TÌM HIỂU CÁC BIỆN PHÁP GIẢM THIỂU RỦI RO TRONG KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN PHÁT NHANH HỢP NHẤT

HỒ CHÍ MINH NGUYỄN VĂN TOẢN TÌM HIỂU CÁC BIỆN PHÁP GIẢM THIỂU RỦI RO TRONG KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN PHÁT NHANH HỢP NHẤT LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DO

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP HỒ CHÍ MINH

NGUYỄN VĂN TOẢN

TÌM HIỂU CÁC BIỆN PHÁP GIẢM THIỂU RỦI RO TRONG

KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN PHÁT NHANH HỢP NHẤT

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH TỔNG HỢP

Thành phố Hồ Chí Minh Tháng 2/2012

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

ĐẠI HỌC NÔNG LÂM TP HỒ CHÍ MINH

NGUYỄN VĂN TOẢN

TÌM HIỂU CÁC BIỆN PHÁP GIẢM THIỂU RỦI RO TRONG

KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN PHÁT NHANH HỢP NHẤT

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH TỔNG HỢP

Người hướng dẫn: Th.s Nguyễn Thị Bình Minh

Thành phố Hồ Chí Minh

Hội đồng chấm báo cáo khóa luận tốt nghiệp đại học khoa Kinh Tế, trường Đại Học Nông Lâm Thành Phố Hồ Chí Minh xác nhận khóa luận “ TÌM HIỂU CÁC BIỆN PHÁP GIẢM THIỂU RỦI RO TRONG KINH DOANH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CHUYỂN PHÁT NHANH HỢP NHẤT ” do Nguyễn Văn Toản, sinh viên khóa 34 ngành Quản Trị Kinh Doanh Tổng Hợp, đã bảo vệ thành công trước hội đồng vào ngày _

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến Ban Giám Hiệu trường Đại Học Nông Lâm T.p HCM cũng như toàn thể quí thầy cô đã tạo điều kiện thuận lợi và truyền đạt những kiến thức quí báu cho em trong suốt những năm học

Em xin gửi lời cảm ơn đến:

Cô Nguyễn Thị Bình Minh là người đã tận tình chỉ dạy và giúp đỡ em trong toàn bộ quá trình làm đề tài tốt nghiệp

Ban lãnh đạo các phòng ban cùng toàn thể các anh chị nhân viên trong công ty

cổ phần chuyển phát nhanh Hợp Nhất đã tạo điều kiện giúp đỡ cho em hoàn thành đề tài

Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới cha, mẹ, gia đình và toàn bộ bạn bè, những người luôn bên em và động viên giúp đỡ em trong những lúc khó khăn nhất

Với điều kiện thời gian có hạn cũng như kinh nghiệm còn hạn chế của một sinh viên thực tập nên luận văn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được sự đóng góp, chỉ bảo của toàn thể thầy cô và mọi người để em có điều kiện

bổ sung, khắc phục những hạn chế trong công việc thực tế sau này

Trân trọng kính chào!

Sinh viên

Nguyễn Văn Toản

NỘI DUNG TÓM TẮT

NGUYỄN VĂN TOẢN, Khoa Kinh Tế, Đại Học Nông Lâm T.p HCM Tháng

2 năm 2012.“Tìm hiểu các biện pháp giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh tại công

ty cổ phần chuyển phát nhanh Hợp Nhất”

NGUYEN VAN TOAN, Faculty of Economic, Agriculture and Forestry

University-Ho Chi Minh.Febuary 2012 “Explore measures to minimize risks business in Hop Nhat express joint stock companies”

Khóa luận tìm hiểu về rủi ro các biện pháp giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh tại công ty cổ phần chuyển phát nhanh Hợp Nhất Trong quá trình thực hiện đề tài này, bằng phương pháp thu thật số liện từ các phòng , ban, website công ty kết hợp với các phương pháp phân tích , thống kê, so sánh nhằm chỉ ra thực trạng rủi ro và các biện pháp khắc phục rủi ro của công ty Tôi hi vọng bằng những hiểu biết, tìm hiểu của mình có thể mang lại những kiến nghị góp phần giảm thiểu rủi ro qua đó xây dựng công ty ngày một lớn mạnh

MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT viii

DANH MỤC CÁC BẢNG ix

DANH MỤC CÁC HÌNH x

DANH MỤC PHỤ LỤC xi

CHƯƠNG I: MỞ ĐẦU 1

1.1 Đặt vấn đề 1

1.2 Mục tiêu nghiên cứu 2

1.3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài 2

1.4 Cấu trúc của đề tài 3

CHƯƠNG 2: TỔNG QUAN 4

2.1 Tổng quan về ngành chuyển phát nhanh 4

2.2 Khát quát về công ty 5

2.2.1 Giới thiệu về công ty 5

2.2.2 Lịch sử hình thành và phát triển 6

2.2.3 Chức năng và nhiệm vụ của công ty 8

2.2.4 Bộ máy và tổ chức hoạt động kinh doanh của công ty 8

2.2.5 Tình hình tài sản cố định 15

2.2.6 Cơ cấu doanh thu từ khi thành lập 16

2.2.7 Tình hình nhân sự công ty 16

2.2.8 Qui trình chuyển phát nhanh của công ty 21

2.2.9 Các loại hình chuyển phát nhanh, đối tác và khách hàng 23

2.2.10 Qui định chung đối với bưu phẩm bưu kiện vận chuyển 25

2.2.11 Qui trình khiếu nại bưu phẩm-bưu kiện 25

2.2.12 Các trường hợp công ty can thiệp hoặc từ chối chi trả bồi thường 26

2.2.13 Qui định về bồi thường đối với bưu phẩm- bưu kiện 27

2.2.14 Những thuận lợi và khó khăn chung của công ty 28

CHƯƠNG 3: NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 30

3.1.2 Rủi ro và hoạt động kiểm soát rủi ro 31

3.1.3 Rủi ro trong kinh doanh và các biện pháp thực hiện nhằm giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh 35

3.2.1 Phương pháp thu thập số liệu 38

3.2.2 Phương pháp phân tích số liệu 38

CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ VÀ THẢO LUẬN 39

4.1 Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty 39

4.1.1 Cơ cấu doanh thu theo loại hình dịch vụ 41

4.1.2 Cơ cấu doanh thu theo chủng loại 42

4.1.3 Cơ cấu doanh thu theo vùng miền 45

4.1.4 Cơ cấu doanh thu theo trong nước- quốc tế 47

4.2 Phân tích thực trạng rủi ro và thực hiện các biện pháp nhằm giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh của công ty 49

4.2.1 Phân tích rủi ro trong qui trình hoạt động 49

4.2.2 Phân tích rủi ro trong thu hồi công nợ 58

4.2.3 Phân tích rủi ro trong nhân sự 61

4.2.4 Rủi ro từ các tác động bên ngoài 64

4.2.5 Tiến hành phân loại rủi ro và xếp hạng thứ tự ưu tiên 65

4.3 Những thuận lợi- khó khăn trong công tác thực hiện các biện pháp giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh của công ty 66

4.3.1 Thuận lợi 66

4.3.2 Khó khăn 66

4.4 Một số đề xuất giúp cải thiện quản trị rủi ro trong công ty 67

4.4.1 Mở rộng quan hệ, đa dạng hóa dịch vụ đồng thời nâng cao chất lượng các hình dịch vụ của công ty 67

4.4.2.Áp dụng các công nghệ, kĩ thuật cao vào trong quản lí, vận hành công ty 67

4.4.3 Xây dựng các chiến lược khách hàng 68

4.4.4 Nâng cao chất lượng nhân viên, tăng cường mối quan hệ giữa công ty- nhân viên 68

4.5 Kết quả dự kiến khi áp dụng giải pháp giảm thiểu rủi ro 69

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN 70

5.1 Kết luận 70

5.2 Kiến nghị 70

TÀI LIỆU THAM KHẢO 72

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2.1 Số liệu nhân sự qua các năm từ khi thành lập (tính ở thời điểm cuối năm) 17

Bảng 2.2 Cơ cấu lao động theo giới tính và trình độ trong 2 năm 2010 và 2011 19

Bảng 4.1.Cơ cấu doanh thu theo loại hình dịch vụ 41

Bảng 4.2 Cơ cấu doanh thu theo loại bưu phẩm- bưu kiện 43

Bảng 4.3 Doanh thu theo vùng miền 45

Bảng 4.4 Cơ cấu doanh trong nước- quốc tế năm 2010 và 2011 47

Bảng 4.5 Bảng thống kê số khách hàng không tiếp tục sử dụng vụ dịch do các lỗi trong qui trình năm 2011 50

Bảng 4.6 Bảng số lỗi phát sinh và thiệt hại về kinh tế trong quá trình hoạt động năm 2010 và 2011 51

Bảng 4.7 Số lỗi loại 1 phát sinh của các miền năm 2010 và 2011 52

Bảng 4.8 Số lỗi loại 2 và số tiền đền bù năm 2010 và 2011 54

Bảng 4.9 Công nợ và nợ tồn khó đòi các miền các năm 2010 và 2011 59

Bảng 4.10 Bảng số nhân viên nghỉ việc và thêm mới năm 2010 và 2011 62

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 2.1 Sơ đồ bộ máy điều hành 9

Hình 2.2 Qui trình chuyển phát nhanh của công ty 21

Hình 2.3 Biểu đồ cơ cấu nhân viên 2 năm 2010 và 2011 theo vùng miền 18

Hình 4.1 Sơ đồ hình cột biểu thị doanh thu hai năm 2010 và 2011 39

Hình 4.2 Biểu đồ Cơ cấu doanh trong nước- quốc tế năm 2010 và 2011 48

DANH MỤC PHỤ LỤC

Bảng 1: Khung xử phạt của ban kiểm soát

Bảng 2: Bảng giá chuyển phát nhanh HNC trong nước

Bảng 3: Bảng giá chuyển phát nhanh Express

Bảng 4: Bảng giá chuyên tuyến quốc tế

Bảng 5: Bảng giá chuyển phát nhanh quốc tế

Bảng 6: Cước vận tải hạng nặng đi quốc tế

Bảng 7: Bảng phân vùng quốc tế (Zone)

40 công ty lớn trực tiếp tham gia vào lĩnh vực chuyển phát nhanh, chưa kể hơn một trăm công ty nhỏ hoạt động theo hình thức nhận- bán lại Trong khi nền kinh tế nói chung đang trong giai đoạn phục hồi, thậm chí có nhiều công ty, ngành nghề lấy mục tiêu kinh doanh hòa để duy trì hoạt động thì các công ty chuyển phát nhanh vẫn không ngừng mở rộng và lớn mạnh Bên cạnh đó ngày càng nhiều các công ty có tiếng trong ngành chuyển phát nhanh quốc tế thâm nhập thị trường Việt Nam, điều đó cho thấy ngành nghề chuyển phát nhanh vẫn đầy tiềm năng và cơ hội

Công ty cổ phần chuyển phát nhanh Hợp Nhất (HNC) là một thành viên của tập đoàn Hợp Nhất hiện nay được biết đến như công ty cổ phần (vốn tư nhân) lớn nhất và

có uy tín trong ngành chuyển phát nhanh Hình thành và tồn tại trong một môi trường ban đầu là ngành nghề hoàn toàn mới mẻ với các công ty tư nhân, sau lại bị áp lực về

sự suy thoái của nền kinh tế nói chung nhưng HNC vẫn có những bước phát triển ngoài mong đợi làm nên một thương hiệu, một giá trị đích thực trong ngành chuyển phát nhanh Không giống như các ngành sản xuất, chuyển phát nhanh thuộc lĩnh vực dịch vụ, rủi ro và kiểm soát hạn chế rủi ro, nâng cao chất lượng dịch vụ luôn được quan tâm trú trọng hàng đầu Thực hiện các biện pháp giảm thiểu rủi ro toàn diện cho công ty chính là giảm thiểu rủi ro cho khách hàng qua đó nâng cao uy tín thương hiệu, tăng cao hiệu quả kinh doanh

Qua quá trình tìm hiểu, thực tập tại công ty chuyển phát nhanh Hợp Nhất, tôi đã

thực hiện đề tài “Tìm hiểu các biện pháp giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh tại công ty cổ phần chuyển phát nhanh Hợp Nhất” Đề tài nhằm tìm hiểu những vấn đề

về rủi ro và các biện pháp giảm thiểu rủi ro của công ty chuyển phát nhanh Hợp Nhất qua đó cũng xin đưa ra các ý kiến đóng góp nhằm hạn chế tối đa rủi ro trong công ty góp phần giảm thiểu chi phí, nâng cao chất lượng dịch vụ, nâng cao lợi nhuận, tạo uy tín đối với khách hàng…

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

a Mục tiêu chung

Khóa luận tập trung nghiên cứu về các loại rủi ro trong kinh doanh chuyển phát nhanh và các giải pháp nhằm giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh từ đó đề xuất một số biện pháp nhằm hạn chế rủi ro, nâng cao kết quả, chất lượng trong kinh doanh

b Mục tiêu cụ thể

Đề tài hướng tới các mục tiêu cụ thể sau:

- Phân tích tình hình hoạt động kinh doanh của công ty chuyển phát nhanh Hợp Nhất

- Tìm hiểu thực tế rủi ro và các hoạt động nhằm giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh tại công ty chuyển phát nhanh Hợp Nhất

- Phân tích những thuận lợi- khó khăn trong công tác thực hiện các biện pháp nhằm giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh của công ty chuyển phát nhanh Hợp Nhất

- Một số giải pháp giúp hoàn thiện hoạt động kiểm soát rủi ro trong kinh doanh của công ty chuyển phát nhanh Hợp Nhất

- Kết quả dự kiến thu được khi thực hiện các biện pháp nhằm giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh vào công ty cổ phần chuyển phát nhanh Hợp Nhất

1.3 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

a Phạm vi thời gian

Thời gian thực hiện đề tài: 3.5 tháng, từ tháng 09/2011 đến giữa tháng 01/2011

Số liệu : Từ năm 2001 đến năm 2011 , chủ yếu là năm 2010 và 2011

b Phạm vị không gian

1.4 Cấu trúc của đề tài

Giới thiệu về quá trình hình thành phát triển và kinh doanh của công ty

CHƯƠNG 3: NỘI DUNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Nêu lên những định nghĩa, khái niệm mà đề tài nghiên cứu đề cập tới, phương pháp nghiên cứu được dung trong đề tài

CHƯƠNG 4: NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

Trình bày các kết quả đạt được trong quá trình thực hiện khóa luận và phân tích,thảo luận các kết quả đạt được về mặt lý luận cũng như thực tiễn

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ

Rút ra các kết luận trong quá trình thực hiện đề tài và trên cơ sở kết quả nghiên cứu đã đạt được đề ra các kiến nghị có liên quan nhằm giải quyết vấn đề

CHƯƠNG 2 TỔNG QUAN

2.1 Tổng quan về ngành chuyển phát nhanh

Như đã nói, tính tới thời điểm tháng 1/ 2012, trên thị trường cả nước có hơn 40 công ty lớn tham gia vào lĩnh vực chuyển phát nhanh và hơn 100 công ty nhỏ kinh doanh theo hình thức nhận- bán lại Trong số đó có 3 công ty thuộc sở hữu của các tập đoàn vốn nhà nước đó là Vietpost-EMS, Viettel và Saigon Post, 3 công ty chuyển phát nhanh quốc tế tham gia thị trường Việt Nam là DHL, Fedex-Express và UPS, hơn 35 công ty cổ phần và hơn 100 công ty TNHH, doanh nghiệp đăng kí ngành nghề dịch vụ chuyển phát nhanh Sự thâm nhập thị trường của các công ty quốc tế lớn những năm gần đây cho thấy chuyển phát nhanh vẫn còn là một ngành nghề hết sức hấp dẫn Nhìn vào mạng lưới của các công ty đứng đầu ngành, nhận thấy sự phủ sóng toàn bộ 63/63 tỉnh thành phố và liên tục mở rộng các chi nhánh nhằm đáp ứng tốt và nhanh nhu cầu vận chuyển BP-BK Theo số liệu báo cáo của ngành, đứng đầu thị phần vẫn là Vietpost với hơn 31% thị phần, đứng thứ 2 là Viettel với khoảng 19%, các công ty còn lại chiếm khoảng 50% Sở dĩ Vietpost dẫn đầu ngành trong nhiều năm liền bởi đây là thành viên thuộc tập đoàn bưu chính Việt Nam mới tách ra từ tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam, Vietpost có mạng lưới phủ sóng 63/63 tỉnh thành và có mặt tại 98%

xã, huyện trong cả nước Với mạng lưới rộng nhất , Vietpost chiếm trọn bộ phận

BP-BK gửi về các vùng nông thôn, vùng khó khăn mà các hãng khác chưa có mạng lưới (các công ty khác cho dù có nhận BP-BK của khách hàng nhưng vẫn phải gửi lại qua bưu điện nếu nơi đó nằm ngoài tuyến phát) Vietpost gần như không có đối thủ cạnh tranh trong nhóm đối tượng khách hàng lẻ, bởi từ trước tới nay khi có nhu cầu họ thường trực tiếp ra các bưu điện, đó cũng là nơi đặt hệ thống thu phát của Vietpost

chuyển phát BP-BK tới các đối tác, khách hàng trong các khu công nghiệp, các thành phố lớn Nhóm khách hàng này không có nhiều nhu cầu vận chuyển về vùng các xa trung tâm thành phố, cái họ cần là sự đa dạng về hình thức, chỉ tiêu thời gian ngắn, an toàn cho BP-BK của mình và một dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt Các công ty Viettel, Hợp Nhất, Tín Thành… dường như lại làm được điều này nhiều hơn Vietpost, các công ty này có đội ngũ thu-phát tận nơi, tận tay khách hàng nhanh chóng và tiện lợi hơn nhiều so với hình thức gửi giấy cho khách hàng tới nhận BP-BK của Vietpost Các công ty này cũng có mạng lưới tại 63/63 tỉnh nhưng họ tập trung khai thác nhóm khách hàng là doanh nghiệp có nhu cầu thường xuyên và khối lượng lớn Đối với các công ty chuyển phát nhanh quốc tế thâm nhập Việt Nam, ưu điểm lớn nhất của các công ty này chính là mạng lưới toàn cầu, sự chuyên nghiệp, kinh nghiệm quốc tế lâu năm và sức mạnh về tài chính Các công ty quốc tế khi xâm nhập thị trường Việt Nam thứ nhất là muốn chia sẻ mảng thị trường trong nước, thứ hai là họ cạnh tranh lẫn nhau trong mảng BP-BK đi nước ngoài vốn là thế mạnh của họ Các công ty chuyển phát nhanh trong nước buộc phải tìm tới các công ty chuyển phát nhanh quốc tế khi khách hàng của mình có nhu cầu về gửi BP-BK ra nước ngoài Như vậy, nếu như các công ty trong nước với lợi thế sân nhà, am hiểu thị trường thì các công ty nước ngoài lại có những lợi thế về mặt tài chính và mạng lưới toàn cầu, tất cả tạo lên một cuộc chiến khốc liệt trong việc cạnh tranh, chiếm lĩnh thị trường

2.2 Khát quát về công ty

2.2.1 Giới thiệu về công ty

Công ty CP CPN Hợp Nhất là 1 thành viên của tập đoàn Hợp Nhất kinh doanh

đa ngành, trong đó ngành nghề chính là chuyển phát nhanh Bên cạnh tập đoàn Hợp Nhất còn tham gia vào các lĩnh vực quảng cáo (Unicom), in ấn, truyền thông, du lịch, kho vận, hậu cần và báo chí

- Tên công ty: Công ty CP Chuyển Phát Nhanh Hợp Nhất

- Tên giao dịch quốc tế: Hợp Nhất Express Joint Stock Company

- Tên viết tắt: HNC

- Vốn kinh doanh: 5,000,000,000 đồng (năm tỷ đồng)

- Tổng Giám đốc: Nguyễn Bá Hòa

- Ngành nghề kinh doanh: Chuyển phát nhanh

2.2.2 Lịch sử hình thành và phát triển

Tập đoàn Hợp Nhất Việt Nam ra đời từ 2001, với mô hình Công ty tư nhân và sau đó chuyển sang hoạt động dưới hình thức Cổ phần, với sự góp vốn của các cổ đông Từ khi ra đời, với hệ thống vận hành đơn giản và mạng lưới tập trung ở một số khu vực trung tâm, đến nay, sau hơn 10 thành lập và 5 năm phát triển, hệ thống HNC

đã xây dựng mạng lưới phủ rộng khắp 63/63 tỉnh, thành phố trong nước Hiện tại, công

ty có hơn 160 trung tâm giao dịch, số lượng nhân sự trên 1000 Công ty đã và đang phát triển mạng lưới chuyên tuyến quốc tế tạo lợi thế các đường bay chuyên tuyến đi các nước Châu Á chất lượng cao, chi phí cạnh tranh

Cùng với việc mở rộng mạng lưới dịch vụ, phát triển hệ thống trung tâm khai thác (Hub) ở các thành phố lớn, công ty đã đưa ra các sản phẩm mới dịch vụ giá trị gia tăng như: Dịch vụ chuyển phát trong ngày, dịch vụ phát hẹn giờ, dịch vụ bay chuyên tuyến Quốc tế đi các nước Singapore, Malaysia, Hong Kong, Nhật Bản, Đài Loan và rất nhiều loại hình dịch vụ chuyển phát nhanh khác

Các mốc lịch sử quan trọng

Tháng 10/2001: Công ty TNHH thương mại và chuyển phát nhanh Hợp Nhất có

Tháng 01/2002: Công ty bắt đầu triển khai cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh, phân phối văn phòng phẩm tại Hà Nội và TP.HCM

Năm 2003: Công ty mở các trung tâm giao dịch tại 16 tỉnh thành trong nước Năm 2005: Đổi tên thành Công ty Cổ phần Hợp Nhất Việt Nam và mở thêm lĩnh vực cung cấp dịch vụ gia công giấy và máy in

Năm 2006: Định hướng chuyển phát nhanh là ngành nghề mũi nhọn, thành lập công ty cổ phần chuyển phát nhanh Hợp Nhất Miền Bắc, ký hợp động hợp tác với đối tác City-Link (Malaysia)

Ngày 01/03/2006,mở mạng lưới đến 27 tỉnh thành và 40 TTGD Mở dự án chuyển phát quốc tế, trực tiếp kết nối sang Singapore và HongKong

Ngày 01/07/2006, mở lưới rộng khắp tới 64 tỉnh thành với 85 TTGD trên toàn quốc

Ngày 01/01/2007 công ty TNHH thương mại và chuyển phát nhanh Hợp Nhất Chuyển đồi thành công ty cổ phần và tách thành các công ty con gồm :

+ Công ty mẹ: Công ty Hợp Nhất Việt Nam trụ sở chính tại Hà Nội

+ Công ty CP văn phòng phẩm Hợp Nhất miền Bắc

+ Công ty CP CPN Hợp Nhất Miền Nam

+ Công ty CP văn phòng phẩm Miền Nam

+ Chi nhánh công ty CP Hợp nhất Miền Trung

+ Chi nhánh công ty CP Hợp nhất Miền Tây

Ngày 01/04/2007, thành lập công ty cổ phần truyền thống tích hợp Việt Nam (UNICOM)với lĩnh vực kinh doanh chính là: truyền thông quảng cáo, tổ chức sự kiện công ty gồm có 2 công ty con là:

+ Công ty CP tích hợp Quảng Cáo Việt Nam (UNIAN)

+ Công ty UNICARE

Năm 2007: Ký hợp đồng hợp tác với đối tác OCS (Nhật Bản)

Năm 2008: Thành lập Công ty cổ phần CPN Hợp Nhất, tất cả các công ty chuyển phát nhanh con làm thành viên

Năm 2010: Đổi tên Công ty mẹ thành Tập đoàn Hợp Nhất Việt Nam

Tập đoàn Hợp Nhất đứng đầu là HĐQT, gồm 6 thành viên:

+ Ông Bùi Đức Ngoãn: Chủ tịch HĐQT

+ Ông Nguyễn Bá Hòa: Phó chủ tịch kiêm tổng giám đốc công ty

+ Ông Nguyễn Xuân Sơn: Ủy viên

+ Ông Bùi Minh Quân: Ủy viên

+ Ông Bùi Quốc Tuấn: Ủy viên

+ Ông Nguyễn Xuân Trường: Ủy viên

b Bộ máy điều hành

Bao gồm:

- Tổng giám đốc: Phụ trách điều hành các hoạt động của công ty

- 04 phó giám đốc: Phụ trách các mảng kinh doanh, chất lượng, tài chính, tổ chức- nhân sự

- Trưởng phòng: Ban chức năng công ty

- Giám đốc trung tâm giao dịch

Hình 2.1 Sơ đồ bộ máy điều hành

Nguồn: Phòng Tổ Chức Hành Chính

c Bộ phận các phòng ban

Phòng Tổ Chức Hành Chính

Đứng đầu là trưởng phòng tổ chức

Chức năng và nhiệm vụ :

+ Thiết lập và duy trì hệ thống bộ máy công ty

+ Quản lí con dấu và cơ sở vật chất

+ Soạn thảo, ban hành các văn bản của công ty đến các phòng ban, các tổ chức…

+ Lập kế hoạch và lên chương trình tuyển dụng hàng đợt, hàng năm

+ Tuyển dụng, kí kết và lưu giữ hồ sơ, lí lịch người lao động

+ Điều động nhân sự khi cần thiết

+ Là cầu nối giữa ban lãnh đạo công ty và người lao động

Phòng Kinh Doanh

Đứng đầu là trưởng phòng kinh doanh chịu trách nhiệm về các hoạt động kinh doanh của công ty và có nhiệm vụ:

+ Lên kế hoạch và triển khai các các kế hoạch kinh doanh

+ Lập và báo cáo tình hình kinh doanh hàng kì của công ty

+ Thiết lập, giao dịch với khách hàng

Phòng Marketing

Đứng đầu là trưởng phòng marketing

Chức năng và nhiệm vụ:

+ Tìm hiểu nhu cầu của khách hàng, phân khúc thị trường, xác định mục tiêu, định vị chỗ đứng và thương hiệu

Đứng đầu là trưởng phòng công nợ có chức năng- nhiệm vụ:

+ Theo dõi công nợ, xuất hóa đơn và thu tiền từ khách hàng

+ Lên kế hoạch và báo cáo hàng kì lên ban giám đốc tình hình công nợ, doanh thu của công ty

Ban Kiểm Soát

Ban kiểm soát được lập tại các trung tâm khai thác, đứng đầu là trưởng ban kiểm soát Ban kiểm soát có nhiệm vụ:

+ Kiểm tra, xử lí toàn bộ các hoạt động trong công ty, đảm bảo các bộ phận chức năng làm đúng công việc,kiểm soát các hoạt động của công ty như kiểm soát qui trình chuyển phát, kiểm soát

+ Kiểm tra, phát hiện và xử lí các sai sót trong qui trình chuyển- phát của công

ty

+ Báo cáo tình hình hàng kì với các bộ phận chức năng về tình hình kiểm soát sai sót nhằm đưa ra các biện pháp xử lí

Ban Tài Chính-Kế Toán

Ban tài chính kế toán đứng đầu là trưởng ban tài chính- kế toán ,có nhiệm vụ + Xây dựng và thực hiện các kế hoạch tài chính ngắn hạn và dài hạn

+ Lập dự toán, tổ chức công tác kế toán, báo cáo quyết toán các nguồn kinh phí, thu nhập

+ Thực hiện công tác tổng hợp, báo cáo về hoạt động tài chính

+ Thực hiện việc chi trả tiền lương, thưởng cho nhân viên

Trung Tâm Khai Thác ( 1, 2, 3 )

Đứng đầu mỗi trung tâm khai thác là giám đốc trung tâm khai thác Trung tâm khai thác có vai trò vô cùng quan trọng, là đầu mối tập hợp BP-BK , phân chia tuyến

và kết nối tới các trung tâm giao dịch

Trung Tâm Giao Dịch Bưu Điện

Trung tâm giao dịch bưu điện chịu trách nhiệm tiếp nhận, kết nối và phản hồi (nếu có yêu cầu) các BP-BK ngoài tuyến của HNC phải kết nối bưu điện

Đội Xe

Đứng đầu là trưởng đội xe

Đội xe có nhiệm vụ lên kế hoạch và thực hiện các kế hoạch nhằm đáp ứng đầy

đủ nhu cầu vận chuyển, nhận và phát BP-BK của các trung tâm giao dịch, của tổ chức khi cần

c Chức năng và nhiệm vụ

* Tổng Giám Đốc

Chức Năng

- Quản lý chung và trực tiếp điều hàng các mạng công việc sau:

Thực hiện các chiếc lược của HĐQT về hoạt động của công ty

+ Công tác kinh doanh

+ Công tác tài chính

+ Công tác nhân sự

+ Công tác xây dựng thương hiệu

+ Công tác công nghệ

- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh các quyết định của HĐQT

- Xây dựng và trình HĐQT về chiến lược phát triển của công ty, phương án huy động vốn, đề án tổ chức quản lý của công ty

- Kiểm tra các đơn vị về việc thực hiện các định mức, tiêu chuẩn,đơn giá quy định trong nội bộ công ty

Nhiệm Vụ

- Điều hành các hoạt động cộng ty theo đúng điều lệ,quy chế, quy định của pháp luật của công ty

- Chiệu trách nhiệm trước HĐQT về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh tại công ty và chi nhánh Miền Tây

- Trực tiếp điều hành các mảng công việc chất lượng dịch vụ tại công ty

- Tổ chức thực hiện kế hoạch chất lượng dịch vụ, có quyết định của HĐQT

- Xây dựng và trình HĐQT, giám đốc điều hành về chất lượng phát triển của doanh nghiệp

- Điều hành hoạt động công tác chất lượng dịch vụ của công ty theo đúng quy chế, quy định về khai thác bưu phẩm, bưu kiện theo quy định, quy chế của công ty

- Kiểm tra các đơn vị về việc thực hiện các định mức, tiêu chuẩn quy trình, nhiệm vụ của công ty

Nhiệm vụ

- Chịu trách nhiệm trước HĐQT, các cổ đông công ty, tổng giám đốc,GĐKV về các hoạt động có liên quan đến công tác chất lượng, dịch vụ, công tác văn hóa doanh nghiệp của công ty

- Chịu trách nhiệm trước TGĐ, GĐKV về các công việc được ủy quyền khác

- Chịu sự kiểm tra giám sát của HĐQT, ban Ban kiểm soát, TGĐ và GĐKV

* Phó Giám Đốc tài chính

Chức năng

- Điều hành mọi hoạt động của công ty theo ủy quyền khi GĐKVủy quyền

- Thực hiện phát triển kinh doanh tại các đơn vị được phân công

- Điều hành quản lý hệ thống tài chính theo sự phân công của HĐQT, TGĐ và GĐKV

- Chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

* Phó Giám Đốc kinh doanh

Chức năng

- Phục trách công tác kinh doanh của công ty

- Phát triển công tác kinh doanh tại các đơn vị dược phân công

- Đào tạo phát triển mạng song song theo kế hoạch

- Phụ trách toàn bộ mảng nhân sự của công ty

- Quản lí và chịu trách nhiệm về cơ cấu bộ máy, văn hóa doanh nghiệp, thông tin, truyền thông, đối ngoại

*Giám Đốc Các TTGD

Chức năng

- Thừa lệnh giám đốc điều hành : quản trị nhuần nhuyễn, đồng điều các mặt quản trị tại TTGD Kinh doanh tài chính, nhân sự chất lượng dịch vụ, văn hóa doanh nghiệp hành chính, và công tác tào tạo nội bộ

Đề xuất tham mưu với giám đốc điều hành về các mặt quản trị tại đơn vị và công ty

Nhiệm vụ

- Công tác kinh doanh và phát triển thị trường

- Công tác tài chính

- Công tác nhân sự tiền lương

- Bố trí sắp xếp nhân sự tại đơn vị sao cho hiệu quả nhất

- Trả lương tại đơn vị đúng, đủ, công khai dân chủ

- Kiểm tra đôn đốc nhân sự tại đơn vị thực hiện tốt kỷ luật lao động, nội quy lao động, an toàn lao động tại công ty

- Thực hiện nền nếp, hội hợp, giao ban, các chế độ báo cáo của công ty

- Công tác chất lượng dịch vụ

- Công tác hành chính tại đơn vị

- Công tác xây dựng văn hóa doanh nghiệp

- Công tác đào tạo

2.2.5 Tình hình tài sản cố định

Tính tới hết năm 2011, công ty có 4 cụm với miền Bắc 70 trung tâm giao dịch (TTGD), miền Nam với 62 TTGD, miền tây 20 TTGD và miền Trung với 19 TTGD, 3 trung tâm khai thác (TTKT) là TTKT 1, TTKT 2 và TTKT3, 4 trụ sở tại 4 vùng miền Phục vụ nhu cầu vận chuyển gồm có 28 xe phục vụ các tuyến phía Bắc, 9 xe phục vụ tuyến miền Trung, miền Tây với 8 xe và miền Nam với 32 xe vận tải các loại Đặc biệt công ty có 5 xe loại lớn chạy Bắc –Nam liên tục nhằm vận chuyển hàng hóa thông tuyến một cách tốt nhất Như vậy toàn hệ thống công ty bao gồm 161 TTGD, 3 TTKT,

4 trụ sở làm việc Với mỗi TTGD , TTKT và trụ sở đã cập nhật hệ thống “track an trace” online giúp khách hàng thuận tiện theo dõi bưu phẩm- bưu kiện của mình đang

ở đâu bất cứ thời điểm nào nên bắt buộc mỗi trung tâm phải trang bị ít nhất 1 bộ máy

tính và thiết bị chuyên dụng kiểm soát BP-BK trong suốt quá trình từ lúc nhận tới khi phát tới tay khách hàng

2.2.6 Cơ cấu doanh thu từ khi thành lập

Ra đời năm 2001, Tập đoàn Hợp Nhất Việt Nam bao gồm 5 đơn vị thành viên, với sản phẩm lõi là cung cấp dịch vụ Chuyển phát nhanh Sau hơn 10 năm thành lập, tập đoàn đã phát triển và mở rộng mạng lưới cung cấp dịch vụ, với hơn 1000 nhân sự, phục vụ hơn 10,000 khách hàng trong nước và quốc tế Mức tăng trưởng hàng năm đạt trên 24% và là công ty hàng đầu trong hệ thống doanh nghiệp chuyển phát nhanh tư nhân tại Việt Nam Nếu như năm 2006 được đánh dấu là sự thay da đổi thịt của công

ty với sự kết hợp với các đối tác nước ngoài, mở rộng các chi nhánh, TTGD thì đến năm 2009, công ty đã gặt hái những kết quả kinh doanh thành công, doanh thu của tập đoàn đạt hơn 186 tỉ đồng, tăng 34.45% so với năm 2008 ( gần 138.35 tỉ đồng ), vượt 10% so với kế hoạch, tỷ suất lợi nhuận trên vốn đầu tư là 31%, mức chia cổ tức

là 25% Đây là mức tăng trưởng cao trong hệ thống CPN Việt Nam Năm 2010 đánh dấu sự tăng trưởng về doanh thu gần 240 tỉ đồng, tăng 29% so với năm 2009, mức chia

cổ tức năm 2010 là 25% Năm 2011 doanh thu toàn công ty theo báo cáo đạt xấp xỉ đạt

320 tỉ đồng, so với năm 2010 doanh thu 2011 vượt hơn 33%

2.2.7 Tình hình nhân sự công ty

Với tôn chỉ hoạt động con người là nền tảng, đội ngũ hơn 1000 nhân viên trẻ năng động,hoạt động chuyên nghiệp, gắn bó với nghề Đội ngũ lãnh đạo tâm huyết, giàu kinh nghiệm có trình độ cao, Hợp Nhất đang xây dựng 1 thương hiệu mạnh, 1 tập đoàn có uy tín Nếu như năm 2001, khi quyết định thành lập công ty, số người dừng ở con số 16 con người tâm huyết quyết tâm đứng ra thành lập với mục tiêu tạo dựng 1 công ty tư nhân hàng đầu trong ngành chuyển phát nhanh Đến năm 2002, công ty chính thức có mạng lưới chuyển phát mặc dù độ phủ sóng còn ít ỏi với số nhân viên duy trì ở mức hơn 80 người trải qua 12 năm phát triển , tính đến hết năm 2011 nguồn nhân lực của công ty đạt hơn 1000 người

Bảng 2.1 Số liệu nhân sự qua các năm từ khi thành lập (tính ở thời điểm cuối năm)

Đơn vị tính: Người

Nguồn: Phòng Nhân Sự

Qua 10 năm (2002-2011) chính thức hoạt động và phát triển, nhân sự của công

ty tăng 1165% Sự tăng về nguồn nhân lực cho thấy đúng qui mô tăng trưởng của công ty Nếu như số lượng nhân viên tăng mạnh mẽ vào các năm: Năm 2003 tăng 187% so với năm 2002 và 2006 tăng 75% so với năm 2005 Đó là 2 năm mà công ty quyết định mở rộng mạng lưới và có được thuận lợi chung từ nền kinh tế Đến năm

2008 và 2009, ảnh hưởng chung của suy thoái nền kinh tế , số các trung tâm giao dịch cũng như nhân viên được duy trì khá ổn định Cụ thể năm 2008 chỉ tăng 4,5% so với năm 2007 và năm 2009 tăng 5% so với năm 2008 Bước qua năm 2010 và 2011, khi nền kinh tế lấy lại sự phục hồi và tăng trưởng, ban lãnh đạo công ty cũng quyết định

mở rộng qui mô công ty, tăng số nhân viên Số nhân viên năm 2010 tăng 12,5% so với năm cũ 2009 và năm 2011 tăng 15,1% so với năm 2010

Ở các vùng miền,sự tăng trưởng về nhân lực khá đều qua các năm Năm 2006 là năm công ty mở rộng mạng lưới của công ty nên trong năm này, nhân sự ở các vùng cũng tăng đáng kể Miền Nam tăng nhiều nhất với 140 người, tiếp đến là miền Bắc

tăng 81 người, miền Trung tăng 37 người và miền Tây tăng 34 người năm 2006 cũng

là năm tăng lớn nhất nếu so sánh số người cũng như so sánh về tỉ lệ tăng so với năm trước đó

Tính đến cuối năm 2011, công ty có tổng cộng 1088 nhân viên với nhiều nhất ở miền Nam với 423 người chiếm 38.87%, miền Bắc với người chiếm 36%, miền Trung

có 158 người chiếm 14.52% và miền Tây có 116 người chiếm 10.61% tổng số nhân lực.Nhìn vào qui mô phát triển nguồn nhân lực liên tục tăng qua các năm bất chấp khó khăn chung của nền kinh tế Để đạt được và duy trì nguôn nhân lực của công ty hoạt động một cách ổn định lâu dài và có hiệu quả cũng là nhờ nỗ lực quản lí của công ty

Hình 2.3 Biểu đồ cơ cấu nhân lực 2 năm 2010 và 2011 theo vùng miền

Để đánh giá rõ hơn tình hình nhân lực của công ty, ta phân tích số liệu 2 năm

2010 và 2011 với các chỉ tiêu trình độ và giới tính

Bằng phương pháp so sánh qua bảng 2.2 nhận thấy chất luợng, trình độ nguồn lao động được tăng cao hơn năm trước Tổng số lao động năm 2011 so với 2010 tăng

143 người tương ứng với 15,1% so với năm 2010

Ở đối tượng là nam, tuy tỉ lệ lao động phổ thông có giảm so với năm trước nhưng số lao động phổ thông luôn chiếm tỉ lệ lớn trong tổng số nam Đối với các đối tượng là nam có trình độ lao động phổ thông, đây đa phần đều là những bưu tá viên với tuổi đời còn khá trẻ Công việc của bưu tá viên là nhận và phát BP-BK đúng qui trình của công ty đặt ra Cụ thể năm 2010, tỉ lệ nam lao động phổ thông chiếm 85.98% tổng số nam trong công ty và chiếm 72% tổng số nhân lực Đến năm 2011, có sự thay đổi khi số nam lao động phổ thông chiếm 82.94% số nhân lực nam và giảm xuống còn 67% so với tổng số nhân lực của công ty

Ở đối tượng nữ, số lượng chủ yếu có công việc ở phòng CKSH và các phòng ban… vì công việc chủ yếu là công việc văn phòng nên cơ cấu theo trình độ lao động của giới tính nữ rất khác so với nam Khi áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động, mỗi trung tâm cần có một nhân viên tiếp nhận và phản hồi thông tin tới khách hàng , cập nhật thư phát, báo phát, số lượng tồn lên mạng nội bộ Công việc này sẽ giảm gánh nặng cho các bưu tá viên trong quá trình làm việc và đa số các vị trí này trong công ty

do nữ đảm nhiệm Cụ thể, số lượng lớn nữ nhân viên có trình độ cao đằng- trung cấp năm 2010 số nữ nhân viên có trình độ cao đẳng- trung cấp chiếm 78.13% số nhân lực nữ và chiếm 12.7% trong tổng số nhân lực của công ty Năm 2011, số nữ nhân lực

có trình độ cao đẳng – trung cấp chiếm 76.56% số nhân viên nữ và 14.7% tổng nhân lực của công ty

Nhìn chung số nhân lực của công ty đang phát triển theo hướng tăng về trình

độ Điều này là phù hợp với sự phát triển chung là nằm trong định hướng phát triển nguồn nhân lực của công ty

2.2.8 Qui trình chuyển phát nhanh của công ty

Hình 2.2 Qui trình chuyển phát nhanh của công ty

Nguồn: TT Khai Thác 2 Qui trình

Bước 1: KHÁCH HÀNG

Khi khách hàng có nhu cầu vận chuyển sẽ gọi điện thoại tới tổng đài thông báo

có nhu cầu vận chuyển

Bước 2: LẤY TIN

Tiếp nhận thông tin từ khách hàng chính là tiếp tân của các tòa nhà Trong trung tâm các khu vực lớn như Hà Nội, Hồ Chí Minh,Đà Nẵng, Bình Dương, Đồng Nai, Hải

NHẬN THƯ, HÀNG

KHAI THÁC VỀ KHÁCH HÀNG

PHÁT

KẾT NỐI CÁC TRUNG TÂM KẾT NỐI

LẤY TIN

KHAI THÁC ĐI

CẬP NHẬT KẾT QUẢ

Thư , hàng không đạt yêu cầu vận chuyển, hàng hoàn theo yêu

Thư , hàng không phát được

đã báo hoàn cho khách

Phòng… sẽ có nhiều TTGD, với mỗi tòa nhà có từ 2-4 TTGGD sẽ có 1 nữ nhân viên tiếp tân có nhiệm vụ tổng tiếp nhận và phản hồi thông tin cho khách hàng, tổng hợp bưu phẩm bưu kiện lên trên mạng nội bộ (tồn chưa phát được, đã phát, báo phát…)

Nữ tiếp tân này sẽ phân loại khách hàng và thông báo cho các bưu tá viên phụ trách tuyến có khác hàng có nhu cầu vừa gọi

Bước 3: NHẬN BP-BK

Các bưu tá viên tiếp nhận thông tin và tới nhận BP-BK Bưu tá có trách nhiệm kiểm tra qui cách, trọng lượng, giá tiền… BP-BKđược gửi, chỉ tiếp nhận các loại hàng hóa đúng qui cách và đúng với qui định của pháp luật trong ngành chuyển phát nhanh

Bước 4: KHAI THÁC ĐI

Sau khi nhận BP-BK từ khách hàng, nhân viên tuyến sẽ khai thác hàng hóa tại TTGD với các qui trình như bấm số bưu vận,phân tuyến cho BP-BK…

Bước 5: KẾT NỐI

Sau khi được khai thác, BP-BK sẽ được chuyển lên trung tâm khai thác Ở mỗi miền có một TTKT Đối với miền Bắc là TTKT 1, miền Nam và miền tây là TTKT 2, miền trung là TTKT 3 Từ các trung tâm khai thác hàng hóa được phân loại về vùng, thời gian, kiểu cách, giá trị…sau đó kết nối đi các vùng miền Ở bước này, các ban kiểm soát có vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng cho các chỉ tiêu Với những BP-BK không đúng yêu cầu, bị hỏng , vỡ, có dấu hiệu bị xâm phạm sẽ được ban kiểm soát xử lí Ban kiểm soát có toàn quyền và phải chịu trách nhiệm trước đường đi của BP-BK cũng như kiểm tra tình trạng của BP-BK

Bước 6: KHAI THÁC VỀ

Ba TTKT kế hợp đồng thời giữa kết nối BP-BK đi và các BP-BK về Sau đó các TTKT này có nhiệm vụ khai thác, thực hiện các nghiệp vụ cần thiết đối với các BP-BK rồi kết nối về các trung tâm Khi nhận BP-BK, ban kiểm soát cũng có trách nhiệm tương tự khi kiểm tra BP-BK trước khi gửi ở bước 5

Bước 7: KẾT NỐI CÁC TRUNG TÂM

Các trung tâm nhận BP-BK từ các TTKT và tiến hành phân chi tiết (BP-BK nào thuộc trách nhiệm của người nào phát, tuyến phát nào thời gian và địa điểm

Bước 8: PHÁT

Các nhân viên tuyến thực hiện phát BP-BK Trong trường hợp phát BK-BK, nếu có địa chỉ không rõ ràng, không tìm được địa chỉ hay đầu nhận không nhận hàng (vì 1 lí do nào đó) thì phải ngay lập tức báo cáo cho lễ tân của trung tâm mình cập nhật lên hệ thống sau đó báo cho trung tâm gửi BK-BK để xử lí Những hàng hóa không phát được đã báo cho đầu gửi sẽ được hoàn lại (tùy vào hợp đồng đã kí để tính phí hoàn, có thể là miễn phí )

Bước 9: CẬP NHẬT KẾT QUẢ

Đối với tất cả các bước trên, khi BK-BK đến đâu, các nơi tiếp nhận phải có trách nhiệm kiểm tra chỉ tiêu thời gian, tình trạng BP-BK rồi cập nhật lên mạng nội bộ Bất kì lúc nào bên trung tâm gửi cũng có thể kiểm tra BP-BK của trung tâm mình đang

ở đâu, tình trạng BK-BK Ngay sau khi mỗi đơn vị cập nhật về trạng thái của BP-BK thì hệ thống sẽ cập nhậ online tình trạng của BP-BK đó Do vậy, khách hàng cũng hoàn toàn có thể biết BP-BK của mình đang trong trạng thái nào khi biết mã số vận đơn bằng phần mềm “trace and track ” sẵn có trên website của công ty

2.2.9 Các loại hình chuyển phát nhanh, đối tác và khách hàng

Là doanh nghiệp tư nhân chuyên nghiệp trong lĩnh vực chuyển phát nhanh hàng đầu Việt Nam, với hơn 10 năm kinh nghiệm, các đối tác lớn trong khu vực và quốc tế, HNC là đối tác tin cậy của bạn với sự đa dạng về hình thức vận chuyển:

Chuyển phát nhanh: Các BP-BK được gửi sẽ được đến chính xác địa chỉ trong

thời gian ngắn nhất (theo qui định của ngành)

Chuyển phát nhanh đường bộ: Vận tải hàng hóa đường bộ, đường sắt với

chất lượng và thời gian đảm bảo từ 2-6 ngày tùy theo khoảng cách và vị trí địa lý, giá

cả ưu đãi

Phát tận tay người nhận: HNC sẽ phát bưu phẩm, bưu kiện chính xác tới

người nhận theo yêu cầu của Quý khách hàng

Phát hỏa tốc: với một số tuyến chuyên biệt như trong nội thành, BP-BK sẽ

được phát trong vòng 2h, hay với Hà Nội- HCM, BP-BK nếu nhận trước 9h sáng thì sẽ được phát trước 4h chiều…

Chuyển hoàn: HNC cung cấp dịch vụ chuyển theo chuyển ngược lại đối với

những bưu phẩm, bưu kiện không phát được do lý do khách quan

Thanh toán đầu nhận: HNC cung cấp dịch vụ chuyển bưu phẩm, bưu kiện

thanh toán với người nhận tại thời điểm bàn giao

Phát đồng kiểm: HNC sẽ kiểm tra từng sản phẩm theo sự chứng kiến của

người gửi hoặc người nhận

Phí đóng thùng gỗ: HNC cung cấp các dịch vụ đóng gói theo đúng tiêu chuẩn

của các hãng vận chuyển và đảm báo chất lượng, trong đó có phí đóng thùng gỗ đối với hàng có khối lượng lớn

Dịch vụ gửi báo phát: Chuyển phiếu phát (có chữ ký người nhận) cho người

gửi

Dịch vụ đóng gói: HNC nhận đóng thùng xốp, ke gỗ, cho các sản phẩm dễ

vỡ, độ rủi ro cao theo đúng quy định của bộ Bưu chính và các tổ chức vận tải đường

bộ và hàng không

Bảo hiểm hàng hóa: Chỉ với 2% giá trị đối với hàng giá trị cao, Quý khách

hàng sẽ được đền bù 100% giá trị ghi trên hóa đơn nếu xảy ra rủi ro trong quá trình vận chuyển

Đặt mục tiêu Công nghệ thông tin là mục tiêu sống còn trong giai đoạn phát triển trong tương lai, HNC xác định CNTT chính là thế mạnh cạnh tranh, đảm bảo đáp ứng nhu cầu “track and trace”, phục vụ khách hàng nhanh chóng với các phương tiện hiện đại nhất.HNC xác định đầu tư mức chi phí hàng năm trên 2 tỷ đồng cho việc phát triển hệ thống và đầu tư thiết bị hiện đại vào 100% các trung tâm giao dịch chăm sóc khách hàng.HNC hiện là đối tác duy nhất của Citylink (Singapore) và OCS (Nhật Bản) tại Việt Nam HNC cũng là đối tác tin cậy và thân thiết của VietNam airline, DHL global…

Với sự đa dạng về hình thức, thêm với sự chăm sóc khác hàng tốt, HNC ngày càng được nhiều công ty tin dùng Từ năm 2006, HNC đã có nhiều chính sách quan tâm tới khách hàng bằng nhiều chương trình khuyến mãi, đi đầu là chương trình “tích lũy điểm thưởng” nhận quà cuối năm Theo đó khách hàng được tính điểm trên mỗi đơn vị vận chuyển , cuối năm tổng kết các khách hàng VIP, Diamon, Gold… để nhận quà Bằng nhiều hình thức khuyến mãi có thế nói phong phú nhất trong ngành CPN và

ngân hàng TECHCOMBANK, bảo hiểm AAA, du lịch Hòa Bình, công ty Sông Đà, PVI distribution…và hơn 10,000 công ty, tổ chức- cá nhân khác

2.2.10 Qui định chung đối với bưu phẩm bưu kiện vận chuyển

- Đối với thư : Tất cả các thư từ đều không được trái pháp luật Công ty từ chối vận chuyển những loại thư từ liên quan đến phản động , chống đống nhà nước, tranh ảnh có nội dung đồi trụy ( trái với qui định của bộ VH-TT)

- Đối với hàng hóa: Kích thước thông thường đối với hàng hóa thỏa thuận là chiều bất kì nào cũng không vượt quá 1.5m và tổng chiều dài cộng với chu vi lớn nhất (không đo theo chiều đã đo) không vượt quá 3m

- Đối với hàng hóa là chất lỏng, vắc xin, chất dễ gây cháy nổ…, khách hàng có nghĩa vụ khai báo chi tiết mặt hàng vận chuyển và trình bày được các giấy phép được quyền sử dụng, giấy phép, hóa đơn có lien quan đến mặt hàng vận chuyển khi được yêu cầu

- Công ty có quyền từ chối vận chuyển bất cứ BP-BK nào nếu nhận thấy nó có khả năng vi phạm pháp luật, hàng cấm hay có thể ảnh hưởng tới an ninh quốc gia…

- Các loại bưu phẩm, bưu kiên sau cần phải khai rõ khi gửi:

+ Các loại máy tính, máy điện thoại di động, điện thoại để bàn, máy nghe nhạc, máy ảnh, các loại sim card điện thoại di động

+ Linh kiện điện tử, các loại máy điện tử, quần áo, hồ sơ thầu và các loại hàng hóa có giá trị cao cần quản lí chặt chẽ trong quá trình vận chuyển

+ Các loại hàng hóa, tài liệu phát đúng theo yêu cầu thời gian nếu không sẽ gây thiệt hại (băng phát sóng truyền hình, vé máy bay )

2.2.11 Qui trình khiếu nại bưu phẩm-bưu kiện

Qui trình khiếu nại bưu phẩm- bưu kiện gồm có 3 bước Nếu muốn khiếu nại mất mát, hỏng hóc hay chậm trễ do vận chuyển, khách hàng phải tuân thủ qui trình khiếu nại của công ty Công ty có quyền từ chối các khiếu nại không đúng qui trình

Bước 1: Khách hàng phải thông báo cho công ty bằng văn bản về các mất mát,

hỏng hóc hoặc chậm trễ trong vòng 21 ngày (kể từ ngày gửi hoặc ngày nhận hàng hóa ) Sau đó khách hàng có 21 ngày để hoàn thành các thủ tục và chứng từ, thông tin về mặt thất thoát trên

Bước 2: Công ty sẽ tiến hành xác định sự việc Để thực hiện việc bồi thường,

khách hàng phải cung cấp đầy đủ về thông tin và giấy tờ, sản phẩm để kiểm tra

Bước 3: Trường hợp không giải quyết được theo sự bồi hoàn của công ty, nhất

thiết đưa ra tòa án , khách hàng có thời gian tối đa 1 năm để thực hiện việc kiện tụng lên tòa án

2.2.12 Các trường hợp công ty can thiệp hoặc từ chối chi trả bồi thường

Trường hợp khách hàng ủy quyền cho công ty thực hiện các thủ tục hải quan thì nhất thiết phải có văn bản ủy quyền cho công ty có đầy đủ chức năng và chứng từ cần thiết để thông quan Trong trường hợp thiếu hoặc phát sinh giấy tờ cần thiết, khách hàng phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trong việc cung cấp kịp thời và đầy đủ các chứng từ cần thiết để thực hiện các thủ tục với chi phí của người gửi

Phía khách hàng xác nhận rằng tất cả các thông tin và chứng từ cung cấp là đúng sự thật và không vi phạm các điều kiện của pháp luật Mọi sự cung cấp sai sót, khách hàng sẽ hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật trong tất cả các trường hợp như thực hiện tố tụng, phạt vi phạm hoặc thất thoát do sai sót của bên khách hàng mang lại

Tất cả các chi phí bao gồm nhưng không giới hạn các loại thuế, xử phạt, chi phí lưu kho hoặc các chi phí khác do cơ quan nhà nước ban hành sẽ do bên khách hàng chịu và có trách nhiệm thanh toán cho công ty để làm thủ tục hải quan

Công ty không chịu trách nhiệm liên quan đến việc thiệt hại về thu nhập, lỗ,mất thị trường, mất uy tín, mất khách hàng, mất công năng sử dụng, mất cơ hội hoặc các mất khác liên quan đến nhưng không giới hạn ở việc mất mát, hỏng hóc,chậm trễ, thất lạc hoặc không giao được do vận chuyển của chúng tôi mà chúng tôi không nhận thức được sự mất mát ở trên

Công ty không chịu trách nhiệm liên quan đến hàng hóa hay một phần hàng hóa trong các trường hợp mất mát, hỏng hóc, chậm trễ, thất lạc hoặc không giao được trong các trường hợp sau:

+ Trường hợp ngoài khả năng kiểm soát của công ty (bất khả kháng như động đất, thiên tai, lũ lụt, chiến tranh, bạo động hoặc các hoạt động bất khả kháng khác,

+ Nội dung của sản phẩm vi phạm các điều khoản hoặc qui định trong hợp đồng, kể cả công ty chấp nhận vận chuyển vi phạm

Khách hàng có thể mua bảo hiểm một phần hoặc toàn bộ giá trị hàng hóa của mình từ công ty hoặc trực tiếp mua bảo hiểm từ một công ty bảo hiểm khác

Trong mọi trường hợp luật pháp áp dụng là luật của quốc gia nơi công ty hoặc đại lí, đại diện của công ty nhận bưu phẩm , bưu kiện của khách hàng

2.2.13 Qui định về bồi thường đối với bưu phẩm- bưu kiện

Khi gửi BP-BK, khách hàng có quyền và trách nhiệm ghi đầy đủ nội dung thông tin và loại bưu phẩm bưu kiện gửi Khi xác định bưu phẩm, thời hiệu khiếu nại đối với BP-BK gửi trong nước tối đa là 03 tháng kể từ ngày gửi , đối với BP-BK đi quốc tế tối đa là 02 tháng BP-BK bị thất lạc, suy chuyển do lỗi của HNC, công ty cam kết bồi thường, giá trị bồi thường như bảng sau:

Bảng 4.5 Bảng giá qui định bồi thường đối với BP-BK

- Đối với BP-BK có thực hiện khai giá, với chi phí 2% trên tổng giá trị khai giá, khi xảy ra sự cố thất lạc, suy chuyển do phía công ty, khách hàng sẽ được bồi thường 100% giá trị khai giá

Ví dụ: Với 1 bưu phẩm khách hàng khai giá trị là 100.000.000đ ( một trăm triệu đồng ), có mức chi phí là: 100.000.000x 2%= 2.000.000đ thì khi xảy ra thất lạc, mất mát hay bể vỡ… thì khách hàng sẽ nhận được bồi thường toàn bộ giá trị khi khai giá là 100.000.000đ

Thông thường những hàng giá trị cao và rất cao , HNC tư vấn cho khách hàng nên chọn phương án khai giá hoặc mua bảo hiểm từ công ty hoặc hãng bảo hiểm độc lập để chắc chắn đảm bảo quyền lợi cho khách hàng

2.2.14 Những thuận lợi và khó khăn chung của công ty

Thuận lợi

Thuận lợi trước hết là do sự phục hồi dần của nền kinh tế nói chung mang lại nhiều dấu hiệu tích cực và cơ hội cho các ngành dịch vụ nói chung cũng như ngành chuyển phát nhanh nói riêng Bên cạnh đó là sự ưu tiên phát triển của nhà nuớc, chính phủ đối với nhóm ngành nghề công nghệ thông tin, bưu chính viễn thông

Thuận lợi từ nguồn nhân lực dồi dào với trình độ ngày được nâng cao

Lãnh đạo có kinh nghiệm gắn bó với công ty từ những ngày đầu thành lập Nhân viên có tâm huyết và ý định gắn bó lâu dài với công ty qua chính sách bán

cổ tức cho nhân viên với giá ưu đãi để mỗi cá nhân được làm chủ chính bản thân mình

Áp dụng công nghệ thông tin mới vào hệ thống nhằm tăng chính xác, thuận tiện

và giảm rủi ro

Đa dạng về các loại hình dịch vụ, chất lượng phục vụ tốt qua đó tạo được uy tín, niềm tin đối với khách hàng sử dụng dịch vụ

Mở các chuyên tuyến quốc tế riêng nhắm đến mảng BP-BK đi nước ngoài vốn đầy tiềm năng và lợi nhuận nhưng từ trước đến nay bị các công ty chuyển phát nhanh quốc tế tại Việt Nam thống trị

Mức giá luôn luôn rẻ hơn so với các công ty chuyển phát nhanh cạnh tranh, thời gian nhận- phát nhanh

Khó khăn

Nhìn chung, khi nền kinh tế chưa thật sự phục hồi, các doanh nghiệp chưa có sự kinh doanh ổn định cũng gây khó khăn cho ngành chuyển phát nhanh nói chung và công ty nói riêng Các công ty chưa có nhiều hợp đồng làm ăn cũng đồng nghĩa với việc họ có ít nhu cầu chuyển phát BP-BK hơn Hơn nữa, trong thời buổi khó khăn, các công ty đều muốn hạn chế chi phí cho mình

Khó khăn lớn đến từ sự lên giá chung của thị trường, xăng dầu và nhóm các mặt hàng thiết yếu Đối với 1 công ty chuyển phát nhanh ngành nghề chính là vận tải mà giá xăng dầu liên tục tăng gây khó khăn rất lớn tới chi phí vận chuyển, cách tính giá thành…