Tập tài liệu giảng dạy Tin học văn phòng (dành cho lớp bồi dưỡng nghiệp vụ chức danh công chức văn phòng – thống kê xã khu vực trung du, miền núi và dân tộc)

CNTT dfi nang nang cao trinh dQ van -minh van phong, van minh hanh chinh.. Trong chuyen dS nay, nhom tac gia di sau.[r]

BQNQIVV

•

TAp TAl LIEU GIANG DAY DANH eHO LOP

emYe DANH eONG emYe VAN PHONG-THONG KE

KHU VVe TRUNG DU, MIEN NUl

(Ban hanh kem theo Quyit ainh s6: 348IQD-BNV ngily 19 thang 4 nam 2012

eua B(J truimg B(J N(Ji v~)

~

:

~

; ~

~ "*

PHAN I: UNG DT/NG CNTT VAo CONG TAc VAN THU

" d b ? ? " t' h

1 Nhung ~ nQl ung ca an cua cong ac van t u

2 Th\lc tr~ng ung dVng CNTT vao cong tac van thu

3 Sg ec1n thiSt phai ling d\lI1g CNTT vao eong tae van thu ~

4 Nhung ung d\lng CNTT trong cong tac van thu

6 T6 ehue, xay dgng h~ th6ng thong tin quan ly van ban

BAI 2 ~nrONG DAN sir DVNG CHUONG TRiNH QUAN LYVAN BAN

1 ong quan ve p an mem uan T~ " h " " Q? l' ., yvan an b?

~p nh" h" ·

4.3 Xem thong tin toan van

~

5 C~p nh~t vo~g luan ehuy8n '

Trang

1+14

A

5.1 M1:lc aich, y

6.1 Gi6'i thi¢u chung

6.3

k·t h'"

7 T1m' lern tong tIn

7.1

8 Th6ng ke t6ng hgp

BAI 3 VAl TRO vA NHiJNG UNG Dl)NG CNTf v Ao CONG TAc LlfU

1

1 1 1.T'h h '" , d· h ' /'0loI

1.3 Xay

? ? , / ' "

2 ThlJc tr~ng

37

37

•

38

40

42

42

42

45

46

48 49+87

49

49

49

4 Nhfrng ung dl;lng CNTT trong cong tac lUll tru

4.2 Ung dlfng CNTI'vao Th6ng ke

5.Ung d\lng CNTT vao quan ly tai li~u lUll trfr

6 T6 chuc, xay d\f11g h~ th6ng thong tin quan ly tai li~u

7 HuOng d~n cai d~t chuang trinh Quan ly tai li~u

BAI 4 HlJONG DAN sir DVNG CT QUAN LY TAl LI~U LUU

1 T6ng quan v@ h~ th6ng phful m@m Quan ly Tai li~u

2 ThiSt l~p h~ th6ng

,

t

52

~

~

: 56

63 88+111

89

.J_

:- J

3 K ' y h·" h" l~U tong tIn ' 97

42C q,p n q,t tong tzn van an trong .A h.A h.A · v b?O h~ 0 sa 103

Ph~n rnQt:

: Ngay nay, cung v6i SlJ phcit trien cua nSn kinh tS xii hQi, cUQc cach m~ng

khoa hQc ky thu~t dang bu6c sang rnQt ky nguyen m6i, ky nguyen cua cong

(CNTT) da va dang duQ'c nhiSu nganh quan tam nghien Clm va Ung d\lng

Vi~c Ung d\lng CNTT vao cong tac van phong da lam cho mO" u6c vS m9t

van phong "tv dQng hoa" cua con nguai tra thanh hi~n th\lc MQt trong nhfrng ySu t6 de van phong t\1' dQng hoa la Ung d\lng CNTT vao cong tac van thu - lUll trfr Thgc ch~t cua vi~c Ung d\lng CNTT vao cong tac van thu - lUll tm la qua

trinh xu 1y ky thll~t tv dQng hoa cac khau nghi~p V\l cua cong tac van thu (xdy

d1:fflg va ban hanh van bim; quan ly van ban; quan ly con ddu) va cong tac qucin

ly, tra tim tai li~u lUll trUe Tuy nhien, qua thgc tS ta th~y, v6i th\1'c tiSn phat trien phong phu cua thong

tin lam cho kh6i lUQ'Ilg van him hinh thanh trong cac cO" quan ngay cang nhiSu Trong tiOO hinh do, nSu 'dung l~i aphuong phap thu cong thi khong the xu ly cac thong tin kip thai, diSu do se d~ dSn sv qua Uti d6i v6i cong tac van thu Vi '

thS, Ung d\lng CNTT la mQt t~t ySu, cAn thiSt de cac cO" quan du kha nang dap

Ung nhiing tAn t~i trong cong tac van thu - lUll trfr noi rieng va gop phAn vao sg

nghi~p dBi m6i cong tac van phong noi chung

De dauh gia duQ'C vai tro, vi tri cua CNTT va OOfmg Ung d\lng CNTT trong

vi~c giai quySt nhfmg tAn t~i cua cong tac van thu - lUll trfr nhu thS nao, cimg

v6i m\lc dich nghien cUu la n~m viing nQi dung cong tac van thu - luu tm tu do

dua ra nhfrng thong tin c§n thiSt de trien khai Ung d\lng CNTT va xay d\Il1g cO"

sa dfr li~u Xu~t phat tu nhu cAu hi~n d~i hoa cong tac van thu t~i cac cO" quan, v~n de dua CNTT vao trien khai (rng d\lng co hi~u qua va th6ng nh~t tren toan

qu6c ac~p xii la v~n dS cAn thiSt Day la v~n dS d~t ra c§n duQ'c nghien cUu mQt

cach t6ng the, tren cO" sa do de trien khai Ung d\lng tren toan qu6c m9t cach th6ng nh~t, phu 'hqp v6i yeu cAu th\1'c tS

Vi~c Ung d\lng CNTT vao cong tac van thu, lUll trfr se giai quySt duQ'c v~ dS

quan ly, tra tim, cung c~p thong tin mQt cach thu~n ti~n, nhanh chong va dQ :r oJ

chinh xac cao Vi~c l~p cac bao cao tBng hqp theo timg HOO vvc tbvc hi~n thu~n

ti~n, co the t~o l~p OOiSu bieu m~u khac OOau ­

De trien khai thlJC hi~n vi~c Ung d\lng CNTT vao cong tac van thu, luu trfr a

c~p xa yeu cAu mQt s6 thiSt bi cong ngh~ thong tin, bao gAm m~g may tinh, cac thiSt bi dAu cu6i va quan trQng nh~t la ph§n mSm Quan ly van ban va phAn mSm

Quan ly Tai li~u lUll tm Tuy theo yeu cAu su d\lng, co the xay d\Il1g phat trien

thea tung giai do~n

Biti

1 Nhfrng nQi dung CO' ban eua eong tae van thO' Cong tac van thu Ia linh Vl,lC ho~t d<)ng ph\lc Y\l qmin 19 nha nuac, bao g6m cac linh V\lC:

SO?11

- T6 chuc, quan 19

- Quan 19 va sir

'"

~4t

- Xay d\Il1g van ban: thao van ball; duy~t ban thao; dfu.1h may van ban; ky

van ban, phat hanh van ban

-l~p

d§u

Trong ho~t d9ng nghi~p V\l cua cong tac van thu, qua phan tich quy trinh xu

1y 'h~ th6ng thong tin, vi~c irng dvng CNTT vao cac khau nghi~p vv co thS irng dVng tI1Jc tiSp vao toan b9 h~ th6ng

2 Th\fc tr~ng rrng d\l~g CNTT vao cong tac van thO'

thS ky 20, Nha nuac da xay dvng Chuong trinh qu6c gia vS CNTT- KS ho~ch

t6ng thS dSn nam 2000, dugc ban hanh theo QuySt djOO 211/TTg ngay 07/4/1995 cua Thu tuang ChiOO phu, da d~t ra nhi~m vv cv thS vS: "Xay dvng

h~ th6ng may tioo va phuong ti~n truySn thong dugc lien kSt vai OOau trong cac

m~ng vai cac cong cv ph~n mSm du m~OO va cac h~ thong tin, cO' sa du li~u, co

nSn kiOO tS M9t s6 h~ thong tin dugc phep n6i vai cac m~ng thong tin qu6c tS " Nhu v~y, Nha nuac da oo~ thfiy dugc t~m quan trQng cua CNTT va dS ra phuong huang, dUOng 16i dS xay dvng, phcit triSn va irng dVng vao mQi linh V\lC Dung truac OOfmg chiOO sach d6i mai cua Dang va Nha nuac, cac nganh, cac cfip, da va dang d6i mai cac liOO V\lC ho~t d9ng, trong do co d6i mai vS cong tac van thu Mu6n d6i mai dugc cong tac van thu, m9t trong OOfmg bi~n phap quan trQng 1a irng dVng CNTT vao cong tac van thu DS th6ng nhfit cho vi~c irng dVng >

CNTT trong cong tac van thu - luu trfr, C\lC Van thu va Luu tm Nha nu6'c ban

hanh van ban s6 608/LTNN -TTNC ngay 19/11/1999 vS: "Huang'dftn irng dVng CNTT trong van thu - 1uu tm" Sau m9t thai gian triSn khai th\lc hi~n, Cvc Van thu va Luu tm Nha nuac da t6ng kSt, rut kiOO nghi~m va ban hanh cllc van ban mai phil hgp vai tiOO hinh th\lc tS, g6m cac van ban: Van ban vS irng dVng cong

va Luu tm Nha nuac huang dftn quan 1y van ban di, van ban dS~ va l~p h6 sa

trong moi truang m~ng va Ban huang dftn vS irng dVng cong ngh~ thong tin trong cong tac van thu va cong tac lUll tm, Ban hanh kern theo Huang dftn s6

169/HD-VTLTNN ngay 10/3/2010 cua C\le truOng C\lC Van thu va Luu tru Nha

nuac vS xay dvng cO' sa du li~u lUll tm

Vi~c ung d\lng CNTT vao cong tac van thu chinh la qua trinh xu ly t\1 d9ng hoa cac khau nghi~p V\l cua cong tac van thu

Ngay tir khi may tiOO ra dai, vi~c Ung d\lng CNTT vao so~n thao, ban hanh

van ban da duQ'c triSn khai rQng rai va ngay nay da tra thanh thong d\lng va

=­

khong thS thiSu duQ'c trong ho~t dQng nghi~p V\l V6i kha nang luu gift thong tin Clla may tinh, nQi dung van ban co thS su d\lIlg l~i nhiSu l§n, thu~ ti~n cho vi~c

sua chua, sao nhan van ban, til do tang hi~u qua lao d9ng nha cac cong C\l ti~n

ich nh~m t~o ra nhfmg biSu m~u, khi c§n su d\lIlg, v6i cac thao tac dan gian nguai dung da t~o ra duQ'c cac biSu m~u van ban phu hqp

Trong ho~t dQng quan ly va giai quySt van ban, CNTT giup ho~t dQng quan

ly, c~p nh~t va xu ly van ban du<}c ch~t che, t6ng h<}p, thBng ke chinh xac tinh hinh xu ly van ban, tra tim thong tin nhanh chong, theo d5i du<}c tiSn dQ giai qUYlh van ban va chu trinh xu ly van ban

Trong ho~t d9ng quan ly va su d\lng con d~u, vi~c triSn khai Ung d\lIlg co thS th\lc hi~n duQ'c tuang dBi thu~ l<}i VS m~t cong ngh~ cho phep triSn khai chii'

ky, con d~u di~n tu b~ng cach rna hoa thong tin Nhung trong diSu ki~n hi~n t~i,

vS m~t quan ly Nha nu6c, dAu tu trang thiSt bi va nang l\lc Clla dQi ngfi can bQ cong chilc noi chung va c~p xii noi rieng, vi~c triSn khai lmg d\lng con g~p nhiSu kho khan Xet vS diSu ki~n ky thu~t va kha nang kinh tS, hi~u qua dua l~i nen trong thai diSm hi~n t~i vi~c triSn khai lmg d\lIlg rQng rai dSn timg c~p xa con

chua kha thi Vi v~y, khi ung d\lng CNTT vao cong tac van thu hi~n nay chi dung l~i ahai linh VlJC la so~n thao va ban hanh van ban, quan ly van ban, con

nghi~p V\l quan ly va su d\lng con d~u se triSn khai ch~ han khi co diSu ki~n

Vi~c ung dt,mg CNTT vao cong tac van thu, da hoan toan thay thS lao dQng

thil cong sang tlJ dQng hoa ho~c ban tlJ d9ng hoa cac nghiep V\l cua cong tac van thu nhu:

- Quan ly van ban

- ChuySn giao van ban qua m~g may tinh

- L~p h6 sa

3 S" cAn thi~t phai ung dyng CNTT vao cong tac van thO'

Tru6c day, khi so~ thao van ban cac dan vi thuang b~t dAu thao tren gi~y

nhap, sau do sua chfta l~i hoan chinh Cong vi~c nay co khi phai tiSn hanh r~t

nhiSu l§n, tBn thai gian va gi~y to Ben c~ do, vi~c dang ky vao s6 van ban di

- dSn hang ngay m~c du vS ca ban da theo d5i du<}c van ban di - dSn Clla dan vi

nhung v~n con mQt s6 t6n t~i nhu:

H~n chS trong vi~c th6ng ke, l~p m\lc l\lc phan lo~i van bim di - dSn, g'ay kho

khan trong vi~c thea d5i chi d(;lo cong vi~c cua Ianh d~o

:; H~n chS trong vi~c tra tim thong tin: dung cac s6 dang ky dS tra tim van ban

thgc hi~n ch~m, t6n nhiSu thai gian, cong suc va dQ tin c~y thiSu chinh xac khi

cAn t6ng hgp, bao cao

, V6i vi~c Ung d\lng CNTT nhung h~n chS tren da duQ'c kh~c ph\lc va nang cao

Vi~c Ung d\lng CNTT trong van thu khong thS tuy~t d6i hoa, vi nhu: trong

cong tac so~ thao van ban, vi~c ky duy~t van ban phai thS hi~n tren ban thao

bfulg gi~y, kS ca nhfrng van ban duQ'c thao tren may vi tinh ngay tir dAu v~n phai

in ra dS trinh lanh d~o duy~t va ky t~t ctia thti truOng ca quan Vi v~y, cong vi~c so~n thao van ban mQt s6 khau nghi~p V1) vS ca ban v~n ap d\lng phuang phap

thti congo Day la m~t thvc tS khi tieu chufut ky thu~t chua cho phep cac dan vj

th\fc hi~n quy trinh so~n thao van ban hoan toan t\f dQng hoa

4 Nhfrng ung d\lng C~TT trong cong tac van thtr

Vi~c Ung d\lng CNTT trong so~n thao van ban la ph6 biSn nh~t, vi trong qua

trinh so~ thao, nguai thao van ban co thS sua chua, b6 sung cau chu ho~c thay ,

d6i phful do~n khac nhau trong van ban, t~o m9t van ban s~ch rna khong t6n

kern thai gian, van phong phfim CNTT dfi nang nang cao trinh dQ van -minh van

phong, van minh hanh chinh

Do CNTT la mQt nganh khoa hQc xu ly thong tin bfulg cong C\l la may tinh,

v6'i cac chuc nang nh~n thong tin, xu If thong tin, dua thong tin ra nen vi~c

ung d\lng CNTT vao quan If van ban se dem I~i hi~u qua, boi no khong chi c~p

nh~t thong tin t~o thanh h~ th6ng ca sa du li~u, rna con cho phep t6ng hgp, tra

tim van ban thea cac thuQc tinh khac nhau (theo tac gia, thea thai gian, ten Io~i,

trich ySu ) Tir do, nang cao hi~u qua lao dQng, gop phAn vao cai each nSn

hilllh chinh nu6cnha, tiSt ki~m gi~y to'

Tom l~i, vi~c triSn khai Ung d\lng CNTT vao cong tac van thu Ill cAn thiSt,

nhfun nang cao 'hi~u qua cong tac, dap Ung yeu cdu cai cach hanh chinh Vi~c

Iva chQn Ung d\lng vao thvc tS nghi~p V1) nao cful phan tich, dcinh gia cac ySu t6

di kern dS mang l~i hi~u qua t6t nh~t Trong chuyen dS nay, nhom tac gia di sau

vao Ung d\lng CNTT vao quan If van ban

5 U ng d1}ng CNTT vito quan Iy van ban (ii, (i~n

NQi dung ca ban la quan ly va giai quySt van ban dSn, van ban di; l~p h6 sa

Xay dlJl1g cac cong C\l tra tim m9t cach linh ho~t giup nguai su d\lng co thS tra

tim van ban thea nhiSu diSu ki~n khac nhau ThiSt kS cac biSu m~u th6ng ke,

t6ng hgp tinh hinh xu Iy van ban, qua trinh luan chuySn van ban trong dan vj

• Van ban d8n

- TiSp nh~n, dang ky, chuy~n giao van ban dSn

- Ki~m tra, theo doi tiSn dQ giai quySt van ban

- Bao dam

- Trinh kY, dong

- Dang ky,

• L~p h6 sa

- Ma h6

- S~p xSp van ban trong h6

6 TB chtfc, xay d.,ng h~ thBng thong tin quan Iy van ban

Phan tieh quy trinh nghi~p V\l eua eong tae quan Iy van ban, v6i ffi\le dieh danh gia kha nang dua CNTT vilO Ung d\lng, tren ca sa do danh gia vS muc dQ anh huang dSn nghi~p V\l truySn th6ng, hi~u qua kinh tS, tac d9ng dSn nguai su

d\lng va quiin IY Vi~c Ung d\illg CNTT co lam thay d6i nghi~p V\l truySn th6ng

eua eong tae quan Iy van ban til tru6e t6'i nay hay khong, co phil hgp v6i trinh<

dQ chuyen mon cua can bQ, diSu ki~n chu quan va khach quan khong, so sarm

quy trinh nghi~p V\l, Iva ehQn rno hinh thich hgp

Xac dinh cac d6i tu<;mg co quySn truy nh~p vao h~ th6ng va muc thfun nh~p

Khi h~ th6ng thong tin ho~t dQng achS dQ may dan Ie, v~n dS phan chia tai

nguyen va muc dQ truy nh~p khong c~n d~t ra vi can bQ van thu co trach nhi~m

diim bao toan bQ thong tin d~u vao va d~u ra, chiu trach nhi~m tru6c lanh d~o vS

toan bQ thong tin trong dan vi Khi h~ th6ng thong tin ho~t dQng tren moi truang

m~ng, nSu khong co nhilng quy chS vS phan chia till nguyen va quySn truy nh~p h~ th6ng thi b~t cu thanh vien nao n~m tren h~ th6ng m~ng dSu co th~ biSt duQ'c

cac thong tin Xu~t phai tir bai toan bao m~t va an toan cho dii li~u' van thu,

nguai lam phan tich h~ th6ng ban d~u phai xac dinh duQ'c quySn va muc truy

Muc cao nh~t aday la muc danh cho nguai xu ly h~ th6ng hay con gQi la can ~~

bQ quiin tri m~ng Co th~ nguai can bQ nay khong co' quySn duQ'c hiSt thong tin

vS dii li~u van thu cua don vi, song la nguai diSu ph6i va phan chia tai nguyen

nen c~n biSt d~ quiin ly ho~t dQng cua chuong trinh

Muc ti~p theo co quySn truy c~p dii li~u d~y du la can bQ van thu, lanh d~o

don vi (theo S1! phdn cong) Khac v6i can bQ quan tri m~ng, cac d6i tu<;mg tren

co quySn c~p nh~t d~y du vao ca so dii li~u xong khong co quySn phan chia tai

nguyen dfr li~u tren h~ th6ng

Muc th~p nh~t a day la cac can hQ chuyen vien D6i v6i d6i tugng nay, quySn truy nh~p cua hQ tren rn~ng chi vS IInh V\IC rna hQ tharn gia giai quySt C\l thS Nhu v~y chi nhUng thong tin rna can hQ co quySn xu Iy rn6i hi~n len, con cac thong tin khac thi se hi che khu~t

Tu)' thuQc vao timg dan vi, rnuc phan chia cling co nhung diSrn khac nhau, quySn truy nh~p khac nhau

Qua trinh xu Iy, so~n thao cac van han va cac y kiSn vS xu Iy cac van han a

day cling c~n dugc quy dinh ro rang Chu trinh luan chuySn van han phai tuan thu theo cac quy dinh cua nguai lam h~ th6ng va theo nguyen t~c van thu Co nhu v~y h~ th6ng rn6i dam hao dugc cac thong tin ho~t dQng thong su6t va dQ

an toan cao

Til rno hinh C\l thS dS chQn phuong an thiSt kS thich hgp Khi thiSt kS rnQt cO'

h~ Vi~c chQn cac lugc dB quan h~ nay co thS t6t han ho~c x~u han t~p cac lugc

dB khac d\Ia tren rnQt s6 tieu chu~n nao do Do do, cfuI nghien cUu rnQt s6 tinh

ch~t cO' han, cling nhu cac thu~t toan, dS co thS nh~ dugc t~p cac lugc dB phil hgp TrQng tam cua vi~c thiSt kS cac lugc dB CSDL la ph\l thuQc dfr li~u, tuc la cac rn6i dang hUQc co thS gifra cac gia tri hi~n hfru cua no D\Ia tren rno hinh, quy trinh nghi~p V\l cua hai toan quan Iy van han di, dSn, vi~c thiSt kS CSDL cua

h~ th6ng hao gBrn cac quan h~ sau:

- Quan h~ 1-1 (quan h~ tI'\IC tiSp): gifra hai t~p tin co rn6i quan h~ 1-1 nSu rn6i hQ trong t~p tin nay co quan h~ v6i rnQt hQ trong t~p tin kia va ngugc I~i

- Quan h~ I-N (quan h~ rnQt - nhiSu): gifra hai t~p tin RI va R2 co rn6i quan h~

I-N nSu rn6i hQ trong t~p RIco quan h~ v6inhiSu bQ trong t~p R2 nhung rn6i t~p

trong R 2 chi co quan h~ v&i mQt bQ trong t~p R t •

- Quan h~ N-N (quan h~ nhiSu - nhiSu): Gifra hai t~p tin Rl v.a R2 co rn6i quan h~ N-N nSu rn6i t~p trong hQ Rl co quan h~ ,,6i nhiSu hQ trong t~p cua R2,

va ngugc I~i rn6i bQ trong t~p R2 co quan h~ v6i nhiSu hQ trong t~p Rl

- Quan h~ Van han di va cac quan h~ Danh rn\lc dan vi so~n, nh~n tBn t~i rn6i

quan h~ N-I

- Quan h~ Van han di va quan h~ Danh rn\lc hB sa tBn t~i rn6i quan h~ N-N

(m6i van bim ili co thi luu trong nhiJu h6 sa khac nhau va ngu(1c 19i m9t h6 sa

- Quan h~ Van ban dSn va cac quan h~ Danh rn\lc nai nh~, nai gui tBn t~i

rn6i quan h~ N-l

- Quan h~ Van ban dSn va quan h~ Danh rn\lc hB So' tBn t~i rn6i quan h~ N-N

Do vi~c c~p nh~t dfr li~u (chen, lor;zi bo, thay il6i) thuOng gay nen dj thuOng, ·

do do cac quan h~ cfuI thiSt phai biSn d6i thanh d~g phu hgp, rna vfu1 khong hi