phòng ban sẽ họp một lần vào buổi làm việc cuối tuần (chiều thứ sáu hằng tuần)

để báo cáo về tình hình làm việc trong tuần và giải quyết các khó khăn gặp phải

Mỗi tháng sẽ có một cuộc họp các phòng ban với nhau để đánh giá kết quả hằng tháng,kiểm tra sự hiệu quả trong hoạt động của các phòng ban và đề ra các kế hoạch cho thángtới cũng như các kế hoạch dài hạn khác

Bộ phận chăm sóc khách hàng sẽ ngẫu nhiên gọi điện hỏi ý kiến khách hàng về thái độcủa nhân viên Ngoài ra tạo các cuộc gọi ngẫu nhiên để kiểm tra về cách làm việc củanhân viên và mức độ hài lòng của khách hàng sau khi sử dụng dịch vụ

CHƯƠNG 3: RỦI RO HOẠT ĐỘNG

Rủi ro hoạt động là nguy cơ dẫn đến mất mát do quy trình nội bộ không phù hợp hoặckhông đúng, do con người, hoặc do hệ thống hoặc do các yếu tố bên ngoài tác động vào

3.1 Rủi ro hệ thống thông tin

3.3.1 Nhận diện rủi ro

Hệ thống thông tin của InterLOG bao gồm tất cả thông tin, dữ liệu được nhập vào vàxuất ra, được chia thành 2 hệ thống chính: hệ thống nội bộ và hệ thống quản lí kháchhàng

Tuy nhiên hệ thống vẫn chưa được thắt chặt và còn nhiều lỗ hổng dẫn đến những rủi rogây ảnh hưởng đến kinh doanh của doanh nghiệp và khách hàng

K1 Hệ thống thông tin nội bộ hay bị lỗi kĩ thuật, gây cản trở trong quá trình trao đổi thông tin

K2 Hệ thống quản lí thông tin, quản lí liên lạc giữa các

Nội bộ

phòng ban không hệ thống, chuyên nghiệp

K3 Hệ thống thông tin nội bộ doanh nghiệp không được bảo mật cao

K4 Hệ thống lưu trữ thông tin khách hàng không bảo mậtRủi ro

caoKhách hàng K5 Hệ thống thông tin trao đổi với khách hàng không được

thống nhấtK6.Hệ thống quản lí thông tin khách hàng bị đình trệ

Bảng 3.1 Bảng nhận diện rủi ro hệ thống thông tin

3.3.2 Phân tích rủi ro

K1 Hệ thống Hệ thống máy tính cũ, Khó khăn trong việc Hoạt động kinhthông tin nội bộ các phần mềm chưa trao đổi thông tin giữa doanh đình trệhay bị lỗi kĩ được cập nhật thường các phòng ban;

trở trong quá Nhân viên kĩ thuật năng nhân viên khi làm

việcK2 Hệ thống Các hệ thống thông tin Phương thức làm việc Gây hiểu nhầmquản lí thông về giá cả, cước phí, không rõ ràng cụ thể; nội bộ, tốn thờitin, quản lí liên được lưu trữ trên các dễ dấn đến thông tin gian chỉ cáchlạc giữa các folder của công ty, tuy sai lệch giữa các hướng dẫn chophòng ban nhiên không có tài liệu phòng ban, dễ gây rủi nhân viên mớikhông hệ thống, hướng dẫn khai thác các ro mất thất lạc thông

chuyên nghiệp thông tin này một cách tin chung

cụ thể cho nhân viênmới, chủ yếu cách tiếpcận hệ thống thông tin là

do người làm trước chỉcho người làm sau

K3 Hệ thống Hệ thống thông tin nội Ai cũng có thể khai Nguy cơ mấtthông tin nội bộ bộ được để vào 1 folder thác được thông tin thông tin cao;doanh nghiệp public mà ai sử dụng nội bộ giữa các phòng Lộ bí mật kinhkhông được bảo máy tính công ty cũng ban, nếu là người có ý doanh

lợi

K4.Hệ thống Vì trên website của Thông tinkhách Mất lợi thế cạnhlưu trữ thông tin InterLOG lượng truy cập hàng, đối tác bị tiết lộ tranh và dễ mất

việc

K5 Hệ thống Người nào phụ trách liên Thông tin dễ bị hiểu Làm mất thờithông tin trao lạc với khách hàng thì nhầm, không chính gian cả hai bên,

không chính xác/ thốngnhất

K6 Hệ thống Sự cố kĩ thuật, sai sót Trên các website xảy Giảm hiệu suấtquản lí thông tin trong vấn đề nhập dữ ra lỗi phải bảo trì, hoạt động, hoạt

đình trệ KH sử dụng nhiều tài động kinh doanh đình doanh đình trệ

khoản khiến cho hệ trệ Hoạt động nội bộthống bị tắc nghẽn trì trệ

Bảng 3.2 Bảng phân tích rủi ro hệ thống thông tin

3.3.3 Đo lường – đánh giá rủi ro

3.3.3.1 Gán giá trị đo lường tính nghiêm trọng và xác suất xảy ra

Bảng 3.3 Bảng gán giá trị tính nghiêm trọng của rủi ro

Bảng 3.4 Bảng gán giá trị xác suất xảy ra rủi ro 3.3.3.2 Ma trận rủi ro

Từ phân tích trên, ta có ma trận rủi ro hệ thống thông tin như sau:

3.3.4 Đối phó rủi ro

K1 Hệ thống thông Cập nhật ứng dụng, phần mềm thường xuyên;

tin nội bộ hay bị lỗi Kiểm tra máy móc định kì theo quý để đảm bảo chất lượng

kĩ thuật, gây cản trở máy tính;

trong quá trình trao Tuyển dụng nhân viên kĩ thuật có tay nghề cao

đổi thông tin

K2 Hệ thống quản lí Công ty sắp xếp đội ngũ nhân viên làm việc chuyên nghiệp,thông tin, quản lí một KH chỉ có một nhân viên phụ trách từ đầu tới cuối đểliên lạc giữa các đảm bảo mạch thông tin rõ ràng;

phòng ban không hệ Hoặc khi thay người thì người trước phải cung cấp hếtthống, chuyên thông tin trao đổi cho người mới để họ kịp thời tiếp cận và

Công ty nên bàn bạc và thống nhất soạn thảo một văn bảnhợp lí để hướng dẫn cách khai thác hệ thống một cách đúngđắn, để có sự thống nhất xuyên suốt giữa các công ty

K3 Hệ thống thông Đảm bảo công ty tuyển đúng đối tượng nhân viên để tránhtin nội bộ doanh trường hợp có gián điệp

nghiệp không được Mỗi phòng ban cần có mật khẩu cho những folder riêng;bảo mật cao đối với folder chung thì chỉ giới hạn quyền chỉnh sửa cho

một số người để tránh mất dữ liệu; những người còn lại vẫn

có thể xem nhưng không được thay đổi nội dungK4.Hệ thống lưu trữ Mua phần mềm có bảo mật cao để tránh trường hợp mátthông tin khách hàng thông tin;

không bảo mật cao Đầu tư vào việc xây dựng hệ thống thông

tin chất lượng cao, chặt chẽ Các nhân viên liên hệ vớikhách hàng phải tự ý thức nâng cao bảo vệ tài khoản email,

zalo, facebook Cài đặt các phần mềm chống virus cao.

K5 Hệ thống thông Công ty nên bàn bạc và thống nhất soạn thảo một văn bản

tin trao đổi với hợp lí để hướng dẫn cách khai thác hệ thống một cách đúng

khách hàng không đắn, để có sự thống nhất xuyên suốt giữa các công ty

được thống nhất

K6 Hệ thống quản lí Đầu tư vào việc xây dựng hệ thống thông

thông tin khách hàng tin chất lượng cao, chặt chẽ Thường xuyên kiểm tra việc

bị đình trệ vận hành thông suốt của hệ thống thông tin Bảo mật tài

khoản “admin” Thường xuyên kiểm tra đường truyền mạngđảm bảo luôn hoạt động tốt để sự kết nối giữa nội bộ trongcông ty diễn ra trơn tru và nhanh chóng hơn

Bảng 3.6 Bảng các biện pháp đối phó rủi ro 3.3.5 Đối chiếu kết quả

Hiện tại InterLOG đang vận hành 2 hệ thống là hệ thống quản lí khách hàng và nội bộ

để quản lí thông tin Tuy trong quá trình hoạt động chưa có xảy ra vấn đề gì lớn, nhưng đểhoạt động về lâu dài với nhu cầu dịch vụ logistics và nhân viên ngày càng gia tăng,InterLOG nên có các bước đi quan trọng đầu tư và nâng cấp hệ thống quản lí thông tin đểkhai thác lợi thế thông tin một cách tối đa nhất

3.2 Rủi ro lỗi thông tin

3.2.1 Nhận diện rủi ro

Lỗi hệ thống là lỗi khi quy trình kinh doanh, hệ thống kiểm soát, quản lí…bị phá vỡ donhiều yếu tố tác động trong quá trình hoạt động Đặc biệt, riêng với công ty dịch vụ cổphần InterLOG, ngay từ những ngày đầu hoạt động đã xác định công nghệ là thế mạnh đểcạnh tranh với các công ty trong ngành Do đó hệ thống quản lí của công ty nói chung vàmảng dịch vụ nói riêng luôn phải hoạt động hết công suất, từ đó tiềm ẩn nhiều nguy cơxảy ra lỗi

Hiện tại, công ty đang áp dụng hai hệ thống phần mềm quản lí, một hệ thống quản línội bộ và một hệ thống quản lí giữa công ty và khách hàng sử dụng dịch vụ qua hệ thống

website và cả ứng dụng Hai hệ thống này có mối liên kết chặt chẽ với nhau và chức năngchính của chúng là theo dõi quy trình, về lộ trình và công đoạn từ lúc nhận hàng cho đếnlúc hàng được giao cho người nhận.

Nếu một trong hai hệ thống quản lí bị trục trặc thì sẽ làm gián đoạn tới việc theo dõitiến trình đi của hàng, gây khó khăn trong việc quản lí và thực hiện đơn hàng, khiến chohoạt động của công ty không thể vận hành Bên cạnh đó, nếu thông tin từ hệ thống bị rò rỉ

ra bên ngoài thì sẽ gây ảnh hưởng tới công ty và cả khách hàng của công ty

3.2.2 Phân tích rủi ro

Nguyên nhân chính Nguyên nhân sâu xa

L1 Lỗi do chính bản -Hệ thống được thiết kế chưa hiệu quả;

thân hệ thống có trục - Sự thay đổi của các thông số kĩ thuật, thông số mạng, đườngtrặc trong quá trình truyền trong quá trình vận hành dẫn tới sự không tương thích và

- Hệ thống không có khả năng chống virus cao

L2 Lỗi do người vận -Nhân viên không được huấn luyện kỹ

hành hệ thống sử càng trong việc vận hành hệ thống và chưa có tài liệu chuyên sâu

- Các điều kiện về cơ sở vật chất, máy móc ổn định lỗi thời,nguồn điện không đảm bảo

L3 Lỗi do bị tấn Chưa có đầu tư cao cho hệ thống an ninh

công bởi tin tặc

L4 Các phần mềm - Do nhà phát triển trong quá trình viết phần mềm không nhận rakhông tương thích cho đến khi đi vào hoạt động xảy ra lỗi;

Bảng 3.7 Bảng phân tích rủi ro lỗi thông tin

3.2.3 Đánh giá rủi ro

Từ những phân tích trên, ta có ma trận các rủi ro như sau:

Khả năng xảy ra cao

Bảng 3.8 Mức độ nghiêm trọng của mỗi rủi ro lỗi thông tin 3.2.4 Đối phó rủi ro

Lỗi do bản thân hệ Yêu cầu nhà cung cấp hệ thống định kì

vấn đề

Đảm bảo việc thông báo kịp thời cho nhà cung cấp nhằm khắcphục lỗi trong thời gian ngắn nhất có thể

Lỗi do người vận hành Thực hiện công tác huấn luyện nhân viên

hệ thống sử dụng kỹ lưỡng kèm theo cung cấp liệu hướng

không đúng cách (L2) dẫn sử dụng cho nhân viên tham khảo

Chú ý quan sát nhắc nhở nhân viên có thái

độ làm việc nghiêm túc hơnLỗi do bị tấn công bởi Nâng cao các tường rào bảo mật

nhà cung cấp Kịp thời báo cho nhà cung cấp để có thể khắc phục sớm nhất có thể, tránh tình trạng ứ đọng đơn hàng.

Bảng 3.9 Bảng các biện pháp đối phó rủi ro lỗi thông tin

3.3 Rủi ro về nguồn nhân sự

Rủi ro nguồn nhân sự là tổng hợp các yếu tố bất lợi tác động đến hành vi của nhânviên và người sử dụng lao động (có thể dẫn đến việc giảm hiệu suất lao động của nhânviên, ảnh hưởng đến sức khỏe, sự an toàn và lòng trung thành của người lao động)

Quy trình tuyển dụng của INTERLOG như sau:

Hình 2 Quy trình tuyển dụng của InterLOG

Sau khi bộ phận nhân sự nhận thông tin của các phòng ban khác về nhu cầu tuyển dụngthêm nhân sự, kế hoạch tuyển dụng bắt đầu được hình thành và đăng thông tin tuyển dụnglên các trang phương tiện đại chúng nhằm tiếp cận với những ứng viên tiềm năng.

Tiếp theo bắt đầu nhận CV và chị trưởng nhân sự trực tiếp trao đổi với các ứng viênthông qua điện thoại để xem xét mức độ phù hợp ban đầu Chọn được những người triểnvọng thì họ phải đến công ty làm những bài kiểm tra trình độ liên quan đến EQ, IQ, tiếngAnh, kiến thức chuyên môn,… để lọc ra những người thực sự thích hợp về lý thuyết.Sau đó, để trao đổi sâu hơn về công việc của công ty, khả năng, nguyện vọng, mongđợi của ứng viên và kiểm tra mức độ cam kết gắn bó lâu dài sẽ là bước phỏng vấn trựctiếp Nếu các quá trình được thông qua thì ứng viên bước vào giai đoạn thử việc trong 2tháng và bắt đầu làm nhân viên chính thức

Chúng tôi nhận thấy quy trình tuyển dụng với thời gian thử việc ngắn, và trong giaiđoạn thử việc đều có lương thử việc, nhân viên trong công ty hòa đồng thân thiện và giúp

đỡ lẫn nhau là những điểm mạnh trong nhân sự của công ty

Tuy nhiên, qua quá trình khảo sát thực tế, chúng tôi nhận ra những rủi ro nhân sự màcác công ty về logistics nói chung và InterLOG nói riêng đang gặp phải và cần khắc phục

công ty

nhân viên

Nhân viên không đủ năng lực và chuyên môn D2Thiếu thông tin và không được hướng dẫn / đào D3

tạo cần thiết để thực hiện công việc

Bảng 3.10 Bảng nhận diện các rủi ro về nguồn nhân sự 3.3.2 Phân tích rủi ro

Rủi ro từ công ty

Tuyển sai Nhu cầu cần người gấp, cho rằng cứ tuyển Hoạt động của công ty kémđối tượng trước rồi làm được thì giữ không được thì hiệu quả, tổn thất lợi nhuận,(C1) cho nghỉ việc nên không tuyển dụng kỹ với năng suất công việc

không cao chưa ứng với sốtiền lương công ty chi trảcho nhân viên

Tuyển Thông tin tuyển dụng chưa có mô tả công Nhân viên phải làm nhiềuthiếu việc cụ thể và lương thưởng rõ ràng nên công việc nên kết quả côngnhân viên chưa thu hút được số lượng ứng viên như việc không cao và tạo áp

nhân viên bỏ việc

Hệ thống Số lượng nhân viên phòng nhân sự khá ít Năng suất công việc khôngquản lý và chức năng phòng ban chưa rõ ràng nên được như mong đợi và đôinhân sự gặp khó khăn trong việc quản lý số lượng lúc những nguyện vọng của

Rủi ro từ nhân viên

Nhân viên bỏ Công ty chưa đáp ứng được kỳ Tốn chi phí đào tạo nhân

trường làm việc Nhân viên kết quả, ảnh hưởng tài chínhcảm thấy áp lực công việc và công ty Việc bổ sung thànhchưa phù hợp với công việc viên mới không kịp gây nên

công việc trì trệ trong côngty

không đủ năng trình độ của mình so với thực tế cao gây nên hiệu quả kinhlực và chuyên do được thông qua thời gian doanh kém, ảnh hưởng lợi

Thiếu thông tin Chỉ có một đợt training chuyên Nhân viên chán nản xin nghỉ

và không được sâu cho toàn bộ nhân viên là việc gây thiếu nhân lực tronghướng dẫn / đào tháng 3-4, nếu vào không đúng công việc hoặc nhân viêntạo cần thiết để đợt sẽ phải tự học hoặc học lại không có chuyên môn ảnhthực hiện công từ nhân viên cũ nên việc truyền hưởng đến kết quả hoạt động

Thất thoát tài Lòng tham của nhân viên, sự Tổn thất tài chính cho côngsản công ty (D4) bất cẩn trong quá trinh giám ty thậm chí ảnh hưởng đến

sát, quản lí Thỉnh thoảng xảy danh tiếng công ty do hàng

ra tình trạng lạc mất hàng hóa hóa của khách hàng bị thất

do nhân viên làm hàng bất cẩn lạc

hoặc thiếu trung thực

Bảng 3.12 Bảng phân tích rủi ro từ nhân viên về rủi ro nhân sự

3.3.3 Đo lường – đánh giá rủi ro

3.3.3.1 Gán giá trị đo lường tính nghiêm trọng và xác suất xảy ra

Bảng 3.13 Bảng gán giá trị tính nghiêm trọng của rủi ro nhân sự

Bảng 3.14 Bảng gán giá trị xác suất xảy ra rủi ro nhân sự 3.3.3.2 Ma trận rủi ro

3.3.4 Đối phó rủi ro

C1 Tuyển sai Áp dụng thời gian thử việc và đánh giá sau nghiêm túcđối tượng thử việc và thực hiện những điều kiện / cam kết đã trao

đổi với ứng viên trong quá trình tuyển dụng

C2 Tuyển thiếu Thông tin tuyển dụng cần rõ ràng cụ thể và nhiều điềunhân viên khoản hấp dẫn để thu hút sự chú ý Tạo điều kiện thuận

lợi để ứng viên có thể trao đổi dễ dàng với người tuyểndụng

C3 Hệ thống Hàng tuần, hàng tháng nên có một buổi thu thập ý kiếnquản lý nhân sự của nhân viên về vấn đề quản lý, khuyến khích nhân viênchưa hiệu quả đưa ra giải pháp để hệ thống nhân sự hoạt động hiệu quả

hơn

D1 Nhân viên Tiến hành phỏng vấn khi nghỉ việc để nắm được nguyên

bỏ việc nhân nghỉ việc của nhân viên, tránh các rủi ro ảnh hưởng

tới danh tiếng của công ty Thường xuyên có những buổichia sẻ về công việc và cá nhân cũng như buổi nóichuyện động viên tinh thần, truyền lửa để gắn kết tinhthần, tình cảm của nhân viên với công ty, tăng sự gắn bóvới công ty

D2 Nhân viên Sàng lọc kĩ ngay từ vòng CV và phỏng vấn cũng như cókhông đủ năng các bài kiểm tra kiến thức, tính cách nhân viên và ngườilực và chuyên ứng tuyển Đồng thời hạn chế tuyển tràn lan và mở rộng

công ty, và có biện pháp đảm bảo thời gian làm việc theohợp đồng đủ dài (tối thiểu 10 tiếng 1 tuần và 3 đến 6