tin hoc van phong de su dung

- Thanh công cụ chuẩn: Standard: Là thanh chứa các nút dưới dạng các biểu tượng nhằm mục đích định dạng nhanh văn bản.. - Thanh công cụ định dạng: Formatting: Dùng để định kích thước cũ

Trung t©m may tinh

hoµng ha

Chuyªn cung cÊp vµ dÞch vô söa ch÷a m¸y

tÝnh – m¸y in – m¸y photocoppy

Soạn thảo văn bản microsoft Word

khởi động tìm hiểu và thoát khỏi

1 Khái niệm:

Là phần mềm chuyên dùng cho công tác văn phòng chủ yếu để soạn thảo văn bản Sản phẩm này của hãng phần mềm nổi tiếng Microsoft

Bài 1

Là thanh có màu xanh nằm ở trên cùng của cửa sổ soạn thảo Nó chứa tên tệp văn bản (tên ngầm định là Document ) Ngoài ra còn chứa 3 nút để tác động cửa sổ.

- Thanh công cụ tiêu đề (Title):

Là thanh công cụ chính của Word, nó chứa tất cả các lệnh về soạn thảo Mỗi mục có một menu trải dọc, để mở một menu dọc ta nháy chuột vào nó hoặc ấn tổ hợp phím Alt+chữ cái có gạch chân ở dưới mỗi mục

- Thanh thực đơn (Menu):

Trong đó:

File: Chủ yếu chứa các lệnh về tệp tin

Edit: Chủ yếu chứa các lệnh về sữa chữa văn bản

View: Chủ yếu chứa các thao tác hiện thị trên màn hình

Là thanh chứa các nút dưới dạng các biểu tượng nhằm -mục đích thực hiện nhanh các thao tác trong Word

- Thanh công cụ chuẩn: (Standard):

Là thanh chứa các nút dưới dạng các biểu tượng nhằm mục đích định dạng nhanh văn bản

- Thanh công cụ định dạng: (Formatting):

Dùng để định kích thước cũng như căn

lề cho văn bản

- Thanh công cụ vẽ: (Drawing)

- Thanh thước (Ruler):

4) Phương pháp bật/tắt thanh công cụ:

View  Toolbars  Chọn thanh công cụ cần bật hoặc cần tắt.( Thanh công cụ được đánh dấu  là thanh đang được hiện trên màn hình)

5) Phương pháp sọan thảo và cách gõ trên bàn phím:

b) Cách gõ trên bàn phím (áp dụng cho cách gõ Telex theo TCVN3)

Chữ cái: AA=Â aa=â; OO =Ô oo=ô;

EE=Ê ee=ê; DD=Đ dd=đ; AW=Ă aw=ă; OW,{=Ơ Ow,[=ơ ; UW,W,}=Ư uw,],w=ư,

Các dấu: F=huyền;

j=nặng; x=ngã; r=hỏi; s= sắc; z=bỏ dấu; Cách gõ và kết quả:

Infformatic = informatic Coongj = Cộng

Laam =Lâm; Duwowng =Dương; D][ng =Dương

** Các phím thường gõ trên bàn phím và chức năng của nó:

- ESC: Huỷ bỏ lệnh

- Numlock: Bật/tắt chế độ gõ số ở vùng số

- Home: Đưa con trỏ về đầu dòng văn bản

- End: Đưa con trỏ về cuối dòng VB

- Delete: Xóa các ký tự bên phải con trõ

- Backspace : Xóa các ký tự bên trái con trõ

- , , , : Dịch chuyển con trõ sang trái,

sang phải một ký tự, hoặc lên trên và xuống dư

ới một hàng

- Capslock: Bât/tắt chề độ gõ chữ hoa bằng tiếng Anh.

Ngoài ra để gõ một ký tự hoa bất kỳ hoặc gõ ký tự trên của những phím có 2 kí tự

ta ấn kết hợp vơí phím Shift+ ký tự đó

Lưu ý:

6) Thoát khỏi MS Word:–

File  Close để đóng tệp văn bản lại

File  exit

Nếu văn bản của chúng ta chưa được lưu thì máy sẽ hỏi có lưu nó hay không Đồng ý chọn Yes và chọn Save, Không đồng ý cho No, nếu không muốn thoát khỏi Word  Cancel

Các thao tác với tệp văn bản

Bài 2:

1) Khái niệm về tệp tin:

Phần mở rộng do máy tự thêm vào và tối đa là 3

ký tự Nó thể hiện cho phần mềm ứng dụng để soạn thảo ra tệp đó và được phân biệt biệt với phần tên bởi dấu Chấm DOC của Word (Documents), XLS của excel !!!

Là tệp lưu trữ thông tin của một chương trình ứng dụng nào đó Trong máy tính tệp tin được quản lý dưới dạng tên và phần mở rộng.

Phần tên do người dùng tự đặt và có thể dài tới

255 kí tự

2) Tạo mới một tệp tin (New):

- File  New (Ctrl+N, Biểu tượng) New ở trên thanh công cụ chuẩn  Blank

+ ở mục File name: Đặt tên cho tệp cần lưu.

+ Save.

b) Ghi các lần tiếp theo:

File  Save (Ctrl+S, hoặc biểu tượng Save trên thanh công cụ chuẩn)

4) Mở tệp đã có ở trong máy

- File  Open (Ctrl+O, hoặc biểu tượng Open ở trên thanh công cụ chuẩn)  XHHT gồm:

+ ở mục look in: Chọn ổ đĩa hoặc thư mục chứa tệp cần mở

+ File name: gõ tên tệp cần mở (thường chọn tệp cần mở trong khung cửa sổ Open)

- Open

5) Đóng tệp văn bản.

C¸c thao t¸c c¬ b¶n khi so¹n th¶o V¨n B¶n

và giữ phím Shift, sử dụng các phím di chuyển để đưa con trỏ về cuối nội dung.

- Dùng kết hợp phím chuột: Nháy chuột

về đầu nội dung cần đánh dấu, bấm và giữ phím Shift, nháy chuột về cuối nội dung

2) Sao chép nội dung văn bản:

- Bôi đen nội dung cần sao chép

- Edit  Copy (Ctrl+C, hoặc biểu tượng Copy

ở trên thanh công cụ chuẩn, Nháy chuột phải chọn Copy )

- Đưa con trỏ về vị trí cần sao chép tới

- Edit  Paste( Ctrl+V, Biểu tượng Paste

ở trên thanh công cụ chuẩn, hoặc nháy chuột phải chọn Paste.)

- Bôi đen nội dung cần sao chép

- Edit  Cut(Ctrl+X, hoặc biểu tượng

Cut ở trên thanh công cụ chuẩn

- Đưa con trỏ về vị trí cần di chuyển tới

- Edit  Paste( Ctrl+V, Biểu tượng Paste ở trên thanh công cụ chuẩn

4) Tìm kiếm và thay thế nội dung văn bản:

- Đưa con trỏ về đầu nội dung cần tìm kiếm

và thay thế

3) Di chuyển nội dung văn bản:

*)Replace nếu tìm kiếm được nôi dung nào

máy sẽ hỏi ta có thay thế nội dung đó hay không rồi mới tìm kiếm các nội dung tiếp theo

*)Replace All nếu tìm kiếm một lần và thay

thế một lượt

- Chọn Close để đóng cửa sổ này lại

5) Xo¸ néi dung v¨n b¶n

- B«i ®en néi dung cÇn xo¸

- Ên phÝm Delete hoÆc phÝm xo¸ Back Space

b) Cách sử dụng:

- Tại vị trí con trỏ ta gõ kí hiệu tắt

đã tạo ấn phím cách hoặc phim Enter.

c) Xoá Chế độ tạo tắt:

Tools  Autocorrect  XHHT

 gõ nội ký hiệu tắt đã tạo vào ô Replace và chọn nội dung của nó ở cửa sổ phía dưới  Delete OK.

Hết bài 3

+ Style: Chän tr¹ng th¸i cho ph«ng ch÷

+ Size: Chän kÝch cì ph«ng ch÷

+ Under line: Chọn các kiểu đường gạch chân cho VB

+ Color: Chọn màu sắc cho phông chữ

+ Preview: (Luôn luôn quan tâm ở mục này): Cho phép nhìn trước nội dung

- Chọn Default  yes nếu muốn cố định các tuỳ chọn này cho các lần soạn thảo tiếp theo

- Chọn OK để tác động lệnh Chọn Cancel để huỷ bỏ lệnh

- Ngoài ra để định dạng nhanh ta có thể sử dụng các biểu tượng trên thanh công cụ định dạng

2) Định dạng đoạn (Paragraph)

- Format  Paragraph XHHT gồm:

- Chọn lớp Indents and Spacing có

+ Mục Alignment: Chọn các kiểu căn lề cho văn bản (bao gồm căn trái Ctrl+L, căn phải Ctrl+R, Căn giữa Ctrl+E, Căn đều hai bên (Ctrl+J)

+ Mục Indentation: Chọn độ thụt vào bên trái hoặc bên phải (Left, right)

+ Mục Spacing: Chọn khoảng cách trước

và sau đoạn văn bản (Before, after)

+ Line spacing: Chọn độ dãn cách dòng.

+ Preview: Cho phép nhìn trước nội dung

được chọn (Luôn quan sát nội dung này)

- OK.

3) Đóng khung cho văn bản

a) Đóng khung cho đoạn văn bản:

- Bôi đen nội dung VB cần đóng khung.

- Format  Border and shading  XHHT  Chọn lớp Border:

+ Mục Setting: Lựa chọn các kiểu đóng khung định sẵn (None - huỷ bỏ chế độ đóng khung trước đó; Box - đóng khung bình thường; Shadow - Đóng khung có độ bóng; 3-D - đóng khung theo kiểu không gian 3 chiều; Custom -

đóng khung theo kiểu "dịch vụ")

+ Mục Style: Chọn các kiểu Nét kẻ cho khung.

+ Mục Width: Chọn độ rộng nét kẻ

+ Mục Color: Chọn màu cho nét kẻ

+ Mục Preview: Cho phép nhìn trước nội dung

đã chọn

+ Mục Apply to: Chọn Paragraph để

đóng khung cho cả đoạn đã chọn, Nếu chọn Text thì chỉ đóng khung cho từng câu

- OK

b) Đóng khung cho cả VB

Qúa trình thực hiện hoàn toàn giống như đóng khung cho đoạn nhưng được thực hiện trong Lớp Page Border Ngoài

ra nó còn được thêm vào mục Art-Tạo các

đường viền khung (Hoa văn) cho VB.

+ Presets: Chọn các kiểu loại cột báo( None

huỷ bỏ chế độ đã tạo trước đó)

+ Number of columns: Gõ vào số lượng cột

báo cần tạo nếu cần

+ Width, spacing: Độ rộng cột báo và

- B«i ®en ch÷ c¸i cÇn t¹o.

Format  Drop Cap  XHHT gåm:

+ Môc Position: C¸c lo¹i ch÷ c¸i lín

+ Font: Chän ph«ng cho ch÷ c¸i

+ Line to drop: Chän sè hµng bÞ chiÕm cho

- Đưa con trỏ về vị trí bắt đầ cần đánh

Format  Bullets and numbering XHHT:

+ Chọn lớp Bulletted nếu điền Nút  Chọn một loại bất kỳ

+ Chọn lớp Numbered nếu cần điền số  Chọn một mẫu bất kỳ

- Chọn OK.

Lưu ý: Để chọn thêm các tuỳ chọn cho cả

hai loại trên ta nháy chuột vào mục Customize

để thiết lập các chế độ cho nó

Hết bài 4

b) Gõ chỉ số dưới H2SO4

- Gõ tổ hợp 3 phím Ctrl+Shift+

a) Gõ chỉ số trên ax 2

- Đưa con trỏ về vị trí cần gõ

- Gõ tổ hợp 2 phím Ctrl+

- Gõ chỉ số vào

- ấn lại tổ hợp 2 phím trên để trở về chế

độ soạn thảo bình thường

2) Chèn ký hiệu đặc biệt vào VB.

- Đưa con trỏ về vị trí cần chèn

- Insert  Symbol  XHHT  chọn các ký hiệu mình cần chèn và nháy chuột vào Insert

Lưu ý: + Nếu ký hiệu không có trong bảng chọn thì ta phải chọn ở bảng chọn khác bằng cách nháy chuột vào mục Font:

+ Ta cã thÓ chÌn mét lóc nhiÒu ký hiÖu b»ng c¸ch, mçi lÇn chän xong mét ký hiÖu ta l¹i nh¸y chuét vµo Insert.

b) Định dạng hình ảnh:

+ Định dạng không gian:

Kích chuột phải vào hình ảnh cần định dạng

 Format XHHT …  Lớp Wrapping (Với các

bộ Office khác 97 ta chọn lớp Layout)  chọn các chế độ mình cần  OK

Kích chuột phải vào hình ảnh cần định dạng

 Order  Send behind Text

+ Định dạng thứ tự:

+ Định dạng lớn nhỏ và di chuyển hình ảnh

Chọn hình ảnh cần định dạng  Xuất hiện đường bao 8 nút, đưa chuột về một trong các nút xuất hiện mũi tên hai chiều, bấm - giữ chuột và kéo rê theo hướng mình cần Khi trỏ chuột xuất hiện hình mũi tên 4 chiều bấm - giữ chuột và kéo rê ta được phép di chuyển.

c) Xóa hình ảnh:

Chọn hình ảnh cần xóa:

+ ấn phím Delete+ Vào Edit Clear Contents Del+ Back Space

4) Chèn công thức toán học:

- Đưa con trỏ về vị trí cần chèn

- Insert  Object  XHHT  Microsoft Equation 3.0  OK xuất hiện thanh công thức toán học  Chọn các mẫu ta cần dùng và gõ nội dung vào Để di chuyển giữa các vị trí trong công thức ta sử dụng phím Tab hoặc nháy

chuột vào vị trí ta cần gõ Kết thúc ta nháy chuột ra ngoài vùng công thức

- Định dạng xóa và công thức: Tương tự như định dạng và xóa hình ảnh:

5) Chèn hình vẽ đơn giản

- Đưa thanh công cụ vẽ Drawing để sử dụng (nháy chuột vào Biểu tượng )

- Chọn biểu tượng cần vẽ  Đưa con trỏ về

vị trí cần thể hiện  Bấm giữ chuột và kéo rê theo hướng mình cần

- Định dạng hình vẽ tương tự như định dạng hình ảnh

- Giới thiệu các nút làm việc trên thanh

công cụ vẽ

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

Vùng tổng hợp Vùng tạo lập Vùng hiệu chỉnh

6) Tạo chữ nghệ thuật

- Insert  Picture  Word art  XHHT

 Chọn một mẫu mình cần  Gõ nội dung vào  chọn phông chữ ở mục Font  OK

- Định dạng chữ nghệ thuật như định dạng hình ảnh

- Giới thiệu thanh công cụ Word Art:

Hết

Bµi 6:

Thao t¸c víi b¶ng biÓu trong word

LÊy thanh c«ng cô b¶ng biÓu Table and border

1) T¹o b¶ng biÓu

- §­a con trá vÒ vÞ trÝ cÇn t¹o

- Table  Insert Table  XHHT gåm:

+ Number of columns: Gâ sè cét cÇn t¹o

vµo « nµy

+ Number of Row: Gâ sè hµng cÇn t¹o

- HiÖu chØnh b»ng lÖnh:

Bôi đen các hàng, cột cần hiệu chỉnh Table

 Cells height and width  XHHT  chọn lớp Row nếu muốn chỉnh hàng, lớp Columns nếu muốn chỉnh cột  Gõ giá trị của cột hoặc của hàng vào và chọn OK

b) Chèn hàng cột ô:

Một số thuật ngữ thường dùng

Table: bảng biểu Columns: cột

Delete: Xoá Insert: Chèn

Left: Trái Right: phải

Up: Lên trên Down: Xuống dưới Formula: Công thức SUM: Tính tổng

Average: Trung bình Merge: Nhập

- Bôi đen hàng, cột, ô cần chèn.

Split: Tách

- Vào Table  Insert rows( columns, cells) Trong đó: khi chèn ô xuất hiện các trường hợp sau:

Shift cells right: Chèn vào vị trí được chọn

và đẩy ô đó sang phải

Shift cells down: Chèn vào vị trí được

chọn và đẩy ô đó xuống dưới

Insert entire row: Chèn luôn cả hàng

Trong đó xoá ô có các trường hợp xẩy ra như sau:

Shift cells left: Xóa ô được chọn và đẩy các ô còn lại sang trái

Shift cells Up: Xóa ô được chọn và đẩy các

ô còn lại phía dưới lên

Delete entire row: Xóa luôn hàng chứa ô

được chọn

Delete entire columns: Xóa luôn cột chứa ô

được chọn

d) Nhập tách ô trong bảng biểu

- Table  Split cells  XHHT gåm:

+ Number of columns: Gâ sè cét cÇn

t¸ch vµo «

+ Number of rows: Gâ sè hµng cÇn

t¸ch vµo «

- OK

e) Kẻ đường thật và tô màu nền cho bảng biểu

- Bôi đen bảng biểu cần tô

- Format  Border and shading  XHHT chọn lớp:

+ Border: để đóng khung cho bảng (Giống như đóng khung cho đoạn văn bản)

+ Shading: Tô màu nền cho bảng biểu (giống như tô màu cho Văn bản)

- OK.

3) Tính toán trong bảng biểu:

Hàm (Function)

*) Khái niệm: hàm là một chương trình đư

ợc xây dựng sẵn dùng cho công tác tính toán

*) Các hàm thường dùng trong bảng biểu

- SUM(Above hoặc Left hoặc Right):

Hàm này tính tổng các giá trị do tham số trong hàm quy định Trong đó Above - Tính tổng cho các giá trị trong ô phía trên so với ô kết quả, Left - tính tổng các giá trị từ tên trái, right - tính tổng các giá trị từ bên phải

- Average(Above hoặc Left hoặc Right):

Hàm này tính giá trị trung bình của các giá trị trong ô do tham số quy định (các tham

số tương tự như hàm SUM)

- Max(Above hoặc Left hoặc Right):

Hàm này tính giá trị lớn nhất của các ô do tham số quy định (các tham số tương tự như hàm SUM)

- Min(Above hoặc Left hoặc Right):

Hàm này tính giá trị lớn nhất cảu các ô do tham số quy định (các tham số tương tự như hàm SUM)

*) Cách tính:

- Đưa con trỏ về ô cần tính kết quả  Table  Formular  XHHT  gõ công thức mình cần tính vào ô Formula  OK.

- Để tính kết quả cho các ô tiếp theo ta

đưa con trỏ về ô đó và ấn phím F4 với điều kiện là ta chưa thực hiện một thao tác nào ngoài thao tác tính toán.

4) Sắp xếp trong bảng biểu

- Bôi đen vùng dữ liệu cần xắp xếp

+ Môc Then By: Chän khãa s¾p xÕp thø

ba (khãa phô - nÕu cÇn)

+ Môc Ascending: S¾p xÕp theo chiÒu t¨ng dÇn

+ Môc Descending: S¾p xÕp theo chiÒu gi¶m dÇn

+ Header row: Sắp xếp có phân biệt tiêu đề

+ No Header row: Sắp xếp không phân biệt tiêu đề

- OK.

Hết bài 6:

Định dạng trang và IN ấn Bài 7:

1) Xem trang trước khi in

- File  Print preview (Alt+F+V; biểu tượng Print Preview trên thanh công cụ chuẩn)

8 - Chế độ hiền thị tràn màn

hình

9 - Đóng chế độ này

10 - Sự trợ giúp

2) Định dạng trang in

- File  Page setup  XHHT

- ở lớp Margin: Chọn khoảng cách lề cho

VB Top = Đỉnh, Bottom = Đáy, left, right

- ở lớp Pager size: Chọn khổ giấy A4 (210x297) Chọn chiều giấy ở mục Orientation: Portrait = dọc, Landscape = ngang

- OK.

3) Đặt tiêu đề và đánh số trang cho Văn bản

a) Đặt tiêu đề:

View Header and Footer  Xuất hiện cửa sổ Ta gõ nội dung tiêu đề đầu vào ô Header, tiêu đề cuối ở ô Footer

Định dạng trang trí những nội dung này giống như định dạng văn bản bình thư ờng Close

b) Đánh số trang cho Văn bản

- Insert  Page number XHHT gồm:

+ Mục Position: chọn vị trí đầu hoặc cuối trang để đánh số

+ Alignment: Chọn vị trí đánh số trang theo chiều ngang

+ Show number on first page: Cho phép có/không hiện thị số trang đầu tiên

+ All: in toàn bộ Văn bản + Current page: Chỉ in trang hiện tại trên màn hình

+ Page: In từ trang đến trang được … … phân cách nhau bằng dấu trừ

+ Number of copies: số bản cần in ra

- OK

The End Microsoft Word.