KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN

Trong quá trình sống và hoạt động, giữa chúng ta với người khác luôn tồn tại nhiều mối quan hệ như: quan hệ trong gia đình, quan hệ bạn bè, quan hệ đồng nghiệp… Trong đó đa số các quan h

PHẠM QUANG VINH, TRỊNH HẢI VÂN

Bài giảng

KỸ NĂNG GIAO TIẾP CƠ BẢN

TRƯỜNG ĐẠI HỌC LÂM NGHIỆP - 2015

LỜI NÓI ĐẦU

Môn học Kỹ năng giao tiếp cơ bản bắt đầu được giảng dạy tại Trường Đại

học Lâm nghiệp từ khóa 56 ngành Quản lý tài nguyên thiên nhiên chương trình chuẩn (Khóa học 2011- 2015), hiện nay là môn học tự chọn cho nhiều ngành đào tạo của Trường như: Quản lý đất đai, Quản lý tài nguyên thiên nhiên, Kinh

tế, Kế toán, Quản trị kinh doanh, Chế biến lâm sản

Môn học Kỹ năng giao tiếp cơ bản là một môn học cơ sở cần thiết cho các

ngành trên vì sẽ cung cấp cho sinh viên những kiến thức, kỹ năng và phương pháp giao tiếp cơ bản, giúp sinh viên tự tin, sáng tạo trong giao tiếp, là hành trang giúp sinh viên áp dụng tốt trong học tập các môn học tiếp theo và trong công việc thực tế sau khi tốt nghiệp đại học

Để đáp ứng nhu cầu của người học và những đòi hỏi đổi mới mục tiêu

chương trình đào tạo của Trường Đại học Lâm nghiệp, bài giảng Kỹ năng giao

tiếp cơ bản được biên soạn theo khung chương trình đào tạo đã được phê duyệt,

với phương châm hiện đại nhưng phù hợp với thực tế Việt Nam, là tài liệu học tập và tham khảo cho sinh viên nhiều ngành học

Trong quá trình biên soạn cuốn bài giảng, mặc dù nhóm tác giả đã có nhiều

cố gắng nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót Chúng tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, các nhà chuyên môn, các thầy, cô giáo và các bạn đồng nghiệp để cuốn bài giảng ngày càng được hoàn thiện hơn

Xin trân trọng cảm ơn! Nhóm tác giả

Chương 1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ GIAO TIẾP

1.1 Vai trò và ý nghĩa của giao tiếp

1.1.1 Khái niệm về giao tiếp

1.1.1.1 Khái niệm

Sự tồn tại và phát triển của con người luôn gắn liền với sự tồn tại và phát triển của những cộng đồng xã hội nhất định Không ai có thể sống, hoạt động ngoài gia đình, bạn bè, tập thể, dân tộc, tức là ngoài xã hội

Trong quá trình sống và hoạt động, giữa chúng ta với người khác luôn tồn tại nhiều mối quan hệ như: quan hệ trong gia đình, quan hệ bạn bè, quan hệ đồng nghiệp… Trong đó đa số các quan hệ chủ yếu được hình thành, phát triển trong quá trình chúng ta sống và hoạt động trong cộng đồng xã hội, thông qua các hình thức tiếp xúc, gặp gỡ, liên lạc đa dạng với người khác mà chúng ta thường gọi là giao tiếp

Vậy, giao tiếp là gì?

Giao tiếp là hình thức đặc trưng cho mối quan hệ giữa con người với con người mà qua đó nảy sinh sự tiếp xúc tâm lý và được biểu hiện ở các quá trình thông tin, hiểu biết, rung cảm, ảnh hưởng và tác động qua lại lẫn nhau Hay nói

cách khác giao tiếp là quá trình tiếp xúc, qua đó các đối tác cùng trao đổi, chia

sẻ thông tin (hiểu biết, ý tưởng, tình cảm)

Giao tiếp là phương tiện trao đổi thông tin hoặc nói cách khác là hoạt động gửi và nhận thông tin

Giao tiếp là một tiến trình hai chiều của việc chia sẻ thông tin và ý tưởng, trong đó bao gồm sự tham gia tích cực của người gửi và người nhận thông tin

1.1.1.2 Những đặc trưng cơ bản của giao tiếp

- Quan hệ giữa con người với con người dù ở bất kỳ lứa tuổi hay địa vị nào đều là điều kiện tối thiểu để điều hành và hoàn thành các hoạt động

- Giao tiếp là quá trình mà con người ý thức được mục đích, nội dung và những kết quả cần đạt được khi tiếp xúc với người khác

- Giao tiếp dù mang mục đích gì thì cũng vẫn diễn ra cả sự trao đổi thông tin, tư tưởng, tình cảm, nhu cầu của những người tham gia vào quá trình giao tiếp

- Giao tiếp là quan hệ xã hội và mang tính xã hội

- Giao tiếp bao giờ cũng được con người thực hiện, dù là trực tiếp hay gián tiếp

1.1.2 Phân loại giao tiếp

Có nhiều cách phân loại giao tiếp:

1.1.2.1 Phân loại theo tính chất của tiếp xúc

Theo tính chất của tiếp xúc, giao tiếp được phân loại thành: giao tiếp trực tiếp và giao tiếp gián tiếp

- Giao tiếp trực tiếp: Là loại giao tiếp trong đó các chủ thể trực tiếp gặp

gỡ, trao đổi với nhau Ví dụ: trò chuyện trực tiếp, thảo luận, đàm phán… Đây là loại hình giao tiếp phổ biến nhất trong đời sống con người

Loại hình giao tiếp này có ưu điểm cơ bản sau:

+ Bên cạnh ngôn ngữ còn có thể sử dụng các phương tiện phi ngôn ngữ (ánh mắt, nét mặt, ăn mặc…), do đó lượng thông tin trao đổi trong giao tiếp thường đa dạng, phong phú hơn;

+ Có thể nhanh chóng biết được ý kiến của người đối thoại;

+ Có thể điều chỉnh quá trình giao tiếp kịp thời để đạt mục đích

Tuy vậy, loại hình giao tiếp trực tiếp bị hạn chế về mặt không gian, hơn nữa khi tiếp xúc trực tiếp chúng ta dễ bị chi phối bởi yếu tố ngoại cảnh

- Giao tiếp gián tiếp: Là loại giao tiếp trong đó các chủ thể tiếp xúc với nhau qua các phương tiện như điện thoại, vô tuyến truyền hình, thư từ hoặc qua người thứ ba

Giao tiếp gián tiếp ít bị hạn chế về mặt không gian, những người ở xa nhau vẫn có thể giao tiếp được với nhau và cùng một lúc có thể tiếp xúc với một

số lượng lớn đối tượng Tuy nhiên, trong giao tiếp gián tiếp, chúng ta thường không thấy được vẻ mặt của người đối thoại, không biết họ đang làm gì, ở trong hoàn cảnh nào, cũng không thể sử dụng nhiều phương tiện phi ngôn ngữ khác

1.1.2.2 Phân loại theo quy cách của giao tiếp

Theo quy cách, giao tiếp được phân ra thành giao tiếp chính thức và giao tiếp không chính thức

- Giao tiếp chính thức: Là loại giao tiếp mang tính chất công vụ, theo chức trách, quy định, thể chế Ví dụ: hội họp, mít tinh, đàm phán… Trong giao tiếp chính thức, vấn đề cần trao đổi, bàn bạc thường được xác định trước, thông tin cũng được các chủ thể cân nhắc trước, vì vậy thông tin thường có tính chính xác cao

- Giao tiếp không chính thức: Là loại giao tiếp mang tính chất cá nhân, không câu nệ vào thể thức, chủ yếu dựa trên sự hiểu biết về nhau giữa các chủ

thể Ví dụ: bạn bè gặp gỡ, trò chuyện với nhau, người lãnh đạo trò chuyện riêng

tư với nhân viên…

1.1.2.3 Phân loại giao tiếp theo số lượng người tham gia giao tiếp và tính chất của mối quan hệ giữa họ

- Độc thoại: Suy nghĩ, độc thoại trong tâm trí với bản thân

- Đối thoại: Là giao tiếp 2 chiều, trực tiếp giữa 2 cá nhân, trong đó có trao

đổi, thảo luận và phản hồi Ví dụ: hai người bạn trò chuyện với nhau, trưởng phòng trao đổi với nhân viên của mình,…

- Cá nhân đến nhóm: Là giao tiếp 1 chiều hay 2 chiều đối diện trực tiếp

với nhau giữa 1 cá nhân với một nhóm, trong đó có sự phản hồi của nhiều người Ví dụ: Cô giáo giảng bài trên lớp

- Giao tiếp giữa các nhóm: Nhiều nhóm người tham gia vào quá trình giao

tiếp Ví dụ: Cuộc thảo luận giữa nhiều nhóm nhỏ

1.1.3 Vai trò của giao tiếp

Giao tiếp có vai trò đặc biệt quan trọng trong đời sống xã hội và trong đời sống của mỗi con người

1.1.3.1 Giao tiếp là cơ sở cho sự tồn tại và phát triển của con người

Không có quá trình giao tiếp, con người không thể hiểu được mong muốn, nhu cầu của người khác Giao tiếp tạo ra động lực cho sự phát triển của xã hội

1.1.3.2 Trao đổi thông tin

Qua giao tiếp, con người trao đổi thông tin, tiếp thu nền văn hoá xã hội, tiếp thu những kinh nghiệm của lịch sử xã hội để biến thành vốn sống, kinh nghiệm của bản thân, hình thành và phát triển đời sống tâm lý Có thể nói, giao tiếp là cơ sở của sự phát triển con người

1.1.3.3 Trao đổi tình cảm

Con người luôn có nhu cầu giao tiếp với người khác Giao tiếp tạo ra tình cảm gắn bó thân mật, tạo sự hiểu biết lẫn nhau Giao tiếp có thể tạo sự cảm thông, đồng cảm và gần gũi

1.1.3.4 Giao tiếp giúp hoàn thiện nhân cách

Trong quá trình tiếp xúc với những người xung quanh, chúng ta nhận thức được các chuẩn mực đạo đức, thẩm mỹ, pháp luật tồn tại trong đời sống xã hội, tức là những nguyên tắc ứng xử Chúng ta biết được cái gì tốt, cái gì xấu, cái gì đẹp, cái gì không đẹp, cái gì nên làm, cái gì cần làm, cái gì không được làm và

từ đó mà thể hiện thái độ và hành động cho phù hợp Thông qua giao tiếp, con

người có cơ hội nhìn lại bản thân mình, đánh giá bản thân qua người khác để tự hoàn thiện bản thân

1.1.3.5 Vai trò của giao tiếp trong các lĩnh vực khác của cuộc sống

- Trong làm việc nhóm;

- Trong ứng xử sư phạm;

- Trong lãnh đạo, quản lý;

- Trong gia đình…

1.2 Các nguyên tắc cơ bản của giao tiếp

Nguyên tắc giao tiếp là hệ thống những chuẩn mực trong giao tiếp được

Về mặt nhận thức: Cần sử dụng nhiều kinh nghiệm giao tiếp khác nhau để chia sẻ kiến thức, kinh nghiệm hay thông tin Các nguyên tắc cơ bản cần chú ý

đó là:

- Nguyên tắc bình đẳng trong giao tiếp (tôn trọng nhân cách trong giao tiếp): Theo nguyên tắc này người giao tiếp phải tôn trọng nhân cách đối tượng giao tiếp tức là tôn trọng phẩm giá, tâm tư nguyện vọng của nhau, không ép buộc nhau bằng quyền lực Tôn trọng nhân cách cũng có nghĩa là coi đối tượng giao tiếp là một con người, có đầy đủ các quyền con người và được bình đẳng trong các mối quan hệ xã hội

- Nguyên tắc thiện chí trong giao tiếp:

Thiện ý trong giao tiếp là sự tin tưởng ở đối tượng giao tiếp, luôn nghĩ tốt

về họ Dành những tình cảm tốt đẹp và đem lại niềm vui cho đối tượng giao tiếp, luôn luôn động viên, khuyến khích họ làm việc tốt

- Nguyên tắc tôn trọng các giá trị văn hoá trong giao tiếp:

Giao tiếp trong môi trường đa văn hóa đòi hỏi mỗi cá nhân phải có những hiểu biết nhất định về các giá trị văn hóa của đối tác giao tiếp thuộc các quốc gia, các dân tộc, giới… để có ứng xử phù hợp

1.2.2 Nguyên tắc làm việc trong quá trình giao tiếp

- Xác định rõ mục tiêu của mình và của người tham gia giao tiếp;

- Hiểu rõ tâm trạng của bản thân và của người tham gia giao tiếp;

- Xác định rõ vai trò của mình và của người tham gia giao tiếp;

- Xác định rõ quan điểm của mình và nhận định quan điểm của người tham gia giao tiếp;

- Nhận định được các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng;

- Hiểu rõ qui tắc giao tiếp của mình với người giao tiếp;

- Xác định được đâu là nội dung cụ thể, đâu là nội dung trừu tượng trong việc trao đổi thông tin;

- Nhận định được mong muốn cơ bản của người tham gia giao tiếp;

- Chú ý về cách trao đổi phi ngôn ngữ của mình và của người tham gia giao tiếp

1.3 Quá trình giao tiếp

1.3.1 Các yếu tố của quá trình giao tiếp

Hình 1.1 Sơ đồ các yếu tố của quá trình giao tiếp

(Nguồn: A.H Hunter, FAO, Rome, 1973)

Người gửi tin

Để trở thành người giao tiếp tốt trước hết bạn phải tạo được sự tin tưởng Người gửi tin cũng cần phải biết và hiểu về người nhận tin Việc không hiểu người mà mình sẽ truyền đạt thông điệp tới sẽ dẫn đến việc thông điệp của bạn

người gửi tin)

(Trước đây là người nhận tin) Nhiễu

Người nhận tin

(Trước đây là

người gửi tin)

(Trước đây là người nhận tin) Nhiễu

Người gửi tin Bản truyền

Bản truyền đạt (Thông điệp)

Bản truyền đạt là thông tin được trao đổi bao gồm ý tưởng và tình cảm Yếu tố ý tưởng để chúng ta có thể xem xét tính hợp lý của nó Yếu tố tình cảm

để chúng ta có thể có những cuốn hút tình cảm, qua đó thay đổi được suy nghĩ

và hành động

Bản truyền đạt được thể hiện dưới các dạng:

+ Ngôn ngữ: Có biểu tượng cụ thể và biểu tượng trừu tượng;

+ Phi ngôn ngữ: Cử chỉ, vẻ mặt, khoảng cách, ánh mắt

Kênh truyền đạt (hay gọi là phương pháp truyền đạt) bao gồm 2 dạng chủ yếu:

+ Trực tiếp: Đối diện, có phương tiện trao đổi bằng giác quan như: nói, nghe, nhìn, sờ, ngửi và biểu lộ phi ngôn ngữ

+ Gián tiếp: Không đối diện hoặc không có phương tiện trao đổi bằng giác quan, thì sử dụng các phương tiện như: điện thoại, gửi thư, truyền thanh

Sự phản hồi: Là sự trao đổi giữa các đối tác, để đáp ứng những thông tin

đã truyền đạt và được tiếp nhận

Bối cảnh giao tiếp: Là tình huống mà thông tin của người gửi và người nhận muốn chuyển đi Nó có thể bao gồm yếu tố môi trường xung quanh hay rộng hơn là nền văn hóa

Người nhận tin: Giải mã bản truyền đạt

1.3.2 Giao tiếp hiệu quả và các nhân tố ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp 1.3.2.1 Giao tiếp hiệu quả

Thông tin thường được truyền tải qua nhiều kênh truyền và điều này có thể dễ dàng bị sai lệch, vì thế cần phải kiểm tra lại các thông tin này đã thực sự được nhận một cách chính xác và được hiểu trọn vẹn ý nghĩa của nó chưa Để việc giao tiếp trở nên hiệu quả thì người truyền đạt phải đảm bảo thông điệp muốn gửi đạt một số tiêu chuẩn sau:

Hành động Thuyết phục

Hiểu

Nhận thông tin Gửi thông tin

Hình 1.2 Sơ đồ tiến trình giao tiếp hiệu quả

1.3.2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến quá trình giao tiếp

- Xác định được mục đích chung của các đối tượng tham gia giao tiếp;

- Vai trò của đối tượng giao tiếp;

- Mối quan hệ giữa các đối tượng giao tiếp;

- Tâm trạng của các bên tham gia giao tiếp;

- Các quy tắc trong quá trình giao tiếp;

- Môi trường giao tiếp;

- Ngôn ngữ giao tiếp, ngôn từ, khái niệm…

1.4 Các phương tiện giao tiếp

Để giao tiếp với nhau, con người phải sử dụng những phương tiện nhất định, gọi là phương tiện giao tiếp Các phương tiện này rất phong phú, đa dạng, nhưng có thể chia ra làm 2 loại: ngôn ngữ và phi ngôn ngữ

1.4.1 Ngôn ngữ

Ngôn ngữ là quá trình con người sử dụng một thứ tiếng nào đó để giao tiếp và tư duy

Nói cụ thể hơn, ngôn ngữ chính là lời nói hay câu viết của chúng ta

Ngôn ngữ là loại phương tiện giao tiếp chủ yếu của con người Bằng ngôn ngữ, chúng ta có thể truyền đi một cách chính xác bất kỳ một loại thông tin nào,

có thể diễn tả tâm trạng, tình cảm, miêu tả hành động hay sự vật Ngôn ngữ được sử dụng trong giao tiếp bao gồm ngôn ngữ nói và ngôn ngữ viết Để sử dụng ngôn ngữ một cách hiệu quả, chúng ta cần lưu ý một số vấn đề sau:

1.4.1.1 Nội dung của ngôn ngữ

Nội dung của ngôn ngữ là nghĩa của từ ngữ mà chúng ta nói trong giao tiếp, ý mà người nói muốn chuyển đến người nghe

Muốn sử dụng tốt ngôn ngữ trong giao tiếp cần phải biết dùng từ thật chuẩn xác về mặt ý nghĩa Bên cạnh đó cũng cần thấu hiểu được đối tượng giao tiếp để sử dụng ngôn ngữ cho phù hợp

1.4.1.2 Phát âm, giọng nói, tốc độ nói

- Phát âm: Phát âm có vai trò quan trọng trong giao tiếp Nếu người nói phát âm không chuẩn sẽ gây khó khăn cho người nghe trong việc hiểu ý của người nói, thậm chí là hiểu sai hoặc không hiểu được, đặc biệt trong trường hợp người nói và người nghe tiếp xúc với nhau lần đầu

- Giọng nói: Giọng nói thường phản ánh một cách chân thực cảm xúc, tình cảm của người nói, cho nên nó có sức truyền cảm to lớn Có người có giọng nói nhẹ nhàng, ấm áp, làm người nghe cảm thấy thoải mái, dễ chịu Có người có giọng nói rõ ràng, dứt khoát, làm người nghe cảm thấy có uy lực trong lời nói của họ

- Trong khi nói, tốc độ, điểm tạm dừng, cách nhấn mạnh cũng có ý nghĩa quan trọng Nên nói nhanh hay chậm còn tuỳ thuộc vào tình huống cụ thể Tuy nhiên, nói nhanh quá sẽ làm cho người nghe khó theo dõi, còn nói chậm quá, nói đều đều thì dễ làm cho người nghe buồn chán Cũng cần phải chú ý đến cả nhịp

độ nói, nên nói lúc trầm lúc bổng, có điểm nhấn thì mới hấp dẫn người nghe

Giọng nói, tốc độ, nhịp độ nói của mỗi người bị chi phối nhiều bởi những đặc điểm về giới tính, cấu tạo thanh quản của người đó, môi trường ngôn ngữ bao quanh họ từ khi còn ấu thơ, nhưng sự rèn luyện cũng có ý nghĩa rất quan trọng

1.4.2 Phương tiện giao tiếp phi ngôn ngữ

Trong giao tiếp, bên cạnh ngôn ngữ còn có các phương tiện phi ngôn ngữ, hay còn gọi là ngôn ngữ cơ thể Hiểu một cách chung nhất thì ngôn ngữ cơ thể là tất cả những gì mà chúng ta thể hiện ra bên ngoài trong quá trình giao tiếp với người khác Đó là hệ thống tín hiệu đặc biệt, được tạo thành bởi những thao tác, chuyển động của từng bộ phận cơ thể bao gồm các cử chỉ, sự biểu lộ trên khuôn mặt, sự thể hiện qua ánh mắt, nụ cười, hành động của tay, giọng điệu, điệu bộ cơ thể… hoặc của nhiều bộ phận phối hợp và có chức năng giao tiếp hoặc phụ trợ cho ngôn ngữ nói trong quá trình giao tiếp Có thể nói, ngôn ngữ cơ thể là công

cụ hỗ trợ giao tiếp

1.4.2.1 Ánh mắt, nét mặt và nụ cười

- Ánh mắt: Ánh mắt được xem là cửa sổ của tâm hồn Ánh mắt phản ánh

tâm trạng, những xúc cảm, tình cảm của con người như vui, buồn, tức giận, sợ hãi, lo lắng hay yên tâm Ánh mắt cũng có thể cho ta biết mong muốn, ý nghĩ của người đối thoại Ánh mắt không chỉ bộc lộ tâm hồn của con người mà còn là con đường chủ yếu mà qua đó các thông tin cảm tính từ môi trường bên ngoài

do mắt cung cấp Vì vậy, trong giao tiếp chúng ta nhất thiết phải biết sử dụng ánh mắt, biết giao tiếp bằng mắt

Để sử dụng ánh mắt có hiệu quả, trong giao tiếp chúng ta cần lưu ý:

+ Nên nhìn thẳng vào người đối thoại;

+ Không nên nhìn chằm chằm vào người đối thoại;

+ Không nên nhìn người khác với ánh mắt coi thường, giễu cợt hoặc không thèm để ý;

+ Không đảo mắt hoặc đưa mắt liếc nhìn một cách vụng trộm;

+ Không nheo mắt hoặc nhắm cả hai mắt trước mặt người khác

- Nét mặt: Nét mặt biểu hiện thái độ, cảm xúc của con người Các nhà tâm

lý học cho rằng, nét mặt biểu lộ 6 cảm xúc: vui, buồn, ngạc nhiên, sợ hãi, tức giận và ghê tởm Những biểu cảm khác nhau qua nét mặt là do những sự kết hợp khác nhau về vị trí của mắt, môi, mí mắt và lông mày quy định Nét mặt còn cho

ta biết ít nhiều về tính cách con người Người vô tư, lạc quan, yêu đời thì nét mặt thường vui vẻ; người vất vả, phải lo nghĩ nhiều thì vẻ mặt thường căng thẳng, trầm tư,…

Trong giao tiếp, cùng với nụ cười, nét mặt là yếu tố thường được người khác chú ý quan sát, nó góp phần quan trọng vào việc tạo nên hình ảnh của chúng ta trong con mắt người khác

- Nụ cười: Nụ cười là một phương tiện giao tiếp quan trọng chứa đựng nhiều nội dung phong phú Nụ cười không chỉ biểu hiện thái độ, tình cảm của con người mà cả những nét tính cách nhất định của họ nữa Thực tế cho thấy, một bộ mặt tươi cười luôn được hoan nghênh, đó là vì nụ cười chẳng những đem lại cho người khác cảm giác thoải mái, tự tin, mà còn làm cho họ cảm thấy đây

là tín hiệu của sự tốt lành và lòng chân thành

Tuy nhiên, trong giao tiếp với các đối tượng khác nhau, cũng có nhiều nụ cười khác nhau và không phải nụ cười nào cũng tốt Nụ cười phải tự nhiên, chân

thành thì mới hiệu quả Trong giao tiếp cần tránh một số kiểu cười như cười hô

hố, cười mỉa mai, cười nhạt, cười vô nghĩa…

1.4.2.2 Ăn mặc, trang điểm và trang sức

- Ăn mặc: Việc chúng ta ăn mặc như thế nào trong giao tiếp không những thể hiện khiếu thẩm mỹ, văn hoá giao tiếp của chúng ta, mà còn thể hiện thái độ của chúng ta đối với người khác và đối với công việc

Nhìn chung, trong giao tiếp chúng ta nên lựa chọn trang phục sạch sẽ, chỉnh tề, phù hợp với vóc dáng, phù hợp với đối tượng và hoàn cảnh giao tiếp

- Trang điểm và trang sức: Đây là vấn đề thường gặp ở nữ giới Khi đeo

đồ trang sức, cần chú ý sao cho phù hợp với cơ thể và trang phục Trang điểm cũng cần vừa phải, không nên loè loẹt, thiếu nghiêm túc

+ Tư thế ngồi: khi ngồi phải có tư thế ngồi thẳng lưng, thoải mái, tự nhiên, thanh thản

- Động tác: Động tác bao gồm các cử chỉ bằng đầu (gật đầu, lắc đầu, nghiêng đầu…), cử chỉ bằng tay (vẫy tay, chỉ trỏ ) và một số cử chỉ khác Các

cử chỉ này nếu biết sử dụng tự nhiên, hợp lý sẽ làm cho câu chuyện trong giao tiếp trở nên sinh động, hấp dẫn, lôi cuốn hơn Tuy nhiên cũng có một số động tác cần tránh như: đưa ngón tay ra chỉ vào mặt người khác, ngáp, vươn vai khi giao tiếp, khoanh tay trước ngực, bỏ tay vào túi quần…

1.4.2.4 Khoảng cách trong giao tiếp

Trong giao tiếp, khoảng cách giữa chúng ta và người đối thoại cũng có những ý nghĩa nhất định Chúng ta tiến sát đến gần một người bạn thân để trò chuyện nhưng dừng lại ở một khoảng cách nhất định khi người đó là một người chưa thật quen biết

Theo nhiều nhà giao tiếp học, sự tiếp xúc giữa con người diễn ra trong 4 vùng khoảng cách sau đây:

+ Khoảng cách công cộng (khoảng trên 3,5 mét): Khoảng cách này thích hợp với các cuộc tiếp xúc đám đông tụ tập lại thành từng nhóm Ví dụ: Khi bạn nói chuyện tại cuộc mít tinh, diễn thuyết trước công chúng thì khoảng cách thuận lợi nhất từ nơi bạn đứng đến dãy bàn đầu tiên dành cho người nghe là trên 3,5 mét

+ Khoảng cách xã hội (từ khoảng 1,2 mét - 3,5 mét): Đây là vùng khoảng cách thường được chúng ta duy trì khi tiếp xúc với người lạ Ví dụ: Khi chúng ta hỏi giờ, hỏi đường đi…

+ Khoảng cách cá nhân (từ khoảng 0,45 mét - 1,2 mét): Chúng ta thường đứng cách người khác ở khoảng này khi cùng họ tham dự các bữa tiệc, khi giao tiếp ở cơ quan hay khi gặp mặt bạn bè

+ Khoảng cách thân mật (từ 0 mét - 0,45 mét): Đây là khoảng cách trong giao tiếp đối với những người thật thân thiết, gần gũi Ví dụ như: cha mẹ, vợ chồng, con cái, bạn bè thân, người yêu…

Về các vùng khoảng cách giao tiếp được nêu ở trên, chúng ta cần lưu ý một số điểm như:

+ Thứ nhất, các vùng khoảng cách giao tiếp chịu ảnh hưởng của yếu tố văn hoá, những người đến từ những nền văn hoá khác nhau thường có vùng giao tiếp khác nhau

+ Thứ hai, trong giao tiếp, chúng ta cần chú ý chọn khoảng cách cho phù hợp với tính chất của mối quan hệ

+ Thứ ba, tuỳ theo mục đích giao tiếp của bạn mà thay đổi khoảng cách cho phù hợp để tạo điều kiện thuận lợi cho việc đạt mục đích

+ Thứ tư, trong quá trình giao tiếp nên linh hoạt thay đổi khoảng cách cho phù hợp với tình huống giao tiếp

1.5 Phong cách giao tiếp

1.5.1 Khái niệm

Trong cuộc sống, ở mỗi con người hay nhóm người dần hình thành nên những nét riêng trong lời nói, cử chỉ, điệu bộ, hành động Chúng tạo nên phong cách giao tiếp của người đó hoặc nhóm người đó

Phong cách giao tiếp là hệ thống những lời nói, cử chỉ, điệu bộ, động tác, các ứng xử tương đối ổn định của mỗi con người hoặc mỗi nhóm người trong giao tiếp

1.5.2 Phân loại phong cách giao tiếp

1.5.2.1 Phong cách giao tiếp dân chủ

- Thể hiện ở sự tôn trọng lẫn nhau giữa chủ thể giao tiếp và đối tượng giao

tiếp, nhờ đó tạo ra bầu không khí thân mật, gần gũi, cởi mở và quý trọng nhau

- Ưu điểm: Tăng khả năng sáng tạo của đối tượng giao tiếp; giúp mọi người thân thiện, gần gũi và hiểu nhau hơn; tạo mối liên hệ tốt khi làm việc

- Nhược điểm: Có thể mất nhiều thời gian, dân chủ quá có thể dẫn đến việc rời xa lợi ích của tập thể

1.5.2.2 Phong cách giao tiếp độc đoán

- Là kiểu phong cách giao tiếp mà chủ thể giao tiếp cứng nhắc và máy

móc trong khi xử lý các tình huống giao tiếp

- Ưu điểm: Có tác dụng trong việc đưa ra những quyết định nhất thời, giải quyết được vấn đề một cách nhanh chóng

- Nhược điểm: Làm mất đi sự tự do, dân chủ trong giao tiếp; hạn chế sự sáng tạo của con người; giảm tính giáo dục và tính thuyết phục

1.5.2.3 Phong cách giao tiếp tự do

- Là kiểu phong cách giao tiếp linh hoạt, mềm dẻo, dễ thay đổi theo đối tượng và hoàn cảnh giao tiếp

- Ưu điểm: Làm cho đối tượng giao tiếp cảm thấy thoải mái, được tôn trọng, do vậy mà phát huy tính tích cực của con người, kích thích tư duy sáng tạo

- Nhược điểm: Không làm chủ được cảm xúc của bản thân, dễ phát sinh quá trớn

Như vậy, mỗi phong cách giao tiếp đều có điểm mạnh và điểm yếu khác nhau Không có loại nào là tối ưu trong mọi trường hợp Điều này đòi hỏi chúng

ta phải biết kết hợp cả ba loại phong cách giao tiếp và tuỳ thuộc vào mục đích, đối tượng, tình huống giao tiếp cụ thể mà chúng ta thể hiện phong cách giao tiếp cho phù hợp để đạt hiệu quả cao nhất

1.6 Văn hoá giao tiếp của người Việt Nam

Đất nước ta tuy không rộng lớn như nhiều nước khác trên thế giới, nhưng lại trải dài hàng ngàn cây số từ Bắc tới Nam với 54 dân tộc sinh sống Phong tục, tập quán, truyền thống của mỗi dân tộc, mỗi vùng cũng rất khác nhau; tâm

lý, phong cách giao tiếp, ứng xử của cư dân ở những vùng khác nhau cũng có những nét khác biệt Tuy nhiên, có thể tập trung vào một số đặc điểm chính trong giao tiếp như sau:

- Người Việt Nam thích giao tiếp, coi trọng giao tiếp

Do tâm lý cộng đồng làng xã, người Việt thích sống quây quần, hay gặp

gỡ, thăm viếng nhau Dù ở miền Bắc hay miền Nam, ở đồng bằng hay miền núi người Việt đều quan niệm rằng sống cùng nhau thì phải yêu thương, đùm bọc, vui buồn cùng chia sẻ Chính vì vậy, tình làng, nghĩa xóm trong mỗi người Việt rất sâu nặng, họ thường hay thăm viếng nhau, hỏi han, quan tâm đến nhau

Tính thích giao tiếp, coi trọng giao tiếp của người Việt còn được biểu hiện

ở sự hiếu khách của người Việt Người Việt rất hiếu khách, trân trọng khách Ở bất cứ gia đình nào, dù là gia đình khá giả hay còn nghèo, phòng khách luôn là phòng được quan tâm nhiều hơn cả, đó thường là nơi đẹp, thoáng mát, được xếp đặt những đồ vật đẹp nhất, sang trọng của gia đình Khi khách đến, cho dù đó là người ruột thịt, họ hàng hay hàng xóm, dù là người thân thuộc đã lâu hay mới quen biết, gia chủ cũng luôn niềm nở, chu đáo với khách, dành tất cả những gì tốt nhất cho khách

- Trong giao tiếp người Việt còn rụt rè, đôi khi còn thiếu tự tin, đặc biệt khi họ ở trong môi trường giao tiếp không quen thuộc Người Việt thích giao tiếp nhưng họ chỉ cảm thấy tự nhiên, thoải mái trong cộng đồng quen thuộc, còn trước người lạ hoặc chưa thật quen biết, họ lại thường ái ngại, rụt rè, tức là họ ngại tiếp xúc, gặp gỡ với người lạ, ngại bộc lộ mình trước người chưa quen biết Đôi khi điều này ngăn cản người Việt nắm bắt những cơ hội tiếp xúc, thiếp lập những mối quan hệ mới

- Trong giao tiếp ứng xử, người Việt thường coi trọng tình cảm, thường lấy tình cảm làm chuẩn mực ứng xử

Do phải đấu tranh với thiên nhiên khắc nghiệt, với giặc ngoại xâm trong nhiều thế kỷ vì sự sinh tồn, người Việt có truyền thống đoàn kết, gắn bó, yêu thương, giúp đỡ lẫn nhau Vì vậy, người Việt rất coi trọng các quan hệ tình cảm, xem tình cảm là cơ sở để thể hiện thái độ và ứng xử Có rất nhiều câu ca dao nói lên điều này, chẳng hạn như:

“Yêu nhau cau sáu bổ ba Ghét nhau cau sáu bổ ra làm mười”

hoặc:

“Yêu nhau trăm sự chẳng nề Dẫu trăm chỗ lệch cũng kê cho vừa”

Tất nhiên, người Việt muốn ứng xử vừa có tình vừa có lý, nhưng khi phải cân nhắc giữa tình và lý thì đôi khi tình được coi trọng hơn: “Một trăm cái lý không bằng một tý cái tình”

- Người Việt thích tìm hiểu, quan sát, đánh giá đối tượng giao tiếp

Khác với người phương Tây thường tránh nói đến vấn đề riêng, khi tiếp xúc, gặp gỡ, trò chuyện với một người nào đó, người Việt thường quan tâm hỏi han, tìm hiểu hoàn cảnh của họ, chẳng hạn như quê quán, nghề nghiệp, gia đình,

bố mẹ, con cái… Đặc tính này cũng xuất phát từ tâm lý cộng đồng làng xã Người Việt cảm thấy có trách nhiệm quan tâm đến người đối thoại, mà muốn quan tâm thì trước hết phải hiểu rõ hoàn cảnh của họ Cũng do đặc tính này mà người Việt hay để ý đến nhau, đến những người cạnh mình, hay bàn tán chuyện của người khác, đôi khi gây ra những mâu thuẫn trong quá trình giao tiếp

- Người Việt ưa sự tế nhị, ý tứ và coi trọng sự hoà thuận

Do coi trọng sự hoà thuận và quan niệm “sự thật mất lòng” cho nên trong giao tiếp, người Việt thường rất ý tứ, cân nhắc kỹ từng lời, từng ý, ít khi họ nói thẳng vào vấn đề, đặc biệt là những vấn đề tế nhị Người xưa dạy:

“Lời nói chẳng mất tiền mua Lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau”

và:

“Người khôn ăn nói nửa chừng

Để cho người dại nửa mừng nửa lo”

Nét đặc trưng này thể hiện rõ ở người dân phía Bắc, còn người dân miền Trung và người dân miền Nam nói thoải mái hơn, ưa nói thẳng hơn

- Cách xưng hô của người Việt phong phú, phức tạp

Khi trò chuyện với người khác, người Việt có thể dùng nhiều từ khác nhau để chỉ bản thân: tôi, tớ, qua, mình, tao, bác, chú, cô, dì, chị, anh… và cũng

có thể dùng nhiều từ khác nhau để chỉ người đối thoại: cậu, mây, mày, anh, chị, bác, chú, cô… Xưng hô, chào hỏi của người Việt phụ thuộc vào thái độ, quan hệ tình cảm, mức độ quen biết, tuổi tác, cương vị xã hội và đặc biệt quan hệ họ hàng chi phối rất lớn đến cách xưng hô

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO CHƯƠNG 1

1 Phạm Quang Vinh, Trịnh Hải Vân (2012) Kỹ năng giao tiếp và thúc

đẩy Bài giảng Trường Đại học Lâm nghiệp

2 Sở giáo dục và đào tạo Hà Nội (2005) Kỹ năng giao tiếp Giáo trình

Dùng trong các trường trung học chuyên nghiệp

3 Dale Carnegine (2008) Đắc nhân tâm Nhà xuất bản trẻ

CÂU HỎI THẢO LUẬN, ÔN TẬP CHƯƠNG 1

1 Giải thích khái niệm về giao tiếp? Lấy ví dụ minh hoạ một số hoạt động giao tiếp hàng ngày?

2 Phân tích vai trò của các phương tiện giao tiếp? Lấy ví dụ minh hoạ?

3 Phân tích sự khác biệt giữa các phong cách giao tiếp: phong cách giao tiếp độc đoán, phong cách giao tiếp dân chủ và phong cách giao tiếp tự do?

4 Trình bày một số điểm cần lưu ý về văn hoá giao tiếp của người Việt Nam trong xã hội hiện đại ngày nay?

để làm việc với nhau sau này

Xã giao thường được thể hiện thông qua lời nói, cử chỉ, hành động và các ngôn ngữ không lời Biết tận dụng lợi thế của những kỹ năng xã giao sẽ giúp con người thuận lợi trong công việc của mình

- Giới thiệu và tự giới thiệu là hình thức xã giao qua lời nói khi lần đầu tiên mọi người gặp nhau để tạo quan hệ công tác Cá nhân giới thiệu với cá nhân nếu chỉ có hai người làm quen với nhau lần đầu Trong thời gian bắt tay nhau hai người đã làm xong phần giới thiệu Nếu một cá nhân làm công tác giới thiệu một người với người khác trong các nhóm làm việc thì nên theo thứ tự người địa vị chức vụ cao hơn được giới thiệu sau, người nhiều tuổi được giới thiệu sau, người phụ nữ được giới thiệu sau, người có mặt trước được giới thiệu sau

Kiểu giới thiệu này khác với giới thiệu trước công chúng hay ở hội nghị: người địa vị cao được giới thiệu trước Người làm công tác giới thiệu phải đứng

nghiêm chỉnh, giơ tay phải chỉ vào người được giới thiệu và dùng giọng nói lịch

sự, ngắn gọn để giới thiệu họ tên, chức vụ, địa vị và thông tin cơ bản về việc làm để họ có thể làm quen với nhau Phải lần lượt giới thiệu cả hai người với nhau hoặc tất cả thành viên cả hai nhóm với nhau chứ không chỉ giới thiệu một bên Nếu tự giới thiệu bản thân mình thì không ngắt lời người khác đang giới thiệu, không nên khoe khoang, không nên quá trang trọng, cầu kỳ hoặc quá xuề xòa, đơn giản

- Sử dụng danh thiếp cũng là một hình thức xã giao trao đổi thông tin về địa vị xã hội của người chủ danh thiếp Sử dụng danh thiếp trong khi gặp gỡ, hẹn gặp, kèm theo quà tặng, thiệp chúc mừng… Có thể người gửi danh thiếp không gặp đối tác thì để lại tạo mối liên hệ sau này Thông thường trao danh thiếp theo quy tắc sau: Người chủ trao trước khách trao sau, người địa vị thấp hơn, nhỏ tuổi hơn trao trước Khi trao dùng hai tay nhẹ nhàng cầm hai mép danh thiếp đưa ngang tầm ngực Khi nhận danh thiếp phải đọc qua nội dung ghi trong danh thiếp không được cất đi ngay Khi cần hỏi xin danh thiếp của ai đó thì phải chào đối tượng và trao danh thiếp của mình trước rồi xin danh thiếp của họ Không nên đòi nếu đối tượng chưa kịp đưa

2.1.2.2 Cách gây thiện cảm trong xã giao

- Cách nói trực tiếp với nhau thể hiện trình độ văn hóa, học thức, hiểu biết, kinh nghiệm, thái độ, tình cảm của người nói cho nên khi nói chuyện trực tiếp với đối tượng, khách chúng ta cần làm sao gây được thiện cảm nhiều ở người đối thoại Có một số điều răn để chúng ta thực hành khi xã giao, gặp mặt Khi xã giao cần chú ý đến người giao tiếp với mình không bắt người khác phải chú ý đến mình Luôn luôn giữ nụ cười vừa phải trên môi Hãy nhớ tên người đối thoại với mình Chú ý lắng nghe họ nói, làm cho họ thấy họ quan trọng với mình Tránh tranh luận với họ, không cố thắng họ, cố gắng xem xét các quan điểm ý kiến của họ mặc dù trái với ý kiến mình Xem xét lại quan điểm của mình khi trao đổi, không bắt bí, không nhấn vào điểm sai, tạo niềm tin cho họ bằng thái độ cầu thị làm việc Họ có sai thì cũng cần tìm điểm đúng để khen, không ra lệnh, khuyên bảo đối tác Nếu mình sai phải nhận sai sót với tinh thần phê bình và tự phê bình

- Xã giao đòi hỏi tính khoa học và nghệ thuật Hành vi cử chỉ phải phù hợp với đối tượng, nội dung, hình thức, tính chất và hoàn cảnh Việc sử dụng

các hành vi này cũng đòi hỏi linh hoạt, khéo léo Khi nào và với ai thì tôn kính, lịch sự, thân mật…

- Xã giao cũng mang tính quốc tế và dân tộc Mỗi dân tộc có văn hóa

xã giao riêng Ai cũng phải tôn trọng điều này theo “nhập gia tùy tục” Việc kết hợp tính quốc tế và dân tộc sao cho thể hiện được sự hiếu khách, hiểu biết, tôn trọng nhau và bình đẳng

- Xã giao còn mang tính kết hợp truyền thống và hiện đại Những nét tinh túy của xã giao truyền thống và hiện đại cần được gạn lọc, phát huy, hòa quyện vào nhau sao cho vừa phát huy được truyền thống vừa phù hợp với xã hội hiện đại và hội nhập quốc tế

2.2 Kỹ năng chú ý

2.2.1 Khái niệm

Kỹ năng chú ý được sử dụng nhiều trong giao tiếp trực tiếp, thường được kết hợp với kỹ năng quan sát và lắng nghe Chú ý là nhìn và phát hiện các biểu hiện của đối tượng giao tiếp, nhất là các biểu hiện phi ngôn từ, những thay đổi

về cử chỉ, điệu bộ… Những dấu hiệu như ngượng ngùng, rụt rè, miễn cưỡng, không hợp lý, loạn nhịp điệu… đều chứa đựng một ý muốn thầm kín nào đó trong sâu thẳm của đối tượng giao tiếp Chú ý cũng là sự tập trung vào một hay một nhóm đối tượng, sự vật nào đó để định hướng hoạt động, bảo đảm điều kiện thần kinh, tâm lý cần thiết cho hoạt động tiến hành có hiệu quả

- Xác định vị trí đối diện và nhìn về phía người tham gia giao tiếp;

- Phong thái cởi mở, không khép kín, không đề phòng;

- Giữ một khoảng cách vừa phải, không xa quá và không sát quá;

- Giữ vừa tầm mắt nhìn, không nhìn xuống và không nhìn lên;

- Nhìn một cách vừa phải, không xa vời, không nhìn chằm chằm;

- Cử chỉ thoải mái, không sợ hãi, không tỏ ra lo ngại và giận dữ;

- Đôi khi hơi nghiêng đầu người để tỏ ra chăm chú, đồng cảm với người tham gia giao tiếp

2.3 Kỹ năng quan sát

2.3.1 Khái niệm

Tất cả chúng ta đều phải quan sát để sống, làm việc, để hiểu nhiều hơn về con người và sự vật xung quanh ta Một số nhà nghiên cứu đã kết luận rằng có đến

2/3 lượng thông tin mà con người nhận được là thông qua quan sát bằng đôi mắt

Việc quan sát có ý nghĩa để đo lường, nhận định tâm trạng và cảm tưởng của người tham gia giao tiếp

2.3.2 Kỹ năng quan sát

Trong khi quan sát chú ý những điểm sau:

- Phong thái (cởi mở hoặc khép kín);

- Cách đứng hay ngồi (cứng hoặc thoải mái);

- Sắc mặt (bình thường hay đặc biệt);

- Ánh mắt (nhìn thẳng, lơ là, chú tâm, nhìn xuống);

- Cách ăn mặc (bình thường hay có điểm kỳ dị);

- Cử chỉ (chân, tay, đầu );

- Vị trí (xa, gần)

Ví dụ: Các lĩnh vực quan sát trong lớp đào tạo tập huấn

Mức độ hứng thú của mỗi học viên và cả lớp với mỗi bài học và cả khóa học

Khi người học hứng thú cao, họ thường có các biểu hiện sau đây:

- Ngồi nhô về phía trước, mắt nhìn chăm chú, gật gù;

- Thường xuyên phát biểu ý kiến;

- Đứng dậy rất nhanh để tìm nhóm sau khi được giao bài tập;

- Thảo luận nhóm sôi nổi;

- Làm tất cả các bài tập được giao;

- Đi học đúng giờ, đầy đủ;

- Hỏi lại giáo viên khi cần thiết

Khi người học ít hứng thú, họ thường có các biểu hiện:

- Ngồi dựa lưng vào ghế, mắt nhìn lơ đãng;

- Ngồi “nhấp nha nhấp nhổm”;

- Ngồi vặn lưng, thay đổi tư thế liên tục;

- Ngồi ngả hết lưng ra phía sau ghế, liếc nhìn đồng hồ;

- Ngồi cúi xuống, nhìn vào sách, vở của mình trong khi người khác đang nói;

- Đi học muộn, về sớm;

- Không làm bài tập hoặc làm lấy lệ;

- Ngủ gật;

- Nói chuyện riêng, làm việc riêng

Khả năng nhận thức, mức độ hiểu bài của mỗi học viên và cả lớp

Khi học viên có nhận thức tốt, hiểu bài sâu sắc thì thường có các biểu hiện:

- Các ý kiến phát biểu xây dựng bài rất hiệu quả, đưa ra bài học rõ ràng;

- Áp dụng tốt vào các bài tập, các tình huống cụ thể;

- Nét mặt rạng rỡ, tươi tắn

Khi học viên không hiểu bài, họ thường có các biểu hiện sau:

- Ngồi im khi được giao bài tập;

- Không biết bắt đầu làm bài tập từ đâu;

- Khó khăn khi phân tích các bài học;

- Các ý kiến phát biểu không trọng tâm vào bài, kém hiệu quả

Mức độ tham gia của mỗi học viên vào các hoạt động học tập và các hoạt động khác trong lớp:

Biểu hiện mức độ tham gia cao:

- Thường xuyên nêu ý kiến;

- Đưa câu hỏi cho tập huấn viên hoặc nhóm;

- Giữ vai trò nhất định trong các hoạt động của nhóm

Biểu hiện mức độ tham gia thấp:

- Im lặng kéo dài;

- Luôn đồng ý làm theo ý kiến người khác kể cả khi không hoàn toàn hợp lý;

- Thích làm việc một mình, không thích ngồi cùng người khác

Mối quan hệ tình cảm, tinh thần hỗ trợ và hợp tác giữa các học viên trong lớp:

Khi mối quan hệ này tốt có thể thấy các biểu hiện sau:

- Học viên thường nói chuyện, trao đổi với nhau trong các giờ nghỉ;

- Học viên giúp nhau hoàn thành một bài tập hoặc nhiệm vụ;

- Học viên giải thích cho nhau những nội dung chưa rõ

Mối quan hệ, sự tin tưởng của học viên với tập huấn viên:

Mối quan hệ này thể hiện qua các dấu hiệu sau:

- Mức độ sẵn sàng trả lời câu hỏi tập huấn viên đưa ra trên lớp;

- Mức độ sẵn sàng thực hiện nhiệm vụ được giao;

- Mạnh dạn đưa ra các câu hỏi có liên quan đến bài học

Cá tính của mỗi học viên: Học viên thuộc nhóm nào trong số dưới đây:

- Thích được công nhận/khen;

- Thích thể hiện mình trước đám đông;

- Rụt rè, e ngại trước đám đông;

- Thích làm chỉ huy;

- Thích quan sát người khác trước khi tự mình làm…

Môi trường vật lý của lớp học:

- Nghe là hình thức thu nhận thông tin thông qua thính giác

- Lắng nghe là hình thức tiếp nhận thông tin thông qua thính giác có trạng thái chú ý làm nền

Lắng nghe giúp người ta hiểu được nội dung thông tin, từ đó mới có thể dẫn tới những hoạt động tiếp theo của quá trình giao tiếp

2.4.1.2 Quá trình nghe và lắng nghe

Hình 2.1 Sơ đồ quá trình nghe và lắng nghe Bất kỳ cuộc giao tiếp thành công nào cũng đều bắt đầu bằng việc lắng nghe Lắng nghe dường như một điều rất dễ làm, nhưng trên thực tế, khi chúng

ta tưởng mình đang lắng nghe, nhưng thực ra chúng ta chỉ nghe những điều mà mình muốn nghe Đây không phải là quá trình mang tính chủ định mà hoàn toàn

tự nhiên

Lắng nghe chăm chú và sáng tạo là kỹ năng rất cần thiết của thúc đẩy viên, bởi vì phải chủ động, tập trung chú ý và tìm hiểu ý nghĩa để chọn lọc những khía cạnh tích cực, những vấn đề, những khó khăn và căng thẳng

2.4.1.3 Phân biệt nghe và lắng nghe

Bảng 2.1 Phân biệt nghe và lắng nghe

vật lý

Chú ý lắng nghe, giải thích và hiểu vấn đề

Tiến trình thụ động Tiến trình chủ động, cần thời gian và nỗ lực

Não Nghĩa

Lắng ngheChú ý – Hiểu – Hồi đáp – Ghi nhớ

2.4.2 Tác dụng của lắng nghe

2.4.2.1 Trong việc tạo ra mối quan hệ

- Đạt được sự kính trọng của mọi người và xây dựng được các mối quan hệ tốt trong giao tiếp

- Gây được thiện cảm

- Cần thiết cho việc học một ngôn ngữ mới

2.4.2.2 Thu thập thông tin

- Thu thập được nhiều thông tin hơn

- Khuyến khích sự phản hồi thông tin

- Đánh giá được năng lực và thái độ của người trình bày

- Bộc lộ được những ý tưởng mới cho chính bản thân mình

- Rèn luyện chính bản thân về thái độ

2.4.2.3 Trong việc giải quyết vấn đề

- Nắm bắt được các vấn đề của các nhóm khác nhau

- Giúp giải quyết các vấn đề này nếu họ cần

- Có thể lập kế hoạch và thực hiện một chương trình

2.4.2.4 Tăng tính hiệu quả

- Tránh sự lãng phí về thời gian và tiền bạc

- Giảm thiểu sự nhầm lẫn và mất thông tin

2.4.3 Các mức độ lắng nghe

Có thể chia lắng nghe thành 3 mức độ sau:

2.4.3.1 Lắng nghe thông tin, ý kiến

Đây là mức độ lắng nghe thông thường nhất mà tất cả mọi người đều thực hiện Lắng nghe thông tin/ý kiến là khi chúng ta nghe những lời (câu từ) người khác nói để lấy thông tin và biết được ý kiến của người nói

Tuy nhiên, không phải lúc nào chúng ta cũng có thể lắng nghe tốt ở mức

độ này Thông thường khi nghe người khác nói, chúng ta không chỉ tập trung vào những gì họ nói mà não của chúng ta đã có thể bắt đầu phân tích những điều nghe được bằng ngôn ngữ, suy nghĩ của chính mình Có những lúc người nói

chưa kết thúc, chúng ta đã vội vàng suy đoán hoặc nghĩ những điều mình muốn nói để đáp lời Trong trường hợp như vậy, thông tin tiếp nhận có thể không đầy

đủ và có thể dẫn đến quyết định không phù hợp

2.4.3.2 Lắng nghe cảm xúc, tình cảm

Đây là mức độ lắng nghe sâu hơn vào đời sống nội tâm của người nói Tình cảm của người nói có thể là tức giận, bối rối, căng thẳng, ngượng ngùng, chán nản, vui vẻ, tự hào, cảm phục, bất mãn… Để lắng nghe được tình cảm của người nói, chúng ta thường lắng nghe âm lượng và cường độ giọng nói; biểu hiện nét mặt, điệu bộ, sự im lặng hơn là lắng nghe từ ngữ được nói ra Vì vậy việc quan sát rất cần để giúp chúng ta “nghe” tình cảm của người nói

Cảm xúc đôi khi có nhiều ý nghĩa hơn những gì được nói ra

2.4.3.3 Lắng nghe động cơ

Lắng nghe động cơ của người nói là mức độ khó nhất của nghệ thuật lắng nghe Nhiều khi chính người nói cũng chưa nhận thức rõ ràng về động cơ của mình Lắng nghe tốt sẽ giúp ta khám phá ra lý do khiến một người nói những điều đó, làm những việc đó Động cơ của người nói là ý thức tiềm ẩn sau những lời nói và hành vi của họ Đó thường là những điều chưa được nói ra và có thể không bao giờ được thẳng thắn nói ra

2.4.4 Các trở ngại trong lắng nghe

- Lúc nghe lúc không: Thói quen này bắt nguồn từ thực tế là hầu hết mọi

người có khả năng suy nghĩ nhanh hơn gấp 4 lần khả năng nói Vì thế, trong mỗi phút lắng nghe, người nghe có khoảng 3 - 4 phút rảnh rỗi để suy nghĩ Đôi khi người nghe sử dụng 3 - 4 phút này để nghĩ về việc riêng hoặc những điều phiền muộn cá nhân chứ không hoàn toàn lắng nghe, liên hệ và tóm tắt những gì người khác đã và đang nói Bạn có thể vượt qua được trở ngại này một cách dễ dàng bằng cách chú tâm lắng nghe không chỉ lời nói mà còn cả những ngôn ngữ cơ thể như cử chỉ, thái độ ngập ngừng…

- Từ ngữ nhạy cảm: Đối với một vài người, có những từ ngữ nhạy cảm làm

họ tức giận và không muốn nghe nữa Như vậy, người nói không thể tiếp tục giao tiếp với người nghe và hai bên không có cơ hội hiểu nhau

- Tai nghe nhưng tâm trí để đi nơi khác: Đôi khi “người nghe” nhanh chóng cho rằng chủ đề hoặc người nói chuyện rất nhàm chán và không có gì đáng

nghe Thường những người thuộc dạng này vội vã tin rằng họ có thể đoán trước những gì người khác sẽ nói và sau đó kết luận là không có lý do gì đáng kể để nghe tiếp vì nếu nghe cũng không có thông tin gì mới

- Nghe vô hồn: Đôi khi người lắng nghe nhìn vào mắt người nói như thể đang nghe chăm chú nhưng trong đầu họ lại đang nghĩ đến chuyện khác Họ chìm trong suy nghĩ riêng và gương mặt họ mang vẻ ngái ngủ hoặc vô hồn

- Chủ đề khó, phức tạp: Khi lắng nghe những ý tưởng quá phức tạp hoặc khó hiểu, chúng ta thường phải có lắng nghe và cố hiểu Nhưng khi cố gắng nghe và tìm hiểu về chủ đề đang nói thì bạn lại có thể nhận ra chủ đề và người nói khá thú

vị Thông thường nếu một người không hiểu thì những người khác cũng vậy, vì thế có thể yêu cầu người nói làm rõ hoặc nêu ví dụ minh họa

- Kiểu nghe bỏ ngoài tai: Mọi người thường không thích bị người khác gạt

bỏ những ý tưởng, chủ kiến và quan điểm của mình vì nhiều người không thích

bị người khác hỏi vặn đối với những ý kiến của mình Vì vậy, khi ai đó có nói đến vấn đề xung khắc với những suy nghĩ và niềm tin của người nghe, thì vô tình người nghe sẽ không muốn nghe nữa hoặc thậm chí có thái độ tự vệ Cho dù điều này diễn ra có chủ tâm, nhưng trước hết ta nên lắng nghe và tìm hiểu người đang nói nghĩ gì để hiểu rõ lời của người nói Sau đó người nghe có thể bày tỏ thái độ một cách xây dựng

2.4.5 Một số tiểu kỹ năng lắng nghe tích cực

- Im lặng, đừng nói ngay cả với bản thân;

- Tạo điều kiện cho đối tượng giao tiếp cảm thấy thoải mái để nói;

- Bày tỏ rằng mình đang nghe: nhìn, nghiêng đầu, gật đầu;

- Loại bỏ những yếu tố dễ giảm mức tập trung;

2.4.6 Những điều nên làm khi lắng nghe

- Nhìn người nói, hướng về người nói;

- Đảm bảo khoảng cách phù hợp giữa người nói và người nghe;

- Bày tỏ mối quan tâm, đồng ý với thông điệp được đưa ra;

- Tích cực tìm hiểu, thể hiện khách quan, kiên nhẫn, biểu lộ đồng cảm;

- Giúp đỡ người nói (nếu thấy cần);

- Rèn luyện khả năng giữ im lặng khi cần thiết;

- Hỗ trợ người nói phát triển năng lực và động lực để giải quyết vấn đề

2.4.7 Những điều không nên làm khi lắng nghe

- Thúc giục người nói;

- Ngắt lời;

- Tranh cãi;

- Nhanh chóng chỉ trích khi chưa hiểu rõ;

- Lên giọng khuyên bảo khi chưa được yêu cầu;

- Vội vàng kết luận;

- Để tâm lý, tình cảm của người nói trực tiếp lấn át tâm lý của mình

2.4.8 Những việc nên làm để giúp người khác lắng nghe tốt

- Nói đúng lúc, tạo sự chú ý của người nghe khi nói;

- Nói ngắn gọn, dùng từ ngữ dễ hiểu, phù hợp với đối tượng giao tiếp;

- Giao lưu bằng mắt, biểu lộ tình cảm khi nói;

- Đặt câu hỏi để thu hút sự chú ý;

- Kết hợp với những phương tiện sẵn có để thể hiện nội dung cần nói;

- Chọn những nội dung người nghe thực sự quan tâm;

- Không nói quá nhiều nội dung một lúc;

- Tạo một bầu không khí thoải mái, dễ chịu cởi mở, môi trường thoải mái;

- Kiểm tra lại những điều người nghe đã nghe được để điều chỉnh (nếu cần) 2.5 Kỹ năng phản ảnh

2.5.1 Khái niệm

Trong giao tiếp, phản ảnh là một yếu tố quan trọng nhằm thể hiện cho người nói biết rằng những thông tin cảm tưởng tình cảm của họ đang được tiếp

nhận và tiếp nhận đúng Thực chất đây là kỹ năng bày tỏ sự đồng cảm và thông hiểu của các đối tượng tham gia giao tiếp

2.5.2 Các bước của quá trình phản ảnh

Bước 1: Xác nhận ý kiến của người đang giao tiếp

Kỹ năng phản ảnh ở đây nên sử dụng đúng lúc, đúng chỗ các từ để tỏ ra chú ý như: à, thế à, vâng, thật sao, thật không, đấy

Bước 2: Nhắc lại ý nghĩa

Kỹ năng ở đây là diễn tả ngắn gọn ý chính bằng ngôn ngữ của mình

Bước 3: Phản ảnh nội dung

Kỹ năng phản ảnh ở đây là nhận định được thông tin, tâm trạng để hiểu ý của người đang nói

Bước 4: Tóm tắt: Kỹ năng là làm sao tóm tắt thật ngắn nội dung mà người tham gia giao tiếp đã nói, làm sáng tỏ thêm nội dung, và khẳng định lại với người nghe vấn đề mình hiểu đã đúng không

2.6 Kỹ năng hỏi đáp

2.6.1 Khái niệm

Câu hỏi được sử dụng thường xuyên trong cuộc sống Trong giao tiếp hằng ngày, chúng ta đưa ra câu hỏi và nhận được sự trả lời, sau đó lại có những câu hỏi đưa ra cho chúng ta và chúng ta trả lời, cứ như vậy, tạo ra một cuộc nói chuyện

Mục đích của vấn đáp:

- Thúc đẩy người giao tiếp vào lĩnh vực tư duy mới;

- Thách thức các ý tưởng hiện tại;

- Thăm dò ý kiến của người giao tiếp;

- Tin chắc vấn đề đã được hiểu hoàn toàn

2.6.2 Phân loại câu hỏi

Trong vấn đáp, đặt câu hỏi là một kỹ năng quan trọng

Các dạng câu hỏi chủ yếu là:

- Câu hỏi đóng: Thường giới hạn, chỉ yêu cầu trả lời “có” hoặc “không” hoặc là câu trả lời ngắn gọn, chỉ có một đáp án trả lời

Ví dụ:

+ Chị có muốn trồng tre luồng không?

+ Hiện nay một năm ở địa phương cấy mấy vụ lúa?

+ Diện tích rừng cộng đồng của thôn là bao nhiêu ha?

+ Khu rừng trồng phía đầu thôn có tên là gì?

+ Thị trấn của huyện có tên là gì?

- Các câu hỏi mở: Thường được coi là kích thích suy nghĩ và thử thách,

nó thường bắt đầu bằng: Ai? Cái gì? Tại sao? Khi nào? Như thế nào? Ở đâu? Ở mức nào?

Ví dụ:

+ Bác được hưởng lợi những gì từ rừng cộng đồng của thôn/bản?

+ Những ai tham gia tổ bảo vệ rừng của thôn?

+ Các bác định làm chòi canh lửa rừng ở đâu?

+ Các bác dự kiến quản lý quỹ phát triển rừng của thôn như thế nào?

+ Bác gieo ươm Keo tai tượng như thế nào?

+ Tại sao các bác lại không nuôi trâu, bò?

2.6.3 Các cấp độ câu hỏi

Một hệ thống câu hỏi tốt là hệ thống câu hỏi đi từ dễ đến khó, đạt được mục đích hỏi, giúp người được hỏi định hướng được suy nghĩ và suy nghĩ có hiệu quả Có thể chia thành 3 cấp độ chính:

2.6.3.1 Các câu hỏi dùng để nhớ lại

Cấp độ này kiểm tra xem các dữ kiện nhất định có được ghi nhớ không

Nó giúp người được hỏi mô tả tình tiết, lời nói, hành động, diễn biến của sự vật, hiện tượng đã hoặc sẽ xảy ra

Loại câu hỏi này có các cấp độ sau: Hoàn thành, định nghĩa, liệt kê, quan sát, lựa chọn

Ví dụ:

- Hãy cho biết như thế nào là tưới tiêu hợp lý?

- Để hoàn thành kế hoạch phát triển thôn, chúng ta phải thực hiện các hoạt động nào?

- Hãy kể tên các giống mận ở Việt Nam?

- Hãy cho biết bạn thấy những gì qua…?

- Hãy kể lại trình tự buổi họp đầu tiên của nhóm?

2.6.3.2 Các câu hỏi dùng trong tình huống xử lý vấn đề

Câu hỏi dạng này giúp người được hỏi so sánh, giải thích, tổ chức thông tin; sắp xếp các bước trong một tiến trình; phân tích tìm ra điểm tốt và chưa tốt; đánh giá sự vật, hiện tượng; đưa ra quyết định, quan điểm của mình về một vấn đề

Loại câu hỏi này có các cấp độ sau: Phân tích, so sánh, giải thích, tổ chức, xếp thứ tự

Ví dụ:

- Bước nào của quy trình đóng bầu ươm cây là quan trọng nhất?

- Kỹ năng này có gì giống so với kỹ năng chúng ta đã học hôm qua?

- Tại sao chúng ta phải xử lý đất trồng lạc bằng vôi bột?

- Bạn có thể sắp xếp thời gian canh tác như thế nào cho hợp lý?

- Các bước này cần được sắp xếp như thế nào cho hợp lý?

- Điều gì sẽ xảy ra nếu chúng ta sử dụng phân vi sinh thay cho phân đạm?

- Hãy đưa ra các tình huống sai hỏng khi nông dân miền núi thực hiện kỹ năng này?

- Dựa trên sản lượng năm ngoái chúng ta sẽ lãi bao nhiêu trong năm nay?

- Sau buổi học này, bạn sẽ vận dụng các kỹ năng mới như thế nào?

- Bạn có thể thực hiện quy trình này như thế nào để đảm bảo an toàn?

Trình tự đặt câu hỏi trong tập huấn, hướng dẫn lập kế hoạch:

- Chỉ nêu một câu hỏi cho một lần hỏi;

- Nói to câu hỏi cho mọi người cùng nghe;

- Chờ khoảng 3 - 5 giây;

- Quan sát phản ứng của mọi người để chắc chắn rằng tất cả mọi người đều hiểu đúng câu hỏi;

- Chờ đợi thêm vài giây;

- Yêu cầu một người trả lời;

- Tìm kiếm sự nhất trí cho câu trả lời đúng

Bảng 2.2 Cách xử lý các tình huống khi đặt câu hỏi

- Nếu cần, làm rõ, giải thích thêm câu hỏi

- Không phê bình người trả lời sai

2.7.1.2 Mục đích

- Truyền đạt thông tin về một chủ đề nào đó để giải quyết công việc một cách nhanh chóng, hiệu quả

HÃY SỬ DỤNG NGÔN NGỮ, CỬ CHỈ, ĐẶC BIỆT LÀ NÉT MẶT ĐỂ

ĐÁP LẠI HOẶC KHÍCH LỆ NHỮNG TRẢ LỜI CỦA NGƯỜI ĐƯỢC HỎI

- Tạo mối quan hệ tốt đẹp trong giao tiếp, gây thiện cảm đối với người nghe

- Giúp khẳng định và nâng cao uy tín của bản thân

2.7.2 Cấu trúc của một bài trình bày

Bài trình bày gồm có 3 phần: Phần mở đầu, phần thân bài và phần kết luận

2.7.2.1 Phần mở đầu

* Mục tiêu cần đạt được:

- Thu hút sự quan tâm, tập trung của người nghe;

- Tạo cảm giác thoải mái, sẵn sàng tiếp thu;

- Tạo niềm tin

- Tạo hứng thú cho người nghe: Điều này có thể thực hiện được bằng cách

sử dụng một đoạn trích dẫn, một câu hỏi, một câu chuyện ngắn, một vài câu đùa, một câu hỏi lý thú;

- Hướng người nghe vào vấn đề và biến họ thành người chủ động lĩnh hội hay giải quyết;

- Khái quát toàn bộ nội dung;

- Liên hệ chủ đề với người nghe

* Nội dung:

Phần mở đầu cần ngắn gọn, rõ ràng, có chi tiết lý thú, tạo hứng thú cho người nghe Nên viết phần mở đầu thật rõ ràng lên giấy để đề phòng trường hợp quên do mất bình tĩnh Các chi tiết chính trong phần mở đầu gồm có:

- Tên bài trình bày (Tôi sẽ trình bày về nội dung gì? Trong bao lâu?);

- Kết quả mong đợi (Sau khi tôi trình bày, quý vị sẽ được gì?);

- Cấu trúc chi tiết của bài trình bày (Bài trình bày của tôi gồm có mấy phần chính?);

- Thông báo bắt đầu trình bày (Tôi xin bắt đầu vào phần nội dung thứ nhất)

2.7.2.2 Phần thân bài

- Lựa chọn 2 hoặc 3 ý chính

- Sắp xếp trình tự logic (chọn 1 trong các cách):

+ Theo trật tự thời gian;

+ Theo trật tự không gian;

+ Theo quan hệ nhân quả;

+ Theo thứ tự giải quyết vấn đề;

- Các công việc tiếp theo (nếu có)

* Nội dung: Các chi tiết chính trong phần kết thúc gồm có:

- Nhắc lại tên bài trình bày và cấu trúc lớn (Tôi vừa trình bày về nội dung gì? Với mấy phần?);

- Khẳng định lại kết quả mong đợi (Hy vọng quý vị sẽ đạt được gì?);

- Thông báo kết thúc (Cảm ơn sự chú ý lắng nghe)

2.7.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến một bài trình bày

Các yếu tố ảnh hưởng đến một bài trình bày gồm có: Bản thân người trình bày, nội dung trình bày, khán giả và bối cảnh Tất cả các yếu tố này phối hợp với nhau sẽ tạo nên một bài trình bày ấn tượng

2.7.3.1 Người trình bày

- Hiểu được người nghe, biết được những ý muốn của người nghe

- Hiểu sâu sắc thông tin của mình và biết truyền đạt đến người nghe

- Chọn được phương pháp truyền đạt thông tin có hiệu quả nhất

- Biết được những khả năng và hạn chế của bản thân về trí thức khoa học, kinh nghiệm thực tiễn cũng như trình độ giao tiếp

- Chuẩn bị thông tin một cách chu đáo, sử dụng ngôn ngữ và phương tiện hợp lý để tạo ra sự hấp dẫn cho người nghe

- Biết thiết lập mối quan hệ hiểu biết lẫn nhau

- Chọn vấn đề phù hợp đối với từng hoàn cảnh

- Không buộc người nghe quá lâu trong một lần truyền đạt thông tin Mehrabian đã thực hiện một công trình nghiên cứu về những yếu tố sau

đây của giọng nói: ngôn từ (từ ngữ), âm điệu (ngữ điệu, âm điệu và độ vang của giọng nói), dáng vẻ (cơ bản gồm có nét mặt và cử chỉ) Ông đã phát hiện ra rằng mức độ nhất quán giữa 3 yếu tố này là nhân tố cơ bản quyết định độ tin cậy đối với một bài trình bày

Trong những bài trình bày nhất quán, nội dung của bài, sự hào hứng trong giọng nói, nét mặt và cử chỉ sinh động phản ánh độ tin cậy và tính thuyết phục của những điều nói ra

Khi lo lắng hoặc chịu áp lực, chúng ta thường có xu hướng trói buộc nội dung và trình bày thông điệp thiếu nhất quán

Ví dụ: Một người nhìn xuống đất rồi nói với giọng ngập ngừng: “Tôi rất phấn khởi được có mặt tại đây” Đó là một thông điệp thiếu nhất quán

Các yếu tố về âm điệu và dáng vẻ, cũng như sự lịch thiệp và cởi mở của người nói là những gia vị chính làm nên sự thành công trong giao tiếp

Các yếu tố phi ngôn từ là các yếu tố đi kèm theo ngôn từ trong khi nói, như giọng nói, cách đi đứng, cử chỉ, điệu bộ, ánh mắt, nét mặt, trang phục, khoảng cách

Sử dụng phi ngôn từ rất quan trọng vì giúp hiểu được chính xác hơn thái

độ của người nói và giúp tăng thêm giá trị diễn đạt của ngôn từ, đem lại hiệu quả cao cho lời nói

Kết quả nghiên cứu của Allan Pease và Albert Melrabian (Mỹ) trong giao tiếp để tiếp thu được 100% thông tin nào đó thì 7% nhờ vào nội dung thông tin, 38% nhờ vào giọng nói của người truyền thông tin, còn lại 55% là nhờ cử chỉ, điệu

bộ của người truyền tin

Hình 2.2 Sơ đồ sức mạnh của thông điệp

Một số lưu ý giúp bài trình bày trở nên sinh động, thú vị và có sức cuốn hút:

 Giọng nói và ngôn từ

Nguyên tắc sử dụng ngôn từ: Khẳng định chắc chắn từ ngữ của bạn sử dụng là chính xác Từ ngữ sử dụng phải thông dụng, phù hợp với đối tượng người nghe Dùng những từ ngữ cụ thể, rõ ràng và ngắn gọn

Giọng nói của người trình bày cần phải có những đặc điểm sau đây:

- Âm lượng: Rõ ràng và dễ nghe, thậm chí cả ở phía cuối phòng

- Âm vực: Âm vực là độ cao hay thấp của giọng Cần chuyển điệu cao thấp để gây hứng thú Tránh dùng giọng nói đều đều

- Tốc độ: Tức là tốc độ nói của một người Hãy nói khoảng 125 từ trong một phút Đến những điểm quan trọng, nên nói chậm lại để gây tác động mạnh

- Tạm ngừng: Những chỗ tạm ngừng làm tăng thêm trọng lượng cho những lời nói trước đó Hãy tạm ngừng sau khi kết thúc một ý tưởng hoặc một đoạn (thông thường nên ngừng khoảng 1-2 giây)

- Phát âm: Cần phát âm cho đúng ngữ điệu Hãy luyện những từ khó trước khi trình bày

- Từ đệm: Tránh hoặc giảm bớt những câu hoặc từ đệm như: “Tôi muốn nói rằng”, “Vâng”… Đồng thời, khi bạn tạm ngừng cũng nên tránh phát ra những tiếng đệm như: “ừm”, “à”, “ừ”…

- Thái độ: Nên giữ thái độ tự nhiên, phong cách tự nhiên

- Tư thế: Giữ tư thế thẳng và thoải mái

- Cử chỉ, động tác: Nên sử dụng những động tác nhẹ nhàng và tự nhiên, không hấp tấp và hốt hoảng, lúng túng và giận dữ

- Biểu hiện nét mặt: Nét mặt của bạn phải thể hiện sự nhiệt tình và tự tin

Tránh có bộ mặt vô cảm và giọng nói đều đều Cố gắng thay đổi khuôn mặt tùy theo nội dung cần nhấn mạnh

- Tiếp xúc bằng mắt: Tiếp xúc bằng mắt giúp bạn tạo lập và làm tăng thêm thiện cảm Nên đưa mắt nhìn đều mỗi người khoảng 1 - 3 giây để tăng thêm hiệu quả

 Kiềm chế sự hồi hộp

Sự lo lắng là kết quả của mong muốn làm tốt công việc Lo lắng là một biểu hiện hoàn toàn bình thường Tuy nhiên, những gợi ý sau đây có thể giúp bạn giảm bớt hoặc khắc phục cảm giác lo lắng khi trình bày:

- Chuẩn bị sẵn sàng Hãy chuẩn bị bố cục bài trình bày;

- Loại bỏ cảm xúc lo ngại và hồi hộp;

- Nhận định tâm trạng bản thân trước khi đến nơi;

- Trước buổi trình bày, nên để một ít thời gian thư giãn;

- Nên đến địa điểm sớm trước 10 phút để làm quen với môi trường xung quanh;

- Tạo hình ảnh tưởng tượng: Trước khi bước vào lớp, hãy tưởng tượng một bài phát biểu Trong tưởng tượng, bạn hãy hình dung mình vừa kết thúc một bài phát biểu xuất sắc và được mọi người hoan nghênh;

- Thở sâu vài lần trước khi đứng dậy nói;

- Hãy trình bày phần mở đầu một cách tốt nhất trong khả năng của mình

Ba phút đầu tiên gây ấn tượng mạnh có thể giúp bạn bớt đi nhiều lo lắng;

- Nên suy nghĩ theo hướng tích cực Hãy nghĩ rằng mọi người đều là bạn mình;

- Tập trung thư giãn Bạn hãy cố gắng trầm ngâm trước khi bắt đầu buổi nói chuyện;

- Sử dụng các phương tiện trực quan, nếu có thể Nên luôn dán sẵn một sơ

đồ để bạn có thể liếc vào nhìn bố cục bài giảng và những điểm chính;

- Nên bắt đầu bằng một câu hỏi yêu cầu người nghe trả lời Điều này cho bạn một phút nghỉ ngơi và trấn tĩnh

 Khi bắt đầu buổi trình bày cần:

- Quan sát môi trường xung quanh và đối tượng nghe;

- Nhìn một vài người để làm quen;

- Giữ phong thái thoải mái, cởi mở;

- Đi khoan thai, không hấp tấp;

- Tránh ôm đồm tài liệu và phương tiện phục vụ cho việc trình bày;

- Hỏi một vài câu để làm quen;

- Nói một vài câu hài hước để tạo không khí

2.7.3.2 Nội dung trình bày

Nội dung trình bày đóng vai trò hết sức quan trọng Để có thể chuẩn bị một bài trình bày tốt người trình bày cần phải tìm hiểu nhu cầu người nghe, lựa chọn nội dung đáp ứng được đúng nhu cầu của người nghe

Nội dung trình bày được diễn đạt tốt thường đảm bảo nguyên tắc 5C (Clear, Complete, Concise, Correct, Courteous):

- Rõ ràng: Nội dung trình bày phải rõ ràng để người nhận chỉ có thể hiểu theo một nghĩa duy nhất

- Hoàn chỉnh: Nội dung trình bày phải chứa đầy đủ thông tin cần thiết

- Ngắn gọn, súc tích: Nội dung trình bày phải chứa đựng đầy đủ các thông tin cần thiết, nhưng phải đảm bảo tiêu chí ngắn gọn, súc tích

- Chính xác: Thông tin đưa ra phải chính xác, có căn cứ

- Lịch sự: Nội dung trình bày phải đảm bảo nội dung đáp ứng các yêu cầu trên, nhưng về hình thức phải tốt, lịch sự tùy theo từng đối tượng nhận thông tin

- Nội dung trình bày phải rõ ràng, chính xác, tập trung, có tính thuyết phục,

có tính lôgic

 Khi diễn giải nội dung, người trình bày cần chú ý như sau:

- Dùng giọng nói để nhấn mạnh những ý chính

- Dừng lại ở những điểm quan trọng để người nghe tự suy nghĩ

- Giữ sự tập trung của người nghe bằng cách nói to hoặc nhỏ hơn

- Quan sát người nghe để đo lường mức độ hiểu và sự tập trung

- Nhìn quanh mọi người, không chú tâm vào một ít người

- Khi có câu hỏi, dừng và lắng nghe

- Nếu có nhiều câu hỏi một lúc, nhận diện người hỏi nhưng trả lời từng câu, không hấp tấp