Giao trinh MS word

LƯU GIỮ VĂN BẢN MỚI Để lưu giữ văn bản mới, ta có thể làm bằng những cách như sau:  Cách 1: Vào thực đơn File, chọn Save hoặc Save As.. LƯU GIỮ VĂN BẢN ĐÃ CÓ Để lưu giữ văn bản đã có, t

Phần 1 WINWORD 7.0

GIỚI THIỆU CHUNG

Winword là phần mềm soạn thảo văn bản chạy trong môi trường Windows,chuyên dùng để soạn thảo các loại văn bản phục vụ cho công tác văn phòng.Winword có các tính năng cơ bản như sau:

 Giao diện đồ hoạ thông qua hệ thống thực đơn và các hộp thoại

 Có khả năng giao tiếp dữ liệu với các ứng dụng khác

 Có các tiện ích và trợ giúp tạo các văn bản dạng đặc biệt

 Có khả năng tạo bảng biểu, biểu đồ

1 KHỞI ĐỘNG WINWORD

Winword có thể khởi động bằng những cách như sau:

 Cách 1: Nháy chuột vào biểu tượng chương trình trên thanh Microsoft Office

Shortcut nằm ở góc trên, bên phải của cửa sổ màn hình.

 Cách 2: Đưa trỏ chuột bấm vào nút Start\Programs\Microsoft Word

Khởi động Winword bằng nút Start

o Các hộp điều khiển của sổ như phóng to, thu nhỏ, đóng chương trình.

 Thanh thực đơn (Menu bar): Chứa các lệnh lệnh của Winword để phục vụcho việc soạn thảo, nó được chia thành các nhóm như nhóm lệnh quản lý tệpvăn bản (File), nhóm lệnh chỉnh sửa văn bản (Edit),

o Để mở thực đơn, đưa chuột vào tên thực đơn, bấm nút trái chuột (cóthể dùng bàn phím để mở thực đơn bằng cách: giữ phím Alt và chữgạch dưới của thực đơn cần mở)

Thanh tiêu đề Thanh thực đơn Thanh công cụ

o Trong thực đơn, một số lệnh có thể có tổ hợp phím tắt ở bên phải Khi

đó từ bàn phím ta có thể bấm tổ hợp phím tắt để gọi lệnh mà khôngcần phải vào thực đơn

Lưu ý, trong thực đơn các lệnh in rõ là những lệnh có thể thực hiện được,các

lệnh có màu xám nhạt là lệnh tạm thời không thực hiện được Các lệnh

mà phía sau có dấu " " là lệnh có hộp thoại kèm theo sau khi lệnh được chọn.

 Thanh công cụ (Tool bar): Chứa các lệnh thông dụng dưới dạng các biểutượng (Icon), để sử dụng lệnh nào, ta chỉ cần trỏ chuột và bấm nút chuột tráivào lệnh đó

Các Tool bar có thể tắt mở bằng lệnh View/Tool bar:

o Formating Bar (Thanh định dạng): Chứa các biểu tượng dành cho việcđịng dạng như loại font, cỡ font,

o Rule (Thước): Thanh thước ngang và dọc

 Thanh trạng thái (Status bar): Thanh trạng thái nằm ở cuối của màn hình, nócho biết tình trạng của cửa sổ hiện tại như số trang, tổng số trang chế độ gõvăn bản là chèn hay đè,

3 XỬ LÝ CÁC CỬA SỔ

Winword cho phép làm việc đồng thời trên nhiều văn bản khác nhau Tại mộtthời điểm chỉ có một cửa sổ được kích hoạt, để làm việc với cửa sổ khác, chỉ cần gõAlt+W, tiếp theo gõ số thứ tự văn bản cần kích hoạt

Để cùng lúc có thể quan sát được các văn bản, vào thực đơn Window, chọnArrange

Lưu ý, để tiết kiệm bộ nhớ, tạo điều kiện cho máy tính hoạt động nhanh hơn,nên đóng các cửa sổ (văn bản) không cần thiết, chỉ mở các văn bản cần trao đổi dữliệu với nhau

4 THOÁT KHỎI WINWORD

Để thoát khỏi Winword ta có các cách làm như sau:

 Vào thực đơn File, chọn Exit

 Bấm tổ hợp phím Alt+F4

 Nháy đúp chuột vào biểu tượng Winword ở góc trái trên cùng

 Bấm chuột vào nút "x" ở góc phải trên cùng

Lưu ý: Khi chưa lưu giữ văn bản, máy tính sẽ xuất hiện hộp thoại, yêu cầu ta

xác nhận có lưu giữ văn bản hay không.

QUẢN LÝ TỆP VĂN BẢN

1 MỞ VĂN BẢN MỚI

Để mở văn bản mới, ta có thể làm bằng những cách như sau:

 Cách 1: Vào thực đơn File, chọn New

 Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl+N

 Cách 3: Bấm chuột vào biểu tượng  trên thanh công cụ

2 MỞ VĂN BẢN ĐÃ CÓ

Để mở văn bản đã có, ta có thể làm bằng những cách như sau:

 Cách 1: Vào thực đơn File, chọn Open Chọn ổ đĩa, thư mục và tên văn bảncần mở (dường dẫn), bấm nút Open

 Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl+O Chọn ổ đĩa, thư mục và tên văn bản cần

mở (dường dẫn), bấm nút Open

 Cách 3: Bấm chuột vào biểu tượng  trên thanh công cụ Chọn ổ đĩa, thư mục

và tên văn bản cần mở (dường dẫn), bấm nút Open

Hộp thoại Save As

Lưu ý: Trong thực đơn File, phía dưới có liệt kê một danh sách 4 văn bản vừa

làm việc gần nhất Để mở văn bản nào trong danh sách đó, chỉ cần bấm chuột trái vào nó.

Có thể mở tới 9 văn bản bảo gồm văn bản mới và mở văn bản đã có

Về thư mục mẹ

3 LƯU GIỮ VĂN BẢN

A LƯU GIỮ VĂN BẢN MỚI

Để lưu giữ văn bản mới, ta có thể làm bằng những cách như sau:

 Cách 1: Vào thực đơn File, chọn Save hoặc Save As Khi đó, sẽ xuất hiện hộpthoại Save As Ta cần phải chọn ổ đĩa, thư mục trong hộp Save in và gõ tênvăn bản cần lưu giữ trong hộp File name, bấm nút Save

 Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl+S Chọn ổ đĩa, thư mục và tên văn bản cần lưugiữ, bấm nút Save

 Cách 3: Bấm chuột vào biểu tượng  trên thanh công cụ Chọn ổ đĩa, thưmục và tên văn bản cần lưu giữ, bấm nút Save

Hộp thoại Save Option

B LƯU GIỮ VĂN BẢN ĐÃ CÓ

Để lưu giữ văn bản đã có, ta có thể làm bằng những cách như sau:

 Cách 1: Vào thực đơn File, chọn Save

 Cách 2: Bấm tổ hợp phím Ctrl+S

 Cách 3: Bấm chuột vào biểu tượng  trên thanh công cụ

C LƯU GIỮ VĂN BẢN ĐÃ CÓ VỚI MỘT TÊN KHÁC (SAO CHÉP VĂN BẢN)

Để lưu giữ văn bản đã có với một tên khác, ta có thể làm bằng cách như sau:

 Cách 1: Vào thực đơn File, chọn Save As Chọn ổ đĩa, thư mục và tên mớicủa văn bản cần lưu giữ, bấm nút Save.

D ĐẶT CÁC TUỲ CHỌN THƯỜNG DÙNG CHO VIỆC LƯU GIỮ

Để đặt các tuỳ chọn cho việc lưu giữ, vào thực đơn Tools, chọn Option, chọnmục Save Khi hộp thoại Save Option xuất hiện, ta có thể chọn một số tuỳ chọn choviệc lưu giữ như sau:

 Always Create Backup Copy: Luôn tạo tệp dự trữ (*.BAK) khi lưu giữ vănbản lên đĩa

 Allow Fast Save: Lưu giữ nhanh (chỉ lưu những sửa đổi, không tạo tệp(*.BAK)

 Automatic Save Every: Tự động lưu sau một khoảng thời gian được lựa chọn

Để chọn mục nào, ta đánh dấu "x" bằng cách bấm chuột vào mục đó

NHẬP VÀ CHỈNH SỬA VĂN BẢN

1 CÁC PHÍM THƯỜNG DÙNG TRONG WINWORD

 : Di chuyển con trỏ sang phải một ký tự

 : Di chuyển con trỏ sang trái một ký tự

 : Di chuyển con trỏ xuống dưới một dòng

 : Di chuyển con trỏ lên trên một dòng

Home : Di chuyển con trỏ về đầu dòng văn bản

End : Di chuyển con trỏ về cuối dòng văn bản

PgUp : Di chuyển con trỏ lên một trang màn hình

PgDown: Di chuyển con trỏ xuống một trang màn hình

Ctrl+Home: Di chuyển con trỏ về đầu văn bản

Ctrl+End: Di chuyển con trỏ về cuối văn bản

Delete: Xoá ký tự phía bên phải con trỏ

Back Space: Xoá ký tự phía bên trái con trỏ

Insert: Chuyển đổi chế độ gõ: chèn hay đè (khi đó trên thanh trạng

thái, chữ OVR sẽ sáng khi chế độ gõ là đè, mờ khi chế độ gõ làchèn

Esc: Ngắt một công việc đang thực hiện

Shift: Trên phím có hai ký hiệu, khi giữ phím Shift và gõ phím thì sẽ

được ký tự bên trên Trên phím có một ký hiệu, khi giữ phím Shift và gõ phím thì sẽ được ký tự là chữ hoa

Enter Xuống dòng (Khi gõ văn bản, chiều dài của dòng ký tự vượtquá độ rộng của trang Winword sẽ tự động xuống dòng Để xuống

dòng chuyển sang đoạn văn bản khác, ta sử dụng phím Enter)

2 CHẾ ĐỘ GÕ VĂN BẢN KIỂU TELEX

Cách gõ văn bản tiếng Việt theo kiểu Tetex như sau:

3 CHỌN KHỐI VĂN BẢN

Ta có các cách chọn khối văn bản như sau:

 Bấm chuột vào đầu khối văn bản cần chọn, giữ phím Shift, bấm chuột vàocuối khối văn bản cần chọn

 Đưa con trỏ vào đầu khối văn bản cần chọn, giữ phím Shift, dùng các phím

, , , , Home, End, PageUp, PageDown, để chọn

4 SAO CHÉP KHỐI VĂN BẢN

 Chọn khối văn bản cần sao chép

 Vào thực đơn Edit, chọn Copy (bấm tổ hợp phím Ctrl+C)

 Đưa trỏ chuột đến vị trí muốn dán

 Vào thực đơn Edit, chọn Paste (bấm tổ hợp phím Ctrl+V)

5 CẮT DÁN KHỐI VĂN BẢN (DI CHUYỂN KHỐI VĂN BẢN)

 Chọn khối văn bản cần cắt dán (di chuyển)

 Vào thực đơn Edit, chọn Cut (bấm tổ hợp phím Ctrl+X)

 Đưa trỏ chuột đến vị trí muốn đưa khối văn bản được chọn đến

 Vào thực đơn Edit, chọn Paste (bấm tổ hợp phím Ctrl+V)

Lưu ý: Khi dùng lệnh Copy hoặc Cut, ta đã đưa khối văn bản được chọn vào

bộ nhớ của máy Khi dùng tiếp lệnh này lần thứ hai, khối văn bản được chọn tiếp sau sẽ chiếm chỗ của khối văn bản trước đó trong bộ nhớ.

6 XOÁ KHỐI VĂN BẢN

 Chọn khối văn bản cần xoá

 Bấm phím Delete

7 ĐỊNH DẠNG KÝ TỰ (FONT)

 Chọn khối văn bản cần định dạng

 Vào thực đơn Format, chọn Font

 Khi hộp thoại Font xuất hiện, chọn bảng Font Ta có các lựa chọn nhưsau:

o Chọn loại chữ trong hộp Font (thường chọn loại Vn.Time) Cácloại Font có chữ H phía sau tên font là phông chữ hoa(Vn.TimeH)

o Chọn kiểu chữ trong Font Style: bình thường (Regular),nghiêng (Ilalic), đậm (bold), vừa đậm vừa nghiêng (Bold Italic)

o Chọn cỡ chữ trong Size (thường chọn 13 hoặc 14)

o Chọn màu chữ trong Color

o Chọn chữ gạch dưới trong Underline (None là không gạch)

o Các hiệu ứng khác như: Gạch ngang chữ (Strikethrough); chỉ sốtrên (Superscript) như m2; chỉ số dưới (Subscript) như H2O;

 Để chọn khoảng cách giữa các chữ, định dạng chỉ số ta bấm chuột vàobảng Character Spacing:

o Chọn giãn cách giữa các chữ trong hộp Spacing: Giãn chữ(Expended), ép chữ (Condensed)

o Chọn độ cao thấp của chỉ số trong Position: lên cao (Raised),xuống thấp (Lowered)

 Sau khi lựa chọn các tuỳ chọn trong hộp thoại, bấm nút OK

Hộp thoại Font

 Lưu ý:

o Trong hộp thoại Font, sau khi đã chọn các tuỳ chọn, bấm nútDefault, các thông số đã chọn sẽ được áp dụng cho văn bản mởmới tiếp theo

o Nếu không chọn khối văn bản, các định dạng sẽ được áp dụng

từ vị trí con trỏ

Sử dụng hhanh công cụ Formatting để định dạng

8 ĐỊNH DẠNG DOẠN VĂN BẢN (PARAGRAPH)

Để định dạng doạn văn bản, ta làm như sau:

 Đánh dấu đoạn văn bản

 Vào thực đơn Format, chọn Paragraph, hộp thoại Paragraph sẽ xuấthiện

Hộp thoại Paragraph

 Chọn bảng Indents and spacing, có các tuỳ chọn như sau:

Chữ đậmChữ nghiêng

Chọn Font Chọn cỡ Font

Chữ gạch chân

o Chọn khoảng cách của đoạn văn bản so với lề trong hộpIndentation: bên trái (Left), bên phải (Right)

o Chọn khoảng cách giữa các đoạn trong hộp Spacing: Khoảngcách tới đoạn văn bản trước (Before), khoảng cách tới đoạn sau(Affter)

o Chọn chế độ thụt đầu dòng trong hộp Special: Không thụt đầudòng (None); thụt đầu dòng (First line), thụt các dòng thứ haitrở đi (Hanging)

o Chọn khoảng cách giữa các dòng trong một đoạn ở hộp LineSpacing: bình thường (Single); 1,5 đoạn (1,5 Line), gấp đôi(Double);

o Chọn kiểu canh lề trong Alignment: Canh mép trái (Left), giữa(center), canh mép phải (Right), canh đều cả hai mép (Justify)

9 ĐỊNH DẠNG CỘT VĂN BẢN

Có thể trình bày văn bản có nhiều cột như tạp chí hoặc báo bằng cách:

 Chọn đoạn văn bản

 Vào thực đơn Format, chọn Columns

 Trong hộp thoại Columns, ta có các tuỳ chọn như sau:

o Chọn kiểu chia cột trong Presets

o Chọn số lượng cột trong Nuber of Columns

o Chọn đường kẻ giữa các cột trong Line Between

o Chọn khoảng cách giữa các cột và độ rộng từng cột trong Width andSpacing

 Sau khi chọn các tuỳ chọn, bấm nút OK

Hộp thoại Columns

Lưu ý: Mọi thao tác nhầm đều có thể làm lại bằng cách bấm tổ hợp phím

Ctrl+Z hoặc vào thực đơn Edit chọn Undo

CÁC TIỆN ÍCH TRONG SOẠN THẢO

1 TÌM KIẾM KÝ TỰ

Để tìm kiếm ký tự nào đó, ta tiến hành như sau:

 Vào thực đơn Edit, chọn Find

 Gõ ký tự cần tìm vào hộp Find What

 Bấm nút Find Next

 Khi thấy ký tự cần tìm, có thể bấm chuột vào chỗ đó để tiến hành sửa chữa

 Bấm chuột vào Cancel để đóng hộp thoại

2 THAY THẾ KÝ TỰ

Để tìm kiếm ký tự nào đó, ta tiến hành như sau:

 Vào thực đơn Edit, chọn Replace

 Gõ ký tự cần tìm vào hộp Find What

 Gõ ký tự cần thay thế vào hộp Replace With

 Bấm vào nút Find Next để tìm ký tự cần thay

 Bấm nút Replace để thay thế từ tìm thấy

 Bấm nút Replace All để thay thế toàn bộ các từ tìm thấy

 Bấm chuột vào Cancel để đóng hộp thoại

Hộp thoại Find and Replace

3 TẠO CÁC CHỮ TẮT

Ta có thể tạo cho mình một thư viện các từ viết tắt bằng cách:

 Đánh dấu các ký tự cần viết tắt (ví dụ: Trung tâm kỹ thuật công nghệ cao vàđào tạo nhân lực Sao Đỏ)

 Vào thực đơn Insert, chọn Auto Text

 Gõ ký tự dùng làm ký tự viết tắt vào hộp Enter Auto Text Entries Here, trong

ví dụ này, ta gõ TTSD

 Bấm nút Add

 Khi cần sử dụng, ta gõ ký tự tắt (TTSD) sau đó bấm phím F3, máy tính sẽ tựđộng gõ cho ta chữ " Trung tâm kỹ thuật công nghệ cao và đào tạo nhân lựcSao Đỏ "

Hộp thoại tạo Auto Text

4 ĐIỂM DỪNG CỦA TAB (STOP TAB)

A CÁC LOẠI TAB

Thông thường, mỗi lần ta bấm phím Tab trên bàn phím, con trỏ di chuyển đimột khoảng cách là 1,27cm Ta có thể thay đổi giá trị mặc định này bằng cách sửdụng chức năng Stop Tab Trong Winword có bốn loại Tab:

 Canh trái: Sau khi bấm Tab, các ký tự canh theo bên trái của điểm dừng Tab

 Canh giữa: Sau khi bấm Tab, các ký tự canh theo chính giữa điểm dừng Tab

 Canh phải: Sau khi bấm Tab, các ký tự canh theo bên phải của điểm dừngTab

 Thập phân: Sau khi bấm Tab, dấu thập phân của số được canh theo chínhgiữa của điểm dừng Tab

B CÁCH TẠO STOP TAB

 Vào thực đơn Format, chọn Tab

 Trong hộp thoại Stop Tab, ta phải đáp ứng các tham số như:

o Gõ giá trị của vị trí cần dừng của Tab vào hộp Tab Stop Position

o Chọn loại Tab:

 Left: Tab canh trái

 Center: Tab canh giữa

 Right: Tab canh phải

 Decimal: Tab thập phân

 Bar: Tạo đường kẻ dọc tại vị trí của Tab

o Chọn loại dấu dẫn dòng trong hộp Laeder

 Vào thực đơn Format, chọn Tab

 Trong hộp thoại Stop Tab, bấm chuột vào giá trị của Tab cần xoá trong hộpliệt kê danh sách Tab

 Bấm nút Clear

 Nếu muốn xoá toàn bộ Tab, ta chỉ cần bấm vào nút Clear All

 Bấm OK để đóng hộp thoại

Hộp toại Stop Tab

5 CHỨC NĂNG DROP CAP

Chức năng Drop Cap cho phép ta tạo một ký tự to của đầu đoạn văn bản, nóthường dùng trong chế bản báo chí, tạp chí Để sử dụng nó ta cần phải làm như sau:

 Đánh dấu đoạn cần sử dụng chức năng Drop Cap

Vào thực đơn Format, chọn Drop Cap

 Trong hộp thoại Drop Cap, ta chọn:

o Chọn loại Drop Cap trong hộp Position

o Chọn Font của chữ Drop trong hộp Font

o Chọn độ lớn của chữ trong hộp Lines to Drop (đơn vị độ lớn ở đây làdòng văn bản)

o Chọn khoảng cách của chữ đối với đoạn văn bản trong hộp DistanceFrom Text

 Bấm nút OK để đóng hộp thoại

Hình 12: Hộp thoại Drop Cap

Chèn các đối tượng vào văn bản

1 CHÈN KÝ TỰ ĐẶC BIỆT

Ta có thể chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản bằng cách:

 Vào thực đơn Insert, chọn Symbol

 Chọn Font chứa các ký tự đặc biệt trong hộp Font

 Vào thực đơn Insert, chọn Picture Trong thực đơn con, có các tuỳ chọn như:

o Clip Art để chèn các ảnh có trong Winword Nháy đúp chuột vào ảnhcần chèn

o From File: chèn ảnh từ các File khác Khi này ta phải chỉ ra đường dẫncủa File ảnh cần chèn, bấm nút Insert để đóng hộp thoại

3 CHÈN TỆP VĂN BẢN ĐÃ CÓ

Ta có thể chèn các tệp văn bản đã có vào văn bản hiện tại bằng cách:

 Vào thực đơn Insert, chọn File

 Chỉ ra đường dẫn chứa tệp văn bản cần chèn (ổ đĩa, thư mục, tên File)

 Bấm nút Insert để đóng hộp thoại

4 CHÈN ĐỐI TƯỢNG VẼ DRAWING

Winword cung cấp một chức năng đồ hoạ rất mạnh, đó là Drawing

A TÍNH NĂNG CỦA MỘT SỐ CÔNG CỤ THƯỜNG DÙNG:

 Line: Vẽ đoạn thẳng

 Arrow: Mũi tên

 Arc: Đoạn cong (1/4 elíp)

 Pentagon: Đa giác

 Isosceles Triangle: Tam giác

 Rectangle: Hình chữ nhật

 Oval: Elíp

 Text box: Hộp có chữ

 Group: Nhóm các đối tượng

 Ungroup: Tách nhóm đối tượng

 Select Objects: Chọn đối tượng vẽ

Hộp thoại Format auto Shape

B ĐỊNH DẠNG ĐỐI TƯỢNG

 Chọn đối tượng vẽ

 Vào thực đơn Format, chọn Auto Shape

 Trong hộp thoại Auto Shape, chọn:

o Màu nền Color trong Fill

o Định dạng đường viền trong khung Line:

 Color: Màu sắc