đề cương ôn thi môn quản trị sự kiện

VD: một MC nghiệp dư, có thể qua 1 sk thành công đc quảng bá trên truyềnhình để trở thành 1 ngôi sao trong làng dẫn chương trình chuyên nghiệp + Đvs khách mời tham gia sk: o Qua việc tha

NGÂN HÀNG CÂU HỎI ON TẬP MÔN: QUẢN TRỊ SỰ KIỆN

I NHÓM CÂU HỎI 1 3

1 Khái luận về sự kiện, tổ chức sự kiện, hợp đồng tổ chức sk và quản trị sk? 3

2 Vai trò, ý nghĩa, các loại hình , của tổ chức sk? 3

3 Nêu ND cơ bản của QTSK, công tác chuẩn bị tổ chức sk? 7

4 Phân tích ND nghiên cứu nhu cầu tổ chức sk, ký kết hợp đồng tổ chức sk? Vận dụng? 8

5 Nêu các bước của quá trình lập kế hoạch tổ chức sk? 8

6 Khái niệm mục tiêu sk, phtich ND xác định mục tiêu của sk? Vận dụng? 9

7 Khái niệm về khách mời tham gia sk, ngân sách và tài trợ sk? 10

8 Khái niệm, đặc điểm và nguyên tắc cơ bản trog đàm phán, Phân tích ND chuẩn bị đàm phán trog tiến trình đàm phán? Vận dụng? 11

9 Khái niệm, ý nghĩa, ND của truyền thông marketing sk? 12

10 Phtich ND xác định KH mục tiêu và mục tiêu truyền thông? Vận dụng? 13

11 Vai trò và các yto ảnh hưởng đến việc xác định các phương tiện chở khách? ND của hoạt động tổ chức đưa đón, tiếp khách? 13

12 Phân tích ND tổ chức triển khai hoạt động sk (tiếp khách, quay phim, chụp ảnh, hoạt động giải trí)? 15

Câu 13: phtich ND đưa đón khách trog tổ chức triển khai sk? Vận dụng? 17

Câu 14: phtich Nd Xác định điểm đỗ xe trong tổ chức triển khai sự kiện ? vận dụng? 17

Câu 15: những hoạt động sau sk? Phtich 1 số tình huống có thể xảy ra trog tổ chức sk, cách thức hạn chế và giải quyết? vận dụng? 19

Câu 16: khái niệm đánh giá hoạt động sk, ý nghĩa, và các yto ảnh hưởng đến đánh giá sk? 24

Câu 17: nêu mục tiêu, yêu cầu của tổ chức lễ khai trương, khánh thành? 26

II NHÓM CÂU HỎI 2 27

Câu 1: phtich quá trình phát triển, nhân tố ảnh hưởng của tổ chức sk? Liên hệ

thực tiễn? 27

Câu 2: phtich thị trường tổ chức sk và xu hướng phtrien ở VN? 32

Câu 3: trình bày ycau, ý nghĩa của việc lựa chọn địa điểm tổ chức sk? 34

Câu 4: phtich ND xác định mục tiêu, chủ đề sk, xác định đối tượng đại biểu? liên hệ thực tiễn? 35

Câu 5: 41

CÂU 6 43

CÂU 7+8 46

CÂU 9+10 49

CÂU 11 50

Câu 12 52

Câu 13 53

CÂU 15 58

Câu 16 Nội dung cơ bản của lập kế hoạch tổ chức hội nghị, hội thảo 60

I NHÓM CÂU HỎI 1

1 Khái luận về sự kiện, tổ chức sự kiện, hợp đồng tổ chức sk và quản trị sk?

 Sk là các hoạt động XH trog lĩnh vực thương mại, KD, gtri, thể thao, hộinghị, giao tiếp XH, các trò chơi cộng đồng và các hoạt động lquan đến VH khác

 Tổ chức sk là 1 quá trình gồm các cviec như nghiên cứu các yto ảnh hưởng,lập chương trình, kế hoạch, chuẩn bị các yto cần thiết và tổ chức tiến hành diễn biếncủa sk trog 1 thgian và ko gian cụ thể để truyền đạt những thông điệp nhất định đếnnhững người tham gia sk và XH nhằm đáp ứng các mục đích khác nhau của chủ thểtham gia vào sk

 Hợp đồng tổ chức sk là 1 thỏa thuận giữa 2 hoặc nhiều bên Trong đó, xácđịnh những nghĩa vụ, quyền lợi cơ bản và mô tả mqh trao đổi đc thực hiện giữa cácbên tham gia hợp đồng trước PL

 QTSK là sự tác động liên tục, có tổ chức, có định hướng của chủ thể sk lêntập thể LĐ, sd 1 cách tốt nhất mọi tiềm năng và cơ hội để đạt mục tiêu đề ra theo đúngluật pháp và chuẩn mực XH

2 Vai trò, ý nghĩa, các loại hình , của tổ chức sk?

 Vai trò, ý nghĩa của tổ chức sk:

- Với các TP tham gia sk:

+ Đvs nhà đầu tư sk: khi tiến hành đầu tư các sk, các chủ đầu tư sẽ đạt đc cácmục đích khác nhau của mình Với DN khi tiến hành tổ chức sk là cviec góp phần

“đánh bóng” cho thương hiệu và sp của 1 cty thông qua những sk

VD: khi hãng xe hơi Toyota tung ra 1 sp ô tô đời mới, cty này sẽ tổ chức 1 sk ramắt công phu, mời các KH thân thiết và tiềm năng cùng báo giới đến tham gia sk trọngđại này Đây còn là cơ hội để DN gặp gỡ, giao lưu và trao đổi vs bạn hàng đối tác, các

cơ quan truyền thông, cơ quan công quyền, giúp thúc đẩy thông tin 2 chiều và tăngcường qhe có lợi cho DN…

Cviec tổ chức sk như 1 bức tranh toàn cảnh của trò chơi ghép hình và ngườichơi chỉ thành công khi ghép hoàn chỉnh bức tranh đó bằng hàng trăm, hàng ngàn mẩunhỏ chi tiết đẳng cấp của mỗi cty thể hiện ở chính sự hoàn hảo trog từng tiểu tiết ởmỗi event họ tổ chức

+ Đối với nhà tổ chức sk: nhà tổ chức sk khi thực hiện thành công 1 sk nào đó

họ sẽ thu đc những lợi ích nhất định:

o Khẳng định đc gtri của mình trên thị trường DV tổ chức sk

o Họ sẽ thu đc lợi nhuận từ thành quả của mình Trong 1 số TH (đặc biệt đvscác sk thương mại), các nhà tổ chức sk ko chỉ thu đc lợi nhuận như trog hợp đồng mà

họ còn nhận đc thêm những phần thưởng từ nhà đầu tư sk nếu sk thành công và đạt đcnhững mục tiêu như mong đợi của nhà đầu tư sk

o Nhà tổ chức sk thu đc kinh nghiệm về nghề nghiệp, phtrien các mqh ko chỉ

vs KH (nhà đầu tư sk) mà còn phtrien đc mqh làm việc vs các nhà cung ứng DV bổ trợkhác (như trang trí, in ấn , ca nhạc…)

Nhìn chung, đvs các nhà tổ chức sk chuyên nghiệp, sp của họ chính là các DV

tổ chức sk và khi thực hiện 1 sk chính là lúc họ đã tạo ra và bán đc sp từ đó thu đc cáclợi ích cho mình

+ Đvs các nhà cung ứng DV trung gian:

o Sk là cơ hội cho các nhà cung ứng DV trung gian bán đc các sp của mình,như vậy lợi ích để nhận thấy nhất đó chính là lợi nhuận, cviec mà họ thu đc từ quátrình tham gia tổ chức sk

o Bên cạnh đó, qua quá trình tham gia tổ chức sk các nhà cung ứng DV trunggian còn có cơ hội quảng bá hình ảnh, sp của mình, tạo lập đc các cơ hội KD

VD: một MC nghiệp dư, có thể qua 1 sk thành công đc quảng bá trên truyềnhình để trở thành 1 ngôi sao trong làng dẫn chương trình chuyên nghiệp

+ Đvs khách mời tham gia sk:

o Qua việc tham gia sk đc cơ hội giao lưu, học hỏi, mở rộng qhe trog cviec vàcuộc sống

o Qua việc tham gia sk khách mời có thể thu đc những lợi ích nhất định về vậtchất hoặc tinh thần

VD: đc xem các buổi trình diễn NT, đc tham gia sk kết hợp vs 1 số chuyến đi

DL, đc giao lưu tiếp xúc vs các nhân vật nổi tiếng, đc hưởng các sp, DV mà nhà tổchức sk cung ứng cho họ…)

+ Tác động đến KT, du lịch:

o Tích cực:

 Trước hết, tổ chức sk là 1 ngành KT tổng hợp nó góp 1 phần rất lớn đến việcphtrien DL QC cho điểm đến và gia tăng lượng khách, tăng thgian lưu trú Sự phtrien

sk thường kéo theo sự phtrien của các ngành hàng ko, vận tải, thương mại, côngnghiệp, nông nghiệp, ngân hàng,…

 Với các sk lớn (VD như 1000 năm Thăng Long-Hà Nội) quá trình chuẩn bịCSVC KT cho sk, sẽ tạo dk phtrien cơ sở hạ tầng, tạo khối lượng việc làm lớn cho nềnKT

 Tổ chức sk là 1 công cụ marketing hữu hiệu, vì khi sk diễn ra đạt kqua tốt nó

sẽ thúc đẩy hoạt động KD của các DN nói riêng và nền KT nói chung

 Tăng giá, chi phí cơ hội

 Quản lý tài chính yếu kém

 Thiệt hại về tài chính

 Sk ở phạm vi QT góp phần vào việc mở rộng và củng cố các mqh đối ngoại

và làm tăng thêm sự hiểu biết lẫn nhau giữa các dtoc và các nc trên TG

VD: Qua Seagames 23 tổ chức ở VN góp phần phtrien các mqh của VN vs các

nc trog khu vực ĐNA

 Tổ chức các sự kiện truyền thống (ví dụ các lễ hội văn hóa, phong tục tậpquán, lễ hội tín ngưỡng ) một cách chuyên nghiệp sẽ tác động trực tiếp và gián tiếpđến việc bảo tồn các di sản văn hóa của một quốc gia, nâng cao truyền thống, lòng tự

hào dân tộc, tính tự trọng, tự tôn dân tộc, thúc đẩy việc giữ gìn và nâng cao bản sắcvăn hoá, bảo tồn tính đa dạng văn hoá, khắc phục tính tự ty dân tộc.

o Tiêu cực:

 Các sk lớn và nhiều sk cùng diễn ra sẽ gây sức ép ngày càng cao đvs cơ sở hạtầng (sd nhiều điện, nc, nhiên liệu và làm tăng lượng nc thải, chất thải); tăng CP chohoạt động của công an, cứu hỏa, DV y tế

 Các sk có thể gây các vde như tắc nghẽn GT; ô nhiễm mt; phá vỡ lối sốngcủa dân cư nơi diễn ra các sk, sự gián đoạn của các hoạt động KD bình thường…

 Một số sk có thể kéo theo các TNXH như: ma túy, cờ bạc, mất trật tự côngcộng ở nhiều địa phương hoặc có thể gây ra sự lây truyền 1 số bệnh tật

 Lôi kéo công đồng vào ccas hành vi a dua và xuyên tạc sự thật

+ Với tự nhiên, mt:

o Tích cực:

 Nâng cao tính nhạy cảm về mt

 Cải thiện giao thông, thông tin liên lạc

 Đổi mới cảnh quan

Một số Consumer Events tiêu biểu: Tung sản phẩm, Thi đấu, Giải trí văn nghệ,

Lễ hội, Hội chợ, triển lãm, Biểu diễn thời trang

- Sự kiện chính phủ: Sự kiện dạng này thường do các cơ quan, đoàn thể tổchức, mang mục đích chính trị như các buổi hội nghị lớn, các Festival tầm địa phương,quốc gia, các lễ tranh cử, tổng tuyển cử

- Sự kiện cộng đồng thường do các tổ chức xã hội, các tổ chức phi chính phủthực hiện, hoặc do các công ty thực hiện, mà mục đích nó hướng tới xã hội

Một số hình thức tiêu biểu là: Sự kiện gây quỹ các ngày hội vì môi trường, ngày

đi bộ

- Tiệc cưới, đám tang, hiếu hỉ, sinh nhật : sk dành cho cá nhân 1 người nào đó

- Sự kiện DN: Đối tượng của thể loại Event này được xác định dựa trên cácmối quan hệ của công ty như nhân viên, đối tác, đại lý, cổ đông như Họp mặt (Hộinghị khách hàng; Họp báo, Động thổ, Khánh thành, Mục đích của các Event này cóthể là tăng sự gắn kết của các thành viên công ty (nếu tổ chức cho nhân viên), củng cốhình ảnh của công ty trong mắt đối tác (nếu tổ chức cho đối tác) hay xây dựng hìnhảnh của công ty trên các phương tiện truyền thông

- Trên thực tế, một Event có thể là tổng hòa của các sự phân loại trên Ví dụmột Fashion show ngoài mang mục đích giải trí có thể mang mục đích gây quỹ từthiện, hay một ngày hội Vì môi trường có thể là dịp để một công ty nào đó khuếchtrương thương hiệu của mình

3 Nêu ND cơ bản của QTSK, công tác chuẩn bị tổ chức sk?

 ND cơ bản của QTSK:

- Lập kế hoạch tổ chức sk

- Vấn đề pháp lý

- Truyền thông marketing sk

- Tổ chức triển khai hoạt động sk

- Đánh giá sk

 Công tác chuẩn bị tổ chức sk:

- Nghiên cứu nhu cầu và loại hình tổ chức sk

+ Nhu cầu tổ chức sk:

o Nhu cầu cá nhân

o Nhu cầu của tổ chức: DN, chính phủ, phi chính phủ

o Trên thực tế, một Event có thể là tổng hòa của các sự phân loại trên Ví dụmột Fashion show ngoài mang mục đích giải trí có thể mang mục đích gây quỹ từthiện, hay một ngày hội Vì môi trường có thể là dịp để một công ty nào đó khuếchtrương thương hiệu của mình.

- Thành lập ban tổ chức sk: Ban tổ chức bgom những thành viên thuộc nhữngthành phần khác nhau, có khả năng tổ chức và có kỹ năng chuyên môn nghề nghiệp đểchủ động trog công tác thực hiện, qly các mảng hoạt động có lquan đến mình trong tổchức sk Thành lập ban tổ chức sk:

+ Xác định thành phần và số lượng

+ Xác định vtri, nhiệm vụ và quyền hạn

4 Phân tích ND nghiên cứu nhu cầu tổ chức sk, ký kết hợp đồng tổ chức sk? Vận dụng?

 ND nghiên cứu nhu cầu tổ chức sk:

- Nhu cầu cá nhân

- Nhu cầu của tổ chức:

+ DN

+ Chính phủ

+ Phi chính phủ

 ND ký kết hợp đồng TCSK:

Quá trình thiết lập hợp đồng, bao gồm 5 bước

Ý định—-> Đàm phán—-> chấp nhận ban đầu——> Thỏa thuận các điềukhoản——> Ký kết hợp đồng

Ký kết hợp đồng: Là bước cuối cùng trong quá trình xây dựng hợp đồng Giaiđoạn này, các bên thống nhất tất cả các vấn đề liên quan đến hợp đồng Cuối cùng,trong hợp đồng nên có một điều khoản cho phép cả hai bên đi đến trọng tài trongtrường hợp bất đồng Sau khi ký kết hợp đồng, phát sinh các quyền và nghĩa vụ cácbên Thông thường việc ký kết hợp đồng cuối cùng sẽ làm cho một số hợp đồng sơ bộđương nhiên hết hiệu lực Sau khi đã ký kết hợp đồng, phát sinh các quyền và nghĩa vụcác bên

5 Nêu các bước của quá trình lập kế hoạch tổ chức sk?

- Xác định mục tiêu

6 Khái niệm mục tiêu sk, phtich ND xác định mục tiêu của sk? Vận dụng?

 Khái niệm : mục tiêu của sk đó là những kqua mà nhà đầu tư sk, nhà tổ chức

sk cũng như các TP tham gia khác định ra nhằm phấn đấu đạt đc trog quá trình thựchiện sk

 ND xác định mục tiêu của sk:

- Mục tiêu của sk bgom:

+ Gia tăng doanh số

+ Linh hoạt và có tính khả thi

+ Là 1 yto thúc đẩy mọi nỗ lực của nhà đầu tư và nhà tổ chức sk

- Mục tiêu hội nghị, hội thảo:

+ Tập hợp thành viên, trao đổi thông tin

+ Cung cấp ý tưởng mới

+ Trao đổi ý kiến

+ Gặp gỡ giao lưu

+ Gthieu SP

+ Đánh bóng thương hiệu

+ Kỷ niệm

- Sự kiện gây quỹ:

+ Thu hút chú ý của công chúng

+ Tạo lập quỹ trực tiếp

+ Thu hút nhà tài trợ mới

+ Thu hút người ủng hộ

+ Tăng số lượng tình nguyện viên

- Sự kiện khuyến khích KD:

+ Ghi nhận, thảo luận doanh số bán hàng

+ Đánh giá kqua thực hiện chiến lược và kế hoach KD

+ Gặp gỡ trao đổi ý kiến giữa lãnh đạo và đội ngũ ngoài DN

+ Tranh thủ sự ủng hộ của nội bộ và đối tác

- Sự kiện khác:

+ Gây chú ý của giới truyền thông

+ Gây chú ý của công chúng

+ Thu hút KH mới

+ Trao phần thưởng, tặng phẩm

7 Khái niệm về khách mời tham gia sk, ngân sách và tài trợ sk?

 Khách mời tham gia sk: là những tổ chức hoặc cá nhân đc chủ đầu tư sk chủđộng mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động sk, là đối tượng chính mà mục tiêu skmuốn tác động đến

 Ngân sách sk: là các khoản chi phí theo kế hoạch, dự tính sẽ phát sinh trongquá trình tổ chức sk

 Tài trợ sk: là các tổ chức, DN hoặc cá nhân tài trợ cho sk 1 phần về kinh phí,CSVC-KT, nhân lực để góp phần vào sự thành công của sk, nhằm mang lại nhữnglợi ích cho mình và cho XH Nhà tài trợ sk sẽ có đc những quyền hạn nhất định trogviệc chi phối 1 số ND, hoạt động cũng như mục đích của sk; song song vs nó họ cũng

sẽ phải chịu 1 số trách nhiệm nhất định (đvs các vde có lquan vs họ) trong sk

8 Khái niệm, đặc điểm và nguyên tắc cơ bản trog đàm phán, Phân tích ND chuẩn bị đàm phán trog tiến trình đàm phán? Vận dụng?

 Khái niệm: ĐP là quá trình mà qua đó nhà tổ chức sk đi đến 1 thỏa thuận vềthgian và đk đvs các DV chi phối quá trình tổ chức sk

 Đặc điểm:

- TH nhà đầu tư sk chưa chọn chính thức nhà tổ chức sk, họ chỉ mới cung cấpmục tiêu, ý tưởng, ngân sách và các ĐK khác cho nhiều nhà tổ chức sk cùng tham giatrog việc XD chương trình và lập dự toán ngân sách sk Như vậy, các nhà tổ chức sk sẽphải cạnh tranh vs nhau trog việc thuyết phục chủ đầu tư sk lựa chọn chương trình, các

ý tưởng, hay nói cách khác là lựa chọn mình để giao phó cho việc tổ chức sk

- Trong quá trình cạnh tranh này, mỗi nhà tổ chức sự kiện đều có những thếmạnh riêng Điều cần thiết là phải biết cách trình bày hết những điểm mạnh trongchương trình của mình, thuyết phục nhà đầu tư sự kiện lựa chọn chương trình và các ýtưởng của mình Ngay cả trong trường hợp nhà đầu tư sự kiện đã lựa chọn một nhà tổchức sự kiện cụ thể trước khi tiến hành việc xây dựng chương trình và sáng tạo các ýtưởng cho sự kiện vẫn cần có sự thuyết phục Ở đây không phải là thuyết phục chủ đầu

tư lựa chọn mình mà thuyết phục chủ đầu tư chấp nhận chương trình và dự toán ngânsách sự kiện mà mình đã lập ra Không có một hướng dẫn cụ thể nào có thể áp dụngcho việc áp dụng vào việc thuyết phục chủ đầu tư sự kiện Dưới đây chỉ là một sốhướng dẫn mang tính chất định hướng

- Cần nắm vững mục tiêu sự kiện mà chủ đầu tư sự kiện mong muốn đạt đượckhi tiến hành đầu tư để tổ chức sự kiện, những cơ sở thuyết phục phải dựa trên mongmuốn của chủ đầu tư sự kiện

- Nắm vững về chương trình, dự toán ngân sách, cũng như các ý tưởng sáng tạocủa mình để có cơ sở trình bày và thuyết phục chủ đầu tư sự kiện

- Cần tìm hiểu thông tin về các đối thủ cạnh tranh

- Nếu có các lợi thế trên thị trường dịch vụ tổ chức sự kiện (như sự thành côngcủa các sự kiện do doanh nghiệp nhận tổ chức, uy tín trên thị trường, mối quan hệ vớicác đối tác…) cần biết cách phát huy đúng chỗ trong việc thuyết phục chủ đầu tư

- Biết chỉ ra các lợi thế của mình, tuy nhiên nếu chủ đầu tư sự kiện chỉ ra nhữnghạn chế của mình, không nhất thiết phải thanh minh, tuyệt đối không tranh cãi, cần có

cách ứng xử phù hợp Ví dụ: Khi chủ đầu tư sự kiện đề cập đến việc nhà tổ chức sựkiện còn thiếu kinh nghiệm trong việc tổ chức sự kiện, hãy trả lời theo kiểu: Vâng,ngài nói đúng chúng tôi là doanh nghiệp mới thành lập thật, tuy nhiên đội ngũ nhânviên của chúng tôi có các chuyên gia lâu năm từ các công ty tổ chức sự kiện khácchuyển sang hoặc đề cập đến sự năng động/ sáng tạo của đội ngũ nhân viên trẻ tuổitrong doanh nghiệp mình.

 Nguyên tắc đàm phán:

- Xác định mục tiêu ĐP, thương lượng

- Chuẩn bị kỹ ND

- ĐP, thương lượng trên tinh thần hiểu biết lẫn nhau, đôi bên cùng có lợi

- Phải biết cho và nhận trog quá trình ĐP Xác định giới hạn

9 Khái niệm, ý nghĩa, ND của truyền thông marketing sk?

 Khái niệm: Truyền thông marketing sự kiện là cách làm truyền thông dựatrên sự phối hợp rất thận trọng việc sử dụng các công cụ marketing để chuyển tảinhững thông điệp rõ ràng, nhất quán và hấp dẫn về tổ chức cũng như thương hiệu sựkiện

 Ý nghĩa:

- Mang lại tầm ảnh hưởng cho sk và DN tổ chức sk

- Quảng bá SP và thương hiệu của đơn vị đầu tư sk

 ND:

- Xác định đối tượng nhận tin

- Xác định mục tiêu truyền thông marketing

- Thiết kế thông điệp

- Lựa chọn kênh truyền thông marketing

- Ấn định thgian truyền thông

- Ngân sách dành cho truyền thông

10 Phtich ND xác định KH mục tiêu và mục tiêu truyền thông? Vận dụng?

 ND xác định KH mục tiêu: Việc xác định đối tượng khách hàng mục tiêu làkhâu quan trọng trong kế hoạch truyền thông tích hợp của mình, vì nếu xác định saiđối tượng thì tính hiệu quả và thành công của kế hoạch sẽ thất bại

 Mục tiêu truyền thông: Mục tiêu sự truyền thông marketing tích hợp cho sựkiện là dùng nhiều phương tiện truyền thông khác nhau( bao gồm cả các phương tiệntruyền thông truyền thống và các phương tiện truyền thông mới ) để tăng cường nhậnthức về sự kiện của công ty/ điểm đến, thông báo cho mọi người về các đặc điểm vàlợi ích, cũng như thúc đẩy khách hàng mua trải nghiệm sự kiện Những cách thức nàyphải phù hợp và được tiến hành đồng bộ Đó là chiến lược sử dụng phương tiện truyềnthông đại chúng và thông điệp để xây dựng những mối quan hệ với những người làm

- Ngân sách

- Khách mời

- Tiện nghi cần có

- Tầm cỡ, quy mô sk

 ND của hoạt động tổ chức đưa đón, tiếp khách:

- Xác định loại phương tiện chở khách:

+ Các loại phương tiện vận chuyển:

o Phương tiện công cộng

o Quy trình đón khách tại điểm

 Có mặt tại điểm đón trước ít nhất 15p so vs kế hoạch

 Lựa chọn vtri phù hợp, thuận tiện cho việc đón khách

 Làm quen vs trưởng đoàn (nếu có)

 Làm quen vs các thành viên khác trog đoàn

 Kiểm tra chính xác thông tin thực tế so vs danh sách đoàn

 Phối hợp vs khách trog việc ktra hành lý, tư trang cá nhân

 Mời, hướng dẫn khách vtri ngồi theo sơ đồ chỗ ngồi (nếu có)

 Cùng lái xe, phụ xe vận chuyển hành lý lên xe nhanh, gọn, cẩn thận

 Tặng hoa, quà cho trưởng đoàn, hoặc từng thành viên trog đoàn (nếu có trogkịch bản)

 Mời và sắp xếp khách lên xe

 Ktra chính xác số lượng khách lại lần cuối

 Thông báo khởi hành vs lái xe và đoàn khách

 Chào mừng đoàn khách và cũng cấp thông tin

o Quy trình tổ chức đón khách tại nơi diễn ra sk:

o Quy trình đón tiếp khách tại điểm

 Có mặt tại điểm đón trước ít nhất 15p so vs kế hoạch

 Lựa chọn vtri phù hợp, thuận tiện cho việc đón khách

 Cầm bảng đón khách (nếu cần)

 Nhận diện và đón chính xác đoàn khách của mình

 Chào khách lịch sự vui vẻ

 Gthieu tên người đón

 Làm quen vs trưởng đoàn (nếu có)

 Làm quen vs các thành viên khác trog đoàn

 Kiểm tra chính xác thông tin thực tế so vs danh sách đoàn

 Phối hợp vs khách trog việc ktra hành lý, tư trang cá nhân.

 Mời, hướng dẫn khách vtri ngồi theo sơ đồ chỗ ngồi (nếu có)

 Cùng lái xe, phụ xe vận chuyển hành lý lên xe nhanh, gọn, cẩn thận

 Tặng hoa, quà cho trưởng đoàn, hoặc từng thành viên trog đoàn (nếu có trogkịch bản)

 Mời và sắp xếp khách lên xe

 Ktra chính xác số lượng khách lại lần cuối

 Thông báo khởi hành vs lái xe và đoàn khách

 Chào mừng đoàn khách và cũng cấp thông tin

o Quy trình tổ chức đón khách tại nơi diễn ra sk:

+ QC cho nhà tổ chức hoặc chủ sở hữu sk

+ Nhằm đưa tin sk, quay phim làm tài liệu lưu trữ cho tổ chức

- Ngân sách dành cho quay phim: chi phối mục đích quay phim, phương thứcthực hiện, cảnh quay và trình độ NT quay phim

- Số lượng: ycau phim chất lượng và đảm bảo đc tính NT đòi hỏi phải có 1 sốchuyên gia bấm máy; 1 số người phục vụ chuyên nghiệp

- Chọn DV giải trí

- Phải biết rõ về khán giả

- Lập kế hoạch chi tiết cho hoạt động giải trí trong sk

- Nhà tổ chức cần biết rõ về những hoạt động giải trí trong sk

Câu 13: phtich ND đưa đón khách trog tổ chức triển khai sk? Vận dụng?

Đưa đón khách:

- Đưa đón khách trước hết phải xác định rõ khách tham dự từ địa điểm nào tớiđịa điểm tổ chức sự kiện? Điểm xuất phát của khách sẽ ảnh hưởng tới địa điểm đến(nơi đỗ xe) của họ.Yêu cầu việc vận chuyển phải bảo đảm khách đến dự đông đủ,không bị tắc nghẽn giao thông giờ cao điểm

- Tổ chức vận chuyển phụ thuộc vào địa điểm tập kết, vào nơi ăn nghỉ củakhách tham dự Nếu khách ở tập trung tại một hoặc một cụm khách sạn để tới trungtâm hội nghị, có thể tổ chức đưa đón theo thời gian thống nhất, hành trình đó cho phéphình thành những đoàn xe dài sẽ tạo nên hình ảnh đậm nét về sự kiện

-Ngược lại, nơi ăn nghỉ của khách phân tán trong thành phố cần tổ chức vậnchuyển theo các đoàn, mỗi đoàn hoặc một số đoàn do một nhân viên trực tiếp phụtrách đưa đón

- Trên đường tới sự kiện cần có những dịch vụ hỗ trợ cho dịch vụ vận chuyểnnào, có thể đưa các chương trình nghe nhìn tạo không khí hào hứng vui nhộn trước khibước và vào sự kiện Dù là sự kiện nào thì vấn đề này vẫn là vấn đề rất cần thiết Vớikhông khí vui nhộn tạo cho người sử dụng cởi mở, thân thiện Người ta có xu hướngtiếp cận, muốn gần gũi tiếp xúc với nhau, tiếp xúc và khám phá sự kiện Đó cũng làyếu tố quan trong đưa sự kiện tới thành công

Câu 14: phtich Nd Xác định điểm đỗ xe trong tổ chức triển khai sự kiện ? vận dụng?

Điểm đỗ xe là rất quan trọng và cần thiết đối với công tác tổ chức sự kiện, gópphần không nhỏ vào sự thành công của sự kiện Nhà tổ chức cần chuẩn bị điểm đỗ xethuận lợi cho khách tham dự Công việc không hề đơn giản vì các bến xe tĩnh ngàycàng khan hiếm, công suất không đáp ứng được nhu cầu.Trong đó các đô thị lớn, quan

hệ cung cầu càng mất cân đối hơn Thông thường các điểm đỗ xe đã quá tải, khi có sựkiện càng quá tải hơn Bến đỗ xe phải bảo đảm sử dụng được, an toàn, dự kiến sự cố

và giải pháp khắc phục Khôg những thế, điểm đỗ xe còn phải sẵn sàng đón nhận xetrong các tình huống khác nhau.

 Không để khách mất thời gian chờ đợi khi vào cũng như khi ra nơi đỗ Cũngkhông để khách mất thời gian đi vòng vèo tới bến đỗ xe

 Sức chứa của bến đỗ:Nhà tổ chức phải nắm chắc được điểm đỗ có thể chứađược bao nhiêu xe, bao nhiêu chỗ phải dành lại cho chủ xe gửi theo tháng vào nhữnggiờ cụ thể nào? Để tránh lãng phí và tăng hiệu quả sử dụng, cần phân nơi đỗ thành cáckhu cho các loại xe khác nhau đồng thời phải có quy định thống nhất, tránh lộn xộn

.Đối với bến đỗ xe, sự việc tuy đơn giản song phải bổ sung thêm những thứ cầnthiết như biển chỉ dẫn, dựng vật phân cách khu cho các loại xe hoặc bổ sung thêm ánhsang, bảo vệ, v.v

Ngược lại đối với các điểm đỗ xe trong nhà, xe sẽ được đỗ trong các nhà chứa

xe công nghiệp với nhiều tầng để khai thác khoảng không gian, tiết kiệm diện tích.Điểm đỗ này thường ở nội đô các đô thị lớn, được thiết kế kỹ thuật hoàn chỉnh nên sửdụng rất thuận lợi Tuy nhiên chi phí thuê điểm đỗ loại này sẽ cao hơn

- Cần xem xét những vấn đề đặc thù, yêu cầu nơi đỗ phải thỏa mãn chẳng hạnvấn đề lên xuống xe đối với người tàn tật, hiện tại bến đỗ đã giải quyếtthế nào?Hướngphục vụ sự kiện ra sao?

- Hãy kiểm tra lại các thiết bị kỹ thuật và Nhà tổ chức cần thông báo thời gian

cụ thể diễn ra sự kiện cho Ban quản lý điểm đỗ xe biết để họ chủ động thu xếp côngviệc

- Tác động do sử dụng bến đỗ: Các điểm đỗ xe đều đã tồn tại trước sự kiện Dovậy đã hình thành quy luật hoạt động riêng của nó như nhận xe, trả xe, thời gian mở,đóng cửa bến, những quy chế, quy tắc của bến bãi Với hoạt động như vậy đã tác độngvào thị trường, vào xã hội đã kéo theo hàng loạt các hoạt động hưởng ứng và hỗ trợkhác nhằm thỏa mãn nhu cầu do sự vận hành của điểm đỗ xe tạo nên.Khi điểm đỗ xephục vụ sự kiện phải thay đổi quy luật hoạt động so với thường ngày sẽ tác động rấtlớn tới nhiều thành phần có liên quan và có thể có những phản ứng Nhà tổ chức phải

dự đoán trước những vấn đề đó và phải có giải pháp dự phòng

- Chi phí giữ xe: Phải xác định rõ người sở hữu các điểm đỗ xe để thực hiện cáchoạt động giao dịch Chi phí đậu xe thanh toán trước hay sau khi sử dụng? Nhà tồ

chức sự kiện thanh toán hay khách tham dự thanh toán.Bạn cần lưu ý rằng nơi đỗ xethường khan hiếm và phải cạnh tranh với các sự kiện khác mới có được nơi đỗ xe phùhợp Do vậy chi phí đậu xe không thấp lại có khuynh hướng tăng nếu sử dụng vào banđêm Khi hợp đồng bãi đậu xe có thể thuê luôn cả đội ngũ nhân viên quản lý điều hànhbến bãi, bảo đảmcho việc vận hành được thuận tiện và chi phí cụng được hạch toánvào hợp đồng thuê bến đậu Cần thông báo cụ thể số lượng xe các loại để ban quản lý

bố trí số nhân viên cụ thể cho phù hợp.Nếu Nhà tổ chức sự kiện thanh toán thì mọi chiphí đều tính vào hợp đồng Ngược lại, do khách thanh toán (trả sau), Nhà tổ chức phảihợp đồng nguyên tắc với điểm đỗ Sau đó cung cấp phiếu gửi, sơ đồ hướng dẫn tận taytừng lái xe

- Cần thỏa thuận với các điểm đỗ, bố trí riêng khu vực đỗ xe dành cho kháchVIP và nhân viên đơn vị tổ chức Như vậy trật tự mới được thiết lập và nhân viên yêntâm làm việc, sự kiện diễn ra theo đúng kế hoạch Nếu nhân viên không yên tâm vớicông việc hoặc có sự cố sẽ chi phối trực tiếp vào sự kiện, sư kiện sẽ không an toàn vàkết quả ự kiện sẽ không cao Ngoài ra cần phải miễn phí cho các đối tượng này

- Giấy phép đỗ xe: Đây cũng là nội dung rất quan trọng Mặc dù bãi đỗ vẫn hoạtđộng thường ngày song chỉ đối với một số loại xe nhất định Thực tế có nhiều loại xekhông được phép dừng đỗ ở nội đô và cả trong bến đỗ Do vậy, phải xin giấy phép đỗ

xe cho sự kiện Ai là người xin giấy phép đỗ xe? Nhà tổ chức sự kiện hay Ban quản lýbến bãi? Cần bàn bạc kỹ, xác định cụ thể và ghi vào hợp đồng.Cần thông báo cho nhânviên trong bến đỗ xe biết thời gian biểu của sự kiện để Ban quản lý bến trông giữ cóthể sắp xếp thay ca và nghỉ ngơi

Câu 15: những hoạt động sau sk? Phtich 1 số tình huống có thể xảy ra trog

tổ chức sk, cách thức hạn chế và giải quyết? vận dụng?

 Hoạt động sau sự kiện

- Viết báo cáo ghi lại những thiếu sót về quá trình chuẩn bị, quá trình diễn ra vàquá trình kết thúc

+ Báo cáo vs nhà đầu tư

+ Báo cáo vs cơ quan quản lý nhà nc/ cơ quan truyền thông

+ Báo cáo nội bộ

+ Báo cáo cá nhân

- ktra sự hài lòng của khách hàng

- quyết toán với công ty: qtoan chi phí, các hạng mục phát sinh thêm bớt,tínhtoán thù lao, thưởng phạt cho nhân sự trong chương trình

- họp rút kinh nghiệm, tổng kết đánh giá kqua của SK:

+tổng kết những gì đã làm dc và chưa làm dc

+ đo lường hiệu quả ctrinh: bao nhiêu người tham dự, đăng ký mua hàng(nếucó), phản hồi của họ…

+ công tác quảng cáo, truyền thông: bao nhiêu banner dc treo, bao nhiêu tờ rơi

đã phát, phát ở đâu, bao nhiêu bài PR đã dc đưa lên báo…

+ các hình ảnh báo cáo, các link… đính kèm

- theo sát các mối lien hệ đã tạo dựng đc để có thể tạo ra lợi nhuận thực sự chocty

- truyền thông sau SK: có nhiều mục đích khác như: khiến ng xem nhớ đến và

có ấn tượng sâu sắc hơn về ctrinh, thông điệp cũng như thương hiệu của nhà tài trọ với

ng xem, ng tham dự và ng quan tâm => ng tổ chức SK cần lưu ý vde này để dưa tin lêncác phương tiện truyền thông phù hợp với mục đích truyền thông sau sk

 các tình huống có thể xảy ra trong tổ chức sự kiện

- sự cố xảy ra ngoài ý muốn của doanh nghiệp do không nắm rõ luật lệ:

+ xin phép tổ chức họp báo

+ treo băng rôn quảng cáo cho SK

+ sự phối hợp ko đồng bộ giữa các bộ phận làm chương trình

- vấn đề thời gian tổ chức SK: ko đảm bảo được các phần chương trình diễn rađúng kế hoạch, hay ko dự trù sai lệch thời gian khiến sự kiện diễn ra sai sót, có thể bịhỏng hoàn toàn

- người dẫn chương trình và các khách mời: sự ko ăn khớp giữa ban tổ chức vs

MC hay các tiết mục của khách mời có thể làm gián đoạn, gây rắc rối cho SK

Hỏa hoạn

Trong trường hợp xảy ra hỏa hoạn tại khu vực tổ chức event, chúng ta nên trang

bị bình chữa lửa để dập tắt đám lửa kịp thời Trong thời gian đó nhanh chóng đưa tất

cả mọi người đến khu vực sơ tán an toàn Điều này đòi hỏi ta phải thiết lập một kếhoạch riêng biệt cho nó Trong trường hợp không thể kiểm soát đám cháy thì cách duynhất là nhanh chóng gọi cho cơ quan cứu hỏa ngay lập tức

Tùy từng địa điểm tổ chức mà chúng ta sẽ có những kế hoạch sơ tán khác nhaunhưng tất cả đầu mang những yếu tố cơ bản sau:

 Không đặt để những chất liệu dễ gây cháy nổ trong khu vực diễn ra sự kiệngần phòng nghỉ, phòng khách, hay khu vực chỗ ngồi

 Đối với những vật liệu có chứa chất gây cháy cần phải được bảo quản mộtcách an toàn để phòng tránh

 Phải luôn chắc chắn rằng cửa ra vào và lối thoát hiểm luôn luôn mở và sẵnsang trong những trường hợp hỏa hoạn

 Bảo đảm khu vực diễn ra sự kiện phải có lối ra và vào riêng biệt, hệ thốngbáo cháy và dụng cụ chữa cháy luôn luôn sẵn sàng

 Sử dụng thiết bị điện an toàn và có cầu chì ngắt điện

 Có ít nhất một bác sĩ và đội cứu thường thường trực nhằm phòng nhữngtrường hợp xảy ra tai nạn

 Toàn bộ nhân viên phải được huấn luyện kỹ càng và có khả năng kiểm soátđám cháy trong trường hợp hỏa hoạn xảy ra

Tình trạng mất điện

Nếu khu vực tổ chức sự kiện thường xuyên xảy ra tình trạng mất điện, chúng tanên có một máy phát điện để hỗ trợ Trong trường hợp tình trạng mất điện, chúng tanên mở đèn dự phòng và nhanh chóng chuyển nguồn điện sang máy phát điện Chuẩn

bị một kế hoạch nhằm phòng ngừa những tỉnh huống xảy ra khi mất điện

Hư hỏng trang thiết bị

Sử dụng những sản phẩm tin tưởng và có thương hiệu rõ ràng là một trongnhững biện pháp phòng ngừa hư hại đơn giản nhất

Cần có một kỹ thuật viên về điện và ánh sáng âm thanh để sửa chữa nhanhchóng những thiết bị hư hỏng ngay trong khi chương trình diễn ra - thường thi khi thuê

mướn địa điểm bạn sẽ được hỗ trợ về những vấn đề này, tuy nhiên vẫn nên liệt kê ra

để khi làm việc tránh thiếu sót

Liệt kê những tình huống và phương pháp giải quyết rõ ràng cho từng trườnghợp hư hỏng riêng biệt như thay thế hoặc sửa chữa

Tình trạng cấp cứu khẩn cấp

Bác sĩ và đội cứu hỏa phải luôn luôn thường trực tại khu vực diễn ra chươngtrình nhằm tránh những tình trạng bất trắc Nếu điều này nằm ngoài ngân sách chươngtrình thì ít nhất cũng nên trang bị một bác sĩ và thùng sơ cứu để có thể sử dụng kịpthời Gần đây, trong một số event có quy mô, ban tổ chức có trang bị xe cấp cứu đềphòng những trường hợp bất trắc

Bên cạnh đó toàn bộ nhân viên tổ chức cần phải được trang bị kĩ lưỡng nhữngkiến thức cần thiết để thực hiện những biện pháp sơ cứu khi có tai nạn xảy ra Đối vớinhững khách mời quan trọng nói riêng và toàn bộ khách mời nếu có khả năng thì tanên có danh sách những khách mời và tiền sử bệnh kèm theo của họ, để có nhữngphương án thích hợp

Những tình huống ẩu đả

Những sự kiện có đông người tham dự và thuộc nhiều thành phần thường rấtphức tạp, đặc biệt là những sự kiện có sử dụng đồ uống có cồn Trong những sự kiệnnày, bạn phải cực kỳ lưu ý những vật dụng có thể dùng làm vũ khí khi có ẩu đả và dễdẫn đến thương tích như chai thủy tinh (bia, rượu), chén, đĩa, nĩa, ống sắt, ghế nhựa,chất lỏng nguy hiểm, và càng hạn chế càng tốt (ví dụ cho khách hàng uống thử thìnên dùng ly nhựa thay vì chai thủy tinh - và chắc chắn khách hàng sẽ không phật ý nếubạn giải thích lý do để họ hiểu)

Ngoài ra còn các vấn đề khác như: vấn đề kỹ thuận, vấn đề dịch vụ, truyềnthông, thông tin sai lệch trên thiệp mời, vấn đề về truyền thông…

Những tình huống ngoài dự đoán

Những tình huống có thể dự đoán và phòng tránh như mưa bão, lũ lụt thì khôngnói, ngoài ra, những trường hợp bất ngờ như động đất, bạo loạn, thì quả là đôi khinằm ngoài khả năng

=> biện pháp:

- Luôn tìm hiểu một cách kỹ lưỡng các yếu tố sẽ ảnh hưởng đến sự kiện: Đốivới mỗi sự kiện cụ thể các yếu tố ảnh hưởng thường rất đa dạng; như các yếu tố về luậtpháp, chính trị, thời tiết khí hậu… (có thể thay đổi thường xuyên) nên nhà tổ chức sựkiện cho dù đã từng tổ chức loại hình sự kiện này, nhưng khi tổ chức cho một sự kiện

cụ thể vẫn cần tìm hiểu, xem xét tới các yếu tố ảnh hưởng

- Quan tâm đến tính khả thi trong việc lập kế hoạch và chuẩn bị sự kiện: Tínhkhả thi không thể dựa vào đánh giá chủ quan của người lập kế hoạch hay chuẩn bị sựkiện mà phải dựa trên những khảo sát thực tế Thậm chí nó còn phải có những ràngbuộc nhất định đối với những đối tác có liên quan (như các hợp đồng cung ứng dịchvụ; các bản yêu cầu chi tiết…) mới thực sự đảm bảo được

- Có quy trình chi tiết cho từng nội dung công việc trong tổ chức sự kiện:.Tương tự như các quy trình nghề nghiệp khác tổ chức sự kiện cũng cần phải có cácquy trình rất cụ thể (ví dụ: trong hướng dẫn du lịch người ta đã xây dựng quy trình từviệc chuẩn bị; đón tiếp; thuyết minh; hướng dẫn tham quan tại điểm; hướng dẫn thamquan trên ô tô…) Việc xây dựng quy trình đòi hỏi kinh nghiệm và hiểu biết tương đốisâu rộng về nghề nghiệp (nhiều nhà tổ chức sự kiện nếu chỉ dựa vào kinh nghiệm cùamình khi xây dựng quy trình sẽ không đầy đủ); Khi xây dựng quy trình cần chú ý (đâycũng là kinh nghiệm của chúng tôi khi xây dựng một số quy trình trong tài liệu này):

+ Nên thu thập tìm hiểu nội dung có liên quan từ tài liệu, các quy đã có từtrước, đây là cơ sở quan trọng kết hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp tổ chức

sự kiện để tiến hành xây dựng một quy trình phù hợp cho mình;

+ Trong quá trình tổ chức sự kiện thực tế, luôn quan tâm hoàn thiện các quytrình; lưu lại các quy trình đã thực hiện làm cơ sở khi có công việc tương tự ở các sựkiện khác; 129 + Với các công việc chưa có quy trình trước (và không có nhiều tài liệutham khảo), cần liên hệ với các chuyên gia có kinh nghiệm; tìm thông tin ở trên mạng(qua các trang tiếng nước ngoài), nên tổ chức họp nhóm để thống nhất, góp ý về quytrình

- Với các nội dung quan trọng luôn có các kế hoạch dự phòng song song: Cácnội dung quan trọng trong sự kiện như đón khách VIP chẳng hạn, nhà tổ chức sự kiệnluôn tính đến việc có thể do một biến cố đặc biệt nào đó, khách có thể không tham gia

hoặc đến muộn… trong trường hợp đó đã có những kế hoạch khác dự phòng (ví dụcho một hoạt động khác xen vào, hay đôn một nội dung khác lên trước…).

- có thỏa thuận kiểm tra từ trc về thời gian, lịch trình đối với nhà cung cấpVới các nội dung liên quan đến các nhà cung cấp dịch vụ trung gian cần phải cóthỏa thuận và kiểm tra thống nhất từ trước về thời gian, lịch trình: Nhà tổ chức sự kiệnthường bị động trong việc kiểm soát một số công việc này, ví dụ như các vấn đề vềdiễn giả, người dẫn chương trình, diễn viên nổi tiếng tham dự chương trình… Để hạnchế các sự cố thuộc nhóm này, ngoài việc ký kết hợp đồng với nội dung chi tiết (hoặc

có phụ lục chi tiết kèm theo), nhà tổ chức sự kiện còn phải thường xuyên đôn đốc,kiểm tra và duy trì các mối quan hệ hiệu quả với nhóm này

- Khi thực hiện công việc luôn có bảng danh mục công việc (trong đó có nộidung, tiến độ, quy trình cho công việc); ngoài ra nên thực hiện các công 131 việc kèmtheo danh sách kiểm tra (check list) Việc xây dựng check list cho các công việc sẽ hạnchế được những thiếu sót trong khâu chuẩn bị, tiến hành các công việc trong tổ chức

sự kiện

- xây dựng quy trình giải quyết sự cố

Mỗi sự cố đều có những cách thức tiến hành riêng, tuy nhiên nó vẫn có thểđược thực hiện theo những quy trình chung và quy trình cụ thể Các nhà tổ chức sựkiện cần phải xây dựng các quy trình và hướng dẫn những người thực hiện nắm vữngcác quy trình này để có những hướng dẫn và tính chủ động trong việc giải quyết các sự

cố Nhìn chung sự cố trong tổ chức sự kiện vô cùng đa dạng, một chuyên gia trongnghề cho rằng: “ Đối với mỗi người, kinh nghiệm học được là do tự mình rút tỉa từnhững vấp váp của bản thân trong cuộc sống, nhưng đôi khi ta cũng học được qua câuchuyện của người khác Biết để không phải đi vào vết xe đổ”, cũng chính từ quan điểmtrên chúng ta hãy tìm hiểu thêm các kinh nghiệm về “những tình huống không muốngặp trong tổ chức sự kiện” (xem trong phần phụ lục)

Câu 16: khái niệm đánh giá hoạt động sk, ý nghĩa, và các yto ảnh hưởng đến đánh giá sk?

 KN: đánh giá sk là hdong lien quan chủ yếu đến việc đo lường sự thành côngcủa 1 sk về mtieu của nó bằng cách thu thập và ptich các dữ liệu liên quan từ sk này

 -ý nghĩa của ĐG TCSK:

- +Đánh giá sự kiện, nếu được khai thác hợp lý và áp dụng là chìa khóa chotiến trình cải tiến liên tục sự kiện, tạo chỗ đứng và danh tiếng của ngành sự kiện Nếulàm tốt, sẽ nâng cao danh tiếng các sự kiện của họ và nâng cao danh tiếng của bản thâncác nhà quản trị sự kiện cũng như là các chuyên gia.

- các bài học được rút tỉa từ một sự kiện khác có thể được kết hợp trong việclập các kế hoạch sự kiện tiếp theo Nó cũng được áp dụng đối với kiến thức chung về

sự kiện, tức là các bài học kinh nghiệm từ những sự kiện riêng lẻ sẽ đóng góp vàonâng cao sự hiểu biết tổng thể và hiệu quản của ngành sự kiện

- rút kinh nghiệm từ những sai xót cũng như phát huy những điểm mạnh đãthực hiện được trong sự kiện

- biết được sự kiện có theo đúng mục đích của nó hay không hoặc tầm ảnhhưởng của nó tới xã hội Sự kiện thực hiện đúng ngân sách dự toán và đúng thời giankhông?

+ Sự kiện có đạt được mục tiêu đặt ra không?

+ Bao nhiêu người tham dự và mong đợi của họ được đáp áp ứng không? Đốivới lập kế hoạch cho sự kiện tương tự trong tương lai, có thể sẽ hữu ích nếu biết đượckhách đến từ đâu? Bằng cách nào họ biết đến sự kiện? Họ có ý định quay trở lại sựkiện vào những năm tiếp theo hay không?

+ Các nhà tài trợ sự kiện sẽ có những thước đó khác:

+ Mức độ nhận thức của khách hàng về sản phẩm hoặc dịch vụ của họ có giatăng qua sự kiện không?

+ Các quảng cáo đã đạt đến sự thâm nhập nào?

+ Sự kiện tạo ra độ bao phủ trên truyền thông đại chúng như thế nào?

+ Sơ lược tiểu sử của những người tham dự sự kiện?

 yếu tố ảnh hưởng đến ĐG TCSK:

- Các yếu tố về nhân lực và phương tiện sử dụng

- Tiêu chí và phương pháp đánh giá

- Số liệu thu thập được trong sự kiện

-Các nhìn nhận của nhà đầu tư sự kiện

Câu 17: nêu mục tiêu, yêu cầu của tổ chức lễ khai trương, khánh thành?

 mục tiêu của khai trương khánh thành:

- Để đánh dấu sự bắt đầu hoạt động của một công ty, nhà máy, doanh nghiệp,

để công bố cho đối tác,khánh hàng của bạn về sự hoạt động của doanh nghiệp mình

- để quảng bá thương hiệu của bạn đến với đối tác và khách hàng

- tìm kiếm khách hàng mục tiêu

- tạo lập được nhiều mối quan hệ với khách hàng, nhà cung ứng, đối thủ cạnhtranh và với giới truyền thông

 mục tiêu của tổ chức lễ ra mắt sản phẩm mới:

- Đánh dấu sự ra đời của 1 sản phẩm, bước ngoặt của cty: Là cơ hội thông báođến KH công chúng về sự xhien của spham ms 1 cách ấn tượng, bằng những tính năng

ưu điểm và sự khác biệt của sp so vs những sp khác

- tiếp cận kh tiềm năng: tiếp cận dc KH tiềm năng là mtieu quan trong nhất của

lễ ra mắt sp ms mà doanh nghiệp nào cũng hướng đến

- gia tăng hiệu quả kinh doanh: sp dc nhiều ng biết đến, tiếp cận dc tới nhiều

KH khiến lượng sp bán gia tăng, dêm lại nguồn thu nhập đáng kể cho DN Trong quátrình gia mắt sp ms cũng là lúc dn có thể bán hàng, doanh thu và lợi nhuận có thể đạt

- những vấn đề pháp lý và truyền thông marketing SK

- tổ chức triển khai hoạt động SK

- đánh giá SK và những thông tin về các loại sự kiện thường gặp

II NHÓM CÂU HỎI 2

Câu 1: phtich quá trình phát triển, nhân tố ảnh hưởng của tổ chức sk? Liên hệ thực tiễn?

 quá trình phát triển của tổ chức sự kiện:

- Năm 1990, cuộc thi tiếng hát truyền hình lần thứ nhất do Đài Phát ThanhTruyền Hình TP.HCM tổ chức, đây có thể được xem là event lớn đầu tiên tại ViệtNam

- Năm 1994, chương trình duyên dáng Việt Nam lần 1 do báo Thanh Niên tổchức là event lớn thứ 2 tại Việt Nam, chương trình này hoàn thiện khoảng 70% cáckhâu tổ chức, đặt nền móng cho nghề event và các hoạt động liên quan

- Các năm 1995, 1998, 2003, 2004, 2006 liên tiếp chứng kiến sự phát triển vàhoàn thiện không ngừng của nghề Event cũng như các hoạt động liên quan (họp báo,

ra mắt sản phẩm mới…) như lễ ra mắt nhà máy Cocacola Việt Nam, sự xuất hiện củacác nhân vật nổi tiếng (Trương Ngọc Hữu, Beckham, Bi Rain), event ra mắt FordFocus (mô hình Ford Focus bay) tại nhà thi đấu quân khu 7

- Năm 2009, có thể kể đến sự kiện được tổ chức rất quy mô cũng tại nhà thiđâu quân khu 7 của nhãn hàng Clear Men, sự kiện đã thu hút nhiều bạn trẻ tham gia do

sự kết hợp độc đáo giữa cuộc thi tâng bóng nghệ thuật free style với show nhạc rockhoành tráng

- Từ đó về sau, ngày càng nhiều các event được tổ chức rất chuyên nghiệp vàhiệu quả Chứng tỏ sự phát triển mạnh mẽ của event tại Việt Nam

tiếp qui mô nhu cầu tổng quát trong hiện tại và tương lai, và do đó nó cũng phản ánh

sự phát triển hay suy thoái của thị trường Sự thay đổi về cơ cấu tuổi tác, cơ cấu, qui

mô hộ gia đình trong dân cư cũng làm thay đổi cơ cấu khách hàng tiềm năng, nó tácđộng quan trọng tới cơ cấu tiêu dùng và nhu cầu về các loại hàng hoá Vì vậy làm chocác hoạt động Tổ chức sự kiện thay đổi thường xuyên, liên tục Một vấn đề khác liênquan đến sự biến đổi thị trường và do đó liên quan đến hoạt động Tổ chức sự kiện làquá trình đô thị hoá và phân bố lại dân cư Các vùng đô thị tập trung luôn luôn là thịtrường chính của dịch vụ tổ chức sự kiện Bên cạnh đó, việc phân bố lại lực lượng sảnxuất, phân vùng lãnh thổ, đặc khu kinh tế cũng tạo ra các cơ hội thị trường mới đầyhấp dẫn

+ Môi trường kinh tế: Thể hiện ở tốc độ tăng trưởng kinh tế, cơ cấu vùng từ đótạo ra tính hấp dẫn về thị trường và sức mua, cơ cấu chi tiêu khác nhau đối với các thịtrường hàng hoá khác nhau Theo đánh giá của nhiều chuyên gia tổ chức sự kiện, thìcác sự kiện liên quan đến hoạt động kinh doanh, thương mại của các doanh nghiệpchiếm hơn 60% về số lượng, và 75% về ngân sách tổ chức sự kiện Mà nhu cầu củacác 28 doanh nghiệp này lại chịu ảnh hưởng trực tiếp từ môi trường kinh tế do đó môitrường kinh tế sẽ có những ảnh hưởng rất lớn đến dịch vụ tổ chức sự kiện Ngoài racùng với sự phát triển của đời sống xã hội, mà yếu tố chi phối lớn nhất là thu nhập củangười dân sẽ tác động đến tổ chức sự kiện Ví dụ, khi thu nhập của người dân nâng caocác sự kiện mang tính chất truyền thống (như cưới hỏi, sinh nhật, giao tiếp xã hội…)

sẽ ngày càng nhiều, đòi hỏi tính chuyên nghiệp ngày càng cao, đây là một mảng sựkiện mà các nhà kinh doanh cần phải quan tâm, chuẩn bị các điều kiện để cạnh tranhtrong tương lai

+ Môi trường tự nhiên: Bao gồm hệ thống các yếu tố tự nhiên ảnh hưởng đếnđầu vào cần thiết cho các nhà sản xuất kinh doanh và gây ảnh hưởng cho các hoạtđộng tổ chức sự kiện

Các yếu tố ảnh hưởng rõ rệt nhất từ môi trường tự nhiên có thể chỉ ra là:

o Thời tiết, khí hậu ảnh hưởng trực tiếp đến việc tổ chức sự kiện, đặc biệt làcác sự kiện dự định tổ chức ở không gian ngoài trời

o Các vấn đề về ô nhiễm và bảo vệ môi trường: Cộng đồng dân cư và chínhquyền nơi diễn ra sự kiện, thường có những nhận thức nhất định về vấn đề ô nhiễm và

bảo vệ môi trường Điều này tác động đến việc lựa chọn các chủ đề cũng như hoạtđộng trong sự kiện, nếu không đáp ứng được các yêu cầu tối thiểu về môi trường, xử

lý rác thải… nhà tổ chức sự kiện có thể sẽ không được cấp phép cho việc tổ chức sựkiện

+ Môi trường công nghệ kỹ thuật: Bao gồm các nhân tố gây tác động ảnhhưởng đến công nghệ mới, sáng tạo sản phẩm và cơ hội thị trường mới, ảnh hưởng đếnviệc thực thi các giải pháp cụ thể của tổ chức sự kiện Tiến bộ kỹ thuật hỗ trợ cho tổchức sự kiện ở nhiều lĩnh vực như:

o Trong việc quản lý, lập kế hoạch tổ chức sự kiện

o Trong quá trình chuẩn bị sự kiện (như chuẩn bị địa điểm, trang trí)

o Trong hoạt động thông tin liên lạc hỗ trợ cho tổ chức sự kiện

o Trong quá trình đưa đón, vận chuyển khách đến với sự kiện

o Trong việc trình diễn (kỹ thuật âm thanh, ánh sáng, các hiệu ứng đặc biệt)…+ Môi trường chính trị: Là một trong những yếu tố ảnh hưởng mạnh mẽ đếncác quyết định tổ chức sự kiện của cả nhà đầu tư và tổ chức sự kiện Nó bao gồm hệthống luật và 29 các văn bản dưới luật, các công cụ, chính sách của nhà nước, tổ chức

bộ máy, cơ chế điều hành của chính phủ và các tổ chức chính trị, xã hội Sự tác độngcủa môi trường chính trị tới các quyết định Tổ chức sự kiện phản ánh sự tác động canthiệp của các chủ thể quản lý vĩ mô tới kinh doanh của doanh nghiệp

Ví dụ, các quy định của nhà nước về thủ tục hành chính sẽ tác động không nhỏđến hoạt động tổ chức sự kiện nếu không nắm vững điều này sẽ gặp khó khăn rất lớntrong hoạt động tổ chức sự kiện

+ Môi trường văn hoá: Văn hoá được coi là một hệ thống giá trị, quan niệm,niềm tin, truyền thống và các chuẩn mực hành vi đơn nhất với một nhóm người cụ thểnào đó được chia sẻ một cách tập thể, bao gồm: những giá trị văn hoá truyền thống cănbản, những giá trị văn hoá thứ phát, các nhánh văn hoá của một nền văn hoá

o Những giá trị văn hoá truyền thống căn bản: Đó là các giá trị chuẩn mực vàniềm tin trong xã hội có mức độ bền vững, khó thay đổi, tính kiên định rất cao, đượctruyền từ đời này qua đời khác và được duy trì qua môi trường gia đình, trường học,tôn giáo, luật pháp nơi công sở và chúng tác động mạnh mẽ, cụ thể vào những thái

độ, hành vi ứng xử hàng ngày, hành vi mua và tiêu dùng hàng hoá của từng cá nhân,từng nhóm người

o Những giá trị văn hoá thứ phát: Nhóm giá trị chuẩn mực và niềm tin mangtính “thứ phát” thì linh động hơn, có khả năng thay đổi dễ hơn so với nhóm căn bảncác giá trị chuẩn mực về đạo đức, văn hoá thứ phát khi thay đổi hay dịch chuyển sẽ tạo

ra các cơ hội thị trường hay các khuynh hướng tiêu dùng mới, đòi hỏi các hoạt động

Tổ chức sự kiện phải bắt kịp và khai thác tối đa

o Các nhánh văn hoá của một nền văn hoá: Có những “tiểu nhóm” văn hoáluôn luôn tồn tại trong xã hội và họ chính là những cơ sở quan trọng để hình thành vànhân rộng một đoạn thị trường nào đó Những nhóm này cùng chia sẻ các hệ thống giátrị văn hoá - đạo đức - tôn giáo nào đó, dựa trên cơ sở của những kinh nghiệm sốnghay những hoàn cảnh chung, phổ biến Đó là những nhóm tín đồ của một tôn giáo haygiáo phái nào đó, nhóm thanh thiếu niên, nhóm phụ nữ đi làm Nói chung, các giá trịvăn hoá chủ yếu trong xã hội được thể hiện ở quan niệm hay cách nhìn nhận, đánh giácon người về bản thân mình, về mối quan hệ giữa con người với nhau, về thể chế xãhội nói chung, về thiên nhiên và về thế giới Ngày nay con người đang có xu thế trở vềvới cộng đồng, hoà nhập chung sống hoà bình, bảo về và duy trì, phát triển thiênnhiên, môi trường sinh thái Sự 30 đa dạng hoá, giao thoa của các nền văn hoá, sắc tộc

và tôn giáo khiến các hoạt động Tổ chức sự kiện cần phải thích ứng để phù hợp vớicác diễn biến đó Tóm lại, môi trường tổ chức sự kiện vĩ mô cũng hết sức rộng lớn vàảnh hưởng nhiều mặt tới hoạt động Tổ chức sự kiện của doanh nghiệp

- Các yếu tố vi mô

Để tổ chức thành công một sự kiện, các nhà tổ chức sự kiện phải sử dụng mộtcách tối ưu các nguồn lực của mình, ngoài ra cần phải cân nhắc ảnh hưởng của nhữngngười cung ứng dịch vụ trung gian, đối thủ cạnh tranh, khách hàng (nhà đầu tư/ tài trợ

sự kiện)

Nhóm các yếu tố vi mô bao gồm các yếu tố liên quan chặt chẽ đến nhà tổ chức

sự kiện và sự kiện cụ thể, nó có ảnh hưởng trực tiếp đến quy trình tổ chức sự kiện Cácyếu tố vi mô bao gồm:

+ Các yếu tố bên trong doanh nghiệp tổ chức sự kiện

o Nguồn lực của nhà tổ chức sự kiện (resource): nguồn nhân lực, cơ sở vật chất

kỹ thuật, kinh nghiệm tổ chức sự kiện, các mối quan hệ với nhà cung ứng dịch vụ, vớichính quyền…

o Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ tổ chức sự kiện Những người cung ứng dịch

vụ bổ trợ tổ chức sự kiện là các doanh nghiệp và các cá nhân đảm bảo cung ứng cácyếu tố cần thiết cho nhà tổ chức sự kiện và các đối thủ cạnh tranh để có thể thực hiệntriển khai được các sự kiện Các nhà cung ứng dịch vụ bổ trợ sự kiện sẽ ảnh hưởng đếncác yếu tố như:

 Địa điểm tổ chức sự kiện (venue)

 Cách thức phục vụ (catering)

 Hình thức giải trí (entertainment, artist, speaker)

 Cách trang trí (decoration), âm thanh ánh sáng (sound and light)

 Các kỹ xảo hiệu ứng đặc biệt (audiovisual, special effects)…

Bất kỳ có sự thay đổi nào từ phía người cung ứng cũng sẽ gây ra ảnh hưởng tớihoạt động tổ chức sự kiện Để đảm bảo ổn định và có sự lựa chọn, cạnh tranh…choviệc cung cấp các dịch vụ đúng chất lượng, số lượng và thời gian, phần lớn các doanhnghiệp tổ chức sự kiện đều thiết lập mối quan hệ đối tác với nhiều nhà cung cấp chomình

+ Khách hàng: Khách hàng là đối tượng mà doanh nghiệp tổ chức sự kiện phục

vụ và mang lại nguồn thu cho nhà tổ chức sự kiện, tùy theo hình thức tổ chức sự kiện

mà khách hàng của sự kiện có thể khác nhau Ví dụ: một công ty bỏ tiền thuê một cuộctriển lãm hàng hóa thì khách hàng là nhà đầu tư sự kiện Trong trường hợp nhà tổ chức

sự kiện tự đứng ra tổ chức một sự kiện nào đó (ví dụ một cuộc biểu diễn nghệ thuật),khách hàng chính là các nhà tài trợ cho sự kiện và khán giả sự kiện

Các đòi hỏi của khách hàng sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động tổ chức sựkiện, vì nhà tổ chức sự kiện phải tạo ra các sự kiện đáp ứng nhu cầu hay nói cách khácđạt được mục tiêu của khách hàng Ví dụ mục tiêu và các yêu cầu cụ thể trong sự kiệncủa nhà đầu tư sự kiện Đây là yếu tố quyết định đến chủ đề cũng như nội dung của sựkiện Tuy nhiên với kinh nghiệm cũng như trách nhiệm của nhà tổ chức sự kiệnchuyên nghiệp cần có những sự tư vấn nhất định để hạn chế những đòi hỏi bất khả thi,

những yêu cầu không hiệu quả và thực sự mang lại lợi ích thiết thực cho nhà đầu tư sựkiện.

+ Đối thủ cạnh tranh: Mọi doanh nghiệp nói chung và các doanh nghiệp tổchức sự kiện nói riêng đều phải đối đầu với các đối thủ cạnh tranh với nhiều mức độkhác nhau Trong quá trình tiến hành tìm kiếm các nhà đầu tư sự kiện, cần phải hết sứcquan tâm đến đối thủ cạnh tranh để đưa ra các chính sách, chiến lược cạnh tranh hợp

lý Đặc biệt nếu đối thủ cạnh tranh cùng tham gia đấu thầu trong việc tổ chức một sựkiện nào đó, mức độ cạnh tranh sẽ trở nên khốc liệt hơn Quá trình cạnh tranh này sẽảnh hưởng đến sự kiện (ảnh hưởng đến ngân sách, chương trình, ý tưởng do tác động

từ đối thủ cạnh tranh)

+ Chính quyền và cư dân nơi diễn ra sự kiện: Là chính quyền và cư dân giớihạn trong một phạm vi địa lý nào đó chịu ảnh hưởng trong thời gian tiến hành sự kiện.Phạm vi giới hạn là lớn hay nhỏ, tùy theo mức độ ảnh hưởng cũng như quy mô của sựkiện Phạm vi này có thể là: xóm thôn, phường xã, một cơ quan, trường học và rộnghơn có thể là một thành phố, điểm du lịch, vùng lãnh thổ, quốc gia… Chính quyền và

cư dân nơi diễn ra sự kiện sẽ ủng hộ hoặc chống lại các hoạt động tổ chức sự kiện, do

đó có thể tạo thuận lợi hay gây khó khăn cho doanh nghiệp

Để thành công, doanh nghiệp phải tạo lập, duy trì và phát triển mối quan hệ tốtđẹp với nhóm này, đặc biệt là chính quyền nơi diễn ra sự kiện Quan hệ tốt với chínhquyền nơi diễn ra sự kiện không chỉ thuận lợi trong việc giải quyết các thủ tục hànhchính mà còn có thể được sự trợ giúp của chính 32 quyền về các vấn đề an ninh, vệsinh, giao thông… thậm chí với các sự kiện mang tính phi lợi nhuận và có tính xã hộicao (ví dụ tuần lễ vệ sinh môi trường ở khu du lịch Thiên Cầm) còn có thể được sự tàitrợ về kinh phí từ chính quyền nơi diễn ra sự kiện (trong trường hợp này chính quyềncòn có thêm vai trò là nhà tài trợ trong sự kiện)

Câu 2: phtich thị trường tổ chức sk và xu hướng phtrien ở VN?

 thị trường tổ chức sk vn:

- Hiện nay, một số công ty event Việt Nam đã có một vị trí khá vững trongngành, tuy nhiên con số này còn khá khiêm tốn so với công ty nước ngoài Đối với cáccông ty Việt Nam hiểu rõ tâm lí và văn hóa người Việt Nam lại không thể tạo ra những

event thật sự đỉnh cho chính người Việt, hiển nhiên là trình độ kỹ thuật và khả năngsáng tạo của chúng ta không hề thua kém.

- ý tưởng sáng tạo của chúng ta không hề thiếu nhưng để bám sát mục tiêu đượcchuyển tải sống động ra thực tế tạo nên sự chuyên nghiệp trong các event là một trởngại lớn của các công ty event Việt Nam

- Tại Việt Nam, số lượng các công ty chuyên về event ngày càng nhiều Tínhđến nay, chỉ riêng tại TP.HCM số lượng công ty quảng cáo - tổ chức sự kiện, tổ chứcbiểu diễn có đăng ký kinh doanh đã gần đến mức 5.000 công ty Tuy nhiên, trên thực

tế chỉ có khoảng 250 công ty thuộc lĩnh vực này tạo được hiệu quả trong kinh doanh

và có danh tiếng, điển hình là các công ty PRO Event, Le Bros, Cool Event, BigSolution,… Trong khi đó những công ty event được thành lập từ những công ty quảngcáo đang ngày một phát triển theo cấp số nhân

 xu hướng của tcsk:

- Menu thân thiện với môi trường

Khi trào lưu xanh ngày càng phát triển, xu hướng sự kiện năm tới sẽ là những

sự kiện có tính thân thiện với môi trường hơn bao giờ hết Và menu thân thiện môitrường sẽ trở thành một cách sáng tạo để thúc đẩy thông điệp xanh mà sự kiện muốnnhắc đến Tận dụng những nhà sản xuất từ địa phương cũng như những nguồn cungcấp tại địa phương đó và bảo đảm chất lượng phục vụ đến từ quá trình sản xuất từnhững nguồn cung đó

Bên cạnh đó chúng ta sẽ chứng kiến những hội nghị, sự kiện xử lí chất thải hiệuquả hơn, ví dụ tổ chức một tổ chức từ thiện để thu thập thức ăn thừa

- Sự kiện chú trọng cá nhân

Hội nghị doanh nghiệp theo lối truyền thống xa cách có lẽ đã đi vào dĩ vãng,các nhà tổ chức bây giờ đây làm việc vô cùng chăm chỉ để tạo nên một môi trườngthân mật và mang tính cá nhân cao Có thể nói các doanh nghiệp và tổ chức đang ngàycàng tùy biến sự kiện của họ sao cho mở rộng hết mức có thể về sự hiểu biết thươnghiệu cũng như hình ảnh của họ trong lòng khán giả

- Thảo luận sôi nổi hơn

Những sự kiện như thế đang dần thay thế những người diễn thuyết làm sao cho

họ có thể hòa mình vào thành một phần của khán giả, thân thiện và gần gũi hơn Một

cuộc thảo luận, sự kiện chuyên đề, các cuộc tranh luận có tính tương tác với khán giảđều là những sự kiện nằm trong thể loại này.

- Chương trình thực tế

Một ý tưởng mang tính hiện tượng hấp dẫn lấy cảm hứng từ những chươngtrình thực tế Bản thân format chương trình tham khảo và đánh bật lên văn hóa phổbiến, mang tính giải trí và liên quan đến các thành phần tham dự Ngay cả những sựkiện của công ty cũng đang thay đổi theo hướng sự kiện này chứ không chỉ toàn lànhững sự kiện về lối sống mới cần

- Tổ chức sự kiện xanh

Sự kiện xanh gắn liền bao gồm trong việc phục vụ, giảm thiểu lãng phí, sự dụngnăng lượng một cách hiệu quả Sử dụng các thiết bị tirn2h chiếu để giảm thiểu lượnggiấy lãng phí, tất cả tài liệu sẽ được truyền đi thông qua mạng và thiết bị lưu trữ diđộng Có lẽ chúng ta sẽ được chứng kiến những hội nghị không cần sử dụng giấy trongtương lai

- Team building và Sales xung quanh các trò chơi tương tác

Để bảo đảm đầu tư mang về lợi nhuận, các công ty sẽ chú trọng hơn vào việctạo ra doanh số bán hàng vì thế chúng ta sẽ được chứng kiến nhiều sự kiện xây dựngtheo phong cách đội nhóm - team building - hay những sự kiện mà hoạt động của nómang tính kích thích cao nhằm thu hút khách hàng tham gia

Câu 3: trình bày ycau, ý nghĩa của việc lựa chọn địa điểm tổ chức sk?

 Yêu cầu của việc chọn địa điểm TCSK:

- Địa điểm cần phải phù hợp với chủ đề của sự kiện (Một cuộc hội thảo khoahọc chẳng hạn cần phải tổ chức ở những địa điểm chuyên nghiệp, trang trọng; trongkhi đó một cuộc triển lãm nghề thủ công lại không nên tổ chức ở một trung tâm hộinghị…)

- Địa điểm cần phải phù hợp với quy mô của sự kiện (Ví dụ cần trả lời các câuhỏi như: địa điểm đó chứa được tối đa bao nhiêu người? Có phù hợp với số lượngkhách mời dự tính hay không? Không nên quá chật, cũng ko quá dư thừa khoảngkhông…)