QUY TRÌNH đàm PHÁN TRONG KINH DOANH

- Hình thành lối tư duy thành công : Nhà đàm phán giỏi phải biết tự chế ngự mình để thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác để tránh bị mắc vào chủ định, thậm chí bẫy của đối tác, t

QUY TRÌNH ĐÀM PHÁN TRONG KINH DOANH

Bước 1 : Chuẩn bị tiến trình đàm phán.

Trong kinh doanh, doanh nghiệp nào cũng muốn đạt kết quả, lợi nhuận cao nhất Ðiều đó phụ thuộc rất nhiều ở tài ngoại giao, đàm phán, thương thảo hợp đồng của nhà kinh doanh trên thương trường Đàm phán là phương tiện cơ bản để đạt được cái mà ta mong muốn từ người khác Đó

là quá trình giao tiếp có đi có lại được thiết kế nhằm thỏa thuận trong khi giữa ta và bên kia có…

Muốn đàm phán tốt thì phải chuẩn bị kỹ càng, “biết địch biết ta trăm trận trăm thắng” Chuẩn bị ở đây không chỉ là phân tích kỹ càng về bản thân và các đối tác mà còn phái lập kế hoạch đàm phán, chuẩn bị đội ngũ đàm phán và thương lượng thử

- Hình thành lối tư duy thành công :

Nhà đàm phán giỏi phải biết tự chế ngự mình để thông tin có vẻ là bí mật đối với người khác để tránh bị mắc vào chủ định, thậm chí bẫy của đối tác, tránh buột miệng nói những lời chưa kịp nghĩ và không bị chi phối bởi định kiến chủ quan

Đàm phán là một hoạt động tự nguyện

+ Một bên muốn thay đổi tình hình hiện tại và tin rằng có thể đạt được

+ Mục đích của đàm phán là thỏa thuận

+ Không phải mọi cuộc đàm phán đều kết thúc bằng thỏa thuận

+ Không đạt được thỏa thuận có khi là kết quả tốt + Thời gian là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến tiến trình và kết quả đàm phán

+ Không để cuộc đàm phán bị phá vỡ hoàn toàn

- Nghiên cứu đối tác :

Phân tích vị thế đàm phán ,Tìm hiếu nhu cấu và ý định cứa đối tác

Tìm hiểu mức độ dối tác cần mình, liệu mình có phái là người duy nhất thỏa mãn dược nhu cẩu cúa dối tác khỏng? Ngược lại mình cần dõi tác dến mức dộ nào, liệu thay thế bằng đối tác khác có được không?

Trong giai đoạn chuẩn bị, các bên mới chỉ tìm hiểu nhau một cách gián tiếp Còn bây giờ tiếp xúc trực tiếp cần khẳng định về mức độ tin cậy và thiện chí của đối tác Đây cũng là cơ hội để đánh giá các cán bộ đàm phán của đối tác về kinh nghiệm, tác phong, về các điểm mạnh, điểm yếu của cá nhân họ Phải thăm dò các nguyên tắc mà đối tác phải tuân theo, các vấn đề họ có thể nhượng bộ, các vấn đề họ không thể nhượng bộ

- Xác định giá trị của vấn đề được đàm phán :

- Xác định kết quả đàm phán tốt nhất có thể sảy

ra :

a) Trường hợp yêu cầu của các bên đều hợp lý

Thông thường, nếu yêu cầu của các bên đều hợp lý thì khoảng cách giữa chúng cũng hợp lý, nghĩa là không lớn, khống khó khăn để nhượng bộ Trong trường hợp này

có thể chĩ rõ cho các bên thấy tình huống thực tế, đề nghị mỗi bên có một sự nhượng bộ phù hợp để đi đến nhất trí b) Trường hợp yêu cầu của đối phương là hợp lý hơn

Trường hợp sau khi phân tích thấy rằng yêu cầu của đối phương là hợp lý (hay không tìm thấy điểm nào bất hợp lý trong yêu cầu của đối phương), trong khi đó, yêu cầu của bên mình có điểm bất hợp lý so với yêu cầu của

họ thì nên cân nhắc về sự nhượng bộ Đặc biệt, nếu đối phương đã nhận ra điểm bất hợp lý trong yêu cầu của

mình thì nên chủ động trong nhượng bộ Khi phải nhượng

bộ nên làm như sau:

– Làm cho đối tác thấy nhượng bộ này là một bước quan trọng Khi nhượng bộ không nên để cho đối tác thấy nhượng bộ này là do sợ áp lực của họ hay là do hấp tấp vội vàng Làm cho họ thấy sự thỏa hiệp này là xuất phát từ thành ý muốn hợp tác để tạo nên sức ép cho đối phương

có sự nhượng bộ đáp lại

– Đòi hỏi một sự đánh đổi: Nếu có thể, hãy đòi đánh đổi sự nhượng bộ lợi ích ở điểm này của phía mình lấy lợi ích ở điểm khác

– Lấy nhượng bộ để đổi lấy nhượng bộ: Cần cố gắng để sao cho sau khi mình đã nhượng bộ một bước quan trọng thì đến lượt đối phương cũng phải nhượng bộ Không nên liên tục nhượng bộ

c) Yêu cầu của đối phương có chỗ bất hợp lý

Nếu yêu cầu của đối tác có chỗ bất hợp lý thì cần phân tích rõ cho họ thấy nó nằm ở chỗ nào và tại sao lại là bất hợp lý Cần chứng minh một cách thuyết phục để đối phương đi đến nhượng bộ Nên thực hiện điều này như sau:

– Giữ bầu không khí chân tình, gạt bỏ những cảm xúc tiêu cực nếu có

– Chú ý lắng nghe ý kiến của đối tác, không vội vàng đưa

ra nhận xét Cần phải hiểu thật thấu đáo ý kiến của đối tác trong từng lời nói, từng hành vi cử chỉ, hiểu động cơ đích thực chứa đựng đằng sau những lời nói

– Có thể tóm tắt lại yêu cầu của đối tác để xem mình đã hiểu đúng và đủ chưa Cần phải để cho đối tác khẳng định rằng mình đã hiểu như thế là đầy đủ

– Diễn đạt chính xác ý kiến của bên mình về sự bất hợp iý trong yêu cầu của phía bạn Khi trình bày nên dùng ngôn ngữ giản dị, rõ ràng, thể hiện thiện chí và sự thành ý Nếu

có thể, nên chứng minh bằng các bằng chứng, tài liệu và các con số cụ thể chứ không chỉ là những điều trừu tượng

– Cần lường trước các câu hỏi, chất vấn mà đối tác có thể đặt ra và sẵn sàng trả lời những câu hỏi đó một cách tự tin, dứt khoát

– Không dồn ép đối phương, đừng để họ mất thể diện Hãy chuẩn bị các nấc thang để đối phương nhượng bộ tùmg bước, từng điểm trong thoải mái

Đàm phán là sự thảo luận để đi tới sự đồng thuận Ngay trong định nghĩa của đàm phán, chúng ta có thể nhìn thấy một sự hợp tác chứ không phải cạnh tranh Thực sự,

cả hai chỉ ngồi xuống đàm phán khi kết quả của đàm phán

sẽ tạo ra một lợi ích lớn hơn Lợi ích đó không thể tạo ra bởi một cá nhân đơn lẻ Nên khi bạn bước vào đàm phán với suy nghĩ “mình chẳng có gì trong tay” hay “mình sẽ chấp nhận bất kỳ điều gì” thì bạn đã là kẻ thua cuộc

Bước 2 Bắt đầu tiến hành đàm phán: Thiết lập

những quy tắc căn bản

- Tạo lập mối quan hệ:

+ Ngay từ đầu nên tạo một bầu không khí cởi mở ,tin cậy và chân thành Điều này giúp cho đối tác cảm thấy thoải mái và có thiện cảm với mình, tạo được sự tin tưởng

+ Trước khi đàm phán đôi bên nên bỏ ra một chút thời gian để nói về những vấn đề bên ngoài mà cả hai bên đều có thể trò chuyện một cách cởi mở, không gò bó + Thể hiện được thiện chí của chúng ta về cuộc đàm phán này thông qua những hành động cụ thể

- Xác định vị thế đàm phán:

+ Tìm hiếu nhu cấu và ý định cứa đối tác Tìm hiểu mức

độ dối tác cần mình, liệu mình có phái là người duy nhất thỏa mãn dược nhu cẩu cúa dối tác khỏng? Ngược lại mình cần dõi tác dến mức dộ nào, liệu thay thế bằng đối tác khác có được không?

- Lựa chọn phương pháp giao tiếp trong đàm phán:

+ Tùy thuộc theo tình huống và tính cách của người đàm phán sẽ lựa chọn theo cách phong cách sau:

.) Phong cách ôn hòa: vui vẻ, hòa nhã, quan tâm nhiều đến cảm xúc

.) Phong cách mạnh mẽ: quan tâm đến kết quả, ít để ý đến cảm xúc

.) Phong cách phân tích: quyết định khi có đủ thông tin,

dữ liệu cần thiết

.) Phong cách tổng hợp: là tổng hợp của 3 phong cách trên một cách hài hòa

- Thiết lập cách quy tắc cam kết:

+ Ấn định thời gian phù hợp : không nên ấn định cuộc đàm phán vào sáng sớm hoặc tối muôn Tối kỵ việc đi trễ vì điều đó làm cho đối tác cảm thấy thiếu tôn trọng + Thông nhất và tuân thủ những vấn đề cần thảo luận

và mục tiêu cuộc đàm phán

- Thiết lập lộ trình đàm phán:

+ Nắm rõ những vấn đề cần thảo luận và đi theo lộ trình đã lập

- Xác định cách truyền đạt, ghi chép và thực hiện các kết quả đàm phán:

+ Diễn đạt chính xác và ngắn gọn ý của mình, làm cho lời nói có sức thuyết phục Dùng ngôn ngữ giản dị, rõ ràng kết hợp với những yếu tố phi ngôn ngữ để biểu đạt thành ý của mình

+ Ghi chép lại cẩn thận những ý chính trong cuộc đàm phán

Bước 3: Đàm phán.

- Khích lệ đối tác đưa ra đề xuất trước:

Hai bên tham gia trao đổi với nhau một cách cụ thể và rõ ràng các lợi ích của bên mình Kỹ năng tốt nhất nên sử dụng trong giai đoạn này là nên đưa ra nhiều câu hỏi, khuyến khích đối tác đưa ra yêu cầu trước, từ đó nắm bắt

và hiểu rõ được những yêu cầu của thực sự của bên đối tác, biết được nhu cầu cụ thể của họ là gì

- Đưa ra đề xuất trước:

Đưa ra mục tiêu trong 1 phạm vi nhất định Ví dụ: "Chúng tôi hi vọng nhận được 10$ cho thỏa thuận này, nhưng nếu chỉ nhận được 8$ thì cũng được"

Khi đưa ra đề nghị cần chú ý:

+đưa ra các yêu cầu một cách hợp lí

+ Trình bày mạch lạc, rõ ràng, có căn cứ khoa học

+ Đàm bảo sự nhất trí trong nội bộ đàm phán

+ Luôn nhớ tới các lợi ích cơ bản

+ Không nên sử dụng cách nói mềm yếu

- Đáp lại đề xuất hoặc chào giá:

Những cam kết đạt được sau dàm phán không hẳn sẽ đem lại cho 2 bên những lợi ích tốt nhất, điều đó cũng có nghĩa

là, những lợi ích mỗi bên đạt được sẽ không bằng nhau Nếu như đạt được sự cân bằng giữa 2 bên tham gia thì các cam kết đạt được sau đàm phán chắc chắn không phải là phương án tốt nhất Do vậy 2 bên tham gia phải tiến hành

1 thiết lập giá mới Đây là phương án giúp cho cả 2 bên tham gia đều đạt lợi ích cao nhất

- Chấp nhận giá chào hoặc hủy bỏ đàm phán:

Chấp nhận xảy ra khi 2 bên cùng đồng ý với thỏa thuận được đưa ra Một chấp nhận có hiệu lực phải đảm bảo: + Hoàn toàn vô điều kiện

+ Khi chào hàng vẫn còn hiệu lực

+ Do chinh người được chào hàng chấp nhận

+ Được truyền đạt đến tận người chào hàng

+ Xác nhận: Là việc khẳng định lại những điều thỏa thuận cuối cùng giữa các bên để tăng thêm tính chắc chắn

và phân biệt với những đàm phán ban đầu

Hủy bỏ đàm phán xảy ra khi:

+ Phía bên kia không muốn kí kết thỏa thuận

+ 1 bên không thể chấp nhận các yêu cầu được đưa ra

từ bên còn lại

+ Khi những gì phía bên kia đề nghị không nằm trong

dự tính ban đầu

- Vượt qua bế tắc trong đàm phán:

Trong quá trình đàm phán, thường xuất hiện những bế tắc như cãi nhau, giận nhau, bỏ đi, ảnh hưởng tới quá trình đàm phán Lúc đó, hãy áp dụng những phương pháp sau: + Dễ trước khó sau: Trước khi đàm phán, cần phải phân tích và đánh giá đầy đủ quan điểm, nhu cầu của hai bên

và những vấn đề có thể nảy sinh Nếu hai vấn đề trở lên cần giải quyết cùng một lúc thì chọn cái dễ giải quyết trước để tạo ra bầu không khí thuận lợi

+ Vòng vèo tiến lên Có vấn đề đưa ra ngay đối tác có thể khó chấp nhận, nên tìm cách tiếp cận dần dần từ nhiều phía

+ Chọn cái đồng nhất để lại cái bất đồng Khi hai bên

có sự bất đồng lớn, ta nên chọn cái đồng nhất thoả thuận

trước, cái bất đồng hãy để lại, nếu không ta sẽ không thu được cái gì

+Tạm thời đình chỉ Khi hai bên giữ nguyên ý kiến của mình, không chịu nhượng bộ, đàm phán có thể bị bế tắc, nên tạm thời đình chỉ đàm phán, để hai bên bình tĩnh hoặc tình hình xoay chuyển thì mở lại đàm phán

Bước 4: Kết thúc phiên đàm phán

- Đánh giá thành công của phiên đàm phán

Sau khi đàm phán kết thúc, các bên sẽ tiến hành kí kết hợp đồng Trước khi kí kết, ta cần lưu ý những điểm sau:

+ Hợp đồng không được có những điều khoản trái với luật hiện hành và cả 2 bên đều thoả thuận thống nhất các điều khoản đó

+ Khi soạn hợp đồng cần trình bày rõ ràng, cính xác, tránh dùng các từ mập mờ, suy luận ra nhiều cách + Cần phải xem kĩ các điều khoản, đối chiếu những thoả thuận đã đạt được trong đàm phán

+Phải đề cập đến cơ sở pháp lý và mọi vấn đề liên quan, tránh phải dùng tập quán thương mại để giải quyết tranh chấp phát sinh sau này

+ Ngôn ngữ sử dụng trong hợp đồng phải là ngôn ngữ

2 bên đều thông thạo

+ Người đứng ra kí hợp đồng phải là người có thẩm quyền

- Duy trì mối quan hệ

• Rút kinh nghiệm

- Sau khi kết thúc cuộc đàm phán với đối tác, ta cần phải tổ chức một cuộc họp để nhìn lại, đánh giá lại ưu nhược điểm trong cuộc đàm phán vừa rồi

- Cần theo dõi suốt quá trình tổ chức hợp đồng, ghi lại những vướng mắc do hợp đồng gây ra để lần sau kịp thời sửa chữa