Báo cáo thực tập - Đỗ Thị Ngọc Quỳnh 16D

Báo cáo thực tập: Hiện đại hóa công tác văn phòng tại phòng hành chính tổng hợp Công ty cổ phần

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Mã sinh viên: 1605QTVD049 Lớp: Đại học Quản trị văn phòng 16D

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA HỌC (2016-2020)

CHUYÊN ĐỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG HÀNH CHÍNH

TỔNG HỢP CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ

VÀ CÔNG NGHỆ HC TOÀN CẦU

Cơ quan thực tập: CTCP Đầu tư và Công nghệ HC Toàn cầu Địa chỉ: phường Trung Văn, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội Cán bộ hướng dẫn tại cơ quan: Nguyễn Thị Huyền Trâm Giảng viên hướng dẫn : ThS Đinh Thị Hải Yến

Hà Nội, 2020

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI

KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Tên sinh viên: ĐỖ THỊ NGỌC QUỲNH

Mã sinh viên: 1605QTVD049

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

NGÀNH ĐẠI HỌC QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA HỌC (2016-2020)

CHUYÊN ĐỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG HÀNH CHÍNH

TỔNG HỢP CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ

VÀ CÔNG NGHỆ HC TOÀN CẦU

Cơ quan thực tập: CTCP Đầu tư và Công nghệ HC Toàn cầu Địa chỉ: phường Trung Văn, quận Nam Từ Liêm, Hà Nội Cán bộ hướng dẫn tại cơ quan: Nguyễn Thị Huyền Trâm Giảng viên hướng dẫn : ThS Đinh Thị Hải Yến

Hà Nội, 2020

LỜI CẢM ƠN

Để có thể hoàn thành bài báo cáo này em xin chân thành cảm ơn TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội và Khoa Quản trị văn đã tạo điều kiện cho chúng emđược học một học phần rất thực tế và bổ ích

Em xin cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của cô Đinh Thị Hải Yến – giảngviên khoa Quản trị văn phòng

Cuối cùng em xin cảm ơn ban lãnh đạo, cán bộ, nhân viên của Công ty

Cổ Phần Đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu và đặc biệt là chị Nguyễn ThịHuyền Trâm Trưởng phòng Hành chính tổng hợp đã trực tiếp chỉ dạy và giúp đỡ

em trong thời gian qua

Trong quá trình làm báo cáo tuy đã cố gắng nhưng bài báo cáo của emkhông thể tránh khỏi những thiếu xót Em rất mong nhận được sự đóng góp ýkiến của các thầy cô để bài báo cáo của em được hoàn thiện hơn

En xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên

Đỗ Thị Ngọc Quỳnh

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là bài báo cáo của em trong thời gian thực tập Mọi

số liệu trong bài báo cáo là trung thực và do em tự tìm hiểu phân tích Em xinchịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụngtrong bài báo cáo này

Hà Nội, ngày tháng năm 2020

Sinh viên

Đỗ Thị Ngọc Quỳnh

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

PHẦN NỘI DUNG 4

Chương 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG 4

1.1 Sự tồn tại tất yếu của văn phòng 4

1.2 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ, vị trí và vai trò của văn phòng 5

1.2.1 Khái niệm văn phòng 5

1.2.2 Chức năng của văn phòng 6

1.2.3 Nhiệm vụ của văn phòng 7

1.2.4 Vị trí của văn phòng 8

1.2.5 Vai trò của văn phòng 9

1.3 Khái niệm hiện đại hóa văn phòng 9

1.4 Mục tiêu của hiện đại hóa công tác văn phòng 10

1.5 Sự cần thiết của hiện đại hóa văn phòng 10

1.6 Nội dung hiện đại hóa văn phòng 11

1.6.1 Thu thập, xử lý, quản lý và cung cấp thông tin 11

1.6.2.Công tác văn thư – lưu trữ 12

1.6.3.Tổ chức nhân sự 14

1.6.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị 14

Tiểu kết 15

Chương 2 THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG HCTH CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ HC TOÀN CẦU 16

2.1 Giới thiệu sơ lược về Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu và phòng HCTH Công ty 16

2.1.1 Vị trí pháp lý của công ty 16

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu 17

2.1.3 Khái quát về Phòng Hành chính tổng hợp 20

2.2 Thực trạng hiện đại hóa văn phòng tại phòng HCTH Công ty Cổ phần đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu 28

2.2.1 Hiện đại hóa về thu thập, xử lý, quản lý và cung cấp thông tin 28

2.2.2 Hiện đại hóa về công tác văn thư – lưu trữ 31

2.2.3 Hiện đại hóa về tổ chức nhân sự tại Phòng Hành chính Tổng hợp 36

2.2.4 Hiện đại hóa về cơ sở vật chất, trang thiết bị 40

2.3 Nhận xét chung 42

2.3.1 Ưu điểm 42

2.3.2 Hạn chế 43

2.4.3 Nguyên nhân 43

Tiểu kết 44

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG HCTH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ HC TOÀN CẦU 45

3.1 Về thu thập, xử lý, quản lý và cung cấp thông tin 45

3.2 Về công tác văn thư – lưu trữ 45

3.3 Về tổ chức nhân sự tại văn phòng 45

3.4 Về cơ sở vật chất, trang thiết bị 46

PHẦN KẾT LUẬN 47

TÀI LIỆU THAM KHẢO 48

PHỤ LỤC 49

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Văn phòng trong các cơ quan, tổ chức giữ một vị trí đặc biệt quan trọng.Đây là nơi thu thập và xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động chung của cơ quan,

tổ chức Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là hoạt động đối nội, đốingoại của cơ quan, tổ chức và cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các bộ phận kháchoạt động Với các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần được coi là vũ khíquan trọng của các nhà quản trị Văn phòng còn được coi là cơ quan đầu não, làchiếc cầu nối mọi hoạt động giữa các bộ phận trong cơ quan, tổ chức tạo sựthống nhất trong việc thực hiện mục tiêu chung của cơ quan, tổ chức vì vậy,việc thực hiện hiện đại hóa văn phòng là rất quan trọng trong thời kỳ công

nghiệp hóa, hiện đại hóa hiện nay, do đó em quyết định chọn đề tài: “Hiện đại hóa văn phòng tại phòng HCTH của Công ty Cổ phần đầu tư và Công nghệ

Hc toàn cầu” là đề tài cho bài báo cáo thực tập của mình.

2 Mục tiêu nghiên cứu

Tìm hiểu về hiện đại hóa công tác văn phòng tại phòng HCTH của Công

ty Cố phàn Đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Các hoạt động và trách nhiệm của phòng HCTH

của Công ty cổ phần đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu trong thực hiện hiên đạihóa văn phòng

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của phòng HCTH của Công ty Cổ phầnđầu tư và Công nghệ HC toàn cầu trong hiện đại hóa văn phòng

- Đánh giá trung thực, khách quan những ưu điểm, hạn chế về thực trạnghiện đại hóa văn phòng tại Phòng HCTH của Công ty Cổ phần Đầu tư và Côngnghệ HC toàn cầu từ đó đưa ra một số đề xuất, giải pháp nhằm nâng cao hiệuquả hoạt động của hiện đại hóa công tác văn phòng tại phòng HCTH của Công

ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu

5 Các nguồn tài liệu chính được sử dụng

- Ths Nghiêm Kỳ Hồng (2003), Mấy vấn đề về công tác văn phòng, văn

thư – lưu trữ trong thời kỳ đổi mới, Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia;

- Vương Thị Kim Thanh (2009), Giáo trình Quản trị Hành chính văn

phòng, NXB Thống kê;

- TS Lưu Kiếm Thanh (khoa văn bản và công nghệ hành chính – Học

viên Hành chính), công tác văn phòng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành

chính nhà nước, Tạp chí Tổ chức Nhà nước số 11/2008;

- PGS.TS Nguyễn Hữu Tri (2005), giáo trình quản trị văn phòng, nhà

xuất bản Khoa học và Kỹ thuật

- Nghị định số: 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ và nghị định số09/2010/NĐ-CP sửa đổi bổ sung cho nghị định số 110/2004/NĐ-CP Về công tácvăn thư

- Thông tư Số: 07/2012/TT-BNV của Bộ nội vụ về Hướng dẫn quản lývăn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan,

- Thông tư số: 01/2011/TT-BNV của Bộ nội vụ về Hướng dẫn thể thức

và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Tài liệu nội bộ Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu

6 Phương pháp nghiên cứu

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục Đề tài gồm

có 3 chương:

Chương 1: Lý luận chung về hiện đại hóa văn phòng

Chương 2: Thực trạng hiện đại hóa văn phòng tại Phòng HCTH của Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của hiện đại hóa văn phòng tại phòng HCTH của Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu

PHẦN NỘI DUNG Chương 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG

1.1 Sự tồn tại tất yếu của văn phòng

Bất kỳ tổ chức nào tồn tại cũng hướng đến một mục tiêu nhất định Mụctiêu lớn hay nhỏ, trước mắt hay lâu dài … còn tùy thuộc vào tính chất hoạt độngcủa lĩnh vực mà tổ chức tham gia và môi trường tồn tại của tổ chức muốn đạtmục tiêu, tổ chức cần được quản trị khoa học, hợp lý Các nhà quản trị phải địnhhướng mục tiêu, tổ chức xếp đặt các yếu tố cấu thành theo một cơ cấu nhất định

và điều hành chúng hoạt động theo mục tiêu đề ra cho tổ chức Như vậy nhàquản trị phải tham gia vào nhiều lĩnh vực hoạt động phức tạp, nhất là khi quy

mô và trình độ phát triển của tổ chức được tăng cường Để ra được những quyếtđịnh về mục tiêu phát triển và điều hành tổ chức hoạt động theo mục tiêu, nhàquản trị phải có nhiều thông tin liên quan đến nhu cầu tồn tại của tổ chức,đếntính chất, đặc điểm hoạt động, tiềm năng của các yếu tố có trong tổ chức và tácđộng của môi trường đến quá trình thực hiện mục tiêu Không chỉ dừng lại ở chỗ

có được thông tin, nhà quản trị còn phải xử lý và tổng hợp những thông tin thuthập để tạo ra những thông tin hữu ích cho việc ra quyết định Đồng thời họ cònphải truyền tải thông tin đến các đối tượng quản lý và liên quan lưu giữ thông tintheo yêu cầu quản lý, sử dụng của mình Nếu cứ để nhà quản trị tham gia vàocác hoạt động thu xử lý và tổng hợp thông tin như trên thì sẽ mất đi cơ hội raquyết định, giảm thiểu thời gian quản lý điều hành hoạt động chung của tổ chức

Để giúp nhà quản trị có thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời, các tổ chức đãhình thành bộ máy băn phòng để giúp đỡ các nhà quản trị trong việc thu thập, xử

lý, bảo quản, chuyển tải và sử dụng thông tin đảm bảo ra các quyết định đúngcũng như đảm bảo các điều kiện vật chất cho các nhà quản trị hoạt động

Như vậy, văn phòng tồn tại là một tất yếu khách quan theo yêu cầu củacác nhà quản trị Tùy theo tính chất, quy mô, trình độ tồn tại hoạt động của tổchức mà văn phòng được thành lập theo từng hình thức phù hợp

1.2 Khái niệm, chức năng, nhiệm vụ, vị trí và vai trò của văn phòng

1.2.1 Khái niệm văn phòng

Trong mỗi cơ quan, tổ chức văn phòng là một bộ phận quan trọng, gópphần giúp cho mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức đó hoạt động một cách trơntru và gắn kết chặt chẽ với nhau Sinh thời Chủ tịch Hồ Chí Minh từng chỉ dạy:

“Công tác văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo nắm

được tình hình Cán bộ văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết công việc không đúng… cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, nâng lực công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao” Văn

phòng là bộ phận vừa giúp việc, tham mưu vừa đôn đốc, kiểm tra giúp việc choThủ trưởng và cơ quan hoàn hành tốt nhiệm vụ

Văn phòng tồn tại gắn với mỗi cơ cấu, loại hình tổ chức và để trợ giúpcho các nhà quản trị nên việc xác định về phạm vi độc lập của một văn phòngchỉ mang tính tương đối Trên cơ sở nhận thức về sự tồn tại tất yếu khách quancủa văn phòng, theo cuốn giáo trình “Quản trị văn phòng” do PGS.TS NguyễnHữu Tri chủ biên thì văn phòng có thể được xác định theo các cách sau đây:

- Theo nghĩa rộng (Văn phòng toàn bộ) bao gồm toàn bộ bộ máy quản lýcủa đơn vị từ cấp cao nhất đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thốngquản lý của tổ chức, bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trườngphục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng.Văn phòng toàn bộ có đầy đủ tư cách pháp nhân trong hoạt động đối nội, đốingoại để thực hiện mục tiêu chung của tổ chức

- Theo nghĩa hẹp (Văn phòng chức năng) chỉ bao gồm bộ máy trợ giúpnhà quản trị những những việc trong chức năng được giao, là một bộ phận cấuthành trong cơ cấu tổ chức, chịu sự điều hành của nhà quản trị cấp cao Vănphòng chức năng không phải là một pháp nhân độc lập trong các quan hệ đốingoại

 Theo một cách chung nhất, văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức

có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ cho sự điều hành

của lãnh đạo, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt độngchung của toàn cơ quan, tổ chức đó.

1.2.2 Chức năng của văn phòng

Văn phòng có 2 chức năng chính là tham mưu – hổng hợp và hậu cần

 Chức năng tham mưu, tổng hợp

Tham mưu là hoạt động tư vấn, góp ý, đề xuất đưa ra các giải pháp cáchthức để giải quyết một vấn đề, một sự việc liên quan đến chức năng, nhiệm vụcủa Văn phòng Trên cơ sở đó lãnh đạo cơ quan xem xét để đưa ra quyết địnhquản lý

Tổng hợp là hoạt động thu thập phân tích các thông tin liên quan đến cáchoạt động của Văn phòng qua đó tìm ra những thông tin có giá trị nhằm cungcấp cho thủ trưởng cơ quan, phục vụ công tác lãnh đạo điều hành

Tham mưu – tổng hợp có mối quan hệ chặt chẽ, tương hỗ lẫn nhau Để cóđược những quyết định đúng đắn, ngoài ý kiến chủ quan lãnh đạo cần phải xétđến yếu tố khách quan Việc tổng hợp đầy đủ, chính xác nhằm trợ giúp lãnh đạolựa chọn quyết định tối ưu nhất Tổng hợp là căn cứ, cơ sở cho hoạt động thammưu Như vậy, tham mưu cần sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu

Để thực hiện chức năng tham mưu – tổng hợp, văn phòng tiến hànhnhững hoạt động có trên nhiều phương diện và có tính chất tổng hợp trong việctham vấn về mặt tổ chức, điều hành của lãnh đạo cơ quan, tổ chức như thammưu cho việc xây dựng bộ máy, xây dựng thực hiện các quy chế, kế hoạch côngtác, …

công của các hoạt động đó Văn phòng cần phân công, bố trí nhân sự nhằm thựchiện một cách toàn vẹn các hoạt động trên.

Chức năng hậu cần thể hiện vị trí không thể thiếu của văn phòng Thôngqua việc thực hiện chức năng này, văn phòng góp phần quan trọng vào thànhcông chung của cơ quan

1.2.3 Nhiệm vụ của văn phòng

 Tổng hợp chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan đơn vị

Xây dựng chương trình kế hoạch công tác hàng quý, tháng, tuần của lãnhđạo Mỗi cơ quan, đơn vị có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác nhau xâydựng Mỗi cơ quan, đơn vị có nhiều kế hoạch do các bộ phận khác nhau xâydựng Song muốn đạt được muốn đạt được mục tiêu chung của cơ quan thì các

kế hoạch trên phải được kết nối thành hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh ăn khớp và

hỗ trợ lẫn nhau Văn phòng là đơn vị tổng hợp kế hoạch tổng thể của cơ quanđơn vị và đôn đốc các bộ phận khác thực hiện Mặt khác văn phòng phải trựctiếp xây dựng chương trình, kế hoạch công tác quý, tháng, tuần của ban lãnhđạo, giúp lãnh đạo triển khai thực hiện các kế hoạch đó

 Thu thập, xử lý, quản lý, sử dụng thông tin

Hoạt động của bất kỳ cơ quan đơn vị nào cũng cần phải có thôngttin.Thông tin là căn cứ để lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác Thôngtin bao gồm nhiều loại và từ nhiều nguồn khác nhau Người lãnh đạo không thể

tự thu thập xử lý tất cả mọi thông tin mà cần phải có bộ phận trợ giúp – đó chính

là văn phòng Văn phòng là “cửa sổ” là “bộ lọc” thông tin vì tất cả các thông tindến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng

 Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triểnkhai thực hiện các quyết định, tổng hợp tình hình hoạt động của các đơn vị đểbáo cáo lãnh đạo, đề xuất các biện pháp phục vụ sự chỉ đạo điều hành của lãnhđạo

 Thực hiện công tác văn thư – lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo các quy địnhhiện hành Theo dõi đôn, đốc việc giải quyết văn bản ở các bộ phận

 Tư vấn về văn bản cho thủ trưởng

Trợ giúp thủ trưởng về kỹ thuật soạn thảo văn bản để đảm bảo các vănbản có nội dung đầy đủ, đúng thẩm quyền, đúng quy định của nhà nước

 Tổ chức công tác lễ tân

Đón tiếp khách, bố trí nơi ăn, nơi ở, lịch làm việc với khách, tổ chức cáccuộc họp, lễ nghi, khánh tiết của cơ quan

 Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo

Giúp lãnh đạo duy trì, phát triển mối quan hệ với cơ quan ngành và địaphương

 Đảm bảo các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan thông quacong việc:lập kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát,theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng

 Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, quý (nếu cơ quankhông có bộ phận tài chính chuyên trách) Dự kiến phân phối hạn mức kinh phínăm, quý theo chế độ nhà nước và theo quyết định của thủ trưởng cơ quan

 Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan

 Phối hợp với công đoàn, tổ chức công tác chăm sóc sức khỏe đời sốngvật chất, văn hóa tinh thần cho cán bộ nhân viên cơ quan

1.2.4 Vị trí của văn phòng

Trong quá trình hoạt động, các tổ chức luôn có mối quan hệ đối nội, đốingoại thông qua những văn bản giao dịch, số lượng văn bản nhiều hay ít còn tùythuộc vào địa vị pháp lý, tính chất hoạt động, chức năng, nhiệm vụ của mỗi tổchức, nhưng nhất thiết phải có vă phòng để thực hiện việc quản lý và lưu chuyểncác văn bản này Tương tự như vậy các hoạt động tổng hợp, tham mưu, hậu cầncho công tác quản trị cũng có vị trí tương xứng trong mỗi tổ chức

Văn phòng là bộ phận gần gũi, có quan hệ mật thiết với lãnh đạo, quản lýđơn vị trong mọi hoạt động Do văn phòng trợ giúp cho nhà quản trị về công tácthông tin điều hành nên mối quan hệ giữa họ rất mật thiết và mang tính thườngxuyên

Là bộ phận trung gian thực hiện nối ghép các mối quan hệ trong quản lý,điều hành đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức.

Văn phòng cung cấp các điều kiện vật chất, phương tiện kỹ thuật cho quátrình quản lý nên hoạt động của văn phòng cũng phải gắn liền liên tục với hoạtđộng quản trị của tổ chức

Với vị trí trên đây, văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạtđộng quản lý, điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức

1.2.5 Vai trò của văn phòng

Theo nguyên lý và thực tế tồn tại của văn phòng trong tổ chức, người tanhận thấy bộ phận này không thể thiếu vắng trong quá trình quản lý điều hànhcủa một tổ chức Khẳng định như vậy bởi văn phòng có vai trò to lớn sau đâyđối với các nhà lãnh đạo:

- Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành đơn vị

- Là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là quan hệ đối ngoại

- Là bộ máy làm việc của các nhà lãnh đạo

- Là trung tâm khâu nối các hoạt động quản lý điều hành tổ chức

- Là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài tổchức…

Với những vai trò to lớn đó, các nhà quản trị hiện đã quan tâm xây dựng,củng cố văn phòng trong đơn vị mình theo hướng hiện đại hóa

1.3 Khái niệm hiện đại hóa văn phòng

Cùng với sự phát triển của khoa học – công nghệ, đặc biệt đối với cácthành tựu về tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thông và sự mở rộng quan

hệ kinh tế, hội nhập với cộng đồng quốc tế, ở nước ta cũng xuất hiện văn phònghiện đại ở nhiều ngành, nhiều cấp Hiện đại hóa công tác văn phòng là quá trình

xử lý các kỹ thuật tự động hóa vào quy trình nghiệp vụ văn phòng Một vănphòng hiện đại bao giờ cũng gắn liền với việc áp dụng những tiến bộ khoa họcvào công tác văn phòng Vậy có thể hiểu khái niệm về hiện đại hóa công tác vănphòng như sau:

 Hiện đại hóa văn phòng được hiểu là ứng dụng khoa học công nghệvào công tác văn phòng, là quá trình xử lý các kỹ thuật tự động hóa vào quytrình nghiệp vụ văn phòng Nhất là ứng dụng công nghệ tin học vào các nghiệp

vụ văn phòng, từ văn thư - lưu trữ, quản lý thông tin, xử lý thông tin đến môitrường làm việc nhằm giảm thiểu sức lao động của con người mà vẫn đảm bảohiệu quả và duy trì được năng suất lao động cao

1.4 Mục tiêu của hiện đại hóa công tác văn phòng

+ Tạo tiền đề để phát triển cho mỗi cơ quan, tổ chức

+ Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lý, truyềntải thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức

+ Nâng cao năng suất lao động của cơ quan tổ chức, giúp cho nhà quản lýthoát khỏi những công việc hành chính mang tính sự vụ, tạo điều kiện phát huytính sáng tạo của mỗi cán bộ công nhân viên chức trong văn phòng, tìm kiếmcác giải pháp tối ưu để điều hành công việc đạt hiệu quả cao nhất

+ Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng

1.5 Sự cần thiết của hiện đại hóa văn phòng

Từ việc tìm hiểu, phân tích chức năng, nhiệm vụ, vị trí và vai trò của vănphòng chúng ta có thể thấy văn phòng giữ một vị trí đặc biệt quan trọng trongcác cơ quan tổ chức Nó được coi là cơ quan đầu não, là chiếc cầu nối mọi hoạtđộng giữa các bộ phận trong cơ quan, tổ chức tạo sự thống nhất trong việc thựchiện mục tiêu chung của cơ quan Vì vậy, việc thực hiện hiện đại hóa là rất cầnthiết

Trong thời kỳ cơ chế cũ trước đây, văn phòng từng được hiểu là nơi làmviệc giấy tờ và lo hậu cần cho hoạt động của lãnh đạo Bởi vậy công tác vănphòng chưa được chú trọng đúng mức Trong những năm gần đây, đất nước tabước sang nền kinh tế thị trường nhiều thành phần có sự quản lý của nhà nướctheo định hướng xã hội chủ nghĩa Để đảm bảo đứng vững được trong môitrường, các cơ quan đơn vị đã khẩn trương đầu tư trang thiết bị hiện đại, đồngthời tiến hành đổi mới phương thức quản lý khoa học hơn Thực tế đã phản ánh

khách quan công việc đổi mới, góp phần tạo chỗ đứng cho mỗi đơn vị trong cơchế thị trường Bên cạnh đó những thành tựu của khoa học, cách mạng thông tingần đây cũng là áp lực để các văn phòng khẩn trương đi vào hiện đại hóa Điềunày cho thấy văn phòng kết hợp với khoa học hiện đại đã ngày càng nâng caohiệu suất làm việc của toàn bộ công nhân viên văn phòng và chất lượng côngviệc hiệu quả hơn Cùng với việc đổi mới trang thiết bị hiện đại, việc đổi mớiphương thức quản lý đã tạo được sự năng động, loại bỏ dần sự trì trệ, kém hiệuquả trong hoạt động quản lý Văn phòng hiện đại đã hạn chế tối đa về chi phíquản lý, điều hành nhưng vẫn đảm bảo chất lượng làm việc ngày càng cao, đồngthời nó giúp cho các nhà quản lý thoát khỏi công việc hành chính mang tính sự

vụ, tạo điều kiện tăng thêm phần sáng tạo, giúp họ có thêm thời gian suy nghĩđưa ra những phương hướng và kế hoạch khả thi, giải quyết tốt nhất mọi mặttrong công tác điều hành quản lý

Như vậy, cùng với sự phát triển của xã hội, sự xuất hiện của văn phònghiện đại, với sự hoạt động có hiệu quả càng chứng tỏ vai trò hết sức quan trọng

và cần thiết của việc hiện đại hóa công tác văn phòng trong mỗi cơ quan, tổchức hiện nay

1.6 Nội dung hiện đại hóa văn phòng

1.6.1 Thu thập, xử lý, quản lý và cung cấp thông tin

Văn phòng có chức năng chính là tham mưu và đảm bảo điều kiện vậtchất, kỹ thuật cho cơ quan, cho lãnh đạo Văn phòng được hiểu là “bộ phận phụtrách công việc giấy tờ, hành chính trong một cơ quan” Trong quá trình thựhiện chức năng tham mưu của văn phòng thì công việc thu thập, xử lý, quản lý

và cung cấp thông tin là hoạt động sẵn có của mọi loại hình văn phòng dù là vănphòng kiểu cũ hay văn phòng kiểu cũ hay văn phòng kiểu mới Tuy vậy côngviệc thu thập, xử lý, quản lý và cung cấp thông tin của văn phòng kiểu cũthường mang nặng tính thụ động, chủ yếu là tổng hợp các tình hình, các số liệu,nhìn lại những cái đã qua, các công việc đã làm Vì vậy, năng xuất lao động,hiệu quả của hoạt động văn phòng thường rất thấp Cả bộ máy văn phòng

thường chỉ loay hoay với những công việc giấy tờ sự vụ, phục vụ hậu cần rất bịđộng, chắp vá.

Khi chuyển sang văn phòng hiện đại thu thập, xử lý, quản lý và cung cấpthông tin cao hơn nữa là chủ động thu thập, xử lý, quản lý và cung cấp thông tintrở thành chức năng cơ bản nhất và là công việc chủ đạo, chi phối toàn bộ hoạtđộng của văn phòng Cần hướng mọi hoạt động của văn hòng vào mục tiêu chủđộng thu thập, xử lý, quản lý và cung cấp thông tin để đón đầu, tiên liệu dự báophát triển giúp các cấp lãnh đạo đưa ra được những quản lý đúng đắn, sáng tạo

và thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin và hoạt động Chỉ có như vậy vănphòng mới góp phần tăng năng suất lao động, tạo ra hiệu quả thiết thực, đảmbảo sự sống còn và phát triển của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Đó là sựchủ động trong thu thập, xử lý, quản lý và cung cấp thông tin của văn phònghiện đại

1.6.2.Công tác văn thư – lưu trữ

Công tác văn thư – lưu trữ ngày càng được củng cố cùng với sự phát triểncủa bộ máy nhà nước qua các thời kỳ Đặc biệt là trong giai đoạn hội nhập quốc

tế như hiện nay, công tác văn thư càng phải được đổi mới và nâng cao hơn nữa

để có thể bắt kịp với xu thế của thời đại

Quá trình đổi mới, mở cửa hội nhập kinh tế quốc tế không chỉ đưa nềnkinh tế tăng tốc mà còn mang lại những cơ hội, cũng như thách thức mới chonước ta Trong đó có sự ảnh hưởng, thúc đẩy đến ngành công tác văn thư lưutrữ

Ngay từ những ngày đầu nước nhà giành được độc lập, Chủ tịch Hồ ChíMinh đã ký Thông đạt số 1C/VP ngày 3/1/1946 về công tác công văn, giấy tờ,trong đó Người chỉ rõ:  “Tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt về phương diện kiếnthiết quốc gia” và đánh giá: “Tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu, có tác dụng rấtlớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chươngtrình, kế hoạch công tác và phương châm chính sách về mọi mặt chính trị, kinh

tế, văn hóa cũng như khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ công văn, tài liệu là

một công tác hết sức quan trọng”.

Thực hiện lời dạy của Bác và nhận thấy rằng công tác văn thư là một hoạtđộng thường xuyên của mọi cơ quan trong hệ thống bộ máy Nhà nước, ngay từkhi cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước ta đã có những quy định cụ thể

về công tác này Sau một thời gian xây dựng bộ máy nhà nước, công tác văn thưlần đầu tiên được đề cập một cách có hệ thống trong Điều lệ về công tác côngvăn giấy tờ và công tác lưu trữ, ban hành kèm theo Nghị định 142/CP năm 1963của Chính phủ Sau hơn 40 năm áp dụng và qua nhiều biến động của lịch sử,năm 2004, một bản Nghị định mới về công tác văn thư của Chính phủ thay choNghị định 142/CP, đó là Nghị định 110/2004-CP được ban hành ngày 8-7-2004. 

Và trên thực tế có thể thấy được rằng công tác văn thư ngày càng đượccủng cố cùng với sự phát triển cả trong bộ máy nhà nước lẫn các Công ty tưnhân qua các thời kỳ Đặc biệt là trong giai đoạn hội nhập quốc tế như hiện nay,công tác văn thư càng phải được đổi mới và nâng cao để có thể bắt kịp với xuthế của thời đại

Hiện nay sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ tác động lớn đếncác quy trình quản lý, từ đó đòi hỏi phải cải cách nền hành chính cũ, phải sắpxếp lại bộ máy, bố trí lại nhân sự để theo kịp với những tiến bộ chung của thếgiới Theo đó, việc đổi mới công tác văn thư - đổi mới toàn bộ công việc liênquan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập

hồ sơ hiện hành nhằm bảo đảm thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của các

cơ quan, tổ chức là điều kiện tiên quyết trong quá trình hội nhập

Để nâng cao hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hànhchính nhà nước trong giai đoạn hiện nay đòi hỏi chúng ta phải từng bước hiệnđại hóa Muốn thực hiện được điều này phải đồng thời tiến hành rất nhiều cácbiện pháp như: triển khai ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động chỉ đạo,điều hành của hệ thống hành chính nhà nước; áp dụng các công cụ, phương phápquản lý tiên tiến, hiện đại trong tổ chức; yêu cầu phải đổi mới, hoàn thiện côngtác văn thư Trong đó, ứng dụng CNTT trong công tác văn thư là một yêu cầu

mang tính tất yếu khách quan để đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác, nhanhchóng, kịp thời, công khai, minh bạch, từ đó sẽ nâng cao được hiệu quả của hoạtđộng quản lý.

1.6.3.Tổ chức nhân sự

Con người làm việc trong văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể củavăn phòng Lao động văn phòng kiểu cũ ít được đào tạo, có nơi quan niệm làloại hình lao động giấy tờ, hành chính thuần túy, sự vụ, giản đơn Vì vậy ngườilàm văn phòng thường ít được đào tạo, việc bố trí, sử dụng lao động văn phòngcòn tùy tiện, chắp vá

Trong văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi trọng hơn bao giờhết Lao động văn phòng được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo và trítuệ ngày càng tăng Do đó, người lao động văn phòng được đào tạo đạt đến trình

độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp

- ứng xử Theo hướng đào tạo đó người lao động biết làm nhiều việc và thựchiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thíchứng khi phải chuyển đổi công tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng những yêu cầucao hơn, phù hợp với những đòi hỏi ngày càng cao và đang biến động hàng ngàycủa thị trường sức lao động

1.6.4 Cơ sở vật chất, trang thiết bị

Trang thiết bị kỹ thuật là một trong những yếu tố đảm bảo năng xuất, chấtlượng của công tác văn phòng, đồng thời cũng là một trong những yếu tố giúpcho cán bộ, công chức hoàn thành tốt nhiệm vụ của mình Trang thiết bị vănphòng gồm trang thiết bị được giao cho từng cán bộ, công chức sử dụng (bànlàm việc, tủ đựng hồ sơ, máy tính, điện thoại bàn,…) và các trang thiết bị làmviệc chung trong đơn vị (máy photocopy, máy fax, máy scan,…)

Trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng ngày càng được cải tiến, sáng chếvới nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ Chỉ khoảng 10– 15 năm lại đây, trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng đã có những bước tiếnlớn hết sức nhanh chóng

Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ đã nhanh chóngchuyển từ máy đánh chữ cơ khí sang máy đánh chữ điện tử Máy tính điện tửđược đổi mới liên tục với sự cạnh tranh gay gắt của nhiều hãng sản xuất trên thếgiới Máy tính điện tử ngày càng được ứng dụng rộng rãi trong công tác vănphòng tạo ra những khả năng, những thuận lợi rất lớn trong các khâu soạn thảovăn bản, lưu trữ, hệ thống hóa và tra tìm các dữ liệu, làm cho hoạt động xử lýthông tin của văn phòng đạt hiệu quả ngày càng cao.

Các phương tiện thiết bị truyền tin truyền văn bản như Fax, internet,…cùng các thiết bị viễn thông được xử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạngthông tin cục bộ, toàn quốc và toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi

Các vật dụng thông thường trong văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹpđến các giá kệ hồ sơ,… ngày càng tiện dụng và được bày bán phổ biến trong cáccửa hàng văn phòng phẩm với hình thức mẫu mã đẹp, giá cả thích hợp

Trang thiết bị cũng như môi trường văn phòng được cải thiện rất đáng kểnhờ con người đã ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khoa học – kỹ thuật tronghoạt động văn phòng Các ngành khoa học – công nghệ mà mũi nhọn là tin học ,

kỹ thuật máy tính, kỹ thuật viễn thông đã giúp cho văn phòng thực hiện các hoạtđộng xử lý thông tin, lưu trữ và truyền thông tin một cách nhanh chóng, thuậnlợi và chính xác

Trong giai đoạn hiện nay, muốn bắt kịp xu hướng với thế giới hiện đại,theo kịp sự phát triển chung của đất nước và xu thế hội nhập quốc tế thì các cơquan, tổ chức nhất thiết phải đỏi mới trong thiết bị hiện đại trong văn phòng

Tiểu kết

Trong chương 1, tôi đã tìm hiểu và trình bày những cơ sở lý luận về hiệnđại hóa văn phòng Qua phần này ta có thể hiểu rõ hơn về hiện đại hóa vănphòng và trang bị cơ sở lý luận, là tiền đề để đi vào khảo sát thực trạng hiện đạihóa văn phòng của cơ quan thực tiễn

Chương 2 THỰC TRẠNG HIỆN ĐẠI HÓA VĂN PHÒNG TẠI PHÒNG HCTH CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ HC TOÀN CẦU 2.1 Giới thiệu sơ lược về Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu và phòng HCTH của Công ty

2.1.1 Vị trí pháp lý của công ty

Khái quát về Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu

-Tên tiếng việt: Công ty CP Đầu tư và Công nghệ HC Toàn Cầu

-Tên tiếng anh: HCGlobal Investment and Technology JSC

-Tên giao dịch: HC GLOBAL , JSC

-Tên viết tắt : HCG

-Địa chỉ: Lô số 4 – Khu BT1 Khu nhà ở Trung Văn, P Trung Văn, Q Nam Từ Liêm, Hà Nội

Điện thoại: 024 3783 5009/ FAX: 024 37955185

Website: www hcglobal vn/ Email: infor@hcglobal vn

-Mã số thuế:  0105740770

-Vốn điều lệ :10.000.000.000 (VNĐ)

- Giấy phép kinh doanh:  0105740770 ngày cấp: 19/12/2011

-Người đại diện theo pháp luật của công ty: Lê Trọng Huy

Công ty Cổ phần đầu tư và công nghệ HC toàn cầu được thành lập ngày

19 tháng 12 năm 2011, là doanh nghiệp chuyên kinh doanh các sản phẩm về hệthống năng lượng mặt trời, máy phát điện, thiết bị ngân hàng, thiết bị truyềnhình, thiết bị viễn thông…

Với phương châm “Luôn luôn đồng hành cùng với khách hàng”, và định

hướng “Liên tục cải tiến”, công ty Cổ phần đầu tư và công nghệ HC toàn cầu

luôn nỗ lực cả về nhân lực, vật lực để từng bước gây dựng uy tín, niềm tin vớikhách hàng Mục tiêu của HCG không chỉ là để đáp ứng mọi yêu cầu của kháchhàng hay nâng cao vị thế trên thị trường mà còn mong muốn nỗ lực hết mình để

đóng góp cho xã hội, góp phần bảo vệ môi trường.

Thế mạnh làm nên sự khác biệt của HCG chính là sự chuyên môn hóatrong từng bộ phận, tính trách nhiệm cao cùng những giám sát kỹ thuật nghiêmtúc, cẩn thận nhằm tạo nên những sản phẩm, dịch vụ hoàn thiện đến từng chi tiếtnhỏ nhất Trong công ty, các cán bộ nhân viên thường xuyên trao đổi, chia sẻcho nhau các ý tưởng nhằm xây dựng nên một hình ảnh mang thương hiệuHCG

* Một số hình ảnh về Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu(phụ lục 01)

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Công ty

Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu

2.1.2.1 Chức năng của công ty

Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC Toàn Cầu hiện đang là nhàphân phối chính hãng của nhiều nhà sản xuất có uy tín trong và ngoài nước.Nhàthầu HCG cũng đã và đang là đối tác tin cậy của nhiều khách hàng lớn tại ViệtNam

Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC Toàn Cầu chuyên cung ứnggiải pháp, hệ thống, thiết bị, dịch vụ và phụ kiện trong các lĩnh vực chủ yếu như:viễn thông, năng lượng sạch và năng lượng tái tạo từ Mặt Trời, giải pháp, phụkiện &máy phát điện, nguồn, ắc quy

Công ty có một đội ngũ CBNV và chuyên gia tài năng và giàu kinhnghiệm chuyên môn, có hệ thống tài chính ổn định và hoạt động hiệu quả, cóphong cách quản lý không ngừng cải tiến sẽ đem lại sự tin tưởng và lợi ích lâudài cho khách hàng

Công ty cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC Toàn Cầu (HCG) là công tyhoạt động trong lĩnh vực:

- Cung cấp giải pháp/thiết bị nguồn, anten viễn thông, radio ( là đại diệncủa RFS), ắc quy, năng lượng mặt trời,năng lượng gió tích hợp, cho các nhàmạng viễn thông

- Cung cấp giải pháp PMS, BMS, giám sát SCADA, Smarthome chocác hệ thống nguồn, trạm, thu thập dữ liệu, hộ gia đình,

- Cung cấp giải pháp, tổng thầu EPC cho các nhà máy điện mặt trời nốilưới, điện mặt trời cho hộ gia đình, nhà máy, xí nghiệp, khu công nghiệp,

- Đầu tư các nhà máy điện mặt trời nối lưới HCG là đại diện bán hàngcủa:

- RFS về các thiết bị radio, truyền sóng

- Shoto về ắc quy

- Jinko, Foxconn về tấm pin năng lượng mặt trời

- Midnite, SMA, ABB về các sản phẩm charger, inverter

cho solar

- Lutron về các sản phẩm smarthome và lighting control

- RTI: về các sản phẩm smarthome và A/V control

- Honeywell và Schneider về PMS, BMS

2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty

- Công ty có quyền quản lý, sử dụng, định đoạt tài sản của công ty theoluật định

- Quyền quản lý tài chính của công ty

- Sử dụng vốn và các quỹ của công ty để phục vụ các nhu cầu kinh doanhtheo nguyên tắc bảo toàn và sinh lãi

- Tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức đơn vị kinh doanh phù hợp với mụctiêu, nhiệm vụ của công ty

- Kinh doanh các ngành nghề theo đúng quy định của nhà nước

- Được quyền bảo hộ sở hữu công nghiệp

- Đổi mới công nghệ, trang thiết bị phù hợp với yêu cầu phát triển củacông ty

- Đầu tư liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần

- Tuyển chọn, thuê, sử dụng và đào tạo lao động, lựa chọn các hình thứctrả lương theo quy định của Bộ luật Lao động

- Sứ mạng của công ty là mang lại và gia tăng gía trị cho khách hàng, cho

công ty và cho xã hội Tầm nhìn của công ty sẽ trở thành công ty hàng đầu tronglĩnh vực giải pháp và dịch vụ trong lĩnh vực viễn thông, máy phát điện và nănglượng sạch

Một trong những nền tảng tư tưởng quan trọng của HC Toàn cầulà các giátrị cốt lõi Mỗi giá trị là kim chỉ nam xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động kinhdoanh và phát triển HC Toàn cầu

- Công ty cổ phần đầu tư và công nghệ HC toàn cầu là công ty thuộc hình

thức cổ phần do một vài cá nhân góp thành lập nên luôn phải đảm bảo lợi íchcông ty và cán bộ nhân viên trong công ty và ý thức rõ nhiệm vụ của mình

2.1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư và công nghệ HCtoàn cầu

* Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần đầu tư và công nghệ HC toàn cầu bao gồm:

- Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của công ty, cơ cấu tổ chức xây dựng

theo mô hình sau:

+ Đại hội đồng cổ đông: Tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ

quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần, có quyền định loại cổ phần, bầu,bãi, miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị, tổ chức lại và giải thể công ty,quyết định mua lại tổng số cổ phần

+Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty do Đại hội đồng cổ

đông công ty bầu ra, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đềliên quan đến mực đích, quyền lợi, quyết định chiến lược của công ty

+ Ban giám đốc: Điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động kính doanh của

công ty

+Ban kiểm soát: Kiểm soát toàn bộ hệ thống tài chính của Công ty: Can

thiệp vào hoạt động Công ty khi cần

Có quyền xin ý kiến tham vấn của HĐQT trước khi trình báo cáo, kết luận

và kiến nghị lên ĐHĐCĐ

Được sử dụng con dấu Công ty để phát hành các văn bản của BKS;

Các quyền và nhiệm vụ khác quy định tại Luật Doanh nghiệp, Điều lệ vàquy chế Công ty

+ Phòng HC-TH( Văn phòng Công ty ): Quản lý con dấu, dụng cụ, thiết

bị hành chính văn phòng, tiếp khách, phục vụ đời sống cán bộ nhân viên, quản

lý công văn đi và công văn đến

+ Phòng tài chính kế toán: Theo dõi các khoản thu, chi, xác định kết quả

kinh doanh, các khoản nộp ngân sách Hạch toán và kiểm tra của các đơn vị trực

thuộc + Phòng kinh doanh: Là phòng tham mưu cho Giám đốc trong việc tìm

kiếm, đấu thầu, lập dự toán công trình trong thời gian công ty tham gia vào việc

dự thầu cho đến khi thắng thầu

+ Phòng kỹ thuật giải pháp: Giải quyết công việc để cho ra kết qảu

nhanh, hiệu quả và giải pháp xử lý công việc nếu có khó khăn

+ Phòng kỹ thuật triển khai: Tiếp nhận các yêu cầu thi công, kiểm tra

phương pháp kỹ thuật theo quy trình của công ty để triển khai Kiểm soát tiến độtriển khai công việc theo đúng yêu cầu đúng

+ Phòng xuất nhập khẩu và cung ứng: Liên lạc, đàm phán và thỏa thuận

các điều khoản hợp đồng, ký kết với khách hàng nhà cung cấp, hoàn thành bộchứng tự xuất nhập khẩu, theo dõi hợp đồng các đơn hàng khi nào xuất nhậphàng

+ Phòng dự án đầu tư nhà máy điện mặt trời: mang lại và gia tăng gía trị

cho khách hàng, cho công ty và cho xã hội (máy phát điện và năng lượng sạch)

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu ( phụ lục 02)

- Tổ chức và phối hợp với các đơn vị khác thực hiện quản lý nhân sự, đàotạo và tái đào tạo

- Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty

- Xây dựng chế độ lương thưởng, các biện pháp khuyến khích người laođộng làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động

- Chấp hành và tổ chức thực hiện các chủ trương, quy định, chỉ thị củaBGĐ

- Nghiên cứu, soạn thảo và trình duyệt các quy định áp dụng trong công

ty, xây dựng cơ cấu tổ chức của công ty – Các bộ phận và tổ chức thực hiện

- Phục vụ các công tác hành chính để BGĐ thuận tiện trong chỉ đạo – điềuhành, phục vụ hành chính để các bộ phận khác có điều kiện hoạt động tốt

- Quản lý việc sử dụng và bảo vệ các loại tài sản của công ty, đảm bảo anninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ trongcông ty

- Tham mưu đề xuất cho BGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tổ chức– Hành chính – Nhân sự

- Hỗ trợ bộ phận khác trong việc quản lý nhân sự và là cầu nối giữa BGĐ

và người lao động trong công ty

2.1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của Phòng Hành chính tổng hợp

- Chịu trách nhiệm tổng hợp, phân tích, đánh giá tình hình tài chính củaCông ty làm căn cứ tài chính cho công tác quản lý điều hành của BGĐ, HĐQT,BKS

- Chịu trách nhiệm thẩm định tài chính đối với các phương án kinh doanh,các hoạt động liên quan đến tiền của Công ty

- Tổ chức hệ thống chứng từ, sổ sách và báo cáo kế toán, phản ánh kịpthời các nghiệp vụ phát sinh và tình hình biến động vốn và tài sản nhằm cungcấp thông tin kịp thời, chính xác cho công tác quản lý Tài chính của Công ty

- Thực hiện phát hành, bảo quản, lưu trữ chứng từ sổ sách kế toán mộtcách đầy đủ có hệ thống theo đúng quy định của Nhà nước và Công ty, thực hiện

nghiêm chế độ bảo mật các thông tin liên quan đến lĩnh vực tài chính kế toán vàthông tin chiến lược kinh doanh theo nội quy, quy định của Công ty

- Kiểm tra và đối chiếu thường xuyên tình hình nhập xuất hàng hóa tạikho, phối hợp thực hiện kiểm kê định kỳ và đột xuất kho hàng hóa theo quyđinh

- Kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ các khoản công nợ của khách hàng, cáckhoản tạm ứng, tình hình thanh toán tạm ứng để đôn đốc hoặc báo cáo và đềxuất xử lý các trường hợp nợ kéo dài không đúng quy định

- Kiểm tra, kiểm soát quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng của Công ty, đốichiếu số dư hàng ngày

- Kiểm tra kiểm soát việc thực hiện các chế độ, chính sách quy định, thủtục liên quan đến quản lý và sử dụng tài chính, quản lý và sử dụng tài sản tạiCông ty để kịp thời ngăn chặn làm sai quy định

- Xây dựng mối quan hệ tốt với các cơ quan, bộ phận tài chính, thuế,ngân hàng, hải quan nhằm tạo thuận lợi tối đa cho hoạt động kinh doanh củaCông ty

- Lập kế hoạch tuyển dụng hàng năm, hàng tháng theo yêu cầu của công

ty và các bộ phận liên quan

- Quản lý hồ sơ, lý lịch của CBNV toàn công ty

- Lập chương trình đào tạo định kỳ, tổ chức thực hiện việc đào tạo trongcông ty và đánh giá kết quả đào tạo

- Điều động nhân sự theo yêu cầu sản xuất kinh doanh

- Lập quyết định bổ nhiễm, bãi nhiệm cán bộ quản lý điều hành

-Chủ động phối hợp với các bộ phận/phòng ban để hoàn thành các công việc-Quản lý và lưu trữ dữ liệu

- Xây dựng, tổ chức và quản lý hệ thống thông tin

-Thực hiện các nhiệm vụ khác theo sự điều động của BGĐ

-Tổ chức xây dựng các chính sách, chế độ, nội quy, quy chế phục vụ côngtác quản lý điều hành

-Tổ chức triển khai và giám sát thực hiện các chính sách chế độ, nội quy,quy chế đã được ban hành

-Tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy, quản trị nhân lực; -Tổ chức thực hiện công tác chấm công và các chế độ chính sách chongười lao động thực hiện công tác đánh giá, thi đua, khen thưởng, kỷ luật củaCông ty

-Chịu trách nhiệm về công tác quản lý con dấu, giấy tờ pháp lý của Công ty;-Tổ chức hỗ trợ công việc triển khai dự ánKỹ thuật triển khai: chuẩn bịcho CBNV công tác, lưu trữ hồ sơ triển khai, quản lý tiến độ

-Chịu trách nhiệm về việc mua sắm và quản lý trang thiết bị văn phòng,quản lý sử dụng xe ô tô

-Tổ chức lưu trữ các tài liệu chung của toàn Công ty và hồ sơ

2.1.3.3 Cơ cấu tổ chức Phòng Hành chính Tổng hợp

*Cơ cấu tổ chức của phòng hành chính tổng hợp bao gồm:

Cơ cấu tổ chức phòng HCTH các vị trí :

-Trưởng phòng HCTH: 1 người

-Quản lý nhân sự: 1 người

-Quản trị tài sản: 1 người

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức phòng HCTH ( phụ lục 03)

*Nhiệm vụ quyền hạn của từng vị trí:

-Trưởng phòng HCTH

+ Được quyền đề xuất xây dựng chính sách, nội quy, quy trình, quy chế,

mô hình tổ chức của phòng HCTH, Công ty

+ Giúp BGĐ tổ chức triển khai thực hiện chức năng nhiệm của phòng

HCTH Trực tiếp chỉ đạo điều hành các công việc thuộc phạm vi trách nhiệmphòng HCTH

+ Xây dựng bản mô tả công việc, tiêu chuẩn tuyển dụng, các định mức chitiết của từng vị trí trong phòng Bố trí và sắp xếp nhân sự để thực hiện các côngviệc thuộc chức năng phòng HCTH

+ Xây dựng và phát triển đội ngũ nhân viên trong phạm vi phụ trách baogồm : huấn luyện, đào tạo các kỹ năng nghiệp vụ, xây dựng tinh thần làm việctheo nhóm, các kỹ năng xử lý công việc cơ bản khác để phát triển nhân viên trởthành những nhân viên chuyên nghiệp

+ Lập và trình duyệt các kế hoạch nhân sự theo quý, năm của phòng vàCông ty bao gồm : tuyển dụng, chương trình huấn luyện đào tạo dài hạn, ngắnhạn; chế độ khen thưởng kỷ luật

+ Thay mặt Ban GĐ giải quyết các thắc mắc, khiếu nại của nhân viêntrong phòng và các bộ phận phòng ban khác về các chế độ, chính sách, chiếnlược chung của Công ty

+ Hướng dẫn, giúp đỡ các cán bộ thuộc phần hành nghiệp vụ có liên quanthực hiện công việc

+ Giám sát sự tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình và đánh giá xếp loạinhân viên thuộc phòng HCTH hoặc các bộ phận phòng ban khác khi có yêu cầu.Phối hợp các bộ phận có liên quan để đảm bảo mục tiêu và yêu cầu Kinh doanh

+ Xây dựng định hướng kế hoạch của phòng theo định hướng phát triểnCủa Công ty (khi có yêu cầu)

+ Thực hiện các công việc khác được giao từ Ban giám đốc

lương, nâng bậc lương, tuyển dụng, đánh giá nhân sự, đào tạo, lương, chế độphúc lợi…

+ Tuyển dụng nhân sự theo tiêu chuẩn và nhu cầu của Công ty

+ Quản lý thông tin về cơ cấu tổ chức, chế độ quyền lợi, thông tin tuyểndụng, trên website Công ty, các trang website quảng cáo tuyển dụng và cáckênh tuyển dụng khác để quảng bá hình ảnh Công ty

+ Thực hiện và giám sát thực hiện quy trình tuyển dụng

+ Quản lý, lưu trữ hồ sơ, thông tin người lao động theo quy định hiệnhành (hồ sơ nhân sự, thông tin trên phần mềm HRM) Quản trị đào tạo nhân sự

+ Quản lý thông tin và đầu mối tổ chức các hoạt động đào tạo bên trong

và bên ngoài Công ty Thực hiện và giám sát thực hiện quy trình đào tạo

+ Thực hiện các công việc đối ngoại nội bộ

+ Tổ chức các phong trào thi đua

+ Tổ chức các hoạt động du lịch, liên hoan, hiếu, hỉ, thăm hỏi, sinh nhật,

…

+ Tìm hiểu tâm tư nguyện vọng CBNV

+ Đề xuất điều động, điều chuyển nhân sự cho Trưởng phòng và BGĐ + Phối hợp các vị trí công tác khác trong phòng, các bộ phận có liên quan

để đảm bảo mục tiêu và yêu cầu kinh doanh

+ Thực hiện các công việc khác được giao từ Trưởng phòng và BGĐ