Nội dung của giáo trình Kỹ thuật soạn thảo Văn bản pháp luật gồm 5 vấn đề, với những nội dung cơ bản nhất về soạn thảo Văn bản pháp luật được sắp xếp từ những lý luận chung đến những kiến thức cụ thể nhằm cung cấp những kiến thức cho học viên, sinh viên những hiểu biết, kỹ năng giúp cho người đọc làm quen với công tác quản lý. Phần 2 của giáo trình trình bày vấn đề 3,4,5 của giáo trình: soạn thảo văn bản áp dụng pháp luật, soạn thảo văn bản hành chính, kiểm tra, xử lý Văn bản pháp luật và soạn thảo văn bản có nội dung xử lý Văn bản pháp luật khiếm khuyết.
Trang 1Vân đê 4
SOẠN THÀO VẰN BẢN HÀNH CHÍNH
Xin chào các anh/chị học viên!
Chúng tôi rất hân hạnh được trao đổi với các anh/ chị vấn đề 4 của môn
Kỹ thuật soạn thảo Văn bản pháp luật - vấn đề soạn thảo văn bản hành chính; vấn đề này gm ba phần:
- Phần ì Khái niệm văn bản hành chính;
- Phần li Thủ tục, trình tự ban hành văn bàn hành chính;
- Phần III Soạn thảo hình thức và nội dung của văn bản hành chính Mục tiêu chung
Nghiên cứu vấn đề này, anh/ chị có thể hiểu được những vấn đề cơ băn đế soạn thào hoàn chinh văn bán hành chính
Mục tiêu cụ thể
- Nêu được khái niệm văn bản hành chính , và phân biệt được văn bản
hành chính với Văn bản quy phạm pháp luật, Văn bàn áp dụng pháp luật;
- Trình bày được đặc điểm của văn bàn hành chính;
- Xác định được thẩm quyền ban hành văn bản hành chính;
- Làm rõ được các thù tục, trình tự ban hành văn bản hành chính;
- Phân tích được những yêu cầu cùa Nhà nước vê cách thức trình bày hình thức cùa văn bản hành chinh;
- Hiêu và vận dụng được cách thức soạn thảo nội dung của văn bàn hành chính
Chúc các anh/chị đạt kết quả tốt!
ì KHÁI NIỆM VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1 Khái niệm
Nhà nước ra đời xuất phát từ nhu cầu quan lý xã hội Nhà nước là chu thề
có quyên lực to lớn trons quàn lý xã hội hiện nay, thực hiện chức năng quan lý nhà nước đối với mọi lĩnh vực khác nhau của đời sổng xã hội Đê thực hiện chức nănc quan lý đôi với xã hội cùa mình nhà nước ban hành rất nhiêu loại
146
Trang 2văn bản khác nhau như Văn bản quy phạm pháp luật, Văn bàn áp dụng pháp luật và văn bản hành chính Các loại văn bản này được gọi với tên chung là văn bàn quàn lý nhà nước
Văn bàn quàn lý nhả nước là phương tiện quan trọng để áp đặt ý chí Nhà nước lên các đối tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu quản lý đã đề ra Thông qua các văn bản này, ý chí nhà nước được thể hiện, được truyền đạt tới tất cả các cá nhân, tổ chức có liên quan và được áp đặt lên toàn xã hội
Văn bản quản lý nhà nước có rất nhiều loại như Văn bàn quy phạm pháp luật, Văn bản áp dụng pháp luật, văn bản hành chính (thông dụng) Trong đỏ, vãn bản hành chính là một trong những loại văn bản được sử dụng phổ biến thực tiễn quàn lý Nhà nước Tuy nhiên, dưới góc độ nghiên cứu khoa học cũng như thực tiễn, hiện nay còn có nhiều quan điểm chưa thong nhất về khái niệm văn bản hành chính, cụ thể nhu sau:
Theo quan điểm cùa các tác già đề cập trong Tập bài giảng Văn bản và soạn thảo văn bản cùa Trường Đại học Luật Hà Nội năm 1996 [trang 143] thì văn bản hành chính bao gm các loại sau: Hiến pháp, luật, pháp lệnh ; thông báo, thông tư, chỉ thị, nghị quyết, quyết định là những thông báo cùa cấp trên xuống cấp dưới; đơn từ, báo cáo, biên bản là những văn bản, giấy tờ giao dịch giữa cấp trên và cấp dưới; hợp đng, hóa đơn, biên nhận là những văn bản giao dịch giữa các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội với nhau và giữa các cá nhân với cơ quan nhà nước hay tổ chức xã hội; Các văn bản ngoại giao: công hàm, hiệp định, công ước là những văn bản giao dịch giữa quốc gia này với quốc gia khác hay với một tổ chức quốc tế Như vậy, theo quan điểm của các tác giả này thì văn bản hành chính đng nghĩa với văn bàn quàn lý nhà nước Cách quan niệm như vậy là quá rộng đối với văn bản hành chính, bời những văn bàn này chủ yêu là những văn bản dùng đê giao dịch giữa các cơ quan, cá nhân, tổ chức trong quá trình quàn lý nhà nước mà ít nhiều không mang ý chí
áp đặt như một số văn bản được các tác giả này liệt kê như Hiên pháp, luật là những Văn bản quy phạm pháp luật hay những văn bàn là nguôn của Luật quốc
tể như công ước, hiệp định
Trong khi đó, có quan niệm cho rằng văn bản hành chính lại bao gm: Văn bàn pháp quy: là những văn bản dưới luật thuộc phạm trù lập quy chứa đụng các quy tắc xứ sự chung nhằm thực hiện và cụ thể hóa văn bàn dưới luật, được áp dụng nhiêu làn trong thực tế cuộc sống do các cơ quan tron!; hệ thống hành pháp và quán lý nhà nước ban hành và sứa đối theo thâm quyền của từng
cơ quan nhất định như nghị quyết, nghị định của Chính phủ; quyết định, chi thị
Trang 3của Thủ tướng Chính phủ; quyết định, chi thị, thông tư của Bộ trưởng (hiện nay, theo Luật Ban hành văn bản quy pháp luật năm 2008 là nghị định của Chính phủ, quyết định của Thủ tướng Chính phù, thông tư của Bộ trưởng ); Văn bản áp dụng (văn bản cá biệt) là văn bản có các hình thức như văn bản pháp quy, nhưng chi chứa đựng các quy tắc xử sự riêng thuộc thẩm quyền cùa từng cơ quan ban hành như nghị định hoặc quyết định thành lập một cơ quan thuộc Chính phủ, thuộc Bộ, ủy ban nhân dân; Quyết định bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật một đơn vị, một cá nhân; Quyết định giải quyết một công việc
cụ thể ; Văn bản liên quan là văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc giữa cơ quan nhà nước với các đoàn thể cấp tuông đương phôi hợp với nhau nhằm quyết định hoặc hướng dẫn giải quyết một vấn đề nào đó như nghị quyết liên tịch, thông tư liên bộ, công văn liên ngành ; Văn bản hành chính thông thường (vãn bản hành chính) là những văn bản mang tính thông tin quy phạm của Nhà nước, nhàm thực thi các văn bản pháp quy giải quyết những tác nghiệp nghiệp vụ cụ thể của hoạt động quản lý; thông tin, báo cáo phản ánh tình hình lên cấp trên; chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc kiểm tra cấp dưới; trao đổi, giao dịch, liên hệ công việc với các cơ quan, đơn vị khác; thông tin, ghi chép những công việc thuộc nội bộ cơ quan, đơn vị Cách quan niệm này của hai tác giả có
phần hẹp hơn so với cách quan niệm cùa các tác giả Trường Đại học Luật Hà
Nội vừa nêu Tuy nhiên, trong cách quan niệm này các tác giả vẫn đề cập đến các văn bàn được xếp vào loại Văn bản quy phạm pháp luật (các vãn bản được
cơ quan hành chính ban hành thuộc phạm trù lập quy) như nghị định, nghị quyết cùa Chính phù hay cả những Văn bàn áp dụng pháp luật (văn bàn cá biệt) cũng được xếp vào văn bản hành chính Nêu xem các loại văn bàn này và vãn bản hành chính là một sẽ không hợp lý cả về mặt lý thuyết nghiên cứu cũng như thực tiễn
Hiện nay, quy định của pháp luật hiện hành như tại Thông tu 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trinh bày văn bản, theo quy định tại Điều 61 Nghị định 24/2009/NĐ-CP thì văn bàn hành chính bao gm văn bàn hành chính thông dụng và Văn bàn áp dụng pháp luật (văn bản cá biệt) và trong nội dung Nghị định 110/2004/NĐ-CP cũng đề cập đến, quyết định (cá biệt), chì thị (cá biệt) cũng được xếp vào loại văn bản hành chính Ngoài ra Thõng tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP cũng đã xác định rõ vãn bản hành chinh do cơ quan hành chính nhà nước, người có thẩm quyền trong cơ quan hành chính Nhà nước, các tô chức chinh trị - xã hội ban hành còn bao gm: thòng cáo thông báo, chương trình, ke hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bàn tờ trình hợp
148
Trang 4đng, công điện, giấy chúng nhận, giấy ủy nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghi phép, giấy đi đường, giấy biên nhận h sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển Như vậy có thể thấy, văn bản hành chính ở đây lại bao gm cà văn bàn hành chính thông dụng và Văn bản áp dụng pháp luật Trong giáo trình này quan niệm văn bản hành chính chi là vãn bản hành chính thông dụng
Từ những phân tích trên, có thể đưa ra khái niệm về văn bản hành chính
như sau: Văn bản hành chính là những văn bản mang tính thông tin điểu hành nhằm thực thi các Văn bàn quy phạm pháp luật hoặc dùng đế giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đoi, ghi chép công việc cùa cơ quan nhà nước; Văn bàn hành chính bao gôm nhiêu hình thc văn bàn khác nhau, điển hình là thông cáo, thông báo, biên bản, công văn, công điện, giấy đi đường, giấy nghi phép, giấy giới thiệu, phiếu gửi mà không bao gồm
cả quyết định (cá biệt) và chi thị (cá biệt)
Qua nghiên cứu, xem xét, đánh giá trên đây, văn bàn hành chính có một
số đặc điểm sau:
Th nhất, về nguồn gốc ra đời, văn bản hành chính có nguồn gốc hình thành từ thực tiễn, xuất phát từ nhu cầu thực tế cùa hoạt động quản lý nhà nước
mà không phải từ quy định của pháp luật Đây là điểm khác biệt cơ bản với
Văn bản quy phạm pháp luật và Văn bản áp dụng pháp luật về ngun gốc hình thành, bời Văn bản quy phạm pháp luật và Văn bản áp dụng pháp luật luôn luôn được ban hành bời chủ thể có thẩm quyền do pháp luật quy định Chi một số chủ thế nhất định mà không phải tất cà chủ thể quản lý Nhà nước được pháp luật trao quyền ban hành Văn bản quy phạm pháp luật và Văn bản áp dụng pháp luật, ví dụ như Luật Ban hành Văn bản quy phạm pháp luật quy định Thủ tướng Chính phủ có thẩm quyền ban hành Văn bàn quy phạm pháp luật dưới hình thức quyết định; Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính năm 2002, sửa đổi, b sung năm 2007 quy định chù tịch Uy ban nhân dân cấp xã ra quyết định xử phạt
vi phạm hành chính đối với hành vi vi phạm hành chính như gây rối trật tự công cộng Tuy nhiên, đối với văn bản hành chính, không quy định nào của pháp luật đề cập đen việc cho phép cơ quan nhà nước hay cá nhân cụ thể có thẩm quyền ban hành công văn, thõng báo, báo cáo - là những hình thức cơ bàn của văn bàn hành chính - mà mới quy định về hình thức và kỹ thuật trình bày, những nội dung cơ bản của văn bản đó; hướng dẫn về quy trình ban hành văn bản Chính vì vậy, hiện nay, văn bàn hành chính được ban hành bời tất cả các chủ thế quản lý nhà nước, bao gm các cơ quan nhà nước, người đứng đầu cơ quan nhà nước, cán bộ, công chức
Trang 5Th hai, nội dung của văn bản hành chinh là truyền đạt thông tin quản ụ, ghi nhận các sự kiện thực tế để phạc vụ và đáp ng yêu cầu của quản lý nhà nước Do đó, văn bản hành chính không chứa đụng các quy tắc xử sự chung
như Văn bàn quy phạm pháp luật hay mệnh lệnh cụ thể (quy tắc xử sự cá biệt) trong Văn bản áp dụng pháp luật Chẳng hạn, trong công văn đôn đốc, cấp trên đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ đã giao và đốc thúc cấp đuối hoàn thành nhiệm vụ kịp tiến độ đã đề ra mà không đưa ra những chi thị cụ thể (đưa ra mệnh lệnh, yêu càu bắt buộc cấp dưới phải thực hiện theo) như trong chi thị
Th ba, văn bàn hành chính được sử dụng đề hỗ trợ cho việc thực hiện Văn bản quy phạm pháp luật và Văn bàn áp dụng pháp luật, mà không có cơ chế bào đàm thực hiện các nội dung được nêu trong loại văn bàn này Đây là
sự khác biệt rõ nét của văn bản hành chính với Văn bản quy phạm pháp luật và Văn bản áp dụng pháp luật Bời xuất phát từ nội dung cùa văn bản hành chính thuần túy dùng để truyền đạt thông tin quản lý, ghi nhận các sự kiện thực tế phục vụ cho hoạt động quàn lý mà không chứa đựng các Quy phạm pháp luật hay các mệnh lệnh cụ thể như Văn bàn quy phạm pháp luật và Văn bàn áp dụng pháp luật, vì vậy, về cơ bản, nội dung của văn bản hành chính sẽ không mang ý chí áp đặt và không bắt buộc phải thực hiện, cũng nhu không có cơ chế đám bảo thi hành nội dung cùa những văn bàn này như các biện pháp cưỡng chế thi hành đối với nội dung Văn bản quy phạm pháp luật và Văn bàn áp dụng pháp luật Chẳng hạn như đối với giấy mời họp thì việc đi họp hay không là quyền cùa người được mời mà không thê có cơ chế cưỡng chế người này để họ có mặt trong cuộc họp đó, nhưng đối với quyết định thi hành án thì nếu người phải thi hành án mà không thực hiện việc thi hành án thì cơ quan thi hành án sẽ tiến hành kê biên tài sản để đàm bào việc thi hành án
Thử tư, văn bản hành chính đa dạng, phong phủ về hình thc (tên gọi)
Đối với Văn bản quy phạm pháp luật và Văn bàn áp dụng pháp luật thì pháp luật đã quy định tên gọi nhất định như Hiến pháp, luật, nghị quyết, pháp lệnh, nghị định, quyết định, chi thị, thông tư Tuy nhiên, đối với văn bàn hành chính, số lượng hình thức văn bàn hành chính đa dạng hơn nhiều Điều này được lý giải là do nhu cầu thực tế làm phát sinh việc ban hành văn bàn hành chính cũns như mục đích ban hành loại văn bàn này rất đa dạng và phong phú Cho nên, sự đa dạnc, phong phú vê hình thức vãn bản hành chính hơn so với Vãn bàn quy phạm pháp luật và Văn ban áp dụng pháp luật cũna là điều dễ hiêu
150
Trang 6Th năm, số lượng chú thể ban hành văn bản hành chính rất nhiều, bao gồm tất cả các chủ thể được giao nhiệm vụ tổ chc thực hiện và thực hiện hoạt động quản lý nhà nước đều cỏ quyền ban hành văn bản hành chính Bởi vì, do
pháp luật không có quỵ định về thẩm quyền ban hành văn bản hành chính cũng như việc ban hành văn bản hành chính là để hỗ trợ cho triển khai thực hiện Văn bản quy phạm pháp luật và Văn bản áp dụng pháp luật (hỗ trợ cho việc thực hiện quản lý nhà nước) Tuy nhiên, đối với việc ban hành Văn bàn quy phạm pháp luật và Văn bản áp dụng pháp luật thì ngược lại, chủ thể có thẩm quyền ban hành hai loại văn bản này bị pháp luật giới hạn (chì cho phép những chủ thể nhất định mới được quyền ban hành Văn bản quy phạm pháp luật và Văn bản
áp dụng pháp luật mà không phải tất cà các chủ thể quản lý nhà nước được quyền ban hành) bởi chúng được đàm bảo thực hiện bàng sức mạnh cưỡng chế của Nhà nước Chẳng hạn, đối với cấp tỉnh hiện nay thì chỉ có Hội đng nhân dân và ủy ban nhân dân cấp tình mới có quyền ban hành Văn bản quy phạm pháp luật dưới các hình thức nghị quyết, quyết định, chỉ thị; trong khi đó, tất cả các cơ quan cấp tinh (Hội đng nhân dân và ủy ban nhân dân cấp tỉnh, các sờ phòng ban chuyên môn ) đều có thể ban hành văn bản hành chính bởi các cơ quan này thực hiện hoạt động quàn lý nhà nước nên phải sử dụng các hình thức văn bản hành chính để hỗ trợ cho việc thực hiện nhiệm vụ này và việc ban hành văn bản hành chính cũng không bị pháp luật giới hạn về chủ thể ban hành
2 Phân loại văn bản hành chính
Có nhiều tiêu chí khác nhau để phân loại văn bàn hành chính như theo tiêu chí tính độc lập có văn bản hành chính được ban hành độc lập và văn bản hành chính phụ thuộc; theo tiêu chí mục đích ban hành, văn bản hành chính bao
gm những loại sau:
2 ì Văn bản hành chính dùng đê thông tin giao dịch
Nhóm văn bàn này bao gm:
- Công văn (thư công) là văn bản hành chính dùng để giao dịch chính thức giữa các cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tô chức đoàn thể xã hội, các tổ chức và công dàn để thực hiện chức năng, nhiệm vụ cùa
cơ quan, tổ chức mình Phạm vi sử dụng công văn rát rộng, công văn thường để trình với cấp trên một dự thào vãn bản, đề án; đề nghị một vấn đề cụ thể đế cấp trên giải quyết; giãi quyết, trả lời đề nghị của cấp dưới; đôn đốc, nhắc nhờ, hướng dẫn, kiềm tra cấp dưới thực hiện một quy định của cấp trên; hoặc giữa các cơ quan trao đôi ý kiên, phôi hợp giãi quyết công việc; dùng đế yêu cầu một
Trang 7người nào đó có mặt để giải quyết công việc quan trọng (công vãn triệu tập người làm chứng trong vụ án hình sự )
- Báo cáo là hình thức vãn bản đùng để gửi cho cấp trên để tường trình hoặc xin ý kiến về một hay một sổ vấn đề, vụ việc nhất đinh; để sơ kết, tổng kết công tác đã qua và dự kiến công tác sắp tới của một cơ quan, một tổ chức; đề trình bày một vấn đề, một sự việc hoặc một đề tài trước hội nghị hoặc trước một người hay một cơ quan có trách nhiệm theo chế độ đã quy đinh
- Tờ trình là hình thức văn bản mà nội dung chủ yếu là đề xuất với cấp trên thông qua dự thào văn bản, phê chuẩn về một chủ trương, một phương án công tác, một chính sách, chế độ, tiêu chuẩn, định mức hoặc sửa đổi, bổ sung chế độ chính sách Trong một số trường hợp pháp luật quy định bắt buộc phải
có tờ trình trong h sơ trình như việc trình dự thảo các Văn bản quy phạm pháp luật đều phải có tờ trình đi kèm
- Thông báo là hình thức văn bản cơ quan, đơn vị dùng để thông tin cho các cơ quan, đơn vị cấp dưới, ngang cấp và công dân về tình hình hoạt động, về các quyết định hoặc các vấn đề khác để biết hoặc để thực hiện Trong một số trường hợp, thông báo được sử dụng để giới thiệu về chủ trương, chính sách mới, chưa được thể chế hóa thành pháp luật Khi đó, thông báo mang tính chất
là văn bản phổ biến chủ trương, chính sách được các cơ quan quản lý để định hướng công việc của các đơn vị trực thuộc hoặc dùng để phối hợp hoạt động với các cơ quan khác có liên quan
- Thông cáo là hình thức văn bản cùa cơ quan nhà nước ờ Trung ương dùng để công bố với nhân dân về một quyết định hoặc sự kiện quan trọng cùa đất nước Hiện nay, chúng ta thấy phổ biến là các thông cáo báo chí của Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Chù tịch nước để thông qua các phương tiện thông tin đại chúng thông báo với nhân dân về các thông tin quan trọng cùa quốc gia như việc tổ chức các Hội nghị cấp cao
- Công điện là hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt một mệnh lệnh cùa cơ quan, t chức hoặc người có thẩm quyền trong những trường hợp khẩn cấp Hình thức văn bản hành chính này dùng để điều hành công việc trong những trường hợp cần thiết khi phải đối phó với những sự kiện bất ngờ, khẩn cấp mà chưa thể sù dụng hình thức văn bản khác về loại văn bàn này, trên thực tế chúng ta thường gặp là các Công điện của Thủ tướng Chính phủ và Công điện cùa ủy ban Phòng chống bão lụt Trung ương Chính vì vậy, giá trị pháp lý của hình thức văn bàn này cao hơn so với những văn bản hành chính khác
152
Trang 8- Chuông trình là hình thúc vãn bản dùng để bình bày toàn bộ dự kiến những hoạt động theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định để đạt được mục tiêu, nhiệm vụ đề ra
- Kế hoạch công tác là hỉnh thức văn bản trình bày có hệ thống, dự kiến
về việc tổ chức thực hiện nhiệm vụ công tác hoặc công việc cùa một cơ quan trong thời gian nhất định Kế hoạch công tác có thể do cấp dưới gửi lên cấp trên
để báo cáo hoặc đề nghị xét duyệt, hoặc do cấp trên gửi xuống cho cấp dưới để làm căn cứ đề ra phương hướng, nhiệm vụ của cơ quan mình
- Đề án là hình thức văn bản dùng để trình bày một cách hệ thống ý kiến
về một việc nào đó cần làm, được nêu ra để thảo luận, thông qua, xin xét duyệt
- Phương án là hình thức văn bàn dùng để trình bày dự kiến về cách thức, trinh tự tiến hành công việc trong điều kiện và hoàn cành cụ thể
- Giấy giới thiệu (thư giới thiệu) là loại văn bản dùng để cấp cho cán bộ, nhân viên liên hệ giao dịch để thực hiện nhiệm vụ được giao, hoặc giải quyết các công việc cần thiết của bản thân cho cán bộ, nhân viên
- Giấy mời là hình thức văn bản dùng để mời đại diện của cơ quan hoặc
cá nhân tham dự một công việc nào đó như giấy mời họp
2.2 Văn bản dùng để ghi nhận sự kiện
Các sự kiện xảy ra trên thực tế sẽ được ghi lại trong các hình thức văn bản hành chính làm căn cứ cho các quyết định, hành vi hoặc là ghi nhận các sự kiện pháp lý đã phát sinh trên cơ sờ quyết định hành chính, hành vi hành chính Loại văn bản này bao gm:
- Biên bản là hình thức văn bản ghi lại đầy đủ hoặc một phần diễn biến và kết quả của hội nghị, một cuộc họp, có xác nhận của người chủ tọa và thư ký hoặc văn bản ghi lại những vụ việc có xác nhận của đương sự và cùa người hoặc những người làm chứng có liên quan tới vụ việc đó Vì vậy, các thông tin nêu trong biên bản là rất cần thiết cho quá trình quản lý, do đó, đặt ra yêu cầu phải đảm bảo sự đầy đủ, chi tết, phản ảnh chân thực những gì diễn ra trên thực
tế vào biên bản mà không có quyền bình luận, thêm bớt Trong một số trường họp, việc sù dụng biên bản là cần thiết và bắt buộc trong quá trình quàn lý bời biên bản có giá trị là chứng cứ, là cơ sờ để ra các quyết định pháp lý như biên bản vi phạm hành chính tạo cơ sở cho việc ra các quyết định xử phạt hành chính, biên bàn hỏi cung
- Giấy ủy nhiệm là hình thức văn bản của một cơ quan trao cho một cơ
Trang 9cơ quan hoặc người thứ ba, trong đó xác nhận nội dong và phạm vi thẩm quyền của cơ quan hoặc cá nhân được ủy nhiệm để giải quyết một công việc nhát định
- Giấy chúng nhận là hình thức văn bản đòng để cấp cho một cá nhân hoặc một cơ quan để xác nhận một sự việc nào đó là có thực nhu giây chúng nhận thời gian công tác, giấy chủng nhận đăng ký nghĩa vụ quân sự
- Giấy nghi phép là hình thức văn bản đùng để cấp cho cán bộ, viên chức khi được xin nghi phép xa nơi công tác thi dùng để thay giấy đi đường và làm căn cứ để thanh toán tiền đi đường trong thời gian nghi phép
- Giấy đi đường là hình thức văn bản cấp cho cán bộ, viên chức khi được
cử đi công tác dùng để tính tiền phụ cấp trong then gian được cử đi công tác Giấy đi đường không có tác dụng liên hệ công tác
- Hợp đng là hình thức văn bản dùng để ghi lại kết quả đã được Ihòa thuận giữa các cơ quan hoặc cơ quan với cá nhân, tổ chức khác về một việc nào đó; trong đó quy định cụ thể quyền lợi và nghĩa vụ các bên ký két hợp đông phải thực hiện cũng như biện pháp xử lý khi không thực hiện đúng hợp đng Hợp đng phải do đại diện các bên tham gia cùng ký
- Phiếu gửi là hình thức văn bàn kèm theo văn bàn gùi đi (công văn, tài liệu) Người nhận văn bàn có nhiệm vụ ký xác nhận vào phiếu gửi và gửi trả lại phiếu gùi cho cơ quan gùi Phiếu gùi chi có tác dụng làm bang chứng cho việc gửi và nhận văn bàn đó
Theo tiêu chí chủ thể ban hành có văn bản hành chính cùa cấp trên (công điện, công văn chi đạo ); văn bản do cơ quan, t chức, đơn vị cấp dưới ban hành (báo cáo, tờ trình, công văn đề nghị)
Ngoài ra, theo tiêu chí thê thức trình bày thì văn bàn hành chính được chia thành văn bàn hành chính theo mẫu như văn bằng, chứng chi và văn bản hành chinh không theo mẫu như thông cáo, thông báo, công vãn
THỰC HÀNH
Câu hói tự luận
Câu ì Trình bày khái niệm và đặc điểm của văn bàn hành chính?
Câu ĩ Nêu các tiêu chí đè phân loại văn bàn hành chính0
Câu 3 Trình bày các loại văn bán hành chính dùng đê thông tin giao dịch? Câu 4 Trình bày các loại văn bàn dùng đê ahi nhận sự kiện?
154
Trang 10n THỦ TỤC; TRÌNH Tự BAN HÀNH VẪN BẢN HÀNH CHÍNH
Bất kỳ một loại vãn bản quản lý nhà nước nào được ban hành đều được thực hiện theo những thủ tục nhất định Theo quỵ định tại Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ban hành văn bản quản lý nhà nước nói chung và văn bàn hành chính nói riêng được thực hiện theo những giai đoạn sau:
1 Giai đoạn chuẩn bị soạn thảo văn bản hành chính
Đây là giai đoạn đầu tiên của quá trình soạn thảo văn bản hành chính Trong giai đoạn này, các chủ thể sẽ tiến hành tuần tự theo các bước sau:
Bước nám tình tình Đây là bước rất quan trọng trong quá trình ban hành
vân bản quản lý nhà nước Đặc biệt, do văn bản hành chính được ban hành để thông tin quản lý, ghi nhận các sự kiện pháp lý nên công tác nắm tình hình thực
tế là tối cần thiết khi ban hành văn bàn hành chính Do đó, việc ban hành văn bàn hành chính luôn căn cứ vào tình hình thực tiễn, phản ánh đúng thực tiễn Việc nắm rõ và phản ánh đúng, chân thục về tình hình thực tế trong nội dung văn bản hành chính sẽ đem lại những hiệu quả thiết thực cho quản lý nhà nước Trái lại, sẽ có thể có những quyết định quản lý không phù họp với tình hình thực tiễn, sẽ làm giảm hiệu quả và hiệu lực của quản lý nhà nước
Bước lập kế hoạch ban hành văn bản hành chính Sau khi đã nam tình
hình, tìm hiểu nhu cầu thực tiễn thì việc lập kế hoạch và giải quyết công việc cụ thể là buớc tiếp theo càn phải tiến hành Các chù thể phải lập ra được kế hoạch cho việc ban hành những loại văn bản cần thiết một cách hợp lý và chủ động, từ
đó sẽ xác định được những công việc cụ thể cần phải thực hiện để đạt được hiệu quả cao nhất cho ban hành văn bàn, kịp thời đáp ứng yêu cẩu cùa quàn lý nhà nước
Bước lấy ý kiến, tìm phương án giải quyết Từ tình hình thực tế khảo sát
được, chủ thể soạn thảo văn bản hành chính có thế trao đổi với một so chù thể khác, thậm chí là xin ý kiến của chủ thể quyết định ban hành văn bản hành chính đó Tù đó, chủ thể soạn thào văn bản hành chính sẽ xác định cụ thể bố cục nội dung, lập đề cương chi tiết cho vãn bản hành chính cẩn soạn thào
2 Giai đoạn soạn thào văn bản
Trong giai đoạn này, những thông tin thu thập được, những nhận định và những suy nghĩ về hướng giải quyết vấn đề cần phán ánh sè được thê hiện thành nội dung của văn bản hành chinh Không những về mặt nội dung mà cà về mặt hỉnh thức văn bán hành chính được sử dụng, bố cục trình bày phải rõ ràn", nội dung trình bày phải mạch lạc, dễ hiểu, phù hợp với vấn đề được phàn ánh Sau
Trang 11khi soạn thảo xong, phải thảo luận lại nội dung đã soạn thảo Đặc biệt là các nhận định thực tế, đánh giá tình hình thực tế, các đề xuất được nêu trong vãn bản đã soạn thào (nếu có), cần phải chỉnh sửa lại nội dung văn bản hành chính nếu cố những ý kiến đỏng góp phù hợp và cần thiết sau khi thảo luận
3 Giai đoạn trinh văn làn (đãi VỚI những văn bản không do chính chủ thể thấm quyên ban hành soạn thảo) và ký lan lành văn bản
Sau khi hoàn chinh dự thảo văn bản hành chính thì trình cấp có thẩm quyền xem xét Nêu chủ thể có thẩm quyền ký ban hành văn bản hành chính yêu cầu chỉnh sửa lại các nội dung đã được trình bày trong dự thảo thì chủ thể soạn thảo phải chinh sửa theo ý cùa cấp có thẩm quyền, sau đó trinh lại để xem xét, ban hành Nếu việc soạn thảo được tiến hành chính chủ thể ký ban hành thì chủ thể này tiến hành ký ban hành văn bản sau khi đã soạn thảo xong Trong trường hợp phải thẩm định văn bàn hành chính cùng những văn bản khác thì phải chuyến những văn bàn đó cho chù thể có thẩm quyền thẩm định như một
số tờ trình dự thảo Văn bản quy phạm pháp luật Sau khi ký ban hành văn bản
và văn bản chính thức có hiệu lực thì văn bản sẽ được gửi đến các chù thể tiếp nhận
THỰC HÀNH
Câu hỏi trắc nghiệm
Hãy chọn phương án trả lời đúng ừong những khẳng định sau:
Câu 1 Thủ tục, trình tự ban hành văn bản hành chính có mấy giai đoạn?
A Một giai đoạn B Hai giai đoạn c Ba giai đoạn Câu 2 Giai đoạn chuẩn bị soạn thào văn bàn hành chính được thục hiện bời những bước nào sau đây?
A Bước nắm tình tình
B Bước lập kế hoạch ban hành văn bản hành chính
c Bước lấy ý kiến, tìm phương án giải quyết
D Cả A, B, c
Câu hỏi tự luận
Câu 5 Trình bày các bước trong giai đoạn chuẩn bị soạn thào văn bàn hành chính?
Câu 6 Phân tích các giai đoạn của trình tự, thù tục soạn thảo văn bàn hành chính?
156
Trang 12n i SOẠN THẢO VĂN BÀN HÀNH CHÍNH
ỉ Soạn thào hình thc cùa văn làn hành chính
về hình thức, văn bản hành chính cũng tuân theo quy định của Thông tư
số 55/2005/TT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hưởng dẫn về thể thức và cách thức trình bày văn bản, Thông
tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ, ban hành ngày 19/01/2011 hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật hình bày văn bản hành chính, bao gm những đề mục sau:
- Quốc hiệu: được ữình bày ừên cùng, chiếm 1/2 trang giấy về phía bên
phải gm hai dòng chữ Dòng chữ "Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam" được viết bàng chữ in hoa, đứng, đậm nét, cỡ chữ 12 hoặc 13; dòng chữ "Độc lập -
Tự do - Hạnh phúc" được viết bằng chữ thường, viết hoa chữ cái đầu tiên của mỗi từ, giữa chúng có dấu gạch nối, sử dụng cỡ chữ 13 hoặc 14 (nếu dòng trên
cỡ chữ 12 thì dòng dưới cỡ chữ 13, nếu dòng trên cỡ chữ 13 thì dòng dưới cỡ chữ 14), đứng và đậm nét Sau khi trình bày xong gạch chân nét liền cả dòng chữ
đó
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
- Tên cơ quan ban hành văn bàn: Được trình bày ngang hàng quốc hiệu,
chiếm 1/2 trang giấy bên phải Có hai cách trình bày tên cơ quan ban hành văn bàn hành chính thông thường
+ Cách thứ nhất: Viết tên cơ quan ban hành văn bản hành chính thông thường mà không viết tên cơ quan chù quàn phía trên Cách này được sử dụng cho văn bản hành chính thông thường ban hành bởi những cơ quan nhà nước sau: Quốc hội, ủy ban thường vụ Quốc hội, Chính phù, Thủ tướng Chính phủ Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Chú tịch nước, Tổng Kiềm toán nhà nước, Bộ, cơ quan ngang Bộ và cơ quan thuộc Chính phủ; Hội đng nhân dân các cấp, ủy ban nhân dân các cấp và cùa cá nhân Chủ tịch Uy ban nhân dân các cấp Loại chữ sử dụng trong trường hợp này là chữ in hoa, đứng và đậm nét, cỡ chữ 12 hoặc 13 Sau khi trình bày xong gạch chân nét liền 1/3 chính giữa đề mục tên cơ quan ban hành văn bản
VIỆN ĐẠI HỌC Mơ HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
KHOA ĐÀO TẠO TỪ XA Độc lập - Tụ do - Hạnh phúc
Trang 13+ Cách thứ hai: Viết tên hai cơ quan, tên cơ quan chủ quàn được viết ủ
trên, tên cơ quan ban hành văn bản hành chính thông thường viêt ở dưới Sử
dụng chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 12 hoặc 13, riêng tên cơ quan ban hành văn bản
viết đậm nét hom tên cơ quan chủ quản Cách này được sử dụng cho Văn bàn áp dụng pháp luật ban hành bời những chủ thể sau:
- Cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền chuyên môn ờ địa phương
(sờ, phòng, ban tham mưu cho ủy ban nhân dân)
- Viện kiểm sát nhân dân địa phương (tinh, thành phố trực thuộc Trung ương, huyện, quận, thành phố, thị xã thuộc tinh)
- Các đơn vị sự nghiệp của Nhà nước (Các trường trung học, cao đẳng, đại học, học viện )-
- Các đơn vị độc lập có con dấu riêng thuộc cơ quan nhà nước (Tng cục,
- Số và ký hiệu cùa văn bán: Được trình bày dưới tên cơ quan ban hành
văn bản Khác với Văn bản quy phạm pháp luật, trong đề mục số và ký hiệu cùa văn bàn hành chính người soạn thào không phải trình bày năm ban hành sau phần số và trước phan ký hiệu của vãn bàn Ký hiệu của văn bàn hành chính được trình bày bằng nhiều cách như:
+ Chữ viết tắt của tên loại văn bán với chữ viết tắt tên cơ quan tô chức hoặc chức danh nhà nước ban hành văn bàn ví dụ: Sô /TTr-VP (tờ trình - Văn phònc);
+ Chữ viết tắt cùa tên văn bản với chữ viết tắt của tên loại cỏn" việc mà văn ban giai quyèt, ví dụ: Sô BC-TCCB (báo cáo - tô chức cán bộ);
+ Riêna công văn ký hiệu được trình bày băne cõng thức: Chữ viét tát tên cơ quan, đơn vị ban hành và chữ viết tắt tên đơn vị trực tiếp soạn thao côna vãn
đó
17 dụ: UBND-VP (ủy ban nhân dàn ban hành nhím" đo Văn phòniỉ soạn thao)
Trang 14Phần số cùa văn bản hành chính được đánh theo năm ban hành, bắt đầu từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 của một năm, lần lượt văn bản được ban hành đầu tiên là sổ OI cho đến văn bản cuối cùa năm đó
- Địa danh, thời gian ban hành văn bản hành chinh: được trình bày dưới
phần quốc hiệu, gm hai yếu tố là địa danh và thời gian ban hành
+ Địa danh cùa văn bản hành chính được trình bày là tên địa danh nơi đóng trụ sờ cùa cơ quan ban hành văn bản theo phân cấp đơn vị hành chính lãnh thổ (Văn bán hành chính cùa cơ quan nhà nước ờ Trung ương viết tên Hà Nội, của cấp tinh viết tên tỉnh, của cấp huyện viết tên huyện, của cấp xã viết tên xã)
Cả địa danh và thời gian ban hành đều được viết bời chữ thường, tên địa danh viết hoa, in nghiêng
Vi dụ:
VIỆN ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
KHOA LUẬT Độc lập - Tụ do - Hạnh phúc
Sô: /BC-KL Hù Nội, ngày tháng năm
- Tên văn ban: được trình bày chính giữa dưới đề mục quốc hiệu, tên cơ
quan ban hành số ký hiệu, địa danh và thời gian ban hành Tên vãn bản được viết bang chữ in hoa đứng đậm nét cữ chữ 14 kiều đứng đậm
- Trích yếu nội dung cùa Vãn bàn hành chính: được trình bày dưới tên
vãn bàn (nếu vãn bán có tên loại) hoặc dưới số, ký hiệu cua văn ban (nếu là bản án), kiểu chữ thường, cỡ chữ 14 đứng và đậm nét Đe mục này được viết dưới tên văn bàn ở chính giữa, phía dưới ke nét liền có độ dài khoang 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ
BÁO CÁO v/v tng kết công tác năm
- Chữ ký: được trình bày cuối văn ban bên phai sứ dụnu kiêu chữ in hoa
đínm đậm nét cỡ chừ 14 Bao còm các loại chữ ký sau đày:
+ Chữ ký thay mặt (TM.): Là chữ ký cua nguôi dim" đâu cơ quan hoạt động theo nguyên lác tập thê biêu quyết theo đa sỏ như Quốc hội Uy han thường vụ Quốc hội Chinh phu Hội đônt; nhân dàn Uy ban nhãn dãn
ra LY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH
Trang 15+ Chữ ký trực tiếp của người đứng đầu cơ qủan hoạt động theo nguyên tắc thủ trưởng cá nhân tự quyết định không phải biểu quyết theo đa số
B ộ TRƯỞNG
+ Chữ ký ký thay (KT.): Là chữ ký của cấp phó ký thay cấp trưởng kin được cấp trường ủy quyền
KT GIÁM ĐỐC PHÓ GIÁM ĐỐC + Chữ ký thừa lệnh (TL.): Là chữ ký của trưởng đơn vị cấp dưới trực tiếp của chủ thể có thẩm quyền ban hành văn bản, giải quyết những công việc đom giản
TL CHI CỤC TRƯỞNG ĐỘI TRƯỞNG
+ Chữ ký thừa ủy quyền (TUQ.): Là chữ ký cùa trường đơn vị cấp dưới một cấp, giải quyết công việc thay cho thù trường trong trường hợp đặc biệt Trường hợp này bắt buộc phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng cho trường đơn
vị cấp dưới Trong giấy ủy quyền phải nêu rõ nội dung và thời hạn ủy quyền1, người được ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác
TUQ B ộ TRƯỞNG
CHÁNH VĂN PHÒNG Chữ ký quyền thủ trường (Q.) là chữ ký được sử dụng để giải quyết tình thế tạm thời khi cơ quan đang khuyết chức danh thủ trưởng
Q TRƯỞNG PHÒNG
- Nơi nhận: được trình bày ngang hàng chữ ký về bên trát, kiểu chữ thường, in nghiêng, đậm nét cỡ chữ 12 Địa chi nơi văn bản được gùi đến và lưu trữ viết thường, cỡ chữ 11
Nơi nhận:
- Cấp trên:
- Cơ quan, đơn vị ngang cấp;
- Cấp dưới (như trên);
- Lưu VT, đơn vị soạn thào
1 Điều 10 Nghị định số Ì lo 2004 XĐ-CP ngày 08 4 2004 cùa Chính phủ quy định về công tác văn thư
160
Trang 162 Soạn thảo nội đung của văn tân hành chính
Nội dung của vãn băn hành chính được kết cấu bởi ba phần: cơ sờ ban hành (mở đầu), phần triển khai (nội dung chính) và phần kết thúc Bổ cục nội dung của văn bản hành chính được trình bày bởi văn phong nghị luận, từng nội dung cụ thể được chia thành các phần và mục mà không chia thành chương, điều, khoản như quyết định, nghị định
- Mờ đầu của văn bản hành chính thông thường trình bày về lý do và mục đích ban hành văn bàn, trà lời câu hỏi: Tại sao, dựa trên cơ sở nào văn bản hành chính được ban hành? Văn bản hành chính được ban hành để giải quyết công việc gì? Tùy thuộc vào mỗi văn bản hành chính khác nhau mà phần cơ sờ ban hành vãn bản hành chính được soạn thảo có nét riêng biệt Đối với biên bản, phần mở đầu trình bày về thời gian, địa điểm xảy ra sự kiện và thành phần tham
dự Với báo cáo, mở đầu trình bày về điều kiện, hoàn cảnh khi triển khai công việc
- Phần triển khai: Người soạn thảo trình bày cụ thể về công việc phát sinh cần giải quyết; hoặc diễn biến của sự kiện pháp lý toong biên bản; hoặc những thông tin về kết quả thực hiện công việc bao gm thành tựu đạt được và hạn chế, tn tại
- Phần kết thúc: Người soạn thào khẳng định lại nội dung chính của văn bản; mong muốn công việc được giải quyết có hiệu quả; hoàn tất mọi thù tục cần thiết để kết thúc công việc
THỰC HÀNH
Câu hỏi trắc nghiệm
Hãy chọn phương án trà lời đúng trong những khẳng định sau:
Câu 3 Soạn thào hình thức cùa văn bản hành chính cẩn những đề mục nào sau đây?
A Quốc hiệu; Tên cơ quan ban hành văn bản; Địa danh, thời gian ban hành văn bản hành chính; Tên văn bản; Trích yếu nội dung cùa Văn bàn áp dụng pháp luật;
B Quốc hiệu; Tên cơ quan ban hành văn bản; So và ký hiệu của văn bàn; Địa danh, thời gian ban hành văn bản hành chính; Tên văn bàn; Trích yếu nội dung cùa Văn bản áp dụng pháp luật; Chữ ký
c Quốc hiệu; Tên cơ quan ban hành văn bản; số và ký hiệu cùa văn bản; Tên văn bàn; Trích yếu nội dung của Văn bàn áp dụng pháp luật; Chữ ký
Trang 17A Phần mở đầu B Phần triển khai
Câu hòi tự luận
Câu 7 Trình bày cách soạn thảo hình thức của văn bản hành chính? Câu 8 Trình bày kết cấu nội dung của văn bản hành chính?
IV SOẠN THÀO MỘT số VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
1 Công văn
LI Khái niệm
Công văn là loại văn bản hành chính được sử dụng khá phổ biến trong các
cơ quan, tổ chức Công văn trờ thành phương tiện giao dịch chính thức giữa các
cơ quan nhà nước với nhau, giữa cơ quan nhà nước với tổ chức nhằm thực hiện chức năng quàn lý, điều hành một cách có hiệu quả nhất
1.2 Phạm vi sử dụng công văn
Công văn được các cơ quan nhà nước, các tổ chức sử dụng để giải quyết những công việc sau:
- Trình cấp trên đề án, chương trình, kế hoạch công tác;
- Chi đạo, đôn đốc, giao nhiệm vụ cho cấp dưới;
- Hướng dẫn thực hiện nội dung Văn bản quy phạm pháp luật do cấp trên ban hành hoặc hướng dẫn một công việc cụ thể nào đó;
- Cấp dưới đề nghị cấp trên giải quyết công việc hoặc vấn đề mà cấp dưới còn vướng mắc;
- Cấp trên ừả lời công văn đề nghị cùa cấp dưới;
- Đê thông báo chính sách, chế độ công tác cùa cơ quan;
- Để trao đi thông tin nhằm thực hiện thống nhất quy định pháp luật về lĩnh vực hoạt động của cơ quan;
- Đê thăm hỏi, cám ơn các cơ quan, t chức khác
1.3 Phân loại công văn
Dựa vào nội dung, mục đích sù dụng và mối quan hệ giữa các chủ thề ban hành, công văn được phân chia thành các loại sau:
- Công văn do cấp trên ban hành:
+ Công văn chỉ đạo, đôn đốc, nhắc nhờ;
162
Trang 18+ Công văn hướng dẫn thực hiện văn bản hoặc công việc;
+ Công văn giải thích;
+ Công văn trà lời đề nghị của cấp dưới;
+ Công văn thăm hỏi
- Công văn do cấp dưới ban hành:
+ Công văn trình cấp trên đề án, kế hoạch;
+ Công văn đề nghị giải quyết công việc (xin ý kiến chi đạo của cấp trên); + Công văn tiếp thu, phê bình;
+ Công văn cảm ơn
- Công văn do các chù thê ngang cáp ban hành:
+ Công văn trao đổi ý kiến;
+ Công văn đề nghị phối hợp, giải quyết công việc;
+ Công văn từ chối
Như vậy, có thể thấy công văn được sử dụng để giải quyết rất nhiều công việc khác nhau cho nên số loại công văn cũng phong phú và đa dạng Sự khác biệt rõ rệt nhất giữa các Văn bản pháp luật với công văn thể hiện, Văn bản pháp luật chi do cấp trên ban hành áp đặt mệnh lệnh xuống cấp dưới mà không có chiều ngược lại, còn công văn do cả cấp trên, cấp dưới thậm chí các cơ quan, t chức ngang cấp với nhau cũng ban hành công văn
1.4 Cách thc soạn thảo công văn
1.4.1 Cách thc soạn thảo nội dung công văn
Trước hết phải khẳng định, nội dung của công văn được người soạn thảo trình bày theo kết cấu nghị luận, bố cục nội dung không phân chia thành điều, khoản, điểm như một số Văn bản pháp luật Cơ cấu nội đung cùa công văn bao
gm ba phần: mở đầu, nội dung chính và phần kết luận
Phần mờ đầu của công văn người soạn thảo trình bày rõ ràng cơ sở, lý do, mục đích ban hành công vãn, có nghĩa nêu chủ đề, nội dung trọng tàm mà công văn cần giải quyết Ví dụ: nếu ban hành công văn đề triển khai thực hiện Văn bản pháp luật của cấp trên, mờ đầu phải nêu được tên của Văn bản pháp luật đó làm cơ sở pháp lý ra đời công văn Ví dụ Công văn số 4209/TCHQ-GSQL ngày 12-9-2006 của Tổng cục Hải quan về triển khai quy trình thù tục hài quan đối với phương tiện vận tải đường bộ xuất nhập cảnh, mờ đầu như sau "Ngày tháng năm , Bộ Tài chính đã ban hành Quyết định số /2011/QĐ-BTC, ban
Trang 19hành tờ khai hải quan đùng cho phương tiện vận tải xuất nhập cành qua của khẩu biên giới đường bộ, Tổng cục Hải quan ban hành Quyết định sô /QĐ-TCHQ ngày tháng năm về việc ban hành Quy trình thủ tục hài quan đối vói phương tiện vận tải xuất cảnh, nhập cảnh, quá cành qua của khẩu biên giới đường bộ Để triển khai thực hiện 02 Quyết định trên, Tổng cục có ý kiến chi đạo như sau " Nếu cần ban hành công văn để đề nghị cấp trên cho ý kiến chi đạo về nhân sự, thì mở đầu phải nêu mục đích nhằm kiện toàn tổ chức cùa cơ quan, đơn vị; Nếu là công văn trao đổi công việc giữa các cơ quan liên quan,
mờ đầu phải nêu được những vướng mắc hiện nay khi triển khai công việc đó Nấu là công văn trả lời thì mở đầu phải nêu được lý do ban hành công văn là vì nhận được công văn đề nghị cùa cấp dưới
Nội dung chính của công văn là phần quan trọng nhất, có vai trò triển khai cụ thể chủ đề phần mờ đầu đã đề cập Tùy theo công việc cần giải quyết
mà nội dung của mỗi công văn sẽ khác nhau Thông thường mỗi công vãn ra đời chi có vai trò giải quyết một loại việc cụ thể, do đó nội dung chính phải giải
quyết trọn vẹn công việc đó càn đề xuất cấp ữên giải quyết công việc gì thì nội
dung chính là thể hiện cụ thể đề xuất đó; nếu cần trình cấp trên một đề án, chương trình, kế hoạch, dự thảo văn bàn thì nội dung chính của công văn là toàn bộ đề án, chương trình đó Nêu cần thông báo cho các đơn vị trực thuộc một thông tin nào đó thì nội dung là thông tin cần thông báo Nêu cần hướng dẫn các cơ quan, đom vị trực thuộc thực hiện thống nhất công việc nào đó, thì nội dung chính là chì rõ cách thức tiến hành công việc cần trao đổi với các co quan hữu quan để dễ dàng thực hiện công việc còn vướng mắc thì nội dung chính là sự vuông mắc cùa công việc khi triển khai trên thực tế
Phần kết luận của công văn có nhiệm vụ tổng kết, thâu tóm, cùng cố chù
đề chính được trình bày ờ phần trên, đng thời thể hiện sự mong muốn chủ đề được thực hiện có hiệu quà trong thực tế Ngoài ra, phần kết cùa công văn không thề thiếu được một câu cuối cùng thể hiện thái độ lịch sự như "Xin trân trọng cảm ơn" hoặc "Xin chân thành cảm ơn" hoặc "Xin cám ơn sự hợp tác cùa Quý cơ quan" Nêu là công văn do cấp dưới ban hành gửi cấp trên, phần kết luôn thể hiện sự mong muốn cấp trên quan tâm, tạo điều kiện để đề xuất được thực hiện Nêu là công văn do cấp trên ban hành yêu cầu cấp dưới thực hiện, thì phần kết luận thường khẳng định lại yêu cầu cấp dưới tổ chức thực hiện hoặc triển khai thực hiện có hiệu quà và thống nhất nội dung công việc Nếu là công văn trao đôi đê giải quyết vuông mác khi thực hiện công việc có liên quan, phân két thè hiện mong muôn cơ quan phối hợp cho ý kiến giải quyết vướng mác trên
164
Trang 20Nội dung của công văn rất phong phủ và đa dạng, tùy vào từng loại công văn, mục đích sử đụng mà công văn sẽ có những nội dung khác nhau cụ thể:
* Công văn hướng dẫn
Công văn huống dẫn dùng để hướng dẫn thực hiện một vấn đề nào đó như hướng dẫn thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước, hoặc những nội dung công việc liên quan đến ngành, lĩnh vực mà cơ quan đó đảm nhiệm Trong quá trình tổ chức thực hiện Văn bản quy phạm pháp luật (Quy phạm pháp luật), nếu xét thấy còn nhũng vấn đề chưa được quy định rõ thì cơ quan tổ chức thực hiện có thể ra công văn hướng dẫn đối với cấp dưới tạo ra cách hiểu đúng và thống nhất nội dung văn bản đó
Tuy nhiên theo quy định của pháp luật, ngoài công văn còn một số Văn bản pháp luật cũng có vai trò trong việc hướng dẫn thực hiện văn bản khác, như: Nghị quyết cùa ủy ban thường vụ Quốc hội; Nghị quyết của Hội đng Thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao; thông tư liên tịch, nghị quyết liên tịch
Do đó, để đàm bào hiệu lực pháp lý của văn bản, những cơ quan này không nên dùng công văn mà ra nghị quyết hoặc thông tư để hướng dẫn thực hiện Văn bản quy phạm pháp luật Có thể dùng công văn để hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cấp dưới Trong phạm vi chức năng của mình, các cơ quan nhà nước có thể sử dụng công văn để hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ đối với cấp dưới nhằm tạo ra sự thống nhất trong áp dụng pháp luật Việc hướng dẫn thường phát sinh khi có công văn của cơ quan cấp dưới hỏi về tình huống
cụ thể trong thực tiễn, nhưng cũng có thể do cấp trên chù động ban hành, khi nhận thấy về một việc nhất định đã có Quy phạm pháp luật nhung còn có những điểm chưa rõ, có thể tạo ra những cách hiểu khác nhau Khi đó, nội dung công văn có vai trò định hướng cho cấp dưới trong việc lụa chọn Văn bàn quy phạm pháp luật để áp dụng hoặc giải thích, hướng dẫn về nhũng nội dung thiếu cụ thể trong những văn bản có liên quan Tuy nhiên, trong công văn chi nên đưa ra những hướng dẫn trên cơ sở tinh thần của những Văn bàn quy phạm pháp luật đang có hiệu lục pháp luật mà không được đặt ra các quy định mới, vì chức năng này thuộc về Văn bản quy phạm pháp luật Trong trường hợp chù thể vừa
có quyền ban hành công văn vừa có quyền ban hành thông báo cùng để hướng dẫn, thông báo những chủ trương, chính sách mới thì với những chù trương, chính sách quan trọng có thể sư dụng công văn, ngược lại với nội dung công việc ít quan trọng hơn có thể sử dụng thông báo
Nội dung của công văn hướng dẫn thường có kết cấu như sau:
Trang 21- Đặt vấn đề: Trong phàn đặt vấn đề nêu tên, sổ, kỷ hiệu, ngày tháng, năm, trích yếu của văn bản cần được hướng dẫn hoặc khái quát vấn đề cần hướng dẫn thực hiện
- Giải quyết vấn đề: Nêu rõ ngun gốc xuất xứ của chủ tnrơng, chính sách, quyết định cần được hướng dẫn thực hiện Qua phân tích mục đích, ý nghĩa, tác dụng của các chủ trương đó về các phương diện kinh tế - xã hội nêu cách thức tổ chức và các biện pháp thực hiện
+ Đối với công văn dùng để hướng dẫn cấp dưới thực hiện các Văn bản quy phạm pháp luật, trong một chừng mực nào đó, công văn loại này có nội dung tương tự các Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành để giải thích, hướng dẫn một Văn bản quy phạm pháp luật Do đó, việc trình bày, phân chia, sắp xếp các nội dung của loại công văn này tương tự toong các Văn bản quy phạm pháp luật được ban hành để giải thích, hướng dẫn thi hành văn bản Quy phạm pháp luật khác
+ Đối với công văn dùng để hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ đối với cấp dưới, trong trường hợp hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ được hướng dẫn
có liên quan tới nhiều Văn bản quy phạm pháp luật khác nhau thì trong quá trình hướng dẫn đối với tùng nội dung cụ thể, có thể chiếu dẫn tới những phần Văn bản quy phạm pháp luật có liên quan, đng thời cũng nêu tinh thần căn bàn cùa phần văn bản được dẫn chiếu mà không nên nói chung chung
- Phần kết luận: Nêu yêu cẩu phổ biến cho các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan biết và t chức thực hiện đúng tinh thần của chủ trương, chính sách, quyết định
Ví dụ: Công văn số 240/PGD&ĐT ngày 25/02/2010 cùa Phòng Giáo dục
và đào tạo quận Hải Châu về việc "Hướng dẫn triển khai công tác bảo vệ môi trường năm 2010" Công văn được gửi đến Hiệu trưởng các trường Tiểu học và Trung học cơ sở trên địa bàn quận
* Công văn giải thích
Đây là loại công văn dùng để giải thích nội dung của các vãn bàn như nghị quyết, chi thị về việc thực hiện một công việc nào đó mà cơ quan hoặc
cá nhân nhận được chua rõ, có thể hiểu sai, thực hiện không đúng hoặc không thông nhát Nội dung cùa công văn giãi thích rất gần với còng văn hướng dẫn nói ờ trên, do đó nội dung cùa công văn giải thích cũng thường có kết cấu tương
tự như công văn hướng dẫn
Nội dung của công văn giải thích:
166
Trang 22- Đặt vấn đề: Nêu tên, số, ký hiệu, ngày tháng năm, bích yếu của văn bản cần được giải thích cụ thể
- Giải quyết vấn đề: Nêu các nội dung chưa rõ hoặc có thể hiểu sai của văn bản kèm theo nội dong giải thích cụ thể tương ủng
- Kết luận: Nêu các cách thức tổ chức và biện pháp thực hiện
* Công văn chi đạo
Công văn chi đạo là văn bàn của các cơ quan cấp trên truyền đạt mệnh lệnh cho các cơ quan cấp dưới về công việc cần phải triển khai, cần phải thực hiện Việc ra công văn để nhác nhở các cơ quan, đơn vị cấp dưới thực hiện những hoạt động cụ thể là biện pháp giúp cho cơ quan nhà nước chỉ đạo, điều hành, phối hợp, đảm bảo được tính liên tục, sự phối hợp nhịp nhàng, đng bộ giữa các đối tượng có liên quan trong những hoạt động đó Khi đó công văn có tác dụng đôn đốc cấp dưới, tránh được sự thiếu triệt để trong những hoạt động chuyên môn, hoặc kịp thời chi ra những sai sót cần được khắc phục trong thực tiễn, giúp cho hoạt động quản lý có chất lượng hiệu quả cao hơn Tuy nhiên, nếu cần đặt ra những nhiệm vụ mới, mang tính bắt buộc thực hiện đối với cấp dưới thì không nên sử dụng công văn mà nên ban hành Văn bản áp dụng pháp luật (quyết định hoặc chi thị)
Nội dung cùa loại công văn này rất gàn với nội dung của chỉ thị bời chì thị là Văn bản pháp luật cũng có vai trò chi đạo cấp dưới Khi một chủ thể vừa
có quyền ban hành chỉ thị, vừa có quyền ban hành công vãn cùng để chi đạo, đôn đốc giao nhiệm vụ cho cấp dưới thì người ban hành dựa trên tiêu chí tính chất công việc quan trọng để tiến hành xây dựng văn bản Với nội dung công việc mang tính chất phòng chống, dự báo sự việc chưa xảy ra thì sử dụng công
văn Ví dụ: "Công văn phòng chông dịch bệnh cho gia súc, gia câm vào mùa đông - xuân " Nhung khi dịch bệnh đã xảy ra, gây hậu quả nghiêm trọng thì lúc
này cần ban hành Chi thị, bời công việc lúc này không chỉ phát sinh trong nội
bộ cơ quan mà cần có sự phối họp mang tính chất liên ngành đế có biện pháp kịp thời xử lý, khắc phục hậu quả
Nội dung cùa công văn chỉ đạo thường có kết cấu như sau:
- Đặt vấn đề: Nêu rõ mục đích, yêu cầu của công việc cần phải triển khai, cần phải thực hiện
- Giải quyết vấn đề: Trong công văn cần xác định rõ những việc cấp dưới phải tiếp tục thực hiện và thời gian thực hiện; nếu trên thực tiễn đã phát sinh lệch lạc, thiếu sót thì có thê nêu rõ để uốn nắn, nhác nhở Khi xác định những
Trang 23việc cần nhắc nhở đối vói cấp dưới, một mặt cần bám sát chức năng, nhiệm vụ của cấp đuôi, tránh đua ra những lua ý không phù hợp với cơ quan, đan vị nhận công văn; mặt khác cũng xuất phát từ thực tiễn để xác định những việc cấp dưới chua thực hiện đúng đắn hoặc chua đầy đủ so với những nhiệm vụ mà cấp trên
đã giao cho trong văn bản trước đó, tránh cách viết giáo điều, xa rời thực tế
- Kết luận: Nêu những yêu cầu mà cấp dưới cần phải thực hiện và báo cáo kết quả cho cấp trên chì đạo
Ví dụ: Công văn chì đạo số 20/NV ngày 21/01/2011 của Phòng Nội vụ
UBND quận Hoàn Kiếm gửi đến: Thủ trường gác Phòng chuyên môn, Đơn vị
sự nghiệp; Chủ tịch UBND 18 phường; Hiệu trường các trường THCS, Tiểu học, Mầm non trực thuộc ủy ban nhân dân quận về việc đảm bào an toàn giao thông - phòng cháy chữa cháy tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc ủy ban nhân dân quận
* Công văn đôn đốc, nhác nhở
Công văn đôn đốc, nhắc nhờ là văn bản của các cơ quan cấp trên gửi cho các cơ quan cấp duới nhằm nhắc nhờ, chấn chinh hoạt động hoặc thi hành các chủ trương, biện pháp hay quyết định nào đó
Nội dung của công văn đôn đốc, nhắc nhở thường bao gm:
- Đặt vấn đề: Nêu tóm tắt nhiệm vụ đã giao cho cấp dưới trong vãn bản đã được chi đạo tổ chức thực hiện, hoặc nhắc lại một chù trương, kế hoạch, quyết định đã yêu cầu cấp dưới thực hiện Có thể nêu một số nhận xét ưu, khuyết điểm cơ bản cùa cấp dưới trong việc thực thi nhiệm vụ được giao, đặc biệt nhấn mạnh những khuyết điềm, lệch lạc cần phải khắc phục để hoành thành tốt nhiệm vụ đã giao
- Giải quyết vấn đề: Nêu rõ nội dung các yêu cầu thực hiện nhiệm vụ được giao cho cấp dưới; đề ra các biện pháp, thời gian thực hiện các nhiệm vụ được giao (cần chú ý các biện pháp cơ bàn nhàm đem lại hiệu quả mone muốn); vạch ra các biện pháp sai lệch cần chấn chinh kịp thời, uốn nắn, sửa chữa, giao trách nhiệm cụ thê cho các cơ quan, t chức, cá nhân trực tiếp t chức thực hiện
- Phần kết luận: Yêu cầu các cơ quan tổ chức, cá nhân có trách nhiệm triển khai thực hiện kịp thời và báo cáo kết quà thực hiện lên cơ quan cấp trên vào thời hạn nhất định
* Công văn đê nghị, xêu câu
Công vãn đê nghị yêu cầu là văn bàn của các cơ quan, tô chức đơn vị cấp dưới cửi cho các cơ quan to chức đơn vị cấp trên hoặc các cơ quan nsane
168
Trang 24cấp, ngang quyền giao dịch vói nhau để đề nghị, yêu cầu giải quyết những công việc nào đó có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan
đó Trong quá trinh thực hiện công việc này sinh những tình huống mới, những vướng mắc về chuyên môn, những khó khăn về điều kiện bảo đăm công tác, các
cơ quan, đơn vị chủ động đề xuất ý kiến với cấp trên hoặc cơ quan có liên quan
để mong cấp ứên chấp thuận, cho ý kiến chi đạo cũng như hướng giải quyết Cũng có thể là công văn của cấp dưới sù dụng để trình lên cấp trên: đề án, phương án, chương trinh, kế hoạch, dự thảo Văn bản pháp luật Đây là loại công văn được sử dụng thường xuyên bời những nu điểm như tính phố biến, ban hành đơn giản và sử dụng thuận tiện trong hoạt động quàn lý của chủ thể ban hành Cần phân biệt loại công văn này với tờ trình, vậy khi nào trình một công văn, khi nào trình một tờ trình trong cùng một trường hợp? Căn cứ vào tính chất quan trọng cùa đối tượng được trình, với nội dung công việc quan trọng thì sử dụng tờ trinh bời đối với tờ trình cần phải giải thích một cách sâu sắc toàn diện vấn đề, lý giải mọi phương án thực hiện, biện pháp bào đảm Còn với nội dung công việc ít quan trọng hơn được trình bàng công văn
Nội dung cùa công văn đề nghị, yêu cầu thường bao gm:
- Đặt vấn đề: nêu lý do hoặc mục đích của việc đề nghị, yêu cầu Có thể căn cứ vào lý do thực tế hoặc chức năng, nhiệm vụ của Nhà nước giao, hay một văn bản nào đó có liên quan
- Giải quyết vấn đề: nêu thực trạng tình hình dẫn đến việc phải đề nghị hoặc yêu càu, nội dung cụ thể của việc đề nghị, yêu cầu; thời gian và cách thức giải quyết các đề nghị, yêu cầu đó
- Phần kết luận: thể hiện sự mong muốn được quan tâm, xem xét, các đê nghị, yêu cẩu đó
* Câng vãn phúc đáp (công ván trả lời)
Công văn phúc đáp là những văn bản dùng để trả lời về những vấn đề mà các cơ quan, tổ chức, cá nhân có yêu cầu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ cùa cơ quan ban hành văn bàn
Nội dung cùa công văn phúc đáp thường bao gm:
- Đật vấn đề: Ghi rõ trả lời (phúc đáp) công văn số, ký hiệu, ngày tháng nào, của ai về vấn đê gì
- Giải quyết vấn đê: Trà lời vấn đề mà nội dung văn bản gửi đèn đang yêu cầu phải giải đáp, nếu cơ quan được phúc đáp có đầy đù thông tin chính xác đẽ
Trang 25cơ quan phúc đáp không có thông tia dầy đủ Nếu nội đung công văn hỏi bao
gm nhiều vấn đề khác nhau và đã được sắp xếp họp lý thì có thể lần lượt trả lời đổi với từng nội dung được đề cập trong công vãn hởi Các ý kiến trả lời cần được đánh số riêng để tiện theo dõi Ý kiến đổi với mỗi nội dung được hỏi phải bao gm toàn bộ vấn đề có liên quan, đủ để cơ quan hỏi biết để thực hiện
- Phần kết luận: Đề nghị cơ quan được phúc đáp có vấn đề gì chua rõ, chưa thỏa đáng cho biết ý kiến để nghiên cứu trà lời Cách trình bày phải lịch
sự, xã giao, thể hiện sự quan tâm của cơ quan phúc đáp
Ví dụ: Công vãn của ủy ban thường vụ Quốc hội trà lời đại biểu Quốc hội
tinh Lạng Sơn, ông Nguyễn Minh Thuyết về việc thành lập ủy ban lâm thời điều tra trách nhiệm của các thành viên Chính phù trong vụ việc Tập đoàn công nghiệp tàu thủy Việt Nam (Vinashin) sụp đổ
* Cóng văn hỏi ý kiến
Công văn hỏi ý kiến thường được dùng để:
Cơ quan cấp trên cần có ý kiến đóng góp của các cơ quan cấp dưới, hoặc
tổ chức, cá nhân hữu quan về một vấn đề quan trọng, ví dụ như việc hỏi ý kiến đóng góp về dự thảo các Văn bản quy phạm pháp luật quan trọng
Cơ quan cấp dưới trong quá trình thực hiện các chủ trương, chính sách cùa cơ quan cấp trên, nếu phát hiện những khó khăn, vướng mắc, những điểm chưa rõ thì cần có công văn xin ý kiến chỉ đạo của cơ quan cấp trên
Nội dung của công văn hỏi ý kiến thường bao gm:
- Đặt vấn đề: Nêu rõ mục đích hỏi ý kiến để làm gì và về vấn đề nào?
- Giải quyết vấn đề: Trình bày những vấn đề cần hòi ý kiến (có thề là chù trương, chính sách nào đó vừa được nhà nước ban hành, nhưng còn một số vấn
đề trong văn bản ửình bày chưa rõ ràng, cụ thể, dễ gây thắc mắc ữong nhân dân), nêu cách làm và thời gian thực hiện việc hỏi ý kiến
- Phần kết luận: Yêu cầu trả lời bằng văn bản đúng thời gian
* Công văn giao dịch, trao đổi thông tin
Công văn giao dịch là văn bản để các cơ quan, tổ chức dùng đề thông tin, thông báo cho nhau biết về các vấn đề có liên quan đến yêu cầu thục hiện nhiệm vụ, chức năng, quyền hạn của mình Đây là loại công văn được sử dụng phô biên trong hoạt động quản lý nhà nước và rất đa dạng
Nội dung cùa công văn giao dịch thường bao gm:
- Đặt vấn đề: Nêu lý do và vấn đề cần giao dịch, thông báo
170
Trang 26- Giải quyết váo đề: Trình bày những vấn đề cần giao dịch, thông báo {thực bạng công việc, những thành tựu khó khăn vướng mắc, những lý do không đạt được kết quả, nhũng yêu cầu đề nghị có thể )
- Phần kết luận: Nêu mục đích của việc cần giao dịch, thông báo và những yêu cầu (nếu có) đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận công văn giao dịch
* Công văn mời họp
Công văn mời họp là văn bản để các cơ quan nhà nước triệu tập chính thức các cơ quan, tổ chức, cá nhân hữu quan đến dự họp, hội nghị, thảo luận
về các vấn đề có liên quan Công văn mời họp có thể thức và nội dung rất gần với giấy mời họp, tuy nhiên trong tùng trường hợp lại có cách sử dụng khác nhau: Trong những cuộc họp quan trọng và thành phần được mời họp là những đơn vị, tổ chức, cá nhân cần liên hệ công tác mang tính chất liên ngành cần có
sự phối hợp của các cấp, các ngành có liên quan Khác với giấy mời thường dành cho những thành phần họp thuộc nội bộ cơ quan hoặc những công việc ít quan trọng, càn lưu ý điểm này để tùy từng hoàn cảnh mà sử dụng cho phù họp Nội dung mời họp bao gm:
- Đặt vấn đề: Nêu lý do tổ chức cuộc họp
- Giải quyết vấn đề: Nêu nội dung chính cùa cuộc họp (về vấn đề gì?), thời gian, địa điểm họp, những đề nghị, yêu cầu cần thiết (như chuẩn bị trước tài liệu, báo cáo, ý kiến )
- Phần kết luận: Nêu yêu cầu đến họp đúng thành phần được mời và nếu không đến dự được xin thông báo cho biết theo địa chi trước ngày giờ
* Công văn thăm hỏi, cảm ơn
Đây là một loại văn bản có mục đích sử dụng rất đặc biệt mà không loại văn bàn nào có Công văn thăm hỏi, cám ơn không những đảm bảo tính chất lịch sự, trang trọng mà còn thể hiện tình cảm thân thiện, gần gũi, là bức thư công với vai trò thăm hỏi, động viên, hay là lời cảm ơn sự giúp đỡ, sự quan tâm cùa chủ thể ban hành đến các đối tượng được gửi đến Ví dụ: Công văn thăm hỏi những mất mát thiệt hại sau thiên tai; hay Công văn cảm ơn sự hỗ trợ kinh phí xây dựng trung học Trong những trường hợp này không sử dụng thư cảm
ơn mà sư dụng công văn, vì thư thường được dùng với tư cách cá nhân còn công văn mang tính chất đại diện cho tập thể thể hiện sự trân trọng và có tính thuyết phục cao hơn
Nội dung cùa công văn thăm hòi, cảm ơn gm:
Trang 27- Giải quyết vấn đề: Nếu là công văn thăm hỏi thì bày tỏ sự cảm thông sâu sắc, thâm hỏi những mất mát hiện tại, bày tỏ sự chia sẻ cảm thông, sụ động viên
hỗ trợ có thể bàng vật chất và tinh thần
Nêu là công văn cảm ơn thể hiện sự cảm ơn chân thành khi nhận được sự quan tâm, giáp đỡ, mong muốn thiết lập mối quan hệ lâu dài
Ngôn ngữ thể hiện sự quan tâm chân thành không chiếu lệ, xáo rỗng
Ví dụ: Công văn thăm hỏi những mất mát thiệt hại sau đạt lũ lụt ờ các
tinh miền Trung năm 2010 cần lưu ý cuối công văn thể hiện sự động viên vượt qua khó khăn, chia sè những mất mát, mong muốn ổn định đời sống phát triển kinh tế: "Chúc các đng chí sớm khắc phục được hậu quả nặng nề của đạt bão lụt vừa qua để dần dần ổn định đời sống nhân dân, tiếp tục phấn đấu xây dựng phát triển kinh tế - xã hội tinh nhà Xin gửi tới các đng chí lời chào thân ái!"
1.4.2 Cách thc soạn thảo hình thc của công văn
Hình thức của công văn có một số điểm đặc thù so với các văn bàn khác,
đó là công văn không có tên ờ chính giữa; trích yếu nội dung được viết dưới số,
ký hiệu cùa công văn; mở đầu liệt kê địa chỉ công văn gửi tới thông qua từ kính gửi Hình thức của công văn được thể hiện như sau:
Trang 28VÃN PHÒNG CHÍNH PHỦ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: /VPCP-KTTH Hà Nội, ngày tháng năm
Vh thuê đồi với xe ôtô tạm
Văn phòng Chính phủ xin thông báo để các cơ quan biết, thực hiện./
2.2 Các loại biên bản và cách ghi biên bản
Nhìn từ bình diện chung nhất, hiện nay biên bàn có hai loại: biên bàn vụ việc và biên bàn hội nghị
Trang 29- Biên bản vụ việc là loại biên bàn ghi nhận lại sự kiện thục tế xảy ta có giá bị chúng cứ để chủ thể có thẩm quyền áp dụng pháp luật dựa trẽn cơ sờ đỏ ban hành Vãn bản áp dụng pháp luật, vi dụ: biên bản vi phạm hành chính (hành
vi vi phạm áp dụng mức phạt tiền bên 200.000 đng) là cơ sờ để Đội trưởng Đội nghiệp vụ ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính toong lĩnh vực an ninh trật tự
- Biên bản hội nghị là loại biên bản được lập trong các hội nghị, đại hội của cơ quan, của ngành có vai trò ghi nhận lại toàn bộ diễn biến hội nghị
Có hai cách ghi biên bản, tùy thuộc vào mỗi loại biên bản mà người viết
có thể sử dụng độc lập một trong hai cách hoặc kết hợp cả hai
- Cách thứ nhất: ghi chi tiết Trong cách này, người viết biên bản phải mô
tà, tường thuật lại sự việc, lời nói của đương sự một cách cụ thể, chi tiết Cách này thường phù hợp khi lập biên bản vụ việc
- Cách thứ hai: ghi tổng hợp, là cách thức ghi biên bản mà người viết phải
có khả năng tổng hợp lại thông tin, lời phát biểu để tránh tình trạng bỏ sót hoặc trùng lặp thông tin Trong hội nghị có những ý kiến phát biểu nào phải ghi lại toàn bộ, nhưng nếu có ý kiến trùng lặp chi cần tổng họp lại làm cơ sờ để cơ quan có thẩm quyền xem xét Cách này phù hợp khi viết biên bản hội nghị
2.3 Cơ cấu của biên bản
Nội dung của biên bán bao gm những yếu tố sau:
- Thời gian, địa điểm xảy ra sự kiện;
- Thành phần tham dự (tham gia);
- Diễn biến của sự kiện;
- Số lượng biên bản/ thủ tục đọc công khai;
- Thời điểm kết thúc
Nội dung và hình thức cùa biên bản được trình bày cụ thể như sau:
* Biên bàn vụ việc
174
Trang 30UY BAN NHÂN DÂN TP HÀ NỘI CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
SỞ TÀI NGUYÊN & MÔI TRƯỜNG Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Hà Nội, ngày thảng năm
đã có hành vi , vi phạm điềm, khoán điều Nghị định số 97/2007/
NĐ-CP của Chính phù, ban hành ngày tháng năm quy định về xử phạt vi phạm
hành chính và cưỡng chế thi hành quyết định hành chính trong lĩnh vực môi trường
Các biện pháp ngăn chặn
Tang vật, phương tiện vi phạm
Lời khai của người vi phạm
Biên bàn được lập thành bàn, giao cho người vi phạm OI bàn và được đọc lại cho những người có tên trong biên bản cùng nghe
Biên bản được lập kết thúc vào hi cùng ngày
Nguôi vi phạm Người lập biên bản
Ngưòi làm chứng Nguôi bị thiệt hại
Trang 31+ Ban t chức giới thiệu chương trinh làm việc;
+ Bầu đoàn chù tịch và thư ký hội nghị;
+ Đại diện lãnh đạo Bộ Tư pháp đọc Báo cáo tổng kết công tác ngành Tư pháp; + Các tham luận, phát biểu hoàn thiện nội dung báo cáo;
+ Thù tục bầu Ban thanh tra nhân dân (nếu có);
+ Thông báo kết quả bầu;
+ Đoàn chủ tịch tng kết bế mạc hội nghị;
+ Thư ký đọc công khai nội dung biên bàn;
+ Thời điểm hội nghị kết thúc
Trang 323 Báo cáo
3.1 Khải niệm
Báo cáo là loại văn bản được sử dụng để phản ánh tình hình thực tế, trình bày kết quả thực hiện công việc trong hoạt động của cơ quan nhà nước làm cơ
sờ để đánh giá tình hình quản lý, đề xuất những biện pháp, chủ trương mới
3.2 Các loại bảo cáo và vai trò của bảo cáo
Có nhiều tiêu chí để phân chia các loại báo cáo như: thời hạn ban hành, nội dung báo cáo, mức độ hoàn thành công việc
* Dựa vào thời hạn ban hành, báo cáo gm:
- Báo cáo thường kỳ, là báo cáo được ban hành sau mỗi kỳ hạn được quy định như báo cáo hàng quý, hàng năm, nhiệm kỳ Loại báo cáo này được ban hành để phàn ánh toàn bộ quá trình hoạt động cùa cơ quan trong thời hạn được báo cáo, giúp cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, đánh giá hoạt động cùa cấp dưới, phát hiện những khó khăn, yếu kém để có giải pháp khắc phục kịp thời
- Báo cáo bất thường, là báo cáo được ban hành khi thực tế xảy ra các biến động bất thường về tự nhiên, tình hình kinh tế - xã hội, hoặc một sự việc nào đó Loại báo cáo này được ban hành để thông tin nhanh về những vấn đề cụ thể đang xảy ra để cơ quan có thẩm quyền đề ra giải pháp kịp thời
* Dựa vào mc độ hoàn thành công việc cần báo cáo, báo cáo gm:
- Báo cáo sơ kết, là báo cáo về một công việc đang còn thực hiện, là cơ sở
đề cơ quan có thẩm quyền điều chỉnh cho phù hợp với những vấn đề mới phát sinh, ngoài dự kiến đã được lập
- Báo cáo tổng kết, là báo cáo được ban hành sau khi đã hoàn thành hoặc hoàn thành một cách cơ bản công việc nhất định Mục đích của báo cáo này không phải là để tiếp tục hoàn thành công việc một cách tốt nhất như báo cáo sơ kết mà là đánh giá lại quá trình thực hiện đế so sánh với mục tiêu ban đầu đề ra
* Dựa vào nội dung báo cáo, báo cáo gôm:
- Báo cáo tình hình chung, là loại báo cáo phản ánh nhiêu vấn đề, nhiều mặt công tác cùng được thực hiện trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn cùa cơ quan Thông qua nội dung báo cáo, cơ quan có thẩm quyền thấy được toàn cành
về hoạt động cùa cơ quan và mối quan hệ giữa các hoạt động với nhau
- Báo cáo chuyên đê, là báo cáo chuyên sâu về một nhiệm vụ công tác cấp trên chi đạo, một vấn đề quan trọng
Trang 333.3 Mạc đích, yêu cầu của báo cảo
Để có được báo cáo có giá trị trong việc cung cấp thông tin, báo cáo phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Thông tin trong báo cáo phải đảm bảo trung thực, chính xác, đây là yêu cầu quan trọng giúp cho cơ quan có thẩm quyền đưa ra các quyết định quàn lý đúng đắn
- Nội dung của báo cáo phải cụ thể, có nghĩa những thông tin cung cấp không được chung chung, mà phải rõ ràng, cụ thể thông qua việc minh họa bàng sơ đ, số liệu
- Nội dung của báo cáo có trọng tâm, trọng điểm
- Đảm bảo thông tin phải kịp thời, việc báo cáo chậm trễ có thể gây hậu quả bất lợi cho chủ thể quản lý, vì không kịp đưa ra các quyết định quản lý khắc phục sự việc bất thường xảy ra
3.4 Cách thc soạn thảo báo cáo
Bố cục nội dung cùa báo cáo cũng được trình bày theo kết cấu nghị luận, bao gm ba phần: mờ đầu, nội dung chính và phần kết luận
Mờ đầu của báo cáo, người viết trình bày, đánh giá chung tình hình hoạt động cùa cơ quan trong thời gian vừa qua, hoặc trong thời gian thực hiện công việc cấp trên giao Thông thường phần này được đặt tên là "tình hình chung",
"Đánh giá tình hình", "Đánh giá chung" Người soạn thảo phái nêu được những thuận lợi, khó khăn gặp phải trong thời gian qua, trong thời gian thực hiện công việc
Nội dung chính cùa báo cáo, người viêt cung cáp toàn bộ thông tin về tình hình hoạt động hoặc về công việc thực hiện thông qua thành tựu đạt được và hạn che, tn tại Phần này đòi hỏi người viêt báo cáo phải trình bày thành tựu, hạn chế về mọi khía cạnh và minh họa cụ thê bang số liệu, sơ đ, aươne điên hình Sau đó trình bày thêm về nguyên nhàn dẫn đến những thành tựu và hạn chế trên để thuyết phục người đọc CŨT12 như là cơ sờ để đề ra giải pháp phù hợp Phần kết luận, naười viết báo cáo trình bày giải pháp, phương hướng trong thời gian tới và mong muôn triển khai trên thực te đạt hiệu qua cáo nhất
Có thê trình bày nội dung và hình thức báo cáo như sau:
178
Trang 34Bộ TÀI CHÍNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
HI/ Phưong huống, giãi pháp
Trên đây là toàn bộ nội dung Báo cáo rất mong các vị đại biêu đóng góp ý kiến
đề bàn Báo cáo này được hoàn thiện hơn nua
Voi nhận: TỐNG cục TRƯỞNG
- Như trên;
- Lưu
Trang 35BỘ Y TÉ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc Số: /BC-BYT
Hà Nội, ngày tháng năm
BÁO CÁO NHANH
Tình hình thiệt hại do mưa lũ tại các tỉnh Miền Trung
Do ảnh hường vùng áp thấp và đới gió Tây Nam ờ khu vực Nam biền Đông, vùng biển ngoài khơi Trung bộ và Nam bộ kết họp với hoàn lưu khối không khí lạnh từ phía Bắc, trong những ngày qua từ 01/10/2010 - 07/10/2010 tại khu vực các tinh Miền Trung từ Nghệ An đến Thừa Thiên Huế đã xảy ra mưa lũ lớn trên diện rộng gây úng, lụt và thiệt hại nặng về nguôi, tài sàn Ngành Y tế cùng các cơ quan ban ngành và nhân dân tích cực khấc phục hậu quá mưa lũ Tuy nhiên, trong thời gian từ ngày 14 đến ngày
18 tháng 10 năm 2010 do ảnh hường của không khí lạnh tăng cường và vùng áp thấp ờ biền Đông trên địa bàn tinh Nghệ An đến Quàng Binh lại tiếp tục hứng chịu đạt mưa lũ lớn mói Theo báo cáo Sớ Y tế các tình tính đến thòi điểm Ì lhoo ngày 18/10/2010 Bộ
Y tế xin tng hợp, báo cáo nhanh công tác chi đạo phòng chống, ứng cứu những thiệt hại, kiến nghị cùa Sờ Y tế các địa phương và hoạt động hỗ trợ của Bộ Y tế như sau:
ì Triền khai công tác V tế đối phó vói mưa lũ
Trước diễn biến tình hình mua lũ và thực hiện chi đạo cùa Thú tướng Chinh phủ tại Công điện khấn số 1863/CĐ-TTg ngày 16/10/2010 và Công điện khẩn số 30, 31/CĐ-PCLBTVV các ngày 14 17/10/2010 và Công văn số 312/PCLBTW ngày 16/10/2010 cua Ban chi đạo phòng, chống lụt bão Trung ương vê việc phàng chống và khắc phục hậu quả mưa, lũ chuân bị ứng phó với cơn bão MEGI đans tiên vê Biên Đông hướng về Việt Nam Ngà} 14 ngày 17 và ngày 18 tháng 10 năm 2010 Bộ Y tẻ
đã co 03 công điện khẩn số 6935/CĐ-BYT 6990/ CĐ-BYT và số 7037 CĐ-BYT gửi
và yêu câu Sỡ Y tê các tinli/Tliành phò ven biên từ Quang Ninh đốn Kiên Giang và các đon vị trực thuộc Bộ Y tê:
- Theo dõi sát diên biên tinh hình thời tiẽt đê chủ động trong công lác triền khai phòng chông mưa lũ; phát lui) phương châm bòn tại chò nhăm hạn chế tôi đa thiệt hại
vé n lí ười và vật chát do mưa lũ cây ra Chuần bị săn sàng đáp ứng V tế đạt mưa bào tiếp theo giúp nhân dân ôn định cuộc sống
- Các co sờ điêu trị tô chức trực tiếp cấp cứu 24/24h, sẵn sàng cấp cứu điều trị
miễn phí cho nạn nhãn do mưa lù gây ra Các đội cắp cứu lưu độna luôn túc trực đẻ ứnii cứu cho tuyên đuôi khi có lệnh Săn sàng cluiân bị các phương án ứiiíỉ cứu và di dời các co sỏ V tê đẽ đàm bao an toàn cho bệnh nhân và cán bộ V te tăng cường thuốc hóa chãi cho nơi có imuy cơ bị chia cát nuặp lụt do mua lũ
- Các đon \ ị trục thuộc Bộ Y té và các co so \ tê ch nân bị săn sán" các cơ sò tliuõc điêu trị hóa chát thièt bị phương tiện phục vụ cỏn" tác khám chữa bệnh vặn
180
Trang 36chuyển bệnh nhân bị tai nạn do mua, lũ Thường xuyên báo cáo tinh hình triển khai công tác phòng chống lụt, bão và đề xuất khó khăn về Ban chi huy PCTH&TKCN Bộ Y tế
- Tăng cuông công tác truyền thông phòng chống dịch bệnh bùng phát sau mưa,
lũ, vệ sinh môi trường, đảm bảo ngun nước sạch sinh hoạt cho người dân, đàm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm
li Hoạt động Y tế tại địa phương
- Sau khi cập nhật thông tin thời tiết và thực hiện chi đạo của Thủ tướng Chính phủ và Ban Chi đạo phòng, chống lụt bão Trung ương, và các công điện khẩn chi đạo của Bộ Y tế, Ban Chi huy phòng, chổng lụt bão Sờ Y tế các tinh đã họp khẩn cấp, triển khai công tác phòng chống lũ lụt do mưa lớn gây ra, giao nhiệm vụ cho các thành viên thực hiện nhiệm vụ theo phương án đã đề ra Đng thời có công điện chi đạo các đom
vị triển khai, ứng phó, khắc phục hậu quả mưa, lũ Thành lập các đoàn công tác kiểm tra, chi đạo cơ sờ ứng phó với mưa, lũ, chi đạo tổ chức thường trực 24/24 tại các cơ sờ
y tế, đng thời chỉ đạo tăng cường công tác cấp cứu tại các bệnh viện và công tác phòng, chống dịch bệnh tại các Trung tâm Y tế Dự phòng
- Tổ chức công tác bảo vệ, di dời các phương tiện máy móc, vật tư, các kho thuốc, hóa chất không để mua, lũ gây hư hỏng hoặc phát tán gây ô nhiễm môi trường,
phân công cán bộ y tế sẵn sàng bám sát phục vụ nhân dân khi có lệnh sơ tán và bố trí
người bảo vệ tài sản tại đơn vị
- Đẩy mạnh tuyên truyền, vận động nhân dân làm tốt công tác vệ sinh phòng bệnh, vệ sinh môi trường, đảm bảo ngun nước sạch Quản lý tốt các ổ dịch cũ, tích cực phòng chống các bệnh dịch có thể xảy ra: sốt xuất huyết, tiêu chày cấp, bệnh ngoài
da, đau mắt đỏ Nếu có dịch phải kịp thời khống chế và bao vây dập tắt dịch
HI Tình hình thiệt hại chung
Theo báo cáo từ Sờ Y tế các tình trong đạt mưa lũ từ ngày 14-18/10/2010 số lượng thiệt hại như sau:
- Thiệt hại về y tế: có 114 trạm y tế và OI Bệnh viện Đa khoa huyện bị ngập
- Tinh hình mưa lũ: trời mưa đã giảm, nước tiếp tục dâng cao
Trang 373 Tại Quảng Binh
- Thiệt hại về người: chua có thống kê
- Thiệt hại về y tế: nhiều trạm y té tại huyện Minh Hóa, Quảng Trạch, Tuyên Hóa bị ngập nặng, hiện tại chua có số liệu thống kê cụ thể
- Tình hình mua lũ: trời vẫn mua to, nước tiếp tục dâng cao, ngập lụt nhiều nai
- Tình hình dịch bệnh: một sổ bệnh đau mắt đỏ, tiêu chảy, nước ăn' chân vẫn phô biến trong vùng ngập và có nguy cơ một sổ bệnh dịch khác sau lũ lụt
IV Hoạt động Hỗ trạ của Bộ Y tế
- Bộ Y tế đã triển khai cấp thuốc, trang thiết bị hóa chất hỗ trợ các đơn vị (Phụ lục kèm theo)
- Ban chi huy phòng chống thảm họa và tìm kiếm cứu nạn Bộ Y tế đã phổi họp
với Văn phòng đại diện Tô chức Y tế thế giới tại Việt Nam hỗ trợ Sở Y tế Hà Tĩnh vả
Sở Y tế Quảng Bình mỗi tình 150.000 viên Aquatabs
- Công đoàn y tê cơ quan Bộ Y tế đã vận động cán bộ công chức, viên chúc ủng
hộ nhân dân các tinh miên Trung bị thiệt hại mưa lũ: mỗi người một ngày lương
- Chi đạo các địa phương, đơn vị trực thuộc Bộ Y tế, xử lý sớm, triệt để những khu vực đang ô nhiễm nặng có nguy cơ bùng phát dịch bệnh, phát hiện và xứ lý kịp thời và triệt để nhũng ổ dịch đang bùng phát
- Thường trục Ban chi huy phòng chống thảm họa và tìm kiếm cứu nạn Bộ Y tế tiếp tục duy trì chế độ trực, cập nhật kiến nghị địa phương, kịp thời đề xuất Lãnh đạo
Bộ cho ý kiên chi đạo hỗ trợ Sờ Y tế các tinh khắc phục hậu quà mưa lũ, giúp nhân dân
ổn định cuộc sống
Bộ Y tế tông hợp và xin trân trọng báo cáo./
Nơi nhận:
- Văn phòng Chính phũ (để b e);
- Ban Chi đạo PCLBTW (để b e);
- Úy ban Quốc gia TKCN (để h e);
- Bộ trướng (đe b e);
- Chánh Vãn phòng (để b c):
- Thành viên Ban chi huy PCTH &
TKCN Bộ Y tế (đế biết);
- \Vebsite Bộ Y tế; Báo SK & ĐS;
- TT Truyền thông & GDSKT\V;
- Cơ quan truyền thõng đại chúng;
- Lưu VT VPB7
TL Bộ TRƯỞNG
KT CHÁNH VĂN PHÒNG PHÓ CHÁNH VÃN PHÒNG
182
Trang 384 Tờ trình
4.1 Khải niệm
Tờ trình là loại văn bản được sử dụng để đề xuất và mong cấp trên phê duyệt một vấn đề mới phát sinh trong hoạt động của cơ quan như: đề xuất một chủ trương, chính sách, phương án công tác, một chế độ, tiêu chuẩn, định mức, một dự thào văn bản mới hoặc đề nghị sửa đổi, bổ sung, bãi bỏ, hủy bỏ vãn bản hay quy định nào đó trong văn bàn không còn phù hợp
Với sự phong phú về công việc nêu trên cho thấy tờ trình là loại văn bản được ban hành khá phổ biến và rất cần thiết trong quá tình lãnh đạo, quàn lý, điều hành của một cơ quan nhà nước Khi soạn thảo loại vãn bản này, người soạn thảo phải tuân theo những yêu càu cơ bàn sau đây:
+ Phân tích được những điểm tích cục, tiêu cực của tình hình làm căn cứ mang tính thuyết phục cho việc đề xuất những vấn đề mới;
+ Dự đoán, phân tích được những phản ứng có thể xảy ra xung quanh đề nghị mới đó;
+ Phân tích khó khăn, thuận lợi trong việc thực hiện đề nghị mới, đề ra được các biện pháp khắc phục;
+ Cách hành văn trong tờ trình phải là văn phong nghị luận, diễn đạt phải
rõ ràng, có lý lẽ chặt chẽ mang tính thuyết phục cao nhằm đạt được mục tiêu đề ra
Từ những yêu cầu cơ bàn trên đây, người soạn thảo phải vận dụng để hoàn thành nội dung cùa tờ trình với chất lượng cao nhất
4.2 Két cấu nội dung
Nội dung của tờ trình được chia thành ba phẩn: phần mở đẩu, phần nội dung chính và phần kết luận
Phần mở đầu: là phần nhận định tình hình (phân tích thực trạng gm
những thành tựu đạt được và chủ yếu nhấn mạnh những hạn chế, tn tại của vấn
đề cần đề xuất) Tùy theo vấn đề cần trinh cấp trên phê duyệt là gì mà người soạn thào tờ trình phải linh hoạt vận dụng lý thuyết trên đây cho phù hợp
Ví dụ: nếu đối tượng trinh là một dự thào Văn bàn pháp luật cần được sưa
đối, bổ sung thì phần mờ đâu người soạn thảo phải nêu được lý do tại sao phải sửa đổi, b sung văn bản đó Lý do sứa đổi, bổ sung Văn bàn pháp luật chú yếu
là vi nội dung cùa một sô quy định không còn phù hợp, bát cập với thực tế, hoặc để kịp thời thế chè hóa đường lối của Đãng, hay là do có sự thay đổi nội
Trang 39dung của Văn bản pháp luật do cấp trên ban hành (có thể đặt tên cho phần này
là sự cần thiết sửa đổi, bổ sung vãn bản )
Nhưng vấn đề cần bình cấp trên phê duyệt lại là một công việc mang tỉnh
sự vụ thì không cần phải đặt tên cho phần mờ đầu đó, người soạn thảo trình bày luôn lý do của việc đề xuất vấn đề mới Trong phần mờ đầu của tờ tình, người soạn thảo cần lưu ý phải sử dụng cách hành văn mang tính khách quan, cụ thề
Phần nội dung chính bao gm việc nêu các đề nghị cụ thể về vấn đề mới
cần xin phê duyệt (các phương án); phân tích những phản ứng có thể xảy ra xoay quanh đề nghị mới nếu được áp dụng; những khó khăn, thuận lợi khi triển khai thực hiện; những biện pháp cần khắc phục; cũng có thể cả những quan điểm ý kiến còn chua thống nhất về nội dung nào đó trong vấn đề hình cũng được thể hiện tại phần nội dung chính này
về cách hành văn trong phần nội đung chính, người soạn thảo phải viết thật rõ ràng, có tính thuyết phục, tránh chung chung, khó hiểu Các luận cú đuợc sử dụng trong phần này phải điển hình và được lựa chọn từ những ngun thông tin đáng tin cậy nhất Phân tích thuận lợi, khó khăn của việc thực hiện đề nghị mới cần lập luận lôgíc, toàn diện, khách quan
Ví dụ: nếu trình dự thảo văn bản cần được sửa đổi, bổ sung thì phàn này
sẽ là toàn bộ nội dung của dự thào đó Trong tờ trình phải thể hiện được từng điều khoản cần được sửa đổi, bổ sung; lý do sửa đổi, bổ sung; các quan điểm còn chưa thống nhất về nội dung cụ thể nào đó
Nếu đối tượng được trình là một đề án, chính sách thì phần này cũng chính là nội dung cụ thể của đề án, chính sách đó; những thuận lợi, khó khăn khi thực hiện đề án, chính sách
Phần kết luận: phân tích được ý nghĩa, tác dụng của vấn đề cần trình
đng thời nhấn mạnh đề nghị cấp trên xem xét chấp thuận (phê duyệt) đề xuất
đã nêu để sớm được triển khai, thực hiện trên thực tế
4.3 Cơ cẩu hình thc
Cơ cấu hình thức của tờ trình được trình bày như sau:
184
Trang 40Bộ Tư PHÁP CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TỎNG CỤC THI HÀNH ÁN Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
CỘNG HÒA XẢ HỘI CHÚ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: /TTr-STP
Ả, ngày tháng năm
TỜ TRÌNH
Dự thảo Quy chế Cộng tác viên kiểm tra Văn bản quy phạm pháp luật
Kính gửi: ủy ban nhân dân thành phố
Thực hiện Chương trình xây dựng Văn bản quy phạm pháp luật cùa ủy ban nhân dân thành phố năm 2010 ban hành kèm theo Quyết định số 922/QĐ-UBND ngày tháng năm Sở Tư pháp trình ủy ban nhân dân thành phố dự thào Quy chế Cộng tác viên kiềm tra Văn bàn quy phạm pháp luật
ì) Cơ sỡ pháp lý và sự cần thiết ban hành Quy chế
1) Ngày 12 tháng 4 năm 2010, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 40/2010/NĐ-CP về kiểm tra và xù lý Văn bán quy phạm pháp luật Nghị định này thay