Để hiện đại hoá công tác văn phòng cần nghiên cứu, xây dựng và tiến hành tối ưu hoácác quá trình thực hiện nhiệm vụ của văn phòng, trong đó trước hết cần quan tâm đếnnhững nội dung của h
Trang 1A/Phần mở đầu
1.Tính cấp thiết của đề tài
Nâng cao chất lượng, hiệu quả trong công tác quản lý văn phòng là công việc vôcùng quan trọng, ảnh hưởng đến nhiều hoạt động của toàn thể công ty, doanh nghiệp
Để hiện đại hoá công tác văn phòng cần nghiên cứu, xây dựng và tiến hành tối ưu hoácác quá trình thực hiện nhiệm vụ của văn phòng, trong đó trước hết cần quan tâm đếnnhững nội dung của hoạt động hoàn thiện công việc văn phòng
Hành chính văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan,
là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điềuhành của lãnh đạo Vì vậy, nếu công tác quản lý văn phòng có sự sắp xếp và làm viêc
có khoa học, nề nếp, trật tự thì việc điều hành và quản lý công việc của doanh nghiệp,công ty sẽ chất lượng hơn, thúc đẩy việc phát triển, nâng cao hiệu quả kinh doanh Văn phòng hành chính của Công ty cổ phần BIWASE (BWS) là văn phòng phụ tráchnhiệm vụ quản trị văn phòng công ty, lập kế hoạch mua sắm hợp lý các trang thiết bịvăn phòng và thực hiện xây dựng, sửa chữa văn phòng công ty và các chi nhánh Bêncạnh đó, phòng còn đảm nhiệm công việc hội họp, đi lại, lưu trú, đón tiếp khách, đảmbảo đầy đủ chế độ cho công nhân viên
Bản thân tôi thấy thực trạng của Công ty đang có rất nhiều vấn đề trong công tác vănphòng Mà văn phòng hành chính là nơi giao lưu, trao đổi với các cơ quan có thẩmquyền Vì vậy tôi chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp nâng cao công tác quản lý vănphòng tại Công ty cổ phần nước môi trường Bình Dương (BIWASE)” mong muốnnghiên cứu được thực trạng của Công ty và đưa ra các giải pháp nâng cao công tácquản lý hành chính văn phòng, giúp công ty hoàn thiện, củng cố và hoạt động hiệu quảhơn
2.Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu làm rõ thực trạng, những mặt được, chưa được, hạn chế yếu kém vànguyên nhân trong công tác quản trị hành chính văn phòng Công ty BWS
Trang 2Đề xuất các giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao công tác quản lý văn phòng, thúc đẩyhiệu quả làm việc của Công ty.
3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Về đối tượng nghiên cứu: Công tác quản trị hành chính văn phòng của Công ty BWS
Về phạm vi nghiên cứu: Phòng hành chính công ty BWS giai đoạn 2015-2019.4.Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu
Đề tài sử dụng 2 phương pháp chủ yếu:
-Phương pháp thống kê so sánh
-Phương pháp phân tích tổng hợp
4.1.Nguồn dữ liệu sơ cấp
Quan sát để đánh giá thực trạng của công tác văn phòng của Công ty BWS
Thu thập thông tin đánh giá của từng nhân viên để đánh giá công tác văn phòng tạiCông ty
4.2.Nguồn dữ liệu thứ cấp
Qua các báo chí, tạp chí, Website các nghiên cứu, các báo cáo về tình hình hànhchính văn phòng của Công ty BIWASE
5.Ý nghĩa của đề tài
Nghiên cứu đề tài là điều kiện thuận lợi cho những người làm công tác quản lý vănphòng, hoàn thành tốt công việc văn phòng của mình
Mong muốn góp phần cải tiến đường lối và đưa ra giải pháp khắc phục những thựctrạng không cần thiết để giúp doanh nghiệp hoàn thiện công việc có năng suất hơn.6.Kết cấu của đề tài
Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác quản lý hành chính văn phòng
Trang 3Chương 2: Thực trạng công tác hành chính văn phòng của Công ty BIWASE giaiđoạn 2015-2019.
Chương 3: Đề xuất các giải pháp để nâng cao công tác quản lý văn phòng của Công
ty BIWASE
Trang 4B/Phần nội dung
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
1.1.Khái niệm về công tác quản lý hành chính văn phòng
1.1.1.Khái niệm về văn phòng
Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức người ta luôn nhấn mạnh vai trò của vănphòng Có rất nhiều định nghĩa về văn phòng Văn phòng có thể là nơi làm việc của cánhân (lãnh đạo, thủ trưởng, người “quan trọng”) hay là trụ sở của công ty, doanhnghiệp Ngoài ra văn phòng cũng là nơi diễn ra các hoạt động hay tổ chức cuộc họp,đàm phán Văn phòng thường gắn liền với các công tác thu nhận, bảo quản cũng nhưlưu trữ thông tin
Văn phòng hay công sở là tên gọi chỉ chung về một phòng hoặc khu vực làm việckhác trong đó mọi người làm việc hay là những tòa nhà được thiết kế, bố trí để sửdụng hoặc cho thuê đối với những cá nhân, tổ chức thực hiện các hoạt động văn phòng(liên quan đến giấy tờ, sổ sách, máy vi tính….)
Văn phòng cũng có thể biểu thị một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức với cácnhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những công việc chung, đốinội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó (Văn phòng Sở, hay văn phòng đượcđặt trong các cơ quan, tổ chức, công ty và thường có các chức danh Chánh Văn phòng,Phó Văn phòng…)
Trong tiếng Anh, khi được sử dụng như một tính từ, thuật ngữ “văn phòng” có thểchỉ các hoạt động liên quan đến việc kinh doanh, với nhiều từ liên quan như văn phòngphẩm, cửa hàng văn phòng phẩm (Quầy văn phòng phẩm)
Về mặt pháp lý, văn phòng có thể là tên giao dịch của một tổ chức có tư cách phápnhân như các văn phòng luật sư, văn phòng công chứng hoặc là một bộ phận của công
ty, doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh như văn phòng đại diện, văn phòngthương mại, trung tâm xúc tiến thương mại
1.1.2.Các loại hình văn phòng
Trang 5Tùy theo chức năng mà văn phòng được chia thành 2 loại: văn phòng chức năng vàvăn phòng làm việc:
-Văn phòng chức năng: Theo quan niệm Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và
trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị thì ở các cơ
quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng
-Văn phòng làm việc: Văn phòng làm việc có thể được đặt tại các tòa nhà chuyênnghiệp hoặc đơn giản đó chỉ là một căn hộ, 1 gian phòng được thiết kế để làm việc.1.2.Vị trí của công tác quản lý hành chính văn phòng
1.2.1.Khái niệm về hành chính văn phòng
Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh Nghĩa lànơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tinsao cho có hiệu quả
1.2.2.Vị trí của văn phòng
Văn phòng làm việc đóng một vai trò hết sức quan trọng, là bộ mặt của cả công ty.Khi khách hàng hay đối tác đến tham quan, làm việc, điều gây ấn tượng đầu tiên vàsâu sắc nhất với họ chính là văn phòng làm việc của công ty Nói một cách khác, vănphòng làm việc phải thể hiện được phong cách và cá tính của công ty, góp phần quantrọng giúp khách hàng và đối tác ghi nhớ thương hiệu của công ty
Ngoài chức năng là một nơi làm việc, văn phòng còn được xem như là ngôi nhà thứ hai của tất cả mọi người trong công ty, điều đó cho thấy sự gắn kết giữa nhân viên và công ty là rất lớn Vì vậy, những công ty lớn, nhất là các công ty đa quốc gia đều cố gắng để tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, tạo cảm giác gắn bó giữa tất cả mọingười để xây dựng một tập thể đoàn kết, cùng chung sức cho mục tiêu của tổ chức Văn phòng còn là cửa ngõ của những mối quan hệ đối nội, đối ngoại, thực hiện giải quyết những văn bản đến, văn bản đi, giữ vai trò cầu nối giữa cấp trên với nhân dân.1.2.3.Vai trò của công tác quản lý hành chính văn phòng
Vai trò của công tác quản lý hành chính văn phòng gồm các nội dung sau:
-Xây dựng các bộ phận nghiệp vụ văn phòng, phụ thuộc vào hai nội dung chính:
Trang 6+Chức năng, nhiệm vụ mà văn phòng được phân công phụ trách Thông thườngphải văn phòng của các cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu, tổng hợp và chức năng hậu cần nên trong cơ cấu tổ chức của văn phòng thường xuất hiện các bộ phận như: văn thư, tổng hợp, quản trị… Tuy nhiên, trong trường hợp cụ thể, văn phòng có thể được phân công thực hiện các công việc khác như bảo hiểm nhân sự, pháp chế, xuất nhập khẩu… là điều cần thiết.
+ Khối lượng công việc thực tế mà các bộ phận phải thực hiện Căn cứ vào tình hình thực tế khối lượng công việc, người quản lí cần tính toán để quyết định thành lập các bộ phận nghiệp vụ dưới các hình thức khác nhau
- Quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận nghiệp vụ Sau khi đã xác định được các bộ phận nghiệp vụ trực thuộc văn phòng, cần tiến hành việc quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận bằng văn bản
- Xác định số lượng nhân sự từng bộ phận: đảm bảo cho việc hoàn thành khối lượng công việc đã đề ra với kết quả cao, tránh việc tồn đọng công việc của văn phòng.1.2.4 Chức năng của hành chính văn phòng
1.2.4.1.Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quánxuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp
vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị
1.2.4.2.Chức năng giúp việc điều hành
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…
Trang 71.2.4.3.Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả Đó là chức năng hậu cần của văn phòng Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng
=>Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quantrọng trên đây Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.1.2.5.Nhiệm vụ của hành chính văn phòng
Xây dựng kế hoạch hoạt động cho bộ máy quản lý và chương trình hành động cho các nhà quản trị
Thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phụ vụ cho các nhà quản trị trong quá trình làm việc
Theo dõi việc thực hiện quyết định, tham mưu cho các cấp quản lý giải quyết các vấn đề phát sinh
Tổ chức công tác văn thư, biên tập và ban hành văn bản
Tổ chức công tác lưu trữ, bảo quản, hủy bỏ hồ sơ tài liệu
Tổ chức công tác lễ tân: đón tiếp khách, bố trí nơi ăn chốn ở, lịch làm việc với khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết của cơ quan
Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo duy trì, phát triển
mối quan hệ với cơ quan ngành và địa phương
Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan thông qua công việc: Lập
kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng
Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, quý Dự kiến phân phối hạn mức kinh phí năm, quý theo chế độ nhà nước và theo quyết định của thủ trưởng cơ quan
Trang 8Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan Phối hợp với công đoàn,
tổ chức công tác chăm lo sức khỏe đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho cán bộ
nhân viên cơ quan
1.3.Nội dung hoạt động của công tác hành chính văn phòng
1.3.1.Tổ chức bộ máy của hành chính văn phòng
1.3.1.1 Hành chính văn phòng tập trung theo địa bàn
Hành chính văn phòng tập trung vào một địa bàn nghĩa là: mọi hoạt động hồ sơ văn thư đều phải tập trung vào một địa điểm duy nhất đó là phòng hành chính, dưới quyền quản trị của nhàquản trị hành chính
+ Khó chuyên môn hóa
+ Công việc thiếu chính xác do thiếu quan tâm đến từng loại công việc
+ Trì trệ do chuyển giao công việc,…
->Vì vậy chỉ nên áp dụng loại hình này đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá thể
1.3.1.2 Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng
Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng nghĩa là các hoạt động hành
chính vẫn đặt tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải được đặt
dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát của nhà quản trị hành chính
Trang 9
Hình 1.2.Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng
- Ưu điểm: Thu hút được nhiều chuyên viên vào công tác quản lý Các chuyên viên này sẽ tham mưu (cố vấn) cho nhà quản trị hành chính về các hoạt động hành chính văn phòng cho từng bộ phận chuyên môn
- Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ một thủ trưởng nghĩa là lấn quyền các cấp quản trị chuyên môn Loại hình này áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp
1.3.2.Phân công công việc văn phòng
Lưu trữ đảm bảo tra cứu nhanh các hồ sơ của nhân viên
Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty
Cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo công ty
Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó giám đốc.1.3.2.2.Phó phòng hành chính
Soạn thảo và lưu trữ văn bản, giấy tờ, hợp đồng
Quản lý và theo dõi công văn đến và đi, quản lý các bản photo công văn giấy tờ Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng, phòng cháy chữa cháy,
Xây dựng các biểu mẫu trong công ty
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Ban giám đốc
1.3.2.3.Văn thư
Trang 10Tiếp nhận, chuyển giao văn bản đi đến thông qua phần mềm quản lý văn bản.
Kiểm tra thể thức trước khi phát hành văn bản chính của công ty
Quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định
Lưu trữ, sắp xếp văn bản khoa học, hợp lý để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy
Sao in các văn bản tài liệu
Thực hiện đúng quy chế bảo vệ bí mật văn bản, thông tin của công ty
Cấp giấy đi đường cho CB-CNV đi công tác khi có lệnh của công ty
Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất
1.3.2.4.Tổ công nghệ thông tin
Tham mưu và tổ chức, triển khai thực hiện quản lý toàn bộ hệ thống công nghệ thông tin (CNTT) thuộc công ty; bao gồm: Quản lý hệ thống mạng, hệ thống ứng dụngCNTT phục vụ hoạt động nghiên cứu, đào tạo và quản trị công ty
Xây dựng định hướng, chiến lược và phát triển CNTT để ứng dụng cho toàn bộ hoạt động của công ty trong từng giai đoạn phát triển
1.3.2.5.Nhân viên tổ bảo vệ
Lập sổ theo dõi tài sản, vật tư, hàng hoá xuất nhập ra khỏi công ty
Ghi sổ sách chính xác các trường hợp xuất nhập vật tư, hàng hoá ra khỏi Công ty Mọi tài sản xuất ra khỏi công ty phải có phiếu xuất hoặc giấy đồng ý cho xuất của Ban Giám đốc, Trưởng phòng Trường hợp xuất không có giấy (đột xuất) thì người xuất phải ký vào cột ghi chú sổ theo dõi xuất nhập tài sản
Bảo vệ có trách nhiệm giúp khách, CNV đưa xe vào đúng vị trí khi khách CNV dừng
xe trước công ty, phát thẻ xe, thu thẻ xe khi khách – CNV lấy lại xe, giúp khách CNV chuyển xe từ chỗ để xe ra ngoài
Khi có thư báo, bưu phẩm, quà tặng Nhân viên bảo vệ nhận từ tay người đưa đến đồng thời chuyển ngay đến bộ phận văn thư của Công ty xử lý
Quản lý chìa khoá các bộ phận, chìa khoá chính, ghi rõ số khoá đã bàn giao trong sổ trực ban khi được phân công
Liên hệ cơ quan lân cận hoặc địa phương để hợp đồng phối hợp khi cần thiết (khi có
sự uỷ nhiệm của lãnh đạo)
Trang 11Thường xuyên kiểm tra tài sản, phát hiện ra những CNV xâm phạm tài sản và nội qui của Công ty, báo cáo Tổ trưởng bảo vệ, Tổ trưởng bảo vệ có trách nhiệm báo cáo cho Trưởng phòng xem xét và xử lý.
Kiểm tra các thiết bị PCCC đầu tháng, nội dung kiểm tra gồm: bình PCCC còn sử dụng được không? Có đúng vị trí không? Có hướng dẫn sử dụng không? Biên bản kiểm tra chuyển về Trưởng phòng kiểm tra
Nhắc nhở nhân viên, công nhân khách đến làm việc luôn tuân thủ các biện pháp an toàn lao động và nội quy Công ty
Kiên quyết không cho nhân viên và khách có mùi rượu, bia, mang chất nổ… vào Công ty Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công
1.3.2.6.Nhân viên tổ xe
Đưa đón, chuyên chở Lãnh đạo và CB-CNV Công ty hoặc khách trong quá trình thực hiện công việc và liên hệ công tác hàng ngày Đảm bảo thời gian, địa điểm đưa đón đúng theo yêu cầu
Thực hiện đúng các quy định về an toàn giao thông, đảm bảo an toàn cho người, xe
và hàng hóa trên đường công tác, làm việc theo nguyên tắc “lái xe an toàn và tiết kiệm” Bảo quản và giữ gìn xe tốt Đảm bảo xe luôn sạch sẽ và trong tình trạng sẵn sàng phục vụ
Luôn kiểm tra xe nhằm phát hiện và khắc phục kịp thời các hư hỏng, bảo trì xe theo định kỳ, cập nhật đầy đủ vào sổ theo dõi thiết bị Giữ mối quan hệ tốt với các đơn vị sửa chữa, bảo trì xe thường xuyên cho Công ty
Giữ gìn bí mật nội dung công việc cán bộ hoặc nhân viên trao đổi trên xe, không bàntán, tung tin, nói xấu xuyên tạc sự thật làm giảm uy tín khách và Công ty
Không được tự ý đổi ca cho nhau khi chưa được sự chấp thuận của trưởng phòng Báo cáo trong thời gian sớm nhất mọi sự cố xảy ra trong quá trình lưu thông cho cấp trên hoặc Phòng hành chính để có biện pháp xử lý kịp thời và thích hợp
1.3.3.Điều hành công việc
1.3.3.1.Khái niệm điều hành công việc