XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG TRONG ERP

Lý do sau đây khẳng định doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP vì: + Tích hợp thông tin tài chính + Tích hợp thông tin về đơn đặt hàng + Chuẩn hoá và cải tiến quá trình sản xuất + Giảm bớt h

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐỖ THỊ HƯƠNG

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ

VÀ TIỀN LƯƠNG TRONG ERP

LUẬN VĂN THẠC SĨ

Hà Nội – 2014

TRƯỜNG ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI

VIỆN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

ĐỖ THỊ HƯƠNG

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ

VÀ TIỀN LƯƠNG TRONG ERP

Nghành: Công nghệ thông tin Chuyên ngành: Quản lý hệ thống thông tin

Mã số: Chuyên ngành đào tạo thí điểm

LUẬN VĂN THẠC SĨ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC : TS.VŨ DUY LINH

Hà Nội – 2014

LỜI CẢM ƠN

Trước tiên, tôi xin được gửi lời cảm ơn đến tất cả các quý thầy cô đã giảng dạy trong chương trình Cao học Quản lý hệ thống thông tin – Viện Công Nghệ Thông Tin, ĐH Quốc Gia Hà Nội, những người đã truyền đạt cho tôi những kiến thức hữu ích về Quản lý Hệ thống thông tin làm cơ sở cho tôi thực hiện tốt luận văn này

Tôi xin chân thành cảm ơn TS.Vũ Duy Linh đã tận tình hướng dẫn cho tôi trong thời gian thực hiện Luận văn Mặc dù trong quá trình thực hiện Luận văn

có giai đoạn không được thuận lợi, nhưng những gì thầy đã hướng dẫn, chỉ bảo

đã cho tôi nhiều kinh nghiệm trong thời gian thực hiện Luận văn

Tôi xin gửi lời cảm ơn đến tất cả các anh chị em trong tập thể lớp CIO 03 Viện Công Nghệ Thông Tin - Đại học Quốc Gia Hà Nội, cùng toàn thể bạn bè

và đồng nghiệp đã hộ trợ rất nhiều để Tôi có động lực hoàn thành Luận văn này

Sau cùng tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến gia đình, đã tạo điều kiện tốt nhất cho tôi trong suốt quá trình học tập cũng như thực hiện Luận văn

Do thời gian có hạn và kinh nghiệm nghiên cứu khoa học chưa nhiều nên Luận văn còn nhiều thiếu sót, rất mong nhận được ý kiến đóng góp của Thầy/Cô

và các anh chị học viên

Hà Nội, ngày 01 tháng 12 năm 2014

HỌC VIÊN

ĐỖ THỊ HƯƠNG

BẢN CAM ĐOAN

Tôi là : Đỗ Thị Hương

Lớp : CIO 03 Viện Công Nghệ Thông Tin

Người hướng dẫn khoa học: TS Vũ Duy Linh

Tôi xin cam đoan nội dung được trình bày trong bản Luận văn này là kết quả tìm hiểu và nghiên cứu là của riêng tôi Trong quá trình nghiên cứu đề tài

“Xây dựng hệ thống quản lý Nhân sự và Tiền lương trong ERP” là các kết quả

và dữ liệu nêu ra hoàn thoàn trung thực và rõ ràng Mọi thông tin trích dẫn đều được tuân theo luật sở hữu trí tuệ, có liệt kê rõ ràng các Tài liệu tham khảo

Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm với những nội dung được viết trong Luận văn này

Hà Nội, ngày 01 tháng 12 năm 2014

HỌC VIÊN

ĐỖ THỊ HƯƠNG

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2.Mục tiêu 1

3.Nội dung nghiên cứu 1

4.Phương pháp nghiên cứu 2

5.Cấu trúc luận văn 2

CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỂ ERP - HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP 3

1.1.Khái niệm về ERP 3

1.2.Lợi thế dùng ERP trong quản lý doanh nghiệp 5

1.3 Hiện trạng ERP tại Việt Nam và những công ty áp dụng ERP thành công 6

1.3.1.Hiện trạng ERP tại Việt Nam 6

1.3.2.Những công ty áp dụng thành công ERP tại Việt Nam 8

1.3.2.1 Công ty cổ phần phát triển đầu tư công nghệ FPT 8

1.3.2.2.Công ty cổ phần sữa việt nam – VINAMILK 10

1.3.2.3.Công ty VINAGAME 12

CHƯƠNG II: PHÂN HỆ QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG TRONG ERP VÀ LỰA CHỌN PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 13

2.1.Vị trí của Nhân sự và tiền lương trong Doanh nghiệp 13

2.2.Chức năng nhiệm vụ bộ phận quản lý nhân sự và tiền lương 13

2.2.1.Tính lương 13

2.2.2.Quản lý nhân sự 14

2.2.3.Thông tin đào tạo 14

2.2.4.Quản lý thời gian 14

2.2.5.Tích hợp với phân hệ kế toán 14

2.2.6.Báo cáo và tìm kiếm thông tin bất kỳ 15

2.3.Lựa chọn phương pháp 15

2.3.1.Phương pháp phân tích chức năng 15

2.3.1.1.Giới thiệu 15

2.3.1.2.Ưu điểm 15

2.3.1.3.Nhược điểm 16

2.3.2.Phương pháp phân tích hướng đối tượng 16

2.3.2.1.Giới thiệu 16

2.3.2.2.Ưu điểm 16

2.3.2.3.Nhược điểm 16

2.3.3.Lựa chọn phương pháp 17

2.4.Quy trình phân tích, thiết kế Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương trong ERP 17

2.4.1.Lập mô hình nghiệp vụ 17

2.4.2Xác định yêu cầu của hệ thống 17

2.4.3.Phân tích 17

2.4.3.1.Xác định các gói phân tích 18

2.4.3.2 Xử lý phần chung của các gói phân tích 18

2.4.3.3 Xác định các gói dịch vụ 18

2.4.3.4 Xác định các mối quan hệ phụ thuộc giữa các gói 18

2.4.3.5 Xác định các lớp thực thể hiển nhiên 18

2.4.3.6 Xác định các yêu cầu đặc biệt chung 18

2.4.4 Phân tích các ca sử dụng 19

2.4.4.1.Xác định các lớp phân tích 19

2.4.4.2 Mô tả các tương tác giữa các đối tượng phân tích 19

2.4.4.3.Mô tả luồng các sự kiện phân tích 19

2.4.4.4 Nắm bắt các yêu cầu đặc biệt 19

2.4.5.Phân tích một lớp 20

2.4.5.1 Xác định trách nhiệm của lớp 20

2.4.5.2.Xác định các thuộc tính 20

2.4.5.3.Xác định các liên kết và các kết hợp 20

2.4.5.3.Xác định các lớp tổng quát hoá 20

2.4.5.4.Nắm bắt các yêu cầu đặc biệt của lớp phân tích 20

2.4.6.Phân tích một gói 20

2.4.7.Thiết kế 21

2.4.7.1 Thiết kế kiến trúc 21

2.4.7.2 Thiết kế một ca sử dụng 21

2.4.7.3 Thiết kế một lớp 22

2.4.7.4.Thiết kế một hệ thống con 22

CHƯƠNG III: XÂY DỰNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG TRONG ERP 23

3.1.Danh sách cách quy trình và mô tả các hoạt động nghiệp vụ quy trình quản lý nhân sự và tiền lương 23

3.1.1.Danh sách các quy trình 23

3.1.2.Mô tả và sơ đồ nghiệp vụ các quy trình quản lý nhân sự và tiền lương 23

3.1.2.1 Quy trình quản lý thông tin tuyển dụng nhân viên 23

3.1.2.2 Quy trình quản lý hợp đồng lao động 25

3.1.2.3.Quy trình quản lý quá trình công tác 28

3.1.2.4.Quy trình quản lý khen thưởng, kỷ luật 30

3.1.2.5.Quy trình quản lý quá trình đào tạo 31

3.1.2.6.Quy trình quản lý tính lương 33

3.2.Phát triển mô hình ca sử dụng 35

3.2.1.Xác định tác nhân 35

3.2.2.Xác định ca sử dụng 35

3.2.3 Mô hình ca sử dụng tổng 37

3.3.Mô hình ca sử dụng 38

3.3.1.Mô hình ca quản lý thông tin tuyển dụng 38

3.3.1.1.Capnhathosotuyendung 39

3.3.1.2.CapnhatTrinhdoVH 39

3.3.1.3.CapnhatThanhpho 40

3.3.1.4 CapnhatTongiao 40

3.3.1.5 CapnhatDantoc 41

3.3.1.6.CapnhatChuyenmon 41

3.3.1.7 CapnhatNhanvien 42

3.3.1.8.Cap nhatNgoaingu 42

3.3.1.9.Cap nhatHoidongPV 43

3.3.1.10.CapnhatChitietHD 43

3.3.1.11 CapnhatTrachnhiem 44

3.3.1.12.CapnhatKetqua 44

3.3.1.13.CapnhatKQphongvan 45

3.3.2.Mô hình ca sử dụng quản lý Hợp đồng lao động 46

3.3.2.1.CapnhatHopdongLD 47

3.3.2.2.CapnhatLoaiHDLD 47

3.3.2.3.CapnhatChucvu 48

3.3.2.4.CapnhatPhongban 48

3.3.2.5.CapnhatLoailuong 49

3.3.2.6.CapnhatHesoluong 49

3.3.2.7.CapnhatCongviec 50

3.3.2.8.CapnhatBanghesoluong 50

3.3.2.9.CapnhatTamhoanHDLD 51

3.3.2.10.CapnhatChamdutHDLD 51

3.3.2.11.CapnhatNhanxetThuviec 52

3.3.3 Mô hình quản lý Khen thưởng – Kỷ luật 53

3.3.3.1.YeucauKTKL 53

3.3.3.2.CapnhatLoaiKLKT 54

3.3.3.3.CapnhatHoidong 54

3.3.3.4.CapnhatKQHoidongKLKT 55

3.3.4.Mô hình ca sử dụng quản lý quá trình đào tạo 56

3.3.4.1.QuanlyQuatrinhdaotao 56

3.3.4.2.CapnhatYeucaudaotao 57

3.3.4.3.CapnhatNoidaotao 57

3.3.4.4.CapnhatLopdaotao 58

3.3.4.5.CapnhatPheduyet 59

3.3.5 Mô hình ca sử dụng quản lý lương 59

3.3.5.1.CapnhatBangchamcong 60

3.3.5.2.CapnhatBangluongngay 60

3.3.5.3.CapnhatBangluongthang 61

3.3.5.4 CapnhatBangluongkhoan 62

3.4.Phân tích một số ca sử dụng 62

3.4.1.Ca sử dụng cập nhật Hợp đồng lao động 62

3.4.2.Ca sử dụng cập nhật danh mục công việc 64

3.5.Biểu đồ lớp 66

3.5.1 Biểu đồ lớp quản lý Quá trình khen thưởng – kỷ luật 66

3.5.2 Biểu đồ lớp quản lý Hợp đồng lao động 67

3.5.3 Biểu đồ lớp quản lý Quá trình công tác 68

3.5.4.Biểu đồ lớp quản lý thông tin Tuyển dụng nhân viên 69

3.5.5 Biểu đồ lớp quản lý Quá trình đào tạo 70

3.5.6 Biểu đồ lớp quản lý Lương 71

3.6 Phần mềm thử nghiệm 72

3.6.1 Màn hình đăng nhập hệ thống 72

3.6.2 Màn hình chính của chương trình 72

3.6.3 Màn hình nhập thông tin đợt tuyển dụng 73

3.6.4 Màn hình cập nhật thông tin nhân viên 73

3.6.5.Thiết kế form Quản Lý Lương 74

KẾT LUẬN 75

TÀI LIỆU THAM KHẢO 76

DANH MỤC KÝ HIỆU VÀ CÁC TỪ VIẾT TẮT

STT Ký hiệu,chữ tiếng anh Định nghĩa

DANH MỤC CÁC HÌNH

Hình 1: Mô hình hệ thống ERP 3

Hình 2: Các lớp phân tích 19

Hình 3: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý thông tin Tuyển dụng Nhân viên 24 Hình 4: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Hợp đồng lao động 26

Hình 5: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Quá trình công tác 29

Hình 6: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Khen thưởng – Kỷ luật 30

Hình 7: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Quá trình đào tạo 32

Hình 8: Sơ đồ hoạt động nghiệp vụ quản lý Lương 34

Hình 9: Mô hình ca tổng hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương 37

Hình 10: Mô hình ca sử dụng quản lý Tuyển dụng nhân viên 38

Hình 11.Mô hình ca Cập nhật hồ sơ tuyển dụng 39

Hình 12.Mô hình ca Cập nhật trình độ văn hóa 39

Hình 13.Mô hình ca Cập nhật thành phố 40

Hình 14.Mô hình ca Cập nhật tôn giáo 40

Hình 15.Mô hình ca Cập nhật dân tộc 41

Hình 16.Mô hình ca Cập nhật chuyên môn 41

Hình 17.Mô hình ca Cập nhật nhân viên 42

Hình 18.Mô hình ca Cập nhật ngoại ngữ 42

Hình 19.Mô hình ca Cập nhật hội đồng phỏng vấn 43

Hình 20.Mô hình ca Cập nhật chi tiết hợp đồng 43

Hình 21.Mô hình ca Cập nhật trách nhiệm 44

Hình 22.Mô hình ca Cập nhật kết quả phỏng vấn 44

Hình 23.Mô hình ca Cập nhật kết quả phỏng vấn 45

Hình 24: Mô hình ca sử dụng Quản lý Hợp đồng lao động 46

Hình 25: Mô hình ca sử dụng Cập nhật hợp đồng lao động 47

Hình 26: Mô hình ca sử dụng Cập nhật hợp đồng lao động 47

Hình 27: Mô hình ca sử dụng Cập nhật chức vụ 48

Hình 28: Mô hình ca sử dụng Cập nhập phòng ban 48

Hình 29: Mô hình ca sử dụng Cập nhập loại lương 49

Hình 30: Mô hình ca sử dụng Cập nhật hệ số lương 49

Hình 31: Mô hình ca sử dụng Cập nhật công việc 50

Hình 32: Mô hình ca sử dụng Cập nhật Bảng hệ số lương 50

Hình 33: Mô hình ca sử dụng Cập nhật tạm hoãn hợp đồng lao động 51

Hình 34: Mô hình ca sử dụng Cập nhật chấm dứt hợp đồng lao động 51

Hình 35: Mô hình ca sử dụng Cập nhật nhận xét thử việc 52

Hình 36: Mô hình ca sử dụng Quản lý Khen thưởng – Kỷ luật 53

Hình 37: Mô hình ca sử dụng yêu cầu Kỷ luật - Khen thưởng 53

Hình 38: Mô hình ca sử dụng Cập nhật loại Kỷ luật Khen thưởng 54

Hình 39: Mô hình ca sử dụng Cập nhật Hội đồng 54

Hình 40: Mô hình ca sử dụng Cập nhật Kết quả hội đồng phỏng vấn 55

Hình 41: Mô hình ca sử dụng quản lý Quá trình đào tạo 56

Hình 42: Mô hình ca sử dụng quản lý Quá trình đào tạo 56

Hình 43: Mô hình ca sử dụng Quản lý Câp nhật yêu cầu đào tạo 57

Hình 44: Mô hình ca sử dụng Quản lý Câp nhật nơi đào tạo 57

Hình 45: Mô hình ca sử dụng quản lý Câp nhật lớp đào tạo 58

Hình 46: Mô hình ca sử dụng quản lý Câp nhật phê duyệt 59

Hình 47: Mô hình ca sử dụng mức Quản lý Lương 59

Hình 48: Mô hình ca sử dụng Cập nhật bảng chấm công 60

Hình 49: Mô hình ca sử dụng Cập nhật bảng lương ngày 60

Hình 50: Mô hình ca sử dụng Cập nhật bảng lương tháng 61

Hình 51: Mô hình ca sử dụng Cập nhật Bảng lương khoán 62

Hình 52: Sơ đồ liên kết ca sử dụng cập nhật Hợp đồng lao động 63

Hình 53: Biểu đồ tuần tự ca sử dụng cập nhật Hợp đồng lao động 64

Hình 54: Sơ đồ liên kết ca sử dụng cập nhật danh mục Công việc 65

Hình 55: Biểu đồ tuần tự ca sử dụng cập nhật danh mục Công việc 65

Hình 56: Biểu đồ lớp quản lý Quá trình khen thưởng – kỷ luật 66

Hình 57:Biểu đồ lớp quản lý thông tin Hợp đồng lao động 67

Hình 58: Biểu đồ lớp quản lý Quá trình công tác 68

Hình 59: Biểu đồ lớp quản lý thông tin tuyển dụng nhân viên 69

Hình 60: Biểu đồ lớp quản lý Quá trình đào tạo 70

Hình 61: Biểu đồ lớp quản lý Lương 71

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Hiện nay môi trường kinh doanh hiện đại với áp lực cạnh tranh ngày một gia tăng, cùng với sức ép khi Việt Nam chính thức gia nhập thị trường thế giới WTO buộc doanh nghiệp luôn tìm kiếm giải pháp cung cấp sản phẩm và dịch vụ tới khách hàng nhanh hơn, rẻ hơn, và tốt hơn đối thủ Để vươn tới mục tiêu này, doanh nghiệp nỗ lực hoàn thiện công tác quản lý để sử dụng hiệu quả nhất các nguồn lực trong quá trình sản xuất kinh doanh

Vậy bài toán đặt ra là làm thế nào để quản lý các nguồn lực trong doanh nghiệp một cách có hiệu quả nhất?

Và một trong những giải pháp được đưa ra là là sử dụng hệ thống ERP trong quản lý các nguồn lực của Doanh nghiệp Hiện nay ERP được rất nhiều nhà quản lý doanh nghiệp sử dụng rộng rãi

Câu hỏi đặt ra là : Tại sao doanh nghiệp lại sử dụng ERP trong quản lý Doanh nghiệp mà không phải là những giải pháp phần mềm khác?

Lý do sau đây khẳng định doanh nghiệp sử dụng hệ thống ERP vì:

+ Tích hợp thông tin tài chính

+ Tích hợp thông tin về đơn đặt hàng

+ Chuẩn hoá và cải tiến quá trình sản xuất

+ Giảm bớt hoá đơn

+ Giảm hàng hoá tồn kho

+ Chuẩn hoá thông tin nhân sự

Vì những hiệu quả, lợi ích mà ERP mang lại nên trong phạm vi luận văn

này tôi nghiên cứu một phân hệ trong ERP đó là : Xây dựng hệ thống quản lý

Nhân sự và Tiền Lương trong ERP

2.Mục tiêu

Xây dựng hệ thống Quản lý nhân sự và Tiền lương trong ERP cho phép:

- Phân hệ quản lý nhân sự lưu giữ thông tin cơ bản về nhân viên,lưu trữ

hồ sơ của nhân viên, theo dõi hồ sơ ứng viên tuyển dụng, hỗ trợ các công việc hành chính

- Phân hệ quản lý tiền lương tính lương, trợ cấp, tiền thưởng, các khoản giảm trừ, tạm ứng, chi trả ngoài giờ, tiền thưởng, lập bảng lương

3.Nội dung nghiên cứu

Trong phạm vi đề tài “ Xây dựng hệ thống quản lý Nhân sự và Tiền lương trong ERP” luận văn cần nghiên cứu:

- Quản lý nhân sự giải quyết những vấn đề :

+ Lưu trữ thông tin cơ bản về nhân viên như: địa chỉ liên lạc, quá trình học tập, quá trình làm việc tại công ty, các điều khoản của hợp đồng lao động, mức lương…

+ Lưu trữ hồ sơ về quá trình phục vụ của nhân viên như: đánh giá kết quả công việc, khen, thưởng, phạt và các phúc lợi xã hội…

+ Theo dõi hồ sơ của các ứng viên tuyển dụng, hỗ trợ các công việc hành chính liên quan lịch phỏng vấn , lập danh sách tuyển chọn ứng viên

- Quản lý tiền lương giải quyết những vấn đề:

+ Đưa ra các cách tính lương khác nhau như: tính lương theo tháng, tính lương theo ngày, tính lương theo sản phẩm…

+ Hỗ trợ việc tính trợ cấp, tiền thưởng, các khoản giảm trừ theo quy định của nhà nước như: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân, tạm ứng tiền mặt, chi trả làm ngoài giờ và chi trả tiền thưởng (nếu có)

+ Lập bảng lương, phiếu chi trả và các giao dịch tiền lương cho phòng kế toán

4.Phương pháp nghiên cứu

Áp dụng phương pháp phân tích hướng đối tượng để xây dựng : Hệ thống quản lý Nhân sự và Tiền lương trong ERP

5.Cấu trúc luận văn

Luận văn có cấu trúc như sau:

Mở đầu

Chương I: Tổng quan về ERP – Hoạch định nguồn lực Doanh nghiệp Chương II: Phân hệ Quản lý nhân sự và Tiền lương trong ERP và lựa

chọn phương pháp phân tích thiết kế hệ thống

Chương III: Xây dựng phân hệ Quản lý nhân sự và Tiền lương trong ERP Kết luận

Danh mục Tài liệu tham khảo

CHƯƠNG I : TỔNG QUAN VỂ ERP - HOẠCH ĐỊNH

NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP

1.1.Khái niệm về ERP

Hoạch nguồn lực Doanh nghiệp - Enterprise Resource Planning (ERP) là một thuật ngữ được dùng liên quan tới một loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ , giúp doanh nghiệp quản lý một cách hiệu quả các nguồn lực Đồng thời quản lý, theo dõi và đánh giá các hoạt động trong doanh nghiệp bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản

lý mua hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuát, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách hàng, v.v Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công

cụ hoạch định và lên kế hoạch

ERP là “một thế hệ hệ thống sản xuất mới” bao gồm hệ MRP (Material Resource Planning), tài chính (finance) và nguồn nhân lực (human resources) được tích hợp toàn diện với nhau trên một cơ sở dữ liệu thống nhất Hiểu một cách đơn giản, ERP chỉ là việc đóng những ứng dụng CNTT trong kinh doanh vào một gói

-Hình 1: Mô hình hệ thống ERP

HRM: Human Resource Management

SCM : Supply Chain Management

FRM: Finance Resource Management

MRP: Manufacturing Resource Planning

CRM:Customer Relationship Management

Theo Marcelino Tito Torres trong tài liệu hội thảo về “Manufacturing Resource Planning” thì một hệ thống ERP có 5 đặc điểm chính sau:

1 ERP là một hệ thống tích hợp quản trị sản xuất kinh doanh (Integrated Business Operating System) Tích hợp – có nghĩa là mọi công đoạn, mọi người, mọi phòng ban chức năng đều được liên kết, cộng tác với nhau trong một quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất

2 ERP là một hệ thống do con người làm chủ với sự hỗ trợ của máy tính (People System Supported by the Computer) Những cán bộ chức năng, nghiệp vụ mới là chính, còn phần mềm và máy tính chỉ là hỗ trợ Người sử dụng phải được đào tạo cẩn thận, tính tích cực của từng nhân viên là các yếu tố quyết định

3 ERP là một hệ thống hoạt động theo quy tắc (Formal System), có nghĩa là phải hệ thống hoạt động theo các quy tắc và các kế hoạch rõ ràng Kế hoạch sản xuất kinh doanh phải được lập ra theo năm, tháng, tuần; hệ thống sẽ không hoạt động khi không có kế hoạch; các quy tắc, quy trình xử lý phải được quy định trước

4 ERP là hệ thống với các tránh nhiệm được xác định rõ (Defined Responsibilities) Ai làm việc gì, trách nhiệm ra sao phải được xác định rõ trước

ERP là hệ thống liên kết giữa các phòng ban trong công ty (Communication among Departments) Các phòng ban làm việc, trao đổi, cộng tác với nhau chứ không phải mỗi phòng ban là một cát cứ

Hiện nay ERP đ ư ợ c c o i là quan trọng nhất, đó là xương sống của mọi hệ thống quản lý trong các công ty lớn trên thế giới Tất cả các công ty đa quốc gia hiện nay sẽ ngừng hoạt động nếu hệ thống ERP của họ bị trục trặc vì bằng cách thủ công, công ty không thể kiểm soát được hàng trăm chi nhánh và hàng triệu giao dịch diễn ra hàng ngày trên khắp thế giới Với các công ty vừa

và nhỏ, ERP cũng là công cụ chính để họ tăng hiệu quả quản lý

Theo tài liệu chính thức của CIBRES, cơ quan tổ chức thi và cấp chứng chỉ CIERP (Certified Implementer of ERP – Chứng chỉ chuyên viên triển khai

hệ thống ERP) thì một ERP tiêu chuẩn sẽ bao gồm các thành phần sau đây:

Lập kế hoạch nguyên vật liệu

Lập kế hoạch phân phối

Lập kế hoạch điều phối năng lực

Công thức sản phẩm Quản lý luồng sản xuất Quản lý mã vạch

Quản lý lệnh sản xuất

6 Dự báo và lập kế hoạch

7 Công cụ lập báo cáo

Vai trò của việc quản lý hệ thống nhân sự trong ERP là rất quan trọng vì :

Hệ thống cho phép toàn bộ nhân viên trong doanh nghiệp đều tham gia vào các quy trình xung quanh việc quản lý nhân sự như:

+Directory Management (Quản lý danh bạ nhân viên)

+ Overtime Management (Quản lý làm việc ngoài giờ)

+ Holidays/Leaves Management (Quản lý ngày nghỉ)

+Performance Management (Quản lý năng lực làm việc của nhân viên) + Contract Management (Quản lý hợp đồng)

+ Contract Renewal (Quy trình ký lại hợp động mới

+ Salary Review (Quy trình xét lại tương)

+ Payroll (Quản lý lương)

1.2.Lợi thế dùng ERP trong quản lý doanh nghiệp

Các lý do chính khẳng định doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống ERP

- Tích hợp thông tin tài chính:

+ Các bộ phận kinh doanh khác nhau có thể có các phương thức hoạt động khác nhau ERP sẽ tạo ra một hệ thống chung duy nhất giữa các bộ phận kinh doanh trong toàn doanh nghiệp

- Tích hợp thông tin về đơn đặt hàng

+ Với ERP, DN có thể kiểm soát các đơn đặt hàng dễ dàng hơn khi các đơn đặt

hàng rải rác ở các hệ thống khác nhau mà không được kết nối

- Chuẩn hoá và cải tiến quá trình sản xuất

ERP sẽ chuẩn hoá các quy trình và phương thức hoạt động để tự động hoá một

số bước trong quá trình sản xuất nhằm tiết kiệm được thời gian và nâng cao năng suất cho DN

- Giảm bớt hoá đơn

+ ERP giảm bớt hoá đơn thông qua việc giúp người sử dụng lập kế hoạch phân phát sản phẩm tới khách hàng tốt hơn, giảm khâu đánh giá sản phẩm cuối cùng ở kho và nơi nhận hàng

- Giảm hàng hoá tồn kho

+ ERP giúp tiến trình sản xuất diễn ra trôi chảy và phát huy tầm nhìn của quá trình thực hiện đơn hàng trong công ty Điều đó có thể dẫn tới việc giảm lượng nguyên vật liệu tồn kho (bán thành phẩm tồn kho) và giúp người sử dụng hoạch định tốt hơn kế hoạch giao hàng cho khách, giảm thành phẩm tồn kho tại Kho và bến tàu Để thật sự cải tiến lượng cung cấp hàng hoá, bạn cần cài đặt phần mềm dây chuyền cung cấp hàng và ERP có thể giúp bạn làm được điều đó

-Chuẩn hoá thông tin nhân sự

+ Đối với các doanh nghiệp vừa và lớn có nhiều đơn vị kinh doanh, ERP có thể cung cấp một phương thức đơn giản, thống nhất để thực hiện hoạt động quản lý nhân sự sao cho hiệu quả và tiết kiệm

1.3.Hiện trạng ERP tại Việt Nam và những công ty áp dụng ERP thành công

1.3.1 Hiện trạng ERP tại Việt Nam

ERP là sản phẩm của sự kết hợp giữa công nghệ thông tin cùng với bề dày kinh nghiệm quản lý trong đó cho phép nhà quản lý tối ưu hoá quy trình hoạt động theo hệ thống quản trị tiêu chuẩn quốc tế Một hệ thống hoạt động mang tính mạng lưới, do vậy yêu cầu người phát triển hệ thống phải có cái nhìn sâu rộng, tổng quát không những về CNTT mà còn phải có tầm nhìn chiến lược trong quản lý

Ở Việt Nam hiện còn tụt hậu khá xa trong tổ chức sản xuất, phân phối và triển khai ERP Số lượng các nhà sản xuất trong nước và nhập khẩu cũng đã đưa ra được sự lựa chọn nhất định cho nhiều đối tượng khách hàng Tuy nhiên, chưa hãng phần mềm ERP của Việt Nam nào xây dựng được một hệ thống ERP mạnh và chuyên nghiệp Các công ty lớn trong nước cũng mới chỉ bắt đầu bắt tay vào xây dựng sản phẩm Các hãng phần mềm của Việt Nam

chủ yếu làm đại lý Hệ thống phân phối sản phẩm cho các hãng sản xuất ERP của nước ngoài, nên chỉ tác động được vào một khoảng hẹp các khách hàng

có vốn đầu tư nước ngoài

Tại Việt Nam, số lượng tập đoàn, doanh nghiệp đầu tư triển khai ERP vẫn còn khiêm tốn Đơn cử, trong Top 10 doanh nghiệp hàng đầu của bảng xếp hạng

500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam VNR500, mới có 3 doanh nghiệp công bố công khai trên các phương tiện truyền thông đại chúng và mạng Internet về việc

đã triển khai ERP trong toàn doanh nghiệp là Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, Liên doanh Việt - Nga Vietsovpetro và Tập đoàn Điện lực Việt Nam (7 doanh nghiệp, tập đoàn còn lại gồm Tập đoàn Dầu khí Việt Nam, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, Công ty TNHH Samsung Electronics Việt Nam, Tập đoàn Viễn thông Quân đội, Công ty TNHH MTV Vàng bạc đá quý Sài Gòn - SJC, Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam, Ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển nông thôn Việt Nam Riêng trường hợp Tập đoàn Viễn thông Quân đội, theo tìm hiểu của ICTnews thì đã tự nghiên cứu phát triển giải pháp ERP và ứng dụng trong Tập đoàn nhưng không công bố thông tin

Được biết, hệ thống SAP ERP tại Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) được xây dựng trong 3 năm (2010 - 2012) có trị giá lên tới 12,6 triệu USD đang là hệ thống ERP lớn nhất Việt Nam Chính thức vận hành trên toàn quốc từ 1/1/2013, hệ thống này đã kết nối quản trị kinh doanh xăng dầu từ Công ty mẹ - Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam đến 42 công ty, 21 chi nhánh, 11 xí nghiệp, 44 kho và tổng kho xăng dầu, 118 địa điểm, tích hợp với hệ thống quản

lý tại hơn 2.200 cửa hàng xăng dầu trên toàn quốc Petrolimex cũng là doanh nghiệp triển khai công bố thông tin về việc ứng dụng ERP mạnh mẽ, rầm rộ nhất

Còn Vietsovpetro đã nhắm đến giải pháp ERP của Oracle từ năm 2003 và tới năm 2006, hệ thống ERP đã giúp doanh nghiệp này hiện đại hoá toàn bộ quy trình quản lý theo chuẩn thế giới, từ khâu mua hàng, nhập kho, giao hàng, quản

lý vật tư cho đến khâu thương mại, tài chính kế toán, nhân lực ; giảm sự chồng chéo và đảm bảo một quy trình có tính thống nhất cao tại 15 đơn vị của toàn doanh nghiệ p

Tập đoàn Điện lực Việt Nam từ đầu năm 2009 công bố đang triển khai dự

án hệ thống phần mềm Oracle ERP với các module tài chính, vật tư, tài sản, nhân sự - tiền lương… cho các doanh nghiệp trong ngành Điện

Việc triển khai ERP cho các doanh nghiệp Việt Nam còn gặp rất nhiều khó khăn, hầu hết các doanh nghiệp đều chưa triển khai ERP với nhiều lý

do chủ quan và khách quan sau:

+ Nhận thức: Các đối tượng triển khai ERP chủ yếu là các doanh nghiệp lớn, các doanh nghiệp Việt Nam chưa có thói quen chi trả một số tiền lớn để mua một hệ thống phần mềm quản lý các hoạt động của họ Phần lớn chỉ dừng lại ở mức triển khai một số phần mềm kế toán và một số phần mềm quản lý khác cho các bộ phận trong công ty Tuy nhiên những phần mềm này hoạt động đơn lẻ không chia sẻ thông tin với nhau

+ Quy trình quản lý: Để triển khai được hệ thống ERP đòi hỏi doanh nghiệp phải có các quy trình chặt chẽ, khoa học trong mọi hoạt động Muốn

áp dụng được ERP trước hết phải chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ, hiện nay hầu hết các doanh nghiệp Việt nam chưa có quy trình nghiệp vụ rõ ràng, cụ thể do đó không phải doanh nghiệp nào cũng dùng được ERP Những doanh nghiệp đã đạt chuẩn ISO về quy trình quản lý sẽ dễ dàng hơn khi triển khai ERP

+ Yêu cầu triển khai cao: ERP là một hệ thống phức tạp, do vậy khi triển khai phải đảm bảo các điều kiện cần thiết như cơ cấu nhân sự bao gồm cả phía triển khai và khách hàng, cán bộ tư vấn quản lý, tư vấn kỹ thuật, tư vấn hệ thống Công việc triển khai được chia làm nhiều giai đoạn: Phân tích và lập

kế hoạch, thiết kế, chuyển đổi dữ liệu, chạy thử, chuyển giao

1.3.2.Những công ty áp dụng thành công ERP tại Việt Nam

1.3.2.1 Công ty cổ phần phát triển đầu tư công nghệ FPT

Là một công ty cổ phần, quản lý theo mô hình tập đoàn, bao gồm nhiều công ty thành viên và chi nhánh, vấn đề quản trị doanh nghiệp (DN) trở thành yêu cầu hàng đầu của công ty Cổ Phần Phát Triển Đầu Tư Công Nghệ FPT nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị Kinh nghiệm và những bước triển khai ẺP tại FPT là những điều bổ ích đối với mỗi

DN đang và sẽ áp dụng CNTT vào quản trị

cả của FPT) chưa thực đủ kinh nghiệm và tri thức để đưa vào hệ thống PM các giá trị của tác nghiệp và quản trị Ngoài ra, công nghệ hiện nay phát triển rất nhanh, các chức năng mới được thêm vào hết sức đa dạng nên PM VN không

đủ sức để đáp ứng sự thay đổi cũng như nâng cấp Ông Ngọc cho biết, trong thời gian tới FPT sẽ lựa chọn một giải pháp ERP ở mức cao hơn và cũng là một giải pháp của nước ngoài

Vấn đề quan trọng đối với DN trước khi bắt tay vào áp dụng ERP chính là nhận thức Chỉ khi DN thấy sự cấp bách phải có một hệ thống thông tin tác nghiệp với đầy đủ chức năng, sẵn sàng cung cấp kịp thời chính xác các báo cáo, phân tích, cũng như nhận thức rõ các yếu tố này chỉ có thể thỏa mãn bởi một hệ thống thông tin quản trị hiện đại thì đó là thời điểm DN này thực sự muốn bắt đầu với ERP Vấn đề còn lại là quyết tâm của lãnh đạo và sự lựa chọn sáng suốt giải pháp cũng như nhà triển khai

Kinh nghiệm triển khai

ERP được FPT triển khai trước tiên tới bộ phận kinh doanh Những năm tiếp theo được áp dụng cho hệ thống sản xuất và lắp ráp máy tính FPT-Elead, các bộ phận QL như: quản trị nhân sự và tiền lương, QL cổ đông, QL hệ thống chất lượng, QL sản xuất dự án PM, QL bảo hành, QL đơn đặt hàng và giao nhận hàng xuất nhập khẩu Cuối cùng FPT tự xây dựng một hệ thống báo cáo với hơn 400 báo cáo mẫu phục vụ công tác QL và hỗ trợ ra quyết định, triển khai cho cả tập đoàn gồm tổng công ty và các đơn vị thành viên

Áp dụng ERP rất giống áp dụng ISO trước đó, nhưng tầm ảnh hưởng của ERP lớn hơn nhiều Hệ thống tác nghiệp hoàn toàn phụ thuộc vào máy tính, vào

hệ thống thông tin và không thể làm tắt, làm sai Ngoài ra, hệ thống ERP tự ghi nhận, tự đưa ra báo cáo, tự kiểm soát… để hỗ trợ việc QL mà không cần phải

có một bộ phận chuyên trách theo dõi và QL như đối với ISO

Hiệu quả

Tại FPT, ERP đã giúp cải thiện rất nhiều quá trình kiểm soát tài chính về hàng tồn (linh kiện lắp ráp), công nợ qua các chỉ tiêu, đồng thời cung cấp nhanh chóng và chính xác các đơn hàng và số liệu hạch toán Quan trọng nhất là ERP

hỗ trợ rất nhiều cho việc lập kế hoạch kinh doanh và ra quyết định

Một ví dụ cụ thể: sau khi áp dụng phân hệ QL sản xuất cho hệ thống sản xuất lắp ráp máy tính, tỷ lệ giao hàng đúng hạn trong 6 tháng đầu năm 2004 là 94,9% (tăng 18,5% so với năm 2003); số ngày trung bình tồn linh kiện lắp ráp

là 43% (giảm 25% so với năm 2003)

Việc áp dụng ERP trên thực tế đã có tác động sâu rộng tới bộ máy điều hành và từng đơn vị tác nghiệp của FPT ERP đã làm thay đổi cách thức tác nghiệp, QL, tạo nên thói quen dùng số liệu để điều hành và ra quyết định ở tất

cả các cấp trong công ty

Điểm cuối cùng liên quan đến thành công của ERP, theo ông Ngọc chính là vấn đề chọn đối tác DN luôn trong trạng thái phát triển và để ERP có thể đồng hành mãi với DN thì giải pháp đã lựa chọn cần nhận được cam kết hỗ trợ lâu dài và luôn luôn cập nhật mới theo chuẩn thế giới của nhà cung cấp

1.3.2.2.Công ty cổ phần sữa việt nam – VINAMILK

Chiều 7/9/2007, tại TP.HCM, nhà triển khai Pythis đã cùng đơn vị ứng dụng Vinamilk tổ chức lễ bàn giao hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) lớn nhất Việt Nam

Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle do Pythis bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm các phân hệ chính là tài chính – kế toán, quản lý mua sắm – quản lý bán hàng, quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động (Business Intelligence – BI) Công việc chuyển giao công nghệ diễn ra trên toàn công ty cổ phần Sữa Việt Nam - Vinamilk với 13 địa điểm, bao gồm trụ sở chính tại TP.HCM, xí nghiệp kho vận và các chi nhánh, nhà máy trên toàn quốc Các chuyên gia nhận định, hệ thống ERP của Vinamilk hiện thời có quy mô lớn nhất Việt Nam

Người thụ hưởng nói về hiệu quả

Hệ thống ERP tại Vinamilk đã được đưa vào sử dụng chính thức từ 1/1/2007 Theo bà Ngô Thị Thu Trang, phó tổng giám đốc Vinamilk, trưởng dự

án (tiếp nhận giải pháp ERP), sau 8 tháng vận hành ERP trên toàn công ty, Vinamilk đã có thể sơ bộ kết luận về hiệu quả ứng dụng Hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro trong công tác kế toán; với sự phân cấp, phân quyền rõ ràng, công tác tài chính – kế toán thuận lợi hơn nhiều so với trước đây Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng và sản xuất đã được công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; giữa bán hàng và phân phối có sự nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; các chức năng theo dõi đều tiến hành theo thời gian thực

Trình độ nhân viên CNTT tại Vinamilk đã được nâng cao hơn so với trước

Hạ tầng CNTT được kiện toàn, đồng bộ, chuẩn hoá và củng cố Bà Trang cho biết, từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho CNTT tổng cộng 4 triệu USD (trong đó có phần ERP) và khẳng định, nhờ có đầu tư sâu, rộng nên Vinamilk đủ sức tiếp thu các giải pháp lớn Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời

Bà Trang cũng cho biết, dự án đã nhận được sự giúp đỡ tận tình của nhà triển khai Pythis, công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle

và đặc biệt là đã được tạo điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk Pythis đã làm thế nào?

Ông Nguyễn An Nhân, tổng giám đốc Pythis tâm sự: “Hệ thống phần mềm triển khai tại 13 địa điểm cách xa nhau Giao diện phần mềm toàn bằng tiếng Anh, điều quan trọng là làm sao cho mọi nhân viên công ty sử dụng hiểu được

để vận hành? Rồi thì, mọi thứ phải được huấn luyện, đào tạo và không ít thì nhiều, sẽ có những xáo trộn trong đội ngũ nhân viên của Vinamilk…” Trước bối cảnh đó, phía Pythis đã thành lập đội dự án hơn 20 tư vấn nghiệp vụ và tư vấn kỹ thuật “làm việc với cường độ cao suốt 2 năm trời với dự án”

Ông Nhân cho biết thêm các lý do thành công: Sự cam kết và hỗ trợ mạnh

mẽ của ban lãnh đạo Vinamilk - định hướng đúng và đi đến cùng; Vinamilk đã phân công đội ngũ có chuyên môn tham gia tích cực vào dự án; đội ngũ CNTT của Vinamilk chuyên nghiệp, làm việc bài bản và qui củ Ngoài ra, dự án còn được hỗ trợ bởi hệ thống quản lý sản xuất của Vinamilk, của nhà cung cấp giải pháp là Oracle và nhà tư vấn độc lập là công ty TNHH KPMG Kinh nghiệm chính mà Pythis chia sẻ là các bên tham gia (Pythis, Vinamilk, Oracle và cả KPMG) cùng xác định rõ mục tiêu nhưng không đi quá chi tiết vào những vấn

đề không quan trọng, đồng thời luôn luôn có người đứng ra giải quyết các vấn

đề phát sinh

Từ góc nhìn của nhà triển khai, những ích lợi chính của dự án bao gồm: Hệ thống kinh nghiệm dùng cho các lần chuyển giao công nghệ về sau (Pythis sẽ lên giáo trình cô đọng, dễ hiểu, dễ chuyển giao cho các dự án ERP sau này) Quá trình triển khai ERP tại Vinamilk thực chất đã trải qua 3 đợt chính Từ

đó, trong toàn công ty Vinamilk có tình trạng nơi đã sử dụng ERP, nơi chưa có ERP nên đã phát sinh các vấn đề về hệ thống báo cáo, điều hành công ty Bên cạnh 3 phân hệ ERP chính, Vinamilk còn tiếp nhận hệ thống phần mềm trích xuất dữ liệu thông minh BI (Business Intelligence) cho cả 3 phân hệ đó Pythis

đã phải lập trình trên 300 biểu mẫu báo cáo theo quy trình của Vinamilk Đây cũng là một tài sản trí tuệ lớn thu được từ dự án

Trả lời câu hỏi của phóng viên tạp chí Thế Giới Vi Tính – PC World Vietnam về khả năng đáp ứng các quy định về báo cáo của bộ Tài Chính, đại diện phía Pythis cho biết: "Dự án trước mắt giữ nguyên giao diện tiếng Anh ở những phần nhập liệu, còn với hệ thống trích xuất báo cáo, giao diện được lập trình hoàn toàn bằng tiếng Việt và các biểu mẫu đều đáp ứng đòi hỏi về quản lý của Nhà Nước Việt Nam" Pythis hy vọng, trong tương lai, Oracle sẽ hỗ trợ tiếng Việt với các giải pháp có bán trên thị trường Việt Nam của Oracle

Vinagame đã lựa chọn SSG là đối tác triển khai cho dự án Oracle EBS, giai đoạn 1 của dự án bao gồm phân hệ quản lý bán hàng (OM), Quản lý mua hàng (PO), Quản lý hàng tồn kho (INV), Quản lý tài chính (FIN)

Việc ứng dụng ERP được ban lãnh đạo Vinagame đặt nhiều tâm huyết và

kỳ vọng vào một công cụ hiện đại hỗ trợ đắc lực cho công ty trong việc quản lý

và phát triển các hoạt động kinh doanh

Ngày 21/4/2010, tại TP.HCM, Oracle cùng đối tác Công ty Cổ phần Giải pháp Quốc tế Hồng Quang (SSG) công bố đã triển khai thành công ERP tại Công ty VinaGame

Với việc ứng dụng hệ thống quản lý nguồn lực doanh nghiệp (ERP) Oracle E-Business Suite Release 12.1.1, VinaGame đã gia tăng sức cạnh tranh bằng cách hợp lý hoá các quy trình nghiệp vụ chính Cụ thể, quản lý tài chính (Oracle Financials), quản lý bán hàng (Oracle Order Management), quản lý mua hàng (Oracle Purchasing) và quản lý kho (Oracle Inventory)

Bà Huỳnh Mỹ Loan, Giám đốc Tài chính của VinaGame, cho biết giải pháp của Oracle là một phần mềm khép kín từ khâu đầu đến khâu cuối của các quy trình nghiệp vụ từ bán hàng, mua hàng đến kiểm kê và kiểm toán Hệ thống này

sẽ giúp cho VinaGame kiểm soát ngân sách nhanh chóng và chính xác, phục vụ việc quản lý các dự án theo phạm vi và đảm bảo tính minh bạch về ngân sách

“Thành công trong dự án này là do cả VinaGame và SSG đều quyết tâm cao Chúng tôi tin tưởng rằng VinaGame sẽ có được nhiều lợi ích từ giải pháp ứng dụng hàng đầu thế giới của Oracle để đạt tới tăng trưởng bền vững và gia tăng sức cạnh tranh ở cả Việt Nam và trên thị trường khu vực Với thành quả này, Oracle tin rằng VinaGame đang vững vàng phát triển trên con đường đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình”, ông Suraj Pai, Tổng giám đốc Kinh doanh ứng dụng khu vực Nam Á Tập đoàn Oracle nói

Dự án triển khai hệ thống đã được hoàn tất bởi SSG, đối tác vàng của mạng lưới Oracle PartnerNetwork tại Việt Nam SSG đã sử dụng phương pháp triển khai nhanh để rút ngắn thời gian dự án xuống chỉ 5 tháng Đây được xem là thời gian ngắn nhất cho một dự án triển khai giải pháp Oracle tại Việt Nam

CHƯƠNG II: PHÂN HỆ QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG TRONG ERP VÀ LỰA CHỌN PHƯƠNG PHÁP PHÂN

TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

2.1.Vị trí của Nhân sự và Tiền lương trong Doanh nghiệp

Nhân sự vai trò trung tâm trong việc thành lập các tổ chức và giúp cho các tổ chức tồn tại và phát triển trên thị trường Tầm quan trọng của QTNL trong tổ chức xuất phát từ vai trò quan trọng của con người Con người là yếu tố cấu thành nên tổ chức, vận hành tổ chức và quyết định sự thành bại của tổ chức

Nguồn nhân sự là một trong những nguồn lực không thể thiếu được của tổ chức nên QTNL chính là một lĩnh vực quan trọng của quản lý trong mọi tổ chức Mặt khác, quản lý các nguồn lực khác cũng sẽ không có hiệu quả nếu tổ chức không quản lý tốt nguồn nhân lực, vì suy đến cùng mọi hoạt động quản lý đều thực hiện bởi con người

Tiền lương là một phạm trù kinh tế, nó gắn liền với lao động và nền sản xuất hàng hoá Trong điều kiện còn tồn tại nền sản xuất hàng hoá và tiền tệ thu tiền lương còn là một yếu tố của chi phí sản xuất kinh doanh

Tiền lương là nguồn thu nhập chủ yếu của người lao động, các doanh nghiệp thường sử dụng tiền lương làm đòn bẩy để khuyến khích tinh thần tích cực lao động là nhân tố thúc đẩy để tăng năng suất lao động

Với vai trò quan trọng như trên thì vấn đề quản trị nhân sự và tiền lương một cách có hiệu quả nhất luôn là ưu tiên hàng đầu cho các doanh nghiệp

2.2.Chức năng nhiệm vụ bộ phận quản lý nhân sự và tiền lương

Dựa vào những yêu cầu thực tiễn ta xác định được chức năng của bộ phân quản lý nhân sự qua mô hình sau:

Như vậy ta đã xác định được 7 chức năng nhiệm vụ chính của bộ phận quản lý nhân sự và tiền lương, chi tiết cụ thể các chức năng của hệ thống như sau:

Quản lý thời gian

Tích hợp phân hệ

kế toán

Báo cáo

Tìm kiếm thông tin Quản lý nhân sự - Tiền lương

việc tính trợ cấp, tiền thưởng, các khoản giảm trừ theo quy định của Nhà nước (bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân), tạm ứng tiền mặt, chi trả làm ngoài giờ và chi trả tiền thưởng, nếu có, một cách dễ dàng Phần mềm nên lập bảng lương, phiếu chi trả và các giao dịch tiền lương cho phòng kế toán Thông thường dễ thay đổi cấu hình của các các phần mềm trong nước để tính lương theo các cách khác nhau hiện đang áp dụng ở Việt Nam

2.2.2.Quản lý nhân sự

Phân hệ quản lý nhân sự nên lưu giữ một số thông tin cơ bản về nhân viên như địa chỉ liên lạc, quá trình học tập, quá trình làm việc tại công ty, các điều khoản của hợp đồng lao động, mức lương, v.v… Phần mềm cũng nên lưu giữ

hồ sơ về quá trình phục vụ của nhân viên như đánh giá kết quả công việc, khen thưởng, phạt và các phúc lợi, v.v… Một số phần mềm theo dõi hồ sơ của các ứng viên tuyển dụng và hỗ trợ các công việc hành chính liên quan đến lên lịch

phỏng vấn và lập danh sách tuyển chọn ứng viên

2.2.3.Thông tin đào tạo

Phần mềm nên lưu giữ hồ sơ về quá trình đào tạo, các loại chứng chỉ, và thông tin về các kỹ năng của từng nhân viên Ngoài ra, phần mềm ERP nên có khả năng lập được các danh sách hoặc báo cáo dựa trên những thông tin như các nhu cầu đào tạo, nhu cầu đào tạo lại, nhu cầu tái cấp chứng chỉ, v.v…

2.2.4.Quản lý thời gian

Những công ty sử dụng máy tính giờ nên xem xét tính sẵn có của phân hệ quản lý thời gian để làm việc được với cách đo giờ thủ công hoặc với máy đọc thẻ và với phân hệ tính lương và phân hệ quản lý nhân sự Các phần mềm khác nhau có thể hỗ trợ đo giờ ở các mức độ khác nhau và tính lương như giảm trừ do làm thiếu giờ, trợ cấp làm ngoài giờ, trợ cấp làm cuối tuần và lương cho ca đêm

ở các mức độ tự động khác nhau

2.2.5.Tích hợp với phân hệ kế toán

Người sử dụng cần xem xét liệu phân hệ quản lý nhân sự và tính lương có thể tích hợp hoàn toàn với phân hệ kế toán Chẳng hạn như việc tích hợp nên cho phép chi phí tiền lương tự động phân loại và nhập vào các tài khoản liên quan trên sổ cái Ngoài ra, cả phân hệ quản lý nhân sự và tính lương và phân hệ

kế toán nên chia sẻ dữ liệu về tạm ứng nhân viên, các khoản trích trước và các khoản giảm trừ từ lương (như là bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế) Một số phần mềm trong nước không hỗ trợ điều này và do đó các công ty phải đối chiếu giữa phân hệ kế toán với phân hệ quản lý nhân sự và tính lương về các khoản bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế phải trả và điều này rất tốn thời gian

2.2.6.Báo cáo và tìm kiếm thông tin bất kỳ

Những công ty có nhiều phòng ban và địa điểm và hoặc có hàng nghìn nhân viên sẽ có một khối lượng lớn các dữ liệu nhân viên và do đó có thể cần một khối lượng lớn các báo cáo thiết kế riêng theo yêu cầu và nhu cầu tìm kiếm thông tin bất kỳ Các phần mềm trong nước thường xuất dữ liệu ra Microsoft Excel để lập các báo cáo thiết kế riêng trong khi các phần mềm nước ngoài có thể cho phép lập trực tiếp các báo cáo thiết kế riêng trong phần mềm cũng như kết hợp với Microsoft Excel

2.3.Lựa chọn phương pháp

Có hai phương phân tích cơ bản để phát triển phần mềm:

+ Phân tích hướng chức năng

+ Phân tích hướng đối tượng

2.3.1.Phương pháp phân tích chức năng

2.3.1.1.Giới thiệu

Phương pháp này xuất phát từ Mỹ, ý tưởng cơ bản là Phân rã một hệ thống lớn thành các hệ thống con đơn giản SADT được xây dựng dựa trên 7 nguyên lý:

+ Sử dụng một mô hình

+ Phân tích kiểu Top-down

+ Dùng một mô hình chức năng và một mô hình quan niệm

+ Thể hiện tính đối ngẫu của hệ thống

+ Sử dụng các biểu diễn dưới dạng đồ hoạ

+ Phối hợp các hoạt động của nhóm

+ Ưu tiên tuyệt đối cho hồ sơ viết

Công cụ để phân tích:

+ Sử dụng sơ đồ chức năng công việc BFD (Business Function Diagram) và lưu đồ luồng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram)

+ Mô hình dữ liệu (Data Modes)

+ Ngôn ngữ có cấu trúc SL (Structured Language)

+ Từ điển dữ liệu (Data Dictionary)

+ Bảng và cây quyết định (Warnier/orr)

+ Đặc tả các tiến trình (Process Specification)

Phương pháp phân tích thiết kế SADT có ưu điểm là dựa vào nguyên lý phân tích có cấu trúc, thiết kế theo lối phân cấp, bảo đảm từ một dữ liệu vào sản xuất nhiều dữ liệu ra Nhược điểm này là không bao gồm toàn bộ các tiến trình phân tích do đó có thể đưa đến tình trạng trùng lặp thông tin

2.3.1.2.Ưu điểm

Phân tích được các chức năng hệ thống

Làm giảm độ phức tạp của bài toán lớn thành các bài toán nhỏ

Đưa ra được kết quả mong đợi

Chi phí sửa lỗi rất lớn

2.3.2.Phương pháp phân tích hướng đối tượng

2.3.2.1.Giới thiệu

Ý tưởng cơ bản của việc tiếp cận hướng đối tượng là phát triển một

hệ thống bao gồm các đối tượng độc lập tương đối với nhau Mỗi đối tượng bao hàm trong nó cả dữ liệu và các xử lý tiến hành trên các dữ liệu này được gọi là bao gói thông tin Ví dụ khi đã xây dựng một số đối tượng căn bản trong thế giới máy tính thì ta có thể chắp chúng lại với nhau để tạo ứng dụng của mình

2.3.2.2.Ưu điểm

Gần gũi với thực tế

Tái sử dụng dễ dàng

Đóng gói, che giấu thông tin làm cho hệ thống được bảo mật cao

Thừa kế nên giảm chi phí

Hệ thống có tính mở cao hơn

Không còn nguy cơ dữ liệu bị thay đổi tự do trong chương trình Vì dữ liệu đã được đóng gói vào các đối tượng Nếu muốn truy nhập vào dữ liệu phải thông qua các phương thức cho phép của đối tượng

Khi thay đổi cấu trúc dữ liệu của một đối tượng, không cần thay đổi các đổi mã nguồn của các đối tượng khác, mà chỉ cần thay đổi một số hàm thành phần của đối tượng bị thay đổi Điều này hạn chế sự ảnh hưởng xấu của việc thay đổi dữ liệu đến các đối tượng khác trong chương trình

Có thể sử dụng lại mã nguồn, tiết kiệm tài nguyên Vì nguyên tắc kế thừa cho phép các lớp kế thừa sử dụng các phương thức được kế thừa từ lớp khác như những phương thức của chính nó, mà không cần thiết phải định nghĩa lại

Phù hợp với các dự án phần mềm lớn, phức tạp

2.3.2.3.Nhược điểm

Với nhiều tính ưu việt của mình thì phương pháp tiếp cận hướng đối tượng luôn là lựa chọn ưu tiên cho các dự án

2.3.3.Lựa chọn phương pháp

Như đã trình bầy ở trên, đặc trưng của ERP là có cấu trúc phân hệ (module) Nó được cấu thành từ nhiều phần riêng lẻ, mỗi phần có một chức năng riêng và có thể hoạt động độc lập Nhưng tích hợp mới là đặc trưng nhất của ERP, tích hợp ở đây được hiểu là:

+ Tích hợp từ nhiều phân hệ (module) Tích hợp nhiều chức năng

+ Tích hợp cho nhiều mô hình quản lý của doanh nghiệp

Khi triển khai, việc phải thay đổi lại cấu trúc, chức năng và các lựa chọn là không thể tránh khỏi để phù hợp với từng doanh nghiệp cụ thể Mặt khác khi xã hội ngày càng phát triển thì các quan hệ lao động, cách thức quản

lý cũng phải thay đổi để phù hợp với yêu cầu, chính vì vậy những nhà phát triển ERP phải luôn luôn cải tiến sản phẩm của mình sao cho hài lòng khách hàng

Căn cứ vào các đặc điểm trên của ERP và các ưu điểm của phương pháp tiếp cận hướng đối tượng nên em chọn phương pháp này cho để thực hiện luận văn này

2.4.Quy trình phân tích, thiết kế Hệ thống quản lý nhân sự và tiền lương trong ERP

2.4.1.Lập mô hình nghiệp vụ

Để có thể nắm được yêu cầu hệ thống, trước hết ta phải hiểu và nắm được hệ thống nghiệp vụ Việc mô tả các yêu cầu của hệ thống nghiệp vụ đủ tốt là rất cần thiết, để ta hiểu đúng và đầy đủ về hệ thống mà ta cần tin học hóa về mặt nghiệp vụ Muốn vậy, trước hết phải xác định chức năng, phạm vi

hệ thống thực hiện và chỉ ra mối quan hệ của chúng với môi trường Tiếp theo tìm các ca sử dụng nghiệp vụ từ các chức năng của hệ thống mà qua đó con nghười và các hệ thống khách sử dụng chúng

2.4.2Xác định yêu cầu của hệ thống

Nhiệm vụ chính trong xác định yêu cầu là phát triển một mô hình của hệ thống cần xây dựng bằng cách dùng các ca sử dụng Để mô tả các yêu cầu nghiệp vụ đưới góc độ phát triển phần mềm cần tìm các tác nhân và các ca sử dụng để chuẩn bị một phiên bản đầu tiên của mô hình ca sử dụng

2.4.3.Phân tích

Mục đích của phân tích kiến trúc là phác hoạ những nét lớn của mô hình phân tích thông qua việc xác định các gói phân tích, các lớp phân tích hiển nhiên, và các yêu cầu chuyên biệt chung

2.4.3.2 Xử lý phần chung của các gói phân tích

Trong nhiều trường hợp ta có thể tìm thấy các phần chung trong các gói phân tích Khi đó, đặt phần chung này vào một gói riêng nằm ngoài các gói chứa nó, sau đó để các gói khác có liên quan phụ thuộc vào gói mới chứa lớp chung này Những lớp được chia sẻ có các phần chung như vậy thường là các lớp thực thể Chúng có thể được tìm thấy bằng cách lần vết tới các lớp thực thể miền hoặc nghiệp vụ

+ Có thể tham gia vào một hay nhiều thực thi ca sử dụng

+ Phụ thuộc rất ít vào các gói dịch vụ khác

+ Các chức năng nó cung cấp có thể được quản lý như một đơn vị riêng biệt

2.4.3.4 Xác định các mối quan hệ phụ thuộc giữa các gói

Mục tiêu là tìm ra các gói phân tích tương đối độc lập với các gói khác, tức là chúng được ghép nối lỏng lẻo với nhau nhưng có tính kết dính cao bên trong

2.4.3.5 Xác định các lớp thực thể hiển nhiên

Ta có thể xác định các lớp thực thể quan trọng nhất dựa trên các lớp miền hoặc các thực thể nghiệp vụ đã được xác định trong quá trình nắm bắt các yêu cầu Mỗi lớp thực thể này có thể đưa vào một gói riêng

2.4.3.6 Xác định các yêu cầu đặc biệt chung

Một yêu cầu đặc biệt là một yêu cầu nảy sinh ra trong quá trình phân tích và việc nắm bắt nó là quan trọng Các yêu cầu kiểu này có thể là: Tính lâu bền (cần lưu trữ), sự phân bố và tính tương tranh, các điểm đặc trưng về an toàn, dung sai về lỗi, quản lý giao dịch

2.4.4 Phân tích các ca sử dụng

Việc phân tích một ca sử dụng bao gồm:

2.4.4.1.Xác định các lớp phân tích

Lớp phân tích thể hiện một sự trừu tượng của một hoặc nhiều lớp và/hoặc

hệ thống con Có ba kiểu lớp phân tích cơ bản sau: lớp biên, lớp điều khiển và

và góp phần làm rõ về các thông tin mà hệ thống phải thao tác trên chúng

Lớp điều khiển (control class) thể hiện sự phối hợp, sắp xếp trình tự, các giao dịch, sự điều khiển của các đối tượng và thường được sử dụng để gói lại các điều khiển liên quan đến một ca sử dụng cụ thể Các khía cạnh động của hệ thống được mô hình hóa qua các lớp điều khiển

2.4.4.2 Mô tả các tương tác giữa các đối tượng phân tích

Cách thức mà các đối tượng phân tích tương tác với nhau là hành vi của

hệ thống Hành vi của hệ thống là một bản mô tả những việc hệ thống làm

Mô tả hành vi của hệ thống được tiến hành bằng cách sử dụng các biểu đồ cộng tác (hay tuần tự), chúng chứa các thể hiện của tác nhân tham gia, các đối tượng phân tích, và các mối liên kết giữa chúng

2.4.4.3.Mô tả luồng các sự kiện phân tích

Bên cạnh các biểu đồ, đặc biệt là biểu đồ cộng tác, ta cần bổ sung thêm các

mô tả bằng văn bản để các biểu đồ trở nên dễ hiểu và dễ dùng hơn

2.4.4.4 Nắm bắt các yêu cầu đặc biệt

Ta cần nắm bắt các yêu cầu (phi chức năng) cần cho việc thực thi một ca

sử dụng mà đã được xác định trong phân tích nhưng phải được xử lý trong thiết

kế và thực thi

2.4.5.3.Xác định các liên kết và các kết hợp

Số lượng các mối quan hệ giữa các lớp phải được tối thiểu hoá Đó là các mối quan hệ cần phải tồn tại để đáp ứng lại các đòi hỏi từ các thực thi ca sử dụng khác nhau Số lượng các đối tượng của hai lớp tham gia vào liên kết cũng rất quan trọng Ngoài ra, hai lớp có thể có nhiều mối liên kết Ngược lại, một lớp có thể liên kết với nhiều lớp khác nhau

2.4.5.3.Xác định các lớp tổng quát hoá

Các tổng quát hoá được dùng trong quá trình phân tích để biểu diễn hành vi chia sẻ và hành vi chung của các lớp phân tích khác nhau Các lớp tổng quát hoá phải được giữ ở một mức cao và có tính khái niệm, chúng làm cho mô

hình phân tích dễ hiểu hơn

2.4.5.4.Nắm bắt các yêu cầu đặc biệt của lớp phân tích

Khi nắm bắt các yêu cầu này, nên tham khảo bất kỳ các yêu cầu đặc biệt chung nào đã được nhà kiến trúc xác định, nếu có thể

2.4.6.Phân tích một gói

Mục đích của việc phân tích một gói nhằm:

+ Đảm bảo gói phân tích càng độc lập đối với các gói khác nếu có thể + Đảm bảo gói phân tích hoàn thành mục đích của nó là thực thi những lớp miền hoặc các ca sử dụng nào đó

+ Mô tả các mối quan hệ phụ thuộc sao cho có thể ước tính được hiệu ứng của các thay đổi sau này

+ Một số nguyên tắc chung phân tích một gói:

+ Xác định và duy trì các mối quan hệ phụ thuộc giữa hai gói có chứa các lớp liên kết với nhau

+ Mỗi gói chứa các lớp đúng

+ Hạn chế tối đa các mối quan hệ phụ thuộc tới các gói khác bằng cách

bố trí các lớp chứa trong một gói sang gói khác nếu nó quá phụ thuộc vào các

gói khác

+ Các hệ thống con và các giao diện của chúng

+ Các lớp thiết kế quan trọng về mặt kiến trúc

+ Các cơ chế thiết kế chung để xử lý các yêu cầu chung

2.4.7.2 Thiết kế một ca sử dụng

a Xác định các lớp thiết kế tham gia thực thi ca sử dụng

Xác định các lớp thiết kế và hoặc các hệ thống con mà các thể hiện của chúng là cần thiết để thực hiện luồng các sự kiện của ca sử dụng đó

b Mô tả các tương tác giữa các đối tượng thiết kế

Khi chúng ta đã có một phác thảo về các lớp thiết kế cần thiết để thực thi ca

sử dụng, ta cần phải mô tả cách thức mà các đối tượng thiết kế tương tác với nhau, bằng cách sử dụng các biểu đồ tuần tự chứa các thể hiện của tác nhân tham gia, các đối tượng thiết kế và sự truyền thông báo giữa chúng Biểu đồ tuần tự của một ca sử dụng mô tả theo thứ tự các sự kiện được phát sinh bởi các tác nhân ngoài và các sự kiện bên trong hệ thống

c Mô tả tương tác giữa các hệ thống con

Việc mô tả này được tiến hành bằng cách sử dụng các biểu đồ tuần tự chứa các thể hiện của tác nhân tham gia, các hệ thống con, và những sự truyền thông báo giữa chúng Một mô tả như vậy trở nên khái quát hơn, đơn giản hơn

và cho một khung nhìn kiến trúc thực thi ca sử dụng thiết kế rỗ ràng hơn

e Nắm bắt các yêu cầu triển khai

Nắm bắt các yêu cầu triển khai và thể hiện mọi yêu cầu thực thi một ca

sử dụng để thể hiện vào lớp thiết kế

2.4.7.3 Thiết kế một lớp

Mục tiêu của việc thiết kế một lớp là tạo ra một lớp thiết kế sao cho hoàn thành vai trò của nó trong các thực thi ca sử dụng và các yêu cầu phi chức năng được áp dụng cho nó Công việc này bao gồm việc bảo trì chính bản thân lớp thiết kế cùng các mặt sau đây của nó:

+ Các tác vụ

+ Các thuộc tính

+ Các mối quan hệ mà nó tham gia vào

+ Các phương pháp của nó (các phương pháp thực hiện các thao tác của nó)

+ Các trạng thái được áp đặt cho nó

+ Các mối quan hệ phụ thuộc của nó với bất kỳ các cơ chế thiết kế chung nào

+ Các yêu cầu thích hợp cho việc thực thi của nó

+ Sự thực thi đúng đắn của bất kỳ giao diện nào mà nó được yêu cầu cung cấp

2.4.7.4.Thiết kế một hệ thống con

Thiết kế một hệ thống con bao gồm:

a Duy trì các mối quan hệ phụ thuộc của hệ thống con

Các mối quan hệ phụ thuộc phải được xác định và duy trì từ hệ thống con này tới các hệ thống con khác có chứa các phần tử được liên kết với nó.Nên tối thiểu hoá các phụ thuộc vào các hệ thống con và hoặc các giao diện bằng việc bố trí lại các lớp được chứa mà không quá phụ thuộc vào các hệ thống con khác

b Duy trì các giao diện được cung cấp bởi hệ thống

Các thao tác được xác định qua các giao diện được cung cấp bởi một hệ thống con cần phải hỗ trợ mọi vai trò mà hệ thống con này đóng góp trong thực thi các ca sử dụng khác nhau

c Duy trì các nội dung của các hệ thống con

Duy trì các nội dung của các hệ thống con nhằm mục tiêu đảm bảo rằng

hệ thống con thực thi đúng các thao tác đã được xác định bởi các giao diện mà

nó cung cấp

CHƯƠNG III: XÂY DỰNG PHÂN HỆ QUẢN LÝ NHÂN SỰ

VÀ TIỀN LƯƠNG TRONG ERP

3.1.Danh sách cách quy trình và mô tả các hoạt động nghiệp vụ quy trình quản lý nhân sự và tiền lương

3.1.1.Danh sách các quy trình

Bao gồm các quy trình sau:

+ Quy trình quản lý thông tin tuyển dụng nhân viên

+ Quy trình quản lý hợp đồng lao động

+ Quy trình quản lý quá trình công tác

+ Quy trình quản lý khen thưởng, kỷ luật

+ Quy trình quản lý quá trình đào tạo

+ Quy trình quản lý lương

3.1.2.Mô tả và sơ đồ nghiệp vụ các quy trình quản lý nhân sự và tiền lương 3.1.2.1 Quy trình quản lý thông tin tuyển dụng nhân viên

a.Mô tả

+Thu thập yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban cho từng vị trí

+ Quản lý chi tiết thông tin về ứng viên tham gia ứng tuyển

+ Đánh giá,sàng lọc các ứng viên đủ tiêu chuẩn,lên danh sách phỏng vấn + Theo dõi chi tiết nội dung quá trình phỏng vấn các ứng cử viên

+ Thông tin về quyết định và quá trình thử việc

+ Khi ứng viên được tuyển dụng, hồ sơ dự tuyển sẽ được tự động cập nhật vào hồ sơ nhân viên chính thức của công ty, không phải nhập liệu nhiều lần

nhật: (Người duyệt, ngày duyệt )

+ Nếu duyệt thì chuyển sang bước 03 + Nếu không kết thúc nghiệp vụ

03 Thông

báo tuyển

dụng

Thủ công

Phòng nhân sự

Khi công ty có nhu cầu tuyển dụng nhân

sự, phòng nhân sự tập hợp các yêu cầu và đăng thông báo tuyển dụng

04 Nhận và

lọc hồ sơ

Thủ công

Phòng nhân sự

Hồ sơ dự tuyển được các ứng cử viên nộp, phòng nhân sự nhận và xem xét lọc ra các bộ hồ sơ thỏa mãn yêu cầu tuyển dụng

Gửi thông tin và thời gian phỏng vấn cho các cá nhân nộp hồ sơ

05 Lưu hồ sơ

dự tuyển Phần mềm Phòng nhân sự Căn cứ vào hồ sơ dự tuyển, phòng nhân sự cập nhật hồ sơ dự tuyển vào hệ thống gồm các thông

tin: Mã hồ sơ, Họ và tên, Ngày sinh, Giới tính, Dân tộc, Tôn giáo, Địa chỉ thường trú, Địa chỉ hiện tại,

Số CMT, Điện thoại, Trình độ văn hóa

Ban lãnh đạo công ty ra quyết định thành lập hội đồng phỏng vấn gồm các thông tin: Mã hội đồng phỏng vấn, Tên thành viên, Trách nhiệm (Chủ tịch, Thư ký, Thành viên), Ngày thành lập, Nhiệm vụ

07 Phỏng

vấn công Thủ

Hội đồng Hội đồng phỏng vấn tiến hành phỏng vấn để lọc tiếp các hồ sơ thỏa mãn các yêu cầu tuyển

dụng của công ty, và gửi kết quả cho phòng nhân sự Kết quả gồm các thông tin: Mã hồ sơ, Lần

phỏng vấn, Ngày phỏng vấn, Nhận xét đánh giá của hội đồng, Kết quả

Cập nhật kết quả phỏng vấn các hồ sơ dự tuyển vào

hệ thống, gồm các thông tin: Mã hội đồng phỏng vấn, Mã hồ sơ, Ngày phỏng vấn, Nhận xét đánh giá, Kết quả Nếu hồ sơ:

+ Đạt yêu cầu: chuyển sang bước 09 + Không đạt: kết thúc nghiệp vụ

Theo dõi, thông báo gia hạn hợp đồng

Theo dõi lưu trữ hồ sơ khi người lao động nghỉ việc, tạm hoãn hợp đồng

Thực hiện

Mô tả chi tiết

01

Yêu cầu ký

HĐLĐ

Thủ công

Các phòng ban

Hợp đồng lao động sẽ được ký khi có yêu cầu của phòng nhân sự hoặc các phòng ban tuyển dụng Nếu yêu cầu thử việc thì chuyển sang bước 02, ngược lại chuyển sang bước 04

02

Ký HĐLĐ

thử việc

Phần mềm

Phòng nhân sự

Phòng nhân sự soạn thảo và ký HĐLĐ với nhân viên theo mẫu của nhà nước ban hành, gồm

các thông tin: Mã hợp đồng lao động, Số lần ký,

Người sử dụng lao động, Người lao động, Loại hợp đồng lao động (thử việc), Thời gian bắt đầu, Thời gian kết thúc, Phòng ban làm việc, Chức vụ, Công việc, Chế độ làm việc, Hệ số lương, Hoạt động

03 Tạo bảng hệ

số lương

Phần mềm

Phòng nhân sự

Sau khi ký HĐLĐ bảng hệ số lương của nhân viên được tạo làm căn cứ cho kế toán lương trong quá trình tính lương

Bảng hệ số lương gồm các thông tin: Mã số

lương, Mã nhân viên, Hệ số lương, Hệ số chức vụ, Lương cơ bản, Lương khoán, Lương ngày, Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Phần trăm lĩnh, Ngày bắt đầu hưởng

Phòng ban thử việc

Hết thời gian thử việc, bộ phận sử dụng lao động gửi bản nhận xét cho phòng nhân sự Bản

nhận xét gồm các thông tin: Mã phiếu nhận xét,

Phòng ban nhận xét, Ngày nhận xét, Mã nhân viên được nhận xét, Nội dung nhận xét, Kết quả thử việc, Kết luận Nếu kết quả thử việc:

+ Đạt yêu cầu: chuyển sang bước 04

+ Không đạt: chuyển sang bước NS02.06

05 Ký HĐLĐ

chính thức

Phần mềm

Phòng nhân sự

Thực hiện tương tự bước 02 với

Loại hợp đồng lao động: Chính thức

Nếu hệ số lương thay đổi: chuyển sang bước 06 ngược lại: chuyển sang bước 07

Phòng nhân sự

Cập nhật chi tiết sự thay đổi liên quan tới quá trình tính lương vào bảng Hệ số lương

07

Theo dõi gia

hạn

Phần mềm

Phòng nhân sự

Đối với các hợp đồng có thời hạn, phòng nhân

sự theo dõi thời gian thực hiện Tùy theo yêu cầu của phòng ban sử dụng lao động có thể có 3 khả năng: Tiếp tục ký hợp đồng, Chấm dứt hợp đồng, Tạm hoãn hợp đồng

08

Chấm dứt

hợp đồng

Phần mềm

Phòng nhân sự

Hợp đồng chấm dứt lao động gồm các thông

tin: Mã hợp đồng lao động, Mã nhân viên,

Người quyết định, Ngày quyết định, Lý do chấm dứt, Thời gian bắt đầu có hiệu lực, Ghi chú

Cập nhật thông tin chi tiết và bảng Hệ số lương

09

Tạm hoãn

hợp đồng

Phần mềm

Phòng nhân sự

Phiếu tạm hoãn HĐLĐ gồm các thông tin: Mã hợp

đồng lao động, Mã nhân viên, Người quyết định, Ngày quyết định, Lý do tạm hoãn, Thời gian bắt đầu, Thời gian kết thúc, Ghi chú Cập nhật thông

tin chi tiết và bảng Hệ số lương

3.1.2.3.Quy trình quản lý quá trình công tác

Quản lý kết quả qua các đợt đánh giá nhân viên

Thực hiện Mô tả chi tiết

01

Nhập quá trình công tác

từ công ty cũ

Phần mềm

Phòng nhân sự

Phòng NS yêu cầu các cá nhân trúng tuyển nộp báo cáo thông tin, giấy tờ liên quan đến QTCT trước

đó (nếu có), nhập hồ sơ QTCT đã qua của nhân

viên vào hệ thống gồm: Mã quá trình công tác,

Mã nhân viên, Cơ quan, Phòng ban, Công việc, Chức vụ, Thời gian, Hoạt động, Ghi chú

02 Nhập

QTCT tại

công ty mới

Phần mềm

Phòng nhân sự

Khi nhân sự ký HĐLĐ với công ty, phòng NS cập nhật QTCT mới của nhân sự theo các thông tin như ở bước NS03.01

03

Cập nhật quá

trình công tác

Phần mềm

Phòng nhân sự

Khi nhân viên có sự thay đổi về chức vụ, phòng ban, công việc Phòng NS cập nhật sự thay đổi

đó vào QTCT Nếu hệ số lương thay đổi chuyển sang bước 04 ngược lại kết thúc nghiệp vụ

04 Cập nhật

bảng hệ số

lương

Phần mềm

Phòng nhân sự

Cập nhật chi tiết sự thay đổi liên quan tới quá trình tính lương vào bảng Hệ số lương