Công cụ tìm nguyên nhân gốc rễ của vấn đề

Càng có nhiều triệu chứng được tìm thấy, càng giúp bạn làm rõ vấn đề thực sự là gì... Trong trường hợp đó, cần có một kế hoạch giải quyết những vấn đề phức tạp theo cách c

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP THỰC PHẨM TPHCM

MÔN: QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG VÀ CẢI TIẾN

Các công cụ để tìm nguyên nhân gốc rể của vấn đề

DANH SÁCH NHÓM

Quy trình 6 bước giải quyết vấn đề là là một cách đơn giản và đáng tin cậy Quá trình này giữ cho việc giải quyết vấn đề của nhóm đi đúng hướng trong khi họ thực hiện việc điều tra và tìm kiếm 1 giải pháp.

MÔ HÌNH GIẢI QUYẾT 6 BƯỚC

I

- Khuyến khích nhóm hợp tác làm việc.

- Giúp nhóm đạt được sự đồng thuận

- Giúp quá trình ra quyết định dễ dàng hơn

- Mô hình cung cấp một giải pháp hợp lý cho bạn và đội nhóm

Bước 1: Chẩn đoán vấn đề

- Bao gồm: bối cảnh và các triệu chứng của vấn đề Một khi nhóm bạn đã hiểu rõ vấn đề là

gì, họ sẽ điều tra các triệu chứng rộng hơn, khám phá các tác động tiêu cực của chúng, ảnh hưởng tới ai và mức độ khẩn cấp/ quan trọng để giải quyết từng triệu chứng

- Khi thảo luận làm rõ vấn đề, nhóm sẽ liên tục mô tả các triệu chứng và sửa đổi lại vấn đề Càng có nhiều triệu chứng được tìm thấy, càng giúp bạn làm rõ vấn đề thực sự là gì.

Bước 2: Xác định nguyên nhân gốc rể của vấn đề

Bước 3: Phát triển giải pháp thay thế

Bước 4: Chọn giải pháp

Chọn giải pháp phù hợp nhất cho người

sử dụng

Bước 5: Thực hiện giải pháp

Thành viên trong nhóm thảo luận và chuẩn bị một kế hoạch

Bước 6: Đánh giá kết quả

Phương pháp Sáu Bước là một cách đơn giản và đáng tin cậy để giải quyết vấn đề.

Sử dụng cách tiếp cận phân tích, sáng tạo để giải quyết vấn đề là một quá trình trực quan và đáng tin cậy Nó giúp các nhóm theo dõi và cho phép điều tra kỹ lưỡng về vấn đề và tìm kiếm giải pháp Quá trình bao gồm người thực hiện và người sử dụng, và tìm ra một giải pháp hợp lý, có thể giám sát được dựa trên dữ liệu.

KỸ THUẬT ĐÀO SÂU (MŨI KHOANG)

Khi điều hành một doanh nghiệp phức tạp và gấp rút, vấn đề nằm ở việc nắm bắt tiến

độ Trong trường hợp đó, cần có một kế hoạch giải quyết những vấn đề phức tạp

theo cách cho phép bạn tìm ra giải pháp thích hợp càng sớm càng tốt Một cách tiếp cận được biết đến với cái tên là Kỹ thuật đào sâu (mũi khoan)

II

Để sử dụng phương pháp này thành công thì cần có một kế hoạch Để bắt đầu, hãy viết ra vấn đề mà bạn đang phải đối mặt ở đầu trang giáy Tổng hợp vấn đề chỉ bằng một từ hoặc một cụm từ ngắn, ngay cả khi nó phức tạp Đây sẽ là điểm khởi đầu của bạn, và phần còn lại của tiến trình khoan sẽ được thực hiện từ đây.

Tiếp theo, bạn sẽ chia vấn đề thành 3 đến 5 vấn đề nhỏ hơn Chúng chỉ là một bước trung gian dưới vấn đề lớn Sau đó, tiếp tục xuống mức độ khác để có một danh sách các vấn đề mà bạn cần phải giải quyết.

Quá trình này sẽ tiếp tục cho đến khi bạn không thể đi sâu hơn được nữa Khi đã đi tới đáy biểu đồ, bạn sẽ kết thúc và bắt đầu tìm kiếm giải pháp trong số những gì bạn đã tạo ra.

Đào sâu vấn đề lớn mà bạn đang phải đối mặt thành một loạt các mẩu nhỏ hơn có thể dẫn bạn đến một số kết quả đáng ngạc nhiên Bạn sẽ nhận ra rằng có nhiều vấn đề hơn bạn nghĩ ban đầu.

MÔ HÌNH 4 KHUNG

Mô hình 4 khung là một khái niệm phân chia bất kỳ tổ chức nào thành 4 khung - với mục đích hiểu rõ hơn về tổ chức, khi chúng được phân chia theo cách này Các tổ chức là những thực thể cực kỳ phức tạp, với một số lượng lớn nhân cách, động lực, khả năng, hạn chế và nhiều hơn nữa

Mô hình 4 khung là một trong những công cụ có chiều sâu nhất và là một trong những công cụ thành công nhất

III

Khi bạn nghĩ về việc đánh giá tổ chức và cách hoạt động của nó, đây có lẽ là suy nghĩ đầu tiên của bạn Tất cả các hệ thống được tổ chức như thế nào, cấu trúc của doanh nghiệp ra sao và công nghệ hoạt động thế nào, để đạt được mục tiêu.

Khung cấu trúc

- Con người trong tổ chức là điều cần thiết để thành công ngắn hạn và dài hạn.

- Mọi người cần vui vẻ và được thúc đẩy thì sẽ dẫn tới kết quả kinh doanh tốt nhất, vì vậy tất cả các công ty nên dành thời gian và nỗ lực cần thiết đảm bảo nhân viên tích cực với công việc họ làm

Khung nhân sự

Không thể thoát khỏi chính trị - quyền lực, cạnh tranh Tổ chức bạn có nhiều sự cạnh tranh về quyền lực, cho dù bạn muốn thừa nhận sự tồn tại của chúng hay không Vì vậy, để hiểu tổ chức và tiến lên phía trước thành công, bạn cần có một bức tranh rõ ràng về chúng Chúng ta thường nghĩ tới chính trị theo hướng tiêu cực, nhưng nó không hẳn theo cách đó Một số lành mạnh và hiệu quả, đặc biệt khi có sự cạnh tranh giữa các nhân viên để đạt được thành tựu mới và đạt được mục tiêu của công ty

Khung chính trị

Đây có thể xem là khung khó nhất Trong khung này, bạn xem xét tổ chức qua ống kính sân khấu hoặc kịch, trong đó các cá nhân tham gia vào tổ chức được xem như diễn viên trong một buổi biểu diễn liên tục.

Khung biểu tượng

4 khung là một công cụ hiệu quả trên diện rộng vì nó buộc bạn nhìn nhận tổ chức hoặc doanh nghiệp từ nhiều góc độ khác nhau Thay vì nhìn mọi thứ theo cùng một cách lặp đi lặp lại và kết luận tương tự, bạn sẽ cần nhìn mọi thứ từ một góc nhìn độc nhất khi bạn làm việc qua bốn khung.

Trước tiên, bạn không thể hiểu rõ những gì bạn sẽ đạt được khi sử dụng mỗi khung, nhưng hãy gắn chúng lại với quy trình và dành thời gian giải quyết từng vấn đề trước khi chuyển sang vấn đề kế tiếp

8 NGUYÊN TÁC GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ CỦA FORD

IV

Như tên gọi của nó, có 8 bước trong quá trình này Từng bước được thiết kế giúp bạn

di chuyển gần hơn đến một kết luận thành công Nếu bạn muốn giải quyết bất kỳ vấn đề nào trong tổ chức của mình, bạn có thể áp dụng phương pháp này và có thể bạn sẽ

đi đúng hướng

Bước 1: Xây dựng đội nhóm

Hầu như mọi thứ trong doanh nghiệp đều được thực hiện tốt hơn với sự giúp đỡ của

một nhóm và chắc chắn gồm cả việc giải quyết vấn đề Tập hợp một nhóm có kinh

nghiệm và kiến thức cần thiết đi tới trọng tâm vấn đề Đây có thể là bước quan trọng nhất, vì sử dụng một đội ngũ tốt sẽ dễ dàng hơn để đạt được một kết quả thỏa đáng trong quá trình này Khi nhóm được thiết lập, sẵn sàng cho các bước tiếp theo

Bước 2: Mô tả vấn đề

Để giải quyết thành công bất kỳ vấn đề nào, bạn cần biết chính xác về vấn đề là gì

Vì vậy, tại bước này trong quá trình, bạn dành thời gian làm nổi bật vấn đề một cách cẩn thận chi tiết, để mỗi thành viên trong nhóm rõ ràng về những gì cần giải quyết

Bước 3: Triển khai khắc phục tạm thời

Thay vì chờ đợi cho đến khi kết thúc quá trình để khắc phục vấn đề thì phương pháp tiếp cận này sử dụng khắc phục tạm thời sớm hơn

Bước 4: Xác định và loại bỏ nguyên nhân gốc rể

Đây là lúc nhóm thực sự đi xuống tìm kiếm một giải pháp cho vấn đề Giờ đây bạn

đã có bản sửa lỗi tạm thời, bạn có thể dành thời gian xác định chính xác vấn đề của

nó là gì

Bước 5: Xác minh giải pháp

Bước 6: Thực hiện một giải pháp vĩnh viễn

Với việc thử nghiệm và giải pháp đã được xác nhận, đã đến lúc phải đưa ra giải pháp cuối cùng Tất nhiên, ngay cả khi bạn đã thử nghiệm giải pháp, bạn vẫn cần theo dõi tiến độ của nó trong một khoảng thời gian trước khi bạn có thể tin tưởng rằng nó hoạt động như mong đợi

Bước 8: Chúc mừng thành công của đội nhóm

Bước cuối cùng trong quá trình này không liên quan quá nhiều tới giải quyết vấn đề

vì nó là giải thưởng cho đội nhóm đã làm việc tuyệt vời trong việc đưa ra giải pháp Các thành viên trong nhóm nên được khen thưởng và chúc mừng chính thức, đảm bảo họ được đánh giá cao bởi tổ chức Kiểu ăn mừng thích hợp sẽ tùy thuộc vào số lượng công việc và vấn đề cuối cùng đã được giải quyết

KHUÔN KHỔ CYNEFIN

V

Khuôn khổ Cynefin thay giúp bạn tìm ra xem bạn nên suy nghĩ thế nào về một vấn đề ngay từ lần đầu tiên

Cốt lõi của khuôn khổ này là cách mà nó phá vỡ vấn đề xuống một trong 5 bối cảnh

Ý tưởng là đặt vấn đề mà bạn đang phải đối mặt vào một trong 5 bối cảnh này, nó sẽ giúp bạn quyết định xem vấn đề đó cần phải tiếp cận ra sao

Đây là bối cảnh mà hầu hết các chủ doanh nghiệp và nhà quản lý muốn, vì sẽ chỉ mất ít công sức để giải quyết vấn đề Qua nhiều lần, bạn sẽ có giải pháp cho các vấn đề trong danh mục này, vì bạn có thể giải quyết các vấn đề tương tự trước đó.

Vì giải pháp tương đối đơn giản và dễ hiểu nên rất dễ bị lãng quên cho tới khi nó phát sinh Điều quan trọng là cần cẩn thận phân tích xem điều gì xảy ra, từ đó đưa ra quyết định thông minh Trong khi những vấn đề này có thể không phức tạp hay khó sửa chữa, chúng vẫn quan trọng trong dài hạn

Bối cảnh rõ ràng

Bối cảnh rắc rồi

Bối cảnh phức tạp

Bối cảnh hỗn loạn

Bối cảnh lộn xộn

Tìm hiểu thêm về vấn đề mà bạn đang phải đối mặt và sau đó chuyển chúng sang một trong 4 bối cảnh khác của khuôn khổ

Sử dụng khuôn khổ Cynefin thường là một cách hay để bắt đầu quá trình giải quyết vấn đề Quá trình này sẽ không giải quyết được vấn đề từ đầu đến cuối - thay vào đó,

nó sẽ giúp bạn đi đúng hướng Khi xác định được nó nằm đâu trong khuôn khổ này, vấn đề được tìm thấy, bạn có thể bắt đầu giải quyết chúng bằng nhiều phương tiện và phương pháp khác