Các công ty thường quan tâm đền hệ thông kiểm toán nội bộ, nhất là chú trong đến khâu kiểm toán, tài chính, kế toán. nhưng thường quên đi để một công ty hoạt động tốt, hệ thống vận hàng tốt mọi người làm việc đúng chức năng nhiệm vụ, đúng quy trình, tuân thủ các nội quy quy định, tiêu chuẩn và pháp luật thì cần phải có một hệ thống kiểm soát thật tốt, đội ngũ này giúp việc cho ban giám đốc giám sát các hoạt động của công ty.
Trang 1CÔNG TY CP THỦY SẢN
–
––––––––
Số: /2019/QĐ - TGĐ
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
––––––––––––––––––––––––
, ngày tháng năm 2019
QUYẾT ĐỊNH V/v ban hành Quy định về chức năng, nhiệm vụ
của Phòng Kiểm Soát Nội Bộ
––––––––
BAN KIỂM SOÁT CÔNG TY CỔ PHẦN THỦY SẢN –
- Căn cứ vào Điều lệ Công ty Công ty Cổ phần Thủy sản – ;
- Căn cứ Quy chế tổ chức và hoạt động của Công ty CP Thủy sản – ban hành kèm theo Quyết định số 16/2018/QĐ-HĐQT của Hội đồng quản trị ngày 17/5/2018.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy định về Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Kiểm
Soát Nội Bộ Công ty Cổ Phần Thủy Sản – ”.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký
Điều 3. Giám đốc, các Trưởng phó Phòng, Văn phòng đại diện và các đơn vị, cá nhân liên quan chịu
trách nhiệm thi hành Quyết định này
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Thành viên BTGĐ (để biết),
- Lưu VT,
TỔNG GIÁM ĐỐC
Trang 2
QUY ĐỊNH …
Mã hiệu: QĐ / /QĐ-TGĐ Ngày hiệu lực: / / Lần ban hành/sửa đổi:
BẢNG KIỂM SOÁT
ĐƠN VỊ BIÊN SOẠN
PHÒNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
KIỂM SOÁT RỦI RO
Ngày
Chữ ký
Họ và tên
CHỈ ĐẠO VÀ KIỂM SOÁT
Ngày
Chữ ký
Họ và tên
PHÊ DUYỆT TỔNG GIÁM ĐỐC
Ngày
Chữ ký
Họ và tên
LỊCH SỬ THAY ĐỔI
Quy định chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ seafood 2
Trang 3
QUY ĐỊNH …
Mã hiệu: QĐ / /QĐ-TGĐ Ngày hiệu lực: / / Lần ban hành/sửa đổi: Lần ban hành/sửa đổi Ngày Sửa đổi điều khoản/mục Nội dung (ghi tên điều mục) Trang số Lý do sửa đổi (Vắn tắt) MỤC LỤC CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG 3
Điều 1 Mục đích, đối tượng, phạm vi điều chỉnh của văn bản: 3
1 Mục đích ban hành văn bản: 3
2 Đối tượng áp dụng của văn bản: .3
3 Phạm vi áp dụng: 3
Điều 2 Định nghĩa các từ ngữ, thuật ngữ được đề cập đến trong Quy định 3
Điều 3 Phạm vi công việc của Phòng Kiểm soát Nội bộ trong hệ thống 4
1 Các công việc P KSNB trực tiếp thực hiện 4
2 Các mảng công việc P KSNB phối hợp thực hiện .4
CHƯƠNG II: QUY ĐỊNH CỤ THỂ 4
Điều 4 Chức năng của P KSNB trong hệ thống seafood 4
Điều 5 Nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ trong hệ thống seafood 5
5.1 Kiểm soát hoạt động sản xuất .5
5.2 Kiểm soát công tác mua hàng (cung ứng) 6
5.3 Vùng nuôi 6
5.4 Kinh doanh 6
5.5 Kiểm soát công tác nhân sự hành chính 7
a Công tác nhân sự: 7
b Công tác Hành chính 7
c Xây dựng cơ bản 7
Quy định chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ seafood 3
Trang 4
QUY ĐỊNH …
Mã hiệu: QĐ / /QĐ-TGĐ Ngày hiệu lực: / / Lần ban hành/sửa đổi: 5.6 Kiểm soát công tác Kế toán – Tài chính 8
a Kế toán 8
b Tài chính 8
5.7 Kiểm soát Ban điều hành 8
Điều 6 Trách nhiệm và quyền hạn của Phòng KSNB trong hệ thống 9
6.1 Trách nhiệm của Phòng KSNB 9
6.2 Quyền hạn của Phòng KSNB: 9
Điều 7 Tổ chức bộ máy và hệ thống chức danh của Phòng KSNB: 10
Điều 8 Mối quan hệ của Phòng KSNB trong hệ thống seafood: 10
8.1 Mối quan hệ của Phòng KSNB với cấp lãnh đạo: 10
8.2 Mối quan hệ nội bộ trong Phòng KSNB: 10
8.3 Mối quan hệ giữa Phòng KSNB với các Phòng, Ban trong Công ty: 10
CHƯƠNG III: TỔ CHỨC THỰC HIỆN 11
Điều 9 Điều khoản thi hành .11
Quy định chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ seafood 4
Trang 5
QUY ĐỊNH …
Mã hiệu: QĐ / /QĐ-TGĐ Ngày hiệu lực: / / Lần ban hành/sửa đổi:
QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA PHÒNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ SEAFOOD
(Ban hành theo Quyết định số /2019/QĐ-TGĐ ngày / /2019
của TGĐ Công ty Cổ Phần Thủy Sản – )
CHƯƠNG I: QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1 Mục đích, đối tượng, phạm vi điều chỉnh của văn bản:
1 Mục đích ban hành văn bản:
- Đảm bảo cho các cá nhân trong phòng Kiểm soát Nội bộ thực hiện đúng chức năng và nhiệm vụ của từng cá nhân, đạt hiệu quả trong công việc
- Đảm bảo cho các phòng, ban, đơn vị khác trong hệ thống công ty thực hiện đúng nhiệm vụ công việc, tránh chồng chéo
- Đảm bảo phát triển đội ngũ Cán bộ nhân viên theo yêu cầu và chiến lược phát triển của công ty
2 Đối tượng áp dụng của văn bản: Quy định này quy định về nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm, cơ
cấu tổ chức và các vấn đề khác liên quan đến Phòng Kiểm soát Nội bộ thuộc Công ty Cổ Phần Thủy Sản –
3 Phạm vi áp dụng: Quy định này được áp dụng trên toàn hệ thống Công ty Cổ Phần Thủy Sản – Điều 2 Định nghĩa các từ ngữ, thuật ngữ được đề cập đến trong Quy định
- Công ty/seafood: Công ty Cổ phần thủy sản –
- HĐQT : Hội Đồng Quản Trị
- TGĐ : Tổng Giám Đốc
- P.TGĐ : Phó Tổng Giám Đốc
- BTGĐ : Ban Tổng Giám Đốc
- P KSNB: Phòng Kiểm soát Nội bộ
- CB CNV : Cán bộ công nhân viên
- TTNCN : Thuế Thu nhập cá nhân
- HĐLĐ : Hợp đồng lao động
- MMTB : Máy móc thiết bị
- BHXH, BHTN, BHYT, BHTNLĐ-BNN: Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm thất nghiệp, Bảo hiểm y tế, Bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp
Điều 3 Phạm vi công việc của Phòng Kiểm soát Nội bộ trong hệ thống
1 Các công việc P KSNB trực tiếp thực hiện
Quy định chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ seafood 5
Trang 6
QUY ĐỊNH …
Mã hiệu: QĐ / /QĐ-TGĐ Ngày hiệu lực: / / Lần ban hành/sửa đổi:
- Lên kế hoạch kiểm soát nội bộ trong toàn công ty đối với tất cả các công việc của các phòng ban đang thực hiện
- Thực hiện trực tiếp kiểm tra đánh giá báo cáo và kiến nghị lên Ban Điều hành, Ban Kiểm soát và Hội đồng Quản trị
- Rà soát lại các thủ tục pháp lý, quy chế, quy định, tiêu chuẩn, định mức và chức năng nhiệm vụ các các đơn vị phòng ban đóng góp ý kiến xây dựng để ngày càng hoàn thiện hơn
- Theo dõi kiểm tra đánh giá và cảnh báo sớm các rủi ro có thể sải ra trong quá trình hoạt động của công ty để có những hướng khắc phục tránh thất thoát tài sản và làm ảnh hưởng tới hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
- Tham gia các cuộc họp chiến lược của Ban điều hành để đánh giá và phân tích đưa ra các kiến nghị và để hoàn thiện cũng như các cảnh báo cần thiết cho Ban điều hành và báo cáo Ban kiểm soát
- Trực tiếp kiểm tra xem xét một các thường xuyên, đột xuất và định kỳ các hoạt động của công ty
- Kiểm tra đánh giá tình hình kinh doanh, tình hình đầu tư xây dựng sửa chữa của toàn công ty Kiểm tra đánh giá tất cả các hoạt động tài chính kế toán thu chi và sử dụng ngồn vốn của công ty
2 Các mảng công việc P KSNB phối hợp thực hiện.
- Xây dựng đóng góp ý kiến cho các phòng ban trong công tác soạn thảo điều chỉnh chức năng nhiệm vụ, tiêu chuẩn, định mức, quy định, quy trình, quy chế hoạt động
- Kết hợp các phòng ban kiểm tra phân tích đánh giá việc thực hiện các chức năng nhiệm vụ của các phòng phù hợp tránh chồng chéo
CHƯƠNG II: QUY ĐỊNH CỤ THỂ Điều 4 Chức năng của P KSNB trong hệ thống seafood
- Kiểm tra sự tuân thủ theo các quy trình phối hợp trong hoạt động sản xuất, kinh doanh
- Phát hiện những thiếu sót, yếu kém, sai phạm, gian lận trong quản lý và trong bảo vệ tài sản của Công ty; đề xuất những giải pháp nhằm cải tiến lên TGĐ xem xét
- Kiểm tra và xác nhận chất lượng, độ tin cậy của thông tin các báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị
- Kiểm tra và xác nhận việc tuân thủ quy định pháp luật về thuế, tài chính, kế toán, lao động, đầu tư, xây dựng, thương mại, sản xuất, nuôi trồng và các hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty;
- Kiểm tra tính tuân thủ mô tả công việc, thủ tục hướng dẫn quy trình chuyên môn các hoạt động tại Công ty;
- Kiểm tra việc sử dụng một cách tiết kiệm và có hiệu quả các nguồn lực: nhân sự, vật tư, hàng hóa, tài sản, vốn, lợi thế kinh doanh của Công ty;
- Khuyến nghị, giám sát thực hiện các giải pháp để chỉnh sửa, khắc phục sai phạm, rủi ro trong đơn vị thành viên và toàn bộ hoạt động Công ty
Quy định chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ seafood 6
Trang 7
QUY ĐỊNH …
Mã hiệu: QĐ / /QĐ-TGĐ Ngày hiệu lực: / / Lần ban hành/sửa đổi:
Điều 5 Nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ trong hệ thống seafood
5.1 Kiểm soát hoạt động sản xuất
Kiểm tra việc tuân thủ các quy định của nhà máy căn cứ theo các tiêu chuẩn, quy trình của công ty
Kiểm tra thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của các bộ phận trong nhà máy thực hiện đúng quy trình, quy định trong hoạt động sản xuất
Kiểm tra công tác chỉ đạo của ban điều hành nhà máy khi thực hiện các đơn hàng, xuất hàng, đóng hàng, lưu kho hàng hóa
Kiểm tra nguyên liệu nhập vào nhà máy, chất lượng, số lượng cá nguyên liệu so với bản kiểm và đối chiếu với tiêu chuẩn của nhà máy đánh giá hiệu quả của bộ phận thu mua tiếp nhận nguyên liệu
Kiểm tra công tác phối hợp các bộ phận nhận nguyên liệu theo quy định tiếp nhận, lập hồ sơ chứng từ đúng đủ, tuân thủ quy trình
Kiểm tra tất cả các bộ phận thực hiện theo các quy định hiện hành trong sản xuất như:
- Định mức thu hồi theo tiêu chuẩn quy định
- Định mức sử dụng phụ gia
- Định mức sử dụng nước trong sản xuất
- Hao phí nhân công trong sản xuất
- Hao phí điện năng
- Các chỉ tiêu thông số trong sản xuất
Kiểm tra việc thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ của phòng chất lượng, QC làm việc đúng chức năng nhiệm vụ kiểm soát sản phẩm chặc chẽ đúng quy trình
Kiểm tra khâu thành phẩm đóng hàng theo đúng hợp đồng, đúng theo chỉ đạo của điều hành sản xuất chất lượng sản phẩm theo đúng đơn hàng Xem xét các chỉ đạo có phù hợp tránh thất thoát tài sản công ty, QC có chốt chặn kiểm tra đúng nhiệm vụ đã quy định
Kiểm tra việc đóng hàng đúng cách (hàng xuất, hàng tạm, …) tránh hư hao thiệt hại hàng hóa Quy định chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ seafood 7
Trang 8
QUY ĐỊNH …
Mã hiệu: QĐ / /QĐ-TGĐ Ngày hiệu lực: / / Lần ban hành/sửa đổi:
Kiểm tra khâu nhập xuất kho theo quy định xuất nhập kho đã ban hành như:
+ Đóng hàng nhập kho đúng quy định + Công tác theo dõi hàng tồn kho xuất nhập, ghi vị trí, bảo quản đúng cách
+ Ghi nhận tồn kho đúng thực tế
+ Kiểm kê hàng tồn kho thực tế khớp với chứng từ sổ sách kế toán vào các dịp kiểm kê chung của công ty
Kiểm tra công tác vệ sinh nhà xưởng, kiểm soát vi sinh của nhà máy theo tiêu chuẩn và quy định của công ty
Kiểm soát sự tuân thủ theo các tiêu chuẩn chất lượng của ngành nghề và các quy định của nhà nước
5.2 Kiểm soát công tác mua hàng (cung ứng)
Kiểm tra việc tuân thủ quy trình mua hàng, thời gian mua hàng, đáp ứng kịp tiến độ công việc của các bộ phận liên quang
Kiểm tra công tác lựa chọn giá, so sánh chất lượng giữa các nhà cung cấp thông qua đánh giá lựa chọn nhà cung cấp
Kiểm tra thời hạn mua hàng, giao hàng có phù hợp cho các bộ phận khác theo quy định của công ty
Kiểm tra chất lượng hàng hóa so với các thỏa thuận trên hợp đồng ngẫu nhiên, kiểm tra số lượng hàng hóa mua vào, nhập kho
Kiểm tra công tác mua hàng đúng các quy trình, quy định của Công ty và của pháp luật hiện hành
Kiểm tra giá thu mua cá nguyên liệu dựa trên thông tin giá trên thị trường và giá phê duyệt của TGĐ, cùng với giá thành vận chuyển cá nguyên liệu về nhà máy
Kiểm tra công tác lựa chọn giá nhân công thu mua hoạch các tại các vùng nuôi
Kiểm tra các chứng từ trong bộ hồ sơ mua hàng, hợp đồng, đầy đủ thông tin để các bộ phận khác
có đủ thông tin để phối hợp thực hiện
Quy định chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ seafood 8
Trang 9
QUY ĐỊNH …
Mã hiệu: QĐ / /QĐ-TGĐ Ngày hiệu lực: / / Lần ban hành/sửa đổi:
Kiểm tra việc luân chuyển chứng từ và tuân thủ các thủ tục văn bản khi lập bộ chứng từ thanh toán và lưu trử hồ sơ mua hàng thanh toán
5.3 Vùng nuôi
Kiểm tra công tác nuôi trồng theo các quy định, quy trình đã ban hành của công ty
Kiểm tra công tác chăm sóc cá, kiểm soát bệnh và bảo vệ vùng nuôi tránh thất thoát tài sản Kiểm tra công tác xuất nhập kho thức ăn, thuốc Kiểm tồn kho thuốc thức ăn so với sổ sách theo dõi
Kiểm tra công tác thu hoạch cá, xuất cá nguyên liệu, thả cá giống theo đúng quy trình tiêu chuẩn của công ty và nhà nước
Kiểm tra công tác cho ăn, quản lý, đánh giá tình hình nuôi thả
Kiểm tra các chứng từ theo dõi công tác nuôi trồng hàng ngày có phù hợp thực tế, đối chiếu kết quả thu hoạch để xác định hiệu quả
Kiểm tra công tác quản lý chung của vùng nuôi, chức năng nhiệm vụ của từng cá nhân tại vùng nuôi
5.4 Kinh doanh
Kiểm tra việc thực hiện kế hoạch của phòng kinh doanh và sự tuân thủ pháp luật hiện hành cũng như các quy định trong nội bộ của công ty
Kiểm tra giá bán hàng hóa phù hợp theo từng thời kỳ và có phê duyệt giá của Ban TGĐ
Kiểm tra công tác marketing lấy mẫu, chào giá, công tác cho khách hàng tham quan nhà máy đúng quy định của công ty
Kiểm tra công tác phối hợp thực hiện đơn hàng giữa kinh doanh và nhà máy cùng các bộ phận liên quan
Kiểm tra việc tuân thủ hợp đồng khi đã ký kết với khách hàng nhằm kiểm soát rủi ro phát sinh
Kiểm tra công tác theo dõi đôn đốc các nhân sự phòng kinh doanh trong công tác đàm phán hợp đồng, theo dõi công nợ và giữ hình ảnh của công ty trong lòng khách hàng
Quy định chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ seafood 9
Trang 10
QUY ĐỊNH …
Mã hiệu: QĐ / /QĐ-TGĐ Ngày hiệu lực: / / Lần ban hành/sửa đổi:
Kiểm tra tính hợp lý về giá bán hàng của kinh doanh, cũng như những đề xuất giảm giá cho khách hàng hạn chế thất thoát tài sàn và rủi ro cho công ty
Kiểm tra các mức giá bán của phòng kinh doanh khi trình ban Tổng Giám đốc phê duyệt phải phù hợp thị trường và phải mạng lại lợi ích cho công ty
Kiểm tra sự tuân thủ các quy định của nhân viên bán hàng
Kiểm tra công việc thiết kế thương hiệu, bao bì theo tiêu chuẩn và quy định của công ty
Kiểm tra công tác lập các chứng từ bán hàng, xuất nhập khẩu theo đúng quy định của công ty và của pháp luật hiện hành
Kiểm tra công tác lưu trữ chứng từ xuất hàng hóa, thanh toán, công nợ và các thủ tục khác cho đơn hàng
5.5 Kiểm soát công tác nhân sự hành chính
a Công tác nhân sự:
Kiểm tra công tác tuyển dụng đào nhân sự, đánh giá nhân sự hàng tháng quý năm
Kiểm tra việc thực hiện các chế độ chính sách và các chế độ khác kịp thời và chính xác cho người lao động
Kiểm tra ký kết Hợp đồng lao động đúng luật, giải quyết chế độ đúng, kịp thời
Kiểm tra công tác xác định lương, tính lương cho các cán bộ công nhân viên
Kiểm tra công tác luân chuyển, bổ nhiệm, bãi nhiệm, kỷ luật, đề suất nhân sự và công tác lưu trử
hồ sơ chứng từ trong công tác nhân sự
Kiểm tra tính tuân thủ các quy định của pháp luật trong công tác nhân sự
b Công tác Hành chính
Kiểm tra bộ phận hành chính thực hiện đúng chức năng nhiệm vụ kiểm soát sự tuân thủ các nội quy, quy định củ công ty
Kiểm tra lưu trử các công văn đi đến đúng quy định, kịp thời, lưu đầy đủ hồ sơ, dể truy suất Quy định chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ seafood 10
Trang 11
QUY ĐỊNH …
Mã hiệu: QĐ / /QĐ-TGĐ Ngày hiệu lực: / / Lần ban hành/sửa đổi:
Kiểm tra việc lưu các văn bản được ban hành nội bộ trong công ty đúng quy định cùng với việc
tổ chức triển khai và kiểm tra thực hiện
Kiểm tra công tác theo dõi, luân chuyển các văn bản đúng đối tượng
Kiểm tra công tác duy trì kỹ cương trong công ty, nôi quy, quy định và tổ chức giao việc cho các
bộ phận trực thuộc hợp lý có giám sát và kiểm tra
Kiểm tra công tác điều động tài sản, phương tiện của công ty hợp lý, đúng quy định, tiết kiệm chi phí văn phòng
Kiểm soát ngẫu nhiên các phần công việc của bộ phận hành chánh nhân sự đánh giá mức độ chấp hành và sâu sát trong công việc
c Xây dựng cơ bản
Kiểm tra công tác đầu tư xây dựng cơ bản: Lập dự toán, mục đích mua sắm xây dựng, hiệu quả đầu tư, chọn giá, lựa chọn nhà cung cấp, giám sát thực hiện và nghiệm thu thanh toán đưa vào sử dụng, bảo hành bảo trì bảo dưởng
Kiểm tra công tác sửa chữa mua sắm công cụ dụng cụ, tài sản cố định
Kiểm tra toàn diện các công việc thuộc nghiệp vụ xây dựng cơ bản có tuân thủ các quy trình, quy định của công ty và của pháp luật
5.6 Kiểm soát công tác Kế toán – Tài chính
a Kế toán
Kiểm tra việc tuân thủ các quy định kế toán của công ty, quy định về hạn mức phê duyệt chứng
từ của công ty quy định về chức năng nhiệm vụ của phòng kế toán và pháp luật hiện hành
Kiểm tra thành phần cấu thành bộ hồ sơ thu chi của kế toán cũng như việc lưu trữ chứng từ theo quy định ngành kế toán và pháp luật
Kiểm tra việc tham mưu kiểm soát tài chính của phòng kế toán tuân theo chức năng và nhiệm vụ chính của phòng
Kiểm tra các chứng từ kế toán, hạch toán, tính giá thành của sản phẩm phù hợp với các quy định
Quy định chức năng nhiệm vụ của Phòng Kiểm soát Nội bộ seafood 11