NHẬN THỨC AN NINH CTPAT

bài giảng về nhận diện, xây dựng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn CTPAT của MỸ. phiên bản đầy đủ, và các hướng dẫn kèm theo cho việc thực hiện bộ tiêu chuẩn nêu trên để phù hợp với quy định của hải quan hoa kỳ và một số nước châu âu

C-TPAT là gì ?

C-TPAT (US Custom – Trade Partnership Against Terrorism) là chương

trình an ninh phối hợp giữa hải Quan Hoa Kỳ và các Hiệp Hội Nhập Khẩu

vào Hoa Kỳ Hiện tại có rất nhiều hãng lớn và các công ty nhập khẩu hàng

hoá vào Hoa Kỳ đều tham gia chương trình này và họ cũng mong muốn các

công ty đối tác và nhà máy sản xuất tuân thủ theo quy định của C-TPAT để

bảo đảm an toàn cho tài sản và con người.

Chương trình an ninh gồm có 8 phần

1.An ninh nhà xưởng (cơ sở vật chất)

2.Kiểm soát xâm nhập trái phép

3.An ninh nhân sự

4.Nhận thức và huấn luyện

5.Thủ tục an ninh

6.An ninh công nghệ thông tin

7.An ninh vận chuyển-XNK/công-ten-nơ

8.An ninh nhà thầu phụ

Cửa và tường của công trình xây dựng (nhà xưởng)

Tường/rào bao quanh nhà xưởng

Tường/rào tách biệt giữa khu vực lưu giữ hàng xuất khẩu

Quốc tế/Nội địa/hàng có giá trị cao/hàng nguy hiểm

Lựa chọn hệ thống/phương tiện an ninh:

-Tại cổng nhà máy:

Bảo vệ được phân công giám sát an ninh 24/24

-Hệ thống báo động tự động

Được bố trí xung quanh tường rào nhà xưởng, khu vực

kho lưu giữ, …

Lựa chọn hệ thống/phương tiện an ninh (tt):

-Hệ thống Camera giám sát

Được giám sát bởi người được uỷ quyền

Hệ thống camara được bố trí tại cổng ra vào, khu vực lên/xuống hàng

hoá, khu vực đóng gói, khu vực lưu giữ hàng thành phẩm/hàng có giá trị

cao/hàng hoá nguy hại, khu vực xung quanh tường rào nhà xưởng…

Cần được lưu trữ dữ liệu ít nhất 30 ngày

Lựa chọn hệ thống/phương tiện an ninh (tt):

-Hệ thống Camera giám sát

Dữ liệu thu được của hệ thống camera phải được lưu giữ ít nhất 30 ngày

PC lưu giữ liệu thu từ camera phải được đặt ở phòng riêng (an ninh) và chỉ có người được chỉ định mới có quyền vào

Hệ thống camera phải được mở (hoạt động) 24/24

 

Bảo vệ nhà xưởng  Bảo vệ nhà xưởng 

Bảo vệ nhà xưởng 

Camera giám sát  Dữ liệu camera giám sát được 

Kiểm soát sự xâm nhập vào khu vực sản xuất, kho lưu giữ, cầu

hàng khi nhập/xuất hàng:

Không cho phép công nhân viên, khách… tiếp cận khu vực xuất/nhập và khu vực

lưu giữ hàng hoá

Kiểm soát người đi bộ và các phương tiện (xe hơi, xe tải…) ra vào nhà

máy

Công nhân viên phải mang thẻ nhận dạng và phải có.

Họ và tên

Bộ phận làm việc

Mã số thẻ (ID)

Hình (ảnh) nhận dạng

Kiểm soát khách vào nhà máy

1.Kiểm tra chứng minh thư hoặc giấy tờ tuỳ thân khác có dán ảnh

2.Đăng ký thông tin cá nhân, ngày giờ vào sổ theo dõi

3.Kiểm tra hành lý, túi xách, ba lô của khách đem vào công ty

4.Đeo thẻ nhận dạng dành cho khách (khác màu với thẻ CNV)

5.Có người của nhà máy tháp tùng (đi theo)

Kiểm soát khách vào nhà máy



Khách đăng ký trước khi vào nhà máy Khách được nhận dạng bằng



Kiểm soát bưu kiện từ bên ngoài

Không dính dầu nhớt, chất bột Cân nặng bình thường

Lựa chọn cho việc lắp đặt các thiết bị kiểm soát tiếp

cận

Máy đọc thẻ từ

Máy đọc mật khẩu (đọc trực tiếp số gõ vào) Danh sách người được ra

vào khu vực giới hạn

Thẻ ra vào khu vực giới hạn (khác màu với thẻ CNV)

Kiểm soát tài xế xe tải

Kiểm tra chứng minh thư/giấy phép lái xe

Đăng ký thông tin cá nhân, hành lý mang theo vào sổ theo dõi Kiểm

soát thời gian vào và ra

Không cho trực tiếp vào nhà máy ngoại trừ:

-Có người tháp thùng (đi theo)

-Có khu vực riêng dành cho tài xế (best practice)

Phòng dành riêng cho tài xế

Kiểm soát trước khi tuyển dụng

Hồ sơ của người xin việc phải có ít nhất:

-Đơn xin việc

-Sơ yếu lý lịch

-Copy có công chứng Sổ hộ khẩu

-Copy có công chứng Chứng minh thư

-Giấy khám sức khỏe

-Copy có công chứng cách loại bằng cấp nếu có

Xác minh lại nhân thân/hạnh kiểm/quá trình công tác của người xin

việc thông qua:

-Địa phương người xin việc sinh sống hoặc tạm trú

-Cơ quan/đơn vị cũ người xin việc đã từng làm việc

Kiểm soát công nhân viên đã nghỉ việc

Thu hồi thẻ nhân viên/thẻ nhận dạng

Thu hồi dụng cụ tiếp cận (thẻ từ, chìa khoá, đồng phục) Xoá mật

khẩu trên máy đọc mã mật khẩu

Thông báo danh sách cho bảo vệ và tiếp tân

Xoá mật khẩu và tài khoản trên hệ thống máy tính

Điều tra hạnh kiểm định kỳ cho công nhân viên

Xác minh lại nhân thân/hạnh của những công nhân viên với những công việc nhạy cảm: bảo vệ; công nhân khu vực đóng gói, kho

nguyên vật liệu, kho thành phẩm; nhân viên phòng nhân sự, kế toán, xuất nhập khẩu…(Định kỳ 6 tháng / lần)

- Xác nhận của cơ quan công an địa phương nơi công nhân viên sinh

sống/tạm trú

Định kỳ 1 năm / lần với toàn thể CB-CNV bộ phận khác

Xây dựng quy chế xử lý kỷ luật đối với công nhân viên vi phạm

quy định an ninh

- Tuân thủ theo các quy định hiện hành của nước sở tại về lao động.

Thành lập Ban An Ninh, quyết định bổ nhiệm người phụ trách An Ninh

của từng mục

Đối tượng tham gia huấn luyện

Huấn luyện cho toàn bộ công nhân viên vào lúc tuyển dụng

Định kỳ huấn luyện nhân viên bảo vệ và người làm công tác an ninh của nhà

máy.

Khuyến khích và thưởng cho công nhân viên báo cáo các hoạt động khác

thường cũng như có những ý tưởng đóng góp xây dựng chương trình an ninh

nhà máy.

Thùng thư góp ý Cách thức báo cáo

vấn đề về an ninh

Nội dung huấn luyện

Nhận biết những âm mưu nội bộ

An ninh tại khu vực xử lý hàng hoá (đóng gói, lên/xuống hàng) An ninh nhà

xưởng (cơ sở vật chất)

Nhận biết và đối phó sự xâm nhập trái phép

Quy trình thông báo nội/ngoại bộ trong trường hợp xảy ra sự cố khác thường

Hệ thống an ninh nhà máy Ngăn ngừa kẻ trộm

Lưu giữ hồ sơ huấn luyện

Hồ sơ huấn luyện an ninh bao gồm:

-Lịch/kế hoạch huấn luyện

-Tài liệu huấn luyện

-Bảng ký tên tham gia huấn luyện

Lưu hồ sơ cho các quy trình

Ngăn ngừa sự xâm nhập trái phép vào nhà máy, vào khu vực xử lý

hàng hoá (đóng gói, lên/xuống hàng hoá), khu vực lưu giữ hàng hoá…

-Quy trình phải được xem xét hàng năm

Thông báo với Hải Quan, cơ quan quản lý địa phương trong trường hợp có sự

thay đổi khác thường (trọng lượng/hình dáng…) của hàng hoá xuất/nhập.

-Xây dựng quy trình bằng văn bản có số điện thoại và người liên liên lạc

Thông báo với hãng tàu/công ty giao nhận về tình trạng

-Công-ten-nơ có chứa tạp vật

-Hình dáng công-ten-nơ có dấu hiệu khác thường

Lưu hồ sơ cho các quy trình

Các chốt kiểm tra/tuần tra nhà máy

Số lượng hàng hoá/trọng lượng hàng hoá (nếu cần thiết)

Thời gian xuất nhập hàng hoá

Danh sách các nhà cung cấp, nhà thầu phụ ít tuân thủ quy định an ninh của

nhà mày.

Các chính sách/ quy trình về an ninh: chính sách an ninh chung, an ninh

XNK, an ninh NS, an ninh mạng CNTT, quy trình báo cáo khi có sự cố an

ninh, quy trình xử lý sự cố an ninh….

Sổ tuần tra an ninh Sổ theo dõi phương tiện ra

vào

30 PHÚT

Các biện pháp an ninh máy tính

Công nhân viên sử dụng máy tính phải có tài khoản và mật khẩu

riêng

-2 mật khẩu được yêu cầu (user and screen saver)

Định kỳ thay đổi mật khẩu máy tính

-3 tháng/ lần

Quy định sử dụng máy tính

-Sử dụng thư điện tử, phần cứng/nềm

-Quy định về truy cập mạng và sử dụng các dịch vụ trên mạng

Công nhân viên được huấn luyện về quy định sử dụng máy tính

(định kỳ 1 năm/ lần)

Các biện pháp an ninh máy tính (tt)

Quy định xử lý kỷ luật đối với công nhân viên vi phạm các quy định về an ninh

máy tính

Cài đặt các phần mềm chống vi-rút

Backup dữ liệu máy tính định kỳ bởi nhân viên IT

Kiểm tra định kỳ về an ninh dành cho hệ thống máy tính

Khu vực công-ten-nơ

Có khu vực an ninh riêng cho công-ten-nơ (cả đầy và rỗng)

Công-ten-nơ không có sự xâm nhập trái phép (người và hàng hoá )





Khu vực riêng cho lên/xuống hàng hoá Không chấp nhận lên/xuống hàng ở

nơi công cộng

Lên/xuống hàng hoá tại khu

vực có yêu cầu an ninh



Không dùng

xe tải thùng trống

để vận chuyệ

n hàng

đã đóng

Khu vực công-ten-nơ (tt)

35

Niêm phong (SEAL) công-ten-nơ

Niêm phong của công-ten-nơ phải đạt tiêu chuẩn ISO PAS 17712

Niêm phong của xe tải phải có chứng nhận của bên thứ 3

Mã số của niêm phong phải được xác minh lại khi công-ten-nơ đến điểm đến

(cảng)

Niêm phong phải được kiểm soát trong dụng cụ riêng có khoá, có sổ theo dõi

xuất, nhập, tồn, có chỉ định nhân viên phụ trách

Bảng kê khai hàng hoá xuất phải rõ ràng, chính xác, dễ đọc và báo cáo đúng

giờ

Kiểm tra công-ten-nơ/xe tải

Kiểm tra 17 điểm:

1) Càn xe 2) Động cơ 3) Bánh xe 4) Sàn cabin 5) Bình xăng 6) Cửa cabin 7) Bình chứa khí 8) Trục truyền động 9) Bánh xe dự phòng 10) Bên ngoài/ dưới gầm

12) Sàn container/xe tải 13) Thành xe/ 2 bên hông 14) Thành/vách trước 11) Bên trong/ bên ngoài cửa 15) Trần/ nóc

Dụng cụ dùng để kiểm tra công-ten-nơ/xe tải

Kiểm tra công-ten-nơ

1) Càn xe

- kiểm tra ngoại quan,

dấu hiệu sửa chửa

Kiểm tra công-ten-nơ

2) động cơ

-kiểm tra ngoại quan,

dấu hiệu sửa chửa

-những vật thể lạ gắn

vào động cơ

Kiểm tra công-ten-nơ

3) bánh xe & 9) bánh xe dự phòng

-kiểm tra ngoại quan,

dấu hiệu thay đổi

-kiểm tra có chứa gì bất thường

bên trong hay không

Kiểm tra công-ten-nơ

4) sàn cabin

-kiểm tra kỹ sàn cabin

-Kiểm tra dưới thảm trải

sàn ca bin

-Kiểm tra vật thể lạ, lỗ

hỏng trên sàn

Kiểm tra công-ten-nơ

Kiểm tra công-ten-nơ

6) cửa cabin

- kiểm tra ngoại quan,

dấu hiệu sửa chửa

Kiểm tra công-ten-nơ

7) bình chứa khí

- kiểm tra ngoại quan xem có

dấu vết hàn hay cắt gì không

Kiểm tra công-ten-nơ

8) trục truyền động

- kiểm tra bên trong và bên ngoài

trục truyền động xem dấu hiệu sửa

chữa, hàn, cắt hay không

Kiểm tra công-ten-nơ

10)Bên ngoài/ dưới gầm

-Kiểm tra trước khi cho công-ten-nơ vào nhà máy-Gầm có thể nhìn thấy được

!

Kiểm tra công-ten-nơ

11)Bên trong/ bên ngoài cửa

- Hệ thống khoá tin cậy/an toàn

- Khuy khoá tin cậy

- Khuy khoá có sửa chữa

- Khác màu sơn

Kiểm tra công-ten-nơ

12) Sàn container/xe tải

-Độ cao từ sàn đến trần phải phù hợp

-Mặt sàn phải bằng phẳng Không có nhô

-Nếu mặt sàn có độ cao khác nhau giữa

các vị trí, kiểm tra sự sửa chữa khác thường

!

Kiểm tra công-ten-nơ

13)Thành xe/ 2 bên hông

- Có sự sửa chữa khác thường

- Dùng dụng cụ để gõ và nghe âm thanh

Kiểm tra công-ten-nơ

14)Thành/Vách trước container

- Những chỗ lồi và lỗ thông hơi

- Dùng dụng cụ để gõ và nghe âm thanh

Kiểm tra công-ten-nơ

Kiểm tra công-ten-nơ

16) Máy làm lạnh (chỉ áp dụng

cho container lạnh/ xe tải có

máy lạnh)

-Mở nấp đậy và kiểm tra bên trong,

-Kiểm tra ngoại quan bất thường

Kiểm tra công-ten-nơ

17) Ống xả khói

- kiểm tra ngoại quan,

dấu hiệu sửa chửa, ống xả khói có

được cố định chặt chẽ không

!

Quy Trình an ninh

Thông báo với Hải Quan, cơ quan quản lý địa phương trong trường hợp có sự

thay đổi khác thường (trọng lượng/hình dáng…) của hàng hoá xuất/nhập.

-Xây dựng quy trình bằng văn bản có số điện thoại và người liên liên lạc

Thông báo với hãng tàu/công ty giao nhận về tình trạng

-Công-ten-nơ có chứa tạp vật

-Hình dáng công-ten-nơ có dấu hiệu khác thường

Có GPS định vị container/ xe tải khi xuất/ nhập hàng

Những yêu cầu về an ninh đối với nhà thầu phụ:

Danh sách các nhà thầu phụ tại nhà máy (tên, SĐT, địa chỉ…)

Quy trình kiểm soát nhà thầu phụ về các tiêu chuẩn an ninh

Quy trình đánh giá nhà thầu phụ định kỳ về các tiêu chuẩn an ninh (1

năm / 1 lần)

Quy trình lựa chọn nhà thầu phụ về an ninh

Cam kết tuân thủ các quy định về an ninh của nhà thầu phụ

Các yêu cầu khác về C-TPAT tương tự như đối với nhà máy chính

Các hồ sơ sau phải lưu giữ ít nhất 12 tháng

Danh sách công nhân viên nghỉ việc

Hồ sơ thu lại các dụng cụ tiếp cận: thẻ đeo, chìa khoá…

Hồ sơ huỷ các mật khẩu

Hồ sơ liên quan đến việc di chuyển/xuất nhập hàng hoá Hồ sơ tuần

tra an ninh nhà xưởng

Hợp đồng dịch vụ với đối tác bên ngoài về việc cung cấp các dịch vụ

an ninh

Hợp đồng và hồ sơ xin việc của công nhân viên (kể cả bảo vệ)

Các hồ sơ sau phải lưu giữ ít nhất 12 tháng

Danh sách các khu vực bị giới hạn tiếp cận và danh sách công nhân

viên được tiếp cận khu vực này.

Hồ sơ theo dõi việc phân phát và thu lại các thiết bị/dụng cụ

tiếp cận (thẻ đeo, chìa khóa, đồng phục)

Hồ sơ liên quan đến việc kiểm soát khách/phương tiện ra vào nhà

máy

Quy trình nhận dạng, đối phó khi phát hiện người lạ trong nhà

máy/sự xâm nhập trái phép

Hồ sơ kiểm soát bưu/kiệnđến từ bên ngoài

Các hồ sơ sau phải lưu giữ ít nhất 12 tháng

Hồ sơ chứng minh hàng hoá nhập vào bằng với lượng hàng hoá

trên đơn đặt hàng

Danh sách tài xế được phép vào nhà máy

Sổ đăng ký tài xế ra vào nhà máy Sổ giao nhận /bàn giao/ mượn

chìa khóa

Các hồ sơ sau phải lưu giữ ít nhất 12 tháng

Hồ sơ đăng ký tài khoản và mật khẩu cho từng cá nhân Chính

sách và quy trình kiểm soát an ninh máy tính Bằng chứng của

việc lắp đặt các phần mềm diệt vi-rút

Các hồ sơ sau phải lưu giữ ít nhất 12 tháng

Quy trình kiểm soát an ninh nhà máy, kiểm soát an ninh tại khu vực xử lý hàng

hoá (đóng gói,lên/xuống công-tên-nơ…)

Quy trình kiểm soát việc xâm nhập trái phép và thông báo với cơ quan

quản lý địa phương

Các hồ sơ sau phải lưu giữ ít nhất 12 tháng

Hồ sơ quản lý niêm phong (seal)

Hồ sơ xuất nhập khẩu của nhà máy (CO, packing list, invoice, bill tàu….)

Giấy chứng nhận seal đạt tiêu chuẩn ISO PAS 17712

Hồ sơ kiểm tra 17 điểm của công-ten-nơ (bao gồm hình ảnh và biên bản

kiểm tra có chữ ký đầy đủ của các bên liên quan)

Quy trình kiểm soát người lạ xâm nhập vào khu vực công-ten-nơ Hồ sơ

đánh giá nhà cung ứng về các tiêu chí an ninh

Q & A

đối ko đề cập đến công ty gấu trúc vàng

-Ko mặc áo gấu trúc vàng hoặc mang các giấy tờ có logo

cty gáu trúc vàng

-Nếu đơn vị đánh giá phỏng vấn : tuyệt đối ko cung cấp

thông tin:

-Quy trình kiểm công 8 điểm

-Luôn nhớ công ty GTV là 1 nhà thầu phụ của á âu