QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘDỰ ÁN ĐỔI MỚI

MỤC TIÊU BÀI HỌC Các nguyên tắc và nội dung quản lý thời gian và tiến độ dự án đổi mới; Ý nghĩa của quản lý thời gian trong quản lý dự án đổi mới; Các kỹ thuật phân tích và lập kế hoạch

CHƯƠNG 3 QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ

DỰ ÁN ĐỔI MỚI

Giảng viên: TS Nguyễn Chí Anh

TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP

Quản lý Thời gian và Tiến độ Dự án Đổi mới Kip 04

Sau khi mẫu chế thử Kip 04 đã được phê duyệt,

Vinakip tổ chức triển khai sản xuất hàng loạt

Công suất hiện có của dây chuyền chỉ có khả

năng sản xuất 1000 bộ linh kiện một tháng trong

khi dự báo nhu cầu của thì trường của Bộ phận

thị trường là 7500 bộ/tháng BGĐ Vinakip quyết

định đầu tư 12 tỷ đồng nhằm trang bị mới hoàn

toàn 1 dây chuyền sản xuất Kip 04 với công nghệ

mới R33 của Đài Loan Dự án dự kiến bắt đầu

vào 1/1/2006 và dự kiến kết thúc trong 8 tháng

tức là đến 1/9/2006 bắt đầu đi vào sản xuất Chủ

nhiệm Dự án Phùng Dũng và nhóm dự án đã xác

định là dự án sẽ phải tiến hành 8 công việc chính

(tham khảo chi tiết trong tình huống dẫn nhập

TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP (tiếp)

 Anh (chị) hãy giúp Chủ nhiệm dự án Dũng trả lời những vấn đề trên

Thông qua chương học này anh (chị) sẽ có kiến thức để trả lời vấn đề trên

Sau khi trình danh mục công việc lên BGĐ, Chủ nhiệm Dũng được yêu cầu phải trả lời 3 vấn đề chính sau đây:

• Đến hết tháng 8 các công việc này có hoàn thành được không? Liệu có thể bắt tayvào sản xuất hàng loạt vào tháng 9 được không?

• Chủ nhiệm dự án cần xác định rõ các công việc nào là ưu tiên số một, cần tập trungnhân lực vào làm bằng được, công việc nào có thể du di về thời gian thực hiện đểchuyển nhân lực cho việc xây dựng Nhà máy Phố Nối

• Việc lắp đặt thiết bị Phòng Thí Nghiệm có thể bắt đầu chậm nhất vào thời điểm nào?

MỤC TIÊU BÀI HỌC

Các nguyên tắc và nội dung quản lý thời gian và tiến độ dự án đổi mới;

Ý nghĩa của quản lý thời gian trong quản lý dự án đổi mới;

Các kỹ thuật phân tích và lập kế hoạch thời gian và theo dõi tiến độ dự án đổimới: xây dựng mạng công việc, sơ đồ Gantt, phương pháp PERT/CPM

NỘI DUNG BÀI HỌC

Tổng quan về quản lý thời gian và tiến độ dự án đổi mới

Các phương pháp quản lý dòng công việc: Sơ đồ Gantt, sơ đồ mạng, PERT/CPM

1

2

1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN ĐỔI MỚI

• Vai trò của quản lý thời gian trong quản lý dự án

đổi mới;

• Nguyên tắc dự tính thời gian cho hoạt động dự án

đổi mới;

1.1 VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ THỜI GIAN TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN

ĐỔI MỚI

Quản lý thời gian dự án đổi mới lại rất khó khăn vì

thường xuyên gặp phải các yếu tố bất định và rủi ro

về công nghệ và thị trường Trong bối cảnh đó thời

gian cần được ưu tiên quản lý chặt chẽ để đảm bảo

các kết quả dự án được hoàn thành đúng hạn, đúng

tiến độ, sử dụng tối ưu và cân bằng các nguồn lực,

giúp tiết kiệm chi phí dự án đổi mới

Quản lý thời gian dự án đổi mới bao gồm

các quá trình nhằm bảo đảm cho dự án

hoàn thành các công việc đúng thời hạn

• Xác định hoạt động (Activity Definition);

• Lập chu trình hoạt động (Activity

Sequencing);

• Ước tính các nguồn lực hoạt động

(Activity Resource Estimating);

• Ước tính độ dài thời gian hoạt động

(Activity Duration Estimating);

• Xây dựng lịch trình (Schedule

Development);

• Kiểm soát lịch trình (Schedule Control)

1.1 VAI TRÒ CỦA QUẢN LÝ THỜI GIAN TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN

ĐỔI MỚI (tiếp theo)

1.2 NGUYÊN TẮC DỰ TÍNH THỜI GIAN CHO HOẠT ĐỘNG DỰ ÁN

ĐỔI MỚI

Để xác định tiến độ của cả dự án, người ta thường sử dụng 2 phương pháp:

• Phương pháp ngẫu nhiên;

• Phương pháp tất định

1.2.1 PHƯƠNG PHÁP NGẪU NHIÊN

Bản chất của phương pháp: Phương pháp ngẫu nhiên là phương pháp dự tính thời

gian hoạt động và xác suất mà thời gian xảy ra trong một khoảng nào đó

1.2.2 PHƯƠNG PHÁP TẤT ĐỊNH

Phương pháp bỏ qua sự bất ổn của các yếu tố Phương pháp này thường căn cứ vào sốliệu của các lần hoạt động gần giống nhau, xác định thời gian dự tính của hoạt độngbằng giá trị trung bình của thời gian hoạt động tương tự đã thống kê

Ví dụ: Trong thực tế thời gian thực hiện các hoạt động kiểm nghiệm

không phá hủy sản phẩm đúc trong quá khứ của Vinakip thường mất từ 8 đến 12 ngày (dự án năm 2006 mất 8 ngày, dự án năm

2007 mất 10 ngày, năm 2008 mất 12 ngày) Trên cơ sở đó khi lập tiến độ cho hoạt động kiểm nghiệm không phá hủy sản phẩm đúc của Vinakip năm 2009 lấy giá trị trung bình các dữ liệu trong quákhứ là 10 ngày

1.2.3 MỘT PHƯƠNG PHÁP KHÁC

• Phương pháp môđun (chia nhỏ hoạt động thành từng thao tác): Thời gian

để hoàn thành hoạt động là tổng giá trị gần đúng của thời gian thực hiện các thao tác đó Thời gian thực hiện từng thao tác được xây dựng dựa trên kinh nghiệm của các thao tác trước đó

• Phương pháp hệ số: Thời gian hoạt động bằng thời gian hoàn thành công việc

chuẩn nhân () với hệ số Xây dựng thời gian hoàn thành công việc chuẩn (dựa trên các số liệu về các hoạt động thường xảy ra)

• Phương pháp tính toán hồi qui: Căn cứ vào các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian

thực hiện hoạt động, dùng phương pháp hồi qui (tương quan) để xác định

Nói chung, trong bối cảnh gặp nhiều yếu tố bất định và rủi ro như dự án đổi mới, phương pháp dự tính thời gian hoạt động và xác suất mà thời gian xảy ra trong một khoảng nào đó thường được sử dụng phổ biến

1.2.4 BIỂU DIỄN MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC CÔNG VIỆC

Ví dụ Các dạng quan hệ giữa các hoạt động

Kết thúc – kết thúc (Finish – Finish):

Kết thúc – bắt đầu (Finish – Start):

Bắt đầu – bắt đầu (Start – Start):

Bắt đầu – kết thúc (Start – Finish):

1.3 SƠ ĐỒ MẠNG

• Khái niệm mạng công việc;

• Phương pháp biểu diễn mạng công việc

1.3.1 KHÁI NIỆM MẠNG CÔNG VIỆC

Khái niệm: Mạng công việc là kĩ thuật trình bày kế hoạch

tiến độ, mô tả dưới dạng sơ đồ mối quan hệ liên tục giữa

các công việc đã được xác định cả về thời gian và thứ tự

trước sau Mạng công việc là sự nối kết các công việc và

các sự kiện

Mạng công việc có những tác dụng chủ yếu sau:

• Phản ánh mối quan hệ tương tác giữa các nhiệm vụ, các

công việc của dự án đổi mới

• Xác định ngày bắt đầu, ngày kết thúc, thời hạn hoàn

thành dự án Trên cơ sở đó, xác định các công việc

găng và đường găng của dự án

• Là cơ sở để tính toán thời gian dự trữ của các sự kiện,

các công việc

• Là cơ sở để lập kế hoạch, kiểm soát, theo dõi kế hoạch

Quan hệ phụ thuộc giữa các công việc dự án đổi mới:

• Phụ thuộc bắt buộc;

• Phụ thuộc tùy ý;

• Phụ thuộc bên ngoài

1.3.1 KHÁI NIỆM MẠNG CÔNG VIỆC (tiếp theo)

1.3.2 PHƯƠNG PHÁP BIỂU DIỄN MẠNG CÔNG NGHIỆP

Có hai phương pháp chính để biểu diễn mạng công việc là:

• Phương pháp “đặt công việc trên mũi tên” (AOA – Activities on Arrow);

• Phương pháp “đặt công việc trong các nút” (AON – Activities on Node)

Cả 2 phương pháp này đều có chung nguyên tắc là: để có thể bắt đầu một công việcmới thì các công việc sắp xếp trước nó phải được hoàn thành, các mũi tên được vẽ theochiều từ trái sang phải, phản ánh quan hệ logic trước sau giữa các công việc nhưng độ

1.3.2.1 PHƯƠNG PHÁP AOA (ACTIVITIES ON ARROW)

AOA xây dựng mạng công việc dự trên các cơ sở sau:

• Công việc/hoạt động (acitivities) là một nhiệm vụ hoặc

nhóm nhiệm vụ cụ thể cần được thực hiện của dự án

đổi mới Nó đòi hỏi thời gian, nguồn lực và chi phí để

hoàn thành

• Sự kiện là điểm chuyển tiếp, đánh dấu một hay một

nhóm công việc đã hoàn thành và khởi đầu của một

hay một nhóm công việc kế tiếp

• Đường là sự kết nối liên tục các công việc theo hướng

đi của mũi tên, tính từ sự kiện đầu đến sự kiện cuối

Nguyên tắc xây dựng:

• Sử dụng một mũi tên có hướng để trình bày một công việc Mỗi công việc

được biểu diễn bằng một mũi tên nối 2 sự kiện;

• Đảm bảo tính logic của AOA trên cơ sở xác định rõ trình tự thực hiện và

1.3.2.1 PHƯƠNG PHÁP AOA (ACTIVITIES ON ARROW) (tiếp theo)

1.3.2.2 PHƯƠNG PHÁP AON (ACTIVITIES ON NODE)

• Phương pháp AON xây dựng mạng công việc theo nguyên tắc là:

• Các công việc được trình bày trong một nút;

• Các mũi tên không phản ánh công việc mà chỉ phản ánh thứ tự trước sau của các công việc;

• Tất các điểm nút, trừ điểm nút cuối cùng, đều có ít nhất một điểm nút đứng sau;

2 PHƯƠNG PHÁP PERT VÀ CPM

• Khái quát phương pháp PERT và CPM;

• Xây dựng sơ đồ PERT/CPM

2.1 KHÁI NIỆM PHƯƠNG PHÁP PERT VÀ CPM

• Hai kỹ thuật cơ bản để quản lý tiến độ dự án đổi mới là Kỹ thuật Tổng quan và

Đánh giá Dự án (PERT) và phương pháp Đường găng (CPM)

• Phương pháp thực hiện:

 Xác định các công việc (nhiệm vụ) cần thực hiện của dự án đổi mới;

 Xác định mối quan hệ và trình tự thực hiện các công việc;

 Vẽ sơ đồ mạng công việc;

 Tính toán thời gian và chi phí cho từng công việc dự án đổi mới;

 Xác định thời gian dự trữ của các công việc và sự kiện;

 Xác định đường găng

2.2 XÂY DỰNG SƠ ĐỒ PERT/CPM

• Phương pháp trình bày PERT;

• Thời gian dự trữ của các công việc;

• Tính xác xuất hoàn thành của dự án đổi mới;

2.2.1 PHƯƠNG PHÁP TRÌNH BÀY PERT

Ví dụ Phương pháp trình bày PERT

Công việc (biến) giả

Hai công việc thực hiện đồng thời

Hai công việc hội tụ

Hai công việc nối tiếp nhau

2.2.2 THỜI GIAN DỰ TRỮ CỦA CÔNG VIỆC

Vai trò: Dự án đổi mới thường xuyên phải đối

mặt với các yếu tố bất định; do vậy việc quản

lý thời gian, đặc biệt thời gian dự trữ của các

công việc giữ một vị trí rất quan trọng Trên cơ

sở thông tin về thời gian dự trữ của các công

việc, cán bộ quản lý dự án có thể bố trí lại trình

tự thực hiện các công việc theo mục tiêu giảm

bớt chi phí mà vẫn đảm bảo thực hiện dự án

đúng thời hạn, đáp ứng được các thay đổi

không thể lường trước được

2.2.2 THỜI GIAN DỰ TRỮ CỦA CÔNG VIỆC (tiếp theo)

Thời gian dự trữ của các công việc bao gồm:

• Thời gian dự trữ toàn phần:

Thời gian dự trữ toàn phần = LS(A) – ES(A)Trong đó: LS(A): Thời gian bắt đầu muộn của công việc A;

ES(A): Thời gian bắt đầu sớm của công việc A;

• Thời gian dự trữ tự do:

EF(A): Thời gian kết thúc sớm của công việc A;

- EF(A)

Min (ES của tất cả các công

việc sau (A)

=Thời gian dự trữ tự do

của công việc (A)

Ý nghĩa việc tính toán thời gian sớm nhất (E) và thời gian muộn nhất (L)

có ba tác dụng chủ yếu là:

• Làm cơ sở để tính toán thời gian dự trữ của một sự kiện;

• Làm cơ sở để xác định đường găng;

• Làm căn cứ để xác định khả năng thực hiện tiến độ thời gian dự kiến

đạt đến các sự kiện (điểm nút)

2.2.2 THỜI GIAN DỰ TRỮ CỦA CÔNG VIỆC (tiếp theo)

2.2.3 TÍNH XÁC XUẤT HOÀN THÀNH CỦA DỰ ÁN ĐỔI MỚI

Để hiểu về tính xác xuất hoàn thành của dự án đổi mới ta lấy ví dụ minh họa sau:

Ví dụ: Giả sử dự án Kip 04 có sơ đồ như hình dưới đây Ba ước lượng thời gian của mỗi

công việc cho trong bảng 3.1 Hãy tìm xác suất hoàn thành dự án trong vòng 14 ngày

2.2.3 TÍNH XÁC XUẤT HOÀN THÀNH CỦA DỰ ÁN ĐỔI MỚI (tiếp theo)

Hướng dẫn: Trước tiên chúng ta tính Te

và 2 cho các hoạt động và đường găng

với các kết quả trên Bảng 3.1: Tính toán

thời gian dự trữ tự do và toàn phần cho

các hoạt động dự án

Đường găng là đường nối các công việc

B – E – G có tổng chiều dài là 13,16 ngày

Phương sai các công việc trên đường

3 2

4

C

Đường C – F – H, dài 10,83 ngày

1,361 4,166

4 1

8

G

1 5

5 2

8

E

1 4

4 1

7

B

Đường B – E – G, dài 13,16 ngày

0,25 4,166

4 3

6

G

0,444 4

4 2

6

D

0,444 3

3 1

(b) (a)

Phương sai

Thời gian trung bình (ngày)

Thời gian thông thường (ngày)

Thời gian cực tiểu (ngày)

Thời gian cực đại (ngày) Công

việc

2.3 PHƯƠNG PHÁP BIỂU ĐỒ GANTT

• Khái quát;

• Các ứng dụng của biểu đồ Gantt;

• Quan hệ giữa PERT và GANTT

2.3.1 KHÁI QUÁT

• Cấu trúc Biểu đồ Gantt:

 Cột dọc trình bày công việc Thời gian thực hiện từng công việc được trình bày

trên trục hoành

 Mỗi đoạn thẳng biểu hiện một công việc Độ dài đoạn thẳng là độ dài công việc

Vị trí của đoạn thẳng thể hiện quan hệ thứ tự trước sau giữa các công việc

• Phương thức triển khai: Việc sắp xếp các công việc trên biểu đồ Gantt có thể

theo phương thức triển khai sớm và triển khai chậm

2.3.2 CÁC ỨNG DỤNG CỦA BIỂU ĐỒ GANTT

Biểu đồ Gantt là cơ sở để phân phối nguồn lực và

lựa chọn phương pháp phân phối nguồn lực hợp lý

nhất Khi bố trí nguồn lực cho dự án, có thể bố trí

theo hai cách: biểu đồ thời gian bắt đầu sớm nhất

(ES) và sơ đồ thời gian triển khai muộn nhất (LS)

Ưu điểm:

• Phương pháp biểu đồ Gantt dễ đọc, dễ nhận biết hiện trạng thực tế cũng như

kế hoạch của từng công việc cũng như tình hình chung của toàn bộ dự án

• Dễ xây dựng nên được sử dụng khá phổ biến

• Thông qua biểu đồ có thể thấy được tình hình thực hiện các công việc nhanh hay chậm và tính liên tục của chúng

• Biểu đồ thường có một số ký hiệu riêng để nhấn mạnh những mốc thời gian quan trọng, những vấn đề liên quan đặc biệt đến các công việc

2.3.2 CÁC ỨNG DỤNG CỦA BIỂU ĐỒ GANTT (tiếp theo)

Hạn chế của biểu đồ Gantt:

• Đối với những dự án phức tạp gồm hàng

trăm công việc cần phải thực hiện thì biểu đồ

Gantt không thể chỉ ra đủ và đúng sự tương

tác và mối quan hệ giữa các công việc

• Khó nhận biết công việc nào tiếp theo công

việc nào khi biểu đồ phản ánh quá nhiều

công việc liên tiếp nhau

2.3.2 CÁC ỨNG DỤNG CỦA BIỂU ĐỒ GANTT (tiếp theo)

2.3.3 QUAN HÊ GIỮA PERT VÀ GANTT

• Do những lợi thế của biểu đồ Gantt nên trong nhiều trường hợp người ta chuyểnPERT sang sơ đồ Gantt để tiện quản lý và theo dõi tiến độ thực hiện dự án Từ sơ đồPERT có thể chuyển trực tiếp thành sơ đồ GANTT hoặc thông qua sơ đồ PERT/CPM điều chỉnh

• Một biểu đồ PERT/CPM điều chỉnh có dạng như hình dưới đây:

TÓM LƯỢC CUỐI

• Quản lý thời gian dự án đổi mới bao gồm các quá trình nhằm bảo đảm

cho dự án hoàn thành các công việc đúng thời hạn, tránh bị các yếu tốbất trắc và rủi ro làm ảnh hướng xấu đến tiến độ

• Để xác định tiến độ của cả dự án đổi mới, người ta thường sử dụng 2

phương pháp là phương pháp tất định và phương pháp ngẫu nhiên

Phương pháp ngẫu nhiên dự tính thời gian hoạt động và xác suất màthời gian xảy ra trong một khoảng nào đó

• Mạng công việc là kĩ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, mô tả dưới dạng

sơ đồ mối quan hệ liên tục giữa các công việc đã được xác định cả vềthời gian và thứ tự trước sau

• Có hai phương pháp chính để biểu diễn mạng công việc là phương pháp

“đặt công việc trên mũi tên” (AOA – Activities on Arrow) và phương pháp

“đặt công việc trong các nút” (AON – Activities on Node)

• Hai kỹ thuật cơ bản để quản lý tiến độ dự án là Kỹ thuật Tổng quan và

Đánh giá Dự án (PERT) và Phương pháp Đường Găng (CPM)

CÂU HỎI TƯƠNG TÁC 1

Vai trò của quản trị và tiến độ dự án là gì?

CÂU HỎI TƯƠNG TÁC 2

Các công việc của quản trị thời gian và tiến độ dự án là gì?