Bài giảng tin học văn phòng microsoft office word specialist

CHIA SẺ VÀ DUY TRÌ TÀI LIỆU- Các chế độ xem tài liệu - Bảo mật cho tài liệu - Quản lý các phiên bản tài liệu - Chia sẻ tài liệu - Lưu tài liệu - Sử dụng mẫu tài liệu để tạo nhanh tài liệ

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

BÀI GIẢNG TIN HỌC VĂN PHÒNG MICROSOFT OFFICE WORD SPECIALIST

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1 CHIA SẺ VÀ DUY TRÌ TÀI LIỆU 7

1.1 CÁC CHẾ ĐỘ XEM TÀI LIỆU 7

1.2 BẢO MẬT CHO TÀI LIỆU 22

1.3 QUẢN LÝ CÁC PHIÊN BẢN TÀI LIỆU 27

1.4 CHIA SẺ TÀI LIỆU 29

1.5 LƯU TÀI LIỆU 35

1.6 SỬ DỤNG MẪU (TEMPLATE) ĐỂ TẠO NHANH TÀI LIỆU 40

CHƯƠNG 2 ĐỊNH DẠNG NỘI DUNG TÀI LIỆU 44

2.1 ĐỊNH DẠNG FONT CHỮ VÀ THUỘC TÍNH ĐOẠN VĂN BẢN 44

2.2 DI CHUYỂN VÀ TÌM KIẾM TRONG TÀI LIỆU 50

2.3 THIẾT LẬP THỤT ĐẦU DÒNG VÀ TAB ĐỐI VỚI ĐOẠN VĂN BẢN 54

2.4 THIẾT LẬP GIÃN DÒNG, GIÃN ĐOẠN VĂN BẢN 58

2.5 TẠO BẢNG 60

2.6 THAO TÁC VỚI BẢNG TRONG TÀI LIỆU 65

2.7 THIẾT LẬP NỘI DUNG LIỆT KÊ TRONG TÀI LIỆU 70

CHƯƠNG 3 BỐ CỤC TRANG VÀ NỘI DUNG SỬ DỤNG LẠI 73

3.1 THIẾT LẬP TRANG TÀI LIỆU 73

3.2 SỬ DỤNG THEME 80

3.3 SỬ DỤNG CÔNG CỤ QUICK PARTS ĐỂ TẠO NỘI DUNG TRONG TÀI LIỆU 83

3.4 TẠO VÀ THAO TÁC VỚI NỀN TRANG 86

3.5 TẠO VÀ TÙY CHỈNH TIÊU ĐỀ ĐẦU VÀ TIÊU ĐỀ CHÂN TRANG 89

CHƯƠNG 4 HÌNH ẢNH VÀ ĐỒ HỌA TRONG TÀI LIỆU 92

4.1 CHÈN VÀ ĐỊNH DẠNG HÌNH ẢNH TRONG TÀI LIỆU 92

4.2 CHÈN VÀ ĐỊNH DẠNG HÌNH VẼ, WORDART VÀ SMARTART 96

4.3 CHÈN VÀ ĐỊNH DẠNH CLIP ART 102

4.4 ÁP DỤNG VÀ THAO TÁC VỚI TEXT BOX 104

CHƯƠNG 5 KIỂM DUYỆT TÀI LIỆU 107

5.1 SỬ DỤNG TÙY CHỌN KIỂM TRA CHÍNH TẢ VÀ NGỮ PHÁP ĐỂ XÁC THỰC NỘI DUNG 107

5.2 CẤU HÌNH CÁC THIỆT LẬP TỰ ĐỘNG SỬA LỖI (AUTOCORRECT) 111

5.3 CHÈN VÀ TÙY CHỈNH GHI CHÚ (COMMENTS) 114

CHƯƠNG 6 THAM CHIẾU VÀ HYPERLINKS 117

6.1 SỬ DỤNG HYPERLINK 117

6.2 TẠO CHÚ THÍCH CHÂN TRANG 121

6.3 TẠO MỤC LỤC (TABLE OF CONTENTS) 123

CHƯƠNG 7 TRỘN THƯ 126

7.1 THIẾT LẬP TRỘN THƯ 126

7.2 THỰC THI TRỘN THƯ 139

Word\Objective1

1 Chia sẻ và duy trì tài liệu

ExecutiveResume.dotx Finalizing.docx

Orchestra.docx Password.docx Saving1.docx Saving2.docx Saving3.docx UrbanResume.dotx Versions.docx Viewing1.docx Viewing2.docx

Word\Objective2

2 Định dạng nội dung tài liệu

Characters.docx Finding.docx Lists.docx ModifyTable.docx Paragraphs.docx RoomPlanner.docx SortTable.docx

Word\Objective3

3 Bố cục trang và nội dung sử dụng lại

Background.docx Columns.docx CustomTheme.docx Header.docx

Numbers.docx Pages.docx Parts.docx SavedText.docx Theme.docx

Word\Objective4

4 Hình ảnh và đồ họa trong tài liệu

ClipArt.docx Logo.png Picture.docx Shapes.docx SmartArt.docx TextBoxes.docx WordArt.docx

Word\Objective5

5 Kiểm duyệt tài liệu

Comments.docx Letter.docx

Word\Objective6

6 Tham chiếu và Hyperlinks

Contents.docx Footnotes.docx Hyperlinks.docx OtherLogos.docx

Word\Objective7

7 Trộn thư

AnniversaryLetter.docx CustomerList.xlsx

MICROSOFT WORD 2010

Bôi đen

Trước khi chỉnh sửa và định dạng văn bản, cần phải bôi đen Người dùng có thể chọnmột phần văn bản bằng cách kéo chuột qua nó Người dùng có thể chọn từng phầnriêng biệt của một văn bản như sau:

Bôi đen một từ, nháy đúp (double-click) vào từ đó Cả từ và khoảng trống sau

từ đó đều được bôi đen, ngoại trừ dấu câu theo sau

Để bôi đen một câu, giữ phím Ctrl và nhấn chuột vào bất cứ chỗ nào trong câu.Câu đó sẽ được bôi đen từ kí tự đầu tiên đến dấu cách sau dấu chấm câu

Để bôi đen 1 đoạn văn bản, nhấn chuột 3 lần (triple-click) vào đó, đoạn văn vàdấu đoạn văn được chọn

Để bôi đen các phần văn bản liền kề Đắt chuột ở phần đầu văn bản, giữ phím Shift,nhấn phím mũi tên hoặc nhấn chuột vào phần cuối văn bản muốn chọn

Để chọn các khối văn bản không liền kề, bôi đen khối đầu tiên, giữ phím Ctrl, sau đóchọn khối kế tiếp

Để chọn một khối văn bản một cách nhanh chóng, có thể sử dụng khoảng trống bêntrái trang văn bản Khi trỏ chuột ở vùng này, nó sẽ chuyển từ hình I thành mũi tênnghiêng phải

Để bôi đen một dòng, nhấn vào vùng trống bên trái của dòng

Để bôi đen một đoạn văn bản, nháy đúp vào vùng trống bên trái đoạn văn đó

Để chọn toàn bộ văn bản, nhấn 3 lần vào vùng trống

Để bỏ chọn (bỏ bôi đen), nhấn chuột vào bất cứ đâu trong cửa sổ tài liệu ngoại tràvùng trống đó

Di chuyển trong tài liệu

Người dùng có thể xem nhiều phần của tài liệu bằng cách sử dụng thanh cuộn dọc vàthanh cuộn ngang Cuộn tài liệu không làm di chuyển trỏ chuột – chỉ làm thay đổiphần văn bản được hiển thị trong cửa sổ Ví dụ, nếu người dùng kéo thanh cuộn dọcxuống tận cùng của thanh cuộn, phần cuối tài liệu sẽ được xem, nhưng trỏ chuột vẫn ở

vị trí ban đầu

Một vài cách sử dụng thanh cuộn:

Nhấn mũi tên trái hoặc phải trên thanh cuộn ngang để di chuyển cửa sổ tài liệusang trái hoặc sang phải một vài ký tự

Nhấn bên trái hoặc bên phải hộp cuộn để di chuyển sang trái hoặc sang phải cảkhung cửa sổ

Người dùng cũng có thể di chuyển trong tài liệu bằng trỏ chuột Nhấn để đặt trỏ chuộtvào một vị trí cố định, hoặc có thể nhấn một phím bất kì hoặc tổ hợp phím để dichuyển trỏ chuột như sau:

Phím hoặc tổ hợp phím Di chuyển trỏ chuột

Mũi tên trái (Left Arrow) Sang trái một ký tự

Mũi tên phải (Right Arrow) Sang phải một ký tự

Mũi tên xuống (Down

Mũi tên lên (Up Arrow) Đi lên một dòng

Ctrl+Left Arrow Sang trái một từ

Ctrl+Right Arrow Sang phải một từ

Ctrl+Page Up Về đầu trang trước đó

Ctrl+Page Down Về đầu trang sau đó

Page Up Lên trên một khung màn hình

Page Down

Xuống dưới một khung mànhình

CHƯƠNG 1 CHIA SẺ VÀ DUY TRÌ TÀI LIỆU

- Các chế độ xem tài liệu

- Bảo mật cho tài liệu

- Quản lý các phiên bản tài liệu

- Chia sẻ tài liệu

- Lưu tài liệu

- Sử dụng mẫu (tài liệu) để tạo nhanh tài liệu

Word cung cấp nhiều công cụ để quản lý cách người dùng làm việc và chia sẻtài liệu với những người khác Chương này hướng dẫn người dùng cách xem tài liệu,ngăn chặn những thay đổi không mong muốn, làm việc với các phiên bản của tài liệu,chia sẻ, lưu tài liệu, và thay đổi diện mạo của tài liệu bằng cách áp dụng mẫu(template)

1.1 CÁC CHẾ ĐỘ XEM TÀI LIỆU

Chuyển đổi chế độ xem

Trong Word, tài liệu có thể được hiển thị ở nhiều chế độ xem, mỗi chế độ phùhợp với một mục đích riêng Các chế độ xem tiêu chuẩn bao gồm Print Layout (mặcđịnh), Full Screen Reading, Web Layout, Outline, và Draft

Cách chuyển đổi chế độ xem

- Trong nhóm Document Views của thẻ View, nhấn Print Layout, Full Screen Reading, Web Layout, Outline View, hoặc Draft View.

Chế độ xem Ý nghĩa

Print Layout Xem tài liệu như khi được in ra

Full Screen Reading Xem tài liệu toàn màn hình

Web Layout Hiển thị tài liệu giống như khi xem trên trình duyệt web

Outline Hiển thị cấu trúc tài liệu ở các mức lồng nhau của các tiêu đềvà thân văn bản, cung cấp công cụ để xem và thay đổi hệ

thống phân cấp của nó

Draft

Hiển thị tài liệu với bố cục đơn giản để có thể nhập và chỉnhsửa một cách nhanh chóng Không thể xem được các bố trítrang như tiêu đề đầu và cuối trang

Làm việc với chế độ Print Layout

Chế độ Print Layout hiển thị tài liệu trên màn hình giống như khi nó được in ra

Có thể xem các yếu tố như lề, ngắt trang, tiêu đề đầu – chân trang, và đánh dấuwatermark

Để ẩn hoặc hiển thị khoảng trống giữa các trang trong chế độ Print Layout

- Sử dụng chuột: Đặt chuột vào khoảng trống, hoặc dòng kẻ giữa 2trang bất kỳ, khi trỏ chuột chuyển thành 2 mũi tên ngược chiều thìnhấn đúp chuột

- Tùy chỉnh trong Options: Trong thẻ Display của hộp thoại Word

Options, chọn hoặc bỏ chọn chức năng Show white space between pages in Print Layout view.

Hiển thị hình ảnh thu nhỏ các trang

1 Trong nhóm Show, đánh dấu chọn Navigation Pane.

2 Trong cừa sổ Navigation Pane, chọn thẻ Browse Pages.

Làm việc với chế độ Full Screen Reading

Chế độ xem Full Screen Reading hiển thị phóng đại nội dung văn bản Trongchế độ này, thanh Ribbon được thay thế bằng một thanh công cụ phía trên màn hìnhvới các nút lưu và in văn bản, và một số công cụ khác

Khi làm việc trong chế độ Full Screen Reading, người dùng có thể lưu, xem lại,

và in tài liệu; dịch nội dung; đánh dấu (highlight) hoặc comment nội dung, bằng việc

sử dụng các công cụ quản lý ở bên trái thanh tiêu đề Ngoài ra còn có thể sử dụng

Thành phần Ý nghĩa

Công cụ quản lý tài liệu

Research Tra cứu các từ trong khi đọc

Text Highlight Color Đánh dấu văn bản

Các nút điều hướng

Next Screen Chuyển tới trang tiếp theo

Previous Screen Chuyển về trang trước

Jump to a page or section in the

document Chuyển tới trang hoặc phần khác trong tài liệu

Increase Text Size, Decrease

Text Size, Margin Settings,

Thay đổi số lượng chữ hiển thị trên mỗi trang

Track Changes Theo dõi các thay đổi trên tài liệu khi được phép

chỉnh sửa (Allow Typing)

Show Comments and Changes

hoặc Show Original/Final

Document

Quản lý việc hiển thị các thay đổi và ghi chú

Làm việc với chế độ Web Layout

Chế độ Web Layout hiển thị tài liệu như khi được xem trên trình duyệt web.Trong chế độ này, có thể xem nền trang và các hiệu ứng khác Đồng thời cũng có thểthấy cách viền văn bản sao cho phù hợp với cửa sổ và cách định vị các yếu tố đồ họa

Làm việc với chế độ Outline

Chế độ Outline hiển thị cấu trúc của tài liệu theo các cấp lồng nhau của các tiêu đề vàthân văn bản, cung cấp các công cụ cho việc xem và thay đổi hệ thống phân cấp củanó

Các biểu tượng và lối thụt đầu dòng sử dụng trong chế độ Outline để chỉ ra mức

độ cấp bậc của các tiêu đề hoặc đoạn văn bản trong cấu trúc tài liệu, không xuất hiệntrong các chế độ xem khác hoặc khi in ra Bên trái tài liệu là khung style, chỉ ra cácstyle được sử dụng cho mỗi đoạn văn bản khung này chỉ có trong chế độ Draft vàOutline và mặc định không được nhìn thấy

Hiển thị và ẩn các style trong chế độ Outline

Trên thẻ Advanced trong hộp thoại Word Options, trong mục Display,

do làm theo sau và nhấn OK:

- Để hiển thị style, nhập vào một số thập phân dương (ví dụ, 0.5″)

trong ô Style area pane width in Draft and Outline views.

- Để ẩn style, nhập 0″ vào ô Style area pane width in Draft and

Outline views.

Hiển thị nội dung của mỗi cấp độ

Trên thẻ Outlining, trong nhóm Outline Tools, trong danh sách Show Level, chọn cấp độ thấp nhất muốn hiển thị.

Mở rộng và thu nhỏ các phần trong chế độ Outline

Nháy đúp vào dấu cộng (+) bên trái

Chọn hoặc nhấn vào mỗi phần Trên thẻ Outlining, trong nhóm Outline Tools, nhấn nút Expand hoặc Collapse.

Tổ chức lại tài liệu trong chế độ Outline

Nhấn vào dấu cộng bên trái của bất kỳ tiêu đề nào để chọn phần(section)tài liệu đó Làm theo như sau:

- Kéo phần đó tới vị trí mới

- Cắt và dán phần đó tới vị trí mới

- Chọn hoặc nhấn chuột vào phần đó Trên thẻ Outlining, trong nhóm Outline Tools, nhấn nút Move Up hoặc Move Down Nâng cấp hoặc hạ cấp cho các phần trong chế độ Outline

Chọn phần muốn nâng cấp hoặc hạ cấp

Trên thẻ Outlining, trong nhóm Outline Tools, làm một trong các bước

Mở rộng hoặc thu gọn subdocument trong chế độ Outline

Chọn subdocument Trên thẻ Outlining, trong nhóm Master Document, nhấn Expand Subdocuments hoặc Collapse Subdocuments.

Mở subdocument trong chế độ Outline

Trên thẻ Outlining, trong nhóm Master Document, nhấn Show Document.

Làm việc với chế độ Draft

Chế độ Draft hiển thị nội dung tài liệu với bố cục đơn giản để người dùng có thẻ nhập

và chỉnh sửa nhanh chóng Người dùng không thể xem các yếu tố như tiêu đề đầu vàchân trang

Hiển thị hoặc ẩn style trong chế độ Draft

Trên thẻ Advanced trong hộp thoại Word Options, trong phần Display, thực hiện một trong các bước sau, và nhấn OK:

- Hiển thị các style, nhập vào một số thập phân nguyên dương (ví

dụ, 0.5″) trong ô Style area pane width in Draft and Outline

views.

- Để ẩn các style, nhập 0″ trong ô Style area pane width in Draft

and Outline views.

Tùy chỉnh cửa sổ chương trình

Khi muốn tập trung vào bố cục của tài liệu, có thể hiển thị các thước ngang, thước dọc

và các đường lưới (gridlines) để giúp định vị và canh lề các đối tượng

Hiển thị hoặc ẩn thước

- Trên đỉnh thanh cuộn dọc, nhấn nút View Ruler.

- Trên thẻ Viewt, trong nhóm Show, chọn hoặc bỏ chọn ô Ruler Bật, tắt thước dọc

Trên thẻ Advanced của hộp thoại Word Options, trong phần Display, chọn hoặc bỏ chọn ô Show vertical ruler in Print Layoutview.

Hiển thị hoặc ẩn đường lưới

Trên thẻ View, trong nhóm Show, chọn hoặc bỏ chọn ô Gridlines Hiển thị hoặc ẩn dấu định dạng và các ký tự bị ẩn

Trển thẻ Home, trong nhóm Paragraph, nhấn Show/Hide ¶.

Phóng to tài liệu

Người dùng có thể điều chỉnh khả năng phóng đại tài liệu bằng các công cụ cósẵn trên thanh ribbon hoặc ở thanh công cụ View Shortcuts bên phải của thanh trạngthái

Thanh công cụ View Shortcuts bao gồm các công cụ cho việc thay đổi chế độ xem vàphóng đại cửa sổ tài liệu

Thành phần Ý nghĩa

Zoom to Phần thực hiện tương tác với chức năng Zoom

200%, 100%, 75% Độ Zoom gợi ý, tuần tự: phóng to gấp 2 lần, nguyên bản, và thu nhỏ còn 75%Page width Đặt độ Zoom sao cho nhìn đủ bề ngang tài liệu

Text width Đặt độ Zoom sao cho nhìn đủ bề ngang văn bản trong tài liệu.Whole page Đặt độ Zoom sao cho nhìn đủ nguyên 1 trang

Many pages Đặt độ Zoom sao cho nhìn đủ một số trang chỉ định

Percent Đặt độ Zoom bằng đúng chỉ số mong muốn

Preview Mô phỏng kết quả đạt được

Chia cửa sổ tài liệu

Rất cồng kềnh khi làm việc với tài liệu dài, người dùng phải cuộn lên, xuống đểxem được các phần tài liệu

Trong bất cứ chế độ xem nào, ngoài chế độ Toàn màn hình, người dùng có thểxem nhiều phần khác nhau của tài liệu đồng thời bằng cách chia cửa sổ tài liệu Ngườidùng có thể cuộn và làm việc độc lập ở 2 khung nhìn khác nhau cùng một lúc Mỗiphần của cửa sổ được chia đều có thanh thước riêng.

Chia cửa sổ

- Kéo thanh chia (split bar) từ đỉnh của thanh cuộn dọc tới vị trí muốnchia cửa sổ

- Trên thẻ View, trong nhóm Window, nhấn Split Nhấn vào vị trí

muốn chia cửa sổ

Bỏ chia cửa sổ

- Nhấn đúp vào thanh chia.

- Kéo thanh chia về vị trí ban đầu trên đỉnh thanh cuộn

- Trên thẻ View, trong nhóm Window, nhấn Remove Split.

Hiển thị đồng thời nhiều cửa sổ chương trình

Người dùng có thể mở nhiều tài liệu ở các cửa sổ riêng, và có thể mở nhiều cửa

sổ để hiển thị cùng một tài liệu

Người dùng có thể hiển thị 2 cửa sổ cạnh nhau để có thể xem các nội dung của

cả 2 đồng thời Khi hiển thị các cửa sổ cạnh nhau, chương trình MS Word tự độngđộng bật chế độ cuộn đồng bộ (synchronous scrolling), để khi cuộn một cửa sổ các cửa

sổ còn lại cũng được cuộn theo Người dùng cũng có thể xếp hai hoặc nhiều cửa sổchồng lên nhau Kho có hơn hai cửa sổ được xếp, thanh ribbon sẽ tự động ẩn đo Khichỉ xếp hai cửa sổ, người dùng có thể tự thu nhỏ thanh ribbon để chỉ hiển thị tên thẻ vàchiếm ít không gian màn hình

Bài thực hành

Bài thực hành sử dụng các tệp tin trong thư mục Bài thực hành sử dụng các tệp tin trong thư mục Word\ Objective1.

Open the Viewing1 document, and change the magnification so that người dùng can see two pages side by side Then zoom to 100%, and jump to the Shipping heading Finally, jump to the top of page 5 Open the Viewing1 and Viewing2 documents, and switch back and forth between the two open windows Then arrange the two document windows so that they are stacked one above the other.

Open the Viewing2 document, and arrange the screen so that you can see the beginning and end of the document at the same time.

Nút lệnh Ý nghĩa

View Side by Side Đặt 2 tài liệu cạnh nhau để có thể so sánh nội dung của chúng.

Synchronous Scrolling Chế độ cuộn đồng bộ để các tài liệu có thể được cuộn cùng nhau.

Reset Window Position Sắp xếp lại vị trí các các cửa sổ đang ở chế độ View Side by Side để chúng chia sẻ không gian

màn hình bằng nhau.

Switch Windows Chuyển đổi giữa các cửa sổ chương trình đang

mở.

1.2 BẢO MẬT CHO TÀI LIỆU

Đánh dấu hoàn thành tài liệu (Mark as Final)

Trước khi chia sẻ tài liệu tới những người khác, người dùng có thể đánh dấu tàiliệu đó là đã hoàn thành để tránh việc bị làm thay đổi Đánh dấu tài liệu hoàn thành(Mark As Final) sẽ có kết quả sau:

Tài liệu cho phép chỉ đọc (read-only), và một số nút lệnh trên thanh ribbon bị

vô hiệu hóa

Thanh thông báo “Tài liệu đã hoàn thành” xuất hiện trên đầu văn bản

Biểu tượng “Tài liệu đã hoàn thành” xuất hiện trên thanh trạng thái

Để chỉnh sửa các tài liệu đó người dùng phải gỡ bỏ chỉ định “Tài liệu đã hoàn thành”bằng nút “Edit Anyway”

Để đánh dấu tài liệu đã hoàn thành

1 Chọn thẻ File, chọn trang Info trong Backstage view, nhấn nút Protect Document, và chọn Mark as Final.

2 Trong hộp thoại Microsoft Word, nhấn OK để xác nhận rằng tệp tin

được đánh dấu hoàn thành và lưu lại

3 Nếu xuất hiện hộp thông báo Microsoft Word thông báo tài liệu đã được đánh dấu hoàn thành, nhấn OK.

Để gỡ bỏ chỉ định “Tài liệu đã hoàn thành”

- Trên thanh thông báo Marked as Final, nhấn Edit Anyway.

- Trong trang Info, nhấn nút Protect Document, và chọn Mark as Final.

Hạn chế định dạng và biên tập tài liệu

Để ngăn chặn người dùng khác đưa định dạng không phù hợp vào tài liệu, ta cóthể hạn chế các kiểu định dạng (styles) được áp dụng Người dùng có thể chọn cácstyles cá nhân, hoặc thực hiện các thiết lập tối thiểu được gợi ý bởi Word, bao gồm tất

cả styles cần thiết cho các yếu tố như Mục lục

Chúng ta cũng có thể hạn thế các cách mà người dùng chỉnh sửa tài liệu

Để hạn chế thay đổi đinh dạng

1 Trong nhóm Protect của the Review, chọn Restrict Editing

2 Trong khung Restrict Formatting and Editing, tại phần Formatting restrictions, đánh dấu chọn Limit formatting to a selection of styles, và nhấn Settings.

3 Trong hộp thoại Formatting Restrictions, làm một trong những bước sau, và nhấn OK:

- Xóa đánh dấu ở các style mà người dùng không cho phép trong tàiliệu

- Nhấn None, và chọn các style người dùng cho phép trong tài liệu.

4 Trong phần Start enforcement của khung Restrict Formatting and Editing, chọn Yes, Start Enforcing Protection.

5 Trong hộp thoại Start Enforcing Protection, nếu người dùng muốn

yêu cầu mật khẩu để sử dụng các style khác ngoài những style đã

chọn, điền mật khẩu vào Enter new password và Reenter password

to confirm Nhấn OK.

Để hạn chế chỉnh sửa

1 Trong khung Restrict Formatting and Editing, tại phần Editing restrictions, đánh dấu vào ô Allow only this type of editing in the document.

2 Trong danh sách Allow only…, làm một trong các bước sau:

- Để theo dõi tất cả các thay đổi, nhấn Tracked changes.

- Để vô hiệu hóa các thay đổi khác ngoại trừ ghi chú, nhấn

Nếu người dùng chỉ muốn những người nhất định có thể mở và thay đổi tài liệu,

ta có thể gán mật khẩu để bảo vệ tài liệu Word yêu cầu mật khẩu được điền chính xáctrước khi tài liệu được mở và thay đổi

Word cung cấp 2 mức độ mật khẩu bảo vệ:

Không được mã hóa (Unencrypted) Tài liệu được lưu bằng chác chỉ có người

dùng biết mật khẩu có thể mở, thay đổi và lưu tệp tin Người dùng không biếtmật khẩu có thể mở ở phiên bản chỉ có thể đọc (read – only version) Nếu họthay đổi và muốn lưu lại, họ phải hưu tài liệu với tên khác hoặc ở địa chỉ khác,bảo toàn bản gốc

Được mã hóa (Encrypted) Tài liệu được lưu bằng cách người dùng không có

mật khẩu không thể mở được nó

Đặt mật khẩu để mở tài liệu

1 Trên trang Info của Backstage view, nhấn nút Protect Document, và sau đó chọn Encrypt with Password.

2 Trong hộp thoại Encrypt Document, nhập mật khẩu mà người dùng muốn gán vào Password và nhấn OK.

Hoặc

1 Trong khung trái của Backstage view, chọn Save As.

2 Trong hộp thoại Save As, chọn Tools, và chọn General Options.

3 Trong hộp thoại General Options, điền mật khẩu vào ô Password to open và nhấn OK.

4 Trong hộp thoại Confirm Password, điển lại mật khẩu vào ô Reenter password to modify, và nhấn OK.

5 Trong hộp thoại Save As , nhấn Save Nếu được nhắc nhở, chọn Yes

Bài thực hành

Bài thực hành sử dụng các tệp tin trong thư mục Word\ Objective1.

Open the Finalizing document, mark it as final, and save it as MyFinalizing Then close and reopen the document, note the functionality that is unavailable, and remove the Marked As Final designation Open the Password document, set the password for the file to P@ssword, and save it as MyPassword Then close and reopen the document.

2 Nhấn Tools trong hộp thoại Save As, và chọn General Options.

3 Trong hộp thoại General Options, nhập mật khẩu vào ô Password

to modify và nhấn OK.

4 Nhập lại mật khẩu vào ô Reenter password to modify trong hộp

thoại Confirm Password, và nhấn OK.

5 Trong hộp thoại Save As, nhấn Save Nếu được nhắc nhở, chọn Yes

để xác nhận rằng người dùng muốn thay thế tệp tin hiện có

Để gỡ bỏ yêu cầu mật khẩu

1 Trong khung trái của Backstage view, nhấn Save As.

2 Nhấn Tools trong hộp thoại Save As, và chọn General Options.

3 Trong hộp thoại General Options, xóa nội dung của ô Password to

open hoặc Password to modify và nhấn OK.

4 Trong hộp thoại Save As, nhấn Save Chọn Yes để xác nhận người

dùng muốn thay thế tệp tin hiện tại

1.3 QUẢN LÝ CÁC PHIÊN BẢN TÀI LIỆU

Giống như các chương trình Office khác, Word tự động lưu bản sao tạm thờicủa tệp tin đang mở mỗi 10 phút một lần Nếu người dùng đóng một tệp tin mà khônglưu nó, người dùng có thể quay trở lại phiên bản được lưu gần nhất Người dùng cũng

có thể hiển thị bản sao hiện tại của các tệp tin mà người dùng đã soạn thảo nhưng chưatừng được lưu

Để thay đổi tần suất tự động lưu AutoSave

Trong trang Save của hộp thoại Word Options, điền số phút từ 1 đến

120 vào ô Save AutoRecover information every.

Để hiển thị một phiên bản cũ (đã được lưu) của tài liệu hiện thời

Trên trang Info page của Backstage view, trong danh sách Versions,

chọn phiên bản của tệp tin mà người dùng muốn hiển thị

Để thay thế tệp tin hiện tại bằng một phiên bản trước

Bài thực hành

Bài thực hành sử dụng các tệp tin trong thư mục Word\ Objective1

Open the Versions document and save it as MyVersions Configure Word to automatically save a draft version of the document every 1 minute.

In the MyVersions document, change the title to Business Office Procedures Then save the document.

Display and then restore the original version of the MyVersions document.

Hiển thị phiên bản tạm thời (chưa lưu) của tài liệu

Trên trang Info của Backstage view, nhấn nút Manage Versions và

chọn Recover Unsaved Documents.

Trong hộp thoại Open hiển thị nội dung của thư mục UnsavedFiles,

chọn tệp tin muốn hiển thị và nhấn Open.

Xóa các phiên bản tài liệu tạm thời

1 Trên trang Info của Backstage view, nhấn nút Manage Versions, và

chọn Delete All Unsaved Documents.

2 Trong hộp thoại yêu cầu người dùng xác nhận việc xóa phiên bản,

chọn Yes.

1.4 CHIA SẺ TÀI LIỆU

Gửi tài liệu

Word 2010 cung cấp nhiều cách chia sẻ tài liệu đơn giản, thậm chí không cầnlưu lần đầu tiên Với Word, người dùng có thể gửi tài liệu như một tệp đính kèmemail, chia sẻ tài liệu từ một trang Windows Live SkyDrive hoặc SharePoint, hoặcchuyển đổi một tài liệu và gửi nó như một tệp tin PDF hoặc XPS

Gửi tài liệu như tệp tin đính kèm email

1 Trong khung bên trái của trang Save & Send ở Backstage view, chọn Send Using E-mail.

2 Trong khung bên phải của trang Save & Send, làm một trang các

cách sau:

- Nhấn nút Send as Attachment để gửi tài liệu như một tệp

tin docx

- Nhấn nút Send as PDF để gửi tài liệu như một tệp tin pdf.

- Nhấn nút Send as XPS để gửi tài liệu như một tệp tin xps.

3 Nhập tên người nhận và những thông tin cần thiết khác trong cửa sổemail, và gửi tin nhắn đi

Gửi một liên kết tới một tài liệu được chia sẻ

3 Trong khung phải của trang Save & Send, nhấn nút Send a Link.

4 Nhập tên người nhận và những thông tin cần thiết khác trong cửa sổsoạn thảo email, và sau đó gửi tin nhắn

Lưu tài liệu trong địa điểm chia sẻ ( Shared Locations)

Người dùng có thể chia sẻ một tài liệu với những người khác bằng việc lưu nótrong thư mục Windows Live SkyDrive hoặc trang SharePoint

Để phát triển một tài liệu cùng những người dùng khác, cần lưu nó vào mộttrang SharePoint 2010 Người dùng sau đó tiếp tục làm việc trên tài liệu từ trang đó.Khi những người đóng góp khác bắt đầu có các thay đổi đối với tệp tin được lưu trữtrên trang, Word cảnh báo về sự hiện diện của người đó Người dùng có thể hiển thịdanh sách những người khác đang cùng làm việc trên tài liệu và sự có mặt của họ

Khi có những thay đổi trên tài liệu, Word sẽ theo dõi chúng Khi người dùnghoàn thành công việc, chỉ việc lưu lại và đóng tài liệu như bình thường Lần tiếp theo

mở ra, người dùng sẽ thấy các thay đổi được làm bởi những người khác đối với tàiliệu

Lưu tài liệu vào thư mục Windows Live SkyDrive đã có

1 Tại khung trái của trang Save & Send, chọn Save to Web.

2 Tại khung phải của trang Save & Send, trong danh sách Shared Folders, chọn thư mục người dùng muốn lưu tài liệu Sau đó nhấn nút Save As.

3 Trong hộp thoại Save As, nhập tên tệp tin, chọn kiểu định dạng, và nhấn Save.

Tạo thư mục Windows Live SkyDrive với Word

1 Trên khung trái Save & Send của Backstage view, chọn Save to Web.

2 Trên khung phải của trang Save & Send, nhấn nút New Folder.

3 Tại thẻ Windows Live SkyDrive, làm theo hướng dẫn để đăng nhập

và tạo thư mục

4 Trên trang Save & Send, nhấn nút Refresh.

Lưu tài liệu vào trang SharePoint

1 Trong khung trái thẻ Save & Send của Backstage view, chọn Save to SharePoint.

2 Trong danh sách Recent Locations, chọn thư viện tài liệu SharePoint

người dùng muốn lưu tệp tin

5 Trong hộp thoại Save As, nếu cần thiết, duyệt tới thư viện tài liệu

người dùng muốn lưu tệp tin Sau đó nhập tên tệp tin, chọn kiểu định

dạng và nhấn Save.

Xuất tài liệu thành bài đăng trên Blog

Người dùng có thể chia sẻ nội dung của tài liệu với người khác bằng cách xuất bản tàiliệu đó như một bài đăng trên blog

Tạo một tài liệu cụ thể như một bài đăng trên blog

1 Tạo một tài khoản blog như WordPress

2 Trên trang New tại Backstage view, trong phần Available Templates, chọn Blog post Tại khung bên phải, nhấn nút Create.

3 Nếu người dùng không đằng kí tài khoản blog với Word, nhấn

Register Now trong hộp thoại Register a Blog Account, và làm theo

hướng hẫn để đăng kí tài khoản

4 Nhập nội dung người dùng muốn đăng lên blog và lưu tệp tin

5 Trên thẻ BlogPost, trong nhóm Blog, nhấn mũi tên Publish, và chọn Publish as Draft.

6 Trong hộp thoại Connect To <Blog Title>, nhập tên và mật khẩu cho blog, sau đó nhấn OK.

7 Trên thẻ Blog Post, trong nhóm Blog, nhấn nút HomePage.

8 Hiển thị và xem lại bản nháp Thực hiện các thay đổi cần thiế và nhấn

Publish.

Đăng một tài liệu như một bài đăng trên blog

1 Trong khung trái trang Save & Send của Backstage view, chọn Publish as Blog Post.

2 Trong khung trái trang Save & Send của Backstage view, nhấn nút Publish as Blog Post.

3 Nếu người chưa đăng kí tài khoản blog với Word, nhấn Register Now trong hộp thoại Register a Blog Account, và làm theo hướng

dẫn để đăng kí tài khoản của mình

4 Trên thẻ BlogPost, trong nhóm Blog, nhấn mũi tên Publish, và chọn Publish as Draft.

5 Trong hộp thoại Connect To <Blog Title>, nhập tên và mật khẩu, nhấn OK.

6 Trên thẻ BlogPost, trong nhóm Blog, nhấn nút HomePage.

7 Hiển thị và xem lại bài đăng nháp Làm những thay đổi cần thiết và

nhấn Publish.

Bài thực hành

Bài thực hành sử dụng các tệp tin trong thư mục Word\ Objective1

Create a new document based on the Blog Post document template Replace the title placeholder with Walla Walla Music and paste the first two paragraphs of the Orchestra document into the content area Then save the document as MyBlogPost Publish a draft of the MyBlogPost document to your blog Then display the blog post, change the title to Walla Walla Symphony Orchestra Review, and publish a final version of the post to your blog.

Publish the Orchestra document directly to your blog.

1.5 LƯU TÀI LIỆU

Theo mặc định, các tài liệu Word 2010 (và Word 2007) được lưu theo địnhdạng docx Định dạng này cung cấp các lợi ích sau:

Kích thước tệp tin nhỏ hơn so với các định dạng trước đó

Dễ dàng phục hồi nội dung bị hỏng vì có thể mở ở nhiều chương trình biên tập.Khả năng bảo mật cao vì các tệp tin docx không chứa macro, và các thông tin

cá nhân dễ dang được nhận dạng và loại bỏ khỏi tệp tin

Tài liệu được lưu ở định dạng docx có thể mở bằng cả Word 2010 và Word

2007 Những người dùng sử dụng các phiên bản trước của Word có thể tải các chươngtrình chuyển đổi cho phép mở tệp docx trên các phiên bản cũ

Ngoài định dạng docx, Word còn cung cấp thêm một số định dạng Open XML:

.docm Định dạng này dành cho các tài liệu có macro

.dotx Định dạng này lưu các tài liệu mẫu (template)

.dotm Định dạng này dành cho các mẫu có chữa macro

Người dùng có thể lưu tài liệu Word với nhiều định dạng, một vài trong số đótối ưu hóa tệp tin cho các mục đích cụ thể

Nếu người dùng có ý định chia sẻ tài liệu với người sử dụng Word 2003, 2002,

2000 hoặc 97, có thể lưu dưới định dạng doc của các phiên bản trước Word 2010 mởcác tệp tin doc trong chế độ Compatibility Mode Chế độ Compatibility Mode tắt cácchức năng nâng cao của chương trình; những chức năng đó có thể tái kích hoạt bằngviệc lưu lại tệp tin bằng một trong những định dạng hiện thời

Nếu người dùng muốn lưu tài liệu Word với định dạng có thể mở bằng nhiềuchương trình, sử dụng một trong các định dạng sau:

Rich Text Format (.rtf) Định dạng này duy trì các định dạng của tài liệu Plain Text (.txt) Định dạng này chỉ lưu trữ nội dung văn bản.

Nếu người dùng muốn chắc chắn rằng diện mạo của nội dung tệp tin đều giốngnhau dù được mở ở bất cứ máy tính hay thiết bị nào, hoặc người dùng muốn nhữngngười dùng khác không thể dễ dàng chỉnh sửa tài liệu, có thể lưu lại với một trong cácđịnh dạng sau:

Portable document format (PDF) Một định dạng có bố cục cố định được tạo

ra bởi Adobe Systems Một tệp tin PDF gồm văn bản, font chữ, hình ảnh, và các

đồ họa vector Phần mềm The Adobe Reader hoặc Adobe Acrobat được dùng

để đọc các tài liệu PDF

XML Paper Specification (XPS) document format Một định dạng có bố cục

cố định được tạo ra bở Microsoft

Khi người dùng lưu một tài liệu Word dưới dạng PDF hoặc XPS, có thể tùychỉnh kích thước tệp tin cho từng mục đích phân phối tài liệu

Người dùng có thể lưu tài liệu như một trang web theo một trong 3 định dạng

sau: Web Page, Single File Web Page, Web Page, Filtered.

Khi đã lưu thành trang web, nó không còn là tài liệu Word nữa Tuy nhiên,người vẫn có thể mở, xem và chỉnh sửa trang web trong Word, như sử dụng một tàiliệu bình thường (Người dùng cũng có thể mở và chỉnh sửa các trang web định dạngHTML được tạo ra bởi các chương trình khác) Các thay đổi cơ bản có thể là thay thế,căn chỉnh lề, hoặc nâng cao như di chuyển, và chèn đồ họa Khi người dùng hoànthành biên tập trang web, có thể lưu lại như một trang web, hoặc lưu thành tài liệuword thông thường

Trong hộp thoại Web Options, người dùng có thể chỉ định trình duyệt nào đượcdùng để xem các trang web Người dùng cũng có thể vô hiệu hóa bất cứ chức năng nàokhông phù hợp với trình duyệt đó

Lưu tài liệu với định dạng xác định

1 Trong thẻ File, chọn Save As.

2 Trong hộp thoại Save As, duyệt tới thư mục muốn lưu Nhập tên tập tin, chọn định dạng và nhấn Save.

Hoặc

Trong thẻ File, chọn Save & Send, nhấn Change File Type.

3 Trong khung bên phải trang Save & Send, chọn danh sách Document File Types hoặc Other File Types, chọn định dạng muốn

lưu

4 Nhấn nút Save As.

5 Trong hộp thoại Save As, duyệt tới thư mục muốn lưu Nhập tên tập tin, chọn định dạng và nhấn Save.

Lưu tài liệu với định dạng PDF hoặc XPS

1 Trong thẻ File, chọn Save As

2 Trong hộp thoại Save As duyệt tới thư mục muốn lưu, và nhập tên

tập tin

3 Trong danh sách Save as type, chọn PDF (.pdf).

Hoặc

1 Trong khung Save & Send, chọn Create PDF/XPS Document.

2 Trong khung bên phải, nhấn nút Create PDF/XPS.

3 Trong hộp thoại Publish as PDF or XPS duyệt tới thư mục muốn

lưu và nhập tên tập tin

Bài thực hành

Bài thực hành sử dụng các tệp tin trong thư mục Word\ Objective1

Open the Saving1 document, and save it with the name MyCompatibility in a format that users of Word 2003 can work in Close the MyCompatibility document and then open it in Compatibility Mode and note the changes in the document Open the Saving2 document, and save only page 3 as a PDF file named MyPDF, ensuring that the document headings are bookmarked in the MyPDF file.

Open the Saving3 document, and save it as a single-file webpage named MyWebpage that is optimized for display at a screen resolution of 1024x768 Then display the MyWebpage file in Windows Internet Explorer.

4 Trong khung Optimize for, chọn Standard để tạo ra tệp tin có kích thước lớn, chất lượng cao hơn hoặc Minimum size để tạo ra tệp tin kích thước nhỏ và chất lượng thấp Sau đó chọn Options.

5 Trong hộp thoại Save As, nhấn Save.

Hoặc

Trong hộp thoại Publish as PDF or XPS, chọn Publish.

1.6 SỬ DỤNG MẪU (TEMPLATE) ĐỂ TẠO NHANH TÀI LIỆU

Tập tin mẫu (template) là tập tin được thiết kế sẵn giúp bạn có thể tạo nhanhcác tài liệu mới Các thiết kế có trong tập tin mẫu thường gồm định dạng nội dung, cấutrúc trang giấy như lề, kích cỡ v…v… thậm chí bao gồm các nội dung gợi ý

Trong phần mềm Word, tập tin mẫu có định dạng riêng, khác biệt với tập tinthông thường Đa số người sử dụng hay nhầm lẫn tập tin thông thường là tập tin mẫu.Xem bảng sau bạn có thể thấy rõ sự khác biệt giữa hai loại tập tin này

Tập tin mẫu Tập tin thông thường

Cách tiếp cận

Sử dụng chức năng tạo mớicủa phần mềm Word để tạotập tin mới từ “khuôn” tập tinmẫu

Các tập tin mẫu được tổ chứctheo từng nhóm rất dễ tìm

Rủi ro Không bị ghi đè lên tập tinmẫu Chức năng save hoạt độngnhư với tập tin bình thường

nên sẽ ghi đè lên tập tin mẫu

Trong giao diện này có 3 phần Home, Office.com template và phần xem trướcbên phải