Cách in trộn văn bản trong Office 2003

* Chú ý: Các dòng trống trong tệp GIAYMOI phải tơng ứng với các cột mục trong tệp DANHSACH..  Bớc 3: - Kích hoạt menu TOOLS -> chọn mục Letter and Mailings  chọn tiếp mục Show Mail Mer

In trộn văn bản trong office_XP

=================

 Bớc 1: (giống trong Office 97 - 2000)

- Tạo bảng dữ liệu (danh sách những ngời đợc mời)

- Dòng tiêu đề không đợc đánh chữ Tiếng Việt Ví dụ:

3 Nguyễn Mạnh Cờng Thôn 3 Cái gì cũng đợc

4 Nguyễn Lan Hơng Thôn 4 Cái gì cũng đợc

- Lu lại: ví dụ tên file DANHSACH

 Bớc 2: (giống trong Office 97_2000)

- Tạo tài liệu chính nh giấy mời, thông báo nhập học

- Ví dụ:

Giấy mời

Trân trọng kính mời phụ huynh em:

Địa chỉ:

Tới dự buổi lễ khai giảng năm học mới

Thời gian: vào hồi 8 h ngày 5 tháng 9 năm 2002

Tại trờng THCS Mỹ Đồng huyện Thủy Nguyên Hải Phòng

Ghi chú:

Ban giám hiệu trờng THCS

Hiệu trởng:

- Lu lại : ví dụ với tên file GIAYMOI

* Chú ý: Các dòng trống trong tệp GIAYMOI phải tơng ứng với các cột mục

trong tệp DANHSACH

- Để trống các dòng nh phụ huynh em , địa chỉ (Theo mẫu)

- Để tài liệu GIAYMOI hiện hành trên màn hình

 Bớc 3:

- Kích hoạt menu TOOLS -> chọn mục Letter and Mailings  chọn tiếp mục Show Mail Merge Toolbar (bật thanh công cụ trộn văn bản lên màn hình)

Insert merge fileds (nút 6) Merge to new

Document (nút 4 phải)

Main document

setup

 Bớc 4:

- Để nội dung tệp tin GIAYMOI.DOC hiện lên màn hình

- Bấm vào nút Main document setup (hình lá th) -> Chọn mục Normal

- Chọn OK

 Bớc 5:

- Bấm chuột tại nút Open Data source

 Bớc 6:

- Chọn đờng dẫn cho tệp tin DANHSACH.DOC ( bấm vào nút mũi tên quay

xuống của mục My Data Sources -> chọn mục: tên s Documents’s Documents )

 Bớc 7:

- Sau khi chọn đờng dẫn xong, ta để con trỏ nháy tại chỗ trống của dòng

Ho_va_ten, ta bấm chuột tại nút thứ 6 (từ trái sang phải) (Insert Merge Fields)

-> hiện ra bảng chọn nh sau:

Giấy mời Trân trọng kính mời phụ huynh em: ôHo_va_tenằ

Địa chỉ: ôDia_chiằ

Tới dự buổi lễ khai giảng năm học mới

Thời gian: vào hồi 8 h ngày 5 tháng 9 năm 2002

Tại trờng THCS Mỹ Đồng huyện Thủy Nguyên Hải Phòng

Ghi chú: ôGhi_chuằ.

- Đánh dấu (.) vào mục Database

Fields -> bấm chọn mục Ho_va_ten ->

bấm chọn nút Insert -> bấm nút Close

(tự khắc sẽ hiện ra thay thế nút

Cancel)

- Để con trỏ nháy tại chỗ trống của

dòng Ngay_sinh, ta bấm chuột tại nút

thứ 6 (nh trên)

- Các thao tác tơng tự cho đến hết các

đề mục cần điền (lấy từ tệp tin

DANHSACH.DOC chuyển sang nội

dung tệp tin GIAYMOI.DOC)

* Mỗi một lần chèn chỉ đợc một tiêu

đề đợc chọn Nên các thao tác bắt

buộc phải làm nhiều lần.

- Khi đó tài liệu “Giấy mời” sẽ có

dạng:

 Bớc 8:

- Kích chuột tại nút số 4: MERGE TO NEW

DOCUMENT (từ phải sang trái) Đánh dấu (.)

vào mục All -> OK

- Hiện ra một tệp mới với tên danh sách đã đợc

chèn

- Tệp này có tên FORM LETTERS 1

- Số trang phụ thuộc vào số ngời trong danh

sách Mỗi trang tơng ứng một trang giấy mời

 Bớc 9:

- Ghi tệp đó lại (số trang phụ thuộc vào số ngời trong danh sách)

- Ví dụ với tên “HOAN_THANH.DOC”

- Kích OK