MODUN 03 XỬ LÝ VĂN BẢN CƠ BẢN

MODUN KỸ NĂNG 03: XỬ LÝ VĂN BẢN CƠ BẢN Theo Thông tư số 03 2014 TTBTTTT ngày 11 3 2014 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông về CHUẨN KỸ NĂNG SỬ DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CƠ BẢNMục đích: giúp cho người học có kỹ năng xử lý được văn bản bằng một chương trình ứng dụng cụ thể vận dụng cho việc sử dụng máy tính sau này. Hiểu được những điều cơ bản về văn bản, soạn thảo và xử lý văn bản Có kỹ năng sử dụng được một phần mềm xử lý văn bản cụ thể như là Word Có kỹ năng định dạng được văn bản theo ý muốn bản thân Có kỹ năng chèn thêm các đối tượng khác vào văn bản Có kỹ năng Kết xuất và phân phối văn bản Biết được quy định trong soạn thảo văn bản hành chính Có kỹ năng sử dụng máy in Để tải tài liệu các bạn có thể liên hệ với mình hoặc ghé thăm FB: ron8293 Mọi tài liệu chia sẻ kiến thức này mình đều chia sẻ miễn phí với tất cả mọi người. Mong mọi người ko sử dụng tài liệu này vào mục đích thương mại. Nếu thấy tài liệu bổ ích hay ủng hộ cho mình nhé. Xin cảm ơn.

MÔ ĐUN KỸ NĂNG 3: XỬ LÝ VĂN BẢN CƠ BẢN

(IU03)

XỬ LÝ VĂN BẢN 4

3.1.1 Khái niệm văn bản 4

3.1.1.1 Văn bản 4

3.1.1.2 Cách tổ chức và định dạng một văn bản 4

3.1.2 Soạn thảo văn bản và xử lý văn bản 4

3.1.2.1 Các thao tác để tạo một văn bản 4

3.1.2.2 Một số phần mềm xử lý văn bản 4

3.1.2.3 Chức năng chính của một phần mềm xử lý văn bản 4

3.2 SỬ DỤNG MỘT PHẦN MỀM XỬ LÝ VĂN BẢN CỤ THỂ 4

3.2.1 Mở, đóng phần mềm xử lý văn bản 4

3.2.1.1 Mở, đóng phần mềm xử lý văn bản 5

3.2.1.2 Cửa sổ phần mềm xử lý văn bản 5

a Menu File 6

b Menu Home 7

c Menu Insert 7

d Menu Page Layout 8

3.2.1.3 thay đổi kích thước cửa sổ, mở nhiều cửa sổ và sắp xếp chúng trên màn hình làm việc 8

3.2.1.4 Thay đổi một số thiết đặt ban đầu 8

3.2.2 Mở văn bản có sẵn, tạo văn bản mới, lưu, xóa văn bản 10

3.2.2.1 Tìm và mở một văn bản có sẵn 10

3.2.2.2 chuyển tài liệu từ các định dạng khác thành văn bản làm việc 10

3.2.2.3 soạn thảo một tài liệu mới 10

3.2.2.4 Lưu tài liệu 11

3.2.2.5 Biết các kiểu tệp tin khác nhau dùng để lưu văn bản, tài liệu 11

3.2.2.6 Mở nhiều văn bản cùng lúc 11

3.2.2.7 Xóa một văn bản 11

3.2.3 Biên tập nội dung văn bản 11

3.2.3.1 Các đơn vị trong văn bản 11

3.2.3.2 Di chuyển đến các trang văn bản khác nhau 11

3.2.3.3 Thêm, xóa, sửa các đơn vị khác trong một văn bản 11

3.2.3.4 Tìm kiếm, thay thế 12

3.2.3.5 Cắt, dán, sao chép, di chuyển 12

3.2.3.6 Hủy kết quả vừa làm (undo), lấy lại kết quả vừa làm (redo) 13

3.2.4 Xử lý lỗi hiển thị tiếng Việt 13

3.2.4.1 Điều chỉnh tự động (autocorrect) 13

3.2.4.2 Loại bỏ đường sóng, sao chép và dán (smart cut and paste) 14

3.3 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN 15

3.3.1 Định dạng văn bản (text) 15

3.3.1.1 Thay đổi phông chữ, các kiểu hiển thị khác 15

3.3.1.2 Chỉ số dưới (subscript), chỉ số trên (superscript) 16

3.3.1.3 Thay đổi màu ký tự và màu nền văn bản 16

3.3.1.4 Chuyển đổi chữ hoa/chữ thường 16

3.3.1.5 Ngắt từ (hyphernation) khi xuống dòng 17

3.3.2 Định dạng đoạn văn 17

3.3.2.1 Đoạn văn (paragraph), chọn (đánh dấu) một đoạn văn 17

3.3.2.2 Dấu đoạn (paragraph mark), dấu ngắt dòng (line break) 17

3.3.2.3 Thụt lề (indent), căn lề (trái, giữa, phải, đều hai biên) 18

3.3.2.4 Nhảy cách (tab) 18

3.3.2.5 Khoảng cách giữa các đoạn văn 19

3.3.2.6 Khoảng cách dãn dòng trong đoạn văn 19

3.3.2.7 Gạch đầu dòng (bullet) hoặc đánh số tự động (numbering) 20

3.3.2.8 Đường viền, bóng/nền cho một đoạn văn 20

a Tạo đường viền 20

b Tạo bóng nền 21

3.3.3 Kiểu dáng (style) 22

3.3.3.1 Kiểu dáng (style) 22

3.3.3.2 Áp dụng một kiểu dáng 22

3.3.3.3 Sao chép định dạng 23

3.4 NHÚNG (EMBED) CÁC ĐỐI TƯỢNG KHÁC NHAU VÀO VĂN BẢN 23

3.4.1 Bảng 23

3.4.1.1 Thêm bảng vào văn bản 23

3.4.1.2 Nhập và biên tập dữ liệu trong các ô của bảng 23

3.4.1.3 Chọn dòng, cột, ô, hoặc toàn bộ bảng 24

3.4.1.4 Thêm, xóa dòng và cột 25

3.4.1.5 Sửa đổi chiều rộng của cột, chiều cao của dòng 25

3.4.1.6 Kiểu đường viền, chiều rộng, chiều cao, màu sắc cho ô 25

3.4.1.7 Bóng và màu nền cho các ô của bảng 26

3.4.1.8 Xóa bảng khỏi văn bản 27

3.4.2 Hình minh họa (đối tượng đồ họa) 27

3.4.2.1 Chèn hình minh họa 27

3.4.2.2 Chọn đối tượng đồ họa, sao chép, di chuyển đối 27

3.4.2.3 Kích thước hình minh họa Xóa hình minh họa 27

3.4.3 Hộp văn bản 27

3.4.3.1 Nhập hộp văn bản (text box) mới 27

3.4.3.2 Định dạng cho hộp văn bản 28

3.4.3.3 Lưu hộp văn bản 28

3.4.4 Tham chiếu (reference) 28

3.4.4.1 Chân trang (footnote), chú thích tại cuối bài (endnote) 28

3.4.4.2 Đánh số trang 28

3.4.5 Hoàn tất văn bản 28

3.4.5.1 Căn lề toàn bộ văn bản (căn trái, phải, giữa, đều hai bên) 28

3.4.5.2 Dấu ngắt trang (page break) 29

3.4.5.3 Đầu trang (header), chân trang (footer) cho văn bản 29

3.4.5.4 Đặt các chế độ bảo vệ khác nhau cho văn bản 29

3.5 KẾT XUẤT VÀ PHÂN PHỐI VĂN BẢN 31

3.5.1 In văn bản 31

3.5.1.1 Đặt, hiệu chỉnh các tham số cho trang in 31

3.5.1.2 Tác vụ (task) in, hàng đợi (queue) in 32

3.5.1.3 Theo dõi trạng thái in, xóa, khôi phục tác vụ in 32

3.5.1.4 In văn bản 33

3.5.2 Phân phối văn bản 33

3.5.2.1 Lưu văn bản dưới các kiểu tệp khác 33

3.5.2.2 Đặt mật khẩu để kiểm soát truy nhập tệp văn bản 34

3.5.2.3 Đính kèm văn bản theo thư điện tử 35

3.5.2.4 Lưu văn bản trên mạng 36

3.6 SOẠN THÔNG ĐIỆP VÀ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 36

3.6.1 Soạn thảo một thông điệp 36

3.6.1.1 Soạn một thông điệp bình thường 36

3.6.2 Soạn và xử lý một văn bản hành chính mẫu 36

3.6.2.1 Soạn và định dạng một văn bản hành chính (tùy chọn) theo mẫu quy định 36 3.7 TẠO LẬP VĂN BẢN, PHÂN CẤP, TẠO MỤC LỤC TỰ ĐỘNG 37

3.1 KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ VĂN BẢN, SOẠN THẢO VÀ

Mỗi văn bản có tổ chức bố cục riêng của nó, cần tổ chức bố cục trước để văn bản

có tính nhất quán Trong bố cục chia làm nhiều phần tử khác nhau mỗi phần tử được định dạng theo một cách riêng nhưng đảm bảo tính thống nhất toàn vẹn cho văn bản

3.1.2 Soạn thảo văn bản và xử lý văn bản

3.1.2.1 Các thao tác để tạo một văn bản

Xem thêm phụ lục 3.7 TẠO LẬP VĂN BẢN, ĐÁNH SỐ PHÂN CẤP VÀ MỤC LỤC TỰ ĐỘNG

Thông thường để soạn thảo văn bản chúng ta cần làm các bước như sau

- Cần có công cụ gõ tiếng Việt

- Tùy chỉnh các thông tin ban đầu cho văn bản như: khổ giấy, căn lề khổ giấy, font chính, kích thước chữ

- Nếu văn bản chia theo từng mục thì cần tạo các Style cần thiết cho các mục đó, tạo đánh số thứ tự mục theo cây cấu trúc

- Tùy chọn dãn dòng và trình bày định dạng 1 đoạn văn để làm mẫu

- Soạn thảo văn bản (thường xuyên lưu trữ để tránh trường hợp mất dữ liệu)

- Lưu kết quả làm việc cuối cùng

3.1.2.3 Chức năng chính của một phần mềm xử lý văn bản

Một phần mềm xử lý văn bản cần có các chức năng sau:

- Hiển thị nội dung văn bản

- Cho phép người dùng sửa đổi, bổ sung, tại bất kỳ nơi nào trong văn bản

- Thể hiện và cho phép sử dụng các loại font chữ, cỡ chữ, màu sắc khác nhau trong văn bản

- Có thể kèm theo hình ảnh, biểu đồ trong văn bản

- Cho phép lưu giữ văn bản dưới dạng tập tin

- Hỗ trợ in ấn văn bản

3.2 SỬ DỤNG MỘT PHẦN MỀM XỬ LÝ VĂN BẢN CỤ THỂ

3.2.1 Mở, đóng phần mềm xử lý văn bản

3.2.1.1 Mở, đóng phần mềm xử lý văn bản

Mở phần mềm xử lý văn bản có thể thực hiện các cách như sau:

 Cách 1: nhấn đúp chuột trái vào biểu tượng của phần mềm trên màn hình Desktop

 Cách 2: nhấn vào nút Start > chọn All Programs > chọn tiếp Microsoft

Office > chọn Microsoft Word

 Cách 3: gõ từ khóa “word” vào thanh tìm kiếm > rồi chọn Microsoft Word

3.2.1.2 Cửa sổ phần mềm xử lý văn bản

Trong nội dung tài liệu này sẽ sử dụng các hình ảnh của Microsoft Word 2010 để trình bày

Cửa sổ phần mềm xử lý văn bản gồm các phần sau:

- Thanh tiêu đề Title bar

- Thanh chức năng Menu bar

- Hệ thống Ribbon

- Thanh thước ngang, thước dọc

- Thanh cuộn ngang, cuộn dọc màn hình

- Thanh trạng thái Status bar

a Menu File

Menu File là nơi hiển thị thông tin chung về văn bản, cung cấp các chức năng thao tác với tập tin văn bản đang soạn thảo và các cấu hình cho ứng dụng soạn thảo văn bản

- Save: lưu văn bản đè lên tập tin cũ Save as: lưu thành một tập tin mới

- Open: mở một tập tin văn bản

- Close: đóng tập tin văn bản

- Info: gồm các phần như: Properties (chứa các thông tin chung của tập tin văn bản, cho phép ta thay đổi các thông tin chung), Protect Documet (bảo vệ tài liệu), Check for Issues (kiểm tra các lỗi), Manage Versions (kiểm tra phiên bản)

- Recent: hiển thị các văn bản đã tương tác gần đây

- New: tao văn bản mới

- Print: cung cấp tùy chọn in văn bản

- Save and send: lưu và gửi

- Help: hỗ trợ sử dụng

- Option: cấu hình chung

b Menu Home

Menu này chứa hầu hết các tùy chọn để định dạng văn bản và đoạn văn

- Clipboard: tác vụ liên quan đến vùng lưu trữ tạm thời trong bộ nhớ như là: Paste (cung cấp nhiều tác vụ để thực hiện lện dán tài liệu với nhiều kiểu khác nhau), cut (cắt tài liệu), copy (sao chép), Format painter (sao chép định dạng văn bản)

- Font: cho phép tùy chỉnh về phông chữ, kích thước chữ, in đậm, in nghiêng, gạch chân, chỉ số trên, chỉ số dưới, màu nền, màu chữ,

- Paragraph: giúp định dạng đoạn văn, đánh số, đánh dấu dòng, sắp xếp, canh lề, dãn dòng, màu nền, kẻ khung,

- Style: cho phép thiết kế những mẫu định dạng sẵn có để sử dụng đồng bộ

- Editing: cung cấp chức năng tìm kiếm, thay thế,

c Menu Insert

- Pages: chèn thêm các đối tượng trang như là Cover page (mẫu bìa trang trí), Bank Page (chèn thêm một trang trắng mới), Page Break (ngắt trang)

- Tables: chèn thêm bảng biểu

- Illustrations: chèn thêm các đối tượng đồ họa như là Picture (chèn thêm hình ảnh từ ổ đĩa), Clip Art (chèn thêm các hình ảnh có sẵn trong chương trình), Shapes (chèn thêm các hình vẽ), SmartArt (chèn thêm các sơ đồ thông minh), Chart (chèn thêm biểu đồ), Screenshot (chèn thêm ảnh chụp màn hình)

- Links: dùng để chèn các liên kết điều hướng: Hyperlink (liên kết đến 1 đối tượng khác như là đường dẫn web, tập tin khác, điểm đánh dấu, ), Bookmark (tạo điểm đánh dấu trên văn bản), Cross-reference (liên kết đến 1 đối tượng đã được đánh dấu như style, heading, )

- Header and footer: thêm các tiêu đề cố định ở trên hoặc dưới trang Page number (để đánh số trang văn bản)

- Text: chèn các đối tượng chữ: Text box (chèn một hộp để ghi văn bản), Quick parts (chèn khối nhanh cho văn bản), WordArt (chèn chữ nghệ thuật), Drop Cap (chèn chữ to đầu dòng),

- Symbols: Chèn thêm các ký tự: Equation (chèn các ký tự, công thức toán học), Symbol (chèn các biểu tượng)

d Menu Page Layout

Menu Page layout chứa các chức năng canh chỉnh cho trang văn bản

- Theme: cho phép tùy chọn văn bản theo các mẫu có sẵn có thể tùy chọn được colors (màu sắc), phông chữ (Fonts), hiệu ứng (Effects)

- Page Setup: chứa các tùy chọn để canh chỉnh trang như là: Margins (các khoảng cách canh lề), Orientaion (trang ngang hay trang dọc), Size (khổ trang), Columns (chia cột văn bản), Breaks (chèn dấu ngắt trang), Line Numbers (đánh

số dòng), Hyphenation (ngắt từ khi xuống dòng)

- Page Background: cho phép chèn nền như là: Watermark (chèn nền chữ hoặc logo chìm), Page Color (chọn màu cho trang), Page Borders (viền khung)

- Paragraph: tùy chọn canh lề cho đoạn văn

- Arrange: tùy chỉnh cho các đối tượng tranh ảnh hình vẽ như: Position (tùy chọn

vị trí bức ảnh được chèn vào), Wrap text (vị trí ảnh so với văn bản xung quanh), Bring Forward (đè lên trên các đối tượng khác), Send Backward (bị các đối tượng khác đè xuống dưới), Selection Pane (chọn đối tượng), Align (canh lề các đối tượng), Group (nhóm các đối tượng lại thành 1), Rotate (xoay đối tượng)

3.2.1.3 thay đổi kích thước cửa sổ, mở nhiều cửa sổ và sắp xếp chúng trên

màn hình làm việc

Để thay đổi kích thước của cửa sổ ta có thể dùng 2 minimize, maximize trên góc phải trên màn hình hoặc nhấn chuột kéo ở các cạnh của cửa sổ word

Mở nhiều tài liệu cùng lúc hệ điều hành sẽ trình bày lần lượt các cửa sổ đó theo thứ

tự

3.2.1.4 Thay đổi một số thiết đặt ban đầu

Để thay đổi một số thiết lập ban đầu chúng ta và menu File > chọn Option

Tại đây có rất nhiều tùy chọn chúng ta có thể tùy chỉnh cho chương trình xử lý văn bản của mình như là General (tùy chọn chung), Display (hiển thị), Proofing (kiểm tra chính tả), Save (lưu trữ), Language (ngôn ngữ),

Ví dụ: trong thẻ Save (lưu trữ) ta có thể thiết lập các thông số như:

- Save file in this format: lưu tự động thành file với định dạng nào

- Sve AutoRecover infomation every: trong khoản thời gian bao lâu thì tự động lưu 1 lần

- Default file location: đường dẫn lưu tập tin mặc định

 Cách 1: Nhấn đúp vào tập tin đã lưu trữ từ trước

 Cách 2: Mở Micrsoft Word và chọn vào File > Open > chọn đến tập tin cần

mở

 Cách 3: Mở Micrsoft Word, nhấn tổ hợp phím Ctrl + O > chọn đến tập tin

cần mở

Để phóng to thu nhỏ văn bản ta có thể thực hiện như sau

 Cách 1: nhấn chuột vào dấu + hoặc – hoặc kéo nút qua lại

 Cách 2: Giữ phím Ctrl và lăn chuột tới lui

3.2.2.2 chuyển tài liệu từ các định dạng khác thành văn bản làm việc

Để chuyển từ một tài liệu từ định dạng khác ta chỉ cần copy dữ liệu ở tài liệu đó và dán nội dung vào văn bản là có làm việc ở dạng văn bản

3.2.2.3 soạn thảo một tài liệu mới

Gõ dấu tiếng Việt chúng ta có thể theo cách gõ Telex hoặc là VNI tại mục 2.5 Sử

dụng Tiếng Việt trong modun 2

- Để chèn thêm các số thứ tự, ký hiệu, chữ cái Hy Lạp vào văn bản ta có thể sử

dụng menu Insert > Symbol

3.2.2.4 Lưu tài liệu

- Lưu đè lên tập tin cũ: chọn vào File > Save hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl +S

- Lưu thành tập tin mới: chọn vào File > Save as hoặc nhấn phím F12

3.2.2.5 Biết các kiểu tệp tin khác nhau dùng để lưu văn bản, tài liệu

Có rất nhiều kiểu tập tin khác nhau nhưng thường hay dùng nhất là loại: doc, docx, pdf, rtf, txt,

Để xóa một văn bản ta xóa tập tin lưu dữ liệu của văn bản đó

3.2.3 Biên tập nội dung văn bản

3.2.3.1 Các đơn vị trong văn bản

- Ký tự là một phần tử ký hiệu

- Từ được tạo thành từ 1 hoặc nhiều ký tự mang ý nghĩa

- Dòng, câu được tạo thành từ nhiều từ kết hợp lại biểu đạt ý nghĩa

- Đoạn văn gồm nhiều câu có liên quan với nhau hoàn chỉnh về mặt ngữ nghĩa

3.2.3.2 Di chuyển đến các trang văn bản khác nhau

Di chuyển đến các trang văn bản khác nhau có thể dùng các phím mũi tên, thanh

cuộn dọc, con lăn chuột, phím Page Up, Page Down, Home, End,

Để nhảy đến 1 trang cụ thể ta nhấn tổ hợp phím Ctrl +G và gõ số trang cần đến

3.2.3.3 Thêm, xóa, sửa các đơn vị khác trong một văn bản

Chọn 1 từ ta nhấn đúp chuột trái

Chọn 1 đoạn văn ta nhấn nhanh chuột trái 3 lần

Để xóa ta dùng phím Backspace để xóa ký tự bên trái con trỏ, phím Delete để xóa

ký tự bên phải con trỏ

Để chèn ghi đè vào ta đưa nhấn chuột trái vào vị trí cần chèn, ghi đè và nhập nội dung vào

3.2.3.4 Tìm kiếm, thay thế

Để tìm kiếm và thay thế ta có thể sử dụng các cách sau

Cách 1: Nhấn vào biểu tượng tìm kiếm hoặc thay thế ở mục Home

Cách 2: dùng tổ hợp phím Ctrl + F để tìm kiếm hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl +H để tìm kiếm và thay thế

Trong tìm kiếm và thay thế chúng ta có các nút Replace(thay thế), Replace All (thay thế tất cả), Find Next (tìm đến vị trí kết tiếp) hoặc có thể tùy chọn thêm 1 số chức năng

- Match case: tìm chính xác ký tự hoa thường

- Find whole word only: chỉ tìm từ hoàn chỉnh chứ không tìm trong 1 phần của từ

- Use wildcards: cho phép sử dụng ký tự đại diện ?, * hay không

3.2.3.5 Cắt, dán, sao chép, di chuyển

Các loại dán văn bản:

- Keep source Formatting: Dán và giữ nguyên định dạng của văn bản gốc

- Mege source Formatting: trộn các định dạng giữa văn bản gốc và văn bản dán

- Keep text only: chỉ giữ lại phần nội dung văn bản, và sử dụng định dạng hiện tại tại con trỏ trên văn bản dán

Di chuyển một phần văn bản: ta chọn phần văn bản đó bằng cách bôi đen và kéo thả vào vị trí cần di chuyển đến

3.2.3.6 Hủy kết quả vừa làm (undo), lấy lại kết quả vừa làm (redo)

Undo (hủy kết quả vừa làm): ta nhấn tổ hợp phím Ctrl + Z

Redo (lấy lại kết quả vừa làm hoặc lặp lại thao tác vừa thực hiện): nhấn tổ hợp

Để loại bỏ các hiệu ứng điều chỉnh tự động (autocorrect) ta chọn vào các hiệu ứng

tự động chỉnh nhấn Delete Hoặc nếu không muốn dùng tất cả thì nhấn tắt Replace

text as you type rồi chọn OK

3.2.4.2 Loại bỏ đường sóng, sao chép và dán (smart cut and paste)

Để loại bỏ các đường sóng báo sai khi không đúng chính tả hoặc sai cú pháp ta vào

File > chọn Option > chọn Proofing

Tại cửa sổ này ta tắt hết các chức năng tự động kiểm tra và đánh dấu

Các loại dán văn bản:

- Keep source Formatting: Dán và giữ nguyên định dạng của văn bản gốc

- Mege source Formatting: trộn các định dạng giữa văn bản gốc và văn bản dán

- Keep text only: chỉ giữ lại phần nội dung văn bản, và sử dụng định dạng hiện tại tại con trỏ trên văn bản dán

3.3 ĐỊNH DẠNG VĂN BẢN

3.3.1 Định dạng văn bản (text)

3.3.1.1 Thay đổi phông chữ, các kiểu hiển thị khác

- Thay đổi phông chữ, cỡ chữ nhấn vào vị trí số 1 thường sử dụng là Time New Roman

- Thay đổi kiểu hiển thị nhấn vào vị trí 2:

 In đậm: nhấn và ký hiệu , hoặc có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + B

 In nghiêng: nhấn vào ký hiệu hoặc có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl + I

 Gạch chân: nhấn vào ký hiệu hoặc có thể sử dụng tổ hợp phím Ctrl +U

Ngoài ra còn có thể sử dụng cách:

Chọn vùng văn bản cần thay đổi, nhấn chuột phải và chọn Font

- Font: tên phông cần đổi

- Font style: kiểu dáng phông Regular (bình thường), Italic (in nghiêng), Bold (in đậm), Bold Italic (vừa nghiêng vừa đậm)

- Small cap: viết hoa tất cả ký tự nhưng kích thước nhỏ VÍ DỤ

- All cap: viết hoa tất cả ký tự nhưng kích thước to hơn VÍ DỤ

- Hidden: ẩn ký tự

3.3.1.2 Chỉ số dưới (subscript), chỉ số trên (superscript)

- Chỉ số dưới (subscript) dùng tổ hợp phím Ctrl + =

- Chỉ số trên (superscript) dùng tổ hợp phím Ctrl + Shift + =

- Hoặc có thể sử dụng 2 nút như hình bên dưới

3.3.1.3 Thay đổi màu ký tự và màu nền văn bản

Để thay đổi màu ký tự hoặc màu nền văn bản ta có thể dùng các nút bên dưới Theo thứ tự thay đổi hiệu ứng chữ, thay đổi màu nền, thay đổi màu chữ

3.3.1.4 Chuyển đổi chữ hoa/chữ thường

Vào menu Home > phần Font > chọn biểu tượng

- Sentence case: Câu văn bình thường viết hoa ký tự đầu câu

- Lowercase: viết thường tất cả các ký tự

- Uppercase: viết hoa tất cả các ký tự

- Capitalize each word: viết hoa ký tự đầu tiên của mỗi từ

- Toggle case: chuyển đổi ký tự hoa thành ký tự thường và ký tự thường thành ký

tự hoa

3.3.1.5 Ngắt từ (hyphernation) khi xuống dòng

Để ngắt từ (hyphernation) khi xuống dòng ta chọn vào Page layout trong phần

Page Setup > chọn hypernation

3.3.2 Định dạng đoạn văn

3.3.2.1 Đoạn văn (paragraph), chọn (đánh dấu) một đoạn văn

Đoạn văn (paragraph) là tập hợp gồm nhiều câu có liên quan với nhau về mặt ngữ nghĩa

Để đánh dấu một đoạn văn

- Dùng chuột: nhấn chuột trái vào đầu đoạn văn giữ và kéo đến hết đoạn văn

- Đặt con trỏ ở đầu đoạn văn nhấn giữ Shift rồi nhấn chuột đến vị trí cuối hoặc nhấn nút mũi tên đến cuối đoạn văn

- Nhấn chuột trái nhanh 3 lần liên tiếp

Để định dạng đoạn văn bản ta có thể dùng các biểu tượng tại thẻ Home > mục

Paragraph hoặc là nhấn chuột phải vào đoạn văn cần chỉnh và chọn Paragraph

3.3.2.2 Dấu đoạn (paragraph mark), dấu ngắt dòng (line break)

Để ngắt đoạn văn ta dùng phím Enter, để xuống dòng nhưng vẫn trong đoạn văn ta

dùng tổ hợp phím Shift + Enter

Để hiển thị hoặc tắt hiển thị các dấu đoạn (paragraph mark), dấu ngắt dòng (line break) ta chọn menu Home > trong phần Paragraph chọn nút

3.3.2.3 Thụt lề (indent), căn lề (trái, giữa, phải, đều hai biên)

Thụt lề (indent) ta có thể sử dụng phím tab hoặc nút thụt lề (increase indent), bỏ thụt lề (decrease indent) trên menu Home phần Paragraph

Căn lề ta bôi đen đoạn văn bản cần chỉnh và dùng các nút tương ứng với các chức năng trái, phải, giữa, điều hai biên

Các loại tabs:

Tab trái : Căn dòng văn bản từ trái sang phải tại vị trí Tab

Tab giữa : Căn giữa 2 bên vị trí Tab hiển thị

Tab phải : Căn dòng văn bản từ phải sang trái từ vị trí Tab

Tab thập phân : Căn về phía trên Tab, không dùng để căn chỉnh các số kèm ký

tự khác, như dấu gạch ngang - hoặc dấu &

Tab bar : Văn bản chuyển sang đường dọc màu đen kẻ theo vị trí Tab để hiển thị khi bạn gõ văn bản

Thụt lề dòng đầu tiên : thụt lề dòng đầu tiên của đoạn văn

Thụt lề đoạn văn bản : Thụt lề cả đoạn văn

3.3.2.5 Khoảng cách giữa các đoạn văn

Để điều chỉnh khoản cách giữa các đoạn văn ta nhấn chuột phải đoạn văn bản >

chọn Paragraph

3.3.2.6 Khoảng cách dãn dòng trong đoạn văn

Điều chỉnh dãn dòng trong đoạn văn bản ta vào menu Home > phần Paragraph > chọn nút

Hoặc có thể nhấn chuột phải vào đoạn văn > chọn Paragraph

3.3.2.7 Gạch đầu dòng (bullet) hoặc đánh số tự động (numbering)

Để đánh dấu, đánh số tự động ta dùng các nút

Hoặc có thể nhấn chuột phải > chọn Bullets / Numbering

3.3.2.8 Đường viền, bóng/nền cho một đoạn văn

a Tạo đường viền

Để tao đường viền cho đạn văn ta vào menu Page Layout > tại mục Page

Background > chọn Page Borders

Chọn tiếp thẻ Borders

Ở đây ta có các tùy chọn sau:

- Setting: tùy chọn kiểu viền

- Style: kiểu hiện thị đường viền

- Color: màu sắc

- Width: độ to nhỏ của đường viền

- Preview: xem trước và tùy chỉnh bật/tắt các đường kẻ

b Tạo bóng nền

Để tạo bóng nền cho đoạn văn ta vào menu Page Layout > tại mục Page

Background > chọn Page Borders

Chọn tiếp thẻ Shading