Cơ sở khoa học thông tin và thư viện

Xét ở khía cạnh chuyên nghiệp, hiện nay thư viện là một cơ quan thông tin tiêu biểu nhất, trong đó không những chỉ có những công tác thư viện mang tính chất truyền thống với hình ảnh ngư

Nguyễn Minh Hiệp

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN

TS N guyên V iết Ngoạn - T S N guyễn Văn Bằng (Tổ chức biên soạn)

N guyễn M inh H iệ p

Công ty c ổ phẩn Đẩu tư và Phát triển giáo dục Phương Nam -

Nhà xuất bản Giáo dục giữ quyển công bố tác phẩm.

Mọi tổ chức, cá nhân -muốn sử dụng tác phẩm dưới mọi hình thức

phải được sự đồng ý của chủ sở hữu quyền tác giả.

A Ở Ì g i ớ i t h i ê n Trong chương trình đ à o tạo ngành Thư viện - Thông tin b ậ c Đ ại học, môn học C ơ sở K h o a h ọ c T hôn g tin và T hư viện có một vị trí đ ặ c biệt quan trọng Môn h ọ c nùx trang bị cho sinh viên h ệ thống khái niệm và những vấn đ ề c ơ bản

"ủa Thông tin hục và Thư viện học làm điều kiện tiên quyết ch o việc triển khai hệ 'hống nghiệp vụ thư viện - thông tin Nhầm phục vụ ch o việc h ọ c tập và nghiên :ứu củ a sinh viên Ban giám hiệu Trường Đ ại h ọ c Sài gòn đ ã ch í đ ạ o K hoa Thư viện - Thông tin tổ chức biên soạn G iáo trình C ơ s ở K h o a h ọ c T h ôn g tin và T hư

n ện.

Tác g iả của G iáo trình là m ột nhà g iá o và là một cán b ộ quản lí thư viện 'âm huyết, c ó nhiều kỉnh nghiệm giảng dạy trong ngành Thư viện - Thông tin và 'ổ chức quản lí thư viện.

G iáo trình th ể hiện được tính hiện đ ạ i trong việc trình bày hệ thông kh ái niệm và những vấn đ ề c ơ bản của Thông tin h ọ c và Thư viện học.

Trên c ơ s ở chương trình ngành Thư viện - Thông tin của B ộ G iáo dục và Dào tạo, g iá o trình được thiết k ế thành 12 chương, cùng với bảng từ Việt - Anh

\’à B ảng ch í mục.

Trường Đ ại h ọ c Sài Gòn giới thiệu G iáo trình C ơ s ở K h o a h ọ c T hôn g tin

\>à T h ư viện với sinh viên ngành Thư viện - Thông tin, với những người đang tác nghiệp trong lĩnh vực Thư viện - Thông tin và với bạn đọc.

Cũng như tác g iả của G iáo trình, chúng tôi rất mong được tiếp tục chia s ẻ cớì người sử dụng những vấn đ ề h ọc thuật của Thông tin h ọ c và Thư viện h ọ c

iư ợc trình bày trong G iáo trình này.

Xin chân thành cảm ơn Nhà xuất bản G iáo dục, Công ti c ổ phần Đầu tư và Phát triển G iáo dục Phương Nam thuộc Nhà xuất bản G iáo dục đ ã tạo điều kiện

đẻ g iá o trình C ơ s ở K h oa h ọ c T hôn g tin và T hư viện được xuất bản.

Tp.Hồ Chí Minh, ngày 9 tháng 10 năm 2008

TS NGUYỄN VIẾT NGOẠN

Hiệu trưởng Trường Đại học Sài Gòn

A Ờ L n ó i d ầ u

“ T h ư viện có truyền th ôn g là người g iữ gìn qu á khứ, nhưng ngày nay

thư viện n g ày m ỗ i ngày trở th àn h đường d ẫn tới tương lai ”(i>

Ngày nay vẫn còn nhiều người cho rằng thư viện là một nơi yên tĩnh gắn

liền với hình ảnh người thủ thư suốt ngày quanh quẩn bên những giá sách đầy

bụi, và người ta đánh giá thư viện theo tiêu chí số lượng sách được cất giữ nhiều

hay ít trong kho Đối với những người cán bộ thư viện có chuyên môn thì thư

viện là nơi bảo quản không chỉ những tài liệu in ấn mà cả những tài liệu đa

phương tiện để truy cập đến những thư viện khác một cách có tổ chức Đối với

nhà nghiên cứu, thư viện là một mạng lưới cung cấp việc truy cập đến tri thức

của nhân loại được lưu giữ khắp mọi nơi Nhiều sinh viên khoa học và công

nghệ ngày nay trên thế giới thì cho rằng thư viện chính là W o rld -W id e-W eb !

Xét ở khía cạnh chuyên nghiệp, hiện nay thư viện là một cơ quan thông

tin tiêu biểu nhất, trong đó không những chỉ có những công tác thư viện mang

tính chất truyền thống với hình ảnh người thủ thư bổ sung tài liệu, xử lí kĩ thuật,

rồi cất giữ trong kho và thụ động ngồi chờ người ta đến đọc tại quầy lưu hành ;

mà còn có cả những hoạt động thông tin linh hoạt với hình ảnh chủ động của

người cung cấp thông tin tại phòng tham khảo ; hơn thế nữa cuộc cách mạng

thông tin đang đưa tất cả chúng ta đến trước ngưỡng cửa của thư viện s ố MỠi

việc ứng dụng công nghệ mới mà đặc trưng nhất là phần mềm nguồn mở khiến

cho việc xây dựng thư viện số là cơ hội đồng đều cho tất cả mọi người

Bức tranh toàn cảnh về ngành nghề thông tin thư viện đó được trình bày

trong cuốn “ C ơ sở k h o a h ọ c th ôn g tin và thư viện ”, nhằm mục tiêu :

- Giúp cho học viên và sinh viên bắt đầu đến với ngành thông tin thư viện nhận thức rằng Khoa học thông tin và thư viện là một ngành học thú vị với

lí luận và thực tiễn của một ngành khoa học hiện đại ;

(1) Sharon N White phát biểu tại cuộc Hội thảo “Hiện đại hoá thưviện"do Liên hiệp Thư viện Đại học

Phía Nam phối hợp với Phòng Thông tin - Tư liệu Lãnh sự quán Hoa Kì tại TP HCM tổ chức tại

Trường Đại hpc Khoa học Huế từ 18 - 20 / 6 / 2003.

- Góp phần giúp cho những người đang làm việc trong các cơ quan thông tin nhận biết được giá trị của chuẩn hoá để hình thành tư duy đổi

mới và sẩn sàng đón nhận công nghệ mới.

Quan điểm của ngành Khoa học thông tin và thư viện hiện đại là thiên về

thực hành, cuốn “C ơ s ở k h o a h ọ c th ôn g tin và thư viện ” cũng được viết theo

quan đ iểm đó với phương cách trình bày :

- P h ân hệ hoá : được chia ra từng phần độc lập với nhiều tiêu đề ;

- Chương trình hoá : liên kết ý tưởng trong những tiêu đề của những

phân hệ với nhau bằng những ch ỉ c h ỗ đến nơi cần tham khảo Do đó thông tin

trong cuốn sách này ngắn, gọn, và súc tích

Sách gồm có 12 chương, được phân bổ trong bốn phần :

- P h ần dẫn nhập : Trình bày ba giai đoạn phát triển của ngành thông tin

thư viện : Quản lí tài liệu tương ứng với ngành học Thư viện h ọ c ; Quản lí thông

tin tương ứng với ngành học Thông tin h ọ c ; và Quản lí tri thức tương ứng với

ngành học Thư viện số.

- P h ầ n thứ hai - Thư viện học : Khái quát những cơ sở lí luận thư viện học từ thời cổ đại, trung cổ, cận đại đến sự phân đôi vào thế kỉ X X và nay tiến

đến giai đoạn hợp nhất Tất cả những cơ sở về kĩ năng, kĩ thuật của cô n g tác

th ư viện từ bổ sung, biên mục, lưu hành, tham khảo đến tự động hoá đều được

trình bày

- P h ần thứ ba - Thông tin học : Trình bày lập luận Thông tin học ra đời

là sự k ế thừa của ngành Thư viện học để đáp ứng yêu cầu thực tiễn của xã hội

thông tin Những cơ sở của h o ạ t đ ộn g th ôn g tin với việc ứng dụng thành tựu

của công nghệ thông tin và viễn thông ; cũng như phương cách trình bày và phổ biến thông tin ; đồng thời hình thành tri thức được trình bày trong phần này

- P h ầ n thứ tư - Thư viện sô": Trình bày những định nghĩa mới nhất về

thư viện số để thấy rằng ngày nay thuật ngữ thư viện sổ'hoàn toàn thay thế cho thuật ngữ thư viện điện tử Khái quát về công nghệ Web và phần mềm nguồn

mở như là những cơ sở cho việc xây dựng thư viện số Đặc biệt trong phần này

tư duy c ô n g n g h ệ m ới được nhấn mạnh như là một tư duy chủ đạo cho người

cán bộ thông tin thư viện ngày nay nhằm nhanh chóng tiến hành chuẩn hoá và

đ('i mới - “Đ ổi m ớ i k h ô n g p h ả i là d ễ dàn g, nhưng n ó là c h ìa k h o á c h o tương

đ ịn g th ô n g tin - ứ n g dụng C ôn g n g h ệ m ới nhằm đáp ứng tối đa nhu cầu của

người sử dụng và biến những cơ quan thông tin này thành những Trung tâm tri thíc và học tập trong kỉ nguyên tri thức ngày nay

Mặc dù đã có nhiều cố gắng trong biên soạn rihằm phác hoạ một bức tranh toàn cảnh về ngành thông tin thư viện, song do những hạn c h ế nhất định

vé khách quan và chủ quan, tác giả chỉ có thể đưa ra những phác thảo, và chắc chắn không tránh khỏi nhiều thiếu sót Rất mong quý vị đồng nghiệp chia sẻ qian điểm và đóng góp ý kiến để sách hoàn thiện hơn trong những lần tái bản.Xin vui lòng liên hệ với chúng tôi tại Thư viện Đại học Khoa học Tự nhiên TP Hồ Chí Minh, 227 Nguyễn Văn Cừ, Quận 5, TP Hồ Chí Minh

Einail : nm hiep@ gralib.hcm u n s.edu vn

TÁC GIẢ

(1) Leslie Burger phát biểu tại cuộc Hội thảo quốc tế "Thư viện Việt Nam: HỘI nhập và phát triển" do Lên hiệp Thư viện Đại học Phía Nam và Liên hiệp Thư viện Đại học Phía Bắc phối hợp với Phòng Thông tin - Tư liệu Đại sứ quán và Lãnh sự quán Hoa Kì tại TP HCM tổ chức tại Trường Đại h ọ c ' Khoa học Tự nhiên TP HCM từ 28 - 30 / 8 / 2006.

v i i

MỤC LỤCTrang

Lời giới thiệu.

Lời nói đẩu

110

158174197217239265íix

V

v i i i

Ba giai đoạn phát triển

"Một trong những lí do khiến con người vươn lên đ ể trở thành sinh vật nổi trội nhất trên trái đất có th ể được quy cho khả năng bẩm sinh truyền thông thông tiu d ể lưu trữ, truy hồi, và sử dụng tri thức đ ể cho m ỗi t h ế hệ tiếp nôi không cần học lợi những bài học của quá khứ đ ể hành động một cách có hiệu quả trong hiện tại" (Bách khoa toàn thư Britannica)

Việc thu thập và chuyển tải thông tin dường như đã tồn tại lâu đời như chính nền văn minh của nhân loại Từ thời cổ đại, con người bắt đầu công việc truyền thông bằng những hình vẽ trong hang động với những biểu tượng diễn tả tri thức, cho đến việc phát triển chữ viết đề có thể tích luỹ và tiếp tục ghi nhận thông tin, ví dụ chữ tượng hình Ai Cập ; mẫu tự Hi Lạp và La Tinh phát triển để chuyển tải thông điệp, văn bản và s ố ; chữ viết Phương Đông

Thư viện ra đời như là kho tri thức của xã hội ; có người cho rằng thư viện là đền đài của văn hoá và sự uyên thâm Được hình thành trong thời kì nông nghiệp thống trị trong tư duy của nhân loại, thư viện đã trải nghiệm qua một cuộc hồi sinh với việc phát minh ngành in trong thời kì Phục hưng,

và bắt đầu thực sự khởi sắc khi cuộc cách mạng công nghiệp bùng phát với hàng loạt những phát minh cơ giới hoá quy trình in ấn

Lịch sử thư viện đã trải qua hơn 25 thế kỉ Hình ảnh thư viện của thời

xa xưa dược hình dung như là một cơ sở vừng chắc trong đó chứa hàng ngàn phiến đá khổng lồ được khắc chữ - thường được gọi là "rừng bia" Qua nhiều năm cùng với sự tiến hoá của nhân loại, con người càng tiến bộ trong nhận thức và thư viện ngày càng được phát triển

Thư viện cổ đại chỉ hữu ích đốì với một thiểu số những người biết chữ

và bị giới hạn trong một tầng lớp, giai cấp theo điều kiện xã hội Hoạt động của thư viện công cộng được bắt đầu phát triển trong thế kỉ 19 Nhưng vẫn

là những thư viện đóng : Sách được xếp theo kích cỡ trong những kho kín của thư viện, độc giả chỉ tiếp cận với thủ thư ở quầy để yêu cầu mượn sách Hầu hết những thư viện trong lục địa Châu Âu đã áp dụng phương thức này trong một thời gian dài Đến thế kỉ XX, một sô" quản thủ thư viện nhận

2 CHƯƠNG I BA GIAI ĐOẠN PHÁT TFlỂN

thức được tiện ích của việc cho độc giả tiếp cận với kho sách đã đề xuất phương thức phục vụ kho mở với tài liệu được xếp theo môn loại Phưómg thức này được bắt đầu áp dụng và nhanh chóng phát triển trong nhỉng

quốc gia nói tiếng Anh hồi đó Đấy là giai đoạn Quản lí tà i liệu đã trải qua một thời gian dài theo sự phát triển của ngành Thư v iện học Cho đến một

lúc, cũng xuất phát từ ý định ban đầu là làm tốt công việc lưu trữ và bảo quản, thư viện đã chú trọng đến việc xem người sử dụng là trung tâm, với

sự nhấn mạnh đến việc trao đổi thông tin Điều này cũng đồng thời để đáp

ứng yêu cầu thông tin ngày càng gia tăng Giai đoạn Quản lí thôn g tin được xem như bắt đầu cùng với sự ra đời ngành Thông tin học Cuộc bùng nổ

thông tin và sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin và viễn thông

đã đưa con người đến với kỉ nguyên số Nghiệp vụ thông tin thư viện đòi hỏi người cán bộ thư viện phải quản lí những thông tin hữu ích và có ý nghĩa được gọi là tri thức, tập hợp chúng thành những bộ SƯU tập trong thư

viện số Xây dựng Thư viện s ố là ta đã bắt đầu bước qua một giai đoạn phát triển mới của ngành thông tin thư viện : giai đoạn Quản l í tri thức

(Hình 1.1)

Hình 1.1 : Ba giai đoạn phát triển ngành thông tin thư viện

Cơ quan thông tin gồm có thư viên, trung tâm thông tin, trung tâm tài nguyên, trung tâm học liệu, cơ sở lưu trữ, vv bao gồm trong năm loại hình thư viên : thư viện quốc gia, thư viện đại học, thư viện chuyên ngành, thư viện công cộng, và thư viện trường học, phục vụ thông tin cho người sử dụng theo yêu cầu và bằng nhiều hình thức :

- Tài liệu dạng vật chất thông qua thư v iện h ọc với công tác thư viện ;

- Thông tin tư liệu thông qua thông tin học với hoạt động thông tin ;

- Tài nguyên điện tử thông qua thư v iện s ố với công nghệ mới.

cơ sở KHOA HỌC THÔNG TIN VÀ THƯ VIỆN 3

Từ đối tượng vật thể (tài liệu in ấn, tài liệu nghe nhìn) mà nói chung là

tài liệu đến đối tượng đa phương tiện (tài liệu điện tử) được mang một tên

mới tà i nguyên để chỉ tât cả mọi đốì tượng thông tin truyền thống và hiện

đại, ngành thông tin thư viện đã trải qua ba giai đọan phát triển :

• Quản lí tài liệu ;

• Quản lí thông tin ;

Vào thế kỉ thứ VII TCN, vùng châu thổ Lưỡng Hà là nơi đầu tiênnghiệp vụ thư viện được sử dụng để sắp xếp những cuốn sách bằng đất sét,

tổ chức những phiếu mục lục ghi tên sách với số lượng dòng của mỗi trang

để phục vụ việc tìm kiếm Những thư viện này cung cấp nhiều kiến thức quý giá về ngôn ngữ, lịch sử, đời sống, tập quán, pháp luật của các dân tộc vùng Lưỡng Hà thời đó

Thư viện công cộng đầu tiên trong lịch sử nhân loại là thư viện thành phô" Alexandria - thành phố Ai Cập cổ đại được xây dựng vào năm 332 TCN bên bờ Địa Trung Hải Thư viện này là nơi làm việc của những nhà bác học

cổ đại : Euclide, Archimedes, vv Chính tại thư viện này khoa học phân loại sách đầu tiên ra đời để phân loại hàng ngàn cuốn sách và thiết lập mục lục ghi tên tác giả, nhan đề theo thứ tự nhất định Tiếc rằng công trình khoa học này đà bị thất truyền Thư viện đặc biệt phát triển từ thế kỉ thứ XV sau khi Gutenberg chế tạo thành công chiếc máy in đầu tiên vào năm 1455, ngành in ấn đã được cơ giới hoá Số lượng sách báo tăng nhanh, nhu cầu nghiên cứu khoa học kĩ thuật lên cao Thư viện trước đây chủ yếu là ở trong nhà thờ, tu viện, hoàng cung, trường học, dần dần được phục vụ rộng rãi hơn cho quần chúng

Tại Việt Nam thư viện xuất hiện vào thế kỉ thứ XI, hình thức đơn giản với chức năng tàng trữ như nhiều nước trên thế giới Năm 1018 Vua Lí Thái

Tổ lập Thư viện Đại Hưng, sai Nguyễn Đạo Thanh và Phạm Hạc sang Tống

MỤC LỤCTrang

v i i i

Ba giai đoạn phát triển

"Một trong những lí do khiến con người vươn lên đ ế trở thành sinh vật nổi trội nhất trên trái đất có th ể được quy cho khả năng bẩm sinh truyền thông thôĩĩg tin đ ể lưu trữ, truy hồi, và sử dụng tri thức đ ể cho mỗi t h ế hệ tiếp nôi không cần học lại những bài học cua quá khứ đ ể hành động một cách có hiệu quả trong hiện tại" (Bách khoa toàn thư Britannica)

Việc thu thập và chuyển tải thông tin dường như đã tồn tại lâu đời như chính nền văn minh của nhân loại Từ thời cổ đại, con người bắt đầu công việc truyền thông bằng những hình vẽ trong hang động với những biểu tượng diễn tả tri thức, cho đến việc phát triển chữ viết để có thể tích luỹ và tiếp tục ghi nhận thông tin, ví dụ chữ tượng hình Ai Cập ; mẫu tự Hi Lạp và La Tinh phát triển để chuyển tải thông điệp, văn bản và sô"; chữ viết Phương Đông

Thư viện ra đời như là kho tri thức của xã hội ; có người cho rằng thư viện là dền đài của văn hoá và sự uyên thâm Được hình thành trong thời kì nông nghiệp thông trị trong tư duy của nhân loại, thư viện đã trải nghiệm qua một cuộc hồi sinh với việc phát minh ngành in trong thời kì Phục hưng,

và bắt đầu thực sự khởi sắc khi cuộc cách mạng công nghiệp bùng phát với hàng loạt những phát minh cơ giới hoá quy trình in ấn

Lịch sử thư viện đã trải qua hơn 25 thế kỉ Hình ảnh thư viện của thời

xa xưa được hỉnh dung như là một cơ sở vững chắc trong đó chứa hàng ngản phiến đá khổng lồ được khắc chữ - thường được gọi là "rừng bia" Qua nhiều năm cùng với sự tiến hoá của nhân loại, con người càng tiến bộ trong nhận thức và thư viện ngày càng được phát triển

Thư viện cổ đại chỉ hữu ích đôi với một thiểu số những người biết chữ

và bị giới hạn trong một tầng lớp, giai cấp theo điều kiện xã hội Hoạt động của thư viện công cộng được bắt đầu phát triển trong thế kỉ 19 Nhưng vẫn

là những thư viện đóng : Sách được xếp theo kích cỡ trong những kho kín của thư viện, độc giả chỉ tiếp cận với thủ thư ở quầy để yêu cầu mượn sách Hầu hết những thư viện trong lục địa Châu Âu đã áp dụng phương thức này trong một thời gian dài Đến thế kỉ XX, một sô" quản thủ thư viện nhận

2 CHƯƠNG I BA GIAI ĐOẠN PHÁT TRlỂN

thức được tiện ích của việc cho độc giả tiếp cận với kho sách đã đề xuất phương thức phục vụ kho mở với tài liệu được xếp theo môn loại Phư&ng thức này được bắt đầu áp dụng và nhanh chóng phát triển trong những

quốc gia nói tiếng Anh hồi đó Đấy là giai đoạn Q uản lí tà i liệu đã trải qua một thời gian dài theo sự phát triển của ngành Thư v iệ n học Cho đến một

lúc, cũng xuất phát từ ý định ban đầu là làm tốt công việc lưu trữ và bảo quản, thư viện đã chú trọng đến việc xem người sử dụng là trung tâm, với

sự nhân mạnh đến việc trao đổi thông tin Điều này cũng đồng thời đê đáp

ứng yêu cầu thông tin ngày càng gia tăng Giai đoạn Quản lí thông tin được xem như bắt đầu cùng với sự ra đời ngành Thông tin học Cuộc bùng nổ

thông tin và sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin và viễn thông

đã đưa con người đến với kỉ nguyên số Nghiệp vụ thông tin thư viện đòi hỏi người cán bộ thư viện phải quản lí những thông tin hữu ích và có ý nghĩa được gọi là tri thức, tập hợp chúng thành những bộ SƯU tập trong thư

viện số Xây dựng Thư viện s ố là ta đã bắt đầu bước qua một giai đoạn phát triển mới của ngành thông tin thư viện : giai đoạn Quản lí tri thức

(Hình 1.1)

Hình 1.1 : Ba giai đoạn phát triển ngành thông tin thư viện

Cơ quan thông tin gồm có thư viện, trung tâm thông tin, trung tâm tài nguyên, trung tậm học liệu, cơ sở lưu trữ, vv bao gồm trong năm loại hình thư viện : thư viện quốc gia, thư viện đại học, thư viện chuyên ngành, thư viện công cộng, và thư viện trường học, phục vụ thông tin cho người sử dụng theo yêu cầu và bằng nhiều hình thức :

- Tài liệu dạng vật chất thông qua th ư v ỉện h ọc với công tác thư viện ;

- Thông tin tư liệu thông qua thông tin học với hoạt động thông tin ;

- Tài nguyên điện tử thông qua thư v iện s ố với công nghệ mới.

cơ sở KHOA HỌC THÔNG TIN VÀ THƯ VIỆN 3

Từ đối tượng vật thể (tài liệu in ấn, tài liệu nghe nhìn) mà nói chung là

tà i liệu đến đối tượng đa phương tiện (tài liệu điện tử) được mang một tên

mới tà i nguyên để chỉ tất cả mọi đối tượng thông tin truyền thống và hiện

đại, ngành thông tin thư viện đã trải qua ba giai đọan phát triển :

• Quản lí tài liệu ;

• Quản lí thông tin ;

Vào thế kỉ thứ VII TCN, vùng châu thổ Lưỡng Hà là nơi đầu tiên nghiệp vụ thư viện được sử dụng để sắp xếp những cuốn sách bằng đất sét,

tổ chức những phiếu mục lục ghi tên sách với sô" lượng dòng của mỗi trang

để phục vụ việc tìm kiếm Những thư viện này cung cấp nhiều kiến thức quý giá về ngôn ngữ, lịch sử, đời sống, tập quán, pháp luật của các dân tộc vùng Lưỡng Hà thời đó

Thư viện công cộng đẳu tiên trong lịch sử nhân loại là thư viện thành phố Alexandria - thành phố Ai Cập cổ đại được xây dựng vào năm 332 TCN bên bờ Địa Trung Hải Thư viện này là nơi làm việc của những nhà bác học

cổ đại : Euclide, Archimedes, vv Chính tại thư viện này khoa học phân loại sách đầu tiên ra đời để phân loại hàng ngàn cuốn sách và thiết lập mục lục ghi tên tác giả, nhan đề theo thứ tự nhất định Tiếc rằng công trình khoa học này đã bị thất truyền Thư viện đặc biệt phát triển từ thế kỉ thứ XV sau khi Gutenberg chế tạo thành công chiếc máy in đầu tiên vào năm 1455, ngành in ân đã được cơ giới hoá Số lượng sách báo tăng nhanh, nhu cầu nghiên cứu khoa học kĩ thuật lên cao Thư viện trước đây chủ yếu là ở trong nhà thờ, tu viện, hoàng cung, trường học, dần dần được phục vụ rộng rãi hơn cho quần chúng

Tại Việt Nam thư viện xuất hiện vào thế kỉ thứ XI, hình thức đơn giản với chức năng tàng trữ như nhiều nước trên thế giới Năm 1018 Vua Lí Thái

Tổ lập Thư viện Đại Hưng, sai Nguyễn Đạo Thanh và Phạm Hạc sang Tống

4 CHƯƠNG I BA GIAI ĐOẠN PHÁT TRIEN

lấy Kinh Tam Tạng (Tripitaka) đem về tàng trữ trong thư viện Đời Lí, Phật giáo có một ảnh hưởng rất lớn trong xã hội phong kiến Việt Nam, cho nên phần lớn các kho sách của thư viện tàng trữ và bảo quản kinh Phật, phần còn lại là những tác phẩm của các vị thiền sư và vài tác giả khác Dưới triều đại Nhà Trần, Quốc học viện và Quốc tử viện được thiết lập cùng với thư viện để lưu trữ sách vở Vào đời Nhà Trần thư viện bắt đầu có những tác phẩm văn học chữ Nôm Từ khi Nhà Lê khôi phục nền độc lập, Nho giáo trở thành quốc giáo, trong các thư viện có nhiều sách phản ánh tư tưởng Nho giáo, Khổng Mạnh Vua Lê Thánh Tông là một vị vua có tài văn học lỗi lạc, đã cho mở rộng nhà Thái học tức là Quốc Tử Giám, xây nhà Văn Miếu, thư viện chứa sách Đầu thế kỉ XIX các vua Triều Nguyễn rất chú ý xây dựng thư viện như Tàng thư lâu, Tân thư viện, Tư khuê thư viện

Cuối thế kỉ XIX, sách chữ Quốc ngữ và sách chữ Phương Tây bắt đầu xuất hiện trong các thư viện ở nước ta

Trong thời kì thực dân Pháp cai trị nước ta Tại Miền Bắc đã xây dựng Thư viện Trường Viễn Đông Bác cổ năm 1889 Năm 1958 kho sách của thư viện này được giao cho Thư viện Khoa học Trung ương nay là Thư viện Khoa học Xã hội Trung ương thuộc Viện Thông tin Khoa học Xã hội Năm

1919 Thư viện Trung ương Đông Dương được xây dựng tại Hà Nội nay là Thư viện Quốc gia Việt Nam

Tại Miền Nam, thực dân Pháp đã xây dựng Thư viện Nam Kì Soái phủ, năm 1882 trở thành thư viện công cộng, và năm 1902 đổi thành Thư viện Nam Kì, năm 1946 đổi thành Thư viện Nam Phần nay là Thư viện Khoa học Xã hội TP Hồ Chí Minh

Tại Miền Trung, ở Huế có các thư viện : Thư viện hành chánh Toà khâm sứ, Thư viện Nội các, Thư viện Vua Duy Tân, Thư viện Viện Cơ mật, Thư viện Bảo Đại, Thư viện Câu lạc bộ sĩ quan Pháp Từ năm 1945, các thư

viện trên được tập hợp thành Thư viện Viện Văn hoá Vào năm 1946 khi

Pháp quay trở lại xâm lược Việt Nam, Thư viện Viện Văn hoá được sơ tán về làng Hiền Lương cách thành phô" Huế 20 km, nhưng rồi cũng bị chiến tranh tàn phá Ở Nha Trang Thư viện Viện Hải dương học được thành láp vào năm 1927

Sau kháng chiến chống Pháp, tại MÍền Bắc, Thư viện Quốc gia Việt Nam, Thư viện Khoa học Trung ương ngày càng được củng cố và phát triển,

và hàng loạt các loại hình thư viện khác cũng được xây dựng và phát triển Tại Miền Nam thành lập Thư viện Quốc gia nay là Thư viện Khoa học tổng

c ơ sờ KHOA HỌC THÔNG TIN VÀ THƯ VIỆN 5

hợp TP Hồ Chí Minh, chú trọng xây dựng hệ thống thư viện đại học, và đã thành lập một Hội thư viện

Hiện nay hệ thống thư viện Việt Nam đang trên đà phát triển theo hướng hội nhập với cộng đồng thư viện thế giới Những công cụ chuẩn hoá đồng thời là kinh điển trong ngành thông tin thư viện thế giới đã được dịch sang :iếng Việt, đó là Khung phân loại thập phân Dewey, AACR2, MARC

21 Hội thư viện quốc gia Việt Nam đã chính thức thành lập vào ngảy 22 /

1.2 Phát triển

Chức năng quản lí tài liệu trải qua một thời gian dài trong lịch sử Chúng ta có thể phân chia nhiều giai đoạn Từ khi thư viện chỉ dành riêng phục vụ vua quan phong kiến, giai cấp quý tộc, tăng lữ, chức năng chính của nghề thư viện là tàng trữ, bảo quản tài liệu, v ề sau, phục vụ rộng rãi quần chúng nhân dân, chức năng của nghề thư viện có thay đổi là tổ chức khoa học để cống hiến cho độc giả một loại sách hay tài liệu nào đó tuỳ theo tính chất chuyên biệt của mỗi thư viện, nhưng bản chất không thay đổi : nghề thư viện chủ yếu là tập trung tài liệu vào một nơi gọi là thư viện, tổ chức và quản lí tài liệu đó, nhân viên thư viện thụ động ngồi chờ người ta đến sử dụng được gọi là "thủ thư" (giữ sách) Mặc dù thủ thư cũng còn có

chức năng khác là tìm hiể u độc giả để hướng dẫn họ trong việc SƯU t ẳ m h ay

học hỏi, công việc chính trong giai đoạn quản lí tài liệu này là phân loại và xếp sách trên kệ nhằm thoả mãn ba mục tiêu :

- Hoàn thành việc giữ gìn tài liệu ;

- Tìm kiếm dễ dàng một tài liệu khi cần tới ;

- Tiết kiệm chỗ xếp sách đến mức tuyệt đối

Không có một phương pháp nào hoàn toàn thoả mãn ba mục tiêu trên Tuy nhiên trên thế giới xuất hiện hai phương pháp :

- Xếp theo môn loại : Hệ thống thư viện Anh - Mĩ ;

- Xếp theo kích cỡ : Hệ thông thư viện Pháp - La Tinh

Với quan điểm quản lí tài liệu như trên, mỗi thư viện là một kho sách độc làp, mỗi thư viện tự chọn cho mình một phương cách quản lí tài liệuphù hợp với thư viện mình Quan niệm chuẩn hoá chỉ được giới hạn trongmỗi thư viện, trong một số thư viện, và về sau có thể trong phạm vi một

6 CHƯƠNG I BA GIAI ĐOẠN PHÁT TRlỂN

quốc gia Việc sở hữu tài liệu được coi trọng hơn là việc phục vụ Người ta đánh giá và phân loại thư viện thông qua số tài liệu mà thư viện đó sở hữu

2 Quản lí thống tin

2.1 Từ quản lí vật chất đến quản lí phi vật chất

Thư viện phản ánh các nền văn minh, ý niệm thư viện đã trải qua nhiều giai đoạn và luôn luôn tiến triển để được thích nghi với mọi tình thế Nhu cầu tìm kiếm thông tin ngày càng cao, thư viện phải thay đổi như thế nào để đáp ứng được yêu cầu trên ?

Trước hết phải thay đổi quan niệm quản lí : từ quản lí tài liệu là quản

lí vật châ't mà tiêu biểu là xuâ't bản phẩm - hiện tượng và hình thức, người thủ

thư luôn quan tâm đến kích cỡ, quy mô, phạm vi, không gian cho đến quản

lí thông tin là quản lí phi vật châ't - bản chất và nội dung, người ta chỉ quan

tâm đến sự tiện lợi, nhanh chóng, hiệu quả, và nội dung tài liệu Người quản lí thông tin không phải chỉ quan tâm thông tin trong thư viện mình mà còn thông tin ở bên ngoài Hình ảnh thư viện trong giai đoạn này không còn

lằ thư viện đơn độc mà là một sự liên kết thư viện Quan niệm chuẩn hoá vượt ra khỏi phạm vi quốc gia Chuẩn hoá theo khu vực địa lí, quan điểm chính trị, và quan điểm tôn giáo

Trong giai đoạn này, nhờ khoa học kĩ thuật và văn hoá phát triển, số lượng ấn phẩm và các tài liệu khác trong xã hội đã tăng vọt Hằng năm, chỉ tính riêng trong lĩnh vực khoa học kĩ thuật, trên thế giới đã xuất bản khoảng năm vạn tạp chí với bốn, năm triệu bài báo, mười một vạn nhan đề sách, ba mươi vạn bản mô tả sáng chế phát minh, hai mươi lăm vạn báo cáo khoa học, và trên nửa triệu ca-ta-lô công nghiệp Nhìn chung, khối lượng các tài liệu này cứ khoảng sau chu kì 10 - 12 năm lại tăng lên gấp đôi làm cho việc -quản lí trở nên khó khăn Các nhà khoa học gọi đó là hiện tượng "bùng nổ thông tin"

Việc áp dụng máy tính để tự động hoá các hoạt động thư viện đã làm tăng khả năng quản lí thông tin rất nhiều Các thư viện nối mạng liên kết với nhau để chia sẻ tài nguyên thông tin Các mạng công cụ thư tịch như OCLC (Online Computing Library Center) chẳng hạn liên kết các thư viện trên một diện rộng Mạng toàn cầu Internet với sự ra đời của công nghệ VVeb cũng đã góp phần làm nên cuộc bùng nổ thông tin Việc quản lí thông

c ơ sờ KHOA HỌC THÔNG TIN VÀ THƯ VIỆN 7

tin thực sự trở thành một cồng nghệ trong vai trò quản lí các hình thức thư viện điện tử Nguồn thông tin điện tử trong các'Cơ sở dữ liệu trực tuyến và các hình thức xuất bản điện tử khác ngày càng trở nên dồi dào và không còn biên giới

Những thành tựu và sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin dã đưa ngành thông tin thư viện đạt đến đỉnh cao của quản lí thông tin Trong giai đoạn này quan niệm chuẩn hoá có khuynh hướng trên phạm vi toàn cầu

3 Quản lí tri thúc

3.1 Sự quá tải thông tin

Ngày nay, thông tin đã trở nên vô cùng thiết yếu trong mọi lĩnh vực hoạt động của xã hội Theo M Castells (1989), trong sự phát triển kinh tế hiện nay, việc xử lí thông tin là hoạt động trung tâm, cơ bản chi phôi hiệu quả và năng suất của các quá trình sản xuất, phân phối, tiêu thụ, và quản lí

Trong đó đã hình thành một "hoạt động thông tin" bởi những người "lao động

thông tin" trong "khu vực thông tin", do đó vai trò thông tin thư V iện hay nói

cụ thể hơn là quản lí thông tin trở nên hết sức quan trọng trong "kỉ nguyên

thông tin" này Tuy nhiên nguồn thông tin ngày càng có khuynh hướng quá

tải và hỗn mang, người quản lí thông tin lại phải dựa vào công nghệ thông tin để chọn lọc và chỉ phục vụ những thông tin có ỹ nghĩa và hữu ích

3.2 Thông tin và tri thức

Theo định nghĩa của ngành Kinh tế tri thức và ngành Khoa học thông tin thư viện, thông tin có ý nghĩa và hữu ích được gọi là tri thức, theo Branscomb nếu thông tin được ví như bột mì thì tri thức chính là bánh mì Quản lí tri thức là quản lí công nghệ thu thập thông tin có ý nghĩa và hữu ích đồng thời cũng quản lí công nghệ giúp độc giả tự hình thành tri thức

Quản lí tri thức là sự phối hợp cao độ giữa công nghệ thông tin với thông tin thư viện, là đối tượng nghiên cứu mới trong ngành Khoa học thông tin và thư viện, đồng thời cũng là đối tượng nghiên cứu của ngành

Công nghệ thông tin để hình thành một hình thức phục vụ mới - Thư viện sô'

với việc sử dụng công nghệ mới để tạo lập những bộ SƯU tập thông tin số

đáp ứng đúng yêu cầu của người sử dụng như cung cấp những chiếc "bánh

mì" đúng khẩu vị hơn là chỉ cung cấp "bột mì".

8 CHƯƠNG I BA GIAI 0OẠN PHÁT TRlỂN

Ngày nay, người ta quan niệm rằng giá trị thư viện không phải ở chỗ thư viện có bao nhiêu tài nguyên thông tin mà là thư viện đáp ứng nhu cầu thông tin một cách có hiệu quả như thế nào từ nhiều nguồn ở khắp nơi thông qua công nghệ mới Vai trò người cán bộ thư viện là chủ động cung cấp thông tin cho người sử dụng, chứ không phải thụ động ngồi chờ người

ta đến đọc sách

ii Thu viện học và công tác thu viện

Xét về mặt tư tưởng và quan điểm, thư viện học thế giới đã chịu ảnh hưởng của những biến động lịch sử và đã tạo nên những quan niệm cơ bản ban dầu về nghề thư viện, và tư tưởng thư viện học trung cổ mang dấu ấn

về sự độc quyền của giáo hội trong công tác thư viện nhằm phục vụ xu hướng tôn giáo Trong thời cận đại (thế kỉ XIX) là giai đoạn thư viện học tư sản thống nhất toàn thế giới ; bước sang thế kỉ XX hình thành một sự phân đôi giữa thư viện học xã hội chủ nghĩa thiên về lí thuyết và thư viện học tư bản chủ nghĩa thiên về thực hành ; đến nay (thế kỉ XXI) là giai đoạn hợp

nhắt - Giai đoạn dự báo sự phát triển của thư viện như một môn khoa học

- Giai đoạn tư tưởng thư viện học :

(1) Tư tưởng thư viện học cổ đại

(2) Tư tuởng thư viện học trung cổ

- Giai đoạn thư viện học :

(3) Thư viện học tư sản thống nhất toàn thế giới (thế kỉ XIX)

(4) Phân đôi - thư viện học xã hội chủ nghĩa và thư viện học tư bản chủ nghĩa (thế kỉ XX)

(5) Hợp nhất (thế kỉ XXI)

10 CHƯƠNG II THƯ VIỆN HỌC VÀ CÔNG TÁC THƯ VIỆN

Thư viện học xã hội chủ nghĩa dựa vào quy tắc và phạm trù của chủ nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, đồng thời dựa vào những tác phẩm của Lênin và Crupxkaja về công tác thư viện

Thư viện các nước phương Tây với khuynh hướng thư viện học"thực hành" đã có những bước tiến nhảy vọt đáng kể vào nửa sau của thế kỉ XX

Đã tạo ra mối liên hệ giữa những ý tưởng thông tin học cơ bản với nguyên tắc của thư viện học Do đó, trong thập niên 1960, thư viện học được đặt tên

là "K hoa học thông tin và thư viện".

Đặc điểm chủ yếu của thư viện học hiện đại là bước vào giai đoạn hợp nhất trên cơ sở phương pháp luận duy nhất và mới mẻ của những giá trị nhân loại, mà nó đòi hỏi đánh giá lại nhiều luận thuyết, định đề trước đây đuỢc coi như chân lí vĩnh cửu

Thư viện học dần dần chuyển đổi khỏi quá trình phát triển truyền thống, hơn thế nữa chuyển đổi thành một khoa học gắn liền với công nghệ thông tin Do đó nghiệp vụ thư viện ngày nay được xem như là phần giao nhau giữa ba mặt : thông tin, công nghệ thông tin và người sử dụng Một số quốc gia trên thế giới đã chuyển hẳn việc đào tạo ngành thông tin thư viện (khoa học thông tin và thư viện, quản lí thông tin, quản lí tri thức, vv ) vào môi trường công nghệ thông tin Chẳng hạn như trường Quản lí thông tin thuộc trường đại học Công nghệ thông tin của Đại học Brighton, Vương quốc Anh ; hay là Khoa Thông tin học thuộc trường Truyền thông và Thông tin của Đại học công nghệ Nanyang, Singapore

Một cách ví von, thông tin và người sử dụng như hai bờ của một con sông Cần phải có một cây cầu nối hai bờ, nếu không thì tác động lẫn nhau giữa con người với thông tin chỉ là trừu tượng Chính cán bộ thư viện thực hiện chức năng này, ngày nay với công cụ là công nghệ thông tin và viễn thông, những chiếc cầu ngày càng tiện nghi và sự giao tiếp giữa hai bờ ngày càng nhanh chóng hơn nhiều

Do đó, mục đích của thư viện là kết nối con người với thông tin họ muốn có Để đạt được mục dích này, người cán bộ thư viện cần có :

• Thông tin ;

• Truyền thông ;

• Kĩ năng kĩ thuật để quản lí và truy cập thông tin.

cơ sỏ KHOA HỌC THÔNG TIN VÀ THƯ VIỆN 11

1 Thông tin

1.1 Thông tin và dữ liệu

Thông tin là dữ liệu đã được tổ chức, xử lí, có mục đích Do đó dữ liệu

là cơ sở của thông tin Dữ liệu là đầu vào, thông tin là đầu ra

Dữ liệu là nhừng sự kiện và con số được ghi lại do kết quả của sự quan sát, thăm dò hoặc là SƯU tầm khảo cứu Đó là nguyên liệu ban đầu mà

từ đó thông tin được tạo ra để dành cho người sử dụng Các dữ liệu mô tả

sự việc hơn là đánh giá sự việc Đôi khi dữ liệu biểu thị một tập hợp khó biết được sự liên hệ (Ví dụ : NGUYỄN VẢN BA, MSSV 9800869, ngày 16/10/2008, Số cá biệt 20038446) Thông tin luôn mang một ý nghĩa và nói chung gồm nhiều giá trị dử liệu (Ví dụ : Sinh viên NGUYÊN VẢN BA mang

mã số 9800869 mượn cuốn sách ở Kho B có số cá biệt 20038446, hạn cuối trả

thuật, đôi khi để nhận biết được thông tin, người ta cần phải có tri giác - có nghĩa

là cần phải học hỏi đến một mức độ nhất định nào đó mới có thể nhận biết được thông tin, ví dụ sử dụng e-mail

1.2 Thông tin và tri thức

Tri thức là thông tin có ý nghĩa và hữu ích Thông tin và tri thức có thể được xem như có liên hệ và bổ sung cho nhau và cả hai đều đóng vai trò quan trọng trong tiến trình làm quyết định VVilson, D.A (1996) trình bày một sơ đồ với ý niệm phân cấp tiến trình (Hình 2.2) Sơ đồ này cho ta thấy rằng bằng cách chọn lọc và phân tích dữ liệu, thông tin có thể được sản

12 CHƯƠNG II THƯ VIỆN HỌC VÀ CÔNG TÁC THƯ VIỆN

sinh ; bằng cách chọn lọc và kết hợp thông tin, tri thức có thể được hình thành ; từ đấy, quyết định có thể được làm và hành động có thể được thực hiện

Để minh hoạ cho sơ đồ phân cấp tiến trình trên, giả sử rằng bạn muốn

đi Đà Lạt và nếu đang đứng tại bến xe miền Đông, bạn có thể được tư vân bởi một bảng ghi lịch các chuyến đi (dữ liệu) để tìm giờ khởi hành của chuyến xe kế tiếp (thông tin) Thế rồi bạn có thể liếc nhìn đồng hồ để xem mấy giờ (thông tin thêm) và tính từ đây cho đến thời gian khởi hành bạn phải đợi bao lâu (tri thức) Với tri thức được hình thành, bạn có thể quyết định tiếp tục ngồi đợi vì thời gian còn ít, hay đi mua một tờ báo, hay vào quán cà phê vì thời gian còn tương đối nhiều (quyết định và hành động)

Tri thức giúp cho người ta làm quyết định cho nên thông tin có thể trở thành tri thức đối với người này, nhưng không phải là tri thức đối với kẻ khác Theo ví dụ trên bạn có thể chia sẻ tri thức kia với một vị khách cần đi

Đà Lạt, nhưng đối với một người đi Nha Trang thì đây chỉ là một thông tin

mà họ không quan tâm Khi thông tin được một cá nhân chấp nhận thì mới trở thành tri thức của cá nhân đó Khi tri thức cá nhân được kết hợp lại trong sách, hồ sơ, phần mềm, thông điệp cá nhân, vv thì chúng trở thành thông tin tiềm năng cho người khác

1.3 Thông tin sô'

Thông tin số hay còn gọi là công nghệ cơ số nhị phân là cơ sở cửa công nghệ thông tin Thông tin số cho phép chuyển thông tin dưới dạng chữ viết,

âm thanh, hình ảnh bằng hình thức kết hợp hai con số 0 và 1, được gọi Hà mã nhị phân Mỗi con số 0 hay 1 biểu thị 1 bit, chính là đơn vị đo lường nhỏ nhất của thông tin Có những đơn vị đo lường khác để tính dung Lượng

cơ sở KHOA HỌC THÔNG TIN VÀ THƯ VIỆN 13

thỗng tin là bpi (bit per inch) - số lượng bit trên 1 inch ; và đơn vị đo tốc độ truyền tín hiệu thông tin bps (bit per second) - số lượng bit truyền qua

1 giây

Để biểu diễn một dâu hiệu hay kí tự người ta kết hợp 8 bit gọi là 1 byte Hay nói một cách khác 1 kí tự chiếm 1 byte bộ nhớ Đơn vị đo lường thông tin này còn có bội số của nó gồm :

mã ASCII chuẩn, mỗi mã có thể tượng trưng bằng một sô" nhị phân có 7 chỉ

số hay bit và 1 bit để kiểm tra lỗi

1.4 Tính ch ất của thông tin

Thông tin có thể nhận biết được về mặt định lượng - xem như một đại lượng vật lí : đo và đếm được ; nhưng khó nhận biết về mặt định tính Thông tin cùng với năng lượng và vật chất là những khái niệm tổng quát nhất của khoa học thông tin hiện đại Trong khi năng lượng và vật chất là những khái niệm hoàn toàn xác định thì bản chất của thông tin là một vấn

đề chưa được giải quyết Ta chỉ có thể nhận biết rằng thông tin không thể tồn tại khi tách rời vật chất và năng lượng (giá đỡ của thông tin)

Thông tin thường được mô tả như là một món hàng Nó có thể đượcmua và bán, trao đổi, tích luỹ và lưu trữ, được giữ bản quyền hay quyền sở hữu - nhưng nó không thể bị cạn đi khi sử dụng Thường thì việc sử dụng thông tin thực sự lại làm cho nó lan truyền thêm Tiềm năng nhu cầu về thông tin là vô hạn

Thông tin nói chung chứa trong tài liệu dạng vật chất hay tài liệu điện

tử đều là đối tượng nghiên cứu của thư viện học ; trong khi thông tin khoa học là đối tượng nghiên cứu của thông tin học

1.4.1 Tại sao ta tìm kiếm thông tin ?

Chúng ta tìm kiếm thông tin

- Để có được kiến thức nhằm nâng cao sự hiểu biết về thế giới quan

và môi trường sông ;

14 CHƯƠNG II THƯ VIỆN HỌC VÀ CÔNG TÁC THƯ VIỆN

- Để thu thập dữ liệu nhằm đáp ứng yêu cầu công việc, học tập, giảng dạy, và nghiên cứu ;

- Để giải quyết vấn đề trong công việc hay cuộc sống - làm quyết định

1.4.2 Thế nào là thông tin tố t ?

Thông tin tốt là phải đáp ứng những yêu cầu của người sử dụng một cách hoàn toàn :

- Thích ứng : đúng yêu cầu và trọng tâm ;

- Kịp thời : yếu tố thời gian đôi khi mang tính quyết định rất cao ;

- Chính xác và đầy đủ : nói lên giá trị của thông tin ;

- Ngắn gọn, súc tích : là một trong những chỉ tiêu yêu cầu chất lượng quan trọng của thông tin Lưu ý rằng hiện nay hầu hết các văn bản tài liệu có thể rút 2 /3 khối lượng mà vẫn giữ được nội dung cơ bản của tài liệu gốc

Quyết định có thu thập thông tin hay không tuỳ thuộc vào :

- Mức độ chính xác của thông tin ;

- Thông tin phải đến đúng lúc ;

- Thông tin phản ánh mức độ cần thiết tương đối ;

- Chi phí thích hợp ;

- Được trình bày dưới dạng thích hợp để dễ dàng làm quyết định, ví

dụ đối với thông tin thống kẽ thì phải ở dạng bảng biểu hay biểu đồ

1.4.3 Thế nào là thông tin xâu ?

Thông tin xâu là không đáp ứng những yêu cầu của người sử dụng

do :

- Không thích ứng : không đạt những yêu cầu đặt ra ;

- Không rõ ràng ;

- Không đầy đủ ;

- Quá tải : quá nhiều thồng tin dư thừa hoặc quá rườm rà ;

- Đói tri thức : nhiều thông tin nhưng không rút ra một ý nghĩ nào hết, ví dụ lí luận viễn vông, mơ hồ, hay thông tin sai lạc

cơ sở KHOA HỌC THÔNG TIN VÀ THƯ VIỆN 15

1.4.4 Tạo lập và truyền bá thông tin

Thông tin được tạo lập ngày càng có nhiều hình thức mới lạ để thoả mãn người tạo lập và để thích ứng với người sử dụng Khi đã được tạo lập, thông tin được truyền bá bằng cách sử dụng hàng loạt những phương tiện truyền thông và phương cách truyền tin

Ví dụ : Để lấy quyết định về đội tuyển bóng đá Việt nam Những bước

sau đây được thực hiện trong việc tạo lập và truyền thông tin này

- Các nhà tuyển lựa quyết định ai sẽ là người trong đội : Việc nàyđược thực hiện bằng thảo luận có nghĩa là bằng miệng ;

- Quyết định được viết ra, có lẽ là do thư kí của Liên đoàn - có nghĩa

- Bản công bố đó được giao cho các nhà báo để gởi fax hay gọi điện

về toà soạn hay cơ quan của họ - có nghĩa là bằng điện thoại hay máy fax ;

- Tin đó được loan đi qua tất cả các phương tiện truyền thông - có nghĩa là truyền thanh, truyền hình, nhật báo, tạp chí, vv ;

- Thông tin này được đưa lên mạng toàn cầu (World-Wide-Web) của Liên đoàn bóng đá.v.v - có nghĩa là bằng thông tin điện tử ;

- Những người quan tâm kể cho gia đình, bạn bè, đồng sự của họ, có nghĩa là bằng miệng ;

- Câu chuyện này có lẽ sẽ được ghi chép lại trong Lịch sử bóng đá Việt Nam : được viết trên một trình soạn thảo văn bản, in thành bản thảo, sao chụp để cho người khác xem, và sau cùng in ra và đóng lại,

có nghĩa là bằng điện tử, bản in máy tính, bản sao chụp, in thành sách

16 CHƯƠNG II THƯ VIỆN HỌC VÀ CÔNG TÁC THƯ VIỆN

1.4.5 Các nguồn thông tin

Thông tin có được từ nhiều nguồn khác nhau, những nguồn này được miêu tả như sau :

- Nguyên thuỷ hay cấp 1 : Đây là cấp độ mà thông tin phát sinh Ví

dụ những bức thư, một khám phá khoa học, tập hợp dữ liệu, ghi lại một cuộc phỏng vấn miệng ;

- Thứ cấp hay cấp 2 : bình luận về những biến cô", những khám phá.v.v Ví dụ sách giáo khoa, bách khoa từ điển, niên san, những bài bình luận và những bài viết trong một ấn phẩm xuâ^t bản liên tục ;

- Đệ tam cấp hay cấp 3 : được dùng để tìm các thông tin hiện hữu Ví

dụ các sách chỉ mục và sách tóm lược, các danh mục, mục lục, các thư mục

1.4.6 Kiến thức thông tin

Để sử dụng thông tin có hiệu quả, điều quan trọng là phải trở thành người có kiến thức thông tin Người có kiến thức thông tin biết làm thế nào

để tìm kiếm, sắp xếp, đánh giá, và sử dụng thông tin một cách hiệu quả nhằm giải quyết một vấn đề đặc biệt hay để làm quyết định

Có kiến thức thông tin có nghĩa là biết :

- Thông tin nào hiện có ;

- Có thể hiện hữu ở đâu ;

- Được định vị và truy cập như thế nào ;

- Được truy hồi và lưu trữ ra làm sao ;

- Cách xử lí và trình bày thông tin

Ta phải có khả năng quyết đinh xem thông tin là chính xác, có thẩm quyền, và liên quan đến nhu cầu của ta

Những yêu cầu về kiến thức thông tin như trên, trước hết là người cán

bộ làm dịch vụ thông tin phải có để đáp ứng yêu cầu thông tin của người

sử dụng

Ngày nay, kiến thức thông tin là một trong những yếu tố tạo nên nền tảng vững chắc cho việc học tập hôm nay và học tập suốt đời Do đó, hướng dẫn, đào tạo cho người sử dụng có kiến thức thông tin đã trở thành một

cơ sở KHOA HỌC THÔNG TIN VÀ THƯ VIỆN 17

chức nãng quan trọng hay đúng hơn là nghiệp vụ của người cán bộ thông tin thư viện

1.4.7 Quá tải thông tin

Quá tải thông tin là một hiện tượng khi đối diện với một lượng thông tin quá nhiều, ta không biết phải xử lí như thế nào Ngày nay hiện tượng này trở thành một áp lực đối với một số người sử dụng thư viện Người bị

"quá tải thông tin" khi :

- Cảm thây bị áp đảo bởi số lượng lớn thông tin ;

- Không thể nhận biết điều mình cần trong khối lượng thông tin hiện

- Không biết tìm thông tin ở đâu ;

- Biết thông tin ở đâu nhưng không biết cách tiếp cận

Theo truyền thống, thông tin được tập hợp trong thư viện Ngày nay độc giả có thể tìm thây thông tin từ những nguồn bên ngoài thư viện Đó là nhờ sự liên thông giữa các thư viện trong cùng ngành, trường đại học, địa phương để hợp tác trao đổi và chia sẻ tài nguyên thông tin

Tài nguyên thông tin có nhiều hình thức, có thể tài liệu dạng vật chất , cũng có thể là tài liệu diện tử

Ấn phẩm rời là tài liệu được xuất bản một lần và tự nó đã đầy đủ

Thuật ngữ này thường được dùng cho sách in để phân biệt với báo và tạp

18 CHƯƠNG II THƯ VIỆN HỌC VÀ CÔNG TÁC THƯ VIỆN

- Bản đánh máy - giống bản viết tay, nhưng được đánh máy bằng máy đánh chữ thay vì viết tayv;

- Tài liệu mỏng - ấn phẩm không có bìa không dày quá 50 trang ;

- Tài liệu không có giá trị lâu dài - tài liệu có giá trị thông tin trong một giai đoạn ngắn - ví dụ tờ bướm, ca-ta-lô mua bán, chương trình

ca nhạc Được xếp trong hồ sơ đứng ;

- Bản in máy tính - giông bản đánh máy, nhưng được in từ máy tính;

- Bản cắt báo - mẩu tin, bài báo, vv , được cắt từ tờ báo, được chỉ mục và sắp xếp Thường được dán vào những bìa cứng và sắp xếp trong hồ sơ đứng

1.5.1.2 Ần phẩm liên tực

Ấn phẩm liên tục là ấn phẩm được xuâ't bản bằng bất cứ phương tiện nào một cách liên tục hoặc có ỹ định liên tục Được xuất bản phát hành đều đặn hay không đều đặn theo số thứ tự hay theo thứ tự thời gian Ân phẩm liên tục bao gồm ấn phẩm định kì, báo, tạp chí, niên san (bản phúc trình, báo cáo hàng năm), tập san, kỉ yếu hội nghị, bản tin, đặc san, vv

1.5.1.3 Án phẩm rời trong một tùng thư

Một số đặc khảo được ấn hành như một phần của một tùng thư Hầu hết các thư viện xử lí chúng như ấn phẩm rời

1.5.2 Tài liệu thính thị

Còn được gọi là tài liệu nghe nhìn bao gồm :

- Bản đồ, bản vẽ, biểu đồ - giây hoặc bìa có khổ lớn thường được gấp lại, cuốn tròn, hay treo ;

- Tranh ảnh - tờ rời trình bày thông tin về hình ảnh - ví dụ bức hoạ, tranh sơn dầu, hình chụp ;

- Vi phẩm - tài liệu được sản xuất dưới dạng thu nhỏ để tiết kiệm không gian lưu trữ và trọng lượng, được đọc bằng máy phóng lớn lên màn hình - thông thường là vi phim và vi phiếu ;

- Phim và phim đèn chiếu - hình ảnh được trình bày trên tờ mỏng hoặc một dải được tráng ngoài bằng một lớp nhũ tương có tính cảm quang ;

cơ s ở KHOA HỌC THÔNG TIN VÀ THƯ VIỆN 19

- Băng ghi hình - băng từ được ghi hình ảnh và âm thanh ;

- Ghi âm - đĩa nhựa, băng ghi âm, đĩa compact ;

- Vật tạo tác, vật thực - vật thể ba chiều được tạo bằng máy hay bằng tay

1.6 Tài liệu điện tử

Tài liệu điện tử là dạng tài liệu chứa thông tin điện tử Thông tin điện

tử là thông tin được truy cập trên máy tính, có nhiều dạng khác nhau Bao gồm thông tin được trình bày trên đĩa máy tính hay băng từ (ví dụ đĩa mềm

và CD-ROM) Tài liệu này có thể được dùng trong thư viện Trong một số thư viện, độc giả cũng có thể mượn đĩa vi tính giông như những tài liệu thư viện khác

Tuy nhiên nguồn thông tin điện tử dồi dào nhâ't là nguồn trực tuyến - truy cập qua máy tính nhưng không phải là thông tin lưu trữ trong thư viện

mà là thông tin trên Internet Có nhiều cơ sở dữ liệu được tra cứu thông qua

sự liên kết mạng máy tính Một số cơ sở dữ liệu chứa toàn văn bài tạp chí, hay cả một cuốn sách Tâ't cả đều có thể được đọc trực tuyến, in ra giấy, hay chép vào máy tính hoặc đĩa mềm Những cơ sở dữ liệu khác chỉ cung cấp thông tin cơ bản về tư liệu - chẳng hạn như tác giả, nhan đề của bài tạp chí, tên tạp chí, số tạp chí, vv Độc giả dùng những thông tin này để tìm tài liệu trong thư viện mình đang truy cập hay trong thư viện khác

Tài liệu điện tử bao gồm :

- CD-ROM và băng từ - CD-ROM thường chứa những cơ sở dữ liệu chuyên ngành, được phục vụ riêng lẻ hay trên mạng cục bộ gọi là cơ

sở dữ liệu CD-ROM trực tuyến ;

- Bản tin điện tử - do thư viện hay cơ quan, đơn vị phát hành để thông báo tin tức, sinh hoạt, trao đổi nghiệp vụ, thường được đặt tại trang nhà của đơn vị mình trên mạng Intranet / Internet ;

- Tạp chí đ iện tử - ấn hành trên mạng Internet Thư viện có thể đặt mua như tạp chí in và sẽ được cấp quyền login vào để truy cập ;

- Cơ sở dữ liệu trực tuyến - có rất nhiều trên mạng Internet do những trường đại học, những cơ sở thông tin, và những công ti tư nhân như LEXIX-NEXIS, DIALOG, EBSCO, vv Cũng như tạp chí điện tử, thư viện có thể đặt mua quyền sử dụng ;

20 CHƯƠNG II ĨHƯ VIỆN HỌC VÀ CỒNG TÁC THƯ VIỆN

- Tài liệu khác trên Internet - tài liệu trong những website của những cơ sở chính quyền, trường đại học, công ti, hội đoàn, vv việc truy cập thường là miễn p h í ;

- Phần mềm máy tính - thông tin được lưu trữ dưới dạng điện tử trên đĩa mềm hay CD-ROM, được đọc bằng máy tính ;

- Cơ sở dữ liệu nội sinh - bộ SƯU tập các dữ liệu phản ánh các dữ kiện về các thực thể (nhân sự, thiết bị, vật tư, máy móc, tài liệu, vv ) ;

- Cơ sở tri thức - bộ SƯU tập những tri thức Khi được truy vân thìnhững tri thức phối hợp với nhau để phát sinh ra một tri thức mới(Chương IX)

2 Truyền thông

Truyền thông là tiến trình và phương tiện để trao đổi, truyền và nhận thông tin Truyền thông một cách có hiệu quả là một yêu cầu căn bản trong

hoạt động của bất ki một thư viện hay trung tâm thông tin nào Mỗi khía

cạnh của công việc - từ việc xác định chính xác độc giả muốn cái gì, đến việc định vị và cung cấp thông tin cho độc giả - đòi hỏi những kĩ năng truyền thông giỏi

Cụ thể, cán bộ thư viện cần thực hiện những công việc sau :

- Làm cho độc giả cảm thấy thoải mái và thích thú ;

- Tìm hiểu chính xác độc giả cần biết cái gì ;

- Hướng dẫn độc giả tự tìm thông tin ;

- Tập huấn kiến thức thông tin cho độc giả ;

- Liên thông với những cơ sở thông tin khác ;

- Chia sẻ nghiệp vụ với đồng nghiệp trong một hệ thống thư viện ;

- Chia sẻ thông tin với cơ quan thông tin khác trong một consortium ;

- Trợ giúp độc giả hướng đến những nguồn thông tin khác

Để truvền thông có hiệu quả, cần phải tổ chức tốt bộ máy làm việc đồng thời sắp xếp tiến trình công tác một cách hợp lí

cơ sở KHOA HỌC THÔNG TIN VÀ THƯ VIỆN 21

2.1 Sơ đồ tổ chức

Thư viện phải tổ chức bộ máy làm việc như thế nào để thông tin lưu trữ được người sử dụng và nhân viên thư viện truy hồi một cách có hiệu quả nhất Có nhiều sơ đồ tổ chức nhân sự khác nhau Ở đây chúng tôi giới thiệu một sơ đồ tổ chức nhân sự thư viện truyền thống nhất

Hình 3.2 : Sơ đồ tổ chức thư viện

Phòng Công tác kĩ thuật bổ sung và tổ chức tư liệu Mỗi bộ phận chịu trách nhiệm một phần trong tiến trình xử lí tài liệu - ví dụ : bổ sung, biên mục, bảo quản tài liệu

Phòng Công tác phục vụ làm việc trực tiếp với yêu cầu của độc giả, bao gồm những công việc mượn, trả, xếp giá, trả lời độc giả, và hướng dẫn

sử dụng thư viện, quản lí các kho

Phòng Công nghệ thông tin điều hành và quản lí mạng máy tính thư viện, thiết kế và quản lí trang web của thư viện, tổ chức thư viện điện tử trên mạng, quản lí các dịch vụ trực tuyến kể cả hệ thống mục lục trực tuyến, xuất bản điện tử, hướng dẫn độc giả tìm tin trên mạng theo từng chủ đề

Tâ't cả những bộ phận trong thư viện đòi hỏi liên kết với nhau, tuy nhiên mỗi bộ phận có những công việc đặc thù đòi hỏi kiến thức và kĩ năng riêng Ngày nay, không một thư viện riêng lẻ nào có thể làm tốt công việc truyền thông và đáp ứng mọi yêu cầu của độc giả mà không liên thông, hợp tác với nhiều thư viện khác Hoạt động trong một hệ thống thư viện hay consortium là xu thế của việc phát triển thư viện ngày nay

22 CHƯƠNG II THƯ VIỆN HỌC VÀ CÔNG TÁC THƯ VIỆN

CÔNG TÁC Kĩ THUẬT

BỔ SUNG

Tiếp nhận yêu cầu đặt mua tư liệu từ độc giả

bộ phận bổ sung tư liệu

Chọn lựa chi tiết

- Đăng kí số cá biệt và barcode

Biên mục tài liệu

- Triển lãm và giới thiệu sách báo

- Hướng dẫn sử dụng thư viện

cơ sở KHOA HỌC THÕNG TIN VÀ THƯ VIỆN 23

- Kiểm tra giá kệ và kho sách

2.2.ĩ 2 Biên mục

Bộ phận này đảm nhận công việc kiểm soát thư tịch của SƯU tập thư

viện Có nghĩa rằng cán bộ biên mục thiết lập những phiếu mục lục hay những biểu ghi trong đó mô tả ấn phẩm, xác định số phân loại, tiêu đề đề mục và sắp xếp vào trong hệ thống mục lục

Những thư viện sử dụng hệ thống lưu hành và hệ thống mục lục bằng tay thì phiếu được xếp vào hệ thống mục lục phiếu Hệ thống tự động đã giảm thiểu khôi lượng công việc sắp xếp phiêu trong thư viện rất nhiều

2.2.1.3 Công đoạn cuối

Khi tài liệu đã được biên mục và trước khi đưa ra lưu hành hay sử dụng trong thư viện cần thực hiện công việc cuối cùng bao gồm : làm nhãn (dán vào gáy sách), phiếu ruột, tờ ghi ngày trả, v v V ài thư viện gia cố thêm để bảo quản tốt tài liệu chẳng hạn như ép nhựa bìa, đóng bìa cứng Vài thư viện xử lí những dải từ tính để dùng trong hệ thống bảo vệ Nếu quản lí bằng mã vạch và tự động trong khâu lưu hành thì việc thực hiện công đoạn cuối sẽ rất thuận lợi

24 CHƯƠNG II THƯ VIỆN HỌC VÀ CÔNG TÁC THƯ VIỆN

2.2.2 Công tác phục vụ

2.2.2.1 Lưu hành

Mượn - trả tài liệu là phần việc rất quan trọng trong thư viện Thủ thư phải am hiểu tính phức tạp của hệ thống, cho dù hệ thông thủ công hay tự động ; ngoài ra phải học cách ứng phó với độc giả, ngay cả những lúc xảy ra tình huống bất thường

2.2.2.2 x ế p giá

Tài liệu luôn phải được xếp lên giá theo đúng vị trí để độc giả dễ dàng tìm thấy Độc giả tự chọn sách trên giá nhưng không bao giờ để họ tự xếp sách lại Thủ thư phải xếp sách trước và sau khi phục vụ Kệ sách phải được kiểm tra đều đặn để trật tự sách theo môn loại luôn được đảm bảo

2.2.2.3 Triển lãm và giới thiệu sách báo

Triển lãm là một dịch vụ quan trọng để giới thiệu kho tư liệu của thư viện nhằm thu hút sự quan tâm của độc giả Công việc triển lãm có thể là tổ chức một cuộc thi nghệ thuật trong suốt Tuần lễ Sách, hay trưng bày những

tư liệu mang tính thời sự ; cũng bao gồm việc giới thiệu sách m ới bằng cách

tổ chức trưng bày tại thư viện hay gởi email cho cá nhân độc giả

2.2.2A Dịch vụ tham khảo

Dịch vụ tham khảo trong những thư viện khác nhau tuỳ theo bản chất

và mục đích của thư viện Tựu trung bao gồm công việc tìm kiếm câu trả lời cho những câu hỏi cụ thể, hoặc ngay cả việc nghiên cứu bao quát đế giải quyết những vấn đề phức tạp Phòng tham khảo chứa một bộ SƯU tập thamkhảo tốt và hỗ trợ độc giả tự tìm kiếm thông tin

) 2.2.2.5 Hưởng dẫn sử dụng thư viện

Thư viện được sử dụng có hiệu quả hơn khi độc giả am hiểu tổ chức thư viện và phương pháp định vị thông tin Nhấn viên thư viện có thể từ việc trợ giúp từng cá nhân độc giả những lời khuyên cho đến tổ chức hướng dẫn từng nhóm cách sử dụng hệ thống mục lục, tìm lời giải cho những vấn

đề cụ thể, truy cập thông tin trên Internet, vv

Khi việc truy cập thông tin điện tử càng ngày càng gia tăng, đặc biệt qua Internet thì vấn đề hướng dẫn sử dụng thư viện càng cần thiết hơn Ngoài ra việc hướng dẫn sử dụng thư viện trong thư viện các trường đại học còn nhằm tạo ý thức trách nhiệm giữ gìn thư viện trong sinh viên

c ơ sở KHOA HỌC THÔNG TIN VÀ THƯ VIỆN 25

2.2.2.6 Bảo quản tư liệu

Bảo quản tư liệu bao gồm việc giữ gìn SƯU tập thư viện hiện hành sao

giá kệ thường xuyên, sửa chữa kịp thời những tài liệu hư hỏng, dọn kho và thanh lí định kì Bộ phận kĩ thuật nghiệp vụ và dịch vụ công cộng cùng chia

sẻ công tác này

3 Kĩ năng lơ thuật

Để tổ chức quản lí và phục vụ tốt trong thư viện, người quản thủ thư viện ngoài kĩ năng truyền thông giỏi, cần phải có nhiều kĩ năng kĩ thuật

Khổì lượng tư liệu trong một thư viện dù lớn bao nhiêu cũng cần phải được tìm thây một cách nhanh chóng Điều này đòi hỏi tạo nên những biểu ghi phù hợp và được lưu giữ, sắp xếp một cách chính xác Một cuốn sách không dễ dàng được tìm thấy trong hệ thống mục lục nếu tên tác giả bị in sai chính tả Độc giả sẽ nổi giận khi sách họ mượn đã được trả nhưng hệ thống không ghi nhận việc trả và họ nhận được giấy đòi nợ Sẽ lãng phí thời gian tìm kiếm cho một bản tạp chí bị đặt nhầm vào một vị trí khác

Qua thời gian, các thư viện tự đặt ra những quy luật và phương thức hợp lí hoá công việc để hạn chế sai sót và tạo nên một môi trường thông tin hợp lí cho những ai sử dụng chúng Với tự động hoá, các thư viện có thể chia sẻ những biểu ghi được tạo ra, đồng thời giảm thiểu công việc được thực hiện bởi mỗi thư viện Với việc phát triển viễn thông, độc giả có thể truy cập thông tin được lưu trữ ở một nơi rất xa

Với công nghệ mới độc giả từ xa có thể "chat" với nhân viên thư viện trong dịch vụ tham khảo giao tiếp trực tuyến (chat reíerence) để được giải đáp cũng như hướng dẫn tìm tin

Ngày nay, một số tiêu chuẩn được dùng trong thư viện mang tính chất

quôc tế Chẳng hạn như tài liệu được mô tả theo AACR2, ISDB ; phân loại theo Hệ thông Phctn loại Thập phân Deivey hay Library o f Congress ; và biên mục theo Library o f Congress Subịect Headings Trong hệ thống thư viện tự động hoá, những tiêu chuẩn MARC 21, Dublin Core càng ngày càng được

dùng rộng rãi, và các chuyên gia đang phát triển thêm những tiêu chuẩn để

mô tả dữ liệu trực tuyến

26 CHƯƠNG II THƯ VIỆN HỌC VÀ CÔNG TÁC THƯ VIỆN

Việc sử dụng phần mềm nguồn mở cũng được khuyến khích dùng rộng rãi để xây dựng thư viện số

Một số kĩ năng, kĩ thuật được trình bày trong cuốn sách này ngày nay

đã trở thành những chuẩn chung cho hầu hết các thư viện trên thế giới, chẳng hạn như tổ chức kho mở, xếp sách theo môn loại, sử dụng khung phân loại thập phân Dewey, tổ chức hệ thống mục lục đề mục, tổ chức dịch

vụ tham khảo, vv

Phát ưiấn sưu tệp thư viện

Xây dựng, phát triển, và quản lí vốn tài liệu của một thư viện là tiến trình phát triển SƯU tập thư viện Tiến trình này bao gồm công việc bổ sung

và thanh lí tài liệu Đ ể có được một SƯU tập tốt, đáp ứng đầy đủ yêu cầu của

đ ố i t ư ợ n g p h ụ c v ụ , t h ư v i ệ n c ầ n p h ả i p h á t triển SƯU tập có k ế h o ạ c h hợ p lí

và dần dần đi đến thiết lập một chính sách phát triển SƯU tập thư viện Do

dó hai phần chính để khảo sát trong chương này là :

K ế hoạch ph át triển SƯU tập ;

Chính sách phát triển SƯU tập

1 Kế hoạch phát triển sưu tập

Mục đích của k ế hoạch phát triển SƯU tập trong thư viện là :

1 Thiết lập bảng hướng dẫn hay nguyên tắc chỉ đạo việc phát triển SƯU tập cho nhân viên thư viện hiện tại và tương lai Nguyên tắc chỉ đạo này sẽ tóm lược kĩ thuật được dùng để lựa chọn tài liệu dựa vào chủ đề, mức độ, loại, và hình thức Ngoài ra còn dùng cho bảo

q uản SƯU tập (thanh lí, đánh giá, kiểm kê, vv ), và cho việc hình

thành chính sách phát triển SƯU tập.

2 Công thức hoá nguyên tắc chỉ đạo dùng để tập huấn cho nhân viên hiện tại và tương lai Thông qua những nguyên tắc chỉ đạo, nhân viên mới nhận thức rõ ràng lí luận nghiệp vụ, chức năng, mục tiêu,

và chính sách của cơ sở Nhân viên có thể duy trì một cách đồng

nhất việc th iết kế và phát triển SƯU tập.

3 Cung cấ p công cụ để làm quyết định trong vấn đề lập ngân sách

cho cơ sở vật châ't, nhân sự, và tư liệu bằng cách mô tả tiến trình sử dụng

4 Làm sáng tỏ mối liên hệ giữa lãnh đạo thư viện, nhân viên, và đối tượng phục vụ, và quy định rõ trách nhiệm tương ứng Tiến trình lập kế hoạch có thể bảo đảm sự hiểu biết lẫn nhau giữa lãnh đạo thư viện, nhân viên, và độc giả, đồng thời xác định phương thức

28 CHƯƠNG III PHÁT TRIỂN sưu TẬP THƯ VIỆN

đóng góp của mỗi thành viên đốì với việc phát triển sưu tập mà không đụng chạm đến trách nhiệm của người khác

5 Để cho nhân viên thư viện trở nên quen thuộc với công việc giải

đáp thắc m ắ c về tài liệu được SƯU tập và cung cấp lí lẽ đê biện

minh cho công việc của mình K ế hoạch này dần dần sẽ tạo nên một sản phẩm được xem như là một trong những văn kiện đầu tiên của thư viện nhằm giải thích cho mọi người lí do tại sao những tài liệu nào đó lại trở thành SƯU tập của thư viện Đó chính là chính sách

phát triển SƯU tập

2 Chính sách phát triển sưu tập

Chính sách phát triển sưu tập - kế hoạch chiến lược cho SƯU tập, cung cấp nền tảng cho việc phát triển cân đối vốn tài liệu thư viện Đ ể phát triển

m ột bộ sưu tập hay m ột chính sách phát triển SƯU tập, thư viện cần thu thập

dữ liệu để phân tích và cần tham khảo ý kiến của đối tượng phục vụ Chính sách phát triển SƯU tập cơ bản chứa hầu hết những phần sau :

- Nhiệm vụ và mục đích ;

- Đối tượng phục vụ ;

- Lựa chọn tài liệu ;

- Thanh lí tài liệu ;

- Đánh giá và kiểm kê ;

- Sưu tập đặc b i ệ t ;

- Nối mạng

Hầu hết các thư viện đều có soạn thành văn bản chính sách phát triển SƯU tập của thư viện mình bao gồm những phần trên, một sô' thư viện chỉ gồm vài phần thôi, trong khi một số thư viện khác còn thêm những nhu cầu

và quan tâm riêng

2.1 Nhiệm vụ và mục đích

Văn bản chính sách phát triển sưu'tập của một thư viện được bắt đầu

bằng việc xác định nhiệm vụ và mục đích của thư viện đó.Ví dụ : ''Nhiệm vụ

của Thư viện Đại học Sài Gòn Thành phồ' Hồ Chí Minh là cung cấp dịch vụ truy cập miễn phí nhằm phục vụ hữu hiệu cho công tác học tập, giảng dạy, và nghiên cứu trong trường Đại học Sài Gòn.".