Công tác hành chính văn phòng tại Doanh nghiệp

Nếu bạn chỉ nghĩ rằng công việc hành chính văn phòng chỉ xoay quanh việc tổ chức công tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu và các giấy tờ pháp lý liên quan đến việc vận hành của công ty thì

LỜI MỞ ĐẦU

Lời đầu tiên em xin chân thành gửi tới qúy thầy cô Khoa Ngữ văn –Trường Đại học Hải Phòng đã tân tụy truyền đạt những kiến thức cho em trong suốt thời gian học tập để em có thể hoàn thành được quá trình thực tập này

Và xin cảm ơn cô LÊ THÚY HÀ - Giảng viên trực tiếp giảng dạy

Bài báo cáo thực tập được hoàn thành còn nhờ sự giúp đỡ của Ban lãnh đạo công ty, các anh chị nhân viên trong công ty và hơn hết em xin cảm ơn tới chị LÊ THỊ HIÊN là chuyên viên hành chính nhân sự đã chỉ bảo em nhiệt tình trong thời gian thực tập và giúp em hoàn thành bài báo cáo này Em xin chân thành cảm ơn

Do thời gian và phạm vi tiếp cận công việc còn giới hạn, khả năng nghiên cứu và kinh nghiệm thực tiễn hạn chế nên bài Báo cáo không thể tránh khỏi nhiều thiếu sót Nhưng với sự nghiêm túc, sự đam mê tìm tòi học hỏi, em rất mong nhận được sự chỉ bảo của thầy cô

BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP - K50

A – LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Thực tập tốt nghiệp là một trong những nội dung quan trọng trong quá trình đào tạo nhằm giúp sinh viên củng cố kiến thức chuyên môn đã học, từng bước gắn lý luận với thực tiễn, rèn luyện kỹ năng nghề nghiệp, làm quen với tổng thể các khâu quy trình xử lý nghiệp vụ, phong cách làm việc của người cán bộ công chức văn phòng – và nhà Quản trị văn phòng trong tương lai Với mục tiêu đào tạo và kết hợp giữa lý thuyết với thực tiễn, để nâng cao kỹ năng nghiệp vụ, cho sinh viên , Trường Đại học Hải phòng đã

tổ chức cho sinh viên ngành Quản trị văn phòng thực tập cuối khóa học.Là sinh viên của ngành Quản trị văn phòng thuộc Trường Đại học Hải Phòng, tôi đã tham gia lớp thưc tập cuối khóa Công tác hành chính văn phòng là đề tài mà tôi đã chon để hoàn thành bài báo cáo này Cả ngày ngồi văn phòng,

"vật lộn" giữa đống giấy tờ, hồ sơ và làm công việc ngày nào cũng giống như ngày nào, sắp xếp và ghi chép Đó là tất cả những gì người ta nghĩ về nghề hành chính văn phòng, một công việc theo ý kiến số đông mọi người là không có một chút hứng thú hay hấp dẫn nào cả

Nếu bạn chỉ nghĩ rằng công việc hành chính văn phòng chỉ xoay quanh việc

tổ chức công tác văn thư lưu trữ, quản lý con dấu và các giấy tờ pháp lý liên quan đến việc vận hành của công ty thì bạn nhầm; bởi với những người làm hành chính văn phòng thời buổi hiện nay, có nhiều việc mà có khi bạn phải làm ngoài giờ cho kịp tiến độ công việc và môi trường làm việc sẽ không chỉ

bó buộc trong một căn phòng

Nhân viên hành chính văn phòng hiện nay bên cạnh những công việc như quản lý và thực hiện việc đặt báo chí phục vụ nhu cầu của các phòng ban; chăm sóc sức khỏe cho cán bộ nhân viên, quản lý công tác lễ tân, đưa đón và tiếp khách công ty; đảm bảo tốt cho cơ sở vật chất trang thiết bị văn phòng

cho công ty….các nhân viên hành chính văn phòng còn phải “xông pha”với nhiệm vụ đối ngoại cho công ty; chỉ đạo và hướng dẫn; kiểm tra các đơn vị trực thuộc công ty trong phạm vi chức năng của mình.

Nhân viên hành chính văn phòng đóng vai trò rất quan trọng không ai khác chính họ là người tư vấn sát sườn các vấn đề về tính pháp lý cho lãnh đạo trong việc thực hiện kinh doanh không vi phạm pháp luật; xây dựng; quản

lý chương trình; kế hoạch công tác của công ty…

Từ nhà quản trị cho đến nhân viên hành chính văn phòng phải thâu tóm, nắm bắt được tất cả mọi việc diễn ra trong công ty và đôi lúc không tránh khỏi việc họ phải đứng ra giải quyết các công việc ngoài lề không liên quan tới chuyên môn nghiệp vụ của họ Vì vậy, ngoài năng lực cần phải có một tinh thần làm việc nhiệt tình, năng động biết cảm thông chia sẻ

Hiện nay, dân hành chính văn phòng đã quen dần với cách làm việc theo cơ chế mở với tính chuyên nghiệp hóa ngày càng cao Yêu cầu của các nhà tuyển dụng cũng đã khác nhiều so với trước Họ đòi hỏi các ứng viên văn phòng phải đa năng, tức là có thể làm được nhiều việc như thư ký, văn thư, nhân sự, quan hệ đối ngoại, có kiến thức về kế toán, tiếp thị, kinh doanh…Ngoài việc là những trợ thủ đắc lực cho nhà quản lý, họ còn phải giỏi kỹ năng thực hành để làm việc có hiệu quả, sáng tạo và linh hoạt, không máy móc, cứng nhắc

Vì những lí do trên mà qua bài báo cáo này tôi muốn giúp cho chúng ta hiểu

rõ hơn về công tác hành chính văn phòng và tính chất của công việc quan trọng hơn nữa chúng ta không còn quan điểm nghĩ rằng công việc hành chính văn phòng là nhàm chán, vô vị nhưng thực ra nó vô cùng hấp dẫn và quan trọng Vì vậy đối với bất kì một công ty, tổ chức nào không thể không

có bộ phận hành chính văn phòng

BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP - K50

Được sự đồng ý của nhà trường và sự cho phép của ban lãnh đạo công ty, tôi đã về Công ty CP thương mại Điện Tử VIÊTNAMNAY để tìm hiểu và nghiên cứu về công tác hành chính văn phòng Thời gian thực tập bắt đầu từ ngày 2/4/2012-11/5/2012

B - NỘI DUNG

I - CƠ SỞ LÝ LUẬN

1.Khái niệm quản trị văn phòng

- Quản trị văn phòng là một ngành rất rộng nó đáp ứng nhu cầu thực tiễn của từng cơ quan, đơn vị

Vì văn phòng là bộ phận hiện hữu trong tất cả các doanh nghiệp nên vấn đề Quản trị văn phòng được hiểu là việc tổ chức, điều hành hoạt động của toàn

bộ khu vực hay trong phạm vi hoạt động văn phòng sao cho hiệu quả- là nhiệm vụ và trách nhiệm của tất cả những người đứng đầu doanh nghiệp(các nhà quản trị) Nhưng do tính chất, đặc điểm và những khác biệt của quản trị văn phòng so với các khu vực khác nên vấn đề quản trị văn phòng là một nhiệm vụ không đơn giản, thậm chí còn rất phức tạp Quản trị văn phòng đòi hỏi các nhà quản trị doanh nghiệp(hội đồng quản trị Tổng giám đốc, giám đốc)ngoài những hiểu biết và năng lực về quản trị nói chung, còn phải có những hiểu biết sâu sắc về vị trí, vai trò, tính chất đặc điểm của hoạt động văn phòng và đội ngũ nhân sự làm việc tại đây để vận dụng hiệu quả lý thuyết quản trị vào việc tổ chức,điều hành hoạt động của khu vực hay bộ phận văn phòng

.Ví dụ:

- Hoạt động ở khu vực văn phòng chủ yếu là tổ chức các cuộc họp, hội nghị

để các nhà quản trị đưa ra các ý tưởng và bàn thảo các vấn đề về chiến lược phát triển, ban hành các quyết định về quy mô, mẫu mã, chất lượng, giá cả của sản phẩm; nơi soạn thảo, ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn triển khai thực hiện; nơi theo dõi và kiểm tra kết quả hoạt động của các bộ phận

và cá nhân thông qua các thủ tục hành chính… Trong khi đó, hoạt động chủ

BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP - K50

yếu ở khu vực sản xuất là vận hành máy móc, quy trình kỹ thuật để từ nguyên liệu tạo ra sản phẩm; hoạt động chủ yếu của khu vực kinh doanh là làm thế nào đưa được sản phẩm đến nơi tiêu dùng Như vậy, hoạt động của khu vực văn phòng quyết định đến hoạt động của khu vực sản xuất và khu vực kinh doanh

- Từ đặc điểm hoạt động trên đây, đối với các nhà quản trị doanh nghiệp, việc tuyển dụng, tổ chức, điều hành các nhân viên làm việc ở khu vực văn phòng sẽ có sự khác biệt (thậm chí phức tạp hơn) so với việc tuyển dụng, điều hành các công nhân trong công xưởng hoặc các nhân viên bán hàng ở khu vực kinh doanh

2 - Khái niệm hành chính văn phòng

Quản trị hành chính văn phòng là một công tác quan trọng đối với bất kì một cơ quan, tổ chức nào, nó ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động của cơ quan.Công tác này nếu được thực hiện tốt sẽ thúc đẩy sự tiến bộ trên nhiều mặt của tổ chức và ngược lại nếu thực hiện không hiệu quả có thể tác động tiêu cực đến quá trình phát triển

-thực hiện công tác văn thư lưu trữu, giải quyết các văn thư, tờ trình, của các đơn vị và cá nhân, theo quy chế của cơ quan, tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư tờ trình đó.

-tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư

từ tiếp dân, giữ vai tro là chiếc cầu nối cơ quan tổ chức mình với cơ quan tổ chức khác cũng như với nhân dân nói chung

-Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí báo cáo kế toán, cân đối hàng quý hàng năm, chi trả tiền lương, tiền thưởng, chi tiêu nghiệp vụ theo chế độ của nhà nước và thu trưởng

-Mua sắm trang thiêt bị xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý cơ sở vật chất kĩ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan đảm bảo các yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan

-Thường xuyên kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính– văn phòng, chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hay đơn vị chuyên môn khi cần thiết

b - Chức năng

- Tham mưu tổng hợp

Nhìn nhận trên góc độ văn phòng và thủ trưởng cơ quan trong hoạt động của mình văn phòng phải đóng vai trò tham mưu cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan để có thể tham vấn cho thủ trưởng cơ quan có hiệu quả tất yếu phải đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổng hợp thông tin về những vấn

đề cần giải quyết

- Hậu cần

Là hình thức của mối quan hệ biểu hiện văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn

vị với chức năng này văn phòng có một vị trí quan trọng trong bảo đảm sự

BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP - K50

vận hành bình thường của mọi cơ quan tổ chức, muốn vận hành được các cơ quan tổ chức phải có các phương tiện, điều kiện vật chất kĩ thuật cần thiết Các yếu tố đó cần có bàn tay can thiệp của văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của cơ quan đơn vị

II - KHÁI QUÁT VÀI NÉT VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ VIETNAMNAY

1- Quá trình hình thành và phát triển của công ty

Công ty cổ phần thương mại điện tử VIETNAMNAY là một công ty

cổ phần ngoài nhà nước Được cấp phép đăng ký kinh doanh ngày 15/11/2010 bởi Sở kế hoạch và đấu tư TP Hà Nội Công ty có trụ sở tại số

20, 98/14 Nguyễn Ngọc Nại, Khương Mai, Thanh Xuân, Hà Nội

Ngày 19/7, Công ty cổ phần thương mại điện tử Vietnamnay ra mắt trang vietnamnay.com Đây là trang thương mại điện tử quản trị , liên kết hệ thống

63 website TMĐT của 63 tỉnh thành trong cả nước

Trang web này cung cấp dịch vụ thông tin, xúc tiến TMĐT cho các doanh nghiệp và các dịch vụ gia tăng (Khảo sát thị trường, giới thiệu sản phẩm, tuyển dụng và bán hàng)

Vietnamnay tạo ra một cấu trúc mới trong TMĐT bằng cách tạo ra một hệ thống gồm 63 trang web về từng tỉnh và thành phố, được liên kết trong một website vietnamnay.com Cấu trúc này giúp cho độc giả khoanh vùng thông tin, thuận lợi cho việc tìm kiếm, giao dịch, quảng cáo, lưu thông thương mại

và liên kết trong nội bộ mỗi tỉnh thành Trang web này mang đậm dấu ấn đặc thù về văn hóa mỗi vùng miền, là cơ sở không thể thiếu tạo nên thương hiệu cho mỗi sản phẩm Vietnamnay thực hiện chức năng cổng thông tin, liên kết, tổng hợp thông tin, tạo nên một môi trường thương mại điện tử vừa có tính chuyên biệt vừa có tính tổng quát

Với hệ thống công cụ được thiết kế một cách linh động, trang web này sẽ là một cơ hội để người tiêu dùng có thể nhanh chóng tìm kiếm, đối chiếu thông tin về các sản phẩm qua các gian hàng trên toàn quốc Đồng thời các doanh nghiệp có thể nhân 63 lần hiệu quả khảo sát và giới thiệu thương hiệu cũng như sản phẩm của mình trên vietnamnay.com.

Sự kết hợp hài hòa giữa thương mại và văn hóa làm cho vietnamnay.com trở thành một điểm hội tụ các yếu tố cơ bản giúp các doanh nghiệp trong nước

và thế giới có thêm cơ hội giao lưu và hợp tác kinh doanh, từ đó tạo điều kiện trao đổi hàng hóa thương mại, dịch vụ nội tỉnh, liên tỉnh, toàn quốc và

ra thế giới

BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP - K50

2 - Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức công ty được thống kê qua bảng sau:

1 Ban Giám đốc - Định hướng chiến lược phát triển

cho công ty

2 Phòng Kỹ thuật - Đảm bảo kỹ thuật hệ thống

website chạy ổn định và nâng cấp hệ thống website

1 Phạm Trung Thành: P.TGĐ Nam ĐH

- Quảng bá thương hiệu, DV công ty

4 Phòng hành

chính - nhân sự

- Quản lý văn bản, công văn đến, đi

và các hoạt động liên quan như:

5 Phòng kế toán -Theo dõi các hoạt động thu chi,

hạch toán hàng tháng, BCTC hàng năm

Thuê công ty dịch vụ kế toán khác

Bốn phòng ban còn lại đều là những bộ phận không thể thiếu trong công ty , mỗi bộ phận đều có những nhiệm vụ, chức năng nhất định của mình , cũng

hỗ trợ công ty phát triển

Trình độ học vấn của cán bộ , nhân viên trong công ty đều từ Đại học trở lên

và có kiến thức chuyên môn về nhũng lĩnh vực mình đảm nhiệm, chủ yếu là chuyên môn về ngành nghề công nghệ thông tin , thương mại điện tủ Do vậy , đây là điểm mạnh lớn nhất đối với một công ty có đội ngũ nhân sự kinh nghiệm và có kiến thức chuyên sâu Đó chính là động lực thúc đẩy sự phát triển bền vững trong lĩnh vực kinh doanh về “Thương mại điện tử” mà công

ty đang hướng tới

Riêng đối với bộ phận hành chính- nhân sự: có hai nhân viên đảm nhiệm công việc , nhưng đã thực hiện rất tốt những công việc chuyên môn của mình , đảm bảo cho sự ổn định về bộ máy công ty được kiện toàn và thúc đẩy sự phát triển

BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP - K50

Sơ đồ tổ chức:

CTHĐQTNguyễn Thị Lan

TGĐKiều Tiến Anh

3 - Cơ sở vật chất kỹ thuật

Cơ sở vật chất kỹ thuật có vai trò rất quan trọng, nó ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả hoạt động của công ty Trong văn phòng các trang thiết bị được bố trí một các phù hợp với đặc điểm cũng như tính chất của công việc Bao gồm:

Phòng Kỹ thuật

1 - Chức năng và nhiệm vụ của phòng hành chính nhân sự

Phòng hành chính nhân sự được thành lập dựa trên phòng Nhân sự và Văn phòng công ty Có chức năng và nhiệm vụ sau :

a - Chức năng

- Thực hiện công tác Quản trị hành chính; Quản trị nhân sự

Là chiếc cầu nối công tác từ Ban lãnh đạo xuống các phòng và ngược lại, làm trung tâm thông tin giữa các phòng ; Truyền tin , mệnh lệnh của Ban lãnh đạo đến nơi cần thiết một các kịp thời và chính xác

Thu hút, tuyển chọn và bố trí nhân sự

- Hoạch định quản trị nguồn nhân lực

- Đào tạo và phát triển

- Duy trì và sử dụng nguồn nhân lực

- Quản trị thành tích của nhân viên

- Quản lý quan hệ lao động

- Quản lý chế độ lương, phúc lợi xã hội

BCTT - Công tác hành chính văn phòng Nguyễn Thị Hà – CĐQTVP - K50

-Thực hiện công tác quản trị Nhân sự trong toàn công ty:

-Tiếp nhận, quản lý toàn bộ hồ sơ người lao động để cung cấp thông tin, tham mưu cho Tổng giám đốc sử dụng, bố trí lao động, đánh giá, sử dụng lao động và các chế độ chính sách cho người lao động trong Công ty

-Thực hiện : Kế hoạch đào tạo , bồi dưỡng ; kế hoạch tuyển dụng ; xây dựng tiêu chuẩn chức danh , công việc…

-Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ thông tin liên lạc, đời sống , lễ tân ,phục

vụ hội họp, Thư ký các cuộc họp trong nội bộ Công ty do Tổng giám đốc chủ trì

-Theo dõi việc triể khai thực hiện các quy chế nội bộ của Công ty, làm đầu mối tổng hợp các ý kiến giúp lãnh đạo Công ty bổ sung , sửa đỗi quy chế cho phù hợp với yêu cầu thực tế

-Nghiên cứu, đề xuất, xây dựng, mô hình quản lý, phương án tổ chức của từng thời kỳ

-Thực hiện thủ tục đề nghị các cấp cấp giấy phép đăng kí kinh doanh, giấy phép hành nghề, và các giấy phép hoạt động khác cho công ty và đơn vị trực thuộc

-Hướng dẫn, theo dõi công tác thi đua, tuyên truyền trong công ty

2- Tình hình triển khai các hoạt động tổ chức hành chính văn phòng 2.1 - Quản lí và sử dụng thông tin :

a - Quản lý và giải quyết văn bản đến trong công ty.

• Tiếp nhận, sử lý văn bản đến

-Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư , các đơn vị cá nhân không có trách nhiệm giải quyết Những văn bản chuyển đến cơ quan không đúng cách thức, văn thư trả lại nơi gửi