Chức năng: Lưu trữ thông tin về nhân sự và lập báo cáo định kỳ Cung cấp các công cụ mô phỏng, dự báo, phân tích, thống kê, truy vấn thực hiện các chức năng xử lý nguồn nhân lực 2.. C
Trang 1HỆ THỐNG THÔNG TIN TRONG QUẢN LÝ
Câu 1: Trình bày hệ thống thông tin phục vụ quản lý doanh nghiệp mà bạn lựa chọn
Hệ thống thông tin quản trị nguồn nhân lực
1 Chức năng:
Lưu trữ thông tin về nhân sự và lập báo cáo định kỳ
Cung cấp các công cụ mô phỏng, dự báo, phân tích, thống kê, truy vấn thực hiện các chức năng xử lý nguồn nhân lực
2 Các hệ thống quản trị nguồn nhân lưc:
Hệ thống thông tin nhân lực chiến lược
Hệ thống dự báo cầu nguồn nhân lực
Hệ thống dự báo cung nguồn nhân lực
Hệ thống thông tin nhân sự sách lược:
Hệ thống thông tin phân tích, thiết kế nhân lực
Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân lực
Hệ thống thông tin quản lý lương thưởng, bảo hiểm trợ cấp
Hệ thống thông tin đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Hệ thống thông tin nhân lực tác nghiệp:
Hệ thống thông tin quản lý lương
Hệ thống thông tin quản trị vị trí làm việc
Hệ thống thông tin người lao động
Hệ thống thông tin đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người
Hệ thống thông tin báo cáo lên cấp trên
Hệ thống thông tin tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc
3 Phần mềm hệ thống thông tin quản trị nhân lực:
Phần mềm đa năng
Phần mềm quản trị cơ sỡ dữ liệu
Các cơ sở dữ liệu trực tuyến
Phần mềm máy tính
Phần mềm thống kê
Phần mềm chuyên dụng:
Trang 2 Phần mềm hệ thống thông tin nhân lực thông minh
Phần mềm chức năng hữu hạn
Câu 2: Một trong những câu sau:
A Trình bày khái niệm hệ thống thông tin quản lý và nêu các thành phần chính trong hệ thống thông tin quản lý:
Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản
lý của tổ chức Hệ thống bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức
Các thành phần chính trong hệ thống thông tin quản lý là:
Các phần cứng
Gồm các thiết bị/phương tiện kỹ thuật dùng để xử lý/lưu trữ thông tin Trong
đó chủ yếu là máy tính, các thiết bị ngoại vi dùng để lưu trữ và nhập vào/xuất
ra dữ liệu của một hệ thống xử lý thông tin kinh tế là toàn bộ các công cụ kỹ thuật thu thập, xử lý và truyền đạt thông tin
Các thành phần quan trọng nhất của tài nguyên về phần cứng của HTTTQL là máy tính điện tử, mạng máy tính
- MTĐT là công cụ xử lý thông tin chủ yếu Về nguyên tắc, MTĐT đều cấu thành từ các bộ phận chính: bộ nhớ, bộ số học, bộ điều khiển, bộ vào, bộ ra
- Mạng máy tính là một tập hợp các máy tính được nối với nhau bằng các đường truyền vật lý theo một kiến trúc nào đó nhằm chia sẻ các tiềm năng của mạng
Mạng máy tính chia thành 3 loại chính:
+ Mạng LAN là mạng được cài đặt trong phạm vi tương đối nhỏ như trong một toà nhà, một trường học, một công ty
Trang 3+ Mạng WAN là mạng mà phạm vi của nó có thể trong một hoặc nhiều quốc gia, trong lục địa
+ Mạng INTERNET là mạng mà phạm vi của nó trải rộng khắp các lục địa trên trái đất
Phần mềm
Gồm các chương trình máy tính, các phần mềm hệ thống, các phần mềm chuyên dụng, thủ tục dành cho người sử dụng
Tổng thể phần mềm của HTTTQL bao gồm 2 nhóm chính là phần mềm cơ sở (hệ thống) và phần mềm ứng dụng
+ Phần mềm cơ sở gồm các hệ điều hành mạng, các hệ điều hành dùng cho máy trạm, các chương trình tiện ích…
+ Phần mềm ứng dụng bao gồm các phần mềm ứng dụng đa năng và các phần mềm ứng dụng chuyên biệt
Phần mềm ứng dụng đa năng bao gồm hệ soạn thảo, bảng tính, hệ quản trị CSDL, các ngôn ngữ lập trình
Phần mềm ứng dụng chuyên biệt bao gồm chương trình quản lý ngân hàng, kế toán, máy…
Dữ liệu:
Bao gồm các mô hình, các hệ quản trị CSDL, các CSDL quản lý thông qua các quyết định quản lý
- CSDL là một tập hợp dữ liệu liên quan đến một bài toán hoặc một lĩnh vực nào đó được lưu trữ và quản lý tập trung, để tất cả các thành viên của tổ chức
có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện, nhanh chóng
- Tổng thể các CSDL trong quản lý bao gồm:
CSDL quản trị nhân lực , CSDL tài chính, CSDL kế toán, CSDL công nghệ , CSDL kinh doanh
Trang 4- Có 3 kiểu cấu trúc chính cho 3 loại hệ quản trị CSDL là:
Phân cấp, Mạng hay Codasyl, Quan hệ
Nhân lực
là chủ thể điều hành và sử dụng HTTTQL
- Tài nguyên về nhân lực bao gồm 2 nhóm:
+ Nhóm thứ 1 là những người sử dụng HTTT trong công việc hàng ngày của mình như các nhà quản lý, kế toán, nhân viên các phòng ban
+ Nhóm thứ 2 là các phân tích viên hệ thống, lập trình viên, kỹ sư bảo hành máy là những người xây dựng và bảo trì HTTTQL
- Tài nguyên về nhân lực là thành phần rất quan trọng của HTTTQL vì con người chính là yếu tố quan trọng nhất trong suốt quá trình thiết kế, cài đặt, bảo trì và sử dụng hệ thống Nếu tài nguyên về nhân lực không được đảm bảo thì dù hệ thống được thiết kế tốt đến đâu cũng sẽ không mang lại hiệu quả thiết thực trong sản xuất và kinh doanh
B Trong mô hình quan hệ, anh/chị hãy trình bày khái niệm, nguyên tắc thiết lập và cách thức phân rã sơ đồ PED:
Khái niệm: mô hình phân rã chức năng
BFD Là sơ đồ mô tả HTTT Sơ đồ này chỉ ra cho ta thấy HTTT cần phải làm
những chức năng gì BFD không chỉ ra HTTT phải làm như thế nào, cũng không chỉ ra những công cụ nào được sử dụng để thực hiện những chức năng này và cũng không phân biệt chức năng hành chính với chức năng quản lý BFD còn được gọi là sơ đồ chức năng kinh doanh
Nguyên tắc:
Quy tắc tuần tự: ghi chức năng của từng cấp theo thứ tự xuất hiện của chúng
Quy tắc lựa chọn: khi cần lựa chọn thì phải ghi rõ cách lựa
Trang 5chọn và phải ghi ký tự 0 ở bên phải phía trên của góc chức năng này
Phép lặp: Nếu 1 quá trình được thưc hiện nhiều hơn 1 lần thì đánh dấu * ở phía trên, góc phải của khối chức năng, Phân rã dựa trên nguyên tắc phân rã từ tổng quát đến cụ thể để tránh sự trùng lặp
Nếu 1 quá trình nào đó bị loại bỏ khỏi đề án do chưa hợp lý hoặc không đem lại lợi ích thì đánh dấu bằng 1 dòng đậm vào khối chức năng
Tên chức năng nên ngắn gọn, dể hiểu, ko trùng lặp để tạo thuận tiện cho người sử dụng,
Mỗi sơ đồ chức năng nên có phần giải thích ngắn gọn bằng 1 động từ về ý nghĩa của chức năng này
Ví dụ: Sơ đồ chức năng của HTTTQL trường đại học có dạng sau:
QL đào
tạo
QL NCKH
QL nhân sự
QL hành chính-tài vụ
QL hỗ trợ đào tạo
Cách thức phân rã:
Mỗi chức năng được phân rã phải là một bộ phận thực sự tham gia thực hiện chức năng phân rã ra nó
Việc thực hiện tất cả các chức năng ở mức dưới trực tiếp phải đảm bảo thực hiện các chức năng ở mức trên đã phân rã ra chúng
Các bước phân rã: Xác định chức năng -> phân rã chức năng
> Mô tả chi chi tiết chức năng mức lá
Hệ thống TT bao gồm nhiều thành phần, để hiểu rõ HTTT
Quản lý trường ĐH
Trang 6người ta phải phân rã BFD của HTTT Bản chất của công việc này là 1 chức năng sẽ được phân chia, phân nhỏ theo chức năng chi tiết hơn theo cấu trúc hình cây
Lợi ích của phân rã BFD:
- Cho phép phân tích đi từ tổng quát đến cụ thể, từ tổng hợp đến chi tiết
- Có thể chia cho từng nhóm công tác, từng phần công việc ở 1 cấp nào
đó mà không sợ chồng chéo, nhầm lẫn, trùng lắp
Ví dụ: Chức năng quản lý đào tạo của một trường đại học có thể được phân
rã như sau:
QL Đào tạo
QLĐT
chính qui
QLĐT tại chức
QLĐT sau ĐH
QLĐT văn bằng 2
QLĐT
dự án MBA
QLĐT chuyể
n đổi
C Trong mô hình quan hệ, anh/chị hãy trình bày khái niệm, nguyên tắc thiết lập và cách thức phân rã sơ đồ DFD:
Khái niệm:
là sơ đồ mô tả HTTT một cách trừu tượng Sơ đồ này cho thấy quá trình vận động của dữ liệu trong HTTT Trong sơ đồ này chỉ có các dòng dữ liệu, các công việc xử lý dữ liệu, các kho dữ liệu, các nguồn và đích của dữ liệu DFD chỉ ra cách dữ liệu chuyển từ chức năng này sang chức năng khác Điều quan trọng nhất là DFD chỉ ra những dữ liệu cần phải có trước khi thực hiện 1 chức năng nhất định và dữ liệu có được sau khi thực hiện chức năng này cần phải thế nào DFD không phải là 1 công cụ hoàn hảo để ptích HTTT,
nó chỉ đơn thuần mô tả HTTT làm gì và để làm gì, nhưng không chỉ ra thời gian, địa điểm và đối tượng chịu trách nhiệm làm các công việc đó.
Nguyên tắc:
Các luồng dữ liệu vào của một tiến trình cần khác với luồng dữ liệu ra
Trang 7 Các đối tượng trong một mô hình luồng dữ liệu phải có tên duy nhất Môi tiến trình phải có tên duy nhất
Các luồng dữ liệu đi vào một tiến trình phải đủ để tạo thành các luồng
dữ liệu đi ra
Tên luồng thông tin vào hoặc ra kho trùng tên kho vì vậy không cần viết tên luồng nhưng khi ghi hoặc lấy tin chi tiến hành một phàn kho thì lúc đó phải đặt tên luồng
Không một tiến trình nào chỉ có cái ra mà không có cái vào và ngược lại
Và không phạm phải các trường hợp biểu diễn sai
Công dụng của DFD:
Trong phân tích DFD dùng để xác định yêu cầu của người sử dụng.
Trong thiết kế DFD dùng để vạch kế hoạch và minh hoạ các phương án thiết kế HT Trong trình bày hệ thống, DFD là công cụ để biểu diễn HTTT.
Trong tài liệu về HTTT, DFD được dùng để viết tài liệu hướng dẫn, cài đặt và sử dụng HTTT.
Các ký pháp của DFD:
a Quá trình hoặc chức năng
b Dòng dữ liệu
c Kho dữ liệu
d Tác nhân bên ngoài
e Tác nhân bên trong
Xây dựng DFD bằng sơ đồ ngữ cảnh
Trang 8Sơ đồ ngữ cảnh thể hiện rất khái quát HTTT Sơ đồ này bỏ qua tất cả các chi tiết mà chỉ
nêu lên những điểm chung nhất, sao cho chỉ một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của HTTT Sơ đồ ngữ cảnh bao gồm 1 vòng tròn ở giữa và bao quanh bởi các tác nhân bên ngoài, các mũi tên chỉ các dòng dữ liệu vào và ra Có thể xem sơ đồ ngữ cảnh là DFD mức 0
Các bước:
Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức khung cảnh (mức 0)
Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 1)
Xây dựng mô hình luồng dữ liệu mức đỉnh (mức 2 và dưới 2)
D Trình bày lợi ích của hệ thống thông tin quản lý đối với nhà quản trị
và nêu rõ tiêu chuẩn đánh giá hệ thống thông tin:
Lợi ích của hệ thống thông tin quản lý:
Hiệu quả của quá trình đưa ra quyết đinh: được thể hiện qua việc nắm bắt cơ hội, né tránh rủi ro
Giá trị của thông tin được kịp thời đáp ứng thời điểm đưa ra quyết định
Tăng năng suất, đồng thời giúp các tổ chức không cần tập trung các bộ phận theo cùng địa lý
Tiêu chuẩn đánh giá:
Phục vụ cho mục tiêu của người sử dụng -> tạo được sự tin cậy , đáp ứng đầy đủ
Trang 9 Thích hợp với người sử dụng, dễ hiểu
Độ bảo mật cao, bảo vệ
Đúng thời điểm người dùng cần