Chiến lược xây dựng nguồn lực

Quyền quản trị Là những quy định cụ thể của chủ đầu tư về các suy nghĩ và hành động trong quá trình điều hành sản xuất, kinh doanh của DN đối với các nguồn lực của DN.. Phân tích công v

Chiến lược xây dựng nguồn lực

Mục lục

Lời nói đầu 4

Lý luận cơ bản về nguồn lực 5

Tại sao phải là chiến lược nguồn lực? 5

Vai trò của nguồn lực 5

Phân loại nguồn lực 5

Phân loại theo hình thức thể hiện 5

Phân loại theo nguồn gốc 5

Nguồn Lực Vô Hình 6

Các quan điểm chung 6

Giới thiệu chung về các thuộc tính của DN 6

Quan điểm về khách hàng 6

Quan điểm về nhân viên 6

Quan điểm về đối tác vốn 6

Quan điểm về đối tác ngành nghề 6

Quan điểm với xã hội, nhà nước 7

Đạo kinh doanh 7

Quyền quản trị 7

Phân tích công việc 7

Khái niệm công việc 7

Vai trò nhiệm vụ của vị trí công việc 7

Tổ chức công việc 7

Mô tả công việc 9

Phân phối công việc 10

Khái niệm 10

Chức năng 10

Nhiệm vụ 10

Tóm tắt ý chính phần nguồn lực vô hình 10

Nguồn lực hữu hình 11

Các vấn đề về nhân lực và công việc 11

Vai trò nhiệm vụ của nguồn nhân lực 11

Tổ chức nguồn nhân lực 11

Chức năng chung của nguồn nhân lực 11

Tích hợp con người và công việc 11

Các vấn đề về vật lực và công việc 12

Vai trò nhiệm vụ của nguồn vật lực 12

Tổ chức nguồn vật lực 12

Chức năng chung của nguồn vật lực 12

Tích hợp vật lực và công việc 13

Các vấn đề về tài lực và đầu tư 13

Vai trò của tài lực với nguồn nhân lực 13

Vai trò của tài lực với nguồn vật lực 13

Đánh giá hiệu quả đầu tư giữa nhân lực và vật lực 13

Tóm tắt ý chính phần nguồn lực hữu hình 16

Tích hợp nguồn lực 17

Điều hành hệ thống theo quy chế, quy trình 17

Tại sao phải có quy trình? 17

Tại sao phải có quy chế? 18

Vai trò chung của quy chế, quy trình 18

Xây dựng quy chế 18

Xây dựng quy trình 19

Sơ đồ tổng quan cho các công việc 19

Quy trình đầu vào 21

Quy trình điều hành 22

Quy trình chuyển giao 22

Quy trình xúc tiến bán hàng 23

Đo lường, kiểm soát hệ thống theo các chỉ tiêu 23

Điều chỉnh, giải quyết xung đột hệ thống 24

Lời kết…… 26

Lời nói đầu

Sau khi chúng ta xây dựng xong các thuộc tính của doanh nghiệp với các quan điểm có tính chất cảm tính, chúng ta bắt tay vào định hình và định hướng doanh nghiệp bằng các hoạt động nghiên cứu cấu trúc thị trường để xác định

ra vị thế của doanh nghiệp Từ vị thế này, chiến lược kinh doanh xuất hiện và kèm theo nó là các thuyết minh tài chính Lúc này chúng ta bắt đầu phải định lượng các hoạt động đầu tư của doanh nghiệp một cách cụ thể

Tài liệu “Các mô hình đầu tư nguồn lực theo 9P” mà tôi đã biên soạn sẽ giúp quý vị hiểu rõ hơn việc định lượng này Tuy nhiên đó vẫn chỉ là tư duy chiến lược Tài liệu “Tư duy chiến lược và kế hoạch” sẽ giúp quý vị có thểm tri thức để bước qua “cái hố” giữa lý thuyết và thực hành Đến đây chúng ta có thể bắt tay vào xây dựng những vấn đề cụ thể mà bản chiến lược kinh doanh

và chỉ tiêu tài chính mà chủ đầu tư, ban giám đốc đã đưa ra Nhưng như thế nào là phù hợp? Đó chính là lý do tôi viết tài liệu “chiến lược xây dựng nguồn lực”

Tài liệu này không lượng hóa tới mức mô tả vị trí đặt từng viên gạch trong ngôi nhà doanh nghiệp nhưng nó giúp quý vị biết phải chọn gạch gì và tại sao nó phải đặt vào vị trí đó Các công việc đó chúng tôi biết chắc chắn rằng những người thợ xây giỏi sẽ biết rõ hơn những nhà thầu Nếu quý vị có góp ý hay khuyên nhủ, xin quý vị vui lòng gửi về địa chỉ thư tín điện tử sau: haphan@welcome.com.vn

Lý luận cơ bản về nguồn lực

Tại sao phải là chiến lược nguồn lực?

Việc quý vị nghĩ ra một ý tưởng kinh doanh có thể chỉ trong vài phút Ước tính sơ bộ cho ý tưởng và hướng phát triển của nó quý vị có thể mất một vài tuần nhưng để biến ý tưởng thành hiện thực quý vị phải mất từ một tới vài năm

Nói về con người – nguồn nhân lực, họ là một cỗ máy phức tạp nhất mà ngay trong lúc quý vị đọc tài liệu này vẫn có hàng ngàn trí thức đang say mê nghiên cứu và tìm hiểu Quý vị có thể cảm thấy rất khó điều khiển không chỉ người giỏi mà còn cả những người không có văn hóa, bằng cấp Sự phức tạp đó khiến sự biến động về nhân sự trong một doanh nghiệp luôn xảy ra từ vài chục phần trăm trong giai đoạn đầu và giảm xuống 1 chữ số cho vài năm tiếp theo

Để làm chủ sự biến động này, DN cần có một cách nghĩ về việc tạo nguồn nhân sự cho DN trong một khoảng thời gian đủ lớn để giảm thiểu rủi ro trong kinh doanh đến từ nhân sự Đây chính là tiền đề để chúng ta xây dựng một chiến lược nguồn nhân lực

Nói về máy móc, nhà xưởng, phương tiện, công cụ – nguồn vật lực Ngày nay công nghệ, kỹ thuật thay đổi từng ngày Phương thức sản xuất ngày càng hiện đại và làm cho trình độ của người lao động ngày càng phải gia tăng một cách tương ứng Điều đó cũng khiến quý vị phải cân nhắc trong dài hạn việc đầu tư về vật lực sao cho đi đôi với nhân lực

Tổng hợp cách nghĩ, cách làm về các vấn đề nhân lực, vật lực trong dài hạn sản sinh ra chiến lược nguồn lực và đây là điều tất yếu phải làm nếu quý vị muốn gia tăng hiệu quả đầu tư tài lực và giảm thiểu rủi ro đến từ nhân lực và vật lực

Vai trò của nguồn lực

Nguồn lực có vai trò giúp chủ đầu tư biến ý tưởng, ước mơ trong việc kinh doanh của mình thành hiện thực Nguồn lực là công cụ mà chủ đầu tư bỏ tiền của vật chất để sở hữu, sử dụng và khai thác nó, định hình, định hướng và định lượng nó theo mô hình mà mình đã lựa chọn

Phân loại nguồn lực

Phân loại theo hình thức thể hiện

Các nguồn lực cho mô hình sẽ bao gồm các nguồn lực vô hình và hữu hình Các nguồn lực vô hình là xây dựng vị thế, vị trí của các nguồn lực hữu hình và các mối quan hệ giữa chúng Các nguồn lực hữu hình là xây dựng các vấn đề cụ thể về nhân lực, vật lực và tài lực Hai nguồn lực này phải được “tích hợp” với nhau sao cho mô hình đó đi vào hoạt động hiệu quả

Phân loại theo nguồn gốc

“Thể lực” của doanh nghiệp sẽ được quyết định bởi nguồn nhân lực, tài lực và vật lực Xét ở khía cạnh khởi sự ban đầu, tài lực là nguồn lực then chốt, nhân lực là vô cùng quan trọng và vật lực là nguồn lực không thể thiếu Ba nguồn lực này quan hệ hữu cơ, logic và biện chứng không thể tách rời nhau trong quá trình sản xuất, quản lý, kinh doanh của DN Sau đây chúng ta sẽ xem xét nhiệm vụ của từng nguồn lực theo cách phân loại hữu hình và vô hình

để từ đó xây dựng chúng theo mô hình mà DN đã chọn

Nguồn Lực Vô Hình

Các quan điểm chung

Giới thiệu chung về các thuộc tính của DN

1 Tên gọi: DN cần thống nhất cách gọi tên đầy đủ, viết tắt, tên giao dịch, khẩu hiểu qua từng thời kỳ và các quy cách của Logo, cụm biểu hiện

2 Giá trị cốt lõi: là giá trị duy nhất mà DN có được để thuyết phục khách hàng mua sắm SPDV của mình, để tập thể cán bộ, nhân viên tự hào và

nỗ lực gia tăng giá trị đó và là vũ khí để DN vượt qua thử thách và chinh phục các cơ hội

3 Tầm nhìn: là mục tiêu trong dài hạn mà theo đó DN phải huy động mọi nguồn lực hướng tới

4 Cá tính: là các giá trị mà DN tạo ra từ văn hóa kinh doanh và nguyên tắc quản trị

5 Chất lượng: là cam kết về các giá trị mà DN sẽ mang lại cho người tiêu dùng

6 Bảo hộ: Là sự bảo vệ của pháp luật về các giá trị của DN

7 Khả năng giao tiếp: Là những phạm vi, đối tượng mà DN sẽ thể hiện thông điệp của mình

8 Hình ảnh đẳng cấp: Là ánh xạ cá tính của DN vào xã hội

9 Tính cải tiến thích nghi: là sự làm chủ, chế ngự, sáng tạo hoàn cảnh của

DN Thuộc tính luôn phải cải tiến, thích nghi của DN là một trong cách thuộc tính tạo ra quan điểm cách tân của DN

Quan điểm về khách hàng

Đây là các quan điểm của chủ đầu tư, ban giám đốc thể hiện mối quan

hệ về trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ và quyền lợi giữa DN và khách hàng Đây cũng chính là các cam kết, thỏa thuận, và mục đích tồn tại của DN

Quan điểm về nhân viên

Đây là các quan điểm của chủ đầu tư, ban giám đốc thể hiện mối quan

hệ về trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ và quyền lợi giữa DN và nhân viên Đây cũng chính là các chính sách về nhân lực, chính sách về tiền lương và thu nhập, chính sách phúc lợi xã hội, và cuối cùng là hoạt động công đoàn, xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Quan điểm về đối tác vốn

Đây là các quan điểm của chủ đầu tư, ban giám đốc thể hiện mối quan

hệ về trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ và quyền lợi giữa DN và các đối tác góp vốn nếu có Đây cũng chính là các cam kết, thỏa thuận của DN được thể hiện trong điều lệ hoạt động của DN Trong các trường hợp đối tác vốn nằm ngoài HĐQT, HĐTV …thì các quan điểm này phải được xây dựng dựa các văn bản pháp luật đã quy định cho loại hình DN đã đăng ký

Quan điểm về đối tác ngành nghề

Đây là các quan điểm của chủ đầu tư, ban giám đốc thể hiện mối quan

hệ về trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ và quyền lợi giữa DN và các nhà cung ứng đầu vào, sự cạnh tranh giữa các đơn vị trong ngành và các đối tác hợp tác quản lý, kinh doanh khác Đây chính là các mẫu hợp đồng kinh tế, thỏa thuận mua/bán, thỏa thuận hợp tác của DN với các chủ thể trên

Quan điểm với xã hội, nhà nước

Đây là các quan điểm của chủ đầu tư, ban giám đốc thể hiện mối quan

hệ về trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ và quyền lợi giữa DN với xã hội và các

cơ quan chủ quản DN Đây chính là vai trò của DN với xã hội, vai trò của DN trong nền kinh tế Nó được thể hiện qua sự quan tâm của DN với cộng đồng,

sự đóng góp về thuế với nhà nước

Đạo kinh doanh

Sau khi DN đã hình thành các thuộc tính của DN, các quan điểm của DN với các chủ thể có mối quan hệ với DN Bên trong DN sẽ tồn tại các giá trị vật chất, tinh thần và sự tương quan của các giá trị đó với xã hội Các quan điểm này có thể hiểu như là một bản “tuyên ngôn độc lập” của doanh nghiệp mà theo đó tập thể cán bộ công nhân viên sẽ hướng mọi suy nghĩ và hành động của mình tới các giá trị này

Quyền quản trị

Là những quy định cụ thể của chủ đầu tư về các suy nghĩ và hành động trong quá trình điều hành sản xuất, kinh doanh của DN đối với các nguồn lực của DN Các nguyên tắc này có thể hiểu như là bản “hiến pháp” của DN mà theo đó nó là kim chỉ nam cho việc triển khai các văn bản pháp chế khác của

DN

Phân tích công việc

Khái niệm công việc

Công việc là một hoạt động sử dụng sức lực, chất xám của con người kết hợp với các máy móc, công cụ, phương tiện hay con người khác để đạt được một mục tiêu nào đó của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định

do doanh nghiệp ấn định Việc phân tích các hoạt động trên gọi là phân tích công việc

Vai trò nhiệm vụ của vị trí công việc

Ở đây chúng ta đã giả định rằng ý tưởng kinh doanh mới đã là khả thi và công việc của chúng ta bây giờ là chuẩn bị nguồn lực theo mô hình mà DN đã lựa chọn Các danh mục hành động chính trong phần mô hình kinh doanh sẽ triển khai thành các chiến lược, kế hoạch hành động cụ thể Từ các hành động

cụ thể này, chúng ta tạo ra các dòng công việc phải làm và đặt tên vị trí công việc trong dòng công việc đó

Như vậy vai trò nhiệm vụ của công việc là sử dụng nguồn lực của DN và nguồn lực trên thị trường để biến kế hoạch thành hiện thực Trong một DN, có rất nhiều hạng mục công việc khác nhau Một số công việc do con người thực hiện, một số do máy móc thực hiện và một số phải kết hợp con người và máy móc Sự tài tình của người quản lý là phải biết phối hợp giữa công việc và các nguồn lực đó sao cho hiệu quả công việc, năng suất lao động, hiệu năng máy móc đạt trạng thái cao nhất có thể

Tổ chức công việc

Quá trình nhà quản lý sắp xếp con người, phương tiện máy móc vào các dòng công việc theo một tiêu chí nào đó có hiệu quả cao nhất được gọi là tổ chức công việc Sau khi các công việc chính đã được sắp xếp theo một cách mà

DN cho rằng đó là khoa học nhất với DN của mình thì chúng ta có sơ đồ tổ chức

Sơ đồ tổ chức công việc nhìn chung có cấu trúc rẽ nhánh hình rễ cây với

2 tiêu chí chính để sắp xếp là: theo dòng công việc (chiều sâu) và theo tính chất công việc (Chiều ngang) Trong một số trường hợp, dòng công việc và tính chất công việc đan xen vào nhau và điều đó tạo ra cấu trúc “ma trận” cột hàng Cấu trúc này sẽ phá vỡ cấu trúc quản lý công việc theo hình cây do vậy chúng ta chỉ áp dụng trong ngắn hạn, nhất là các công việc dạng dự án Để khắc phục việc này, chúng ta tập hợp các công việc phục vụ dự án đó thành một dạng công việc tổng hợp và phát triển theo chiều ngang của hình cây

Khi sắp xếp theo dòng công việc, việc chúng ta phân tích và chia nhỏ công việc qua mỗi khâu sẽ tạo ra các nhánh nhỏ trong các công việc chính Quá trình này sẽ tạo ra mối quan hệ chỉ huy và phục tùng Khi sắp xếp theo tính chất công việc thì sẽ phát triển các nhánh chính từ nhánh “gốc cây” và quan hệ giữa các nhánh là quan hệ nghiệp vụ ngang cấp và bổ trợ lẫn nhau

DN càng có nhiều dòng công việc và tính chất công việc khác nhau thì sơ đồ sẽ càng có nhiều nhánh chính phát triển chiều ngang và các nhánh phụ phát triển theo chiều sâu

Như vậy sự sắp xếp công việc của DN nhỏ thường chỉ có 1 đến 2 lớp rẽ nhánh và với DN vừa và lớn thì sự rẽ nhánh sẽ tăng lên tới 3, 4 lớp hoặc hơn (Sơ đồ tổ chức của tập đoàn đa ngành nghề hoặc phạm vi kinh doanh rộng) Ở đây chúng ta cần chú ý là nếu chia nhỏ công việc quá thì sẽ dễ tuyển người nhưng hiệu quả sử dụng lao động sẽ thấp Do vậy, DN cần áp dụng chuyên môn hóa và hiện đại hóa công việc, hiện đại hóa phương pháp quản trị để sơ

đồ tổ chức vừa đảm bảo tính linh hoạt cho công việc, vừa đảm bảo tính vững chắc và ổn định cho quản trị Sơ đồ sau mô tả khái quát một sơ đồ tổ chức theo hình rễ cây

Danh mục hành động (Ban Giám Đốc)

Công việc số 1 (Cơ sở A) Công việc số 2 (Cơ sở B) Công việc số 9 (Cơ sở I)

CV số 1.1

(phòng A1)

CV số 1.2 (phòng A2)

CV số 1.2.1 (Ban A21) CV số 1.2.2 (Ban A22)

CV số 2.1 (phòng B1)

CV số 2.2 (phòng B2)

CV số 2.2.1 (Ban B21) CV số 2.2.2 (Ban B22)

Sơ đồ tổ chức công việc hình cây

Để phát huy tốt nhất vai trò của con người, máy móc trong DN, người quản lý cần phân tích công việc Phân tích công việc là hoạt động phân tích thông qua các chỉ tiêu định mức về thời gian, chất lượng, số lượng, giá trị của công việc và tính chất quan trọng của nhân sự trong quá trình thực hiện công việc đó

Việc phân tích này phải xác định rõ những yêu cầu về năng lực tự thân của nhân sự, tính chất mức độ trợ giúp từ bí quyết, kinh nghiệm, hiểu biết của

tổ chức, khả năng ứng dụng khoa học công nghệ, sự phối hợp với các phòng ban chức năng khác hay đối tác bên ngoài doanh nghiệp để từ đó công việc được hoàn thành đúng chỉ tiêu và định mức

Mô tả công việc

Doanh nghiệp cần phải thực hiện phân tích công việc ngay khi mới thành lập hay khi phương thức sản xuất, quản lý, kinh doanh cũ phải thay đổi để từ

đó thiết lập bản mô tả công việc cho từng công việc cụ thể Các bước thiết lập bảng mô tả công việc như sau:

1 Thu thập và phân tích các chính sách về nguồn lực cho từng vị trí công việc như đã nêu trong phần quan điểm chung của DN

2 Lập bản câu hỏi để thu thập các nội dung sau:

a Các yêu cầu với nguồn nhân lực:

i Các kiến thức cơ bản: như kiến thức lý luận cơ bản, kiến thức thực hành, kiến thức đến từ kinh nghiệm trong lịch sử, kinh nghiệm trong quá trình công tác, cuộc sống

ii Các kiến thức nâng cao: là các hoạt động nghiên cứu có chiều sâu dựa trên các kiến thức cơ bản

iii Các yêu cầu khác như: tuổi, giới tính, ngoại hình, thể lực, cá tính, phong cách, thái độ, tham vọng, động cơ

b Các yêu cầu với nguồn vật lực:

i Các nhiệm vụ cơ bản: là các tính năng, công năng, hiệu năng, chức năng của vật lực phục vụ cho công việc

ii Các nhiệm vụ nâng cao: là khả năng đáp ứng sự tăng khối lượng, chất lượng công việc sau này Đây là các tính năng mở rộng, cải tiến, nâng cấp hay có khả năng thay đổi công năng của vật lực

iii Các yêu cầu khác như: Các phụ tùng, dịch vụ đi kèm trước, trong và sau khi mua

3 Các thông tin bổ trợ cho nguồn lực:

a Bản giới thiệu về doanh nghiệp, cơ sở, bộ phận

b Điều kiện làm việc cho nhân sự, điều kiện khai thác vật lực: các yếu tố bên ngoài năng lực của nhân sự, vật lực

c Tính chất công việc

d Quy trình công việc

e Các định mức cho từng công việc

4 Lựa chọn phương pháp nghiên cứu khảo sát phù hợp với từng loại câu hỏi như: phỏng vấn trực tiếp, gửi thư hỏi, hỏi qua điện thoại, quan sát, thu thập các thông tin thứ cấp khác trong nội bộ doanh nghiệp

5 Soạn bản mô tả công việc và kiểm tra lại về độ tin cậy thông qua thực tế hoặc thông qua việc tham quan các DN đã ứng dụng, áp dụng công việc

đó và các cấp quản lý

6 Hoàn thiện bản mô tả công việc cho từng công việc

Phân phối công việc

Khái niệm

Phân phối công việc là hoạt động phân công công việc của nhà quản lý cho nguồn nhân lực dựa trên sơ đồ tổ chức công việc Từ việc phân phối này, nguồn nhân lực sẽ sử dụng nguồn vật lực và tài lực cho công việc dựa theo bản

mô tả công việc mà họ đã được phân công

Chức năng

1 Giúp nhà quản lý thực hiện được các mục tiêu của tổ chức

2 Giúp nhân lực xác định rõ công việc phải làm và xác định rõ trách nhiệm, quyền hạn, nghĩa vụ phải đảm nhận

3 Giúp nhà quản lý kiểm tra nhanh chóng công việc

4 Giúp nhà quản lý khai thác hiệu quả nguồn lực

Tóm tắt ý chính phần nguồn lực vô hình

Sau khi các quan điểm của DN, đạo kinh doanh, quyền quản trị đã được

hình thành thành dạng văn bản đã phê duyệt thì nó chính là bộ khung pháp

lý chung cho các hoạt động của DN

Bên cạnh đó, các hoạt động của DN được quyết định bởi lý do tồn tại DN

Đó chính là các công việc mà DN sẽ phải làm Sau khi phân tích công việc và

phân phối công việc, DN đã hình thành bộ khung sơ đồ tổ chức công việc

mà theo đó nguồn nhân lực của DN đã được định vị về vị trí và các mối quan

hệ cơ bản giữa các nguồn nhân lực đó

Qua phần trên, DN đã tạo ra được bộ khung pháp lý và sơ đồ tổ chức tối

ưu cho các công việc của mình và đây là một nguồn lực vô hình cho các hoạt động sau này của DN

Nguồn lực hữu hình

Các vấn đề về nhân lực và công việc

Vai trò nhiệm vụ của nguồn nhân lực

Nguồn nhân lực là một công cụ giúp doanh nghiệp sản xuất, điều hành quản lý và kinh doanh Vai trò của nguồn nhân lực cũng tương tự vai trò của vật lực nhưng ở cấp độ cao hơn vì từ nguồn nhân lực này DN mới có được các quyết định đúng đắn để đầu tư nguồn vật lực Từ vai trò này, chúng ta nên coi hoạt động nhân sự như là hoạt động đầu tư chứ không phải là hoạt động tạo ra chi phí Và cũng từ vai trò là hoạt động đầu tư, chúng ta cũng cần đánh giá hiệu quả đầu tư dựa trên cơ sở chi phí cơ hội sử dụng nhân sự

Tổ chức nguồn nhân lực

Trong phần tổ chức công việc, sau khi chúng ta xây dựng xong sơ đồ tổ chức công việc thì chúng ta cũng đã xây dựng xong về cơ bản việc sơ đồ tổ chức nguồn nhân lực Trong thực tế, sơ đồ tổ chức công việc dạng hình khối ít phải chỉnh sửa nhưng sơ đồ tổ chức nguồn nhân lực cụ thể thì phải điều chỉnh thường xuyên Nguyên nhân chính là việc tuyển dụng con người “gắn” vào công việc rất khó khăn, thậm chí không thể, dẫn tới phải rẽ nhánh công việc

để tìm kiếm, tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện con người phù hợp với công việc

đó

Bên cạnh đó, có một số vị trí nhân sự tuyển vào thuộc dạng “Người sinh

ra việc” Họ cũng làm sơ đồ tổ chức rộng ra hay sâu thêm Nhà quản lý cần khéo léo sắp xếp nguồn nhân lực hướng tới các mục tiêu chính của DN để tránh tình trạng “vẽ việc” hoặc mất định hướng chính đã đề ra Những nhân sự này đôi lúc tạo ra một công việc hoàn toàn mới cho DN, nó có thể giúp DN đạt được mục tiêu kinh doanh nhanh hơn những công việc cũ mà DN đã ấn định Lúc này DN nên thẩm định và thành lập một nhóm dự án để triển khai công việc đó Nếu có tính khả thi cao thì DN có thể phải tái cấu trúc lại sơ đồ tổ chức công việc để giảm thiểu sự lãng phí về nguồn lực khi DN đầu tư kinh doanh sang công việc mới

Chức năng chung của nguồn nhân lực

Chức năng chung và duy nhất của nguồn nhân lực là tạo ra lợi nhuận cho chủ đầu tư và từ chức năng như vậy, DN càng cần phải hiểu rõ rằng để có lợi nhuận chúng ta phải đầu tư vào nhân sự

Tích hợp con người và công việc

Việc phân phối con người vào sơ đồ tổ chức công việc tạo ra sơ đồ tổ chức nguồn nhân lực của DN Quá trình sắp xếp này chính là quá trình “tích hợp” con người và công việc

Khái niệm “tích hợp” được sử dụng ở đây được hiểu là, một mặt công việc phải phù hợp với các giá trị về chất (thể chất, khí chất, tố chất) và lượng (kiến thức, kinh nghiệm) của con người và mặt kia, con người cũng phải tìm ra các giá trị trong công việc mà xét về chất và lượng cũng phù hợp với mình Hai mặt của vấn đề này không thể tách rời do đó sử dụng thuật ngữ “tích hợp” là phù hợp với bản chất của các hiện tượng trên

Khi công việc được hoàn thành qua từng bước, từng bước bằng sức lực

và chất xám của nhân lực thì khái quát hóa các bước ta sẽ có quy trình công

việc Một quy trình công việc có thể do một con người thực hiện hoặc cũng có thể do nhiều người thực hiện và điều này tùy thuộc vào tính chất của công việc

Trên thực tế, nếu DN có kết quả của công việc thì DN đó có quy trình công việc Nó có thể tồn tại bằng truyền miệng hoặc khá hơn là một bản quy định các bước công việc Khi các bước công việc lặp đi lặp lại nhiều lần thành thói quen và nó được chỉnh sửa sao cho công việc đó diễn ra nhanh nhất mà không làm thay đổi chất lượng công việc thì DN cũng đã có một quy trình tối

ưu cho công việc

Tuy nhiên, khi DN có biến động nhân sự hay chi phí nhân sự cao hơn so với chi phí sử dụng máy móc, phương tiện, công cụ thì quy trình mất trạng thái cân bằng tối ưu Do vậy, quy trình công việc phải được thường xuyên đánh giá lại các chỉ tiêu, định mức và khả năng áp dụng khoa học công nghệ để hiệu quả, chất lượng của công việc luôn đạt ở mức cao nhất mà DN mong muốn

Các vấn đề về vật lực và công việc

Trên thực tế, vật lực được hiểu đơn giản như là một yếu tố thay thế, bổ sung, hỗ trợ cho nhân lực Do vậy, khi xem xét về vật lực tôi cũng sử dụng các tiêu chí giống như nhân lực để từ đó quý vị có thể so sánh đối chiếu thuận tiện hơn trong quá trình đánh giá công việc nên sử dụng nhân lực hay vật lực

Vai trò nhiệm vụ của nguồn vật lực

Nguồn vật lực là một công cụ giúp doanh nghiệp sản xuất, điều hành quản lý và kinh doanh Vai trò của nguồn vật lực cũng tương tự vai trò của nhân lực nhưng ở cấp độ thấp hơn vì từ nguồn nhân lực này DN mới có được các quyết định đúng đắn để đầu tư nguồn vật lực Từ vai trò này, hoạt động bổ sung nguồn vật lực là hoạt động đầu tư Và cũng từ vai trò là hoạt động đầu

tư, chúng ta cũng cần đánh giá hiệu quả đầu tư dựa trên cơ sở chi phí cơ hội

Trên thực tế quý vị có thể thấy nhiều văn phòng không người hay nhà máy chỉ sử dụng rất ít lao động vì hầu hết các khâu công việc đã được hiện đại hóa Không có giám đốc nhân sự và nhà quản trị hay đưa ra câu hỏi cho giám đốc CIO hay CTO là: “Công việc này chúng ta dùng máy gì?” Tuy nhiên ngữ cảnh trên là đặc thù, không phổ biến Máy móc có thể làm mọi công việc giúp cho con người hay máy móc “nghĩ ra” máy móc có lẽ là một ước mơ không bao giờ ngừng nghỉ của các nhà khoa học

Chức năng chung của nguồn vật lực

Chức năng chung của nguồn vật lực là trợ giúp nhân lực tạo ra lợi nhuận cho chủ đầu tư Đối với các DN có mức hiện đại hóa quy trình công việc cao thì vật lực là nguồn lực tạo ra lợi nhuận cao nhất cho DN nhưng, tất nhiên là dưới

sự vận hành của nguồn nhân lực

Tích hợp vật lực và công việc

Việc phân phối vật lực vào sơ đồ tổ chức công việc tạo ra danh mục đầu

tư tài sản cố định, máy móc, nhà cửa của DN Quá trình sắp xếp này chính là quá trình “tích hợp” vật lực và công việc

Khái niệm “tích hợp” được sử dụng ở đây được hiểu là, một mặt công việc phải phù hợp với tính năng, chức năng, công năng, hiệu năng của vật lực

và mặt kia, vật lực cũng phải phù hợp với yêu cầu về chất lượng của công việc Hai mặt của vấn đề này không thể tách rời do đó sử dụng thuật ngữ “tích hợp”

là phù hợp với bản chất của các hiện tượng trên

Khi quy trình công việc được ứng dụng, áp dụng bằng nguồn vật lực thì hành động đó chúng ta gọi là hiện đại hóa quy trình công việc Một quy trình công việc được hiện đại hóa có thể do một dây chuyền máy móc thực hiện hoặc cũng có thể do nhiều loại máy móc khác nhau đan xen với con người để thực hiện và điều này tùy thuộc vào tính chất của công việc và chi phí cơ hội

sử dụng nhân lực và vật lực

Tuy nhiên, khi thị trường có biến động về khoa học kỹ thuật hay phương thức chế tạo sản xuất hay chi phí nhân sự rẻ hơn so với chi phí sử dụng máy móc, phương tiện, công cụ thì quy trình mất trạng thái cân bằng tối ưu Do vậy, quy trình công việc đã được hiện đại hóa cũng phải được thường xuyên đánh giá lại các chỉ tiêu, định mức và khả năng áp dụng khoa học công nghệ

để hiệu quả, chất lượng của công việc luôn đạt ở mức cao nhất mà DN mong muốn

Các vấn đề về tài lực và đầu tư

Ở đây tôi sẽ không bàn sâu về vấn đề tài chính mà chỉ xem xét vai trò của tài chính với các nguồn lực khác của doanh nghiệp

Vai trò của tài lực với nguồn nhân lực

Tài lực đóng vai trò rất lớn và không thể thiếu trong quá trình DN hoạch định nguồn nhân lực Nhiều DN không thể xây dựng một bảng lương có thể chịu “tải cao” trong một chiến lược kinh doanh dài hạn Nhiều DN có khả năng nhưng lại không đánh giá cao việc đầu tư tài chính vào nhân lực Họ vẫn coi tiền lương là chi phí quản lý chứ không phải hạng mục cần đầu tư

Vai trò của tài lực với nguồn nhân lực thể hiện rất rõ đối với các loại hình sản xuất kinh doanh mà theo đó chất xám của nhân lực sẽ tạo ra các giá trị cốt lõi cho sản phẩm, dịch vụ

Vai trò của tài lực với nguồn vật lực

Tài lực đóng vai trò vô cùng quan trọng với DN trong quá trình DN hiện đại hóa quy trình sản xuất, quản lý, kinh doanh Nhiều DN không có đủ năng lực tài chính để mua sắm máy móc, dây chuyền hay các trang thiết bị, công cụ dụng cụ phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh và chấp nhận lao động thủ công và chắp vá Tuy nhiên cũng nhiều DN có khả năng nhưng lại không đánh giá đúng mực của việc đầu tư tài chính vào vật lực Vai trò của tài lực với nguồn vật lực thể hiện rất rõ đối với các loại hình sản xuất kinh doanh mà theo

đó dây chuyền, máy móc sẽ tạo ra các giá trị cốt lõi chính cho sản phẩm và dịch vụ của DN

Đánh giá hiệu quả đầu tư giữa nhân lực và vật lực