MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA NHÀ MÁY LUYỆN GANG

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA NHÀ MÁY LUYỆN GANG3.1 ĐỊNH HƯỚNG CỦA NHÀ MÁY TRONG THỜI GIAN TỚI 3.1.1 Đổi mới máy móc công nghệ hiện đại

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA NHÀ MÁY LUYỆN GANG

3.1 ĐỊNH HƯỚNG CỦA NHÀ MÁY TRONG THỜI GIAN TỚI

3.1.1 Đổi mới máy móc công nghệ hiện đại

Hiện nay hệ thống máy móc trang thiết bị của nhà máy còn lạc hậu vàchưa thực sự đồng bộ điều đó làm ảnh hưởng đến chất lượng, tiến độ hoạtđộng sản xuất kinh doanh cũng như chi phí kinh doanh Vì vậy trong thời giantới nhà máy sẽ đầu tư hệ thống máy móc trang thiết bị tiên tiến Đồng thờituyển chọn và đào tạo nguồn nhân lực một cách kỹ càng qua dó nhằm phục vụtốt quá trình sản xuất kinh doanh tại nhà máy

3.1.2 Tiếp tục nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh

Nâng cao năng lực quản lý

Nhà máy thường tổ chức lớp bồi dưỡng năng lực quản lý hoặc cử cán

bộ quản lý có khả năng đi bồi dưỡng ở các trường đại học, cao đẳng nhằmthực hiện định hướng nâng cao năng lực quản lý

Xây dựng phương án sản xuất tối ưu

Tiến hành việc quản lý, sử dụng NVL và phế liệu thu hồi một cáchkhoa học và nhà máy đang nỗ lực để xây dựng các phương án sản xuất tối ưukhi thực hiện đổi mới máy móc thiết bị

Tận dụng triệt để năng lực con người và năng lực vật chất cũng đang làmục tiêu mà nhà máy muốn hướng tới thông qua việc khắc phục điểm yếu vàêmáy móc thiết bị và chính sách, các biện pháp khuyến khích con người

Áp dụng tốt tiêu chuẩn 5S

Xu hướng phát triển xã hội hiện nay đòi hỏi các doanh nghiệp muốntồn tại và phát triển lâu dài trong nền kinh tế cần phải xây dựng được sự pháttriển toàn diện về mọi mặt không chỉ vầ vấn đề sản xuất kinh doanh mà phảichú trọng đến các vấn đề liên quan như vấn đề bảo vệ môi trường, vấn đề pháttriển con người,…Tuân theo xu hướng phát triển tất yếu nhà máy đang thực

hiện tốt quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9000-2000, áp dụng tố tiêuchuẩn 5S (săn sóc, sẵn sàng, sạch sẽ, sắp xếp).

3.2 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN TRỊ CUNG ỨNG NGUYÊN VẬT LIỆU CỦA NHÀ MÁY LUYỆN GANG 3.2.1 Xây dựng kế hoạch nhu cầu NVL

1 Cơ sở lý luận

Công tác xây dựng kế hoạch NVL là căn cứ cho toàn bộ các hoạt động

tổ chức, mua sắm NVL đảm bảo cho hoạt động SXKD của nhà máy Việc lậpchuẩn xác nhu cầu NVL sẽ góp phần đảm bảo tính ổn định trong hoạt độngsản xuất cũng như cân đối về các yếu tố chi phí, nguồn lực của nhà máy

Nguồn NVL dù thừa hay thiếu đều gây tổn thất cho nhà máy Nếu thiếunguyên liệu sẽ dẫn tới tình trạng đình chệ trong hoạt động sản xuất từ đó gâythiệt hại cho nhà máy do không khai thác hết nguồn lực, máy móc thiết bị,nhân lực,…Nhưng thừa nguồn nhiên liệu cũng phát sinh các chi phí như chiphí bảo quản, chi phí lưu kho, chi phí ứ đọng vốn,… Như vậy việc xác địnhchính xác lượng NVL cần thiết để tổ chức mua sắm là rất quan trọng đối vớinhà máy

2 Phương thức tiến hành

Công tác thực hiện lập kế hoạch NVL của nhà máy Luyện Gang chưathực sự chuẩn xác, còn nhiều hạn chế

Thứ nhất, Công tác xác định nhu cầu sản phẩm (Q) chưa thực sự chuẩn

xác, việc nghiên cứu cầu thị trường còn mang tính chủ quan, không thiết lậpchính xác cách thức nghiên cứu và điều tra thị trường do đó con số đưa ra vềnhu cầu sản phẩm là không chuẩn xác

Thứ hai, là cách thứ xác định lượng NVL dự trữ (DT) không xác định

trên căn cứ cụ thể về tình hình tồ kho NVL, tình hình biến động của thịtrường mà căn cứ dựa vào nhu cầu NVL ước tính (DT = 20%*Q*M) Vì vậy

số liệu đưa ra là không chính xác

Do những sai sót trong cách tính cũng như cách thực hiện kế hoạchNVL nên dẫn đến sự sai sót trong việc lập kế hoạch NVL cho hoạt động sảnxuất Để đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra bình thường nhà máy cần chủđộng về nguồn NVL, cần có cách tính chuẩn xác trong công tác lập kế hoạchnhu cầu NVL.

Thứ ba, là hiện nay nhà máy chưa tổ chức công tác xác định lượng đặt

hàng tối ưu Do đó nhà máy chưa xét đến các yếu tố như lượng đặt hàng trongmỗi đơn hàng là bao nhiêu thì chi phí sẽ thấp nhất? Khi nào tiến hành đặthàng thì hiệu quả cao nhất? Như vậy muấn hoàn thiện và nâng cao công tácquản trị cung ứng NVL nhà máy cần các định lượng đặt hàng tối ưu

 Công tác xác định nhu cầu sản phẩm (Q)

Xác định nhu cầu sản phẩm phải dựa trên đánh giá các yếu tố ảnhhưởng đến nhu cầu sản phẩm

Thứ nhất, là thị trường cầu về sản phẩm, để có thông tin về nhu cầu

khách hàng trong thời gian tới nhà máy cần tổ chức điều tra nghiên cứu kháchhàng Về cách thức tiến hành chủ yếu được thực hiện thông qua điều tra,phỏng vấn bảng hỏi với khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng

Sau khi đã xây dựng các bảng câu hỏi nhà máy tự tổ chức điều tranghiên cứu đối với khách hàng trực tiếp, khách hàng truyền thống của nhàmáy Mặc dù phương pháp này có nhược điểm là cách thức thực hiện khôngchuyên nghiệp, mức độ điều tra không sâu nhưng phương pháp này có nhượcđiểm là chi phí thấp, nhà máy dễ kiểm soát quá trình thực hiện và nó phù hợpvới tình hình thực tế của nhà máy Luyện Gang - một doanh nghiệp sản xuất

có quy mô vừa

Thứ hai, là tình hình bán hàng, tiêu thụ của sản phẩm trong thời gian

trước đó, số lượng chủng loại hàng hoá nào được bán nhiều nhất, loại nào còntồn kho nhiều,…Thông tin về tình hình tiêu thụ của nhà máy cần có báo cáohàng tháng, quý, năm Đây là nguồn thông tin quan trọng cùng phối hợp với

các yếu tố khác để đưa ra quyết định về con số dự báo nhu cầu sản phẩmtrong thời gian tiếp theo của nhà máy.

Thứ ba, là số lượng và quy mô đối thủ cạnh tranh cũng như tình hình

tiêu thụ của họ trong thời gian trước đó Nhà máy cần điều tra về đối thủ cạnhtranh, cần trả lời được các câu hỏi:

- Có bao nhiêu doanh nghiệp hiện nay đang sản xuất gang trên địabàn tỉnh Thái Nguyên cũng như các tỉnh lân cận?

- Những ưu và nhược điểm của đối thủ cạnh tranh so với nhà máy làgì?

- Thị phần đối thủ cạnh tranh chiếm bao nhiêu phần trăm?

Khi trả lời được các câu hỏi trên nhà máy sẽ đánh giá được bản thânnhà máy sẽ phải cạnh tranh với những đối thủ chính nào, những khó khăn sẽgặp phải trong thời gian tới

Dựa trên các căn cứ đánh giá các yếu tố ảnh hưởng đến nhu cầu của sảnphẩm, nhà máy cần tổ chức dự báo nhu cầu sản phẩm bằng cách kết hợp cảhai phương pháp định tính và định lượng

FDt: Dự báo nhu cầu ở thời kỳ t

FDt-1: Dự báo nhu cầu ở thời kỳ t-1

kết quả điều tra về thị trường cầu của sản phẩm, tình hình tiêu thụ, đối thủcạnh tranh sao cho dự báo nhu cầu được chính xác.

Bảng 33: Dự báo nhu cầu gang lỏng GD trong quý I năm 2009

ra sẽ khó tiêu thụ dẫn đến tình trạng tồn kho và ứ đọng vốn của nhà máy

Công tác xác định lượng dự trữ tối thiểu cần thiết (DT)

Để hoạt động SXKD diễn ra bình thường trong mọi điều kiện nhà máyphải tính toán lượng NVL dự trữ tối thiểu cần thiết

Lượng dự trữ tối thiểu cần thiết dược xác định dựa trên các căn cứ sau:

- Mức thiệt hại về vật chất do thiếu NVL

- Các số liệu thống kê về số lần, lượng NVL cũng như số ngày màngười cung ứng không cung ứng đúng hạn

- Các số liệu thống kê về số lần và lượng NVL không đảm bảo chấtlượng

- Các dự báo về tình hình biến động trên thị trường NVL

Từ các cơ sở đó xác định được khối lượng dự trữ cần thiết thông quacông thức:

DTmin = DTTX + DTBH

Trong đó: DTmin: Là lượng dự trữ tối thiểu cần thiết

DTTX : Là lượng dự trữ thường xuyên

DT : Là lượng dự trữ bảo hiểm

- Tsl : Là tổng thời gian cung ứng sai lệch trong thời kỳ quá khứ

- Lcư: Là tổng số lần cung ứng trong thời kỳ xem xét

Bảng 34: Lượng dự trữ NVL tối thiểu cần thiết của sản phẩm gang thỏi GD

STT Tên nguyên vật liệu ĐVT

Định mứctiêu

Việc xác định được lượng dự trữ tối thiểu cần thiết theo cách tính trên

sẽ đảm bảo lượng NVL dự trữ cho nhà máy từ đó đảm bảo lượng NVL chotoàn bộ hoạt động SXKD của nhà máy, hoạt động sản xuất khộng bị giánđoạn do thiếu NVL trong các điuề kiện cung ứng không bình thường

 Công tác xác định lượng đặt hàng tối ưu

Cầu về NVL của mỗi thời kỳ kế hoạch không dược cung ứng một lần

mà cung ứng làm nhiều lần Vì vậy việc xác định khối lượng đặt hàng tối ưu

Q* : Là lượng đặt hàng tối ưu

D: Là nhu cầu NVL cả năm

S: Là chi phí đặt hàng cho mỗi đơn đặt hàng

H: Chi phí tồn trữ tính cho một đơn vị sản phẩm trong một năm

Bảng 35: Khối lượng đặt hàng tối ưu

STT Tên nguyên vật liệu ĐVT

Khối lượng đặthàng tối ưu

Để có thể xác định được thời điểm phát đơn đặt hàng nhà máy cần cócác thông tin sau:

Thứ nhât, là thời điểm về số lượng, chủng loại sản phẩm sản xuất để từ

đó xác định khối lượng NVL cần thiết để sản xuất Do tính chất NVL dễ bảoquản nên nhà máy thường tổ chức dự báo xác định nhu cầu sản phẩm theoquý

Thứ hai, là thời gian để sản xuất sản phẩm

Sau khi đã có các thông tin trên cán bộ quản trị NVL sẽ tính và xácđịnh được thời điểm phát đơn đặt hàng NVL

Trên đây là các giải pháp để nâng cao tính chính xác cho việc xác địnhnhu cầu NVL của nhà máy theo quý, năm Tuy nhiên để các giải pháp nàyđược thực hiện một cách thuận lợi nhà máy cần chuẩn bị các điều kiện sau:

Thứ nhất, nhà máy cần có phòng ban chuyên trách và quản lý các vấn

đề về NVL, cần thực hiện công tác nghiên cứu tìm hiểm thông tin về thịtrường NVL, xây dựng kế hoạch NVL đến việc quản lý các hoạt động liênquan đến vấn đề NVL như kiểm tra, giám sát quá trình mua sắm, tổ chức bảoquản, quản lý NVL

Phòng ban này có nhiệm vụ

-Tổ chức điều tra, nghiên cứu thị trường, tìm hiểu về thị trường NVL

và lựa chọn nhà cung ứng NVL

- Phối hợp cùng với các phòng ban khác trong nhà máy để xây dựng kếhoạch NVL trong thời gian tiếp theo

- Tổ chức mua sắm, vận chuyển dự trữ NVL

- Tổ chức bảo quản, quản lý lưu kho NVL

- Phối hợp cùng với phòng kinh doanh duy trì mối quan hệ với nhàcung ứng truyền thống

Phòng ban này thực hiện công việc sau

- Một người chuyên thống kê, kiểm soát về tình hình NVL hiện có củanhà máy, số lượng, chủng loại cũng như các thông tin về tình hình tiêu thụcủa nhà máy

- Một người luân tìm kiếm nguồn thông tin về thị trường NVL, thôngtin về các nhà cung ứng NVL, cũng như tạo lập mối quan hệ với nhà cungứng truyền thống Cán bộ NVL này cùng với ban lãnh đạo và cán bộ quản lýNVL sẽ đánh giá nhà cung ứng trên những tiêu chí cụ thể

- Bốn người xây dựng kế hoạch mua sắm, nhu cầu NVL, lượng đặthàng tối ưu, thời điểm phát đơn đặt hàng đồng thời giám sát các hoạt độngchuyên chở về thời gian, khối lượng đối với các đơn hàng NVL

Thứ hai, thông tin giữa các phòng ban trong nhà máy phải thông suất,

các phòng ban phải giúp đỡ và hỗ trợ thực hiện tốt công việc được giao Cán

bộ NVL sẽ thực hiện nhiệm vụ lập kế hoạch NVL thông qua phối hợp giữacác phòng ban khác nhau như phòng kinh doanh, phòng kế hoạch sản xuất,…nhằm bảo đảm cân đối yêu cầu và thực hiện giữa các phòng ban

Thứ ba, Cán bộ NVL phải có trình độ năng lực cụ thể, không những

thành thạo kiến thức chuyên môn mà còn phải am hiểu tình hình tiêu thụ, quytrình sản xuất, định mức tiêu hao NVL,…

Trên đây là các điều kiện cơ bản mà nhà máy cần phải có nhằm thựchiện công tác lập kế hoạch NVL một cách chính xác và thực tế với tình hìnhcủa nhà máy tránh tình trạng thừa, thiếu NVL làm ảnh hưởng đến sản xuấtcủa nhà máy

3 Kết quả dự kiến

Sau khi thực hiện giải pháp này thì công tác tính toán và dự báo nhucầu NVL trong nhà máy sẽ đạt được kết quả sau

Thứ nhất, nhà máy làm chủ được tình hình NVL về khối lượng và

chủng loại tránh tình trạng thừa, thiếu NVL cho hoạt động sản xuất

Thứ hai, Xác định được lượng đặt hàng tối ưu, số lần đặt hàng và thời

gian phát đơn đặt hàng từ đó nhằm đảm bảo NVL cần thiết cho sản xuất vàgiảm thiểu được các chi phí lưu kho, chi phí đặt hàng

3.2.2 Tổ chức nghiên cứu thị trường và lựa chọn nhà cung ứng

1 Cơ sở lý luận

Một nhà cung ứng tốt đóng góp trực tiếp vào thành công của mỗi doanhnghiệp Vì vậy việc tìm kiếm và lựa chọn được một nhà cung ứng uy tín, cóchất lượng ổn định, giá cả hợp lý, thanh toán giao nhận nhanh chóng, đồngthời tư vấn giúp doanh nghiệp trong việc sử dụng hợp lý nguồn nguyên liệu làđiều kiện tiên quyết để doanh nghiệp đảm bảo tốt quá trình sản xuất kinhdoanh

2 Phương thức tiến hành

Hiện nay công tác nghiên cứu thị trường và quyết định lựa chọn nhàcung ứng của nhà máy còn nhiều hạn chế Trong đó nguyên nhân chính làcông tác nghiên cứu thị trường chưa cụ thể dẫn đến tình trạng thiếu thông tin

về thị trường NVL Công tác nghiên cứu thị trường chủ yếu chỉ được thựchiện thông qua sự phản ánh của các nhà cung ứng, hoặc thông tin từ các quan

hệ quen biết,…nhà máy không chủ động tìm kiếm các nguồn thông tin này

Về công tác lựa chọn nhà cung ứng tuy được thực hiện qua ba bướcnhưng cách thức tổ chức thực hiện, dánh giá chưa cụ thể, chi tiết Đánh giá vàlựa chọn dựa vào cảm nhận chủ quan của ban lãnh đạo và cán bộ phòng kinhdoanh, không xây dựng cách thức cụ thể, bảng biểu đánh giá riêng đối vớimỗi nhà cung ứng Chính vì vậy cần có các biện pháp để có thể lựa chọn nhàcung ứng tốt nhất cho nhà máy

Để có thể tìm kiếm được những nhà cung ứng tiềm năng nhà máy cần

có những thông tin đầy đủ nhất về thị trường NVL

Thứ nhất, là chính sách vĩ mô của nhà nước về tình hình khai thác và

chế biến quặng sắt, chính sách xuất nhập khẩu,… thông qua các phương tiệnthông tin đại chúng, báo đài trang Web

Thứ hai, tìm hiểu về tình hình cung ứng nguyên liệu (giá cả, chủng loại,

…) quặng hiện nay thông qua chính các nhà cung ứng hoặc thông qua sốlượng đối thủ cạnh tranh, quy mô và mức độ sản xuất của đối thủ cạnh tranh

để có căn cứ xác định khối lượng cung ứng NVL hiện nay trên thị trường

Đánh giá chính xác tình hình thị trường NVL, nghiên cứu về thị trường

là nguồn thông tin quan trọng để nhà máy tìm kiếm, lựa chọn, đàm phán và kýkết hợp đồng với nhà cung ứng

Quyết định lựa chọn nhà cung ứng Để lựa chọn được nhà cung ứng tốt,công tác lựa chọn nhà cung ứng cần được xây dựng trên cơ sở đánh giá cácchỉ tiêu cụ thể, mức độ quan trọng và cho điểm đối với từng nhà cung ứng sau

đó lựa chọn nhà cung ứng có số điểm cao nhất Một số các yếu tố để đánh giácác doanh nghiệp cung ứng NVL có thể bao gồm các yếu tố sau:

Bảng 36: Các chỉ tiêu đánh giá các nhà cung ứng

Mức độ quantrọng (%) Công ty X Công ty Y

trọng hơn cả Ngược lại khi lượng NVL của nhà máy vẫn còn thì yếu tố về giá

cả, điều kiện giảm giá sẽ là yếu tố được quan tâm hơn

Sau khi xác định được mức độ quan trọng của các yếu tố, cán bộ NVLphải đánh giá cho điểm đối với từng nhà cung ứng cụ thể Lấy tổng điểm theocông thức:

Tổng điểm = Tổng (điểm đánh giá đối với mỗi yếu tố * mức độ quan trọng)Trong đó: Điểm đánh giá với mỗi yếu tố có thang điểm cao nhất là 10

Bảng 36: Chỉ tiêu đánh giá nhà cung ứng

STT Các yếu tố

Mức độ quan trọng(%)

Mỏ sắt Trại Cau

Mỏ sắt NgườmCháng Cao Bằng

Áp dụng phương pháp đánh giá các nhà cung ứng theo phương pháptrên nhà máy xác định được nhà cung ứng tốt, sự đánh giá đảm bảo tính chínhxác và khách quan.

Sau khi lựa chọn nhà cung ứng cần quan tâm xây dựng mối quan hệ vớinhà cung ứng biến họ trở thành bạn hàng truyền thống của nhà máy Nhà máycần thiết lập mối quan hệ bền chặt với người cấp hàng bằng các cách thức phùhợp với nhà cung ứng nhằm làm cho họ thường xuyên cung cấp hàng cho nhàmáy với độ tin cậy cao, chất lượng đảm bảo và giá cả hợp lý nhất

Nếu hoạt động nghiên cứu thị trường, lựa chọn nhà cung ứng được thựchiện tốt điều đó có nghĩa yếu tố đầu vào sẽ được đảm bảo về số lượng, chấtlượng cũng như giá cả nguyên liệu

Để thực hiện tốt giải pháp nhà máy cần có các điều kiện sau:

Phải có một phòng ban NVL riêng, chịu trách nhiệm về công tácnghiên cứu thị trường, xác định mức độ quan trọng của các yếu tố và chođiểm chính xác đối với từng nhà cung cấp từ đó xác định được nhà cung ứngtốt nhất

Cán bộ NVL phải có năng lực và trình độ thực sự về các hoạt độngquản trị NVL để có thể quản lý và khai thác tốt nhất nguồn thông tin từ thịtrường, nhà cung ứng và cân đối giữa nhu cầu mong muốn với tình hình thực

tế của nhà máy

3 Kết quả dự kiến

Khi nhà máy tổ chức điều tra, đánh giá thị trường NVL và có một công

cụ lựa chọn nhà cung ứng nhà máy sẽ đạt được kết quả sau:

Thứ nhất, cán bộ quản trị sẽ am hiểu về thị trường NVL từ đó có những

thông tin cùng phối hợp với công tác tính toán xác định nhu cầu NVL, hoặclượng đặt hàng để có thể đưa ra quyết định vế mua sắm NVL một cách hợp

lý nhất