Tài liệu ôn tập theo Chuẩn kỹ năng sử dụng CNTT cơ bản NỘI DUNG ÔN TẬP THEO CHUẨN KỸ NĂNG SỬ DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CƠ BẢN (Theo thông tư 032014BTTTT ngày 11 tháng 3 năm 2014) MODULE 03: XỬ LÝ VĂN BẢN CƠ BẢN (IU03) Bài 1: Kiến thức cơ bản về văn bản, soạn thảo và xử lý văn bản 1.1. Khái niệm văn bản 1.1.1. Khái niệm văn bản Định nghĩa văn bản. Đặc trưng của văn bản: (i) Tính hoàn chỉnh (ii) Tính liên kết; Một số loại văn thường gặp: văn bản quy phạm pháp luật, đơn, thư, công văn, quyết định, tài liệu …. 1.1.2. Tổ chức và định dạng một văn bản Cách thức tổ chức văn bản: (i) nội dung; (ii) hình thức; (iii) tính chất Tổ chức định dạng: (i) theo khuôn mẫu, quy định; (ii) quy định chung 1.2. Soạn thảo văn bản và xử lý văn bản 1.2.1. Soạn thảo văn bản và xử lý văn bản Quy trình soạn thảo, ban hành văn bản: chuẩn bị; lập đề cương, viết bản thảo; trình duyệt, ký văn bản; hoàn thiện thủ tục hành chính. Quá trình xử lý văn bản. 1.2.2. Một số phần mềm xử lý văn bản Giới thiệu sơ lược một số phần mềm xử lý văn bản: Microsoft Word; OpenOffice; LibreOffice; AbiWord; Bean…. 1.2.3. Chức năng chính của một phần mềm xử lý văn bản
Trang 1Module 3: Xử lý văn bản cơ bản 1
NỘI DUNG ÔN TẬP THEO CHUẨN KỸ NĂNG SỬ DỤNG
CÔNG NGHỆ THÔNG TIN CƠ BẢN
(Theo thông tư 03/2014/BTTTT ngày 11 tháng 3 năm 2014)
MODULE 03: XỬ LÝ VĂN BẢN CƠ BẢN (IU03)
Bài 1: Kiến thức cơ bản về văn bản, soạn thảo và xử lý văn bản
1.1 Khái niệm văn bản
1.1.1 Khái niệm văn bản
- Định nghĩa văn bản
- Đặc trưng của văn bản: (i) Tính hoàn chỉnh (ii) Tính liên kết;
- Một số loại văn thường gặp: văn bản quy phạm pháp luật, đơn, thư, công văn,
quyết định, tài liệu …
1.1.2 Tổ chức và định dạng một văn bản
- Cách thức tổ chức văn bản: (i) nội dung; (ii) hình thức; (iii) tính chất
- Tổ chức định dạng: (i) theo khuôn mẫu, quy định; (ii) quy định chung
1.2 Soạn thảo văn bản và xử lý văn bản
1.2.1 Soạn thảo văn bản và xử lý văn bản
- Quy trình soạn thảo, ban hành văn bản: chuẩn bị; lập đề cương, viết bản thảo;
trình duyệt, ký văn bản; hoàn thiện thủ tục hành chính
- Quá trình xử lý văn bản
1.2.2 Một số phần mềm xử lý văn bản
Giới thiệu sơ lược một số phần mềm xử lý văn bản: Microsoft Word; OpenOffice; LibreOffice; AbiWord; Bean…
1.2.3 Chức năng chính của một phần mềm xử lý văn bản
- Nhập và lưu trữ văn bản
- Sửa đổi văn bản
- Trình bày văn bản
Bài 2: Sử dụng một phần mềm xử lý văn bản cụ thể
2.1 Những điểm mới của Microsoft Word 2010
2.1.1 Tối ưu Ribbons
- Tối ưu hóa, ưu điểm của Ribbon trong bộ office 2010
- Sự khác biệt với hệ thống menu cũ
- Những khó khăn khi chuyển đổi
2.1.2 Hệ thống Menu mới
Trang 2Module 3: Xử lý văn bản cơ bản 2
Office 2010 tạo nên 1 cấp độ mới và là một sự thay đổi về menu của chương
trình Khi lựa chọn thay vì sổ xuống 1 menu như trước đây, toàn bộ cửa sổ Office 2010
sẽ thay đổi màu sắc và cung cấp cho bạn các tùy chọn như Save, Open, Close, Preview…
Hệ thống menu mới cung cấp các thông tin chi tiết về tác giả, kích thước tập tin,
và các thông tin về sửa đổi file…Hệ thống menu mới của Office 2010 rõ ràng và chi tiết
hơn rất nhiều
2.1.3 Chức năng Backstage View
Trong Office 2010, nút bấm này được thay đổi bởi một tab mới trên Ribbon, nằm
ở trong cùng bên trái Khi click vào tab này, một màn hình mới được gọi là Backstage
View sẽ được hiện lên Trên màn hình này, danh sách bên trái sẽ chứa các tác vụ, màn
hình bên phải sẽ là tùy chọn các chức năng tương ứng với tác vụ đó
2.1.4 Chức năng Paster Preview
Paste Preview cho phép xem trước nội dung soạn thảo sẽ trông như thế nào nếu
một nội dung khác được dán vào trong đó, giúp tiết kiệm được thời gian Ngoài ra tính
năng này còn cho phép lưu giữ định dạng của nội dung cần dán, kết hợp các định dạng
hoặc loại bỏ định dạng của nội dung trước khi dán
2.1.5 Chức năng Text Effect
- Một số tính năng mới của Text Effect
- Sự khác biệt so với các version trước
Chú ý: Chức năng này chỉ sử dụng cho những file Word được tạo ra từ Word
2010 và có định dạng *.docx nếu người dùng lưu file dưới dạng *.doc thì các hiệu ứng
này sẽ tự động bị gỡ bỏ khỏi văn bản
2.1.6 Lưu dưới dạng PDF và XPS
Ngoài các định dạng được hỗ trợ bởi MS Office các phiên bản trước đó như Doc,
Docx… thì Office 2010 cũng hỗ trợ lưu file dưới định dạng PDF và XPS mà không phải
cài đặt thêm Add-in nào như Office 2007
2.1.7 Hiển thị thông tin chi tiết của file
Để biết thông tin về file văn bản đang làm việc chỉ cần nhấp chuột vào nút Office
Button Mọi thông tin sẽ được hiển thị như dung lượng (tính đến lần lưu cuối cùng), số
trang, số từ, thời gian chỉnh sửa, thời gian tạo, thời gian lưu lần cuối, người tạo…
2.1.8 Khả năng mở rộng màn hình
Office 2010 cho phép người dùng mở rộng cửa sổ soạn thảo bằng cách ẩn hoặc
hiện bảng Menu Ribbon bằng nút lệnh Minimize the Ribbon nằm phía trên góc phải cửa
sổ làm việc của các ứng dụng Office 2010 hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + F1
2.1.9 Chức năng chỉnh sửa Media chuyên nghiệp
Trang 3Module 3: Xử lý văn bản cơ bản 3
Không chỉ biết đến với những công cụ soạn thảo văn bản và tính toán, Office
2010 còn biết đến với công cụ chỉnh sửa ảnh và video mạnh mẽ Cụ thể, bạn có thể dễ
dàng chỉnh sửa và biên tập nội dung hình ảnh cũng như video ngay trong trong Microsoft
PowerPoint Bạn thậm chí có thể loại bỏ nền của hình ảnh với bộ Office mới
Nói cách khác, Office 2010 có rất nhiều tính năng mà bạn có thể làm được với
các file media Mặc dù nó sẽ không phải là phần mềm chỉnh sửa ảnh chuyên dụng như
Photoshop, nhưng Office 2010 thực sự làm cho việc tạo và chỉnh sửa nội dung các hình
ảnh dễ dàng hơn
2.1.10 Chụp ảnh cửa sổ, ứng dụng đưa vào văn bản
Đây là một điểm mới có trong Office 2010, trong Menu Insert dễ dàng nhận thấy
nút lệnh Screenshot Khi chọn lệnh này màn hình máy tính sẽ mờ đi và con trỏ chuyển
thành dấu cộng màu đen người dùng nhấp chuột và khoanh một vùng cần chụp vùng đó
sẽ sáng lên và ngay khi thả chuột người dùng sẽ có được một bức ảnh chèn vào văn bản
là vùng vừa chọn
2.1.11 Xử lý ảnh như một trình chuyên nghiệp
Với Office 2010 người dùng có thêm nhiều lựa chọn thiết lập các chế độ và hiệu
ứng cho đối tượng picture được chèn vào văn bản Chỉ cần chọn đối tượng này sau đó
vào Menu Picture Tools\Format người dùng có thể dễ dàng nhận thất các lựa chọn để
thay đổi hiệu ứng cho bức ảnh như: Correction, Color, Artistic Effect
2.1.12 Phát triển chức năng tìm kiếm
Nếu như với Office 2007 và các phiên bản trước đó hộp thoại tìm kiếm không có
gì khác biệt thì với Office Word 2010 MS đã phát triển chức năng này thành một chức
năng khá linh hoạt và tốc độ tìm kiếm cũng được cải thiện đáng kể Khi chọn lệnh tìm
kiếm hay nhấn tổ hợp phím Ctrl+F, cửa sổ soạn thảo sẽ thu hẹp lại về bên trái nhường
chỗ cho hộp thoại tìm kiếm Khi người dùng nhập nội dung tìm kiếm vào ô Search
Document thì các từ giống sẽ được đánh dấu ngay trong văn bản đồng thời hộp thoại
cũng hiện ra một phần đoạn văn gần với từ đang tìm kiếm để người dùng có thể dễ dàng
di chuyển đến vùng có từ đang tìm kiếm
2.1.13 Tùy chọn bảo mật mạnh mẽ
Phiên bản Office mới cung cấp những tính năng cho phép hạn chế việc thay đổi
mà không có sự cho phép của tác giả, ngoài ra còn cung cấp thêm vào một “chế độ bảo
vệ” (protection mode) để tránh việc bạn vô tình sửa nội dung của file ngoài ý muốn
Office 2010 cho phép chọn lựa ai trong số những người nhận được tài liệu được phép
chỉnh sửa, hoặc chỉ được xem mà không có quyền chỉnh sửa
2.2 Mở, đóng phần mềm xử lý văn bản
Trang 4Module 3: Xử lý văn bản cơ bản 4
2.2.1 Mở, đóng phần mềm xử lý văn bản
All Programs, chọn Microsoft Office và nhấp chuột chọn Microsoft Word 2010 Nếu
biểu tượng shortcut của các chương trình xuất hiện trên màn hình nền hoặc trên thanh tác
vụ, khởi động chương trình bằng cách chọn biểu tượng
Đóng: để thoát chương trình: (i) nhấp chuột vào File và chọn Exit, hoặc (ii)
Chọn nút (Close), hoặc (iii) bấm tổ hợp phím ALT + F4
2.2.2 Giao diện phần mềm
- Giới thiệu các thành phần của cửa sổ
- Tính năng của các thành phần
2.2.3 Thay đổi kích thước, mở nhiều cửa sổ và sắp xếp trên màn hình làm việc
- Thay đổi kích thước
- Di chuyển cửa sổ
- Sắp xếp cửa sổ
- Thay đổi ngôn ngữ
- Thay đổi vị trí lưu văn bản tự động
2.3 Mở văn bản có sẵn, tạo văn bản mới, lưu, xóa văn bản
2.3.1 Mở một văn bản có sẵn Phóng to, thu nhỏ văn bản
- Mở một văn bản có sẵn
- Phóng to thu nhỏ tài liệu
2.3.2 Lưu tài liệu đang mở
Phím tắt để lưu tài liệu là Ctrl+S (giống Word 2007) Cách khác: Nhấn
Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save Nếu file tài liệu này trước đó chưa
được lưu lần nào, bạn sẽ được yêu cầu đặt tên file và chọn nơi lưu Để lưu tài liệu với tên
khác (hay định dạng khác), nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Save As
(phím tắt F12, tương tự như Word 2007)
Mặc định, tài liệu của Word 2010 được lưu với định dạng là *.docx, khác với
*.doc mà bạn đã quen thuộc Với định dạng này, bạn sẽ không thể nào mở được trên
Word 2003 trở về trước nếu không cài thêm bộ chuyển đổi Để tương thích khi mở trên
Word 2003 mà không cài thêm chương trình, Word 2007 cho phép bạn lưu lại với định
dạng Word 2003 (trong danh sách Save as type của hộp thoại Save As, bạn chọn Word
97-2003 Document)
Muốn Word 2010 mặc định lưu với định dạng của Word 2003, bạn nhấn
Microsoft Office Button (hoặc Tab File), chọn Word Options để mở hộp thoại Word
Trang 5Module 3: Xử lý văn bản cơ bản 5
Options Trong khung bên trái, chọn Save Tại mục Save files in this format, bạn chọn
Word 97-2003 Document (*.doc) Nhấn OK
Để đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm mất dữ liệu, bạn nên bật tính
năng sao lưu tự động theo chu kỳ Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab File), Word
Options, chọn Save Để đề phòng trường hợp treo máy, cúp điện làm mất dữ liệu, bạn
nên bật tính năng sao lưu tự động theo chu kỳ Nhấn Microsoft Office Button (hoặc Tab
File), Word Options, chọn Save
2.3.3 Các kiểu tệp tin khác nhau dùng để lưu văn bản, tài liệu
Trong Word 2010 cho phép chúng ta lưu file ở một số dạng:
Mặc định, từ Word 2007 trở đi, phần mở rộng mặc định là *.docx Ngoài ra,
Word 2010 cho phép chúng ta lưu ở một số dạng khác như: (i) *.docm: Lưu file ở dạng
Macro Word; (ii) *.doc: Lưu file định dạng Word 97-2003; (iii) *.dotx: Lưu templte của
Word; (iv) *.pdf: Lưu file ở dạng PDF; (v) *.htm, *: html: Lưu file định dạng Web …
2.3.4 Mở nhiều văn bản, sắp xếp, kích hoạt một văn bản
Đôi khi làm việc với Word các bạn cần có rất nhiều các tài liệu liên quan để bổ
trợ cho một tài liệu chính mà bạn đã sử dụng Việc bật tất cả chúng lên rồi mở qua mở lại
để xem và nghiên cứu thì thật là mất thời gian mà khả năng sai sót lại tăng lên Word hỗ
trợ chúng ta làm việc với nhiều văn bản như sau:
Việc mở các văn bản này được thao tác một cách bình thường
Trong đó: (i) Phần New Window sẽ giúp bạn bật một file Word mới lên; (ii)
Phần Arrange all sẽ giúp bạn chia màn hình ra làm nhiều phần ứng với số file Word bạn
đang sử dụng Như ở ví dụ này chúng ta dùng 2 file nên giao diện của nó sẽ được hiện thị
như dưới đây Một file nằm trên một file nằm dưới (iii) Phần Split là phần chia đôi file
văn bản bạn đang sử dụng ra làm 2 phần Phần trên bạn có thể kéo chuột tới trang 1 để
xem lại một cái gì đó, phần dưới bạn có thể di chuyển chuột đến trang thứ 10, 15, hoặc 20
để tiếp tục làm việc mà không ảnh hưởng gì đến nội dung
Có thể thấy hình bên dưới đây Phần trên là phần tiêu đề của bài viết, phần dưới
là phần mình vẫn đang soạn thảo văn bản tiếp
2.3.5 Xóa một văn bản
Để xóa một văn bản đang soạn thảo Cách tốt nhất chúng ta ghi lại văn bản đó,
đóng lại, rồi chuyển tới thư mục lưu trữ văn bản đó Xóa tệp tin *.docx đã lưu Nếu muốn
xóa hết nội dung của văn bản, chúng ta nhấn Ctrl + A, sau đó nhấn Delete
Trang 6Module 3: Xử lý văn bản cơ bản 6
2.4 Biên tập nội dung văn bản
2.4.1 Một số khái niệm
là các là các kí tự Một hoặc một vài kí tự ghép lại với nhau thành một từ các từ được
phân biệt bởi dấu cách Tập hợp các kí tự nằm trên một hàng được gọi là dòng Nhiều
câu lệnh liên tiếp nhau, tương đối hoàn chỉnh về ý nghĩ tạo thành một đoạn Trong Word, đoạn văn bản được định nghĩa bằng cách nhấn phím Enter Phần văn bản thấy được tại
một thời điểm trên màn hình gọi là trang hiển thị (nhìn thấy) Phần văn bản thiết kế để
in ra trên một trang giấy được gọi là trang in
Chọn (đánh dấu) các đơn vị văn bản và toàn bộ nội dung văn bản:
Bất kỳ chỗ nào của văn bản; Một từ; Dòng văn bản; Một câu; Một đoạn văn;
Nhiều đoạn văn; Một khối văn bản lớn; Toàn bộ tài liệu; Đầu trang và chân trang; Một
khối văn bản dọc; Một hộp văn bản hoặc khung
2.4.2 Di chuyển đến các trang văn bản khác nhau
một thanh cho di chuyển theo chiều ngang Dùng thanh cuộn dọc, chúng ta có thể:
Di chuyển lên một dòng bằng cách nhấn vào mũi tên hướng lên; Di chuyển
xuống một dòng bằng cách nhấn vào mũi tên hướng xuống; Sang trang tiếp theo, sử dụng
nút next page; Về trang trước, sử dụng nút Trang trước; Sử dụng Browser Object để di
chuyển xuyên suốt trong văn bản, từ đối tượng được chọn này đến đối tượng khác
văn bản Cần phải giữ phím Ctrl trong khi bấm một phím mũi tên, di chuyển điểm chèn
thị một hộp thoại có nhiều tùy chọn khác nhau để đến một trang cụ thể Thông thường
chúng ta sử dụng số trang, số dòng để trực tiếp đến một trang cụ thể và sau đó nhấn nút
Go To
2.4.3 Thêm (chèn, ghi đè), xóa, sửa các đơn vị trong một văn bản
trên bàn phím Với chế độ chèn, chúng quan sát cách mà văn bản chèn được thêm vào nội
dung đang tồn tại mà không thay đổi bất cứ nội dung đang tồn tại nào Với chế độ đè thì
nội dung chúng ta nhập vào sẽ thay thế dần nội dung bên phải
bản nhất để xóa văn bản là nhấn phím backspace hoặc delete
2.4.4 Tìm kiếm, thay thế các ký tự, từ, cụm từ
Trang 7Module 3: Xử lý văn bản cơ bản 7
Trong quá trình chỉnh sửa văn bản, chúng ta thường xuyên gặp tình huống khi
chúng ta tìm một từ cụ thể trong tài liệu và muốn thay từ này bằng từ khác ở một số chỗ
hay tất cả các nơi trong tài liệu Phần này hướng dẫn cách để tìm một từ hay cụm từ và
thay thế chúng qua các bước đơn giản
Lệnh Find trong Word 2010
Hành động tìm và thay thế từ trong Word 2010
2.4.5 Cắt, dán, sao chép, di chuyển một đơn vị, một phần văn bản
Để sử dụng phương pháp sao chép, cắt và dán, Word cung cấp một bộ nhớ tạm
thời gọi là clipboard Khi bạn cắt hay copy văn bản, Word để nó tạm thời vào bộ nhớ
clipboard, đến bước thứ hai, bạn sẽ dán văn bản vào vị trí mong muốn
Sao chép & dán trong Word 2010
Cắt & dán trong Word 2010
2.4.6 Sử dụng lệnh hủy kết quả vừa làm (undo), lấy lại kết quả vừa làm (redo)
Microsoft cung cấp hai tính năng quan trọng là Undo để khôi phục hành động
trước đó và Repeat & Redo để lặp lại hành động trước đó Ví dụ, bạn xóa nhầm một văn
bản, bạn sử dụng Undo để khôi phục nó, ngược lại nếu bạn xóa một ký tự, bạn có thể sử
dụng Redo để tiếp tục hành động này
2.5 Xử lý lỗi hiển thị tiếng Việt
2.5.1 Loại bỏ các hiệu ứng điều chỉnh tự động (autocorrect) có sẵn trong phần mềm
soạn thảo đối với văn bản tiếng Việt
Chức năng gõ tắt Auto Correct của Unikey cũng tương tự như chức năng gõ tắt
trong Word vậy Thực chất nó là chức năng kiểm tra chính tả, nhưng nó cũng dùng để gõ
nhanh một từ, hoặc cụm từ thường xuyên sử dụng
2.5.2 Loại bỏ các hiển thị không mong muốn (ví dụ: đường sóng) xuất hiện trong
văn bản tiếng Việt Xử lý lỗi khi sao chép và dán (smart cut and paste)
Grammar and Speeling
Smart Cut and Paste
Bài 3: Định dạng văn bản
3.1 Định dạng văn bản (text)
3.1.1 Thay đổi phông chữ , các kiểu hiển thị (đậm, nghiêng, gạch dưới)
Trang 8Module 3: Xử lý văn bản cơ bản 8
một câu, chọn vùng mà bạn muốn thay đổi phông chữ, cỡ chữ Trong vùng công cụ Font
chọn vị trí vòng tròn đỏ để thay đổi phông chữ, chọn vòng tròn xanh để thay đổi cỡ chữ
Hoặc, Để tăng kích cỡ chữ, bạn nhấn nút Grow Font (phím tắt Ctrl+Shift+>) Để giảm
kích cỡ chữ, nhấn nút Shrink Font (phím tắt Ctrl+Shift+<)
In đậm (B), In nghiêng (I), Gạch dưới (U),…
3.1.2 Ghi chỉ số dưới (subscript), chỉ số trên (superscript)
Chọn đoạn text cần định dạng Trong thẻ Home, nhóm Font, bạn nhấn nút
Superscript (phím tắt Ctrl+Shift+=) để định dạng chỉ số trên, hoặc nhấn nút Subscript
(phím tắt Ctrl+=) để định dạng chỉ số dưới
3.1.3 Thay đổi màu ký tự và màu nền văn bản
Đổi màu chữ
Màu nền văn bản
Gỡ bỏ chế độ đánh dấu text
3.1.4 Chuyển đổi chữ hoa /chữ thường
Khi soạn thảo các văn bản trong word thông thường người ta sẽ viết hoa bằng
cách bật caps Lock, hoặc tiện dụng hơn nữa là nhấn Shift + chữ muốn viết hoa Tuy
nhiên nếu bạn muốn đổi chữ thường thành chữ hoa trong word sau khi đã đánh xong văn
bản thì có thể dễ dàng bằng chức năng sẵn có của Word
Trước tiên tiến hành bôi đen, chữ, hoặc văn bản muốn viết hoa sau đó vào tab
Home Chọn biểu tượng Aa như hình phía dưới và chọn lần lượt các chức năng: (i)
Sentence case.: Viết hoa chữ cái đầu tiên mỗi câu; (ii) lowercase: viết thường tất cả các
chữ; (iii) UPPERCASE: viết hoa tất cả các chữ; (iv) Capitalize Each Word: Viết hoa chữ
cái đầu tiên của mỗi từ; (v) tGOOGLE cASE: Viết thường chữ cái đầu tiên của mỗi từ
3.1.5 Ngắt từ (hyphenation) khi xuống dòng
Trong một số tài liệu, văn bản chúng ta thường thấy một từ bị ngắt ra xuống dòng
dưới và có thêm 1 dấu – ở dòng trên Đây chính là tính năng Hyphenation của Word Để
thiết lập chúng ta vào tab Layout chon Hyphenation, sau đó chọn một trong các tùy
Trang 9Module 3: Xử lý văn bản cơ bản 9
chọn: (i) None: Không thiết lập; (ii)Automatic: Tự động; (iii) Manual: ngắt bằng tay; (iv)
Hyphenatin Options: Một số tùy chọn nâng cao của ngắt từ
3.2 Định dạng đoạn văn
3.2.1 Khái niệm đoạn văn (paragraph) Chọn (đánh dấu) một đoạn văn
Một đoạn văn (paragraph) là tập hợp các câu trong một văn bản Trong Word,
kết thúc của đoạn văn được quy định bằng Enter Để đánh dấu một đoạn văn, rất đơn giản
để con trỏ chuột ở vị trí bất kỳ trong đoạn văn nháy 3 lần
3.2.2 Thêm, bỏ các dấu đoạn (paragraph mark), dấu ngắt dòng (line break)
Thêm và bỏ dấu ngắt đoạn: Tại tab Home chọn Show/Hide sẽ xuất hiện các
dấu ngắt đoạn Có thể sử dụng Ctrl + Shift + 8 để thực hiện lệnh này Hình minh họa
dưới đây là một ví dụ
bỏ chọn Show/Hide trong tab Home, xóa biểu tượng dấu Enter
3.2.3 Thụt lề (indent), căn lề (trái, giữa, phải, đều hai biên)
Canh trái, phải, giữa, hoặc canh đều hai bên: (B1) Chọn đoạn văn bản bạn
muốn canh chỉnh (B2) Trong thẻ Home, nhóm Paragraph, nhấn nút Align Left để canh
lề trái, nhấn Align Right để canh phải, nhấn nút Center để canh giữa (giữa 2 lề trái và
phải), hay nhấn nút Justify để canh đều hai bên
Print Layout hoặc Web Layout (Trong thẻ View, nhóm Document Views, chọn nút Print
Layout hoặc Web Layout) (B2) Nhấn chuột vào dòng mới và thực hiện như sau: (i) Chèn
đoạn text canh trái: Di chuyển con trỏ chuột chữ I sang trái cho đến vị trí cần gõ text,
nhấn đúp chuột và gõ vào đoạn text (ii) Chèn đoạn text canh giữa: Di chuyển con trỏ
chuột chữ I vào khoảng giữa dòng cho đến vị trí cần gõ text Nhấn đúp chuột và gõ vào
đoạn text (iii) Chèn đoạn text canh phải: Di chuyển con trỏ chuột chữ I sang phải cho
đến vị trí cần gõ text, nhấn đúp chuột và gõ vào đoạn text
Thay đổi các canh chỉnh theo chiều dọc đoạn text: (B1) Trong thẻ Page
Layout, nhóm Page Setup, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới bên phải (B2) Trong
hộp thoại Page Setup, nhấn vào thẻ Layout Tại mục Vertical alignment, bạn chọn một
loại canh chỉnh mình thích (Top, Center, Justified, Bottom) (B3) Tại mục Apply to, bạn
chọn phạm vi áp dụng là Whole document (toàn văn bản), This section (vùng hiện tại),
hay This point forward (kể từ đây trở về sau) Nhấn OK
với lề trên và lề dưới (B2) Trong thẻ Page Layout, nhóm Page Setup, nhấn chuột vào nút
mũi tên ở góc dưới bên phải (B3) Trong hộp thoại Page Setup, nhấn vào thẻ Layout Tại
mục Vertical alignment, bạn chọn Center (B4) Tại mục Apply to, chọn Selected text
Nhấn OK
Trang 10Module 3: Xử lý văn bản cơ bản 10
lề dòng đầu tiên (B2) Trong thẻ Page Layout, nhấn vào nút mũi tên góc dưới bên phải
của nhóm Paragraph (B3) Ở hộp thoại Paragraph, chọn thẻ Indents and Spacing Tại mục
Special, bạn chọn First line Tại mục By, chọn khoảng cách thụt vào Nhấn OK
muốn điều chỉnh (B2) Tại thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, nhấn chuột vào mũi tên lên, xuống bên cạnh mục Left để tăng, giảm khoảng cách thụt lề trái, hay tại mục Right để
điều chỉnh thụt lề phải
muốn điều chỉnh (B2) Trên thanh thước ngang, hãy nhấn chuột vào dấu Hanging Indent
và rê đến vị trí bạn muốn bắt đầu thụt dòng (B3) Nếu bạn không thấy thanh thước ngang
đâu cả, hãy nhấn nút View Ruler ở phía trên của thanh cuộn dọc để hiển thị nó
Tạo một thụt âm: Thay vì thụt dòng vào trong, bạn có thể điều chỉnh thụt ra
ngoài so với lề trái bằng cách: (B1) Chọn đoạn văn bản mà bạn muốn mở rộng sang trái
(B2) Tại thẻ Page Layout, nhóm Paragraph, nhấn nút mũi tên hướng xuống trong mục
Left cho đến khi đoạn văn bản nằm ở vị trí bạn vừa ý
3.2.4 Thiết lập, gỡ bỏ và sử dụng cột , nhảy cách (tab), bullet, numbering
Định dạng cột
Cài đặt điểm dừng tab
Bulleted và Numbered
Số thứ tự động lồng
3.2.5 Điều chỉnh khoảng cách giữa các đoạn văn, ký tự
muốn thay đổi khoảng cách trước hoặc sau nó (B2) Trong thẻ Page Layout, nhóm
Paragraph, bạn nhấn chuột vào mũi tên cạnh mục Before (trước) hoặc After (sau) để thay
đổi bằng giá trị bạn mong muốn
thay đổi (B2) Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm
Font để mở hộp thoại Font (B3) Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp thoại này
Trong mục Spacing, nhấn Expanded để mở rộng hay Condensed để thu hẹp khoảng cách
và chỉ định số khoảng cách trong mục By
hoặc thu lại (B2) Trong thẻ Home, nhấn chuột vào nút mũi tên ở góc dưới phải của nhóm
Font để mở hộp thoại Font (B3) Nhấn chọn thẻ Character Spacing ở hộp thoại này Tại
mục Scale, nhập vào tỉ lệ % mà bạn muốn Nếu tỉ lệ này lớn hơn 100% thì đoạn văn bản
sẽ được kéo ra, ngược lại, nó sẽ được thu lại
3.2.6 Điều chỉnh khoảng cách dãn dòng trong đoạn văn