Khối lượng công việc hoàn thành không liên quan đến chất lượng hay thời hạn hoàn thành Biểu hiện kém: Thực hiện khối lượng công việc thấp Thường xuyên theo sau đa số các đồng ng
Trang 1Khối lượng công việc hoàn thành
( không liên quan đến chất lượng hay thời hạn hoàn thành)
Biểu hiện kém:
Thực hiện khối lượng công việc thấp
Thường xuyên theo sau đa số các đồng nghiệp
Không hoàn tất được những nhiệm vụ quan trọng nhất
Năng suất thấp hơn đa số đồng nghiệp
Có thể đạt được một vài mục tiêu, nhưng thất bại trong một số một tiêu khác
Biêu hiện bình thường:
Khối lượng công việc chấp nhận được, và tương đương đa số các đồng nghiệp
Đạt đa số các mục tiêu công việc, cho phép thất bại trong một số mục tiêu, nhưng ít
Khối lượng hoàn thành công việc là bình thường, theo chuẩn
Biểu hiện tốt:
Hoàn thành Khối lượng công việc ở mức “đáng ngạc nhiên”
Luôn hoàn thành vượt khối lượng kì vọng, dù mục tiêu công việc đặt ra cao hay bình thường
Luôn là người co năng suất cao nhất, so với đa số đồng nghiệp
Là tấm gương làm việc chăm chỉ cho đồng nghiệp
Biểu hiện quá mức:
Khối lượng công việc hoàn thành rất lớn, thậm chí ảnh hưởng đến chất lượng hoặc đạo đức công việc (do công việc quá căng thẳng, tiến độ quá chặt)
Chỉ tập trung hoàn thành công việc và bỏ qua tất cả những thứ khác, như mối quan tâm của đồng nghiệp, hoàn cảnh của đồng nghiệp …
Tinh thần cầu tiến
Biểu hiện yếu:
Không nỗ lực để học tập
Không có hành động gì khi tiếp nhận những góp ý mang tính xây dựng
Trong công việc, không biết phải làm gì, làm thế nào
Trong công việc, biết phải làm gì, nhưng không chịu thực hiện
Không thay đổi cách tiếp cận để phù hợp với hoàn cảnh và đối tượng làm việc
Miễn nhiễm với các góp ý tiêu cực, bằng cách tỏ ra tự vệ và hiếu chiến
Sợ thất bại, và sợ công nhận sự yếu kém của bản thân
Không tin rằng con người có thể thay đổi được
Cho rằng: kỹ năng, một khi đạt được, sẽ tồn tại mãi mãi
Tin rằng học tập là cần thiết, nhưng lúc nào cũng không có thời gian cho việc học
Biểu hiện tốt:
Cam kết và thực hiện cam kết về kế hoạch phát triển bản thân
Hiểu rằng mình cần học hỏi nhiều loại kỹ năng khác nhau để đối phó với các tình huống khác nhau
Dựa vào công việc để rèn luyện bản thân
Tập trung vào việc khắc phục điểm yếu của bản thân
Trang 2Biếu hiện quá mức:
Cái gì cũng muốn tự học, tự rèn luyện
Có thể làm người khác bị rối vì luôn luôn cải tiến, luôn luôn thay đổi
Quá tập trung vào bản thân
Dành quá nhiều thời gian để cải tiến, nhưng quá ít thời gian để hành động và thể hiện kết quả
Informing – truyền đạt thông tin
Yếu:
Nói quá nhiều hoặc quá ít
Giao tiếp không nhất quán
Thường Thông báo sự việc khi quá trễ
Giao tiếp không rõ ràng
Không có suy nghĩ về việc ai – nên biết chuyện gì – khi nào
Không quan tâm đến nhu cầu thông tin của người khác
Có thể cung cấp thông tin, nhưng lai không theo dõi (follow through)
Chỉ giao tiếp bằng 1 cách , hoặc viết, hoặc email, hoặc nói miệng, mà không có sự kết hợp
Tốt:
Cung cấp những thông tin cần thiết cho người khác
Cung cấp thông tin đúng thời hạn
Quá mức:
Đưa quá nhiều thông tin
Làm rối người khác, bằng việc đưa nhiều thông tin hoặc không chính xác, hoặc thông tin không phù hợp với người nghe
Gây thiện cảm – interpersonal Savy
Biểu hiện kém:
Gặp khó khăn khi làm việc với một số tuýp người đặc biệt
Khó khăn trong việc gây dựng mối quan hệ, khó tiếp cận, hoặc thiếu kỹ năng lắng nghe
Không cố gắng tạo thiện cảm với người khác
Nhiều khi quá thẳng thắn
Quá tập trung vào công việc, không quan tâm đến con người
Quá nóng vội, không theo lịch trình, kế hoạch, tỏ ra nóng vội và thô lỗ với người khác
Không hiểu người khác muốn gì
Khi có mâu thuẫn với người khác, thường có thái độ công kích, trỉ trích
Tỏ ra e thẹn, thiếu tự tin trước mặt mọi người
Biểu hiện tốt
Hòa nhập tốt với mọi loại người: cấp trên, cấp dưới, ngang cấp, trong cty, ngoài cty
Gây được thiện cảm và sự yêu mến từ người khác (ở mức hợp lý)
Xây dựng được các mối quan hệ hữu ích, mang tính xây dựng
Có thể giải quyết được tình huống căng thẳng trong mối quan hệ, một cách nhẹ nhàng
Biếu hiện quá mức:
Dễ bị ảnh hưởng / cám dỗ bởi các mối quan hệ
Dành quá nhiều thời gian để gây dựng quan hệ
Không sẵn sàng lên tiếng khi cần thiết, vì sợ làm mất lòng mọi người
Kỹ năng quản lý thời gian
Trang 3Các biểu hiện yếu:
Thiếu tổ chức, hay phí thời gian và nguồn lực
Hay chuyển từ công việc này sang công việc khác, mà không quan tâm đến lý do
Không phân loại công việc theo thứ tự ưu tiên
Không thể nói “không”
Chỉ có thể làm được một nhiệm vụ trong một thời điểm
Hay bị phân tán tư tưởng
Thường phản ứng nhanh với những việc đột xuất
Không tuân theo các kế hoạch vạch sẵn
Không thể thoát khỏi các cuộc giao tiếp một cách lịch sự
Không màng đến thời gian
Có thể hoàn thành tốt các công việc lớn – quan trọng, nhưng rất yếu trong việc hoàn thành các công việc nhỏ nhặt Biểu hiện tốt:
Sử dụng thời gian hiệu quả và tạo năng suất cao
Tôn trọng thời gian
Tập trung sự chú ý vào những việc quan trọng
Làm được nhiều việc hơn so với những người khác, trong cùng một khoảng thời gian
Có thể thực hiện nhiều thể loại công việc hơn
Biểu hiện quả mức:
Tỏ ra nóng nảy với sự chậm trễ của người khác
Không bao giờ để ý đến những niềm vui ngoài công việc
Không cho người khác đủ thời gian cần thiết, lúc nào cũng yêu cầu người khác nhanh (hơn khả năng của người đó)
CUSTOMER FOCUS
Yếu:
– Không đặt khách hàng lên trên hết
– Nghĩ rằng mình biết khách hàng muốn gì
– Tập trung vào hoạt động nội bộ, không quan tâm đến vấn đề của khách hàng
– Không chịu tiếp xúc với khách hàng
– Không thoải mái với những mối quan hệ mới
– Không sẵn sàng xử lý các lời phê phán, phàn nàn, hoặc các yêu cầu đặc biệt của khách hàng
– Tỏ ra tự vệ, không lắng nghe khách hàng
– Không dành thời gian tiếp xúc với khách hàng
Tốt:
– Cam kết đáp ứng cấc yêu cầu và kì vọng của khách hàng bên trọng và bên ngoài
– Thu thập thông tin khách hàng để cải tiến sản phẩm /dịch vụ
– Luôn hướng về phía khách hàng trong các hành động của mình
– Giữ gìn quan hệ tốt với khách hàng, gây dựng được sự tin tưởng và tôn trọng từ họ
Quá mức
– Đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng một cách quá mức, nhiều khi không cần thiết
– Sẵn sàng thay đổi qui trình có sẵn để đáp ứng các yêu cầu không hợp lý của khách hàng
– Cho phép quá nhiều ngoại lệ trong quá trình làm việc với khách hàng, không có qui trình rõ ràng
– Luôn hướng về phía các nhu cầu trước mắt của khách hàng, mà không chú ý nhìn xa, tạo ra những cải tiến đột phá
Problem Solving – khả năng xử lý vấn đề
Biểu hiện chuẩn có liên quan
Listening
(Mid) Emotional Composure
Planning
Learning
Creativeness
CÁC BIỂU HIỆN CỤ THỂ:
Trang 4Biểu hiện kém:
Hay bị vướng vào các vấn đề cũ, đã gặp trong quá khứ
Biểu hiện như Thiên Lôi – sai đâu đánh đó
Thường đi nhanh đến kết luận, giải pháp
Ít khi dừng lại để phân tích nguyên nhân của các vấn đề
có thể sử dụng cẩm nang/mẹo cá nhân để xử lý các vấn đề, nhưng lại ứng dụng không phù hợp vào hoàn cảnh
Đơn giản hóa vấn đề
Xu hướng biến những vấn đề mới thành vấn đề cũ mà mình đã gặp, đã quen để xử lý Không thấy được các vấn đề tiềm ẩn
Không thấy cần thiết phải cải tiến các giải pháp hiện tại, không thích nghe các hướng giải quyết khác, không thích hỏi các câu hỏi đào sâu Biểu hiện tốt:
Biết ứng dụng logic và phương pháp trong việc xử lý vấn đề
Có nhiều ý tưởng để xử lý vấn đề
Có thể nhìn thấy những nguy cơ tiềm ẩn
Nhìn xa hơn các câu trả lời hiển nhiên, và không dừng lại với chỉ một giải pháp
Biểu hiện quá mức:
Phân tích quá mức cần thiết, lúc nào cũng phân tích
Đợi quá lâu trước khi đi đến quyết định
Cái gì cũng phân tích, mà không xác định thứ tự ưu tiên
Mắc kẹt trong qui trình xử lý vấn đề, mà không nhìn bức tranh toàn cảnh
Phức tạp hóa vấn đề
Dành thời gian cá nhân quá nhiều để thực hiện phân tích
Administrative/Clerical Skills – khả năng quản lý thông tin &
công việc
Khả năng tổ chức thông tin và công việc hiệu quả, dễ dàng lưu trữ, tiếp cận và xử lý các thông tin công việc Gốc:
(Displays transactional and organizational expertise used to process information)
Resourceful in processing, storing and retrieving information quickly; efficient work skills
Các biểu hiện cần có:
Structure
Listening
Closure
Task Completion
Schedule Orientation
Affiliation
Communications
Authority Relationships
Lãnh đạo
Tinh thần cầu tiến
Biểu hiện yếu:
Không nỗ lực để học tập
Không có hành động gì khi tiếp nhận những góp ý mang tính xây dựng
Trong công việc, không biết phải làm gì, làm thế nào
Trong công việc, biết phải làm gì, nhưng không chịu thực hiện
Không thay đổi cách tiếp cận để phù hợp với hoàn cảnh và đối tượng làm việc
Miễn nhiễm với các góp ý tiêu cực, bằng cách tỏ ra tự vệ và hiếu chiến
Sợ thất bại, và sợ công nhận sự yếu kém của bản thân
Không tin rằng con người có thể thay đổi được
Cho rằng: kỹ năng, một khi đạt được, sẽ tồn tại mãi mãi
Trang 5 Tin rằng học tập là cần thiết, nhưng lúc nào cũng không có thời gian cho việc học
Biểu hiện tốt:
Cam kết và thực hiện cam kết về kế hoạch phát triển bản thân
Hiểu rằng mình cần học hỏi nhiều loại kỹ năng khác nhau để đối phó với các tình huống khác nhau
Dựa vào công việc để rèn luyện bản thân
Tập trung vào việc khắc phục điểm yếu của bản thân
Biếu hiện quá mức:
Cái gì cũng muốn tự học, tự rèn luyện
Có thể làm người khác bị rối vì luôn luôn cải tiến, luôn luôn thay đổi
Quá tập trung vào bản thân
Dành quá nhiều thời gian để cải tiến, nhưng quá ít thời gian để hành động và thể hiện kết quả
Informing – truyền đạt thông tin
Yếu:
Nói quá nhiều hoặc quá ít
Giao tiếp không nhất quán
Thường Thông báo sự việc khi quá trễ
Giao tiếp không rõ ràng
Không có suy nghĩ về việc ai – nên biết chuyện gì – khi nào
Không quan tâm đến nhu cầu thông tin của người khác
Có thể cung cấp thông tin, nhưng lai không theo dõi (follow through)
Chỉ giao tiếp bằng 1 cách , hoặc viết, hoặc email, hoặc nói miệng, mà không có sự kết hợp
Tốt:
Cung cấp những thông tin cần thiết cho người khác
Cung cấp thông tin đúng thời hạn
Quá mức:
Đưa quá nhiều thông tin
Làm rối người khác, bằng việc đưa nhiều thông tin hoặc không chính xác, hoặc thông tin không phù hợp với người nghe
Integrity & Trust – tư cách đạo đức trong môi trường làm việc
Biểu hiện yếu:
Không được nhiều người tin tưởng
Không đứng lên nêu chính kiến của mình
Không nhất quán trong cách đối xử với những người khác nhau, hoặc không nhất quán trong cách đối xử với một người tại những thời điểm khác nhau
Không thực hiện lời nói của mình, hoặc bị cho là không nhất quán
Trong môi trường học hành – họp hành thì nói rất hay, nhưng đến hành động thực tế thì không giữ được sự tự tin như khi nói
Hứa những thứ anh/chị ta không thể thực hiện được
Không tiếp tục theo sát những kế hoạch mà mình đã đặt ra
Đổ lỗi cho người khác khi gặp thất bại
Bị đánh giá là người vị kỷ
Biểu hiện tốt:
Được nhiều người tin tưởng
Được xem như người thẳng thắn, tin được
Luôn tự tin
Chấp nhận lỗi lầm
Trang 6Biểu hiện quá mức:
Thẳng thắn quá mức, làm cho nhiều người không thoải mái
Có thể khiến người khác bị lợi dụng (cố tình hay vô tình) vì sự cởi mở, chân thành thành của họ
Quá dự vào tính khách quan mà quên lãng đi các hoạt động mang tính con người như (như đưa ra ý kiến nhận định chủ quan, đánh giá cá nhân, trao đổi ý tưởng, xử lý tranh cãi) ngay cả trong trường hợp thực sự cần thiết
Cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân
Biểu hiện yếu:
– Giao việc cho người khác quá mức khiến họ cũng mất cân bằng
– Là người nghiện việc
– Không biết phải làm gì khi thoát ra khỏi công việc, không thể nghỉ ngơi
– Yếu trong việc quản lý thời gian và sắp xếp thứ tự ưu tiên, chỉ hành động theo kiểu phản ứng trước các vấn đề
– Không thể tập trung duy nhất vào một vấn đề nào đó và gạt bỏ những vấn đề không liên quan
– Không thể thực hiện nhiều mục tiêu cùng một lúc
– Mang vấn đề của lĩnh vực này sang lĩnh vực khác (vd mang mâu thuẫn công việc về gia đình)
– Chỉ có thể quản lý được một người
Học cách cân bằng cuộc sống Biểu hiện tốt:
– Không để công việc áp đảo cuộc sống cá nhân, hay ngược lại
– Không có biểu hiện là người one-dimemsional (chỉ làm được một việc, chỉ theo được một mục tiêu, chỉ quản lý được một người …)
– Biết cách phân bố thời gian cho công việc, và cuộc sống cá nhân
– Đạt được mục tiêu của công việc và cuộc sống cá nhân
Biểu hiện quá mức:
– Không đủ linh hoạt khi công việc hoặc cuộc sống cá nhân thay đổi nhanh chóng
– Không sẵn sàng đánh đổi giữa công việc và cuộc sống khi thực sự cần thiết
– Không chấp nhận những sự mất cân bằng nhỏ, dù chỉ trong tạm thời
– Áp đặt cách nhìn của mình về sự cân bằng cuộc sống lên người khác, dù cho mỗi người có sự lựa chọn riêng cho mình
Động viên người khác
Biểu hiện yếu:
– Không biết điều gì sẽ động viên một nhân viên làm việc, hoặc không biết cách động viên
– Nhân viên của mình không cố gắng hết sức khi thực hiện công việc
– Không truyền cảm hứng, không phải là vị sếp mà nhân viên muốn làm việc cùng
– Theo kiểu “chìa khóa vạn năng”, sử dụng 1 cách động viên áp dụng cho tất cả mọi người , hoặc có mô hình động viên nhân viên quá đơn giản
– Không quan tâm đến nhân viên, chỉ quan tâm đến việc họ hoàn thành công việc đến đâu
– Gặp khó khi phải làm việc với những người không có phong cách giống mình
– Không hiểu người khác muốn gì
– Hay đánh giá, và hay sử dụng định kiến
Trang 7– Làm giảm tinh thần của người khác ( cố tình hay vô ý)
Biểu hiện tốt:
– Tạo ra môi trường mà trong đó mọi người luôn muốn nỗ lực hết mình
– Có thể động viên nhiều loại người khác nhau
– Dễ dàng kiếm ra “điểm bùng phát” của mỗi người để khiến họ làm việc tối đa công suất
– Chuyển giao công việc và quyền tự quyết cho nhân viên
– Truyền cảm hứng, năng lượng cho nhân viên
– Lắng nghe ý kiến, và chia sẻ tầm nhìn và sự thành công của mình cho nhân viên
– Làm cho nhân viên cảm thấy rằng họ quan trọng
– Là người mà ai cũng muốn làm việc cùng
Biểu hiện quá mức:
– Tập trung quá nhiều vào từng con người, bỏ quên tinh thần nhóm
– Bị xem là ưu ái nhân viên quá mức
– Không có những hành động cương quyết khi cần thiết
– Dành quá nhiều thời gian để lắng nghe sự đóng góp ý kiến
– Không thoải mái khi đưa ra những mục tiêu tham vọng (khó) cho nhân viên
Kỹ năng dẫn dắt – lãnh đạo
Biểu hiện kém:
– Giao tiếp không rõ ràng với nhân viên
– Không xác định mục tiêu, công việc, và các mốc thời gian kiểm soát
– Không thực sự giao việc, chỉ giao các “nhiệm vụ cần hoàn thành”
– Chỉ nói và thuyết phục, không chịu khó lắng nghe
– Ưu ái cho nhân viên mà mình yêu thích, trong khi đối xử nghiêm khắc với những người còn lại – Không kiên nhẫn để hệ thống hóa công việc của nhân viên
– Không chuyển giao
– Không bỏ thời gian ra quản lý nhân viên
– Không hứng thú trong việc quản lý, mà chú tâm hơn vào công việc của riêng mình
Biểu hiện tốt:
Trang 8– Xác định mục tiêu, phương hướng rõ ràng
– Đặc ra những mục tiêu tham vọng, nhưng hợp lý
– Giao việc hợp lý
– Lên kế hoạch và sắp xếp công việc một cách gọn gàng, có tổ chức
– Giao tiếp theo 2 chiều với nhân viên: nói- nghe
– Biết cách phát huy tài năng tiềm ẩn của nhân viên
– Giao tiếp hết sức rõ ràng
Biểu hiện quá mức:
– Kiểm soát quá nhiều
– Tạo ra sự sợ hãi cho người khác, từ những ý tưởng/lời nói làm giảm tinh thần, hoặc cảm giác “lúc nào cũng bị phản đối”
– Chỉ giao những công việc, nhưng không chia sẻ bức tranh toàn cảnh
– Luôn chỉ đạo, không tạo không gian đủ lớn cho sự sáng tạo và sự tự giác của con người
Lên kế hoạch ( planning)
Biểu hiện yếu:
– Không lên kế hoạch nhiều lắm
– Hay đợi “nước đến chân mới nhảy”, thường tập trung hoàn thành công việc vào thời điểm cuối cùng ( có thể tạo kết quả tốt/không tốt)
– Không tuân theo các “qui trình” hoạch định công việc, làm việc theo cảm hứng
– Không thoải mái với các qui trình, hệ thống…
– Không chuẩn bị, hoặc chuẩn bị nhưng quá sơ sài khi làm việc với người khác
– Không đủ kiên nhẫn để thực hiện các công việc: xác định mục tiêu, chi nhỏm mục tiêu, kế hoạch công việc, kế hoạch phân công, kế hoạch giám sát …
– Hay làm mất tinh thần của những người làm việc chung với mình
– Làm cho người khác thấy “mọi thứ thật không rõ ràng” khi làm việc chung với mình
Biểu hiện tốt:
– Nhìn trước được thời lượng, và những khó khăn trong các công việc/ dự án
– Đặt ra những mục tiêu và điểm đích đến
– Chia nhỏ công việc ra những qui trình nhỏ hơn
Trang 9– Chuyển giao phần công việc theo lịch / kế hoạch
– Thường xuyên kiểm tra, điều chỉnh mục tiêu trong quá trình giám sát – kiểm soát – Đo lường kết quả công việc, dựa trên mục tiêu
– Biết đánh giá các kết quả
Biểu hiện quá mức:
– Quá phụ thuộc vào các nguyên tắc, qui định, kế hoạch, qui trình, hệ thống … – Không quan tâm đến “yếu tố con người” trong công việc
– Không linh hoạt, gặp nhiều khó khăn khi hoàn cảnh thay đổi nhanh
Xây dựng nhóm làm việc hiệu quả
Biểu hiện kém:
– Không có “phong cách làm việc nhóm” khi hoạch định, phân công công việc – Làm việc với từng nhân viên trên cơ sở 1-1
– Không tạo ra điểm chung/mục đích chung giữa những người trong nhóm
– Thưởng trên cơ sở từng cá nhân, chứ không phải cả nhóm
– Không tổ chức (đủ) nhiều các buổi họp nhóm
– Không tạo sự hiệp lực trong nhóm, mỗi người đều tự làm công việc riêng của mình – Không chú trọng vào xây dựng tinh thần nhóm, năng lượng nhóm
– Không có kỹ năng, hoặc không có hứng thú xây dựng một nhóm
– Kiểm soát quá nhiều, không tin tưởng vào năng lực của nhóm
Biểu hiện tốt:
– Chia nhân viên thành nhóm nhỏ khi cần thiết
– Tạo ra tinh thần nhóm com
– Chia sẻ chiến thắng, thành công cho toàn nhóm
– Tạo điều kiện cho những trao đổi cởi mở trong nhóm
– Dể cho nhân viên hoàn thành và tự chịu trách nhiệm về công việc của họ
– Xác định mục tiêu chiến thắng từ góc nhìn của nhóm ( chứ không phải cá nhân) – Tạo cho các thành viên cảm giác rằng mình thuộc về nhóm
Biểu hiện quá mức:
Trang 10– Không xem con người là cá nhân, luôn chỉ xem họ là 1 phần của nhóm
– Làm giảm tiến độ công việc vì các thảo luận nhóm cởi mở (quá mức cần thiết)
– Quá quan tâm đến cảm giác của mọi người mà không dám đưa ra những quyết định khó khăn
– Không phát triển những nhà lãnh đạo trong nhóm của mình, luôn yêu cầu họ làm việc như một phần của nhóm
– Không sẵn sàng trở thành “nhà lãnh đạo độc tài” trong những lúc khó khăn
Giao việc – delegation
Biểu hiệm kém:
– Không tin tưởng vào việc giao việc, lúc nào cũng có tâm lý “mình làm là hiệu quả nhất”
– Không tin tưởng vào năng lực của nhân viên
– Tự mình làm các công việc, tự mình giành lấy những điều tốt nhất
– Không muốn giúp người khác phát huy năng lực bản thân
– Có thể giao việc, nhưng lại kiểm soát một cách quá chi tiết (micro management), lúc nào cũng “kè kè theo sát”
– Có thể giao việc, nhưng không giao quyền
– Không có kế hoạch làm sao để chỉ đạo người khác thực hiện
– Chỉ giao công việc, không giao tầm nhìn
Biểu hiện tốt:
– Giao việc dễ dàng, kể cả công việc hàng ngày, hoặc những công việc quan trọng
– Chia sẻ trách nhiệm và quyền lợi
– Biểu hiện sự tin tưởng vào con người
– Để cho nhân viên tự hoàn thành công việc của họ
Biểu hiện quá mức:
– Giao quá nhiều, nhưng không cung cấp đầy đủ hướng dẫn
– Giao những kỳ vọng không thực tế, giao những công việc mà nhân viên không thực sự hiểu và tin vào tính đúng đắn
– Không làm đủ công việc thực sự của mình