NHẬN XÉT CHUNG

Mặc dù theo đánh giá xếp hạng doanh nghiệp đạt kết quả như nêu ỏ trên, về thực trạng trong Tổng công ty vẫn còn những đơn vị đang còn tồn tại mà tổng công ty cần khẩn trương điều chỉnh k

NHẬN XÉT CHUNG

I NHẬN XÉT CHUNG HOẠT ĐỘNG CỦA TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 8 VỀ CÁC MẶT ƯU, NHƯỢC ĐIỂM.

Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 là một doanh nhgiệp trực thuộc Bộ GTVT Trong một thời gian ngắn thực tập tại đây tôi nhận thấy rằng trong thời gian qua, mặc dù gặp rất nhiều khó khăn do sử chuyển đổi cơ cấu nền kinh tế nhưng Tổng công ty đã không ngừng phấn đấu vươn lên thành một doanh nghiệp vững mạnh.Thực tế cho thấy trong những năm đầu tiếp cận với cơ chế mới TC.TY đã sớm nắm bắt đỗi mới công tác quản lý.Phát triển TC.TY theo chiều hướng đi lên tiếp tục thực hiện tốt những nhiệm vụ được cấp trên giao và hoàn thành những chỉ tiêu ké hoạch đã đề ra hàng năm

Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8 có 16 đơn vị trực thuộc hạch toán độc lập Trong đợt xếp hạng doanh nghiệp có 4 doanh nghiệp đạt hạng I và

12 doanh nghiệp đạt hạng II Tổng công ty đã luôn quan tâm đến việc đào tạo bồi dưỡng nâng cao năng lực và trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên

Tổng công ty có nguồn ngân sách, nguồn vốn tự có được tăng lên nhiều so với những năm trước đây Công tác quản lý kinh tế và các mặt hoạt động sản xuất kinh doanh được nâng cao và được cụ thể hoá, quy định bằng nhiều điều lệ, quy chế hoạt động rõ ràng để định hướng cho việc thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh

và các mặt công tác khác của đơn vị Bên cạnh đó Tổng công ty đã chú trọng đầu

tư máy móc, trang thiết bị hiện đại phục vụ cho thi công các công trình trọng điểm (giá trị tài sản hàng năm tăng hàng trăm tỷ đồng ) Năng lực, trình độ quản lý và

sản xuất kinh doanh của Tổng công ty ngày càng phát triển vững mạnh và là một trong những Tổng công ty mạnh của ngành Giao thông vận tải

Trong sự trưởng thành chung của Tổng công ty có nhiều đơn vị đạt hiệu quả kinh tế cao, nhưng bên cạnh đó còn có một số đơn vị hoạt động kém hiệu quả Mặc

dù theo đánh giá xếp hạng doanh nghiệp đạt kết quả như nêu ỏ trên, về thực trạng trong Tổng công ty vẫn còn những đơn vị đang còn tồn tại mà tổng công ty cần khẩn trương điều chỉnh khắc phục

- Một số đơn vị được tập trung vốn đầu tư chiều sâu lớn nhưng đơn vị chưa thực sự năng động trong việc bố trí nhân lực và công nhân lành nghề để phát huy được hết hiệu quả máy móc thiết bị, mức tăng trưởng chậm, tình hình tài chính bị mất cân đối nghiêm trọng, đơn vị gặp nhiều khó khăn.- Có đơn vị chưa thực sự năng động trong công tác tiếp thị, không tìm kiếm và mở rộng được thị trường hoạt động nên sản xuất kinh doanh không phát triển theo nhịp độ phát triển chung của Tổng công ty

- Có đơn vị hoạt động cầm chừng, manh mún, chưa mạnh dạn đầu tư thiết bị, nhân lực, chưa đủ năng lực để đi vào thực hiện các dự án quốc tế lớn, chưa đáp ứng được yêu cầu chung của Tổng công ty

II NHẬN XÉT VỀ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH GIAO THÔNG 8

Trong công tác văn phòng,TC.TY đã bước đầu nhận thức rõ được tầm quan trọng của hoạt động văn phòng, các nghiệp vụ hành chính không còn bị phân tán như trước mà đã tập trung,các trang thiết bị phục vụ cho nghiệp vụ hành chính cũng được đổi mới hơn

Công tác văn phòng của Tổng công ty xây dựng giao thông 8 đã phát huy hầu hết chức năng, nhiệm vụ của mình (với định biên 22 cán bộ công nhân viên được

bố trí ở 9 bộ phận), là bộ phận tham mưu giúp cho lãnh đạo giải quyết tốt nhưng công việc điều hành trong cơ quan cũng như công tác đối nội và đối ngoại góp

phần cho sự phát triển và vững mạnh của Tổng công ty Văn phòng tạo điều kiện cho các phòng ban và cơ quan đoàn thể hoàn thành công tác của lãnh đạo giao Đặc biệt, ở các bộ phận của văn phòng đều hoạt động với tinh thần và ý thức trách nhiệm cao dưới sự lãnh đạo, điều hành của chánh, phó văn phòng

Ngoài ra, trong công tác chuyên môn mà văn phòng đã đạt được hiệu quả tốt, công tác chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ đối với các đơn vị cơ sở luôn được phòng quan tâm Cán bộ, công nhân viên của văn phòng luôn được cử đến trung tâm đào tạo bồi dưỡng kỹ thuật nghiệp vụ để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ

Tuy nhiên, với nhịp độ phát triển kinh tế và sức cạnh tranh ngày càng gay gắt của nền kinh tế thị trường như hiện nay thì văn phòng của TC.TY còn một số mặt cần khắc phục như:

1 Về cơ cấu quản lý

Cơ cấu tổ chức củaTC.TY hiện nay chưa đáp ứng được nhu cầu và khối lượng công việc cần giải quyết,nguyên nhân chủ yếu là văn phòng nhận quá nhiều công việc mà số lượng nhân sự trong văn phòng lại quá ít, được định biên 22 người Diện tích văn phòng nhỏ nên các phòng bị thu hẹp

Có sự chồng chéo khi thực hiện chức năng nhiệm vụ giữa các phòng ban chức năng và văn phòng:

+ Bộ phận thi đua khen thưởng, báo chí tuyên truyền thuộc chức năng nhiệm vụ của tổ chức cán bộ lại giao cho Đảng uỷ của tổng công ty thực hiện

+ Công tác tổng hợp báo cáo 6 tháng, hàng năm là chức năng nhiệm vụ của văn phòng thì được bố trí cho phòng Kinh tế - kế hoạch

+ Trong công tác văn thư - lưu trữ, giấy tờ, công văn đến đều được chuyển đến cho Tổng giám đốc xét duyệt mà lẽ ra phải qua Chánh văn phòng xem xét trước rồi mới chuyển đến Tổng giám đốc Như vậy sẽ giúp cho Tổng giám đốc đỡ phần giải

quyết những công việc sự vụ, tránh lãng phí thời gian cho Tổng giám đốc Hơn nữa, nhiều khi Tổng giám đốc đi vắng, công văn giấy tờ đến nhiều mà phải chờ Tổng giám đốc xét duyệt, điều này sẽ dẫn đến hậu quả: ách tắc trong quá trình giải quyết công vụ, đôi khi không đưa ra những quyết định được nhanh chóng, kịp thời, hợp lý trong điều kiện kinh tế - xã hội hiện nay

2 Về nhân sự

Lực lượng cán bộ công nhân viên trong Tổng công ty hiện nay đang thiếu những cán bộ năng động trong chuyên môn và quản lý giỏi, thiếu đội ngũ nhân viên lành nghề có trình độ để đáp ứng với cơ chế mới

Đối với nhân viên văn phòng: Số nhân viên còn quá ít so với khối lượng công việc, thường một nhân viên phải kiêm nhiệm các công việc khác không thuộc chức năng và nghiệp vụ chuyên môn của họ Bên cạnh đó trình độ chuyên môn còn thấp, các thao tác nghiệp vụ còn kém nhạy bén Trong đó công việc ngày càng đòi hỏi sự sáng tạo và năng động

3 Về trang thiết bị

Cơ chế mới đòi hỏi có sự cạnh trang gay gắt trong xu thế chung đó vai trò của văn phòng ngày càng được khẳng định Trong đó yếu tố trang thiết bị có tính chất quyết định sự đứng vững của mỗi doanh nghiệp trong nền kinh tế.TC.TY mặc dù

đã đã nắm bắt được nhu cầu mới song vẫn chưa mạnh dạn đầu tư trang thiết bị phục vụ cho hoạt động kinh doanh,hệ thống trang thiết bị vẫn chưa hiện đại cho nên năng suất lao động còn bị hạn chế

4 Môi trường làm việc

TC.TY vẫn chưa tạo được môi trường làm việc thuận tiện để thúc đẩy sự hăng say làm việc của mỗi nhân viên

5 Công tác thông tin tổng hợp

Công tác thông tin tổng hợp đã có nhiều cố gắng song vẫn còn tồn tại một vài nhược điểm sau :

- Trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác thông tin chưa được đầu tư đầy

đủ nên việc khai thác và xử lý thông tin còn bị hạn chế

- Nguồn thông tin còn chưa đảm bảo chính xác và trung thực

Nói tóm lại, TC.TY không ngừng phấn đấu vươn lên.Trong năm tới TC.TY phát huy hơn nữa ưu điểm vốn có, khắc phục nhược điểm còn tồn tại để tiếp tục xây dựng phương hướng và mục tiêu phát triển theo kịp xu hướng phát triển của nghành GTVT nói riêng và của đất nước nói chung

CHƯƠNG V

MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM KHẮC PHỤC NHỮNG

MẶT TỒN TẠI VÀ CẢI TIẾN CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI

TỔNG CÔNG TY XÂY DỰNG CÔNG TRÌNH

GIAO THÔNG 8

Cải tiến và xây dựng văn phòng Tổng công ty theo hướng hiện đại, có đủ năng lực và trình độ nhằm theo kịp xu hướng phát triển sản xuất kinh doanh của đất nước.Tổng công ty cần có những giải pháp cần khắc phục những nhược điểm cần tồn tại, tiếp tục phát huy những khả năng còn tiềm tàng để xây dựng Tổng công ty

đủ sức cạnh tranh, phát triển trong nền kinh tế

Cùng với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học công nghệ đặc biệt với thành tựu

về tin học, máy tính điện tử, kỹ thuật viễn thông và sự mở rộng quan hệ kinh tế ở các doanh nghiệp lớn, mô hình văn phòng hiện đại dần dần được đổi mới và áp dụng khá phổ biến Điểm yếu nhất của văn phòng nước ta hiện nay là hoạt động văn phòng mang tính thụ động, bị động rất cao Chức năng phục vụ hậu cần và công việc giấy tờ, sự vụ lấn át, chức năng thụ động xử lý thông tin Do vậy yêu cầu xây dựng để đổi mới văn phòng theo hướng hiện đại là rất cấp bách Hiện nay hiện đại hoá văn phòng cũng không tốn kém lắm, điều kiện để trạng bị cơ sở vật chất cũng không khó lắm, cái quan trọng là phải đào tạo con người thích ứng với trang thiết bị hiện đại đó, với phong cách làm việc mới, hiện đại Trước hết phải hiện đại chính tri thức con người làm việc ở văn phòng sau đó mới hiện đại hoá trang thiết

bị Vậy việc tổ chức hoạt động của bộ máy quản lý ở văn phòng của Tổng công ty XDCTGT 8 qua tìm hiểu và phân tích ngoài những mặt mạnh còn những hạn chế

Do nhận thức về vai trò văn phòng chưa rộng rãi nên việc đầu tư trang thiết bị vào còn ít Qua tìm hiểu và nghiên cứu thực tế Tôi xin mạnh dạn đề xuất một số giải

pháp nhằm khắc phục những mặt còn tồn tại trong văn phòng tại Tổng công ty xây dựng công trình giao thông 8

1 Đổi mới cơ cấu tổ chức quản lý

Văn phòng với vai trò là bộ máy điều hành tổng hợp – một khâu then chốt tạo

ra sự năng động của doanh nghiệp trong thời đại ngày nay Do đó, văn phòng nhất thiết phải được đổi mới Đổi mới phải khoa học, có hệ thống thống nhất là trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý, phải hiện đại hoá bộ máy điều hành, đưa tiến bộ kỹ thuật khoa học vào trong văn phòng

Vậy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là hình thức phân công lao động trong lĩnh vực quản lý Một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác nó lại tác động tích cực trở lại sự phát triển sản xuất Muốn đổi mới tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo các nguyên tắc

+Tính tối ưu: Giữa các khâu, các cấp quản lý phải được tổ chức mối liên hệ hợp lý để đảm bảo các cấp quản lý, mang tính năng động và đi sâu vào phục vụ cho hoạt động công tác

+Tính linh hoạt: Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải thích ứng linh hoạt với mọi tình huống trong và ngoài hệ thống

+Tính kinh tế: Gọn nhẹ, sử dụng kinh phí ít nhất và mang lại hiệu quả cao nhất

Muốn xây dựng được một bộ máy quản lý của doanh nghiệp gọn nhẹ, có hiệu lực, khắc phục bệnh quan liêu, thiếu kỷ cương, thiếu khoa học, tham nhũng Chúng

ta không thể bằng lòng với cách làm thủ công như hiện nay Nên thay đổi cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý gọn nhẹ và hiệu quả kinh tế một vấn đề phức tạp chưa giải quyết được trong thời gian ngắn Trong thời gian sắp tới còn phải từng bước cơ giới hoá các tác nghiệp như sau:

+Tác nghiệp văn thư: Sử dụng máy bóc phong bì thay tay và bán tự động, máy đăng ký công văn, máy đánh số, máy in địa chỉ, máy đóng tem, máy phân loại công văn

+Tác nghiệp sao in: Sử dụng máy đánh chữ, máy đánh chữ tự động, máy photocopy, máy sao chụp điện

+Chuyển giao văn bản: Sử dụng hệ thống băng chuyền hơi nén, băng chuyền tự động, Telex, fax…

Tổng công ty XDCTGT 8 là một tổng công ty do Bộ giao thông quản lý, tổng công

ty chịu trách nhiệm chung về quản lý và điều hành các đơn vị thành viên Do vậy công việc của người chánh văn phòng còn nhiều khó khăn và bộn bề, nên bố trí một thư ký giúp việc cho chánh văn phòng thực hiện công việc thu thập, ghi chép thông tin, tài liệu và một số công việc khác khi cần thiết

2 Những biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng lao động trong văn

phòng của Tổng công ty XDCTGT 8.

Lao động là vốn quý nhất, là yếu tố năng động linh hoạt trong sản xuất, thực hiện tốt quản lý lao động trong sản xuất sẽ đến thành công Muốn vậy phải có biện pháp quản lý con người trong văn phòng Nhân viên làm việc trong văn phòng phải

là người có năng lực chuyên môn, có trình độ đào tạo cơ bản, có kiến thức về mọi mặt kinh tế xã hội Bên cạnh đó họ phải là người có phẩm chất tốt, có sự nhiệt tình say mê với công việc

Một trong những biện pháp chủ yếu đó là kích thích tinh thần làm việc, không ngừng đào tạo, bồi dưỡng kiến thức chuyên môn cho nhân viên Tinh thần làm việc của nhân viên có ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả công tác Vì thế cần quan tâm đầy

đủ đến quyền và lợi ích của họ

Con người trong văn phòng tổng công ty là yếu tố cần thiết cho mọi hoạt động Nhân tố môi trường luôn gắn với môi trường xung quanh, cụ thể con người làm

việc ở đây là liên tục Do đó phải đảm bảo trật tự theo nguyên tắc tôn trọng lẫn nhau Công việc của văn phòng tưởng như đơn giản nhưng phức tạp, nên công tác quản lý phải hợp lý để có phương pháp xử dụng lao động được tốt

Trong công cuộc đổi mới, việc sắp xếp lại lao động, hầu hết tất cả các cơ quan trong doanh nghiệp đều có tình trạng thừa, thiếu lao động Thiếu là thiếu lao động

có đủ trình độ chuyên môn nghiệp vụ,có năng lực, có tính sáng tạo…, thừa những lao động trình độ thấp, thiếu năng động Chính vì thế đòi hỏi các đơn vị phải giải quyết sự thừa thiếu đó để nâng của hiệu quả sử dụng lao động

a Sắp xếp và bố trí cán bộ nhân viên trong văn phòng hợp lý:

Để tiến hành công việc này có hiệu quả cần phải:

- Đánh giá lại lao động về các mặt lao động như: trình độ chuyên môn, năng lực, tuổi đời…

- Tổ chức phân tích, đánh giá từng công việc về mức độ phức tạp và số lượng

- Xem xét thực tế công việc mà từng cá nhân, bộ phận đã phù hợp hay chưa, nếu chưa phù hợp thì tổ chức cho họ học tập để đảm bảo trình độ mà công việc đó yêu cầuhoặc bố trí công việc khác phù hợp hơn

Do vậy, để biết chính xác về năng lực làm việc của từng người và giao công việc cho đúng người, phù hợp với năng lực Từ đó, tạo điều kiện cho cán

bộ nhân viên trong văn phòng say mê với công việc của mình và họ phấn khởi làm việc Chú ý giúp đỡ họ thường xuyên nâng cao về mặt chuyên môn khoa học kỹ thuật trong quá trình làm việc của họ Tạo điều kiện thuận lợi, tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật hiện đại, chú ý cải tiến công tác Nếu bố trí nhân

sự sao cho linh hoạt để không tạo ra khoảng trống trong quá trình làm việc và đảm bảo phát triển về quy mô cũng như trong điều kiện cần thiết bố trí quá trình hoạt động của văn phòng phải có tính liên tục, căn cứ vào bố trí người Giao việc

rõ ràng cho từng nhân viên để gắn trách nhiệm với công việc

Vậy việc bố trí nhân sự phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận

để bố trí nhân viên cho thích hợp

b Quản lý lao động trong văn phòng:

Cán bộ lãnh đạo các bộ phận thực hiện nhiệm vụ quản lý cán bộ công nhân viên chặt chẽ Thông qua việc kiểm tra đôn đốc nhân viên trong quá trình công tác, áp dụng nghiêm túc, thường xuyên các hình thức khen thưởng khi họ hoàn thành nhiệm vụ, nhằm khuyến khích nhân viên phát huy năng lực của mình cho sự phát triển của đơn vị Đồng thời sử dụng các hình thức cảnh cáo, kỷ luật khi họ vi phạm nội quy, quy chế chung và riêng, đảm bảo tính nghiêm minh trong văn phòng

Bổ sung, hoàn thiện các nội quy, quy định và lề lối làm việc trong cơ quan, chỉ đạo việc thực hiện các nội quy, quy định một cách có nghiêm túc và đồng bộ

c Công tác đào tạo và tuyển dụng lao động trong văn phòng:

Về công tác đào tạo nâng cao chuyên môn nghiệp vụ trên cơ sở phân loại lao động theo trình độ, tuổi đời đồng thời xem xét về điều kiện gia đình, bản thân và thời gian để còn có thể công tác ở đơn vị, từ đó xây dựng quy định kế hoạch đào tạo cán bộ cho phù hợp

Hiện nay hầu hết các bộ phận trong văn phòng đều được trang bị máy điện thoại, cần trang bị thêm máy vi tính, vì vấn đề hiện nay đòi hỏi nhiều thông tin cần thiết và kịp thời cho nên cơ quan cần phải có chính sách khuyến khích họ học thêm

để nâng cao trình độ tin học văn phòng Học tập nâng cao kỹ năng tác nghiệp văn phòng bằng nhiều hình thức

Về công tác tuyển dụng: Công tác này có ảnh hưởng lớn đến chất lượng lao động để có được một đội ngũ cán bộ công nhân viên có đủ năng lực trình độ thì việc tuyển dụng lao động ở văn phòng cần được quan tâm đúng mức Cụ thể: phải xây dựng các tiêu chuẩn tuyển chọn

Phải đảm bảo việc thực hiện đúng nội quy, quy định của Nhà nước về công tác

tổ chức thi tuyển, hợp đồng thử việc… đối với lao động được tuyển dụng