Mẫu chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán tài chính các bạn nào cần có thể tham khảo mẫu tiêu chuẩn Bao gồm phần hành tài chính, kế toán và chức năng các bộ phận Cơ cấu phòng kế toán, chức năng nhiệm vụ từng vị trí công việc
Trang 1––––––––
Số: /2019/QĐ - TGĐ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
––––––––––––––––––––––––
, ngày tháng năm 2019
QUYẾT ĐỊNH V/v: Ban hành Quy định về chức năng, nhiệm vụ
của Phòng Tài chính Kế toán
––––––––
TỔNG GIÁM ĐỐC CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN
- Căn cứ vào Điều lệ Công ty Công ty Cổ phần Thủy sản – ;
- Căn cứ Quy chế tổ chức và hoạt động của Công ty CP Thủy sản – ban hành kèm theo Quyết định số 16/2018/QĐ-HĐQT của Hội đồng quản trị ngày 17/5/2018;
- Căn cứ khoản a mục 4 Điều 18 về nhiệm vụ quyền hạn của Tổng Giám Đốc,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy định về Chức năng, nhiệm vụ của
Phòng Tài chính Kế toán Công ty Cổ Phần Thủy Sản – ”.
Điều 2 Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Các Quyết định trước đây
liên quan đến chức năng nhiệm vụ của Công ty Cổ Phần Thủy Sản – hết hiệu lực thi hành
Điều 3 Ban Tổng Giám đốc, Giám đốc, các Trưởng phó Phòng, Văn phòng đại diện và
các đơn vị, cá nhân liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này
Nơi nhận:
- Như Điều 3 (để t/hiện);
- Thành viên HĐQT, BKS (để biết),
- Lưu VT, .
TỔNG GIÁM ĐỐC
Trang 2BẢNG KIỂM SOÁT
Ngày
Chữ ký
Họ và tên
Ngày
Chữ ký
Họ và tên
PHÊ DUYỆT
TỔNG GIÁM ĐỐC Ngày
Chữ ký
Họ và tên
LỊCH SỬ THAY ĐỔI
1 Mọi VBĐC phải được Ban Quản lý rủi ro kiểm soát trước khi ban hành
2 Ghi cụ thể cấp chỉ đạo và kiểm soát theo từng trường hợp (Phó Tổng Giám đốc, Giám đốc/Trưởng/Phó Phòng, phụ trách đơn vị)
Trang 3hành/sửa đổi khoản/mục (ghi tên điều
mục)
(Vắn tắt)
MỤC LỤC
QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA 3
PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN SEAFOOD 3
CHƯƠNG I 3
QUY ĐỊNH CHUNG 3
Điều 1 Mục đích, đối tượng, phạm vi điều chỉnh của văn bản: 3
Điều 2 Định nghĩa các từ ngữ, thuật ngữ được đề cập đến trong Quy định 3
Điều 3 Phạm vi công việc của Phòng Tài chính Kế toán trong hệ thống 4
CHƯƠNG II 4
QUY ĐỊNH CỤ THỂ 5
Điều 4 Chức năng của P.TCKT trong hệ thống seafood 5
Điều 5 Nhiệm vụ của P.TCKT trong hệ thống seafood 5
Điều 6 Trách nhiệm và quyền hạn của P.TCKT trong hệ thống 7
Điều 7 Tổ chức bộ máy và hệ thống chức danh của Phòng TCKT: 8
Điều 8 Mối quan hệ nội bộ và bên ngoài của P.TCKT trong hệ thống seafood. .9
CHƯƠNG III 10
TỔ CHỨC THỰC HIỆN 10
Điều 9 Xây dựng và thực hiện chương trình, kế hoạch công tác 10
Điều 10 Chế độ thông tin, báo cáo 10
Điều 11 Điều khoản thi hành 11
QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG TÀI CHÍNH KẾ TOÁN SEAFOOD (Ban hành theo Quyết định số /2019/QĐ-TGĐ ngày / /2019
của TGĐ Công ty Cổ Phần Thủy Sản – )
Trang 4CHƯƠNG I QUY ĐỊNH CHUNG Điều 1 Mục đích, đối tượng, phạm vi điều chỉnh của văn bản
1 Mục đích ban hành văn bản:
- Đảm bảo cho các cá nhân trong phòng Hành chính nhân sự thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của từng cá nhân, đạt hiệu quả trong công việc
- Đảm bảo cho các phòng, ban, đơn vị khác trong hệ thống công ty thực hiện đúng nhiệm vụ công việc, tránh chồng chéo
- Đảm bảo phát triển đội ngũ Cán bộ nhân viên theo yêu cầu và chiến lược phát triển của công ty
2 Đối tượng áp dụng của văn bản: Quy định này quy định về nhiệm vụ, quyền hạn,
trách nhiệm, cơ cấu tổ chức và các vấn đề khác liên quan đến Phòng Hành Chính Nhân sự, thuộc Công ty Cổ Phần Thủy Sản –
3 Phạm vi áp dụng: Quy định này được áp dụng trên toàn hệ thống Công ty Cổ Phần
Thủy Sản –
Điều 2 Định nghĩa các từ ngữ, thuật ngữ được đề cập đến trong Quy định
- Công ty/ seafood: Công ty Cổ phần thủy sản –
- HĐQT : Hội Đồng Quản Trị
- P.TGĐ : Phó Tổng Giám Đốc
- B.TGĐ : Ban Tổng Giám Đốc
- P.TCKT : Phòng Tài chính Kế toán
- CBCNV : Cán bộ công nhân viên
- SXKD : Sản xuất kinh doanh
- BCTC : Báo cáo tài chính
Điều 3 Phạm vi công việc của P.TCKT trong hệ thống seafood
1. Các mảng công việc P.TCKT trực tiếp thực hiện
- Công tác kế toán: Tổ chức bộ máy kế toán, hướng dẫn và thực hiện chế độ kế toán; Quản lý tài chính, tài sản theo Pháp lệnh của Nhà nước, Điều lệ và quy định của Công ty
Trang 5- Công tác tài chính: Đáp ứng nhu cầu về tài chính cho mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty theo kế hoạch; Bảo toàn và phát triển vốn của Công ty và các Cổ đông
- Công tác tham mưu: Tham mưu cho TGĐ Công ty về chế độ kế toán và công tác quản lý tài chính của Công ty
2 Các mảng công việc P.TCKT là đầu mối thực hiện
- Công tác kiểm kê: Là đầu mối tổng hợp số liệu kiểm kê tồn kho tài sản, vật tư, hàng hóa, thành phẩm
- Công tác kiểm toán: Là đầu mối cung cấp số liệu kế toán và làm việc trực tiếp với đơn vị kiểm toán thực hiện kiểm toán BCTC của Công ty hàng năm
- Công tác thanh tra quyết toán thuế: Là đầu mối trực tiếp làm việc với các đoàn thanh tra kiểm tra quyết toán thuế
3 Các mảng công việc P.TCKT phối hợp với các Phòng/Ban/Đơn vị thực hiện
- Công tác kiểm lương: Kiểm tra bảng lương và các khoản trích theo lương do P.HCNS lập (đối chiếu tổng sản lượng tính lương, kiểm tra đơn giá tính lương, tổng quỹ lương công nhân trực tiếp sản xuất; kiểm tra bảng chấm công tính lương nhân viên và các khoản trích theo lương, thuế thu nhập cá nhân cùng với bảng lương)
- Công tác khảo sát giá mua vật tư hàng hóa: Khảo sát giá thị trường tìm nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ cùng loại với giá tốt để tiết giảm chi phí Công ty
CHƯƠNG II QUY ĐỊNH CỤ THỂ Điều 4 Chức năng của P.TCKT trong hệ thống seafood
- Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp yêu cầu quản lý của Công ty trong từng thời kỳ
- Biên soạn các biểu mẫu kế toán theo các Quy trình Quy chế, phù hợp với nhu cầu quản lý của Công ty
- Xây dựng các quy trình quy định phối hợp thực hiện giữa các Bộ phận để kiểm soát các hoạt động phát sinh hàng ngày liên quan đến thu-chi, nhập-xuất, mua-bán
- Phân tích hiệu quả SXKD theo từng loại hình SXKD báo cáo B.TGĐ, BKS và HĐQT
- Tham mưu đề xuất cho B.TGĐ các biện pháp tiết giảm chi phí SXKD
Trang 6- Phối hợp bộ phận khác trong việc kiểm kê tài sản trong Công ty, là đầu tổng hợp kết quả kiểm kê và đề xuất giải pháp xử lý tài sản thừa, thiếu trình B.TGĐ, BKS và HĐQT phê duyệt thực hiện điều chỉnh
Điều 5 Nhiệm vụ của P.TCKT trong hệ thống seafood
1 Nhiệm vụ thực hiện công tác Tài chính Kế toán
- Tổ chức bộ máy kế toán phục vụ công tác ghi chép số liệu kế toán phát sinh hàng ngày chính xác, đầy đủ, đúng quy định pháp luật hiện hành và quy chế của Công ty
- Xây dựng các quy định hướng dẫn nghiệp vụ đối với từng nghiệp vụ kế toán phát sinh đối với từng hoạt động SXKD trong Công ty
- Thiết kế ban hành biểu mẫu sổ sách, báo cáo thống kê liên quan đến số liệu hoạt động sản xuất kinh doanh thống nhất trong toàn Công ty
- Phổ biến, hướng dẫn các Phòng chuyên môn thực hiện thủ tục tạm ứng, hoàn ứng và các thủ tục tài chính khác theo Quy chế quản lý tài chính, Quy chế chi tiêu nội bộ của Công ty
- Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ quản lý tài sản tại các đơn vị trực thuộc
- Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của tất cả các loại chứng từ kế toán, hoàn chỉnh thủ tục
kế toán trước khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt
- Ghi chép và hạch toán đúng, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình SXKD của Công ty, phù hợp với quy định của Nhà nước và Quy chế quản
lý tài chính của Công ty
- Theo dõi doanh thu, chi phí, công nợ mua bán hàng hóa dịch vụ phát sinh hàng ngày
- Kiểm soát tình hình quản lý tài chính tại các Đơn vị trực thuộc
- Kiểm tra thủ tục mua sắm; khảo sát giá mua hàng hóa, dịch vụ, vật tư, thiết bị, sửa chữa, tài sản theo đúng quy định của và Công ty và của Nhà nước
- Tổ chức thực hiện việc kiểm kê định kỳ, xác định tài sản thừa, thiếu khi kết thúc niên độ kế toán hoặc khi có yêu cầu
- Cung cấp các báo cáo kế toán phục vụ công tác quản trị cho Lãnh đạo và các bên liên quan
- Thực hiện các thủ tục, thanh quyết toán các loại thuế với cơ quan thuế
Trang 7- Lập và nộp các Báo cáo thuế, Báo cáo tài chính đầy đủ, kịp thời theo đúng quy định của Bộ tài chính
- Áp dụng khoa học quản lý tiên tiến vào công tác kế toán, bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho cán bộ kế toán
- Đề xuất các biện pháp hữu hiệu nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn vốn của Công ty
- Quản lý hồ sơ chứng từ sổ sách kế toán, bảo quản và lưu trữ đúng quy định của Bộ tài chính
- Bảo quản, lưu giữ chứng từ có giá, chứng từ, tài liệu kế toán theo quy định của Công
ty và pháp lệnh kế toán hiện hành
- Là đầu mối giao dịch làm việc với cơ quan thuế, tổ chức tín dụng
- Là thành viên tham gia hội đồng thanh lý tài sản của Công ty
- Chấp hành quy định của Ban kiểm soát về việc kiểm tra hoạt động Tài chính Kế toán trong Công ty
- Thực hiện các nhiệm vụ khác phục vụ SXKD theo yêu cầu cấp trên
2 Nhiệm vụ kiểm tra lương, thưởng, và các chế độ cho CBCNV Công ty
- Hàng tháng P.TCKT có nhiệm vụ tổng hợp đối chiếu sản lượng tính lương công nhân trực tiếp sản xuất tại các phân xưởng, xác nhận tổng sản lượng tính lương để P.HCNS thực hiện tính lương Kiểm tra đơn giá tính lương, tổng quỹ lương và các khoản trích theo lương của CBCNV khối sản xuất
- Kiểm tra bảng chấm công, kiểm tra lương, phụ cấp và các khoản trích theo lương của CBNV khối văn phòng
3 Nhiệm vụ chấp hành và tổ chức thực hiện các Chủ trương, Quy định, Quyết định và Chỉ thị của B.TGĐ
- Tiếp nhận, triển khai, chấp hành các Quyết định, Quy định, Chỉ thị của B.TGĐ và HĐQT đối với các hoạt động của Công ty
- Tham gia các cuộc họp mang tính Công ty và chuyên đề để ghi nhận thông tin, thực hiện ban hành, Báo cáo B.TGĐ và HĐQT nắm bắt kịp thời các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
4 Nhiệm vụ tham mưu đề xuất cho B.TGĐ để xử lý các vấn đề thuộc lĩnh vực Tài chính kế toán
Trang 8- Tham mưu cho Ban lãnh đạo về chế độ kế toán, vận dụng những thay đổi của chế độ
kế toán qua từng thời kỳ trong hoạt động SXKD
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo trong công tác tài chính kế toán; trong công tác quản lý tài chính, sử dụng vốn
- Tham mưu cho Ban lãnh đạo trong công tác xây dựng các quy trình quy chế phù hợp các hoạt động của Công ty liên quan đến công tác hạch toán kế toán, quản lý tài chính
Điều 6 Trách nhiệm và quyền hạn của P.TCKT trong hệ thống
6.1 Trách nhiệm của P.TCKT
1 Thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ của P.TCKT một cách cẩn trọng, vì lợi ích chung của Công ty
2 Công tác kế toán: Đảm bảo phản ảnh ghi chép đầy đủ, chính xác, kịp thời các số liệu
kế toán phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh toàn Công ty
3 Công tác tài chính: Đảm bảo kiểm soát sử dụng tài chính hiệu quả cho Công ty
4 Công tác tham mưu: Đảm bảo thẳn thắng, trung thực, khách quan trong vai trò tham mưu cho B.TGĐ, HĐQT trên cơ sở phân tích số liệu tài chính kế toán khi xử lý các vấn đề phát sinh trong hoạt động hàng ngày
5 Tuân thủ quy trình, quy định: Đảm bảo nắm rõ và thực hiện đầy đủ nội quy, quy chế, quy trình, quy định và các văn bản định chế của Công ty
6 Báo cáo đầy đủ, kịp thời và trung thực cho B.TGĐ và HĐQT các số liệu chi phí, giá thành và kết quả hoạt động SXKD của Công ty
7 Hướng dẫn các phòng ban đơn vị thực hiện đúng Quy trình, Quy định và biểu mẫu thu, chi, nhập, xuất đã ban hành có liên quan đến Tài chính Kế toán
8 Tạo môi trường làm việc văn hóa và chuyên nghiệp đối với CBNV trong phòng phù hợp với văn hóa Công ty
9 Thực hiện đầy đủ các nhiệm vụ nêu trong điều 5 của Quy định này, chịu trách nhiệm trước B.TGĐ Công ty về hiệu quả hoạt động của P.TCKT
6.2 Quyền hạn của P.TCKT
1 Được quyền chủ động triển khai thực hiện nhiệm vụ theo đúng các nhiệm vụ tại điều
5 của quy định này
Trang 92 Được quyền từ chối các công việc, ngăn chặn các hành động trái Quy định của pháp luật và không đúng với Nội quy, Quy trình, Quy định của Công ty
3 Được quyền kỹ luật nhân viên làm việc trực tiếp và đề xuất kỷ luật các vi phạm trong phạm vi quy định của Công ty
4 Được quyền yêu cầu, đề nghị Công ty và các đơn vị liên quan cung cấp các điều kiện, phương tiện làm việc và nhân sự hợp lý để thực hiện các chức năng nhiệm vụ của Phòng
5 Được quyền thực hiện các nhiệm vụ theo cơ chế phân cấp, phân quyền của Ban lãnh đạo Công ty
6 Được quyền đề xuất các chính sách, biện pháp, giải pháp, phương án nhằm đảm bảo thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của P.TCKT mà không ảnh hưởng đến lợi ích chung của Công ty
7 Được quyền tham gia đóng góp ý kiến, thẩm định đối với các văn bản, hợp đồng, báo cáo, kế hoạch,… liên quan đến công tác Tài chính Kế toán
Điều 7 Tổ chức bộ máy và hệ thống chức danh của P.TCKT
1 Sơ đồ tổ chức bộ máy của Phòng TCKT (Phụ lục 1)
2 Hệ thống chức danh đi kèm với Sơ đồ tổ chức bộ máy P.TCKT (Phụ lục 2)
Điều 8 Mối quan của P.TCKT trong hệ thống seafood
1 Mối quan hệ của P.TCKT với cấp lãnh đạo
- Đối với cấp Ban Tổng Giám Đốc trở lên: Là quan hệ cấp trên – cấp dưới, chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ B.TGĐ
- Chịu trách nhiệm trước TGĐ trong việc triển khai, thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và hoàn thành kế hoạch được giao
- Đảm bảo tuân thủ chủ trương, chỉ đạo của TGĐ và HĐQT, các văn bản quản lý nội
bộ và quy định của pháp luật
2 Mối quan hệ nội bộ trong P.TCKT
- Kế toán trưởng chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động của P.TCKT, trực tiếp phân công giao việc cho Kế toán tổng hợp và các kế toán viên thuộc P.TCKT
- Kế toán tổng hợp tổ chức công việc của phòng theo chỉ đạo của Kế toán trưởng, chịu trách nhiệm kết quả công việc của các kế toán viên Trực tiếp hướng dẫn, kiểm soát công việc, giúp đỡ các kế toán viên hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao
Trang 10- Các kế toán viên thực hiện nhiệm vụ chuyên môn công việc được giao dưới sự điều hành trực tiếp của Kế toán tổng hợp và Kế toán trưởng
3 Mối quan hệ giữa P.TCKT với các Phòng, Ban trong Công ty
- Hỗ trợ và phối hợp chặt chẽ nhằm thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của P.TCKT
và đúng định hướng chiến lược của Công ty Chủ động phối hợp, trao đổi để thực hiện nhiệm vụ chung
- Việc phối hợp giữa P.TCKT và các phòng, ban, đơn vị, các Công ty thành viên thuộc Công ty được tiến hành bằng các hình thức sau đây:
a) Gặp gỡ, trao đổi trực tiếp, hoặc thông qua điện thoại, email, fax, thư điện tử, gửi văn bản đề nghị phối hợp, công văn, tài liệu, báo cáo; thông báo kịp thời tiến độ, kết quả thực hiện công việc
b) Tổ chức họp, hội ý, trao đổi, trực tiếp hoặc hội đàm giữa trưởng các phòng, ban cùng cấp hoặc với các chuyên viên có liên quan đến việc triển khai công tác phối hợp
- Phương thức phối hợp về nghiệp vụ giữa P.TCKT và các Phòng ban trong Công ty
sẽ dựa trên các quy trình phối hợp nghiệp vụ có sự tham gia của các phòng ban liên quan
4 Mối quan hệ giữa P.TCKT với các Công ty thành viên
- Là mối quan hệ hỗ trợ hướng dẫn thông tin và kiểm soát nghiệp vụ Tài chính Kế toán theo hàng dọc Hợp tác chặt chẽ để cùng nhau hoàn thành chức năng, nhiệm vụ
và kế hoạch SXKD của Công ty Thực hiện đầy đủ các chức năng, nhiệm vụ một cách cẩn trọng, vì lợi ích chung của Công ty
- Chịu trách nhiệm thực hiện kiểm tra lương và chế độ chính sách cho CBCNV tại các Công ty thành viên
- Tổng hợp báo cáo tài chính hợp nhất của các Công ty con với Công ty mẹ
- Kiểm soát giám sát tính tuân thủ theo Quy chế tài chính, Nội quy, Quy trình và các Quy định nội bộ của Công ty có liên quan đến Tài chính Kế toán
- Phương thức phối hợp về nghiệp vụ giữa P.TCKT và các Công ty thành viên trong
hệ thống sẽ dựa trên Quy định chức năng nhiệm vụ phụ trách mảng công việc